ScanSecurity Frank Villbrandt
Ludwig-Jahn-Straße 6 30890 Barsinghausen
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ScanS-mobil und Ihre neuen Freiheiten ! Setzen wir gemeinsam Maßstäbe ! ...
. ScanS-mobil, die mobile Datenerfassung
. Cloud, wo Sie wollen, was Sie wollen
. Webservice, alles ist möglich
Im Bereich der mobilen Datenerfassung setzen wir mit ScanS-mobil neue Maßstäbe!
So "funktioniert" ScanS-mobil:
Die Spalten-Überschriften einer von Ihnen erstellen Datei erstellen in ScanS- mobil die Eingabefelder in entsprechender Anzahl für Ihre aktuelle mobile Datenerfassung.
Per Scanner, Spracheingabe und/oder Tastatur aktualisieren und erfassen Sie schnell und sicher Ihre gewünschten Informationen. Nutzen Sie dabei Barcodes, 2D-Codes, RFID (Funketikett) und optional Ihre Auswahl-Listen.
Ihre Freiheit: Konfigurieren Sie Ihre mobile Datenerfassung: Für alle Prozesse ab dem Wareneingang, für Inventuren, für das Lager, für die IT-IMAC- Prozesse, für Umzüge, für Sicherheits-Checks und für viele weitere Anwen- dungen ganz wie Sie wollen!
Nutzen Sie für die mobilen Erfassungen Hardware Ihrer Wahl: Smartphone, Tablett sowie Erfassungsgeräte mit integriertem Scanner um sicher und schnell pro Tag mehr als 500 Scans zu schaffen.
Starten Sie "einfach" mit ScanS-mobil: Testen Sie, mieten Sie ....
....kombinieren Sie alle Möglichkeiten, die sich aus erfassten Daten erge- ben:
Lassen Sie uns feststellen, wie wir nachweislich die Datenqualität verbes- sern und „doppelte Erfassungen“ verhindern.
... ScanS-mobil ist....
....von Ihnen frei konfigurierbar. Die Idee und Beispiele
Seite 2 Die Idee
Konfigurieren statt programmieren. Das tun können, was gerade anfällt.
Prozessübergreifende Lösungen die in einem statt zwei oder drei Arbeits- gängen realisierbar, erfassbar sind.
Beispiele
Holen wir uns die Daten aus unterschiedlichen vorhandenen Quellen der Bereiche: Anlagenbuchhaltung, ITSM und Facility Management einfach!
Nehmen wir z.B. MS-Excel: Die Excel-Überschriften erstellen die Anzahl der Eingabefelder...und bei Bedarf lassen Sie später MS-Excel rechnen u.v.m.
201032 Datensafe feuersicher SDE5 ...
...und nun ergänzen Sie z.B. Serien-Nr. und vieles mehr
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Inhalt
1. ITSM IT Service Management ... 4
1.1 Wareneingang ... 4
1.2 Systemtausch – Erfassung mit Ticketnummer ... 5
1.3 Ab- und Aufbau von Racks ... 6
2. FM Facility Management ... 8
2.1 Wareneingang ... 8
2.2 Wareneingang für Verbrauchsmaterial ... 9
2.3 Wareneingang mit Bestell- und Lieferscheinnummer ... 10
2.4 Standortverlagerung - eine Möglichkeit der Erfassungen ... 12
2.5 Erfassen von Gefährdungen ... 14
3. Anlagenbuchhaltung ... 15
3.1 Inventur und "mehr" in einem Arbeitsgang ... 15
3.2 Inventur und andere "Verbindungen", wie Brandschutz ... 16
3.3 Inventur mit Raumbewertung und E-Check ... 17
4. Prüfungen: Brandschutz, Reinigung, DGUV V3 ... 19
4.1 Qualitätsmanagement für Leistungsverzeichnisse (LV) ... 19
4.2 Parkanlagen – Prüfung ... 22
4.3 Überprüfung von Spielplätzen ... 23
4.4 Überprüfen des Inhalts eines Werkzeugkoffers ... 24
4.5 Check von Rettungsseilen ... 25
5. Anzeigen "Historie" ... 26
5.1 Patchmaschine ... 26
6. Weitere Optionen ... 27
6.1 Inventarisieren von Kunstgegenständen und "mehr" ... 27
6.2 Bestandserfassung in der Asservatenkammer ... 28
7. Auswahllisten, das Speichern von Fotos, Check-Listen und Kalenderfunktionen sind u.U. optional. ... 28
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1. ITSM IT Service Management
1.1 Wareneingang
Beim Wareneingang liegen viele Informationen bereits als Barcode vor.
