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Die Bedeutung der Spesen-Compliance
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Inhaltsverzeichnis
Einführung
Die vier Elemente der Spesen-Compliance
• Tagegelder
• Fahrtkosten
• Rückforderung der Mehrwertsteuer (VAT)
• Papierlos werden
Die Bedeutung der internen Compliance
Case Study - Wie Deloitte Rydoo geholfen hat, mit den Tagessätzen Schritt zu halten
Regeln in DAR
Fazit - Vorteile, Fehlerquellen und Lösungen
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3 In der Vergangenheit bereitete die Bearbeitung
von Spesen sowohl den Finanzteams als auch den Mitarbeitern große Kopfschmerzen. Doch heute vereinfachen Technologie und papierlose Belege den Prozess, sodass sich sowohl die Mitarbeiter, die Spesen tätigen, als auch diejenigen, die sie bearbeiten, mit wichtigeren Aufgaben befassen können. Gesetzliche Vorschriften sind jedoch ein Bereich, der sich häufig ändert und bei dem es viel mehr Aufwand erfordert, den Überblick zu behalten.
Und dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch darum, Kosten zu sparen. Mehrwertsteuerrückerstattung, Kilometerbelege und Tagegelder können Ihrem Unternehmen Kapital sparen, während papierlose Belege - wo sie erlaubt sind -
Wenn Sie diese Punkte richtig angehen, kann das einen großen Einfluss auf die Finanzen und Ressourcen Ihres Unternehmens haben.
Doch worauf sollten wir achten und wie können wir die Fehlerquellen vermeiden und als Chancen nutzen?
Im Folgenden sehen wir uns die wichtigsten Faktoren der Spesen-Compliance an, welche es sind, wie sie funktionieren und wie sie Ihr Unternehmen beeinflussen können. Tagegelder, Fahrtkosten,
Mehrwertsteuerrückerstattung und papierlose Abrechnungen sind allesamt Themen, die in verschiedenen Rechtslagen mit Fallen behaftet sind, die aber richtig eingesetzt zum Vorteil genutzt werden können.
ebenfalls viel Zeit und Ressourcen sparen können.
Es geht darum, die unterschiedlichen Regelungen in den verschiedenen Jurisdiktionen zu verstehen - vor allem, wenn Ihre Mitarbeiter viel Zeit im Ausland verbringen oder wenn Sie weltweit Mitarbeiter beschäftigen - und alle Änderungen dann zu berücksichtigen, wenn sie fällig werden.
Wie können wir also einen Schritt voraus sein, wenn es um die Compliance von Spesen geht? Wir brauchen eine klare und regelmäßig aktualisierte Spesenrichtlinie. Und wir brauchen ein System, das den Prozess so einfach wie möglich macht und uns alle auf dem Laufenden hält.
Einführung
Der Vorteil wenn Regeln
eingehalten werden
4 Per Diem ist lateinisch für “pro Tag”. Es ist
ein fester Geldbetrag, der an einen Mitarbe- iter gezahlt werden kann, um angemessene Geschäftsausgaben zu decken oder zu erstat- ten. Dazu gehören in der Regel Hotelüber- nachtungen, Mahlzeiten und andere Spesen, die sich direkt auf den Grund der Reise des Mitarbeiters beziehen, z. B. Wäscherei, Taximi- ete und Zimmerservice.
Die meisten Länder erlauben einen gewissen Betrag an steuerfreien Spesen - allerdings gibt es oft Unterschiede darin, was und wie viel als Spesen geltend gemacht werden kann.
Kompliziert wird es dann, wenn es darum geht, andere Länder zu besuchen, da jede Steuer- jurisdiktion unterschiedliche Tagessätze für andere Länder auf der Welt hat.
ze zu gewähren. Sie möchten nicht, dass am Ende zusätzliches Bargeld in der Tasche Ihres Mitarbeiters bleibt, weil Sie ihm mehr als den gesetzlichen Freibetrag hinaus zugestanden haben.
Mit Tagegeldern können Sie genau kontrollieren, was Ihre Mitarbeiter ausgeben. Und wenn Sie Pauschalbeträge verwenden, anstatt die Spesen von Fall zu Fall betrachten, muss Ihre Finanzabteilung nur sicherstellen, dass die Pauschalbeträge für Geschäftsausgaben ausgegeben werden, und nicht den Wahrheitsgehalt jedes Belegs überprüfen.
Ein Mangel an Belegen ist gleichbedeutend mit einem Mangel an Papierarbeit, und das bedeutet, dass die Mitarbeiter des Finanzteams weniger Zeit mit dem Einreichen von
Spesenabrechnungen verbringen.
Tagegelder können auch einen positiven Einfluss auf das Verhalten der reisenden Mitarbeiter haben, denn zu wissen, dass Sie bei einem Steak-Essen oder ein paar zusätzlichen Getränken aus der eigenen Tasche zahlen müssen, kann ein starker Anreiz sein, die Ausgaben einzudämmen.
Und dann ist da noch die Budgetierung. Die Gewissheit, dass Ihr Mitarbeiter nicht mit einem Stapel von Belegen in der Hand ins Büro zurückkehrt, macht die Einschätzung, wie viel bestimmte Abteilungen in den kommenden Monaten ausgeben müssen, deutlich einfacher.
