f) Auf dieser www-seite können Sie zu jeder Bankleitzahl die BIC-Nummer finden:

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Liebe Kundinnen und Kunden, auf dieser Seite erhalten Sie allgemeine Informationen zu SEPA. Dieser Information folgt dann eine Anleitung (Schritt 1 bis 5) zur Umstellung auf SEPA.

Damit Sie auch zukünftig Ihre Forderungen per Lastschrift einziehen können, sollten Sie rechtzeitig Vorbereitungen treffen. Um auf das SEPA-Lastschrift-Verfahren umzustellen, sind die folgenden Punkte für Sie wichtig:

a) Gläubigeridentifikationsnummer

Zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie eine so genannte Zahlungsempfänger Identifikationsnummer, auch Gläubiger-ID (Unified Creditor Identifier (UCI)) genannt.

Die Gläubigeridentifikationsnummer ist kostenfrei erhältlich bei der Deutschen Bundesbank:

www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/Glaeubiger_Identifikationsnu mmer/glaeubiger_identifikationsnummer.html

b) Mandat / Einzugsermächtigung

Für bereits erteilte Einzugsermächtigungen müssen Sie keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Hier reicht es aus, SEPA-Basis-Lastschriften auf der Grundlage bestehender Einzugsermächtigungen zu nutzen.

Voraussetzung ist, dass Ihnen die Einzugsermächtigungen in der "gesetzlich vorgeschriebenen Form" (schriftlich, beinhaltet Punkte wie: Name, Anschrift, Kontonr., BLZ, Kreditinstitut, Unterschrift zur Ermächtigung zum Einzug von Forderungen durch Lastschriften) vorliegen. Sie informieren Ihre Kunden lediglich noch über die jeweilige Mandats- Referenz, Ihre Gläubigeridentifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren.

Um die SEPA-Lastschrift für Neukunden durchführen zu können, sind Sie verpflichtet, von dem Kunden ein Mandat einzuholen, welches Ihnen erlaubt, Beträge von dem Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen.

Zusätzlich wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift angewiesen. Das SEPA- Lastschriftmandat gilt unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen.

c) Was ist die Mandats-Referenz?

Die Mandats-Referenz ist ein für einen Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats.

Sie darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein und dient in Kombination mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats. Eine Mandats- Referenznummer darf immer nur einmal vergeben werden, da die Geschäftsbereichskennung der Gläubiger- Identifikationsnummer nicht als Unterscheidungsmerkmal herangezogen werden kann.

d) Was beinhaltet die IBAN Nummer:

e) Hier erhalten Sie weitere allgemeine Informationen zu SEPA:

http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html f) Auf dieser www-Seite können Sie zu jeder Bankleitzahl die BIC-Nummer finden:

http://www.iban.de/bic-suchen.html

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

SEPA CHECKLISTE

Bevor Sie mit dem Albatros Assistenten beginnen können, sollten Sie verschiedene Unterlagen wie IBAN- Nummer, Gläubiger-ID, etc. griffbereit vor sich liegen haben. Mit dieser Checkliste erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten Punkte, die Sie schon vor der SEPA Umstellung an Ihrem PC benötigen:

WAS WARUM WO WEITERE INFOS ERLEDIGT?

IBAN

IBAN finden Sie auf Ihrer BankCard oder auf dem Kontoauszug.

BIC

kommunizierten Bankverbindungen an.

BIC finden Sie auf Ihrer BankCard oder auf dem Kontoauszug.

Hier finden Sie zu jeder Bank die BIC

http://www.iban.de/bic -suchen.html

GLÄUBIGER- ID

Für die Nutzung der SEPA- Mandate ist eine Gläubiger- ID notwendig. Jedes Unternehmen erhält genau eine Gläubiger-ID. Sie wird von der Bundesbank vergeben. Die Nummer müssen Sie online beantragen.

www.glaeubiger- id.bundesbank.de

Der Erhalt der Gläubiger-ID dauert in der Regel 30-60min.

Maximal 1 Tag

beantragt erhalten Gläubiger_ID lautet:

DE_________________

___________________

___________________

Mandanten

Mehrere möglich!

z.B. Gastro / Pro- Shop / Betreiber

Bitte halten Sie Daten wie z.B. Bankverbindung, IBAN, BIC, Gläuber-ID und Adresse für alle Mandanten bereit.

Für die spätere Verarbeitung und Nutzung der Daten Ihrer Mandanten

(Anschreiben, Mail etc.) ist schon zu Beginn das Ausfüllen der einzelnen Punkte (Name, Adresse, Kontonr., BLZ) im Assistenten wichtig!