Durch die Erfassung über Barcodes sinkt die Fehlerquote beträchtlich und die Datenqualität wird gesteigert.
Dazu zwei Beispiele. Die zu erfassenden Felder können Sie frei wählen.
Wareneingang „IT“
Beim Wareneingang kennzeichnen Sie das Asset mit einen Barcode und erfassen die Asset-Nr., Gerätetyp, Bezeichnung und Hersteller können Ihnen angezeigt - oder erfasst wer- den.
Scannen Sie noch die Seriennummer und ggfs. die MAC-Adresse.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zur Erfassung einer Bemerkung.
Nach dem Speichern stehen alle Information zum Import zur Verfü- gung.
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1.2 Systemtausch – Erfassung mit Ticketnummer
Erfassen Sie beim Systemtausch die Ticketnummer, dann..
..wird Ihnen das zu tauschende Asset mit Seriennummer und CI-Nummer angezeigt.
Nach dem Austausch der Assets erfassen Sie die neue Seriennummer oder CI-Nummer.
Die erfassten Daten stehen nach dem Speichern zur Übernahme für Ihre Systeme, z.B. Asset-DB bereit.
...und wenn es mal ganz eilig ist, senden Sie z.B. Ihrem Techniker eine Mail mit den zu erfassenden Daten direkt auf sein Smartphone.
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1.3 Ab- und Aufbau von Racks
Abbau von Racks
Beim Abbau entnehmen Sie vielleicht zuerst das Rack aus dem Schrank und scannen dann das Asset. Die aktuellen Informationen werden angezeigt.
Als nächstes ändern Sie den Status von „in Betrieb“ z.B. In „lagerhaltig“
oder „Reparatur“ oder …
Ändern ggfs.die SchrankID (hier nicht), ergänzen die Ticketnummer und erfassen eine Bemerkung.
Nach dem Datentransfer mit der Übernahme ins System ist der Abbau abgeschlossen und der Datenbestand aktualisiert.
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Aufbau von Racks
Für den Aufbau entnehmen Sie As- set aus dem Lager und begeben sich zum Schrank. Dort scannen Sie das Asset und die Informationen werden angezeigt. Bauen Sie das Asset in das Rack ein....scannen Sie die Schranknummer, erfassen Sie das Ticket und ggfs. noch eine Be- merkung.
Der Aufbau ist jetzt abgeschlossen und nach dem Datentransfer und Übernahme der Daten ins System ist der Bestand aktualisiert.
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2. FM Facility Management
2.1 Wareneingang
Beim Wareneingang liegen viele Informationen, wie Liefereschien-Nr, bereits als Barcode vor.
Durch die Erfassung per Barcodes sinkt die Fehlerquote beträchtlich und Ihre Datenqualität wird gesteigert.
Die zu erfassenden Felder können Sie frei wählen.
Wareneingang „Möbel“
Beim Wareneingang „Möbel“ kenn- zeichnen Sie das Inventar mit einem Barcode und legen Kategorie und Bezeichnung fest.
Danach erfassen Sie den Hersteller, Höhe, Breite, Tiefe und die Ordner- höhe.
Farbe, Material und weitere Details sowie ggfs. eine Bemerkung kön- nen ebenfalls erfasst werden.
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2.2 Wareneingang für Verbrauchsmaterial
Bei Verbrauchsmaterialien kann es für spätere Auswertungen von Verbräuchen wichtig, den
„Verbraucher“ zu erfassen.
Geben Sie, in diesem Beispiel, neben Datum und Personal-Nr., das Haus und die Station ein.
Nach einem Tipp auf „Weiter“…
…erfassen Sie den Barcode. Es werden die Bezeichnung und die Warengruppe der Daten
angezeigt. Erfassen Sie die Menge.
In diesem Beispiel erfassen Sie auch die Einheit. Damit ist es möglich auch andere Materialien zu
erfassen, z.B. 5 Liter Reinigungsseife.
Erfassen Sie bei Bedarf noch mehr Felder und/oder lassen Sie sich Infos anzeigen.
Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt.
