Grundlagen der E-Zustellung
18.11.2013
Grundlagen der e-Zustellung 2 |
Elektronische Zustellung Portal
Ziel: durchgängige Prozesse
zB. HELP.gv.at,
USP.gv.at, Wien.gv.at etc.
zB. ELAK, Register ( ZMR, GWR, Vollmachtsregister, Adressregister), Finanz Online, sonstige Fach-
anwendungen etc. www.bka.gv.at/zustelldienste
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Fachanwendung / Backoffice
Grundlagen der e-Zustellung 3 |
Die elektronische Zustellung Rechtsgrundlagen:
Zustellgesetz
insb. 3. Abschnitt über zulässige Zustellarten, Zulassung der elektr. Zustelldienste,
Verständigungsfristen, Eintritt der Zustellwirkung etc.
Zustellformularverordnung
Inhalt der Verständigungsformulare
Zustelldiensteverordnung
Zulassungsvoraussetzungen d. elektr. Zustelldienste
Grundlagen der e-Zustellung 4 |
Die elektronische Zustellung
Anwendungsbereich gemäß § 28 ZustG
Übermittlung von Dokumenten in Vollziehung der Gesetze (vgl. § 1 ZustG)
d.h. keine Privatwirtschaftsverwaltung
Möglichkeit für den Verfahrensgesetzgeber
abweichende Regelungen zu treffen (vgl. § 99 BAO)
Die Behörde als Versender
Versandentscheidungen:
1. hoheitlich oder privat
2. nachweislich (ev. auch eigenhändig) oder nicht-nachweislich
3. Papier oder Elektronik
System der elektronischen Zustellung
geht davon aus, dass es mehrere Zustelldienste gibt
werden von Privaten betrieben
darf auch für private Zusendung genutzt werden
Registrierung als potentieller Empfänger (freiwillig, kostenfrei) bei einem Zustelldienst ist jedoch
ausreichend, um alle behördlichen Dokumente zu erhalten
wie in der realen Welt hat man nur ein „Briefkastl“ für alles
Grundlagen der e-Zustellung 6 |
Elektronisch zustellen
• Nachweisliche Zustellungen („RSa“- und „RSb-Brief“):
a. elektronischer Zustelldienst (nur mit Bürgerkarte bzw. automatisiert ausgelöster Signatur aufgrund besonderer Vereinbarung)
b. unmittelbare elektronische Ausfolgung (sofern Zugang mit Bürgerkarte)
• Einfache Zustellungen:
a. elektronischer Zustelldienst (Zugang wie oben)
b. unmittelbare elektronische Ausfolgung (wenn Zugang ohne Bürgerkarte) c. elektronisches Kommunikationssystem der Behörde
nur nach negativer Abfrage des Zustellkopfes zulässig (ab 1.1.2009)
d. elektronische Zustelladresse (sofern Adresse im Verfahren angegeben wurde) z.B. E-Mail
Elektronisch zustellen (ZustG-Nov. 2007)
Nachweisliche Zustellung
Einfache Zustellung
Zugang mit Bürgerkarte
zwingend
Besonderheit
Elektronischer Zustelldienst
(§§ 35 und 36 ZustG)
Ja Ja Ja
Unmittelbare elektronische Ausfolgung (§ 37a ZustG)
Ja - sofern Zugang mit Bürgerkarte
Ja
Nein (Ja – sofern eigenhändige
Zustellung.)
