BPO Entgeltabrechnung spart Kosten und
reduziert Fehler
Kunde:
VEDA Software:
Privatbrauerei Gaff el VEDA HR Entgelt | ASP
Mitarbeiter erhalten mehr Eigenverantwortung
Release-Wechsel und Änderungen in Gesetzen und Regularien der Sozialversicherungen setzen Unternehmen unter Druck, immer mit aktueller Personalverwaltungs-Software zu arbeiten.
Das bedeutet nicht nur eine große Verantwortung, sondern erfordert zudem Personal und verursacht Kosten. Eine Privat- brauerei aus Köln hat sich deswegen dazu entschieden, die Ent- geltabrechnung an einen HR-Software-Spezialisten
auszulagern. Das Unternehmen kann sich so wieder aufs Kern- geschäft konzentrieren.
Zeitgemässer Prozessablauf im HR Bereich
Die Privatbrauerei Gaffel Becker und Co. OHG ist ein Familien- unternehmen mit einer langen Tradition. 1908 wurde das erste Gaffel gezapft, und in den 20er Jahren des vergangenen Jahr- hunderts war Gaffel die größte Hausbrauerei für obergäriges Bier in Köln. Das mittelständige Unternehmen mit rund 110 Mitarbei- tern wird heute in fünfter Generation ge-
führt. Dabei ist es dem Unternehmen stets gelungen am Puls der Zeit zu bleiben.
Auch die Prozesse und Workflows im HR- Bereich rund um die Themen Zeitma- nagement und Entgeltabrechnung sollen zeitgemäß ablaufen. Bereits seit Mitte der 90er Jahre nutzt das Unternehmen die Zeitwirtschaftssoftware von VEDA, später auch die Lösung VEDA HR Entgelt. Die Lö- sung wurde zunächst auf einem eigenen System im Hause Gaffel mit rein textba- sierter Oberfläche betrieben.
Da für den Betrieb der Software ein seitens IBM unterstützter Re- lease-Stand notwendig war, hätte ein neues System angeschafft werden müssen. Denn das IBM-System, das bei Gaffel zu diesem Zeitpunkt im Einsatz war, verfügte nur über einen veralteten Be- triebssystemstand. Da man zunehmend mit der im Unternehmen eingesetzten Software die Plattform IBM System i verlässt, schied der Neukauf eines IBM System i, aus. Gaffel prüfte deswegen ver- schiedene Optionen, etwa den Umstieg auf eine Windows Lö- sung oder auf den VEDA Application Service. Dieser bot sich als Lösung an, da die IT von Gaffel bereits extern betreut wird. Zudem wollte man die durch die gesetzlichen Änderungen notwendigen Release-Wechsel vorzugsweise an VEDA auslagern. Die geringen Kosten und Risiken sowie die hohen Sicherheitsstandards gaben schließlich den Ausschlag, die Entgeltabrechnung komplett in das VEDA-Rechenzentrum auszulagern.
aller Altdaten und gesetzten Parametern übernommen. An- schließend wurde die Applikation technisch auf den neuesten Stand gebracht, was auch die Einführung einer grafischen Be- nutzeroberfläche bedeutete. Die Schnittstelle zur Finanzbuch- haltung bereitete am Anfang Probleme, was VEDA jedoch zeit- nah beheben konnte. So wurde der Umzug in kürzester
Zeit abgewickelt.
Mit der grafischen Oberfläche hat sich die Benutzerfreundlich- keit für die Mitarbeiter erheblich verbessert. Auch die Einarbei- tung neuer Mitarbeiter kann nun unkompliziert erfolgen. Mit dem Business Process Outsourcing gab Gaffel zudem Verant- wortung an VEDA ab. Der Spezialist
führt nun die Releasewechsel durch und unterstützt die Brauerei bei der Einstellung geänderter Parameter. Die Verantwortung, auf gesetzliche Än- derungen reagieren zu müssen, trägt nun VEDA. „Wir haben dadurch nun die Sicherheit, stets den gesetzlichen Anforderungen zeitnah zu entspre- chen”, bilanziert Gabriele Neubert aus der Personalabteilung.
Outsourcing bedeutet Kostensenkung
Mit dem Auslagern des Entgeltabrechnung und der Inanspruch- nahme des Full Services kann sich Gaffel nun auf sein Kernge- schäft konzentrieren. Die Umstellung bedeutet für das Unter- nehmen zudem eine Kostensenkung. Zwar entstehen durch das Outsourcing geringfügig höhere Kosten als für die ursprüng- liche Softwarewartung. Kalkuliert man aber anteilige Kosten für die Anschaffung neuer Hardware sowie die Manpower für die Release- und Wartungsarbeiten ein, spart Gaffel durch das Out- sourcing Kosten.
„Wir haben dadurch nun die Sicherheit, Stets den ge- setzlichen Anforderungen zeitnah
zu entsprechen.“
bilanziert Gabriele Neubert aus der Personalabteilung
Als klassische Brauerei 1908 am Kölner Eigelstein ge- gründet, hat sich die Privatbrauerei Gaff el zu einem mit- telständischen Unternehmen entwickelt, das sein Port- folio mit zahlreichen Innovationen sukzessive erweitert.
Der Marktführer in der Kölsch-Gastronomie entwickelte 2010 die Kultmarke GAFFELS FASSBRAUSE und prägte damit den alkoholfreien Getränkemarkt in Deutschland nachhaltig.
Neben dem preisgekrönten Cologne Pale Ale GAFFEL SONNENHOPFEN, wurde die Spirituosen-Reihe GAFFEL SPIRIT mit vier hochwertigen Produkten neu eingeführt.
Das Traditionsunternehmen führt zudem mit dem Gaf- fel am Dom eines der beliebtesten Brauhäuser, das weit über die Grenzen der Stadt hinaus bekannt ist.
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Vivian Kleu VEDA bietet seit 40 Jahren vernetzte HR-Software und
Services, die Unternehmen im Personalbereich wir- kungsvoll unterstützen.
Software-Lösungen für Recruiting, Personalmanage- ment und -entwicklung sowie für Entgeltabrechnung und Zeiterfassung steigern die Wertschöpfung von HR in den Unternehmen.
Als mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbei- tern setzt VEDA die Dynamik der Arbeitswelt nicht nur in Software und Services um, sondern nutzt sie für den eigenen Fortschritt.
Im Sinne von „practice-what-you-preach“ befi ndet sich VEDA in einem permanenten Entwicklungsprozess, in dem sich Kultur, Organisation und Technologie gegen- seitig mitziehen.
1977 gegründet, steht VEDA für 40 Jahre Erfahrungs- wissen und beweist, dass Tradition und Innovation sich nicht ausschließen.
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