1 Ziel
Erlangung von Fertigkeiten bezüglich wichtiger Funktionen eines
Textverarbeitungsprogramms, um damit rationell Texte im Zusammenhang mit dem Studium erstellen, ansprechend zu gestalten und rationell verändern zu können.
2 Erläuterung der Arbeitsoberfläche
Nach dem Programmstart von Microsoft Word sehen Sie ungefähr folgenden Bildschirm (allerdings ohne den Text "Dies ist ein Text mit der Anzeige ...")
Hinweis: Fehlen Symbolleisten, plazieren Sie Ihren Mauscursor in die Menüzeile, drücken die rechte Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü die gewünschten Symbolleisten aus. Diese werden Teilweise automatisch im Kopfbereich der Anwendung (s. oben die
Titelleiste der Anwendung
Menüleiste
Standard- und Format-
symbolleiste horizontales
Zeilenlineal
vertikales Zeilenlineal
Symbolknöpfe für verschiedene Ansichtsmodi
Statussymbolleiste: Angabe der aktuallen Seite,
Plazierung des Cursors usw.
Tabellen- Symbol- leiste
Zeichnen- Symbolleiste mit diesem Icon wird die
Anzeige nichtdruckbarer Zeichen aktiviert
Absatzende- marke
Icon, um WordArt zu aktivieren individuelle
Erweiterungen der Format-Smbolleiste
Tabellen- und Zeichnen-Symbolleiste) plaziert. Zum Teil werden sie jedoch auch einfach mitten in den Arbeitsbereich der Anwendung plaziert. Sie können diese Symbolleisten verschieben:
1) Ist die Symbolleiste auf der Arbeitsfläche plaziert: Mauscursor in die blaue Titelzeile der Symbolleiste bewegen, linke Maustaste drücken und die Symbolleiste an die gewünschte Stelle ziehen.
2) Ist die Symbolleiste im Kopf- oder Fußbereich der Anwendung plaziert, dann den Mauscursor an den linken Rand der Symbolleiste bewegen, bis der Mauscursor sich zu einem Kreuz mit vier Pfeilen verändert. Jetzt die linke Maustaste drücken und die Symbolleiste an den gewünschten Platz bewegen.
a) Kopieren Sie sich die Datei
H:\STUDENT\INFORMATIK 2 SEMESTER\AUFGABEWORD.DOC
auf Ihr persönliches Laufwerk i und öffnen Sie die Datei mit Microsoft Word.
b) Aktivieren Sie die Symbolleiste WordArt
c) Markieren Sie den ersten Absatz und kopieren Sie diesen an den Schluß des Dokumentes.
d) Formatieren Sie diesen letzten Absatz mit der Schriftart "Arial" und der Schriftgröße 11 pt.
3 Überschriften
3.1 Warum sind Überschriften erforderlich?
Überschriften dienen zunächst einmal der optischen Hervorhebung und Strukturierung von Texten - dies ist aber nur eine Nebenaufgabe.
Die primäre Aufgabe von Überschriften (Kapitel bzw. Gliederungspunkte) in einem Dokument eines Textverarbeitungsprogramms besteht darin, daß bei Änderungen keine manuellen Zusatzarbeiten notwendig werden. Überschriften ermöglichen es, daß z.B.
1) daraus rationell ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden kann,
2) mittels Querverweisen auf Kapitel Bezug genommen werden kann,
3) in den Fällen, wenn Überschriften/Kapitel neu aufgenommen werden müssen oder Überschriften/Kapitel wegfallen, eine automatische Anpassung der Numerierung der nachfolgenden Überschriften/Kapitel erfolgt und auch Querverweise aus dem Text auf Überschriften automatisch angepaßt werden können.
Die Verwendung von Überschriften reduziert den Arbeitsaufwand bei Änderungen und der Dokumentformatierung entscheidend.
3.2 Wie werden Überschriften formatiert?
1) Gewünschten Text (Absatz), der als Überschrift dargestellt werden soll, markieren 2) Aus der Format-Symbolleiste die gewünschte Überschriftsebene auswählen
Hinweise:
1) Fehlt die Format-Symbolleiste, dann den Mauscursor in die Menüleiste plazieren, die rechte Maustaste drücken und "Format" aktivieren.
