NT\784631DE.doc
DE DE
Der Generalsekretär
D(2009)25196 9-06-2009
AUFZEICHNUNG FÜR DIE MITGLIEDER DES PRÄSIDIUMS
Betrifft: 5. Informationsbericht über die historischen Archive des EP und die Tätigkeit des Archiv- und Dokumentationszentrums (CARDOC) – Jahr 2008
(Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983, geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom 22. September 2003 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft)
HINTERGRUND
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983, geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom 22. September 2003 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft bestimmt in Artikel 9 Absatz 2: „Jedes Organ veröffentlicht jährlich eine Mitteilung über seine Aktivitäten im Bereich der historischen Archive.“
Ziel dieser Bestimmung ist es, Informationen darüber bereitzustellen, wie die Organe die Verbreitung historischer Dokumente unter den Bürgern und insbesondere in den mit der Geschichte der Europäischen Union befassten Fachkreisen (Historiker, Forscher und Hochschulkreise) handhaben.
Der Tätigkeitsbericht des Archiv- und Dokumentationszentrums (CARDOC) entspricht dem Standardschema, das von der durch Beschluss der Organe und Einrichtungen der EU eingesetzten Gruppe für interinstitutionelle Zusammenarbeit im Bereich der Archive festgelegt wurde. Er betrifft insbesondere die Umsetzung der Ziele, die das Präsidium durch Beschluss vom 16. Dezember 2002 festgelegt hat („Verstärkte Information und Transparenz: die Archive des Europäischen Parlaments“), namentlich die Zentralisierung der Archive des Parlaments beim CARDOC, die Modernisierung der Archive (Digitalisierung und Veröffentlichung der Angaben auf einer über Intranet/Internet verfügbaren Datenbank) und die Ermöglichung des Zugangs der Öffentlichkeit zu den Archivdokumenten. Dieser Bericht berücksichtigt ferner den Beschluss des Präsidiums vom 10. Oktober 2007 über die Behandlung des Archivmaterials ehemaliger Abgeordneter.
NT\784631DE.doc
DE
SCHLUSSFOLGERUNG
Das Präsidium wird ersucht, den Informationsbericht über die Aktivitäten im Bereich der historischen Archive des Europäischen Parlaments im Jahr 2008 zur Kenntnis zu nehmen und seine Verbreitung einschließlich Notifizierung der übrigen Organe und Veröffentlichung auf der Intranet/Internet-Site des Europäischen Parlaments zu genehmigen.
Klaus WELLE
Anlage: Informationsbericht – 2008
NT\784631DE.doc
DE DE
Luxemburg, 20. April 2009
5.INFORMATIONSBERICHT
über
DIE HISTORISCHEN ARCHIVE DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS
und
DIE TÄTIGKEIT DES ARCHIV- UND DOKUMENTATIONSZENTRUMS (CARDOC) –2008–
(Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983, geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom 22. September 2003 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft
und der Europäischen Atomgemeinschaft)
2 NT\784631DE.doc
DE
INHALT
Einleitung ... 3
1 Verwaltung ... 5
1.1 Haushalt ... 5
1.2 Personal ... 6
1.3 Schulungen ... 7
1.4 Interne Kommunikation und Synergien... 8
2 Räumlichkeiten ... 10
3 Automatisierung ... 10
3.1 Hardware ... 10
3.2 Software ... 11
4 Temporäre Archive ... 12
5 Historische Archive ... 13
5.1 Dienst für Benutzer/Wissenschaftler ... 13
5.2 Archivische Bearbeitung ... 15
6 Beziehungen zu internationalen Gremien und Berufsverbänden und wissenschaftlichen Organisationen ... 17
7 Gruppe für interinstitutionelle Zusammenarbeit ... 17
NT\784631DE.doc 3
DE
Einleitung
Der vorliegende Bericht entspricht den Bestimmungen von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 (geändert durch die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom 22.9.2003) über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft. In diesem Artikel heißt es: „Jedes Organ veröffentlicht jährlich eine Mitteilung über seine Aktivitäten im Bereich der historischen Archive“.
Der Bericht enthält Informationen über die historischen Archive des EP sowie über das Referat „Archiv- und Dokumentationszentrum“ (CARDOC), dem diese Archive anvertraut sind1.
° ° °
Nachdem 2007 eine allgemeine Strategie für den Erwerb und die Bearbeitung historischer Archivbestände festgelegt worden war, um zusätzlich zu den politischen und legislativen Archivbeständen Archivmaterial über die Tätigkeiten auf höchster Ebene (Kabinette der Präsidenten, Präsidium, Generalsekretäre, Verfügungen der Generaldirektionen) und in den Ausschüssen zu erwerben, konzentrierte sich die Tätigkeit 2008 auf die Schaffung eines Umfelds für die Umsetzung dieser Politik und die Entwicklung von Initiativen, die die Öffnung der historischen Archive innerhalb des Parlaments und für die breite Öffentlichkeit erleichtern sollen.
Dabei handelte es sich im Wesentlichen um folgende Punkte:
Start eines Projekts zur Verwaltung der aktuellen und temporären Archive des Parlaments;
erste Umsetzung des Beschlusses des Generalsekretärs über den direkten Erwerb der Archivbestände ehemaliger MdEP und Abschluss des ersten Jahrs der Finanzierung nationaler Stiftungen, die diese Bestände verwalten;
Veröffentlichung der Studien „Das Europäische Parlament vor 50 Jahren“ und
„Die Ausschüsse der Gemeinsamen Versammlung“;
Ausstellung französischer Plakate über die erste Direktwahl des Europäischen Parlaments;
Freigabe der Sammlung von Petitionen (1955-1979).
