Vorlage 145/2018
Ältestenrat 15.10.2018 nicht öffentlich Kenntnisnahme
Verwaltungsausschuss 17.10.2018 nicht öffentlich Beratung
Gemeinderat 14.11.2018 öffentlich Beschluss
Thema
Softwareumstellung im Bereich des Finanzwesens auf DZ-Kommunalmaster Doppik (SAP) zum 01.01.2022 aufgrund der Ablösung des bisherigen Produkts KIRP kommunal Doppik
Beschlussantrag
Der Gemeinderat stimmt dem Angebot des Rechenzentrums ITEOS (KDRS) vom 25.06.2018 zur Umstellung auf DZ-Kommunalmaster Doppik (SAP) zu und beauftragt die Verwaltung zum 01.01.2022 mit der Umset- zung.
Bolay gez. Lechner gez. Weisbarth
Oberbürgermeister Erster Bürgermeister Zentrale Dienste/Finanzen Finanzdienste
Geschäftszeichen: 20-902.050-kr 05.10.2018
Erläuterungen
Am 22.04.2009 hat der Landtag von Baden-Württemberg das Gesetz zur Reform des Gemeindehaushalts- rechts beschlossen. Das Gesetz ist rückwirkend zum 01.01.2009 in Kraft getreten. Mit diesem Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts wurden die rechtlichen Grundlagen für das Neue Kommunale Haus- haltsrecht (NKHR) gelegt. Durch die Reform haben alle betroffenen Kommunen ihr Haushalts- und Rech- nungswesen spätestens ab dem Jahr 2020 nach den Grundsätzen des NKHR zu führen (in Ostfildern erfolgte dies schon ab 2010). Hierzu bedient sich die Stadt Ostfildern derzeit der Softwarelösung KIRP kommunal Doppik, diese wird jedoch herstellerseitig nur noch bis 31.12.2021 gepflegt und dann eingestellt. Infolge- dessen ist die Stadt angehalten, sich nach einem geeigneten Ersatz umzusehen.
Gründe für die Softwareumstellung auf SAP
Zum 01.07.2018 verschmolzen die Datenzentrale Baden-Württemberg sowie drei der baden- württembergischen Rechenzentren zum IT-Dienstleister ITEOS. Den immer stärker voranschreitenden tech- nischen Veränderungen und Ansprüchen will man mit der Zusammenführung gerecht werden. Im Vorder- grund stehen die Stärkung der kommunalen IT sowie den Wandel hin in die Digitalisierung konsequent vo- ranzutreiben. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden die bisher sehr unterschiedlichen Produktstrategien der einzelnen Häuser auf die Zukunft hin ausgerichtet. Den höchsten Verbreitungsgrad in Baden-Württemberg haben die SAP-basierende Hausprodukte (Kommunalmaster Doppik und Kommunalmaster Smart). Bis 2020 werden, u. a. auch durch die Umstellung bisheriger KIRP kommunal Doppik-Anwender, über 750 Kunden des Datenverarbeitungsverbunds Baden-Württemberg (DVV BW) diese Verfahren im Einsatz haben. Da KIRP kommunal Doppik ab 01.01.2022 herstellerseitig nicht mehr gepflegt wird und somit auch nicht mehr einsetzbar ist, hat das Rechenzentrum ITEOS (KDRS) der Stadt Ostfildern als dessen Verbandspartner und Dienstleister für die notwendige Umstellung auf das Hausprodukt ein entsprechendes Angebot unterbrei- tet. Das Angebot ist in Leistungspakete inkl. Optionen der Zu- bzw. Abwahl gegliedert. Die Leistungspakete gehen von der Anwendung der empfohlenen Projektstrukturen und der Beibehaltung des damit vorgege- benen Standards aus. So stellt beispielsweise das Leistungspaket 1 „Umstellung Finanzwesen“ von seinem Umfang bzw. Grundsatz her eine „1:1“ Übertragung der doppischen KIRP Prozesse auf DZ-Kommunalmaster Doppik (SAP) inklusive Migrationsszenarien, Schulungen und Workshops dar.
Ein Umstieg auf SAP wäre auch deshalb sinnvoll, da bereits SAP basierende Produkte bei der Stadt Ostfil- dern zum Einsatz kommen. Die Stadtwerke Ostfildern wurden zum 01.01.2018 auf SAP endica umgestellt und in der Personalverwaltung wird mit dvv.Personal (SAP HCM) gearbeitet.