Außerdem gibt es weniger Fehler bei den Spesen und weniger Möglichkeiten für Mitarbeiter, Spesenbetrug zu begehen.
Die Tagegelder können in Form einer Paus- chalzahlung an den Mitarbeiter erfolgen - etwaige Mehrausgaben muss der Mitarbeiter dann aus eigener Tasche bezahlen. Unterneh- men können sich diese Spesen auch von der Steuerbehörde genehmigen lassen. Tagegelder gibt es für die meisten Reiseziele und sind bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei. Wenn der Mitarbeiter diese Grenze überschreitet, werden die überschüssigen Spesen als Einkom- men eingestuft und als solches besteuert.
Es lohnt sich, daran zu denken, dass die Gesetzgebung zwar Sätze festlegt, viele Un- ternehmen aber darüber hinaus noch höhere Sätze festlegen, um verschiedene Arten von Arbeit und Spesen zu berücksichtigen. Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter mehr als den steuerfreien Betrag gewährt, muss dieser natürlich versteuert werden. Darüber hinaus kann es aus budgetärer Sicht riskant sein, dem Reisenden mehr als die gesetzliche Obergren-
Tagegelder
Was ist ein Tagegeld?
Wie kann Ihr Unternehmen also profitieren?
Wie funktioniert es?
Die vier Elemente der Spesen-
Compliance
5 Stellen Sie sicher, dass Sie unterschiedliche
Regeln für verschiedene Mitarbeiter und Reisen aufstellen, so dass jeder weiß, wo er steht und was er zu tun hat.
Die Verwendung einer zeilenweisen Spe- sen-App ermöglicht es den Mitarbeitern, jede Spese unterwegs einzugeben, und sie werden gewarnt, wenn sie den Tagessatz überschreit- en. Dies ist möglich, weil die gesetzlichen Richtwerte und die firmeneigenen Grenzen für Pauschalen im Voraus in die App eingegeben werden können. Rydoo bietet einen solchen Service an, bei dem die Reisenden nur ihre Reisedaten eingeben müssen und die Informa- tionen mit den Unternehmensrichtlinien ver- knüpft werden. Sie können dann ihre Tagessp- esen eingeben, um eine schnelle und effiziente Genehmigung zu erhalten - oder eine Warnung in Echtzeit, wenn sie die Grenze überschritten haben. Ein solcher Service kann Unterneh- men auch dabei helfen, mit Änderungen der Vorschriften Schritt zu halten.
Eines der Hauptprobleme bei der Fahrtkosten- rückerstattung ist es, den Überblick über das Thema zu behalten, wenn es um Ihre Mitarbeiter geht. Wenn Sie dem Mitarbeiter einen höheren Satz erstatten, als die Steuerbehörden veröffen- tlichen, wird dieser als Einkommen eingestuft und versteuert. Aus zeitlicher, produktiver und finanzieller Sicht ist es sinnvoll, sich über den von den Steuerbehörden festgelegten Kilometersatz auf dem Laufenden zu halten.
Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen, die Ihre Mitarbeiter Ihnen in Bez- ug auf die Kilometerleistung geben, umfassend und korrekt sind. Viele Steuerbehörden in ganz Kontinentaleuropa haben in den letzten Jahren ihre Vorschriften für die Abrechnung von Geschäftskilometern verschärft. Kilometergeld ist der Bereich des Spesenmanagements, der am anfälligsten für Betrug ist. Es überrascht nicht, dass übertriebene Kilometerangaben die häufigste Ursache für Spesenbetrug sind, wie eine Umfrage der Global Payroll Associ- ation unter britischen Arbeitnehmern ergab.
27 % der Spesenbetrügereien sind auf Kilo- meterabrechnungen zurückzuführen, gefolgt von der Aufbewahrung von Büromaterial für den persönlichen Gebrauch (20 %) und dem Fälschen von Taxiquittungen (16 %).1
Dieses Ausmaß an Betrug hat dazu geführt, dass die Behörden in Großbritannien versuchen, 120 Millionen Pfund an entgangenen Einnahmen zu- rückzufordern. Zu viele Fahrer machen mehr an Kilometergeld geltend, als ihnen gesetzlich zuste- ht. Wenn Ihre Mitarbeiter ihr eigenes Fahrzeug für Reisen im Rahmen ihrer Arbeit nutzen, müssen Sie als Arbeitgeber einen umfassenden Nach- weis führen. Abhängig von den Regeln in Ihrer lokalen Jurisdiktion könnte dies zu einer Prüfung und erheblichen Geldstrafen führen.
Wie bei den Tagegeldern sind auch die Re- geln für die Kilometerpauschale von Land zu Land unterschiedlich. Das allgemeine Prinzip ist jedoch dasselbe - Mitarbeiter erhalten eine Erstattung für die Strecke, die sie für Arbeitszwecke mit ihrem eigenen Fahrzeug zurücklegen (ohne die tägliche Fahrt zum und vom Arbeitsplatz). Diese Erstattung basiert auf einem Satz, der von den Steuerbehörden in der jeweiligen Jurisdiktion festgelegt wird.