nur im Rahmen einer einzigen Session zulässig (§ 37a ZustG)
Elektronisches
Kommunikationssyste m der Behörde
(§ 37 Abs. 1 ZustG)
Nein Ja Nein
nur nach vorheriger negativer Abfrage des Zustellkopfes zulässig (§ 37 Abs. 2 ZustG)
(ab 1.1.2009)
Elektronische Zustelladresse (§ 37 Abs. 1 ZustG)
Nein Ja Nein
Nur wenn diese vom Empfänger der Behörde für die
Zustellung in einem anhängigen oder gleichzeitig anhängig gemachten Verfahren
angegeben wird (§ 2 Z 6 ZustG)
Arten der elektronischen Zustellung
d) Zustellung an eine elektronische Zustelladresse
- normales E-Mail oder Fax
- muss von der Empfängerin bzw. vom Empfänger der Behörde für die Zustellung in einem anhängigen Verfahren bekanntgeben werden (§ 2 Z 5 ZustG)
- Zweifel über Einlangen Tatsache und Zeitpunkt durch Behörde festzustellen (§ 37 Abs. 1 ZustG)
- keine nachweisliche Zustellung möglich
Grundlagen der e-Zustellung 10 |
Arten der elektronischen Zustellung
c) Elektronisches Kommunikationssystem der Behörde
- „behördeneigene Zustellapplikation“ (vgl. § 37 ZustG) - z.B. Systeme wie die Databox in FinanzOnline
- Zustellfiktion: Dritter Werktag nach erstmaliger Bereithaltung!
- primär muss jedoch Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst versucht werden (§ 37 Abs. 2 ZustG)
- keine nachweisliche Zustellung möglich
Arten der elektronischen Zustellung
b) Unmittelbare elektronische Ausfolgung
- Zustellung innerhalb derselben „Session“ wie Anmeldung (vgl.
§ 37a ZustG) – zeitlich enger Zusammenhang gefordert - umfasst sind etwa Registerabfragen
- bei Antragstellung Nachweis der Identität und Authentizität der Empfängerin bzw. des Empfängers notwendig (etwa PW)
- nachweisliche Zustellung möglich, wenn Einstieg mit
Bürgerkarte erfolgt ist (nachweislich = Qualität RSa oder RSb)
Grundlagen der e-Zustellung 12 |
Arten der elektronischen Zustellung
a) Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
- vom Bundeskanzler zugelassen und beaufsichtigt (ZustDV) www.bka.gv.at/zustelldienste
- Anmeldung der Benutzerin bzw. des Benutzer nur mit Bürgerkarte
- nachweisliche Zustellung möglich
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
A) Behördensicht
Zustell- dienst A
Zustell- dienst B
Zustell- dienst C Zustellkopf
1
1. Voraussetzung: Anmeldung der Empfängerin bzw. des Empfängers bei einem Zustelldienst
3
3. Übermittlung des zuzustellenden Dokuments an den entsprechenden Zustelldienst
2
2. Abfrage der Behörde beim sogenannten Zustellkopf / Rückantwort des Zustellkopfes
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Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
- Name bzw. Bezeichnung der Empfängerin bzw. des Empfängers - bei natürlichen Personen das Geburtsdatum
- die zur eindeutigen Identifikation des Empfängers im Bereich
„Zustellwesen“ erforderlichen Daten
a) bei natürlichen Personen das bereichsspezifische Personenkennzeichen (§ 9 E-GovG)
b) sonst die Stammzahl (§ 6 E-GovG) - E-Mail Adresse (mehrere Adressen möglich) - inländische Abgabestelle (Postadresse)
Zustellkopfabfrage vor jeder Zustellung (§ 34 Abs. 2 ZustG)
Die Suchkriterien können beliebig kombiniert werden
Behörde sucht mit den Daten, die ihr zur Verfügung stehen
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
Rückantwort vom Zustellkopf
- nicht angemeldet - vorübergehend
abgemeldet
nicht erreichbar
erreichbar
- Adresse des Zustelldienstes - akzeptierte Dateiformate des Empfängers
- allfällige Verschlüsselungsdaten Falls mehrere ZD in Betracht
kommen:
- Vorzug für ZD mit
Verschlüsselungsdaten; sonst freie Wahl der Behörde
Grundlagen der e-Zustellung 16 |
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
1. Vorteile für Behörden
kann elektronisch mit Zustellnachweis (RSa oder RSb) zugestellt werden
kann elektronisch ohne Zustellnachweis (Brief) zugestellt werden
Zustellwirkung tritt auch ohne Abholung des Zustellstücks durch den Empfänger ein
Zeitpunkt der Zustellwirkung wird für Behörde immer dokumentiert (elektronischer Rückschein); etwa der Zeitpunkt der Abholung durch den Empfänger (mit seiner elektronischen Signatur)
Zustellnachweis wird vom Zustelldienst an versendende Behörde elektronisch rückübermittelt
Behörde kann diesen Rückschein automatisiert verarbeiten bzw. Akt zuordnen.