Zusammenfassung der einmaligen Kosten
Leistungspaket (LP) und Lizenzen Kosten einmalig
LP 1: Umstellung Finanzwesen
Umfasst die Übertragung aller doppischen KIRP Prozesse auf SAP, Produktivsetzung,
softwarenahe Beratung für 1. Bilanz und 1. Jahresabschluss, etc.
a) Implementierung und Systemeinstellungen 53.680 €
b) Schulungen und Workshops 15.370 €
Summe LP 1 69.050 €
LP 2: Umstellung auf integrierte Veranlagung
Umfasst die Umstellung Steuern und Sonstige Einnahmen auf KM-StA, Datenmigration,
Beratung nach Produktivsetzung, etc.
a) Implementierung und Systemeinstellungen 27.700 €
b) Schulungen und Workshops 2.940 €
Summe LP 2 30.640 €
LP 3: Leistungen anderer KDRS-Fachverfahren 17.160 €
Umfasst die Schnittstellenanbindung und Beratung von AVVISO, FIM, NH-KITA, etc.
Summe LP 3 17.160 €
LP 4: IT Konzept- und Fachberatung 6.528 €
Umfasst die Beratung vor Ort, telefonisch oder per E-Mail sowie Stellungnahmen, Aus-
arbeitungen, Bearbeitung von Fragen, etc. im Hintergrund.
Summe LP 4 6.528 €
LP 5: Projektmanagement und Cloud 8.728 €
Umfasst das Projektmanagement über die gesamte Projektlaufzeit und das Vorhalten
einer Cloud als Dokumentations- und Kollaborationsplattform
Summe LP 5 8.728 €
LP 6: Abwahl von Leistungen in den Leistungspaketen 1-4
- kein KM-StA Wasser/Abwasser (inkl. Schulungsaufwand) - 4.340 €
- kein dvv.Kassenbaustein zur Ablöse der Funktion KIRP Faktura (Abwahl in Klärung) - 5.280 €
Summe LP 6 - 9.620 €
LP 7: Optionale Zusatzleistungen
z.B. zusätzliche Schulungen und Workshops, Schulverband als weiterer Buchungskreis, Darlehensverwaltung, Stammdatenkonzeption, E-Payment, Unvorhergesehenes wie z.B.
weitere Schnittstellen.
45.575 €
Summe LP 7 45.575 €
Lizenzen für 64 Named-User (499,04 €/Lizenz) 31.939 €
Summe Lizenzkosten einmalig 31.939 €
Gesamtsumme einmalige Kosten 200.000 €
Zusammenfassung der laufenden Kosten (erste Abschätzung)
Leistung pro Quartal pro Jahr
Jährliche Pflegegebühr - Finanzwesen/Veranlagung KM-StA 4.000 € 16.000 €
Verfahrensbetreuung - inkl. Veranlagung KM-StA 3.000 € 12.000 €
Betriebskosten - inkl. Veranlagung KM-StA 25.500 € 102.000 €
Weiterbetrieb KIRP als Auskunftsverfahren - inkl. KM-V - € 10.500 €
Summe laufende Kosten gesamt 32.500 € 140.500 €
Die laufenden Kosten sind abhängig von der Zahl der User, von der Einwohnerzahl sowie den eingesetzten Modulen und Paketen. Die jährlichen Kosten der aktuell eingesetzten KIRP-Software belaufen sich auf mehr als 100.000 € pro Jahr.
Alternative Softwarelösungen
Kommunalmaster Smart (SAP): Hierbei handelt es sich um eine sehr vereinfachte und auf das Wesentliche reduzierte Variante des DZ-Kommunalmaster Doppik (SAP). Diese Alternative steht laut ITEOS nur kleineren Kommunen mit weniger als 20.000 Einwohnern zur Verfügung, da mit einem hohen Automatisierungsgrad
und festen Voreinstellungen gearbeitet wird, was in großen Kommunen wie Ostfildern eher hinderlich ist und zu Problemen führt. Dadurch kommt es zu Einschränkungen bei den Verrechnungen, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie bei der Anlagenbuchhaltung. Außerdem werden gewissen Strukturen durch die Software vorgegeben, was wiederum dazu führt, dass nur drei Teilhaushalte dargestellt werden können.
Somit scheidet diese Variante von vornherein für die Stadt Ostfildern aus.
Axians Infoma: Diese Finanzsoftware ist ebenfalls Bestandteil des Portfolios der ITEOS und eine Alternative neben der Produktlinie SAP. Axians Infoma wird u.a. in den Landkreisen Biberach und Bodenseekreis sowie den Städten Nürtingen und Schramberg eingesetzt.
