14. Vor l e su ng
Projekt Management
Projekt Management—Überblick Ein Projektmanager sein
Projekt Planung PMP Gelegenheit
Projekt-Definition:
Ein Projekt ist ein einmalige oder selten auftretende Menge von Tätigkeiten, die Betriebsmittel einsetzt,
um Eingänge in spezifizierte Ausgänge
umzuwandeln, welche für den Kunden wertvoll sind.
“Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.
Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
und projektspezifische Organisation.”
Drei Faktoren im Projektmanagement
Jedes Projekt wird durch 3 Ziele begrenzt:
Leistungsziele Zeitziele Kostenziele
PM Kosten
Qualität
Ziele
Schritte der Projektplanung:
Projektumfang abgrenzen, Zeitplan entwickeln,
Etat festlegen und
Kosten handhaben.
Umfang eines Projekts
Produktumfang
Definiert (und begrenzt) die Eigenschaften des Produktes des Projektes
Projektumfang
Definiert (und begrenzt) die Arbeit, die angefordert wird, um den Projektbereich durchzuführen
Achtung: Umfangsausdehnung!
Eigenschaften eines Projektmanagers
Systemdenker
Persönliche Integrität Proaktiv
Hohe Toleranz für Stress
Allgemeine Geschäftsperspektive Fähigkeit zur Kommunikation Effektives Zeit Management Talentierter Politiker
Optimist
Funktionen eines Projektmanagers
Fokussierung auf den Kunden Schaffen von Projektüberblick
Bilden und führen des Projektteams Planung des Projekt
Handhaben der Betriebsmittel Sicherstellung der Qualität
Schlüsselaufgaben im Management
Projekt-Umfang Projekt-Zeit Projekt-Kosten Projekt-Qualität Projekt-Personal
Projekt-Kommunikation Projekt-Risiko
Projekt-Beschaffung
Typische Phasen eines Projekts
kumulative Tätigkeit
Zeit Entscheidung
Planung Leistung
Konzeption
Kundübergabe Ende
Entwicklung eines Projektplans 1
Projekt Kurzbeschreibung (Charter)
Beschreibung der Projektmanagementmethoden und – strategien.
Umfangsdefinition legt die Leistungen und Zielsetzungen fest.
Kostenabschätzung, festgelegt Anfangstermine und Verantwortlichkeiten für Arbeitspakete.
Festlegung der Leistungsbemessungbasis für Zeit und Kosten.
Entwicklung eines Projektplans 2
Hauptmeilensteine und Zieldaten für jedes Unterprojekt.
Kernpersonal und zusätzliche Mitarbeiter.
Kern-Risiken und Maßnahmen zur Riskobegrenzung, Annahmen und Verantwortlicheiten für beides.
Abgeleitete Detailplanung, einschließlich des
Umfangsmanagement, des Zeitplanmanagement, usw..
Offene Punkte und schwebende Entscheidungen.
Festlegung des Projektumfangs
Mindestumfang
Projekt-Rechtfertigung Projekt-Produkt
Projekt-Leistung Projekt-Zielsetzungen
Beispiel vom MIT
http://web.mit.edu/pismere/scope.html
Mögliche Gliederung einer Projektleistungsvereinbarung
Einzelteile einer Projektumfangsfestlegung:
Mannschaftsname
Datum der Charter: wann beginnen wir und beenden?
Grund: warum wurden wir gebildet?
Projektzielsetzungen: was machen wir?
Leistung: was werden wir abliefern? Beispiele: einen Bericht, eine Entscheidung, eine Empfehlung, eine Veranstaltung, usw.
Was sind unser Zeitrahmen und Meilensteine?
Definition von Arbeitspaketen: Welche Aufgaben müssen wir tun und wer macht es?
Ziele und Rahmenbedingungen, Betriebsmittel Teilnehmer und deren Aufgaben
Projektregeln
Projekt Charter – Beispiel 1
„Super Fenster“ Firma
Ziel der Firma: Lieferung von hochwertigen kundenspezifischen isolierten Kunststoffenstern von gemäßigter bis zur oberen Preiskategorie , um die Bedürfnisse von kleinen bis mittelgrossen Fensterhändlern in den westlichen Vereinigten Staaten und Eigenheimbesitzer zu erfüllen.
Projekt Charter – Projekt “Kundenzufriedenheitsumfrage”
Projektaufgabe: Eine Marktstudie zu allen Händlerkunden der Firma im pazifischen Nordwesten leiten, um ihre Zufriedenheit mit unserer Fensterqualität, dem Fensterdesigns, dem Bestellensystem und der Finanzierung zumessen. Die Ergebnisse werden bei der strategischen Planung für das folgende Geschäftsjahr berücksichtigt.
Projekt Charter – Beispiel 2
Projekt-Sponsor:
Claus Martin, President Projekt-Manager:
Hugh Stevenson, Marketing Vice President Projekt-Kunden:
Charlene York, V.P. Operations and Logistics;
Mac Thomas, V.P. Finance;
Donna Kelly, Manager, Customer Service vorläufiger Projekt-Etat:
$5000 Budget (extern), plus 400 Stunden Arbeitszeit.