Für jeden Kilometer, den der Mitarbeiter fährt, wird ein bestimmter Geldbetrag zurückgelegt.
Wenn z.B. der Standardkilometersatz für das Jahr auf 50 Cent pro Kilometer festgelegt ist,
müsste das Finanzteam diesen Satz mit der Anzahl der während der Reise gefahrenen Kilo- meter multiplizieren - 1.000 Kilometer würden zu einer Rückerstattung von €500 führen.
Bei dem Betrag, der von den Behörden berechnet wird, geht es um mehr als nur den Benzinpreis zu einem bestimmten Zeitpunkt. In den Kilometertarifen können Öl, Reifen, Zulas- sungssteuern, Kfz-Versicherung, Wartung und sogar die Abschreibung berücksichtigt werden.
Fahrtkosten
Was ist das?
Wie funktioniert das?
1 https://globalpayrollassociation.com/blogs/regional-focus/
how-to-tackle-the-uk-scourge-of-expenses-fraud
Was die
Fahrtkostenrückerstattung für Ihr Unternehmen bedeutet
Wie sie den Überblick über die
Tagegelder behalten
6 Die Rückerstattung der Mehrwertsteuer ist das
Geld, das Sie bei Geschäftsreisen im In- und Ausland zurückfordern können. Es kann ein mühsamer Prozess sein und viele Unterne- hmen verpassen es, die ihnen rechtmäßig zustehenden Spesen zurückzufordern. Wenn Unternehmen bereits mit der Durchsicht von Belegen und der Bearbeitung von Spesen beschäftigt sind, kann sich der Versuch, die Mehrwertsteuer von oft sehr unterschiedlichen Jurisdiktionen zurückzufordern, als ausufernde Bürokratie anfühlen. Es ist daher nicht über- raschend, dass jedes Jahr rund 20 Milliarden Dollar an nicht eingeforderter Mehrwertsteuer verloren gehen.
Obwohl insbesondere die EU große Anstren- gungen unternommen hat, um die Rück- forderung der Mehrwertsteuer für unter Druck stehende Unternehmen zu erleichtern, bleibt es ein komplizierter Prozess, der einen hohen Verwaltungsaufwand erfordern kann.
Alle Anträge müssen an das Finanzamt des Heimatlandes des Unternehmens geschickt werden. Diese werden dann an das Finanzamt des Landes weitergeleitet, in dem die Spese getätigt wurde. Wenn die Informationen korrekt sind, genehmigt das Finanzamt im Ausland den Antrag und der Betrag wird erstattet. Ein The- ma, das jedoch vor der Antragstellung berück- sichtigt werden sollte, ist die Gegenseitigkeit.
Die Länder müssen Unternehmen aus anderen Ländern Mehrwertsteuererstattungen anbieten, und dies geschieht in der Regel auf der Basis von Geben und Nehmen. Es überrascht nicht, dass alle Länder in der EU auf Gegenseitigkeit beruhen. So kann zum Beispiel ein österreichis- ches Unternehmen problemlos Mehrwertsteuer aus Deutschland einfordern. Viele EU-Länder erlauben es auch Unternehmen, die in Nicht- EU-Ländern registriert sind, Ansprüche geltend zu machen.
Letztendlich kann Ihnen das Verständnis der Gegenseitigkeitsgesetze in Bezug auf Ihre Jurisdiktion, helfen, Zeit zu verschwenden, um eine Rückerstattung von einem Land zu erh- alten, das diese nicht zulässt.
Wenn wir nach der Covid-19-Pandemie zur Normalität zurückkehren, werden sich viele Mitarbeiter wohler fühlen, wenn sie im eige- nen Auto sitzen, statt in überfüllten Fernzügen und Flugzeugen. Wenn Reisende ihr Auto mehr nutzen, könnte es wichtiger denn je sein, die Fahrtkostenregelungen Ihrer Juris- diktion im Auge zu behalten.
Die Kilometersätze sind in der Regel verän- derlicher als die Pauschalen, daher kann es ratsam sein, in ein System zu investieren, das mit allen Änderungen Schritt halten kann. Eine App, mit der sich die Ansprüche der Mitarbe- iter leicht nachverfolgen lassen, kann ang- esichts der mit solchen Ansprüchen verbun- denen Betrugsfälle ebenfalls von Vorteil sein.
Deshalb ermöglicht Rydoo, dass das Kilome- tergeld und das Datum, ab dem es gilt, direkt im System konfiguriert werden kann. Der Mi- tarbeiter muss nur angeben, welche Strecke er zurückgelegt hat: Rydoo wendet den aktuellen Satz an und errechnet die gesamten Fahrtkosten.
Jedes Jahr gehen Millionenbeträge durch nicht eingeforderte Mehrwertsteuer verloren. Den Überblick über die Ihnen geschuldete Mehrw- ertsteuer zu behalten, kann einen erheblichen Einfluss auf Ihre Finanzen haben. Natürlich ist es nach wie vor eine so zeitaufwendige Aufgabe, dass viele Unternehmen mehr Geld und Ressourcen in ihre Buchhaltung stecken müssen. Auch die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Sortieren von Mehrwertsteuerrückforderungen verbringen, wird berücksichtigt.