Diese neuen Tätigkeiten fügen sich in einen bereits strukturierten Rahmen von Maßnahmen zur systematischen Umsetzung des Beschlusses des Präsidiums vom 16. Dezember 2002 über die „verstärkte Information und Transparenz: die Archive des Europäischen Parlaments“ ein. In diesem Beschluss, der als Grundlage für die Tätigkeit des CARDOC dient, werden drei strategische Ziele festgelegt (siehe nachstehende Auflistung mit den bereits durchgeführten Hauptmaßnahmen):
1 In dem Bericht werden die Fortschritte dargestellt, die im Vergleich zum Jahr 2006 erzielt wurden. Für grundlegende Informationen zur Struktur und zu den Tätigkeiten des CARDOC, siehe Informationsbericht Nr. 1 für das Jahr 2004.
4 NT\784631DE.doc
DE
Zentralisierung der Archivbestände des EP von historischem Interesse:
• Erste Umsetzung des Beschlusses des Präsidiums vom 10. Oktober 2007 zur Straffung der Regelung für die Bearbeitung der Archivbestände ehemaliger Mitglieder des Europäischen Parlaments (siehe Abschnitt 4);
• Start eines Projekts zur Erstellung von „Managementübersichten“ für alle Generaldirektionen, um Regeln für die Handhabung der Dokumente des Parlaments festzulegen und somit deren Archivierung zu erleichtern (siehe Abschnitt 4);
• Erwerb neuer Archivbestände von mehreren Dienststellen des Europäischen Parlaments (siehe Abschnitt 4);
• Erwerb von Magnetaufzeichnungen der Ausschuss-, Delegations- und AKP- Sitzungen zum Zwecke der Digitalisierung (siehe Abschnitt 4);
• auf Betreiben des Archiv- und Dokumentationszentrums CARDOC wurden von den Referaten CARDOC, Register und Amtliche Post mehrere Schulungen im Bereich der Bearbeitung dokumentarischer Archive durchgeführt [unter der Leitung des Referats „Berufliche Fortbildung“] (siehe Abschnitt 1.3).
Automatisierung der Archive (siehe Abschnitt 5.2):
• Die Digitalisierung und Indexierung alter Archive, die bereits 2000 eingeleitet worden war, wurde in Bezug auf die typischen Legislativdokumente des Europäischen Parlaments fortgesetzt (Berichte, parlamentarische Anfragen, Entschließungsanträge, Aussprachen), wobei über 180 000 Dokumente digitalisiert und indexiert wurden.
• Die Verarbeitung der Archive der Präsidenten des EP wurde mit der Digitalisierung und Indexierung der Dokumentenbestände der Präsidenten Nicole Fontaine, Pat Cox und Josep Borrell fortgesetzt.
• Die Bearbeitung der Dokumentenbestände des Generalsekretärs Enrico Vinci wurde in die Wege geleitet.
Öffnung des Zugangs zu Dokumenten für Wissenschaftler und Bürger, die ihre Kenntnisse über die Geschichte der europäischen Integration vertiefen möchten (siehe Abschnitt 5.1):
• Zur Auswertung der historisch interessanten Bestände des CARDOC und anlässlich des 50jährigen Bestehens des Europäischen Parlaments wurde eine historische Studie mit dem Titel „Das Europäische Parlament vor 50 Jahren“
veröffentlicht. In der Folge wurde die für akademisch gebildete Leser bestimmte Veröffentlichung „Die Ausschüsse der Gemeinsamen Versammlung“ heraus- gegeben.
• Im ersten Jahr, in dem Zuschüsse für die Bearbeitung des Archivmaterials ehemaliger Mitglieder gewährt werden konnten, wurden sechs nationalen Stiftungen Mittel bereitgestellt; im Oktober 2008 wurde ein neues Verfahren eingeleitet.
• Die Beziehungen zum Hochschulbereich wurden fortgesetzt und vertieft.
NT\784631DE.doc 5
DE
• Die Aufnahme von Praktikanten und wissenschaftlich interessierten Besuchern wurde fortgesetzt. Interesse bestand vor allem an historischen Themen und der archivarischen Behandlung alter Bestände.
• Die Häufigkeit, mit der die 2007 weiter ausgebaute Intranet-Site und die Datenbank ARCDOC konsultiert wurden, hat 2008 zugenommen.
• Auf Vorschlag des Freigabeausschusses wurde vom Generalsekretär die Freigabe der Archivbestände der Petitionssammlung beschlossen.
• Die technischen Probleme im Zusammenhang mit der Präsentation der Datenbank ARCDOC im Intranet wurden von der Direktion Informationstechnologien gelöst.
Die Direktion Informationstechnologien arbeitet noch an einer Lösung der technischen und politischen Probleme, die mit einer Bereitstellung der Datenbank im Internet verbunden sind.
1. Verwaltung
1.1 Haushalt
2008 hat das CARDOC drei Haushaltslinien des Haushaltsplans des Parlaments verwaltet, wobei eine dieser Haushaltslinien zwei Unterposten umfasst (3222-01/02):
Posten Bezeichnung Laufende Tätigkeiten
2140-02 Technische Anlagen und Einrichtungen für die Archive
Wartung von Maschinen (hauptsächlich Lese-/Reproduktionsgeräte)
3220-05 Ausgaben für Dokumentation und Bibliothek: Bücher, Abonnements, Zeitungen, Zeitschriften und Medienerzeugnisse für die GD Präsidentschaft
Kauf von Büchern und Zeitschriften für die GD
3222-01 Ausgaben für Archivbestände:
Verarbeitung der Archivbestände des Parlaments und seiner Organe auf Trägermedien jeder Art und Erwerb von Archivbeständen auf alternativen Datenträgern
Externe Archivdienste
3222-02 Ausgaben für Archivbestände: Bearbeitung der Archive der Mitglieder des
Europäischen Parlaments, die in Form von Schenkungen oder Legaten vermacht wurden
Mitfinanzierung der Bearbeitung der Archivbestände von MdEP und ehemaligen MdEP
Die 2008 getätigten Ausgaben betrafen insbesondere Folgendes:
• Abschluss der Bearbeitung (Digitalisierung und Indexierung) der Berichte des Parlaments bis Ende der 90er Jahre;
• Bearbeitung des Archivmaterials des Generalsekretärs Enrico Vinci;
• Funktionsanalyse des mit der Einrichtung einer neuen Datenbank verbundenen Bedarfs;
6 NT\784631DE.doc
DE
• Finanzierung der Bearbeitung des Archivmaterials ehemaliger MdEP. Im Zusammenhang mit diesem Verfahren (Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen) wurde der Restbetrag für das Haushaltsjahr 2007-2008 an vier Stiftungen gezahlt, für das Haushaltsjahr 2008-2009 wurden sechs neue Finanzierungsprojekte beschlossen und im Oktober 2008 wurde der Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen für das Haushaltsjahr 2009-2010 veröffentlicht.