Alle Kunden- daten bereit halten

Mit dem SEPA Assistenten werden IBAN und BIC Ihrer Kunden automatisch generiert. Falls es aber zu Unstimmigkeiten kommt, müssen Sie die Kontodaten der Kunden überprüfen.

Haben Sie mehrere Mandanten? Bitte prüfen Sie Ihre Kundendaten auch dahingehend, welchem Mandanten diese zugeordnet sind.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

In 5 Schritten mit dem Albatros Assistenten zur SEPA Umstellung!

Anfang Dezember 2013 erscheint eine SEPA modifizierte Albatros Version 8.9.0.1. b In dieser Ausführung ist der folgende Albatros Assistent zur SEPA Umstellung integriert und hilft Ihnen, die Umstellung unter Anleitung problemlos zu vollziehen.

Was ist neu am SEPA Assistenten:

 Die Mandatsreferenz-Nummer ist mit der Mitgliedsnummer und/oder einem individuellen Prefix frei zu gestalten. Beispiel: Club0175

 Alle SEPA-relevanten Felder sind als Variable in der Mitgliederverwaltung verfügbar.

 Es werden alle Kunden mit dem zugeordneten Mandanten angezeigt.

 Kunden, denen kein Mandant zugeordnet wurde, werden entsprechend der Anzahl der Mandanten, die im System hinterlegt sind, aufgelistet und berücksichtigt (grau hinterlegt).

 Sie können eine Auswahl nach den entsprechenden Mandanten machen und quasi „Step by Step“

benachrichtigen.

 Wir haben die Ihnen bekannte „Testmail-Funktion“ eingebaut, d.h. Sie können sich eine Testmail z.B.

an sich selbst, an den Präsidenten verschicken ohne den tatsächlichen „Send“-Vorgang anzustoßen.

 Beim Versand der SEPA Notifikation per Mail ist der Text in dem Anschreiben an das Mitglied editierbar.

 Bei SEPA-Notifikationen, die per E-Mail als PDF-Anhang versendet werden, ist die Kontoverbindung aus Datenschutzgründen teilweise unkenntlich gemacht (in der Vorschau wird die Mail in Klarschrift angezeigt für Kontrollzwecke). Bei allen Notifikationen per Brief werden die Bankverbindungen wiederrum in Klarschrift lesbar ausgedruckt.

 Vorbereitung: Treffen Sie die richtige Auswahl - Vorarbeit (S.16)

 Ändern einer Mitgliedsnummer und/oder eines Subtyps bei dem sich der Zählerkreis verändert (S.18)

 Neue Felder im Buchungsassistent – erzeugen Sie die für Sie passende Lastschrift mit SEPA (S.20)

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

1. Schritt: Sobald Sie auf Ihrem PC die Albatros Software starten wird der Assistent automatisch ausgeführt. Auf der ersten Seite erhalten Sie eine kurze Einführung über die anstehenden Schritte.

Bitte auf Weiter klicken WICHTIG:

Der SEPA Assistent spricht ALLE Mitglieder an, für welche in der Mitgliederverwaltung, Bankdaten (Kontonr./BLZ) hinterlegt und der HAKEN auf Einzug gesetzt wurde – d.h. sowohl aktive Mitglieder als auch

EHEMALIGE

Falls Sie an dieser Stelle Ihre Mitgliederdatenbank zuerst aktualisieren möchten, klicken Sie auf der Startseite des Assistenten auf den ABBRUCH Button (siehe Screenshot unten). Sie werden automatisch zur MV weitergeleitet und können die ehemaligen Mitglieder bearbeiten. Dazu bitte auf Seite 14 weiterlesen! Wenn Sie dann die Albatros Software schließen und erneut starten, wird der SEPA Assistent wieder automatisch ausgeführt.

Ansonsten können Sie mit dem WEITER Button fortfahren.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Hier können Sie selber entscheiden ob Sie

a) Mit dieser Funktion wird ein Prefix „GC“ mit einer achtstelligen Nummer generiert.

b) Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit einen individuellen Prefix je Mandant einzusetzen. Dies kann eine Zahlen oder Buchstabenkombination sein. Dem Prefix wird dann die jeweilige Mitgliedsnummer angehangen.

a) b)

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

2. Schritt: Auf den folgenden Seiten erhalten Sie je Mandant die Möglichkeit SEPA Bankdaten zu hinterlegen. Golfclubs können mehrere verschiedene Mandanten führen: z.B. einen für den Club, einen für den Betreiber und einen für das Restaurant. Für alle Mandanten wird nun die Bearbeitung nacheinander vorgenommen.

Überprüfen Sie Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ).