Aber wenn Sie einen Weg finden, diesen Prozess effizient zu verwalten, überwiegen die Vorteile die Kosten bei weitem. Die Mehrwert- steuer ist auf allen Rechnungen Ihres Unterne- hmens enthalten - es ist wirklich Geld, das auf dem Tisch liegt, wenn es nicht geltend gemacht wird.
Rückforderung der Mehrwertsteuer (VAT)
Wie hoch ist die Rückforderung der Mehrwertsteuer auf
Reisekosten?
Wie funktioniert es?
Wie Sie den Überblick über Ihre Fahrtkosten behalten
Wie Ihr Unternehmen von
der Rückforderung der
Mehrwertsteuer profitiert
7 Ob Sie papierlos arbeiten können oder
nicht, hängt stark von einer Kombination aus firmeninterner Technologie und den Vorschriften Ihrer Gesetzgebung ab. Wenn Sie über die digitalen Systeme und Dienste zur Verwendung von papierlosen Belegen und anderen Dokumenten verfügen, müssen Sie wissen, ob Sie bestimmte Anforderungen erfüllen müssen und ob es Dokumente gibt, die weiterhin erforderlich sind. Sie müssen auch wissen, ob Sie bestimmte Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren müssen.
Papierlos zu werden bedeutet viel weniger Papier und das kann nur gut sein. Das gilt vor allem dann, wenn die Aufsichtsbehörde oder das Finanzamt auftaucht, um eine Prüfung durchzuführen. Alles, was digital gespeichert und abgelegt wird, kann Zeit, Ressourcen und Kosten sparen.
Papierlose Belege für Spesen sind ein wichtiger Teil dieses Vorhabens, obwohl Sie sicherstellen müssen, dass die Steuerbehörden in Ihrer Jurisdiktion papierlose Belege zulassen. Die manuelle Arbeit, die mit dem Sortieren von Belegen und Spesenabrechnungen verbunden ist, bringt keinen Mehrwert - wie wir in vergangenen Quartalsberichten besprochen haben, gibt es so viel mehr, was Ihr Finanzteam tun könnte.
Die Digitalisierung ist die treibende Kraft bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten und ermöglicht es den Finanzteams in großen Unternehmen, eine strategischere Rolle bei der Führung ihrer Geschäfte zu übernehmen.
Die digitale Technologie kann Ihr Finanzteam wirklich umgestalten und transformieren.
Und mit einer App für zeilenweise Spesenabrechnungen können Mitarbeiter ihre Belege fotografieren, einreichen und die Papierkopie entsorgen.
Wie wird Ihr Unternehmen
“papierlos”?
Wie kann das papierlose Arbeiten Ihrem Unternehmen helfen?
Ein zeitsparender Vorteil sowohl für Finan- zteams als auch für Mitarbeiter. Die Belieb- theit von papierlosen Belegen und anderen Dokumenten hat nur zugenommen. Und ein System wie das von Rydoo ermöglicht es den Mitarbeitern, einfach ein Foto von einem Beleg mit einer App zu erstellen, die die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Einrei- chung verbessert.
Papierlos zu werden ist einer der Haupt- vorteile der Digitalisierung. Es bedeutet, dass Aufzeichnungen digital aufbewahrt werden, weniger Stunden mit dem Ablegen und Prüfen von Papieren verbracht werden und Kosten für Papier und Druck gespart wird.
Papierlos
Was bedeutet “papierlos”?
Wie Sie den Überblick über die Mehrwertsteuerrückforderung behalten
Es gibt Systeme, die Ihnen dabei helfen kön- nen, den Überblick über die Rückforderung der Mehrwertsteuer zu behalten und sicher- zustellen, dass Sie die Einreichungsfrist Ihrer Jurisdiktion nicht verpassen oder potenzielle Einnahmen durch die Maschen fallen lassen.
Rydoo hat verschiedene Partner, die Un- ternehmen bei der Mehrwertsteuerrücker- stattung helfen können, ohne dass sie einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand betreiben müssen. Viele solcher Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Belege zu senden - oft in papierloser Form - und sie kümmern sich um den Rest. VAT IT kann die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Anträge für verschiedene Steuerbehörden vorbereiten.
Die Kundenbetreuer von VAT IT, von denen viele Wirtschaftsprüfer sind, verwenden durch maschinelles Lernen entwickelte Business-Intel- ligence-Tools, um proaktiv verpasste Rück- forderungsmöglichkeiten zu identifizieren, die maximiert werden können.
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Die Bedeutung der internen Compliance
Eine weitere Möglichkeit, mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten, ist eine solide T&E-Richtlinie. Ohne eine feste Richtlinie für Tagegelder, die regelmäßig aktualisiert wird, kann es zum Beispiel immer schwieriger werden, mit den Vorschriften in diesem Bereich Schritt zu halten,
insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter beruflich ins Ausland reisen.
Wir alle brauchen klare Spesenrichtlinien, die leicht zu verstehen sind - kein Mitarbeiter wird bei jeder Reise auf die Tagespauschalen- und Kilometerregelungen zurückgreifen wollen. Aber wir müssen ihnen vermitteln, was “gutes” Verhalten ausmacht und was sie möglicherweise - und damit das Unternehmen - in Schwierigkeiten bringen könnte. Und wenn sich die Richtlinien ändern, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden.
