Strategische Planung und Software-Unterstützung mit »Stratplan«

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Strategische Planung und Software-Unterstützung mit »Stratplan«

Die Anforderungen an die Unternehmensfiihrung.!indern sich laufend. Die radikalenÄn- derungen der Umwelt erfordern entsprechende Anderungen in den Managementsyste- men. Zu wissen, wo sichdasUnternehmen heute befindet, welche Stärken und Schwächen es besitzt und welche Chancen und Risken es zu erwartenhat, isteine sehr wesentliche Er- kenntnis, die bei systematischer Durcharbeitung der Gesamtsituation des Unternehmens und seiner Umwelt gewonnen werdenkann. Ebenso wichtigistzu wissen,was dasUnter- nehmenzukünftigerwartenkann undwasvorsorglich zutun ist,um zukünftig erfolgreich zu sein.Fürdie positive Zukunftsbewältigung sind Managementinformationssysteme und andere Hilfsmittel erforderlich, die frühzeitig Signalefürdie notwendigen Anpassungen der Unternehmung an die immer komplexere Umwelt setzen.

Abb. 1: Unternehmung und U.rowelt

Das Managementinformations- und Steuerungssystem

»Stratplan«

In der Abb. 2 sind die wesentlichsten Baustei- ne eines Informations- und Steuerungssy- sterns für die Unternehmung dargestellt. In diesem System sind die Hauptelemente der strategischen Ebene die Unternehmens- grundkonzeption, die quantitativen und quali- tativen Analysen und Zielsetzungen, die stra- tegische Bilanz und Erfolgsrechnung und die darausjeweils notwendigen Steuerungsaktivi- täten. Die Elemente der operativen Ebene stellen die mittelfristige Planung und die kurz- fristige Budgetierung dar. Für die Umsetzung der sowohl strategischen als auch operativen Pläne sind die wichtigsten Steuerungsgrößen Maßnahmen und Projekte, durch welche die Veränderungen im Unternehmen hervorgeru- fen werden sollen. Der Vergleich der erreich- ten Ergebnisse mit den geplanten Werten wird in der operativen Abweichungsanalyse durch- geführt.

Invielen Fällen ist es notwendig, daß auf- grund der Abweichungen Steuerungsimpulse zur Optimierung der Zielerreichung gesetzt werden. Ein Informations- und Steuerungssy- stem fürdas Unternehmen muß neben den operatiyen Abweichungen auch die stategi- schen Veränderungen in der Unternehmens- umwelt umfassen und entsprechend verarbei- ten können. So werden Veränderungsinfor- mationen umgesetzt in kurzfristige Steue- rungsaktivitäten und langfristige Steuerungs- informationen, welche in die lang- und mittel- fristigen Pläne Eingang finden. Ein compute- runterstütztes Planungs- und Steuerungssy- der gesamten Planungs- und Steuerungsauf- gabe darstellt.

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- die wirtschaftliche Erzeugung der Pla- nungsdokumentation

Betrachtet man die Komplexität derfürdie Planung und Steuerung des Unternehmens zu verarbeitenden Informationen (Abb. 1), so wird einem deutlich vor Augen geführt, daß ohne ein entsprechendes Planungssystem und den dafür geeigneten Hilfsrnitteln eine ökono- mische Bewältigung dieser Aufgabe kaum möglich ist. Bedenkt man weiters, daß die Vielfalt dieser Informationen periodisch ak- tualisiert werden muß, so wird einem deut- lich, daß hierbei der Computer und ein dafür geeignetes integriertes Softwareprodukt eine wesentliche Erleichterung und Verbilligung

Betrachtet man die Haupteinsatzpunkte eines integrierten Planungs- und Steuerungspake- tes, so sind dies im wesentlichen

- die Erarbeitung von Vorschlägen aus den zugeführten Informationen

Manfred MAYRHUBER, lng. Mag. Dr., Jahrgang 1950, Höhere technische Bundeslehranstalt jUr Berufstätige, Studium der Be- triebswirtschaftslehre an der Universität Linz, Promotion 1984.

