Nr. Frage Anbieter
HSP Software Tool: Opti.tax
1. Daten
1. Wo werden die übertragenen Daten der Mandanten gespeichert?
In einer SQL Datenbank
in der IT Infrastruktur der Kanzlei
2. Gibt es auch einen „Rückweg“
der Daten, also aus Grundsteuer in die Stammdaten?
Aktuell bietet die DATEV Basisdaten Online Schnittstelle keinen Rückweg der Stammdaten an, über die von uns verwendete Schnittstelle DATEVconnect ist das bei ein paar wenigen Daten möglich. Die Limitierung der wenigen Daten ist in der schnittstelle von DATEVconnect begründet.
3. Gibt es eine Schnittstelle zur Gebührenrechnung
(Gegenstandswertübergabe, etc.)?
Ja, über die Schnittstelle DATEVconnect übergeben wir in den Auftrag in EO comfort die Gegenstandswerte als Auftragsposition. Bei der Kanzleisoftware von Wolters Kluwer ist das ebenfalls vorgesehen.
4. Was ist mit den Daten nach Kündigung? Wie sieht die Archivierung aus?
Die Daten verbleiben in der IT Infrastruktur der Kanzlei und können weiterhin für Auswertungen und Recherchezwecke genutzt werden.
Einzige Limitierung ist, dass nach einer Kündigung die Anlage von neuen Projekten nicht mehr möglich ist.
5. Welche Daten werden aus Fremdprogrammen übernommen?
Aus der Kanzleisoftware werden alle Stammdaten des Mandanten und bekannte Objekte / Grundstücke aus dem Anlagevermögen, Anlage V, Feststellung Bedarfswert (Schenkung / Erbschaft) übernommen. Weitere Daten können aus ALKIS (Software und Katasterämter) sowie Branchensoftware (LAND-DATA, Hannibal etc.
übernommen werden.
6. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Gem. Aufbewahrungsfristen
7. Wer hat die Datenhoheit? Die Kanzlei
8. Wie ist der Datenschutz gewährleistet?
Im Team der hsp arbeitet ein externer
Datenschutzbeauftragter/Fachanwalt für IT-Recht mit, welcher aus seiner Rechtsanwaltskanzlei heraus alle Prozesse in der Software auf DSGVO, etc. vorgibt, wie die Umsetzung zu erfolgen hat und im Nachgang das Ergebnis prüft /abnimmt.
2. Zugang
9. Einzel oder Netzwerklizenz? Die Lizenz kann für beides genutzt werden. Es erfolgt keine Limitierung der Anzahl der Benutzer.
10.Mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rechten anlegbar?
Ja
11.Online-Zugang für Mandanten? Ja
Fragen des IT-Arbeitskreises des Steuerberaterverbandes Hessen an Anbieter Grundsteuer-Software
12.Ist die Software online-basiert oder wird diese lokal installiert?
Beides. Arbeitsplatz für den Berater lokal. Kommunikationsplattform mit dem Mandanten online-basiert.
13.Kann die Software über einen Terminalserver genutzt werden?
Ja
3. Kosten/ Vertrag
14.Zusatzkosten für Abruf von Bodenrichtwerten etc. ?
Nein
15.Vertragslaufzeit? 12 Monate 16.Änderung Tarif möglich? Ja
17.Welche Preismodelle gibt es? Als Mitglied eines Steuerberaterverbandes: 29 Euro monatlich / 2,50 Euro je verschickter Feststellungserklärung.
Alternativ 59 Euro monatlich / 5,00 Euro je verschickter Feststellungserklärung.
4. Schnittstellen zu anderen Programmen
18.Schnittstelle zu DATEV DMS? Ja, lesend und schreibend
19.Schnittstelle zu DATEV Basisdaten Online?
Ja
20.Datenaustausch mit DATEV (Informationen aus Anlage V)?
Ja
21.Wie erfolgt der DATEV-Import?
Selektiv, gesamt, erfolgt eine Vorauswahl?
Selektiv, alternativ über Aufträge in EO Comfort oder Info in den Mandanteninformationen.
22.Gibt es die Möglichkeit die Ergebnisse (sprich die erstellten Steuererklärungen) automatisch in die DATEV abzulegen?
Ja
23.Wie erfolgt die
Rechnungserstellung? Werden Daten in die DATEV übergeben und dort die Rechnungen erstellt?
Übergabe der Gegenstandswerte / fiktive Gegenstandswerte bei Landesmodellen an Aufträge in EO Comfort und Auftragsposition
24.Gibt es Schnittstellen zu welchen Softwareanbietern wie bspw. DATEV, Addison und Agenda?