Beweisen Sie Ihren Steuerbehörden, dass Sie Regeln einhalten können und dass die Mitarbeiter Ihre Spesenrichtlinien befolgen.
Ziehen Sie zusätzlich zu einer Reihe von Richtlinien, die regelmäßig aktualisiert werden und den aktuellen Vorschriften entsprechen, sowie zu Ihren eigenen internen Richtlinien in Erwägung, formale Überprüfungsprozesse zu initiieren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Richtlinien einhalten und die entsprechende Dokumentation gepflegt wird. Dies ist vor allem in den Jurisdiktionen wichtig, die keine papierlosen Spesen zulassen oder von Unternehmen verlangen, dass sie eine Reihe von Hürden überwinden, bevor sie papierlos arbeiten können. Die Beherrschung dessen, was im Falle einer Prüfung erforderlich ist, einschließlich dessen, was in Form von physischen Papieren vorliegen muss und
was digital sein kann, ist ein wichtiger Teil der Aufgabe des Finanzteams.
Die Vorteile einer digitalisierten
Spesenrichtlinie liegen darin, dass Sie sehen, was in Echtzeit passiert. Ihre Mitarbeiter interagieren mit einer App und können Ablehnungen anfechten und erhalten eine schnelle Antwort. Es erleichtert auch die Sortierung der Spesen nach Reisen oder Mitarbeitern für Zwecke einer vierteljährlichen oder jährlichen Prüfung - etwas, das Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie an die Einhaltung lokaler Steuerbestimmungen denken.
Wenn Sie eine zeilenweise Spesen-App wie die von Rydoo verwenden, können Sie Ihre Regeln in die App einfügen, so dass Sie die Spesen Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen können und Warnungen erhalten, wenn ein Spesenantrag eingegeben wird, der nicht mit Ihren Richtlinien oder gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt. Sie behalten den Überblick darüber, was Ihre Mitarbeiter ausgeben, der Mitarbeiter hält sich an alle Änderungen in Ihrer Richtlinie und Sie halten sich an die Regeln und Vorschriften Ihrer Gesetzgebung
Worauf sollte die
Finanzabteilung achten?
Der Vorteil der Verknüpfung
von Spesenrichtlinie und
Technologie
9 Unter Tagegeldern versteht man die
zusätzlichen Spesen, die durch die Abwesenheit von zu Hause während der laufenden geschäftlichen Verpflichtungen entstehen. In der Praxis beziehen sich die Unternehmen auf die Schwellenwerte und richten die Tagegeldrichtlinie an diesen Sätzen aus. Wir sehen auch, dass Unternehmen ihre eigenen Schwellenwerte für Pauschalen in ihrer globalen Reiserichtlinie festlegen, wenn es in einer bestimmten Region viele Geschäftsreisen gibt, die auf gängiger Praxis basieren.
Unternehmen arbeiten aus verschiedenen Gründen mit Tagegeldern. Erstens bedeutet die Verwendung von Tagegeldern weniger Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand, da man als Unternehmen nicht alle verschiedenen Spesen einzeln erstatten muss. Und zweitens sind Tagegelder standardisierte Spesen, die für das Unternehmen und den Mitarbeiter klar machen, was ein normaler Tagessatz ist. Es gibt von keiner Seite Verwirrung darüber, was der Mitarbeiter ausgeben kann.
Wie Deloitte Rydoo geholfen hat, mit den Tagessätzen Schritt zu halten
Bjorn Poelman, Senior Manager, verantwortlich für Reward & Benefits, Tax und HR Services bei Deloitte, teilte sein Wissen über die Strukturen und Regelungen von Pauschalen in verschiedenen Ländern und die Vorteile ihrer Verwendung in Unternehmen.
Bjorn half Rydoo bei der Optimierung seines Tagesgeldmoduls und stellte die Genauigkeit der Berechnung und die ständige Aktualisierung der verschiedenen Tarife in den verschiedenen Jurisdiktionen sicher.
erstellte Deloitte einen Zeitplan, um für die verschiedenen Länder auf dem neuesten Stand bleiben zu können. Dazu gehörte die Zusammenarbeit mit lokalen Deloitte- Spezialisten in den anderen Ländern, um sicherzustellen, dass die Tagessätze regelmäßig aktualisiert wurden.
Für Bjorn besteht die größte Herausforderung bei der Überprüfung aller Pauschalbeträge für alle Länder darin, dass die Regelung in jedem Land anders ist. Jedes Land hat seine eigene lokale Gesetzgebung zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung von Tagegeldern. In einigen Ländern müssen sich die Unternehmen an strenge gesetzliche Richtlinien halten, während andere davon abweichen können, mit möglichen Folgen für Steuern und Sozialversicherung.
Für das Projekt mit Rydoo koordinierte Deloitte die Beratung mit allen lokalen Deloitte-
Spezialisten, um die verschiedenen Vorschriften zu prüfen. Die Erfassung der verschiedenen Regeln und Ausnahmen war wahrscheinlich die größte Herausforderung, wenn man bedenkt, dass sie vom Entwicklungsteam von Rydoo in ein Framework zur Implementierung gebracht werden mussten.
