DocShare
Die Cloud-Lösung des Universitätsklinikums Magdeburg.
Bei DocShare handelt es sich um die hausinterne Cloud-Lösung des Universitätsklini- kums Magdeburg zur flexiblen Dokumentenverwaltung. Freigaben für Dokumente in- nerhalb der Cloud können flexibel und transparent durch die Mitarbeiter selbstver- waltet werden. Dabei haben Mitarbeiter des Klinikums ein Standardkontingent von fünf Gigabyte. Die Cloud besteht aus zwei Mandanten mit verschiedenen Aufgaben.
Ein Mandant bildet eine Private Cloud, die ausschließlich für den internen Datenver- kehr sensibler Dokumente vorgesehen ist. Die Veröffentlichung von Dokumenten in diesem Mandaten ist explizit unterbunden. Die Private Cloud ist unter folgendem Link erreichbar: https://docshare-intern.imed.uni-magdeburg.de.
Der zweite Mandant stellt eine Public Cloud dar, die zum flexiblen Datenaustausch innerhalb des Klinikums sowie Externen geeignet ist. Hier können unter Anderem Links erstellt werden, um Externen ohne Cloud-Zugang einen Zugriff zu ermöglichen.
Erreichbar ist die Public Cloud unter: https://docshare-extern.med.ovgu.de.
Auf die Cloud kann über zwei Wege zugegriffen werden. Zum einen steht ein komfor- tables Web-Portal zur Verfügung. Des Weiteren gibt es einen Desktop-Client zur ein- fachen Integration der Cloud in das lokale Dateisystem des eigenen Arbeitsplatzes.
Web-Portal
Das ausgereifte Web-Portal bietet die Möglichkeit zur interaktiven Durchforstung so- wie Bearbeitung der eigenen Cloud. Dazu stehen integrierte Werkzeuge zur Betrach- tung von Multimedia-Objekten bereit, wie ein Texteditor, ein Bildbetrachter, ein Video- Player und ein PDF-Viewer. Weiterhin können über das Web-Portal detaillierte Datei- Informationen sowie Aktivitätsverläufe eingesehen und Dateifreigaben getätigt wer- den.
1. Anmeldung
Der Anmelde-Dialog verlangt die Eingabe der Windows-Anmeldedaten. Nachdem diese eingegeben wurden kann mit der <Eingabetaste> oder mit einem Klick auf <Anmel- den> Ihre Cloud betreten werden. Zudem gibt es hier die Möglichkeit erfolgreiche Anmeldungen offen zu halten, indem Sie das Kontrollkästchen <Angemeldet bleiben>
anklicken bevor Sie sich einloggen.
2. Datei-Browser
Der Datei-Browser ist das wichtigste Werkzeug Ihrer Cloud. Mit ihm werden die in der Cloud befindlichen Dateien verwaltet. Man erreicht diese Ansicht stets über das An- klicken des Ordner-Symbols im oberen Funktionsbalken (rot markiert) oder über einen Klick auf das Klinikumslogo in der obersten linken Ecke. Über das Lupen-Symbol in der oberen rechten Ecke können Dateien in der Cloud gesucht werden. Das Kontakte- Symbol bietet die Möglichkeit zur Suche einzelner Mitarbeiter des Klinikums um die- sen ggf. eine E-Mail zuzusenden. Über das persönliche Avatar-Symbol in der äußersten rechten oberen Ecke können die persönlichen Einstellungen des Profils geöffnet, die Hilfe aufgerufen oder sich abgemeldet werden.
Die linke Spalte bietet verschiedene Ansichts-Filter für den Datei-Browser. Standard- mäßig ist er auf <Alle Dateien> gestellt. Es können jedoch bei Bedarf beispielsweise nur von bzw. mit einem selbst geteilte Dateien angezeigt werden. Über den Punkt
<Gelöschte Dateien> (rot markiert) in der linken unteren Ecke gelangen Sie in Ihren Papierkorb, der für 30 Tage gelöschte Objekte aus Ihrer Cloud aufbewahrt. Darunter wird das bereits verwendete Speicherkontingent angezeigt.
Die Hauptspalte beinhaltet die eigentlichen Dateien. Diese sind tabellarisch organi- siert. Es können Dateiname, Dateigröße und das jeweilige Datum der letzten Ände- rung an der Datei abgelesen werden. Zudem gibt es zwei Funktions-Symbole hinter jedem Dateinamen, das Teilen-Symbol und das Aktions-Symbol. Über die Auswahl- kästchen links neben dem Dateinamen können Dateien können einzeln oder der Inhalt eines gesamten Ordners über das oberste Auswahlkästchen komplett selektiert wer- den. Daraufhin erscheinen über der Dateiauflistung die Aktionen <Verschieben oder
kopieren>, <Herunterladen> oder <Löschen>. Diese Aktionen werden auf alle selek- tierten Dateien angewendet.