Da 2009 voraussichtlich die Obergrenze des Rahmenvertrags für externe Archivdienste erreicht werden wird, wurde im Oktober 2008 eine neue Ausschreibung veröffentlicht.
1.2 Personal
Im Stellenplan vorgesehenes Personal
Der Stellenplan des CARDOC sieht weiterhin 27 Planstellen vor, wobei sich diese Anzahl 2009 dadurch verringern wird, dass ein Beamter, dessen Stelle vorübergehend dem CARDOC zugewiesen worden war, in den Ruhestand versetzt wird. Von diesen Planstellen sind 11 für Koordinierungs- und Verwaltungstätigkeiten und 16 für referatstypische Tätigkeiten (Archivierung, Datenbankverwaltung, IT, Informations- und Dokumentationsverbreitung, Sekretariat) vorgesehen.
Das Referat ist nach Funktionsgruppen organisiert:
I
Eingang von Dokumenten auf Trägermedien jeder Art
Eingänge in Florenz
Verwaltung der Post II
Benennung der Dokumente („Konsolidierung“)
Verwaltung der Lagerbestände
III Verbreitung von Dokumenten
Unterstützung im Lesesaal
Verwaltung der Bücher und Datenverarbeitungsanlagen im Lesesaal
Entwicklung und Pflege der Beziehungen zu Mitarbeitern und zur Öffentlichkeit IV
Verwaltung der Mikrothek
Bestandsaufnahme der Mikroformen V
Verwaltung, Haushalt, IT VI
Verwaltung der Datenbank ARCDOC
Erarbeitung von Initiativen zur Weiterentwicklung der Datenbank bzw. zur Entwicklung neuer Datenbanken
VII
Studien
NT\784631DE.doc 7
DE
VIII
Behandlung spontaner Eingänge von Dienststellen des EP
IX Herausgabe der Veröffentlichungen des CARDOC in Zusammenarbeit mit der Druckerei
Entwicklung und Organisation von Veranstaltungen in den Bereichen Geschichte und Archivierung (Ausstellungen usw.)
Weiterentwicklung und Aktualisierung der Intranet-Site des CARDOC (keine alleinige Zuständigkeit)
X
Leitung des Projekts für die Verwaltung der aktuellen und temporären Archive des Parlaments
Externes Personal
Die Zahl der intern mit Archivtätigkeiten beauftragten externen Mitarbeiter beläuft sich auf 12 bis 13.
1.3 Schulungen Angebotene Schulungen
Unter der Leitung des Referats Berufliche Fortbildung wurden von Fachleuten des CARDOC und der Referate Register und Amtliche Post vier Schulungskurse auf dem Gebiet der Archiv- und Dokumentenverwaltung durchgeführt, an denen eine große Zahl von Beamten aus allen GD des Parlaments (ca. 54) teilgenommen haben.
Erhaltene Schulungen
Die Angehörigen der Funktionsgruppen haben von externen Fachgremien veranstaltete Schulungskurse besucht, um ihre Kenntnisse zu vertiefen und auf den neuesten Stand zu bringen. Zwei Kurse über elektronische Archive wurden in Paris veranstaltet. Der für den IT-Sektor verantwortliche Beamte hat an einer internationalen Konferenz über die Festlegung von elektronischen Archivierungsstandards (DLM-Forum) teilgenommen.
Im Rahmen der Beziehungen zu ähnlichen Einrichtungen in den nationalen Parlamenten hat eine kleine Delegation des CARDOC das deutsche Außenministerium besucht, um sich über die Einrichtung und Pflege einer dokumentarischen Datenbank in diesem Ministerium zu informieren.
Neue Beamte
Darüber hinaus hat das CARDOC am Einführungsprogramm für neue Beamte im EP (EPIC) mitgewirkt; Ziel des Beitrags des CARDOC ist es, die Suchmöglichkeiten und die Modalitäten für die Übermittlung von Dokumenten an das Referat CARDOC zu erläutern.
8 NT\784631DE.doc
DE
1.4 Interne Kommunikation und Synergien
Das Referat CARDOC ist Teil der GD Präsidentschaft, in der es zur Direktion A
„Präsidialdienste“ gehört. Somit bestehen zu den Dienststellen dieser GD besonders enge Beziehungen (Synergien mit den Referaten „Register“ und „Amtliche Post“ sind jedes Jahr allgemeines Ziel):
¾ Sekretariat des Präsidiums
Die Dokumente des Präsidiums (von 1952 bis 1999) sind vollständig digitalisiert und indexiert und wurden vom Sekretariat des Präsidiums online gestellt.
¾ Referat Register
- Nachfrage nach Dokumenten
Dieses Referat wendet sich an das CARDOC, wenn Bürger um Dokumente zu bestimmten Themen bitten. Im Laufe des Jahres 2008 gingen 221 Anfragen.
- Anträge auf Aufhebung der Vertraulichkeit
Alle Anträge auf Einsichtnahme in vertrauliche Dokumente werden vom CARDOC zu einer ersten Beurteilung an das Register übermittelt. Im Laufe des Jahres 2008 gingen etwa 20 derartige Anträge ein.