Verschiedene Länder können eine
unterschiedliche Aktualisierungszeit für ihre Tagegelder haben. Gemeinsam mit Rydoo
Navigieren in verschiedenen Jurisdiktionen
Warum es sich lohnt, mit den Tagessätzen Schritt zu halten
Sicherstellen, dass die Tagessätze aktualisiert werden
Case Study
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Regeln in DAR
In Deutschland gibt es zwei
Verpflegungspauschalen für Tagegelder, wobei Transport und Unterkunft nicht berücksichtigt werden. Am Ende eines jeden Jahres
veröffentlicht das Bundesfinanzministerium die geltenden Verpflegungspauschalen für das Folgejahr.
Die beiden Verpflegungspauschalen beinhalten Folgendes:
• Verkürzte Verpflegungspauschale - für Geschäftsreisen, die mehr als acht Stunden und weniger als 24 Stunden dauern.
• Höhere Verpflegungspauschale - für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern. Diese Pauschale wird für jeden Tag der Reise angewendet.
• Der Mitarbeiter reist über einen Zeitraum von 3 Monaten an dieselbe Tätigkeitsstätte;
• Der Mitarbeiter reist an mehr als zwei Tagen pro Woche an dieselbe Tätigkeitsstätte;
• Der Mitarbeiter reist regelmäßig:
Sobald eine “Unterbrechung” von vier aufeinanderfolgenden Wochen vom auswärtigen Einsatzort vorliegt, gilt die Frist nicht mehr;
• Alle Tagegelder während der drei Monate sind mit demselben Projekt (oder keinem Projekt) verbunden.
Verpflegungspauschalen sind jedoch nur bis zu einer gesetzlichen Grenze steuerfrei.
Hier kommt die 3-Monats-Regel ins Spiel.
Die Leistungen sind nicht unbegrenzt, sie sind auf drei Monate begrenzt. Das bedeutet, dass das Tagegeld nach drei Monaten als steuerpflichtiges Einkommen betrachtet wird.
Die Berechnung der 3-Monatsfrist ist komplexer als einfach nur 3 Monate zu berücksichtigen. Deshalb hilft Ihnen Rydoo dabei, herauszufinden, wann die 3-Monatsfrist Anwendung findet.
Im Inland können bei Geschäftsreisen mit einer Dauer von weniger als 24, aber mehr als acht Stunden, 14 € in der Reisekostenabrechnung beantragt werden.
Bei einer Mindestdauer von 24 Stunden können 28 € für jeden vollen Tag und 14 € für den An- und Abreisetag (der natürlich weniger als 24 Stunden betragen wird) geltend gemacht werden.
Inland: Die Übernachtungspauschale beträgt 20 € für die Unterkunft.
Übersee: Je nach Land gelten unterschiedliche Pauschalbeträge für Unterkunft und Verpflegung. Beispiele finden Sie unten.
Beispiele für Überseetarife:
• Das Land der Tätigkeitsstätte ist Deutschland;
Tagegeldsätze in Deutschland
Inlandspauschalen
Tagegelder
Die 3-Monats-Regel
Tagegelder: Inland
Übernachtungspauschale
Tagegelder: Übersee Rydoo erkennt die
3-Monatsfrist anhand der
folgenden Bedingungen:
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Wie funktioniert die
Fahrtkostenabrechnung in Deutschland?
In Deutschland basieren die Kilometersätze auf spezifischen gesetzlichen
Vorschriften, zusätzlich zu den internen Unternehmensrichtlinien.
Ab März 2021 lauten die Kilometersätze in Deutschland wie folgt:
• 0-20km: €0.30 pro km
• 21km oder mehr: €0.35 pro km (geplante Erhöhung auf €0.38 in 2024)
gehandhabt wird, wie nachstehend beschrieben:
Flugkosten und Gebühren der Fluggesellschaft
Die Mehrwertsteuer ist nur auf Flugkosten anwendbar, wenn das Reiseziel im Inland liegt und das Ticket innerhalb Deutschlands gekauft wird.
Bahntickets
Bahnreisekosten sind nur erstattungsfähig, wenn das Reiseziel im Inland liegt und die Fahrkarte innerhalb Deutschlands gekauft wird.
Öffentliche Verkehrsmittel einschließlich Taxis
Die Rückerstattung der Mehrwertsteuer ist nur auf Spesen für öffentliche Verkehrsmittel/
Taxis anwendbar, wenn das Ziel im Inland liegt und das Ticket innerhalb Deutschlands gekauft wird.
• Inlandsreisen und weniger als 50km wird zum reduzierten Satz besteuert
• Inlandsreisen und mehr als 50 km werden mit dem Standardtarif besteuert
• Internationale Reisen sind nicht förderfähig
Verpflegung und Bewirtung
Spesen für Verpflegung und Bewirtung werden normalerweise mit dem ermäßigten Mehrwertsteuersatz besteuert. Wenn jedoch alkoholische Getränke konsumiert werden, wird der normale Mehrwertsteuersatz angewendet.Wie fordert man in Deutschland die Mehrwertsteuer zurück?