Seit1964berufstätig; vom Lehrling über Facharbeiter, Konstruk- teur, Leiter der EntwicklungundKonstruktion, Leiter der Abtei- lung Planung und Organisation, BereichsdirektorjUr Controlling und Planung. Gründer und Gesellschafter des InstitutsjUr strate- gische UnternehmensjUhrung (lnstrat) , lrihaber der Firma IMS- Training-Beratung-Software, Lehrbeauftragter an der Universi- tät LinzfUr strategisches Controlling, Berater zahlreicher öster- reichischerundausliindischer Mittel- und Großunternehmen in den Bereichen Untemehmensplanung, Controllingund Produkt- management. Trainer bei zahlreichen Managementseminaren über strategischeundoperative UntemehmensjUhrung und strategisches Produktmanagement.

- die Unterstützung des Planungssystems und der Planungsphilosophie

- die Vorbereitung von Planungssitzungen - die Aufbereitung und Auswertung von Da-

ten für das Planungsteam und die Entschei- dungsträger

- die einfache Erzeugung von Grafiken, Pro- filen usw.

- das Simulieren von Situationen

Für die sehr umfangreiche Aufgabe der Pla- nung und Steuerung des Unternehmens stellt der Computer ein unabdingbares Hilfsmittel dar.Invielen Fällen findet Standard-Software für die Auswertung und Aufbereitung von Da- ten sowie für die Umsetzung von Grafiken Anwendung. In den wenigsten Fällen bieten jedoch die angebotenen Software-Produkte ein integriertes und situativeinsetzbares Pla- nungssystem, welches den gesamten Pla- nungsprozeß begleitet und alle erforderlichen Informationssammlungs-, Aufbereitungs- und Auswertungsaktivitäten unterstützt.

Bei der PC-Software "Stratplan« handelt es sich nicht um ein Standardprodukt, welches für den partiellen Einsatz konzipiert wurde, sondern um ein voll integriertes Planungs- und Steuerungssystem, welches alle Phasen des strategischen Planungs- und Steuerungs- prozesses unterstützt und somit eine wertvolle Hilfe zur Rationalisierung und Vereinfachung der Unternehmensplanung und -steuerung darstellt.

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MANAGEMENT INFORMATIONS UND STEUERUNSSYSTEM "Stratplan"

Abb. 2: Bausteine eines Infonnations- und Steuerungssystems stern sollteimwesentlichen die in Abb. 2dar-

gestellten Module alxlecken. Wie man aus der Komplexität eines derartigen Systems ablei- ten kann, ist es meist nicht zweckmäßig, Insel- lösungen zu schaffen. Vielmehr ist es sinn- voll, ein Planungssystem einzusetzen, wel- ches den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und eine integril,:rte, jedoch indi- viduelle Lösung darstellt.

Der strategische als auch der operative Pla- nungsprozeß sind gekennzeichnet durch un- terschiedliche Informationssammlung, Autbereitungs- und Auswertungsphasen. Es sind Einzelarbeiten von MitgliedernimUn- ternehmen und auch außerhalb des Unterneh- mens notwendig.Imwesentlichen jedoch ist der gesamte Planungs- und Steuerungsprozeß ein teamorientierter Prozeß.

Eine Planungssoftware muß dieser Informa- tionssammlung und Verarbeitungsform Rech- nung tragen. Sie muß einerseits für die indivi- duelle personenbezogene Verarbeitung und Erarbeitung von Informationen und anderer- seits auch zum Einsatz in der Planungsgruppe und damitimPlanungsprozeß geeignet sein.

Diesem Umstand wurde bei Stratplan Rech- nung getragen, indem es nicht nur für die indi- viduelle Verarbeitung durch die Sekretärin oder durch einen Planungsablaufverantwort- lichen konzipiert wurde, sondern speziell

auchfür den direkten Ensatz bei der Gruppen- arbeit mittels Overhead-Projektion.

Die anwenderbezogene Ausrichtung der

Informationsverarbeitung

Unternehmensleiter, Planer und Controller setzen direkt oder indirekt über ihre Sekretä- rinnen die Hilfsmittel für die Informations- sammlung, Autbereitung und Auswertung ein. Ein Softwarepaket muß daher auf diese Zielgruppen zugeschnitten sein. Bei Stratplan wurde diesem Umstand Rechnung getragen.