- Für vertrauliches Archivmaterial zuständiger Dienst (SDC)
Dieser Dienst wird vom Register verwaltet, doch übernimmt das CARDOC bisher die Aufbewahrung der Dokumente, die den Raum mit den vertraulichen Dokumenten verlassen. Entsprechend einer Vereinbarung zwischen den Leitern des CARDOC und des SDC ist vorgesehen, dass dieser später auch die Aufgabe der Aufbewahrung übernehmen soll. Im Jahr 2008 wurde eine zweite Partie vertraulicher Dokumente aus den Depots des CARDOC dem SDC zur Aufbewahrung übergeben.
- Freigabe2
Der Ausschuss ist 2008 mehrmals zusammengetreten und hat dem Generalsekretär die Freigabe der von den Bürgern im Zeitraum 1955-1979 eingereichten Petitionen vorgeschlagen. Der Beschluss des Generalsekretärs (wonach einige Dokumente weiterhin als vertraulich behandelt werden sollten) erging am 16. Juli 2008.
2 Die Gründe für die Schaffung eines Freigabeausschusses im Zusammenhang mit der Durchführung der Verordnungen Nr. 1049/2001 und 354/83 werden im Tätigkeitsbericht Nr. 4 für das Jahr 2007 im Einzelnen erläutert.
NT\784631DE.doc 9
DE
¾ Referat Amtliche Post
Die Zusammenarbeit mit dem Referat „Amtliche Post“ fand vor allem auf der Ebene der gemeinsam erteilten Schulungen (siehe Abschnitt 1.3) und der regelmäßigen Weiterleitung der ein- und abgehenden Post statt.
¾ Referat Haushalt und Finanzen der Direktion A
Dieses Referat ist für die Vorgänge zur Ausführung des Haushaltsplans, die vorherige Überprüfung dieser Vorgänge und die Beaufsichtigung der Auftragsvergabe zuständig. Die Beziehungen zu diesem Referat sind immer enger geworden. Zunächst hat das Referat Haushalt und Finanzen über 218 Vorgänge zur Ausführung des Haushaltsplans veranlasst und überprüft (insbesondere Mittelbindungen, Zahlungsanweisungen und Auftragsscheine). Ferner war das Referat maßgeblich an der technischen Konzeption für die Veranlassung und Weiterverfolgung aller Vorgänge mit haushaltstechnischen Auswirkungen, vor allem der Ausschreibung für externe Archivdienste und der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für Zuschüsse zur Finanzierung der Aufbereitung der Archivbestände der ehemaligen Abgeordneten beteiligt (siehe Abschnitt 1.1 – Haushalt).
¾ Direktion Informationstechnologien (DIT)
2008 gemeinsam mit der DIT behandelte Probleme (siehe auch Abschnitt 3
„Automatisierung“):
- Inangriffnahme der Funktionsanalyse im Rahmen des neuen Datenbankprojekts des CARDOC, um den Weg für die endgültige Entwicklungsphase frei zu machen;
- Maßnahmen zur Vorbereitung der Bereitstellung der Datenbank ARCDOC im Internet; diese Maßnahmen betreffen sowohl technische (Ladungstests usw.) als auch grafische Aspekte; sie dienen dazu, die Übereinstimmung mit den EUROPARL-Standards zu gewährleisten;
- der DIT vom CARDOC unterbreiteter Vorschlag für ein Projekt zur Verlagerung der den amtlichen Schriftverkehr betreffenden GEDA-Daten, um die Verwaltung des amtlichen Schriftverkehrs zu vereinfachen; die DIT hat beschlossen, diesen Vorschlag wegen fehlender Finanzmittel nicht weiter zu verfolgen.
Vielfältige Beziehungen bestehen ferner zum Kabinett des Generalsekretärs und zu Dienststellen anderer GDs.
¾ Kabinett des Generalsekretärs
Es besteht eine enge Zusammenarbeit mit dem Kabinett des Generalsekretärs. Die Bestände von Enrico Vinci wurden erworben und werden derzeit bearbeitet.
Anschließend werden die Bestände von Sir Julian Priestley bearbeitet. Nach ihrer
10 NT\784631DE.doc
DE
Bearbeitung wird das Kabinett des Generalssekretärs diese Bestände in Datenbanken zur Verfügung stellen.
¾ GD COMM
Bei der Verbreitung der Veröffentlichung anlässlich des 50jährigen Bestehens des EP wurde sehr gut mit der GD COMM zusammengearbeitet. Die von der GD COMM angebotene Unterstützung hat wesentlich zum Erfolg der Ausstellung von Plakaten über die erste Direktwahl des Europäischen Parlaments im Jahr 1979 beigetragen (siehe Abschnitt 5.1: Dienst für Benutzer/Wissenschaftler).
¾ GD IPOL, EXPO, PERS, FINS und IFIN
Mit der GD IPOL wurde beim Erwerb der historischen Archive der Ausschüsse und ihrer Einbeziehung in die bereits beim CARDOC vorhandenen Sammlungen intensiv zusammengearbeitet. Ferner wurden Dokumente des Rechtsausschusses, des Ausschusses für Verkehr und Fremdenverkehr und des Ausschusses für regionale Entwicklung sowie der nichtständigen Ausschüsse für das Abhörsystem Echelon und für Rassismus und Fremdenfeindlichkeit erworben und (teilweise) bearbeitet.
Es wurde Kontakt zu den GD IPOL, PERS, FINS und INLO aufgenommen, um die reibungslose Durchführung des Projekts für die Verwaltung aktueller und temporärer Archive entsprechend dem Beschluss des Generalsekretärs vom 1. Oktober 2008 (siehe Abschnitt 4) zu gewährleisten. Für die GD IPOL wurde Ende des Jahres eine vorläufige „Managementübersicht“ erarbeitet (der jedoch noch nicht endgültig fertiggestellt ist).
