Die derzeit verfügbaren temporären Archive belaufen sich auf etwa 3 000 lfd. Meter und bestehen aus überwiegend legislativen Beständen, die zurzeit noch verarbeitet werden.
Die Anlage enthält eine nicht erschöpfende Liste dieser Archive. Sie werden in zwei aufeinander folgenden Schritten verarbeitet:
• Eingang: 2008 gingen im Rahmen des regulären Eingangs etwa 5 700 Vorgänge auf Papierträger (mündliche Anfragen, schriftliche Anfragen, Anfragen für die Fragestunde, Änderungsanträge im Original) und 54 lfd. Meter an Dokumenten des Referats Verteilung und des Amts für amtliche Veröffentlichungen der EU ein.
Neben den regelmäßigen Eingängen beim CARDOC wie etwa dem Eingang der parlamentarischen Anfragen oder der Beschlüsse des EP über die Entlastung zur Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union waren hauptsächlich folgende Eingänge zu verzeichnen:
Einreichende Dienststelle
Gegenstand des Eingangs Referat Vermittlungs- und
Mitentscheidungsverfahren 8 l/M* Vermittlungsakten (4. Wahlperiode) Ausschüsse
(insbesondere der Entwicklungsausschuss und der Kulturausschuss)
2 478
Kassetten Kassetten der Ausschusssitzungen
MdEP 4 l/M*
Zwei Sammlungen von Dokumenten ehemaliger Mitglieder
Nichtständiger Ausschuss zur Maul- und
Klauenseuche (FIAP) 4 l/M*
* l/M = lfd. Meter
• Sichtung und Konsolidierung: In diesem Arbeitsschritt werden die Vorgänge zum Zweck der Digitalisierung identifiziert und neu zusammengestellt, wobei die Dokumente, die weder verwaltungstechnisch noch historisch von Belang sind (Artikel 7 der Verordnung EG, Euratom Nr. 1700/2003) ausgesondert werden.
Rund 20 000 Vorgänge einschließlich der Dokumentenbestände der Präsidenten Fontaine, Cox und Borrell, des Generalsekretärs Enrico Vinci und des Rechtsausschusses usw. wurden bearbeitet und in die Datenbank ARCDOC eingegeben.
° ° °
Zusätzlich zur Durchführung des herkömmlichen Programms für den Erwerb von politischen und legislativen temporären Archiven wurden zwei Projekte zur Ausweitung der Quellen gestartet, die von historischem Interesse sein könnten.
• Regelungsrahmen für die Dokumente des Parlaments: Es gibt bisher noch keine Bestimmungen, die die Zuständigkeiten für die Verwaltung und endgültige
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Beseitigung der Dokumente des Parlaments regeln (abgesehen von der Bestimmung über die Aufbewahrung von Haushaltsdokumenten). Daher besteht noch Ungewissheit über die Zuständigkeiten für die Verwaltung der Dokumente, die Dauer der Aufbewahrung und die Frage, ob Dokumente schließlich vernichtet oder den historischen Archiven zugeführt werden sollen.
Das CARDOC hat daher ein Projekt zur Erstellung von „Managementübersichten“
gestartet, in denen festgelegt wird, welche Dienststellen für die Aufbewahrung und Verwaltung der Dokumente, die Dauer der Aufbewahrung und die endgültige Beseitigung (Vernichtung oder Überführung in die historischen Archive) und die Klärung der Frage, inwieweit sie verbreitet werden dürfen, zuständig sind.
Diese von den einzelnen Generaldirektionen erstellten „Managementübersichten“
werden anschließend harmonisiert mit dem Ziel, eine einzige Übersicht für das Parlament zu erstellen.
Als Erstes wurde Kontakt zu den Generaldirektionen IPOL, FINS, INLO und PERS aufgenommen.
• Privates Archivmaterial der ehemaligen Mitglieder: Durch Beschluss vom 10. Oktober 2007 hat das Präsidium festgelegt, dass dieses Archivmaterial direkt vom Parlament erworben werden kann, wobei die wichtigsten Bestände anschließend in das Historische Archiv der EU in Florenz verbracht oder von den nationalen Stiftungen, bei denen sie hinterlegt wurden, gegebenenfalls unter Gewährung von Zuschüssen des Parlaments (Verfahren der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen) bearbeitet werden.