Ja, zu DATEV, Addison, BMD, SIMBA
5. Kommunikation mit Mandanten
25.Serienmails aus Portal generierbar?
Nein
26.Serienbriefe (Postversand) aus Portal generierbar?
Nein
27.Automatische
Erinnerungsfunktionen für Mandanten oder Mitarbeiter (z.B. Rückfrage an Mandant noch nicht beantwortet)?
Ja
28.Kann die Kommunikation und die Bereitstellung von
Unterlagen mit den Mandanten über das Programm erfolgen?
Ja
29.Ausgabe auf Papier? Ja, möglich 30.Ausgabe in digitaler Form? Ja, möglich
31.Mit wem interagiert der Mandant - ausschließlich dem Berater oder kann/muss er eigene Angaben im System machen?
Der Mandant interagiert mit dem Berater und liefert Informationen / Dokumente zu.
6. Kommunikation mit Ämtern
32.Zugriff auf
Geoinformationssysteme der Länder?
Ja
33.Zugriff auf Grundbuch- informationen?
Ja
34.Automatische Bescheidprüfung?
Noch nicht umgesetzt, da die Struktur der Bescheide noch nicht vorliegt. Sobald diese bekannt ist, wird eine automatische Bescheidprüfung umgesetzt. Mit dem Verstand der
Feststellungserklärung via ELSTEr wird ein Eintrag z.B. in DATEV Post, Fristen und Bescheid vorgenommen. Damit ist die
Fristenverwaltung der Kanzlei über den Vorgang informiert.
35.Gibt es eine
Bescheidrückübertragung oder eine Information, dass eine Veranlagung erfolgt ist?
Die Bescheide kommen postalisch. In der Empfangsvollmacht kann derzeit keine E-Mail Adresse der Finanzverwaltung für die Information mitgegeben werden.
36.Gibt es einen Zugriff auf die Bodenrichtwerte?
Ja
37.Gibt es eine Schnittstelle zum Einheitswert?
Es können über Opti.Tax Einheitswertbescheide angefordert werden.
38.Können Bescheide von den Finanzbehörden eingelesen werden? (wenn es die Möglichkeit gibt)?
Siehe oben, wird umgesetzt, sobald die Struktur der Bescheide bekannt ist.
39.Können Daten wie Bodenrichtwerte, etc.
automatisch übernommen werden - gibt es Schnittstellen zu BORIS, etc.?
Ja
40.Gibt es eine Schnittstelle zu Grundbuchämtern und
Katasterämtern zur Übernahme von Flurstücken, etc.?
Es gibt keine Schnittstelle, um diese Informationen aus den Datenbanken der Ämter abzurufen. Allerdings bietet Opti.Tax den Abruf der Dokumente, aus denen dann die Informationen entnommen werden können.
7. Programmfunktionen 41.OCR von welchen Dokumenten
möglich? Z.B. Anlage V, Grundsteuerbescheid, Einheitswertbescheid?
Anlage-V, Feststellung Bedarfswert Schenkung/Erbschaft
42.White-Label (Kanzlei-Logo und Farben)?
Ja
43.Zeiterfassung möglich? Nein, noch nicht möglich. Funktion vorgesehen, aktuell kein Bedarf der mehr als 500 Kanzleien, welche im Thema Grundsteuer bereits mit Opti.Tax arbeiten, da diese mehrheitlich auf Pauschalen oder Abrechnung nach Gegenstandswert setzen.
44.Automatische
Plausibilitätsprüfungen?
Ja, während der Erfassung wird der Anwender bereits live mit Erfassungshinweisen geführt und darauf hingewiesen, wenn Daten fehlen oder inkonsistent sind.
45.Elektronische Signatur? Ja, verfügbar.
Die folgenden Signaturarten sind enthalten: Fortgeschrittene Siegelsignatur, qualifizierte personenbezogene Signatur (erfüllt Schriftformerfordernis)
46.Gibt es Hilfen oder FAQ`s im Programm?
Ja, gibt es. Sowohl im Programm, als auch in der hsp.community Hier erhalten die Anwender e-learning-Kurse zur Softwarebedienung und fachliches Know-How zum Bundes- und den Landesmodellen, sowie zur Land- und Forstwirtschaft.
Darüber hinaus Musterdokumente, Vollmachten, Verträge, Checklisten, Musteranschreiben.
Der Austausch mit anderen Anwendern wird rege genutzt, um fachliche Fragen zu klären und gemeinsam Wissen aufzubauen und auszutauschen.
https://community.hsp-software.de
47.Welcher Support wird angeboten?
Montags bis Freitags von 8 -17 Uhr telefonisch, darüber hinaus auch außerhalb der Kernbürozeiten per Chat, per Web, per E-Mail.