¾ Referat Berufliche Fortbildung (DG PERS)
Die Beziehungen zu dieser Dienststelle betreffen die Durchführung von Fortbildungskursen, die für Archivare von Interesse sind (siehe Abschnitt 1.3).
2. Räumlichkeiten
Die Umgestaltung und Rationalisierung der Lagerung der Bestände in den Räumlichkeiten wurde fortgesetzt.
2007 wurden rund 130 laufende Meter an historischen Archivbeständen in das Historische Archiv der Europäischen Union in Florenz ausgelagert.
3. Automatisierung 3.1 Hardware
Dieser Abschnitt ist für das CARDOC nicht relevant, da die Verwaltung der eingesetzten Hardware (Server und Datenbank) in die Zuständigkeit der GD ITEC fällt.
NT\784631DE.doc 11
DE
3.2 Software
3.2.1 Entwicklung des Programms CLARA
Das CARDOC verwendet seit 2000 die Archivverwaltungs-Software CLARA, die der Datenbank ARCDOC zugrunde liegt. Diese Datenbank steht online (Intranet- Site) zur Verfügung und wird innerhalb des CARDOC, im Sekretariat des Präsidiums und im Kabinett des Generalsekretärs in einer fortgeschritteneren Version genutzt. 2005 wurde ein Projekt zur Einführung einer neuen Datenbank gestartet, die den veränderten Bedingungen der IT-Umgebung des Parlaments besser Rechnung tragen soll. Dieses Projekt erreichte 2008 die Phase der Funktionsanalyse. Diese Phase dürfte noch bis Mitte 2009 dauern. Daran anschließen wird sich die technische Entwicklung.
3.2.2 Intranet-Site
Die Website des CARDOC kann unter folgender Adresse aufgerufen werden:
http://www.europarl.ep.ec/archives. 2008 wurde diese Website um zahlreiche Studien über Archivbestände ergänzt und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht („Das Europäische Parlament vor 50 Jahren“, „Die Ausschüsse der Gemeinsamen Versammlung“ und eine Auswahl von Dokumenten von Simone Veil, der ersten Präsidentin eines direkt gewählten Europäischen Parlaments).
Die Website wurde um eine Seite mit Beständen ehemaliger MdEP erweitert, die von nationalen Stiftungen aufbewahrt und mit Mitteln des Parlaments bearbeitet wurden. Sie können auch extern abgefragt werden, doch bedarf es hierzu einer ad hoc erteilten Genehmigung.
2008 wurden die Datenbank ARCDOC und die anderen Seiten der Intranet-Site erheblich häufiger konsultiert als 2007: 1 574 Konsultationen der Datenbank im Jahr 2008 gegenüber 913 Konsultationen im Jahr 2007; 2 216 Konsultationen der Website im Jahr 2008 gegenüber 1 648 im Jahr 2007).
3.2.2 Präsentation der Dokumentation und der Dienstleistungen des CARDOC im Internet
Eine Übertragung der Dokumentation und der Dienstleistungen des CARDOC ins Internet ist teilweise bereits erfolgt, und zwar werden die Seiten über die Rechtsgrundlagen der Tätigkeit des Referats, die Hilfe bei der Recherche, die verfügbaren Bestände und Sammlungen, die Veröffentlichungen und das
„Parlament anno dazumal“ (Episoden aus der politischen Geschichte des Organs) präsentiert; 2008 wurden die Dokumentenbestände von Simone Veil hinzugefügt.
Die Bereitstellung der Datenbank ARCDOC im Internet wirft jedoch ein Problem auf: der für die Gestaltung der EUROPARL-Website zuständige Ausschuss hat eine Anpassung der in der Datenbank enthaltenen Grafiken an die Standards der Website des Parlaments gefordert. Die GD ITEC wird sich 2009 mit dieser Frage befassen.
12 NT\784631DE.doc
DE
4. Temporäre Archive
Die derzeit verfügbaren temporären Archive belaufen sich auf etwa 3 000 lfd. Meter und bestehen aus überwiegend legislativen Beständen, die zurzeit noch verarbeitet werden.
Die Anlage enthält eine nicht erschöpfende Liste dieser Archive. Sie werden in zwei aufeinander folgenden Schritten verarbeitet:
• Eingang: 2008 gingen im Rahmen des regulären Eingangs etwa 5 700 Vorgänge auf Papierträger (mündliche Anfragen, schriftliche Anfragen, Anfragen für die Fragestunde, Änderungsanträge im Original) und 54 lfd. Meter an Dokumenten des Referats Verteilung und des Amts für amtliche Veröffentlichungen der EU ein.
Neben den regelmäßigen Eingängen beim CARDOC wie etwa dem Eingang der parlamentarischen Anfragen oder der Beschlüsse des EP über die Entlastung zur Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union waren hauptsächlich folgende Eingänge zu verzeichnen:
Einreichende Dienststelle
Gegenstand des Eingangs Referat Vermittlungs- und
Mitentscheidungsverfahren 8 l/M* Vermittlungsakten (4. Wahlperiode) Ausschüsse
(insbesondere der Entwicklungsausschuss und der Kulturausschuss)
2 478
Kassetten Kassetten der Ausschusssitzungen
MdEP 4 l/M*
Zwei Sammlungen von Dokumenten ehemaliger Mitglieder
Nichtständiger Ausschuss zur Maul- und
Klauenseuche (FIAP) 4 l/M*
* l/M = lfd. Meter
• Sichtung und Konsolidierung: In diesem Arbeitsschritt werden die Vorgänge zum Zweck der Digitalisierung identifiziert und neu zusammengestellt, wobei die Dokumente, die weder verwaltungstechnisch noch historisch von Belang sind (Artikel 7 der Verordnung EG, Euratom Nr. 1700/2003) ausgesondert werden.