Zeit: Projektende Juni 2003
WBS in Mind Map Form
Fensterkunden Befragung
Phase 1
Umfrage
Subjekt
Festerhändler
Post
Entwurf Korrektur Druck
Drucken der Aufkleber
Vorbereiten
derAufkleber Kleben derAufkleber
Material einpacken
Verschicken derUmfrage
Erstellen einer Datenbank Auswahl
der Vortest Teilnehmer
Vortest Fragebogen
Beispiel: Arbeitsstrukturplan (WBS) Fensterkunden Befragung Phase 1
Umfrage Entwurf Korrektur Druck
Subjekte Erstellen einer Datenbank Auswahl der Teilnehmer Vortest Fragebogen Post
Drucken derAufkleber Vorbereiten der Aufkleber Kleben der Aufkleber Material einpacken Verschicken der Umfrage
Zusammenstellen
Veschicken der Fragebögen Analyse der Vorauswahldaten Bericht der Ergebnisse Änderungsempfehlung Vorgang Untervorgang Arbeitspakete (Beispiel)
Risko Beurteilung
Was sind die potentiellen Risiken?
Potentielle zukünftige Probleme?
Was ist die ungefähre Wahrscheinlichkeit jedes Risikos?
Was ist die mögliche Auswirkung jedes Risikos?
Was sind die Ursachen dieser Risiken und deren Folgen?
In welchem Ausmaß können wir die Ursachen beeinflußen?
Welche Strategien und Taktiken gibt es, um Risiken zu vermeiden oder die negativen Folgen abzuschwächen?
Was würden diese Maßnahmen kosten?
Beispiel: Riskomanagement Tabelle Fensterkunden Befragung Phase 1
*Kosten müssen nicht zwangsweise monetär quantifiziert werden Strategien/
Antwort 1. Verzögerung Der Umfrage Bis nach dem Urlaub 2. Geschenk als Ansporn
1. Verzögerung in der Reaktion auf die Kundenbedürfnisse.
(€ 1.000.000 verlorener Umsatz).
2. Geschenk für 200 Händler Kosten: € 2.000.
Risiko Ergebnisse Kosten*
Niedrige Antwort Rate
Ungültige Ergebnisse:
Verzögerung des strategischen Planungs- prozesses
80%
unter dem der Zeitplan
Andere?
Wahrschein- lichkeit
Ausführung: Projektcontrolling Zeitplankontrolle
Kostenkontrolle
Risikokontrolle Projekt-Abschluss
Rückblick der Leistungen durchführen.
Abschluss der noch offenen Aufgaben.
Übergangstätigkeiten zur Übergabe an den Kunden.
Vertragliche Kundenübergabe.
Projektabschlussbericht: Zeit-, Kosten- und Leistungsdaten.
Durchführung einer Projektabschlussfeier.
Zuordnung der Teammitglieder zu neuen Projekten oder Aufgaben.
Rückblick mit Team zum Festhalten der Projekterfahrung.
Zertifizierung als Projektmanager
PMP (Project Management Professional) Minimal 4500 Stunden Erfahrung
Einleiten des Prozesses Planung des Prozesses Durchführung von Prozessen Steuerung von Prozessen Beenden der Prozesse
35 Stunden Projektmanagementausbildung
www.pmi.org
Projektplanung
Zeitermittlung für den kritischen Pfad:
Critical path scheduling Projektverkürzung:
Project crashing
Die tägliche Arbeit der Projektplanung:
PERT und CPM
CPM (critical path method)
J. E. Kelly von Remington-Rands und M. R. Walker von Du Pont (1957).
Geplante Instandhaltungsstops großtechnischer chemischen Anlagen.
PERT (program evaluation and review technique) U.S. Marine Spezialprojekt-Büro (1958)
Polaris Flugkörperprojekt.
CPM mit geschätztem Zeitbedarf
Betrachten Sie das folgende Beratungsprojekt:
Entwickeln Sie ein Diagramm des kritischen Pfades.
Ermitteln Sie die Gesamtzeit des kritischen Pfades und die Zeitreserven für alle Tätigkeiten fest.
Bezeichnung Zeit (Wochen)
A None 2
Angebotserstellung B A 1
C B 1
D C 2
E C 5
F D, E 16
G F 1
Tätigkeit Vorgänger.
Ermitteln der Kundenbedürfnisse
Zustimmung des Kunden managen Entwickeln der Service-Vision und Ziele Mitarbeiter schulen
Qualitätsverbesserungstestgruppen Schreiben des Beurteilungsberichts
Übungsaufgabe:
Bestimmen FS, FE, SS, SE, und Zeitreserve für jede Tätigkeit
Tätigkeit
A None 90
B A 15
C B 5
D G 20
E D 21
F A 25
G C,F 14
H D 28
I A 30
J D,I 45
Vorgänger Zeitbedarf (Tage)
Kritische(r) Pfad(e)?