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2.3 Wareneingang mit Bestell- und Lieferscheinnummer
Beim Wareneingang kann es erforderlich sein eine Bestellnummer direkt einer Lieferscheinnummer zuzuordnen und danach alle Lieferpositionen. Sie erfassen zuerst die Bestellnummer und dann die Lieferscheindaten Lieferdatum, Lieferant und Lieferscheinnummer…
…und nach einem Tipp auf
„Weiter“ die Lieferpositionen mit…
… Barcode und Seriennummer und wählen Gerätetyp, Hersteller und Modell aus einer Liste.
Seite 11 Bei größeren Anlieferungen gleicher
Inventare kann es sinnvoll sein im ersten Schritt Bestelldatum, Lieferant, Lieferdatum und Lieferscheinnummer auch noch Gerätetyp, Hersteller und Modell zu erfassen und dann…
…im zweiten Schritt nur noch Barcode und Seriennummer zu scannen.
Nach dem Speichern stehen die Erfassungsdaten zur weiteren Nutzung bereit.
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2.4 Standortverlagerung - eine Möglichkeit der Erfassungen
Im ersten Schritt erfassen Sie alle In- ventare für die Standortverlagerung.
Dazu scannen Sie den Barcode.
Das Inventar wird angezeigt und Sie ordnen dieses einer Transportnum- mer zu.
Nach der Datenübernahme werden die Inventare über die Transport- nummer zusammengestellt. Mit den Informationen aus „BxHxT“ ist auch das Volumen des Transport bekannt.
Im nächsten Schritt legen Sie die Daten für den Transport fest.
Sie erfassen die Transportnummer, das Datum, den Spediteur und das Ziel
…und danach die Inventare...
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…über den Barcode.
Nach dem Scannen werden Ihnen die Informationen angezeigt.
Nach dem Abschluss des Verladens führen Sie den Transport durch.
Am Ziel angekommen werden die Inventare, wie beim Einladen, er- fasst…
Nach dem Einrichten am neuen Standort werden…
…Gebäude und Raum und dann…
alle Inventare über den Barcode erfasst.
Damit ist der Umzug abgeschlossen und nach der Datenübernahme der Datenbestand aktualisiert.
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2.5 Erfassen von Gefährdungen
Für die Erfassung von Ge- fährdungen geben Sie zuerst Gebäude und Raum der Gefährdung ein.
Danach wählen Sie die Art der Gefährdung und die Kategorie aus einer Liste aus.
…und machen Sie ein Foto durch tippen auf das Kame- rasymbol. Das Foto benen- nen Sie z.B. über Sprachein- gabe.
Legen Sie die zu treffenden Maßnahme und das Datum der Beseitigung fest.
Der Erfasser und das Tages- datum werden ergänzt.
Dann speichern Sie die Da- ten und die Gefährdung ist erfasst.
Nach der Datenübertragung aller erfassten Daten und Fotos in das System können alle Gefährdungen übersichtlich angezeigt und die erforderlichen Maßnahmen veranlasst werden.
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3. Anlagenbuchhaltung
3.1 Inventur und "mehr" in einem Arbeitsgang
Bei einer Inventur werden eigentlich nur die Inventare aufgenommen, Sie können auch zusätzliche Aufgaben, z.B. Raumbewertung, erledigen. Hier ein Beispiel:
Das Tagesdatum wird angezeigt und kann geändert werden. Sie geben den Erfasser ein und wählen Gebäude und Raum.
Das und "mehr"..
Danach bewerten Sie den Raum nach den, von Ihnen festgelegten, Kriterien und erfassen ggfs. eine Bemerkung.
Nun zur Inventur…
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3.2 Inventur und andere "Verbindungen", wie Brandschutz
Sie scannen einen Barcode. Die Kategorie und die Bezeichnung werden angezeigt. Evtl. erfassen Sie noch eine Bemerkung. Sie speichern die Daten und erfassen das nächste Inventar oder wechseln den Raum, bewerten erneut und scannen wieder.
Alle erfassten Daten stehen nach dem Import zur Verfügung.
Die Raumbewertungsinformationen können dann vom FM
weiterverarbeitet werden.
Die Inventurdaten gehen in die Anbu.
Sollte Ihnen im o.a. Beispiel die Kostenstelle fehlen..?!...
...alle Felder sind frei von Ihnen konfigurierbar
...
...