Die erste Runde des direkten Erwerbs von Archivmaterial ehemaliger Mitglieder, an der der Verein der ehemaligen Mitglieder mitgewirkt hat, ist positiv verlaufen, obwohl nur zwei Dokumentenbestände erworben wurden, da die meisten Mitglieder des Vereins ihre Bestände bereits speziellen Sammlungen zugeführt hatten. Zum Ende der Wahlperiode wird eine weitere Runde für die Dokumentenbestände scheidender Mitglieder stattfinden.
Für das Haushaltsjahr 2008-2009 wurde eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für die Gewährung von Zuschüssen für von nationalen Stiftungen verwaltete Dokumentenbestände veröffentlicht; sechs Stiftungen wurden Zuschüsse gewährt. Die Aufforderung für das darauffolgende Haushaltsjahr (2009-2010) wurde im Oktober 2008 veröffentlicht
5. Historische Archive
5.1 Dienst für Benutzer/Wissenschaftler
Durch Beschluss des Präsidiums vom 16. Dezember 20023 wurde dem CARDOC die Aufgabe übertragen, Forschern und Einzelpersonen, die Themen im Zusammenhang mit
3 „Verstärkte Information und Transparenz: die Archive des Europäischen Parlaments“ (bereits zitiert).
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der Europäischen Union und ihrer Geschichte im Einzelnen untersuchen möchten, eine umfassende Dokumentation zur Verfügung zu stellen.
Um den Bürgern den Zugang zu den Dokumentationsressourcen des CARDOC so leicht wie möglich zu machen, gibt es mehrere Möglichkeiten, auf die Archivbestände des CARDOC zuzugreifen:
1. Dokumentarische Informationen auf der Intranet-Site und direkter Zugang zur Datenbank ARCDOC
1 574 Einzelnutzer der Datenbank ARCDOC und 2 216 Einzelbesucher der Intranet-Site.
2. Beantwortung von per E-Mail, Telefon usw. eingehenden „Fernnachfragen“ der Bürger nach Dokumenten/Informationen
Von dem Team zur Unterstützung der Wissenschaftler wurden 1 026 Nachfragen bearbeitet und über 3 380 Dokumente bereitgestellt.
3. Direkte Einsichtnahme in historische Dokumente in den Räumlichkeiten des CARDOC mit Unterstützung des Teams des „Front Office“
69 Studienbesuche (Dauer 1-15 Tage) wurden mit einer entsprechenden technischen und dokumentarischen Unterstützung betreut.
4. Praktikanten
Fünf bezahlte Praktikanten waren in folgenden Bereichen tätig:
¾ Studie über die Mandate als europäischer und nationaler Abgeordneter;
¾ Studie über Tibet;
¾ Ordnung der Dokumentenbestände des Generalsekretärs Enrico Vinci;
¾ Studie über weibliche MdEP nach der ersten Direktwahl 1979;
¾ Studie über die erste Direktwahl 1979 aus der Sicht der nationalen Presse.
5. Studien und Veröffentlichungen
Die zweite Ausgabe der CARDOC-Schriftenreihe, die Veröffentlichung „Das Europäische Parlament vor 50 Jahren“ anlässlich des 50jährigen Bestehens des Europäischen Parlaments (März 2008), war ein bemerkenswerter Erfolg (es wurden über 1 500 Exemplare verteilt, wobei allein während der offiziellen Feier am 12. März 2008 in Straßburg mehrere Hundert Exemplare verteilt wurden). Die dritte Ausgabe der CARDOC-Schriftenreihe, die in erster Linie für Hochschulkreise bestimmt war, wurde im September 2008 veröffentlicht.
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6. Bereitstellung der Dokumente und Dienste des CARDOC im Intranet
Diese Initiative wird in Abschnitt 3.2.2 dargestellt.
7. Historische Beschreibung der Sammlungen
Die Beschreibung soll Wissenschaftlern einen historischen Überblick über die dokumentarischen Reihen in der Datenbank ARCDOC liefern. Die Beschreibung der Berichte der Ausschüsse der Europäischen Parlamentarischen Versammlung/des Europäischen Parlaments (1958-1979) und der Ad-hoc-Versammlung (1953) ist ebenso abgeschlossen wie die Beschreibung der Dokumentenbestände von Simone Veil.