Die IBAN-Nummer können Sie entweder manuell in das Feld eintragen, oder Sie nutzen unseren IBAN-Rechner.

Die BIC-Nummer finden Sie auf der Homepage der jeweiligen Bank oder Sie nutzen folgenden Link: http://www.iban.de/bic- suchen.html

Infos über die Gläubiger ID Wichtig: Am Ende müssen Sie den

Haken bei „Lastschrift für diesen Mandaten aktivieren“ setzen.

Sollten Sie gezwungen sein, Daten aus Ihrer Mitgliederverwaltung zu aktualisieren (abhängig oder unabhängig von SEPA), dann können Sie über den Abbruch Button den Assistenten stoppen.

Dieser wird erneut geöffnet sobald Sie Ihre Mitgliederverwaltung schließen und erneut öffnen.

Hier werden Ihnen zur angegebenen BLZ die entsprechenden Daten zur Bankfiliale angezeigt.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

3. Schritt: Die Albatros Software hat, sofern möglich, die IBAN und BIC Nummer für alle Ihre Mitglieder automatisch generiert! Auf dieser Seite werden Ihnen nur die Mitgliedsdaten mit falscher oder fehlender IBAN-Nummer angezeigt. Das heißt, dass entweder die Kombination aus BLZ und Kontonummer oder aber die IBAN nicht richtig sind! Alle Mitgliedsdaten müssen einzeln geöffnet und korrigiert werden. Sobald Sie eine Bankverbindung korrigiert und gespeichert haben, verschwindet diese automatisch aus der Liste.

Bitte korrigieren Sie die BLZ, Kontonummer oder IBAN und tragen Sie die BIC-Nummer ein!

Die IBAN-Nummer können Sie entweder manuell in das Feld eintragen, oder Sie nutzen unseren IBAN- Rechner.

Öffnen Sie die einzelnen Felder mit einem Doppelklick auf die Zeile oder klicken Sie auf den Korrigieren Button.

Die BIC-Nummer erhalten Sie entweder von Ihrem Mitglied oder Sie nutzen folgenden Link:

http://www.iban.de/bic- suchen.html

Nach Fertigstellung klicken Sie bitte auf Speichern.

Bessere Übersicht durch:

- Drop-Down Button um nach Mandanten zu filtern

- extra Spalte für Mandanten

- extra Spalte für Mandatsreferenz- nummer

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Da die BIC-Nummer auf der jeweiligen Homepage der Bank geringfügig von der bei der Deutschen Bundesbank hinterlegten Nummer abweichen kann, ist eine eindeutige Zuordnung nicht immer möglich.

Daher bitten wir Sie um Überprüfung der BIC-Nummer!

Wenn keine fehlerhaften Daten mehr zu sehen sind klicken Sie auf den Weiter-Button

Ist die BIC- Nummer richtig, klicken Sie bitte auf den Ja-Button.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

4. Schritt: Auf dieser Seite werden Ihnen nur die Mitgliedsdaten mit einer falschen BIC-Nummer angezeigt.

Öffnen Sie die einzelnen Felder mit einem Doppelklick auf die Zeile oder klicken Sie auf den Korrigieren Button.

Korrigieren Sie bitte die BIC-Nummer.

Die BIC-Nummer erhalten Sie entweder von Ihrem Mitglied oder Sie nutzen folgenden Link:

http://www.iban.de/bic- suchen.html

Nach Fertigstellung klicken Sie bitte auf Speichern.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Auch hier wird noch einmal die Überprüfung der BIC-Nummer verlangt, da diese unter Umständen nicht eindeutig ist.

Ist die BIC- Nummer richtig, klicken Sie bitte auf den Ja-Button.

Wenn keine fehlerhaften Daten mehr zu sehen sind, können Sie mit dem Weiter- Button fortfahren.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

5. Schritt: Hier sehen Sie ALLE Mitgliedsdaten, für welche in der Mitgliederverwaltung der Haken „Einzug“

gesetzt ist – sprich für die eine SEPA Lastschrift aktiviert ist (Mitglieder und Gäste). Das heißt, neben den zuvor korrigierten Daten auch all jene, für die sowohl die IBAN als auch die BIC ohne Probleme generiert werden konnten.

TIPP:

Mit einem Klick auf den Alle drucken Button erhalten Sie die Möglichkeit, jedes Anschreiben über Export als PDF-Datei einzeln zu speichern!

Unabhängig des weiteren Versandes. In diesem Fall müssen Sie aber sofort im Anschluss auf den An Alle senden Button klicken und a), b) oder c) wählen.

2. Bitte danach den An Alle senden Button klicken 1. Bitte zunächst das

Datum zur SEPA Umstellung festlegen!