Sie können ebenfalls Brandschutz Prüfungen mit Ihrer Inventur verbin- den.......und / oder Begehungen zur Arbeitsstättenverordnung
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3.3 Inventur mit Raumbewertung und E-Check
Bei einer Inventur kommt der Erfasser „überall“ vorbei. Es bietet sich an, verschiedene Aufgaben zu kombinieren, z.B. die Inventur mit einer Raumbewertung und, bei den Inventaren, wo es notwendig ist, die DGUVV3-Prüfung (E-Check).
Zuerst geben Sie den Erfasser ein und wählen das Datum dür die Inventur über das Kalender-Icon.
Das Tagesdatum wird bereits angezeigt. Als nächstes erfassen Sie Gebäude und Raum, auch über Raumbarcode.
Bewerten Sie nun den Raum. Bei einer Bewerung können Sie bei Bedarf noch wietere Informationen erfassen.
In diesem Beispiel ist der Sonnenschutz defekt und
Mobiliar aus „Eiche“ ist auch nicht gewünscht, weil Sie eigentlich in Ihrem Hause nur Möbel aus „Buche“ haben (wollen).
Nach der Datenübernahme in das System lassen sich diese Informationen auswerten. Sortieren Sie die Daten nach Bewertungen. Danach lassen sich dann Aufträge generieren oder Aufgaben vergeben.
Nach der Raumbewertung tippen Sie auf „Weiter“ und kommen auf das Display für die Inventur.
Seite 18 Bei der Inventur scannen Sie den
Barcode. Die Informationen werden angezeigt und auch, ob für dieses Inventar eine DGUVV3-Prüfungen notwendig ist.
Wenn Sie diese Prüfung durch- geführt haben, erfassen Sie das Ergebnis mit einem einfachen Tipp.
Das Datum wird automatisch ergänzt.
Nach dem Speichern stehen die Informationen zur Datenübernahme in das System bereit.
Nach der Übernahme führen Sie dann nicht nur die Auswertung der Inventur durch, sondern auch noch die Auswertungen der Raum- bewertungen und der E-Checks.
Alle Felder sind frei wählbar und können Ihren Anforderungen angepasst werden. Insbesondere besteht auch die Möglichkeit Fotos zu erstellen.
Ihre Möglichkeiten sind nicht begrenzt...!
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4. Prüfungen: Brandschutz, Reinigung, DGUV V3
4.1 Qualitätsmanagement für Leistungsverzeichnisse (LV)
Sie haben verschiedene Leistungen beauftragt und möchten diese nun überprüfen.
Nach der Erfassung der Objekt-ID wird Ihnen das Gebäude und das aktuelle Prüfdatum angezeigt.
Sie ergänzen noch die Prüfer-Nr.
Dann beginnen Sie Ihre Prüfung mit der Erfassung eines Raumes.
Ihnen wird das Leistungsverzeichnis passend zum Raumtyp angezeigt und Sie bestätigen die Tätigkeiten.
Hier ist alles ok.
Manchmal sind die Tätigkeiten nicht vollständig zu lesen…
Seite 20
…drehen Sie das Display…
Die Tätigkeiten wer- den komplett ange- zeigt. Vielleicht müs- sen Sie dann scrollen
Für einen anderen Raumtyp erhal- ten Sie auch ein anderes Leistungs- verzeichnis zur Überprüfung.
…und in quer
Seite 21 ,,,und noch ein Beispiel für einen
weiteren Raumtyp.
…auch in „quer“
Alle Bewertungen werden gespeichert und zum Import oder zur Weiterver- arbeitung zur Verfügung gestellt.
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4.2 Parkanlagen – Prüfung
Für die Prüfung von Parkanlagen haben Sie vielleicht eine Nr. und eine Bezeichnung vergeben.
Als erstes bewerten Sie den allge- meinen Zustand des Parks evtl. nach Schulnoten.
Für die schnelle Erfassung von Schä- den haben Sie die Möglichkeit den Schaden zu beschreiben und ein (oder mehrere) Fotos zu machen.
Danach kontrollieren Sie die ver- schiedenen Arbeiten.
Die zu kontrollierenden Arbeiten und auch die Anzahl der Fotos legen Sie fest. Die erfassten Daten werden gespeichert und zum Import zur Ver- fügung gestellt.