Rund 20 000 Vorgänge einschließlich der Dokumentenbestände der Präsidenten Fontaine, Cox und Borrell, des Generalsekretärs Enrico Vinci und des Rechtsausschusses usw. wurden bearbeitet und in die Datenbank ARCDOC eingegeben.
° ° °
Zusätzlich zur Durchführung des herkömmlichen Programms für den Erwerb von politischen und legislativen temporären Archiven wurden zwei Projekte zur Ausweitung der Quellen gestartet, die von historischem Interesse sein könnten.
• Regelungsrahmen für die Dokumente des Parlaments: Es gibt bisher noch keine Bestimmungen, die die Zuständigkeiten für die Verwaltung und endgültige
NT\784631DE.doc 13
DE
Beseitigung der Dokumente des Parlaments regeln (abgesehen von der Bestimmung über die Aufbewahrung von Haushaltsdokumenten). Daher besteht noch Ungewissheit über die Zuständigkeiten für die Verwaltung der Dokumente, die Dauer der Aufbewahrung und die Frage, ob Dokumente schließlich vernichtet oder den historischen Archiven zugeführt werden sollen.
Das CARDOC hat daher ein Projekt zur Erstellung von „Managementübersichten“
gestartet, in denen festgelegt wird, welche Dienststellen für die Aufbewahrung und Verwaltung der Dokumente, die Dauer der Aufbewahrung und die endgültige Beseitigung (Vernichtung oder Überführung in die historischen Archive) und die Klärung der Frage, inwieweit sie verbreitet werden dürfen, zuständig sind.
Diese von den einzelnen Generaldirektionen erstellten „Managementübersichten“
werden anschließend harmonisiert mit dem Ziel, eine einzige Übersicht für das Parlament zu erstellen.
Als Erstes wurde Kontakt zu den Generaldirektionen IPOL, FINS, INLO und PERS aufgenommen.
• Privates Archivmaterial der ehemaligen Mitglieder: Durch Beschluss vom 10. Oktober 2007 hat das Präsidium festgelegt, dass dieses Archivmaterial direkt vom Parlament erworben werden kann, wobei die wichtigsten Bestände anschließend in das Historische Archiv der EU in Florenz verbracht oder von den nationalen Stiftungen, bei denen sie hinterlegt wurden, gegebenenfalls unter Gewährung von Zuschüssen des Parlaments (Verfahren der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen) bearbeitet werden.
Die erste Runde des direkten Erwerbs von Archivmaterial ehemaliger Mitglieder, an der der Verein der ehemaligen Mitglieder mitgewirkt hat, ist positiv verlaufen, obwohl nur zwei Dokumentenbestände erworben wurden, da die meisten Mitglieder des Vereins ihre Bestände bereits speziellen Sammlungen zugeführt hatten. Zum Ende der Wahlperiode wird eine weitere Runde für die Dokumentenbestände scheidender Mitglieder stattfinden.
Für das Haushaltsjahr 2008-2009 wurde eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für die Gewährung von Zuschüssen für von nationalen Stiftungen verwaltete Dokumentenbestände veröffentlicht; sechs Stiftungen wurden Zuschüsse gewährt. Die Aufforderung für das darauffolgende Haushaltsjahr (2009-2010) wurde im Oktober 2008 veröffentlicht
5. Historische Archive
5.1 Dienst für Benutzer/Wissenschaftler
Durch Beschluss des Präsidiums vom 16. Dezember 20023 wurde dem CARDOC die Aufgabe übertragen, Forschern und Einzelpersonen, die Themen im Zusammenhang mit
3 „Verstärkte Information und Transparenz: die Archive des Europäischen Parlaments“ (bereits zitiert).
14 NT\784631DE.doc
DE
der Europäischen Union und ihrer Geschichte im Einzelnen untersuchen möchten, eine umfassende Dokumentation zur Verfügung zu stellen.
Um den Bürgern den Zugang zu den Dokumentationsressourcen des CARDOC so leicht wie möglich zu machen, gibt es mehrere Möglichkeiten, auf die Archivbestände des CARDOC zuzugreifen:
1. Dokumentarische Informationen auf der Intranet-Site und direkter Zugang zur Datenbank ARCDOC
1 574 Einzelnutzer der Datenbank ARCDOC und 2 216 Einzelbesucher der Intranet-Site.
2. Beantwortung von per E-Mail, Telefon usw. eingehenden „Fernnachfragen“ der Bürger nach Dokumenten/Informationen
Von dem Team zur Unterstützung der Wissenschaftler wurden 1 026 Nachfragen bearbeitet und über 3 380 Dokumente bereitgestellt.
3. Direkte Einsichtnahme in historische Dokumente in den Räumlichkeiten des CARDOC mit Unterstützung des Teams des „Front Office“
69 Studienbesuche (Dauer 1-15 Tage) wurden mit einer entsprechenden technischen und dokumentarischen Unterstützung betreut.
4. Praktikanten
Fünf bezahlte Praktikanten waren in folgenden Bereichen tätig:
¾ Studie über die Mandate als europäischer und nationaler Abgeordneter;
¾ Studie über Tibet;
¾ Ordnung der Dokumentenbestände des Generalsekretärs Enrico Vinci;
¾ Studie über weibliche MdEP nach der ersten Direktwahl 1979;
¾ Studie über die erste Direktwahl 1979 aus der Sicht der nationalen Presse.
5. Studien und Veröffentlichungen
Die zweite Ausgabe der CARDOC-Schriftenreihe, die Veröffentlichung „Das Europäische Parlament vor 50 Jahren“ anlässlich des 50jährigen Bestehens des Europäischen Parlaments (März 2008), war ein bemerkenswerter Erfolg (es wurden über 1 500 Exemplare verteilt, wobei allein während der offiziellen Feier am 12. März 2008 in Straßburg mehrere Hundert Exemplare verteilt wurden). Die dritte Ausgabe der CARDOC-Schriftenreihe, die in erster Linie für Hochschulkreise bestimmt war, wurde im September 2008 veröffentlicht.