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
2. Vorteile für Behörden
Entgelt für behördlichen Zustellungen (zu bezahlen von der zustellenden Behörde):
- Hälfte des gültigen Standardbriefportos + USt = 0,372 Euro
- eventuell postalische Verständigung = 0,744 Euro - max. 1,116 Euro für „RSa“ oder „RSb“
konventionell: ca. 4,75 Euro (RSa) bzw. ca. 2,65 Euro (RSb) und zusätzlich Manipulationsaufwand (ausdrucken, kuvertieren, etc.)
Grundlagen der e-Zustellung 18 |
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
Technische Voraussetzungen für Behörde
http://www.egiz.gv.at/de/schwerpunkte/1-edelivery#sub-sender
• Beauftragung eines Dienstleisters oder
• Eigenimplementierung
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
Technische Voraussetzungen bei Eigenimplementierung
Schritt 1: Zertifikat
– Zertifikat mit Verwaltungs- oder Dienstleistereigenschaft (kostenpflichtig) erforderlich – dient für die Authentifizierung als Versender gegenüber dem Zustellkopf als auch
gegenüber den Zustelldiensten
Schritt 2: Registrierung am Zustellkopf als Versender
– https://zkopf.zustellung.gv.at
– ausschließlich mittels Handy-Signatur oder Bürgerkarte möglich – nur juristische Personen
(daher auch eine elektronische Vollmacht notwendig;
allfällige vorherige Eintragung der Behörde ins Ergänzungsregister für sonstige Betroffene) – Rechnungsadresse
– Leitfaden Registrierung Zustellkopf:
http://www.egiz.gv.at/files/images/schwerpunkte/
zustellung/Leitfaden-Registrierung-Zustellkopf.pdf
Grundlagen der e-Zustellung 20 |
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
Technische Voraussetzungen bei Eigenimplementierung
Schritt 3: Integration der Zustellsoftware in eigene Anwendungen
Möglichkeit 1 - MOA-ZS
– Open-Source Middleware, die sämtliche Kommunikation mit der
Zustellinfrastruktur übernimmt, d.h. Zustellkopfabfrage, Übermittlung des Zustellstücks an Zustelldienste sowie den Empfang und die Verarbeitung von Zustellnachweisen.
Möglichkeit 2 - openZUSE
– Java API
– Im Gegensatz zu MOA-ZS ist openZUSE keine Einheit ("black box"), sondern ermöglicht es Anwendungen einzelne Funktionen der Zustellung gezielt über die Java API in die eigene Anwendung zu integrieren.
Möglichkeit 3 - Eigene Umsetzung
– Spezifikation auf www.ref.gv.at verfügbar:
– ZUSEMSG, ZUSEMOD, ZUSEKOPF, ZUSEPRIV
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
B) Bürgersicht
2
2. E-Mail Verständigung wird geschickt 1
1. Zustellstück trifft beim Zustelldienst ein
3
3. Login mit Bürgerkarte (bzw. automatisiert ausgelöster Signatur) Übernahmebestätigung wird signiert
4
4. Dokument ansehen, speichern oder weiterleiten
Grundlagen der e-Zustellung 22 |
Verständigungen durch den Zustelldienst
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
2
2. elektronische Verständigung (wenn nicht innerhalb von 48 Std. abgeholt) 3
3. postalische Verständigung (wenn nicht innerhalb der nächsten 24 Std. abgeholt und der Empfänger eine Abgabstelle bekannt gegeben hat)
1
1. elektronische Verständigung (unverzüglich und an alle elektr. Verständigungsadressen)
Zustellverständigung
Grundlagen der e-Zustellung 24 |
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst
Eintritt der Zustellwirkung
Dokument gilt spätestens mit seiner Abholung als zugestellt (§ 35 Abs. 5 ZustG)
ansonsten am ersten Werktag nach der Versendung der 2. elektr.