Das Aktionen-Symbol (rot markiert) bietet verschiedene mögliche Aktionen für ein- zelne Dateien an. Im Speziellen sind dies nähere Details über die Datei anzeigen, die Datei umbenennen, die Datei verschieben bzw. kopieren, die Datei löschen oder das Herunterladen der Datei auf ein lokales System.
Freigaben einrichten
Das Teilen-Symbol ermöglicht das Freigeben von Dateien und Ordnern für andere Per- sonen. Bei der Freigabe ganzer Ordner werden alle sich innerhalb dieses Ordners be- findlichen Ordner ebenfalls freigegeben. Für die Freigabe gibt es zwei Möglichkeiten.
Zum einen können andere Teilnehmer des Klinikums direkt ausgewählt werden. Au- ßerdem können Links zu den freizugebenden Inhalten erstellt und beispielsweise per
E-Mail verteilt werden. Die Empfänger müssen dazu keine Nutzer der Cloud des Klini- kums sein.
Direkte Freigabe
Für eine direkte Freigabe an andere Mitarbeiter in der Cloud muss der Name der ent- sprechenden Person im erscheinenden Suchfeld (es erscheint der Freigabe-Assistent als zusätzliche rechte Spalte) angegeben werden und – sofern vorhanden – ausgewählt werden. Es können auch mehrere Personen ausgewählt und somit Dateien bzw. Ord- ner für diese Freigegeben werden.
Ist die Person ausgewählt können feinere Berechtigungen eingestellt werden. Man kann angeben, ob andere die freigegebene Datei bearbeiten, neue Dateien innerhalb eines freigegebenen Ordners erstellen oder Dateien bzw. Ordner sogar löschen dür- fen. Außerdem kann ein explizites Ablaufdatum für die Freigabe gesetzt werden, um so eine zeitliche Beschränkung umzusetzen. Schließlich kann die Freigabe für diese Datei auch aufgehoben werden, sodass die entsprechenden Objekte wieder aus der Cloud der zuvor freigegebenen Person entfernt werden.
Weitere hilfreiche Werkzeuge bei Dateifreigaben ist die Möglichkeit über den Freigabe- Assistenten (in der rechten Spalte) Kommentare über die Freigabe für andere Nutzer zu hinterlassen oder sich den Aktivitätsverlauf zu der Freigabe anzeigen zu lassen.
Hier ist genau aufgeschlüsselt, welche Aktionen an der Datei wann und durch wen vorgenommen wurden. Dies ist unter Umständen nützlich um die Zugriffe auf ein- zelne freigegebene Objekte zu untersuchen.
Freigabe über einen Link
Um einen Link zur Freigabe zu erzeugen muss unterhalb des Suchfelds zur Freigabe das Kästchen <Link teilen> aktiviert werden. Daraufhin erscheint ein Eingabefeld zur Eingabe eines sicheren Kennworts. Als sicher gelten nicht-triviale Kennwörter, die als geläufige Kennwörter in sogenannten Wörterbüchern von Angreifern geführt werden.
Das Kennwort sollte also hinreichend komplex sein (beispielsweise durch enthalten
von Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen sowie Vermeidung von einschlägigen Begriffen wie „Test“, „Passwort“ und dergleichen).
Sobald das Kennwort vergeben wurde, wird ein Link zu dem freigegebenen Objekt erzeugt. Durch Klicken des Klemmbrett-Symbols rechts neben dem Link kann es in die Zwischenablage kopiert werden. Der Link kann dann per E-Mail oder anderweitig versendet werden. Der Empfänger muss hierfür natürlich das Kennwort kennen, dass idealerweise nicht gemeinsam mit dem Link versendet wird. Es können weitere Opti- onen für die Freigabe festgelegt werden. Soll das Dokument schreibgeschützt, also nicht veränderbar, sein oder soll es dem Empfänger möglich sein die Datei zu bear- beiten und wieder hochzuladen. Oder soll, für den Fall, dass ein Ordner freigegeben wurde, der Link für den Empfänger dazu dienen, Dateien in die eigene Cloud hochla- den zu können. Ein Ablaufdatum wird hierbei standardmäßig gesetzt und beträgt ma- ximal 30 Tage ab Erstellung des Links.
3. Aktivität
Diese Ansicht bietet die Möglichkeit den Verlauf aller in der Cloud angewandten Akti- vitäten genau aufzuschlüsseln. Von der Erstellung von Dateien, deren Änderung oder Löschung über Freigaben bis hin zu allgemeinen Änderungen am Profil können hier alle Aktionen genau nachvollzogen werden. Dies ist unter Umständen wichtig um un- bemerkte Änderungen an freigegebenen Dateien durch andere nachzuvollziehen.