NT\784631DE.doc 15
DE
6. Bereitstellung der Dokumente und Dienste des CARDOC im Intranet
Diese Initiative wird in Abschnitt 3.2.2 dargestellt.
7. Historische Beschreibung der Sammlungen
Die Beschreibung soll Wissenschaftlern einen historischen Überblick über die dokumentarischen Reihen in der Datenbank ARCDOC liefern. Die Beschreibung der Berichte der Ausschüsse der Europäischen Parlamentarischen Versammlung/des Europäischen Parlaments (1958-1979) und der Ad-hoc- Versammlung (1953) ist ebenso abgeschlossen wie die Beschreibung der Dokumentenbestände von Simone Veil.
8. Veranstaltungen: Ausstellung von Plakaten über die erste Direktwahl des Europäischen Parlaments (1979).
Im Rahmen der Erleichterung des Zugangs für die Öffentlichkeit hat das CARDOC 2008 damit begonnen, Veranstaltungen, bei denen seine historischen Bestände herausgestellt werden, zu fördern. In diesem Zusammenhang fand während der Dezember-Tagung 2008 eine von Präsident Pöttering eröffnete Ausstellung französischer Plakate über die erste Direktwahl des Europäischen Parlaments statt.
5.2 Archivische Bearbeitung
Die Bearbeitung der historischen Archive schließt sich an die Phase der Sichtung und Konsolidierung der Vorgänge (siehe Abschnitt 4) an. Sie umfasst folgende drei Schritte:
• Digitalisierung: 2008 wurden über 61 000 Einheiten (die über 180 000 Dokumente umfassten) digitalisiert, die sich wie folgt aufgliedern:
ARCDOC
Digitalisierte Neuzugänge 2008
RP PR/DE QP PV OD PT DE Pres. SG GESAMT
GV 14 0 0 10 13 0 0 0 37
EP0 70 11 55 206 86 6 0 391 825 EP1 566 383 11526 554 6 2 1 2309 15347 EP2 933 3574 11710 384 2 0 0 58 16661 EP3 1668 5521 798 560 81 0 2 83 Vinci: 9827
1114
EP4 2334 0 0 3220 451 0 0 1226 7231 EP5 0 0 0 0 98 0 0 8246 8344
16 NT\784631DE.doc
DE
EP6 0 0 0 0 0 0 0 3572 3572
Gesamt 5585 9489 24089 4934 737 8 3 15885 1114 61844
RP Berichte des Parlaments
PR/DE Entschließungsanträge und schriftliche Erklärungen QP Parlamentarische Anfragen
PV Protokolle (Tagungen und Ausschusssitzungen)
OD Dokumente leitender Organe (Präsidium, Konferenz der Präsidenten und Quästoren)
PT Petitionen
DE Ausführlicher Sitzungsbericht: Redebeiträge Pres. Dokumente der Kabinette der Präsidenten
SG Dokumente der Kabinette der Generalsekretäre
NB: Enrico Vinci war Generalsekretär während eines Teils der 2. Wahlperiode, während der 3. Wahlperiode und während eines Teils der 4. Wahlperiode. Seine Dokumente sind unter der 3. Wahlperiode erfasst.
Zur Digitalisierung der Dokumente auf Papierträger kommt noch der Mitschnitt der Ausschusssitzungen hinzu: 3 000 Stunden Mitschnitt wurden auf digitale Träger übertragen.
• Indexierung und Eingabe in die Datenbank ARCDOC: mehr als 6 000 Vorgänge wurden behandelt.
• Archivische Beschreibung: Diese Tätigkeit wird unter Punkt 5.1 (Dienst für die Benutzer/Wissenschaftler) behandelt.
5.2.1 Bearbeitung spezifischer Bestände:
- Bestände der Präsidenten: Seit September 2004 ist das CARDOC mit der archivischen Bearbeitung der Bestände der Präsidenten befasst. Es handelt sich um Dokumente aus den Amtszeiten der Präsidenten des Europäischen Parlaments ab 1979 (erstes direkt gewähltes Parlament). Im Laufe des Jahres 2008 wurden die Bestände von Nicole Fontaine, Pat Cox und Josep Borrell bearbeitet.
- Bestände der Generalsekretäre: Neben den Beständen der Präsidenten hat das CARDOC 2008 ein neues Projekt zum Erwerb und zur Bearbeitung der Bestände der ehemaligen Generalsekretäre in die Wege geleitet. Als Erstes wurden die Bestände von Enrico Vinci erworben. Ihre Bearbeitung dürfte im ersten Halbjahr 2009 abgeschlossen sein.
NT\784631DE.doc 17
DE
6. Beziehungen zu internationalen Gremien und Berufsverbänden und wissenschaftlichen Organisationen
Das CARDOC hat seine Beziehungen zu internationalen und interinstitutionellen Gremien im Bereich des Archivwesens weiter ausgebaut. Es hat insbesondere an der Sitzung der Vertreter der Archive der Außenministerien in Ljubljana teilgenommen.
Was die Beziehungen zu den universitären Organisationen angeht, so wurden die Kontakte zur Universität Luxemburg weiter gefestigt; Studenten, die Post-doc-Kurse in Geschichte des europäischen Integrationsprozesses besuchen, haben für ihre Forschungsarbeiten regelmäßig die Ressourcen des CARDOC genutzt.
Die Veröffentlichungen des CARDOC werden weiterhin über die parlamentarischen Kreise hinaus in einem ausgedehnten Hochschulnetzwerk verbreitet.