Erst ab diesem

Zeitpunkt ist Ihr System auf SEPA Lastschrift umgestellt. Bis zu diesem Zeitpunkt wird noch das gewohnte DTAUS-Verfahren verwendet.

Da Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind allen Mitgliedern die SEPA- Umstellung mitzuteilen, können Sie mit Hilfe des An Alle senden-Buttons entscheiden ob Sie die:

a) Benachrichtigungen per E-Mail senden b) Test Email: Wie sieht

mein Anschreiben aus?

c) Benachrichtigungen ausdrucken und per Post versenden d) ALLE

Benachrichtigungen ausdrucken und per Post versenden Mit dem Button Bestätigung drucken erhalten Sie eine gesonderte Liste

mit allen Mitgliederdaten, für die eine SEPA Lastschrift aktiviert ist.

a) b) c) d)

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Sobald Sie auf E-Mail senden, Drucken oder Alle drucken geklickt haben erscheint zuerst eine Vorschau der Datei.

Musterbeispiel:

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Der Albatros Assistent ist beendet und wird nicht wieder gestartet. Sie haben die Schritte 1 bis 5 erfolgreich abgeschlossen.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Nach der Umstellung gibt es dann in der täglichen Arbeit einige allgemeine Dinge zu beachten, wenn Sie für neue Mitglieder oder Kunden SEPA-Lastschriftverfahren erstmalig eingeben wollen:

Überall wo Sie bisher Konto-

nummer und

Bankdaten einge- tragen haben, finden Sie jetzt auch die Felder für IBAN und BIC!

Mandats-Referenz ein vom Zahlungsempfänger indivi- duell vergebenes Kenn- zeichen eines Mandats und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-ID dessen eindeutige Identifizierung.

Die Filialnummer wird nur bei einer französischen Bankverbindung benötigt!

Bestätigungsdatum = ist der Zeitpunkt, an dem die Unterschrift für das SEPA Lastschriftverfahren geleistet wurde oder aber der Zeitpunkt, an dem Sie Ihrem Mitglied die Benachrichtigung für die Umstellung Ihrer bisherigen Einzugsermächtigung auf SEPA Lastschrift gesendet haben.

Hier können unterschriebene SEPA-Mandate als jpeg / bitmap Dateien eingescannt und angehängt werden.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Überall wo Sie bisher Konto-

nummer und

Bankdaten einge- tragen haben, finden Sie jetzt auch die Felder für IBAN und BIC!

Bestätigungsdatum = ist der Zeitpunkt, an dem die Unterschrift für das SEPA Lastschriftverfahren geleistet wurde.

Wenn Sie Ihren neu angelegten Kunden in das LASTSCHRIFTVERFAHREN aufnehmen wollen, müssen Sie folgende zwei Schritte durchführen:

1. einen Haken bei „Einzug“ setzen,

2. das Bestätigungsdatum festlegen!

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Bearbeitung ehemaliger Mitglieder und/oder Gäste in der MV:

Treffen Sie die richtige Auswahl!

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

FALSCH!

RICHTIG!

Bitte den Haken bei Einzug entfernen! Dadurch verhindern Sie, dass - am Beispiel von

„ehemaligen Mitgliedern“-, diese ebenfalls über Ihre SEPA Umstellung benachrichtigt werden.

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Änderung der Kundennummer:

Wenn Sie die Kundennummer verändern wollen, erscheint folgende Meldung:

 Dann erhalten Sie die Möglichkeit ein allgemeines Schreiben zu drucken, welches alle wichtigen Variablen enthält (siehe Vorschau)

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Vorschau

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Buchungsassistent

Hier haben Sie die Möglichkeit, das Einzugsdatum im

Buchungsassistent selber festzu- legen.

Solange nicht explizit mit dem Assistenten auf SEPA umgestellt wurde, werden hier DTAUS Dateien erstellt!

a)

b) c)

SEPA Umstellung

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Albatros Assistent

Screenshot SEPA Lastschriftendateien:

Beispiel: wo und wie werden diese abgelegt

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne werktags zu unseren regelmäßigen Supportzeiten unter der Rufnummer +49(0)721 183 49 44 zur Verfügung. Oder per Mail: info@albatros.net

Nach der Umstellung werden SEPA XML Dateien erstellt!

Lastschriftdateien werden ab Ihrem gewünschten Umstellungsdatum (siehe Seite 9 „SEPA starten ab“) als XML-Dateien (vorher DTAUS) gespeichert.

Diese XML-Dateien werden direkt als Zip-Datei mit dem Bearbeitungsdatum in Ihrem Lastschriftordner gespeichert.