Verständigung (§ 35 Abs. 6 ZustG)
ansonsten am dritten Werktag nach der Versendung der (3.) postalischen Verständigung, sofern eine Abgabestelle bekannt gegeben wurde (§ 35 Abs. 7 ZustG)
– Verzögerung durch Abwesenheit von der Abgabestelle bis zur der Rückkehr folgenden Tag möglich
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Vorteile für Bürgerinnen und Bürger
- Kostenlose Anmeldung und kostenlose Benutzung - keine elektronische Postkastenflut
- einfache Bedienung (WAI-Standards rechtliche Vorgabe) - Abwesenheit einstellbar
- Abholung von Dokumenten 24 Std/Tag, 7 Tage/Woche
- keine Wege mehr zur Post aufgrund Abwesenheit beim Zustellversuch - elektronische Stellvertretung möglich (Postvollmacht für die elektronische
Zustellung;
https://vollmachten.stammzahlenregister.gv.at/)
Aktive Handy-Signaturen
Grundlagen der e-Zustellung 26 |
Ca. 10.000 -15.000 Handy-Signatur Aktivierungen pro Monat
Insgesamt über 340.000 Handy-Signaturen (01.05.2014)
Über 77.000 Bürgerkarten (01.05.2014)
Die 4 Zustelldienste
Stand 8.11.2013
Die 4 Zustelldienste
Grundlagen der e-Zustellung 28 |
Duale Zustellung
verbindet konventionelle Zustellung mit elektronischer Zustellung
– Intention: elektronisch zustellen
– Wenn elektronische Zustellung nicht möglich: Überführung in konventionelle Zustellung (Druck, Kuvertierung, …)
Technisches/organisatorisches Ziel:
Integration EINER Schnittstelle
Zustellprozess neu:
Duale Zustellung
Zustelldienst 3 Zustelldienst 2 Zustelldienst 1
?
?
?
x
x
3
Zustelldienst 4 Zustellkopf x
MOA-ZS
Fachapplikation
?
1 û
2
eine Schnittstelle aus Sicht Applikation
ein Protokoll für alle Zustellungen
Fire-And-Forget-Lösung
Grundlagen der e-Zustellung 30 |
BBG-Ausschreibung zur dualen Zustellung
Federführend BKA, BMI und Wien
Gegenstand: Die Weiche
Einbindung aller möglichen Kanäle
Preise für elektronische und Papierzustellung
Derzeit noch laufendes Verfahren
Ergebnis wird Rahmenvertrag sein, der von den
Behörden abgerufen werden kann
Duale Zustellung
Grundlagen der e-Zustellung 32 |
Zusammenfassung
Durchgängige (elektronische) Prozesse = Vermeidung von Medienbrüchen
Einsparungspotentiale
Elektronische Zustellung:
– 24 Stunden x 7 Wochentage
– Reduktion von Zustellzeit & -weg
Duale Zustellung
– Gesamtheitliches Konzept (Papier & E-Zustellung) – Zustellnachweis elektronisch integrierbar
Danke
für Ihre Aufmerksamkeit!
Dr. Bernhard Karning Bundeskanzleramt Abteilung I/11
Ballhausplatz 1 1014 Wien i11@bka.gv.at www.bka.gv.at