7. Gruppe für interinstitutionelle Zusammenarbeit
Das CARDOC hat im Oktober 2008 eine Sitzung der Gruppe veranstaltet. Da zu diesem Zeitpunkt die Verordnung Nr. 1049/2001 (über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission) gerade überarbeitet wurde, wurde in der Sitzung vor allem die Freigabe vertraulicher Dokumente nach Ablauf der Frist von 30 Jahren erörtert (siehe Abschnitt 1.4). Mit dem Sekretariat des Ausschusses für bürgerliche Freiheiten (dem federführenden Ausschuss) und dem Juristischen Dienst wurden informelle Änderungsanträge zu dem Kommissionsvorschlag erörtert. Im Rahmen des Meinungsaustausches wurde auch die Frage behandelt, ob es angebracht sei, alle für die Veröffentlichung von Dokumenten geltenden Beschränkungen aufzuheben, sobald ein zuvor festgelegter Zeitraum verstrichen ist.
Das CARDOC hat auch bekanntgegeben, dass vom EPSO auf Initiative des Parlaments ein neues Auswahlverfahren zur Erstellung einer Eignungsliste für Archivare durchgeführt werden soll.
Das CARDOC hat auch an den Sitzungen der Europäischen Archivgruppe teilgenommen.
Diese Gruppe, die aus Vertretern der Mitgliedstaaten und der EU-Organe besteht, wurde aufgrund einer Empfehlung des Rates vom November 2005 geschaffen, in der die Prioritäten für die Entwicklung eines organisierten und koordinierten Archivumfelds auf internationaler Ebene festgelegt wurden. Die Gruppe hat einen Zwischenbericht über die Umsetzung der vom Rat gesetzten Prioritäten vorgelegt.
18 NT\784631DE.doc
DE
Anlage
Beschreibung der wichtigsten Bestände und Sammlungen, die Bestandteil der temporären oder historischen Archive sind
Dokumente aufgrund parlamentarischer Tätigkeit
• Protokolle der Plenarsitzungen:
- vom Präsidenten unterzeichnete authentische Ausgabe (ab 1960) in allen Sprachen.
- vom Amtsblatt veröffentlichte Ausgabe (vollständige Sammlung ab 1952) nur in französischer Sprache.
• Aussprachen:
- vollständige Sammlung in allen Sprachen von 1952 bis 2000 (in Mikroform, auch auf digitalem Datenträger verfügbar).
- Teilsammlung mit handschriftlichen Korrekturen der Verfasser.
• Entschließungen / Entschließungsanträge:
- vollständige Sammlung ab 1952.
• Sitzungsprotokolle der parlamentarischen Ausschüsse (unvollständige Sammlung ab 1952) und Delegationen.
• Berichte der parlamentarischen Ausschüsse ab 1952 sowie vorbereitende Unterlagen:
- „Ad-hoc“-Versammlung (1952-1955).
- Gemeinsame Versammlung EGKS (1952 - 1958).
- Europäische Parlamentarische Versammlung und Europäisches Parlament vor der Direktwahl (1958-1979).
- Europäisches Parlament 1. Wahlperiode (1979-1984).
- Europäisches Parlament 2. Wahlperiode (1984-1989).
- Europäisches Parlament 3. Wahlperiode (1989-1994).
• Petitionen:
- vollständige Sammlung von 1955 bis 2001.
• Parlamentarische Anfragen (schriftliche und mündliche Anfragen und Anfragen für die Fragestunde): vollständige Sammlung.
• Schriftliche Erklärungen.
• Tonaufzeichnungen (unvollständige Sammlung) (12 230 Tonkassetten von Ausschuss-, Delegations- und AKP-Sitzungen).
NT\784631DE.doc 19
DE
Dokumente politischer Organe
Bestände der Präsidenten (nicht öffentlich zugänglich):
- Simone Veil, Präsidentin 1979-1982 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - Pieter Dankert, Präsident 1982-1984 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - Pierre Pflimlin, Präsident 1984-1987 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - Lord Plumb, Präsident 1987-1989 (Bestandsaufnahme abgeschlossen)
- Enrique Baron Crespo, Präsident 1989-1992 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - Egon Klepsch, Präsident 1992-1994 (Bestandsaufnahme abgeschlossen)
- Klaus Hänsch, Präsident 1994-1997 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - José Gil-Robles, Präsident 1997-1999 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - Nicole Fontaine, Präsidentin 1999-2002 (Bestandsaufnahme abgeschlossen) - Pat Cox, Präsident 2002-2004 (Bestandsaufnahme abgeschlossen)
- Josep Borrell Fontelles, Präsident 2004-2007 (Bestandsaufnahme abgeschlossen)
• Unterlagen der Präsidialorgane (Präsidium, Erweitertes Präsidium, Konferenz der Präsidenten, Quästoren) [Protokolle und Dokumente; vollständige Sammlung von 1952 bis 2003]; Ausschuss der Präsidenten (1952-1973).
Amtlicher Schriftverkehr
Vollständige chronologische Sammlung ab 1952.
Sammlung des Präsidenten (nur amtlicher Schriftverkehr), chronologisch seit 1981.
Spezielle Sammlungen
Sammlung der „gemeinsamen Sitzungen Parlamentarische Versammlung und Versammlung des Europarates“.
Ausschuss der vier Präsidenten (1952-1967).
Sammlung der Tagungen der AKP-Versammlung 1958-2000 (in den Amtssprachen, jedoch nicht vollständig).
Regierungskonferenzen.
Bestände der Generalsekretäre: Dokumentenbestände des Kabinetts von Enrico Vinci.
Sammlung Bruck: Dokumentation über die Geschäftsordnung des Europäischen Parlaments und das Beamtenstatut.
Fotos von MdEP und anderen Persönlichkeiten, die mit der Geschichte der europäischen Integration verbunden sind.
Postersammlungen.
Presseausschnitte.
Abkommen und Verträge seit 1952 (auf CD seit 2004).
Dokumente des Konvents über die Zukunft Europas (2002-2003).