Dem Benutzer wirdineiner durchgehenden Menüsteuerung ohne Verschlüsselung von In- formationen das gesamte Planungs- und Steu- erungssystem dargeboten, sodaß es innerhalb weniger Stunden möglich ist, vollumfiinglich die dafür vorgesehenen Aufgaben zu bewälti- gen. Um dies zu gewährleisten, ist eine ent- sprechende Mächtigkeit des Softwareproduk- tes, welche für den Benutzer nicht in Erschei- nung tritt, erforderlich. Diesem Umstand wird nicht nur bei der Informationseingabe, sondern bei der gesamten Infonnationsaus- wertung und auch bei der Zusanunenstellung der Planungs- und ControIlingdokumentation Rechnung getragen. Das System verfügt über ein durch alle Teile gehendes Hilfe-System,

welchesjedoch nach kurzer Einführung indas System meist nicht mehr erforderlich ist, aber bei Bedarf auf Knopfdruck die volle Informa- tion einer Dokumentation enthält. Durch die volle Integration des Systems ist es auch mög- lich,daßviele Kontrollfunktionen durch die Software übernommen werden können.

Die Prozeßorientierung von Planungssystemen

Um einen Planungsprozeß effizient zu gestal- ten, und dabei die Identifikation der Beteilig- ten mit den geplanten Werten zu erreichen, ist es erforderlich, daß die einzelnen Planungs- mitglieder sich erst nach ausführlicher Vorbe- reitung zu einer Planungssitzung begeben.

Hiezu ist es notwendig, daß die für den Pla- nungsablauf verantwortliche Person für alle imTeam zu behandelnden Fragen Vorberei- tungsunterlagen in Form von Erfassungsfor- mularen, welche bereits Wichtiges vom Un- wichtigen trennen, den Teammitgliedern vor- ab zur Verfügung stellt. Stratplan liefert nicht nur ein großes Angebot an zu behandelnden Kriterien und Fragen, sondern auch die dafür erforderliche Vorbereitungsunterstützung in Form von umfangreichen Fragen- und Krite- riendateienje Kapitel und den für die Informa- tionserarbeitung erforderlichen Formularty-

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pen, welche spezifisch auf die Einzelvorbe- reitung von Teammitgliedern ausgerichtet sind. Erfassungsformulare sind nicht nur für die qualitativen Informationen, sondern für sämtliche quantitativen Daten erforderlich und müssen neben der neutralen Erfassung auch die Informationen der vergangenen Pla- nung wie auch Istwerte beinhalten. Die Zu- sammenführung der vorbereiteten Einzelin- formationen der Teamrnitglieder wird durch den Moderator des Teams auf vom System ausgedruckten Verdichtungsformularen erfol- gen oder direkt in der Gruppenarbeit arn Pe.

Um nicht nur die Informationsvorbereitung entsprechend zu unterstützen, sondern auch jeder Einzelperson bei der persönlichen Erar- beitung der Informationen optimale Hilfestel- lung zu geben, ist es erforderlich, daß Infor- mationen neben dem Wort und den Werten mit geringstem Aufwand auch in Bildern darstell- bar sind (Beispiel in Abb. 3).

Der Planungsprozeß kann dadurch wesentlich effiZienter gestaltet werden, daß die dabei ver- wendeten Hilfsmittel der persönlichen Infor- mationsverarbeitung entsprechen.

Integration der Software

Es ist unbedingt erforderlich, daß strategische und operative Planungs- und Steuerungsinfor- mationen direkt zusammenhängen. Weiters

ist erforderlich, daß sämtliche Aktivitäten dem jeweiligen Ziel, jedoch auch den Stellen und Personen, die für diese Aktivitäten ver- antwortlich sind, zugeordnet werden können.

Viele der quantitativen strategischen Daten müssen auf di.e operative Ebene übergeführt werden, z.B. ergeben sich aus der Marktan- teilsentwicklung die entsprechenden internen Umsatzentwicklungen in Abhängigkeit von der Entwicklung des Marktvolumens. So muß z.B. die langfristige Zielsetzung des Umsat- zes in eine Jahreszielsetzung und diese wie- derum unter Berücksichtigung der saisonel- len Schwankungen aufMonatszielwerte abge- leitet werden. Selbstverständlich müssen dann die jeweils erreichten Istwerte mit den geplanten Werten verglichen werden.