Finanz+ (Dataplan): Stellt eine weitere Alternative dar, die ebenfalls von ITEOS unterstützt wird. Finanz+
wird in Baden-Württemberg derzeit in 143 Kommunen (davon 13 Große Kreisstädte) und 260 Eigenbetrie- ben bzw. Zweckverbänden eingesetzt. Darunter sind u.a. die Städte Backnang, Fellbach, Waiblingen, Win- nenden, Geislingen und Schwäbisch Hall.
Grundsätzlich wären beide Verfahren geeignet, allerdings ist ein Vergleich aller Softwarelösungen sehr schwierig, da verschiedene Gesichtspunkte eine Rolle spielen. Jedoch spielen auch die Konnektivität (=Netzwerkeinbindung und Schnittstellenausstattung) und der Leistungsumfang der Software eine große Rolle. Von Seiten der Verwaltung wird die Lösung DZ-Kommunalmaster Doppik (SAP) aufgrund seiner Pla- nungssicherheit und Zukunftspotentials deutlich präferiert. Allerdings dürfte die SAP Finanzsoftware auch das komplexeste Verfahren sein.
Da die Mehrheit der Kommunen in Baden-Württemberg eine SAP basierende Softwarelösung einsetzt, die- se ebenfalls den langfristigen Planungen des Rechenzentrum (ITEOS) entspricht und damit auch die fort- währende Bereitstellung des Programms höher eingeschätzt wird, favorisiert die Verwaltung die Umstel- lung auf DZ-Kommunalmaster Doppik (SAP). Hier können alle Funktionen des Finanzwesens auch zukünftig sicher abgedeckt werden. Eine auf SAP basierende Softwarelösung bietet den weiteren Vorteil, dass die SAP SE mit Sitz im baden-württembergischen Walldorf ein deutscher Softwarehersteller ist und nach Umsatz der größte europäische (und außeramerikanische) Softwarehersteller sowie der weltweit viertgrößte ist.
Beim Landkreis Esslingen und den sechs Großen Kreisstädten sind aktuell folgende Finanzverfahren im Ein- satz:
Landkreis Esslingen: SAP Stadt Esslingen: SAP Stadt Filderstadt: SAP
Stadt Kirchheim unter Teck: SAP
Stadt Leinfelden-Echterdingen: KIRP bis zum 31.12.2021 Stadt Nürtingen: Axians Infoma
Stadt Ostfildern: KIRP bis zum 31.12.2021 Zeitliche Umsetzung
Als Umstellungszeitpunkt wurde der 01.01.2022 (Produktivsetzung) festgelegt, die von ITEOS geplante Pro- jektlaufzeit beträgt 18 Monate, der Beginn des Projekts wäre im Herbst 2020. Das Angebot des Rechen- zentrums ITEOS vom 25.06.2018 hat eine Bindefrist bis zum 31.12.2018 und soll vorher von der Stadt ge- gengezeichnet werden.
Kosten
Die Kosten für die Einführung liegen bei etwa 200.000 €, diese teilen sich auf die Jahre 2020 - 2022 prozen- tual, nach den jeweils beauftragten Leistungen und wann diese erbracht werden, auf. Die genauen Kosten für Schulungen und Schnittstellenanpassungen vorgelagerter IT-Verfahren sowie der Umfang der tatsächli- chen Beratungsleistungen können zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht konkret beziffert werden. Sollte es über die gesamte Projektlaufzeit zu deutlichen Überschreitungen des Beratungskontingents kommen (plus
10%), wird dies nach Aufwand zusätzlich in Rechnung gestellt. Eine entsprechende Information erfolgt rechtzeitig vor Eintreten der Überschreitung durch ITEOS.
Finanzielle Auswirkungen Produkt- / Auftragssachkonto:
Auftragssachkonto I 11220001 7831100, Neues Finanzwesen, Erwerb immaterielle Vermögensgegenstände Kostenart
bzw. Investition
Einzahlungen/
Erträge in €
Auszahlungen/
Aufwendungen in €
einmalig Einmalige Umstellungskosten 2020 bis 2022 ca. 200.000
jährlich Laufende Kosten ca. 140.500
Finanzierung durch
Haushaltsmittel Ermächtigungsrest
Überplanmäßige Auszahlungen Außerplanmäßige Auszahlungen Deckung über- und außerplanmäßiger Auszahlungen