„Sitzbank defekt“
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4.3 Überprüfung von Spielplätzen
Für die Überprüfung von Spielplätzen haben Sie vielleicht schon eine Übersicht mit Kennzeichnungen und den vorhandenen Einheiten.
Sie geben die
Kennzeichnung ein und Ihnen wird die Bezeichnung, die vorhandenen Einheiten und für jede Einheit die Prüfkriterien angezegit.
Nun prüfen Sie alle Einheiten und beurteilen nach den Prüfkriterien.
In diesen Beispiel können Sie nur nach OK beurteilen.
Es ist aber auch möglich die Kriterien, z.B. nach
Schulnoten, zu bewerten.
Zusätzlich legen Sie auch fest, ob noch zusätzlich eine Bemerkung erfasst werden kann oder ein Foto gemacht wird.
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4.4 Überprüfen des Inhalts eines Werkzeugkoffers
Nach der Eingabe der Kennzeichnung wird Ihnen der komplette Inhalt des Werkzeugkoffers angezeigt.
Überprüfen Sie den Inhalt…
haken Sie die vorhandenen Werkzeuge ab.
Nach der Überprüfung ergänzen Sie die fehlenden Werkzeuge. …und Sie sind sicher, dass Sie einen vollständigen Werkzeugkoffer dabei haben.
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4.5 Check von Rettungsseilen
Für die Erfassung der Checks für Rettungsseilen geben Sie zuerst die Kennzeichnung ein.
Der Typ und die Daten der letzten Kontrollen werden angezeigt.
Führen Sie eine Sichtkontrol- le, z.B. nach einem Einsatz, durch. Nach einem Tipp auf den Haken wird das Prüfda- tum aktualisiert.
Beim jährlichen Check nach
„EN 1891“ tippen Sie auch auf den Haken und das Prüfdatum wird aktualisiert.
Zusätzlich wird auch der Zeitpunkt für den nächsten jährlichen Check festgelegt.
Nach der Datenübertragung der erfassten Daten werden diese in das Sys- tem übernommen und stehen damit wieder zur Verfügung.
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5. Anzeigen "Historie"
5.1 Patchmaschine
Eine Reparatur steht an - und Sie benötigen eine Übersicht der bishe- rigen Reparaturen... Die „Historie“ ist in den Daten hinterlegt und Sie er- fassen den Barcode des Gerätes.
Die „Historie“ wird angezeigt.
Ergänzen Sie diese mit den aktuellen Daten. Nach dem Datentransfer stehen Ihnen diese Informationen bei der nächsten Reparatur bereit.
Die angezeigten Informationen und auch die Anzahl der Einträge ist von Ihnen frei konfigurierbar.
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6. Weitere Optionen
6.1 Inventarisieren von Kunstgegenständen und "mehr"
Bei der Inventarisierung von
Kunstgegenständen ergibt sich die Problematik, dass die eindeutige Kennzeichnung (Barcode) nicht ausreicht und auch der Titel wenig aussagekräftig ist.
Zusätzlich zur Erfassung von Barcode und weiteren Informationen fotogra- fieren Sie… in diesem Beispiel die Skulptur von allen Seiten. Die Fotos werden zusammen mit den anderen Informationen für den Import bereit gestellt.
Das und "mehr"..
..können Schaltpläne, Checks für bauliche Maßnahmen, wie Renovie- rungen u.v.m. sein.
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6.2 Bestandserfassung in der Asservatenkammer
Für die Bestandserfassung in der Asservatenkammer benötigen Sie viel- leicht ein Aktenzeichen, das Verfahren und eine Bezeichnung.
Welche Felder erfasst werden sollen legen Sie vor der Erfassung fest und selbstverständlich ist auch die Anzahl der Fotos variabel!
Danach tippen Sie auf das Kamera- symbol und die Kamera wird akti- viert. Fotografieren Sie das Asservat und benennen Sie das Foto z.B.
über Spracheingabe.
Mit einem Tipp auf das Kamerasym- bol von „Foto 2“ machen Sie ein weiteres Foto und benennen es.
Sie machen bei Bedarf ein weiteres Foto mit einem Tipp auf das Kame- rasymbol bei „Foto 3“.
Nach einem Tipp auf „Speichern“
werden alle Daten und Fotos in ei- nem Datensatz gespeichert und stehen zur weiteren Verarbeitung bereit.
„Pelz von vorne“