Ein Vergleich könnte hier mit den budgetier- ten Werten, zum VOijahr, weiters der Ver- gleich des voraussichtlich geplanten Jahreser- gebnisses mit dem voraussichtlich erreichten Jahresergebnis usw. sein. Bei voller Integra- tion ergibt sich aber dadurch auch die Mög- lichkeit, die Ergebnisse eines Marktes, einer bestimmten Marktleistung, eines bestimmten Bereiches des Gesamtunternehmens oder ei- ner Unternehmensgruppe usw. auf Knopf- druck zu verdichten, die Abweichungen fest- zustellen und damit aber auch eine Summen- vorausschau für die jeweiligen Einheiten auf

Abb. 3: Grafikbeispiel Knopfdruck zu erzeugen. Bei Stratplan ist es auch möglich, alle ausgewerteten Daten in Matrixform darzustellen oder in Grafik zu er- zeugen. Durch die hier nur an einem ganz kleinen Beispiel aufgezeigten Möglichkeiten von Stratplan wird diesesProdukt zum opti- malen Werkzeug für Controller, Planer, Pro- duktmanager und Marketingverantwortliche.

Die Sicherheit der Informationen

Strategische und operative Informationen ei- nes Unternehmens sind in der Regel streng- stens vertraulich zu handhaben. Diese Hand- habung ist bei herkömmlichen Systemen nur sehr schwierig durchzuführen, verfügen sie doch meist nicht über entsprechende Schutz- einrichungen, die einen mißbräuchlichen Zu- griff von unbefugten Personen verhindern könnten. Stratplan ist nicht nur spezifisch für den Planungsprozeß und die Verarbeitung der in diesem Prozeß anliillenden Informationen konzipiert, sondern auch für den hohen An- spruch an Sicherheit, den derartige Daten stellen. Ein ausgefeilter Hardware- und Soft- wareschutz stellt sicher, daß das Gesamtsy- stern nur von den dafür berechtigten Personen benutzt werden kann. Ein unbefugter Zugriff ist damit weitgehendst ausgeschlossen.

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Der Inhalt von Stratplan

Die Hauptmodule von Stratplan decken durch die Vielfalt der Gestaltungsmöglichkeiten ei- nen Großteil der Bedürfnisse, die im Zusam- menhang mit der Unternehmungsplanung ste- hen, ab (Abb. 4).

Das Planungs- und Steuerungssystem ist so konzipiert, daß jedes Unternehmen sein Sy- stem entsprechend dem Stand und den Anfor-

Modul A Unternehmens- grundkonzeptton

Modul 0 Ergebnisrechnung

Modul E Produktentwicklungs- management

Abb. 4:Hauptmodule vonStratplan

Servicemodul Dienstprogramme für das Installieren und die Pflege

Schnittstelle zu Zentralrechner

MaBnahmen- Planung und Steuerung

derungen kompatibel nach oben hin ent- wickeln kann, ohne dabei Gefahr zu laufen, daß isoliert stehende Daten erzeugt werden.

Die Einführung von Planungssystemen im Unternehmen

Es ist nicht nur wichtig, ein System kennenge- lernt zu haben und davon überzeugt zu sein,

daß esdasrichtige ist, es ist viel wichtiger zu wissen, wie man ein System in ein Unterneh- men implementiert und erreicht, daß die Viel- zahl jener Personen, die mit diesem System arbeiten müssen, es als ihr Werkzeug anse- hen. Für die Einführung von Stratplan wurde hiefür ein lo-Stufenkonzept entwickelt, wel- ches sicherstellt, daßdasUnternehmen sein eigenes Planungs- und Steuerungssystem für die Sicherung der Zukunft kennen, einsetzen, nutzen und schätzen lernt.

Die Vorteile von Stratplan

Das Managementinformations- und Steue- rungssystem Stratplan bietet dem Benutzer im wesentlichen folgende Vorteile:

- Stratplan ist ein integriertes Planungs- und Steuerungssystem in Form einer Software - es läßt sich auf die jeweilige Unterneh-

menssituation abstimmen.

- es unterstützt optimal den Planungsprozeß - unbefugter Zugriff zu den Daten ist wei-

testgehend ausgeschlossen

- EDV-Kenntnisse sind nicht erforderlich - es ist ein prozeßorientiertes System -usw.

Planungssysteme und dafür vorgesehene Hilfsmittel erleichtern nicht nur die Planung und Steuerung des zukünftigen Unterneh- menserfolges, sondern machen in vielen Fäl- len eine ökonomische Planung und Steuerung erst möglich.

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