Sie können für die meisten Spesen, die in Deutschland anfallen, die Mehrwertsteuer zurückfordern. Und Sie haben die
Möglichkeit, eine Plattform zu nutzen, die den Anspruch für Sie geltend macht.
Gibt es besondere Regeln für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer von Spesen?
Es gibt eine Reihe von Fällen in Deutschland, in denen die Mehrwertsteuer anders
Fahrtkosten
MwSt.-Rückerstattung:
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Werden die Steuerbehörden
Papierbelege zulassen?
In Deutschland ist es nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen
in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) möglich, eine papierlose Reisekostenabrechnung durchzuführen.
Allerdings gibt es ein paar Dinge zu beachten, bevor Sie die Papierbelege abschaffen:
1. Die elektronische Kopie eines Belegs muss mit dem Inhalt des Originals übereinstimmen und vollständig lesbar sein
2. Sie müssen die Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren Im Wesentlichen müssen die gescannten Belege mit den Originalen übereinstimmen und jederzeit verfügbar sein. Sie müssen den GoBD auch mitteilen, wie Ihr
Datenverarbeitungssystem funktioniert - wie Sie gescannte Belege in digitale Kopien umwandeln und speichern.
Wenn Sie nachweisen können, dass diese Maßnahmen umgesetzt wurden, können Sie den Beleg entsorgen, sobald Sie ihn scannen.
Papierlos
Schweiz
Papierlose Belegführung:
Fallstudie - Wie Innogy papierlos wurde
Tagegelder
Fahrtkosten
Das Energiemarkt-Beratungsunternehmen Innogy Consulting hat den Schlüssel gefunden, um einen Schritt voraus zu sein.
Das Unternehmen ist inzwischen papierlos:
Von der Einreichung bis zur Archivierung läuft alles ohne ein einziges Blatt Papier ab.
Innogy nutzt die Spesenmanagement- Plattform von Rydoo, hatte aber bisher alles manuell verarbeitet. “Für jeden Antrag mussten wir manuell eine Reise innerhalb der Plattform anlegen und dann die Kostenfelder und Werte aus dem Beleg eingeben. Danach mussten wir prüfen, ob der Mitarbeiter
In der Schweiz gibt es keine allumfassenden gesetzlichen Vorgaben für Tagegelder, da die Spesen entweder individuell oder nach Branchen geregelt werden. Das Spesenreglement wird vom Unternehmen erstellt und muss von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden.
Es gibt keine allgemeinen Anforderungen, aber die meisten Unternehmen erstatten den Mitarbeitern die Kosten auf der Grundlage des Fahrzeugs und des Kantons, in dem die Reise stattgefunden hat.
unsere Richtlinien und Regeln für zusätzliche Mahlzeiten eingehalten hat. Wir druckten alles aus, fügten den Originalbeleg bei und schickten die Belege an unseren Auditor, der sie dann nochmals prüfte und archivierte.”
Aber gab es Probleme, als es darum ging, in Deutschland papierlos zu werden?
Die deutsche Buchführungsverordnung, die sogenannten “GoBD”, spielt bei allen steuerrelevanten Dokumenten eine wichtige Rolle. “Da der papierlose Aspekt eigentlich das ist, was unsere Kollegen am meisten schätzen, wollten wir hier so schnell wie möglich Sicherheit haben.” Mit Hilfe eines Wirtschaftsprüfers ließ sich Innogy von den lokalen Steuerbehörden bestätigen, dass sie bei der Umstellung auf das papierlose Verfahren compliant sind.
“Wir mussten eine Reihe von Dingen
dokumentieren: wie unsere Prozesse mit den Buchhaltungsvorschriften übereinstimmen, unsere Verfahren zur Risikobewertung und -minderung, wie wir den Zugriff auf diese Daten verwalten, wie lange sie gespeichert werden, die Qualität der gescannten Bilder, ihre Unveränderlichkeit usw.”
Das Finanzamt stimmte dem Einsatz eines papierlosen Verfahrens zu und so nutzen die Berater von Innogy Consulting nun die Rydoo-App, um ihre Spesen einzureichen
13 Pro Beleg ist ein Mindesteinkaufsbetrag
von 300 CHF (265 EUR) erforderlich. Dies beinhaltet jedoch nicht den Treibstoff, der nicht erstattungsfähig ist.
Wenn Sie in Europa, aber nicht in der Schweiz wohnen, haben Sie außerdem Anspruch auf eine Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer.
Erstattungssätze:
Weniger als 10,000 CHF: 3.8% – 5.9%
10,000 CHF – 25,000 CHF: 5.9%
Mehr als 25,000 CHF: 6%
Papierlose Belege sind in der Schweiz erlaubt - elektronische, gescannte und physische Belege werden gleichbehandelt.
Die wichtigste Vorgabe ist, dass die Belege innerhalb einer angemessenen Zeitspanne bis zum Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist für eine berechtigte Person zugänglich und lesbar sein müssen.