8. Veranstaltungen: Ausstellung von Plakaten über die erste Direktwahl des Europäischen Parlaments (1979).
Im Rahmen der Erleichterung des Zugangs für die Öffentlichkeit hat das CARDOC 2008 damit begonnen, Veranstaltungen, bei denen seine historischen Bestände herausgestellt werden, zu fördern. In diesem Zusammenhang fand während der Dezember-Tagung 2008 eine von Präsident Pöttering eröffnete Ausstellung französischer Plakate über die erste Direktwahl des Europäischen Parlaments statt.
5.2 Archivische Bearbeitung
Die Bearbeitung der historischen Archive schließt sich an die Phase der Sichtung und Konsolidierung der Vorgänge (siehe Abschnitt 4) an. Sie umfasst folgende drei Schritte:
• Digitalisierung: 2008 wurden über 61 000 Einheiten (die über 180 000 Dokumente umfassten) digitalisiert, die sich wie folgt aufgliedern:
ARCDOC
Digitalisierte Neuzugänge 2008
RP PR/DE QP PV OD PT DE Pres. SG GESAMT
GV 14 0 0 10 13 0 0 0 37
EP0 70 11 55 206 86 6 0 391 825 EP1 566 383 11526 554 6 2 1 2309 15347 EP2 933 3574 11710 384 2 0 0 58 16661 EP3 1668 5521 798 560 81 0 2 83 Vinci: 9827
1114
EP4 2334 0 0 3220 451 0 0 1226 7231 EP5 0 0 0 0 98 0 0 8246 8344
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EP6 0 0 0 0 0 0 0 3572 3572
Gesamt 5585 9489 24089 4934 737 8 3 15885 1114 61844
RP Berichte des Parlaments
PR/DE Entschließungsanträge und schriftliche Erklärungen QP Parlamentarische Anfragen
PV Protokolle (Tagungen und Ausschusssitzungen)
OD Dokumente leitender Organe (Präsidium, Konferenz der Präsidenten und Quästoren)
PT Petitionen
DE Ausführlicher Sitzungsbericht: Redebeiträge Pres. Dokumente der Kabinette der Präsidenten
SG Dokumente der Kabinette der Generalsekretäre
NB: Enrico Vinci war Generalsekretär während eines Teils der 2. Wahlperiode, während der 3. Wahlperiode und während eines Teils der 4. Wahlperiode. Seine Dokumente sind unter der 3. Wahlperiode erfasst.
Zur Digitalisierung der Dokumente auf Papierträger kommt noch der Mitschnitt der Ausschusssitzungen hinzu: 3 000 Stunden Mitschnitt wurden auf digitale Träger übertragen.
• Indexierung und Eingabe in die Datenbank ARCDOC: mehr als 6 000 Vorgänge wurden behandelt.
• Archivische Beschreibung: Diese Tätigkeit wird unter Punkt 5.1 (Dienst für die Benutzer/Wissenschaftler) behandelt.
5.2.1 Bearbeitung spezifischer Bestände:
- Bestände der Präsidenten: Seit September 2004 ist das CARDOC mit der archivischen Bearbeitung der Bestände der Präsidenten befasst. Es handelt sich um Dokumente aus den Amtszeiten der Präsidenten des Europäischen Parlaments ab 1979 (erstes direkt gewähltes Parlament). Im Laufe des Jahres 2008 wurden die Bestände von Nicole Fontaine, Pat Cox und Josep Borrell bearbeitet.
- Bestände der Generalsekretäre: Neben den Beständen der Präsidenten hat das CARDOC 2008 ein neues Projekt zum Erwerb und zur Bearbeitung der Bestände der ehemaligen Generalsekretäre in die Wege geleitet. Als Erstes wurden die Bestände von Enrico Vinci erworben. Ihre Bearbeitung dürfte im ersten Halbjahr 2009 abgeschlossen sein.
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6. Beziehungen zu internationalen Gremien und Berufsverbänden und