Werden Dokumente auf veränderbaren Medien, wie z. B. einer Standardfestplatte, gespeichert, müssen technische Verfahren, einschließlich der digitalen Signatur, die Integrität der gespeicherten Daten sicherstellen. Außerdem müssen die Daten mit einem Zeitstempel versehen und die Prozesse und Verfahren geregelt und dokumentiert werden.
Bei Auslandsreisen sollten sich die Pauschalen an den Höchstsatz halten, der in der Reisekostenverordnung für Bundesbedienstete in diesem Land festgelegt ist.
Bei Inlandsreisen ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten werden 15 € pro Nacht abgezogen. Zu den Übernachtungskosten gehören sowohl die Kosten für das Zimmer als auch für das Frühstück.
Bei Auslandsreisen ist der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Übernachtung ohne Nachweis abzugsfähig.
Höhere Kosten (für Übernachtung inkl.
Frühstück) können mit Hinweis auf eine Rechnung geltend gemacht werden.
Befindet sich das Fahrzeug nicht im Betriebsvermögen (d. h. weniger als 50 % genutzt), kann das Kilometergeld für betriebsbedingte Fahrten als
Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Es ist zu beachten, dass maximal 30.000 km pro Jahr geltend gemacht werden können.
Voraussetzung für die Inanspruchnahme des Kilometergeldes ist, dass ein Fahrtenbuch geführt wird.
Derzeit beträgt der Tagessatz 26,40 € pro 24 Stunden. Das tatsächliche Tagegeld wird nach der Dauer der Dienstreise berechnet - für jede Stunde werden 2,20 € angerechnet.
Ab der 11. Stunde kann der volle Tagessatz geltend gemacht werden.
Hinweis:
• Wird ein kostenloses Mittag- und/oder Abendessen zur Verfügung gestellt, so sind 13,20 € in Abzug zu bringen.
• Für Dienstreisen, die am gleichen Ort stattfinden, können insgesamt nur 15 Tage Tagegeld pro Jahr bezogen werden.
Papierlos
Tagegelder: Übersee
Übernachtungspauschale
Fahrtkosten
Tagegelder: Inland MwSt.-Rückerstattung
Österreich
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Fazit - Vorteile, Fehlerquellen und Lösungen
Es gibt große Vorteile, wenn Sie Ihre Spesen-Compliance im Auge behalten und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Regeln einhalten. Nicht nur, dass Tagegelder und die Rückforderung der Mehrwertsteuer tatsächlich dazu beitragen können, mehr Geld in den Bilanzen der Unternehmen zu halten, die Einhaltung der Vorschriften kann auch helfen, Bußgelder zu vermeiden und die Kosten der Mitarbeiter im Griff zu behalten.
Und mit der Beschleunigung der
Digitalisierung können Produkte wie Rydoo den gesamten Prozess deutlich einfacher, schneller und effizienter machen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, sich auf das Geschäft ihrer Geschäftsreise zu konzentrieren, und entlasten Sie Ihre
Finanzteams, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert schaffen. Stellen Sie sicher, dass Sie:
• Klare Tagegeldregeln festlegen und sich an die Regeln Ihrer lokalen Jurisdiktion halten
• Die gesamte Mehrwertsteuer
zurückfordern, die Ihrem Unternehmen zusteht
• Die Fahrtkostenregeln genau befolgen und umfassende Nachweise geführt werden
• Die Regeln für die Umstellung auf papierloses Arbeiten kennen und über die entsprechende Technologie verfügen, um dies zu ermöglichen Für Unternehmer oder Selbstständige mit
Vorsteuerabzug ist die Rückforderung der Mehrwertsteuer besonders lukrativ, da sie 10 % der Vorsteuer aus Tagesverpflegung/
Übernachtungen abziehen können.
Tagespauschale
Macht ein Unternehmer die Tagespauschalen für eine Geschäftsreise in Deutschland geltend, kann er die darauf entfallende Mehrwertsteuer von 10 % als Vorsteuer abziehen.
Im Gegensatz zu inländischen Reisekosten gibt es in Österreich keinen Vorsteuerabzug für Pauschalen im Ausland.
Übernachtungspauschale
Auch wenn die Übernachtungspauschale von 15 € geltend gemacht wird, kann die darin enthaltene 10 %ige Mehrwertsteuer von 1,36 € als Vorsteuer abgezogen werden.
Werden statt der Übernachtungspauschale die tatsächlichen Kosten abgezogen, kann die Vorsteuer geltend gemacht werden. Hierfür muss allerdings eine Rechnung vorliegen, die den formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht.
Reisekosten
Bei Reisekosten ist der Vorsteuerabzug nur gemäß der Rechnung (z.B. Taxi, Bahn) möglich, nicht nach den gefahrenen Kilometern.
MwSt.-Rückerstattung:
Papierlose Belege sind erlaubt, wenn eine identische Kopie aufbewahrt und bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt wird. Digitale Rechnungen müssen laut Handelskammer sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
Papierlos
15 Rydoo ist aus der Allianz zweier Start-ups (Xpenditure und iAlbatros) und eines großen Unternehmens
(Sodexo) hervorgegangen, die seit 2018 als ein Unternehmen fungieren.
Rydoo vereinfacht das Ausgaben- und Reisekostenmanagement für wachstumsstarke
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