2) Fehlen die Nummern die Gliederungsebene, dann die Überschrift markieren, die rechte Maustaste drücken, im Kontextmenü "Numerierung und Aufzählungszeichen"
wählen und dann aus folgendem Bild
das gewünschte Gliederungsformat aktivieren.
a) Formatieren Sie die Kapitelüberschriften folgendermaßen
Überschrift Format
1 Maße zur Beurteilung von Wertpapieren
1.1 Einleitung
1.2 Problemstellung 1.3 Beurteilung von
Wertpapieren 1.3.1 Laufzeit 1.3.2 Duration
2 Investmentfonds 3 Register
Überschrift 1. Ordnung: Arial 16 pt fett Überschrift 2. Ordnung: Arial 14 pt fett kursiv
Überschrift 3. Ordnung: Arial 13 pt fett
b) Schalten Sie in der Menüzeile auf die Dokumentansicht (-> Dokumentstruktur) c) Bewegen Sie den Mauscursor in den linken Teil des Bildschirms (Gliederung).
Sie können nun rationell zwischen den Kapiteln springen, indem Sie auf die Kapitelüberschriften mit der linken Maustaste klicken.
d) Fügen Sie nun nach dem Kapitel 1 und vor dem alten Kapitel 2 ein neues Kapitel 2 mit der Überschrift "Test" ein. Auswirkung auf die Numerierung der folgenden Kapitel?
4 Inhaltsverzeichnis
4.1 Warum sind automatisch erzeugte Inhaltsverzeichnisse sinnvoll?
Oftmals wird der Fehler begangen, daß die Gliederung (z.B. einer Diplomarbeit) zunächst handschriftlich erstellt wird - ohne Überschriftenformate einzusetzen. Sind im Text neue
Kapitel aufzunehmen oder fallen einzelne Kapitel heraus, muß jeweils die Gliederung händisch angepaßt werden (ebenso die Seitenzahlen der Kapitelüberschriften).
Wenn Sie für eine Arbeit - z.B. die Diplomarbeit - eine Gliederung abgeben müssen, so erstellen Sie diese bereits mit den entsprechenden Überschriftsformaten, weil Sie nur so davon profitieren, daß Sie aus den Überschriften jederzeit ein aktualisiertes
Inhaltsverzeichnis (=Gliederung) erstellen können.
4.2 Wie wird ein Inhaltsverzeichnis erstellt?
1) Sie plazieren den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument (i.d.R. die Seite nach der Titelseite) und
2) wählen die Menüfolge Einfügen -> Index und Verzeichnisse 3) das Registerblatt Inhaltsverzeichnis
4) wählen das gewünschte Layout für das Inhaltsverzeichnis
Hinweis:
Entsprechend der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses können Sie auch für andere numerierte Objekte (Beschriftungskategorien) in Ihrem Dokument (z.B. Tabellen, Abbildungen, eigen definierte Objekte usw.) Verzeichnisse erstellen.
a) Legen Sie am Anfang der Datei AUFGABEWORD.DOC (die sich jetzt auf Ihrem persönlichen Laufwerk befindet) ein neues Inhaltsverzeichnis auf der von Ihnen selbst formatierten Überschriften an.
b) Versuchen Sie, auf der letzten Seite dieser Datei ein Tabellenverzeichnis anzulegen. Warum funktioniert dies nicht?
5 Tabellen
5.1 Warum sind Tabellen sinnvoll?
Tabellen dienen der optischen Strukturierung. Historischer Vorläufer waren die Tabulator- Stops (auf Schreibmaschinen). Diese gibt es auch noch in Textverarbeitungsprogrammen, sie sind aber nicht so flexibel einsetzbar wie Tabellen. In Tabellen können z.B. leicht neue Spalten eingefügt, Zellen verbunden oder auch wieder getrennt werden.
5.2 Wie wird eine Tabelle erstellt?
Menüfolge Tabelle -> Zellen einfügen -> Tabelle (und nun die gewünschte Tabellengröße auswählen).
Hinweis:
Mit der Menüfolge Format -> Rahmen und Schattierungen können Sie die entsprechenden Fenster aktivieren, um die Tabellenlinien und -felder entsprechend Ihren Anforderungen optisch zu verändern.
Verdeutlichen Sie sich an einem selbstgewählten Beispiel die Icons der
Tabellensymbolleiste: Zellen verbinden, Zellen teilen, Zeilen/Spalten gleichmäßig verteilen, Textausrichtung in den Zellen, Textrichtung, Sortierung usw.
5.3 Wie wird die Beschriftung zu einer Tabelle erstellt?
Menüfolge Einfügen -> Beschriftung -> Tabelle
Hinweis: Analog kann auch eine Beschriftung für ein anderes bezeichnetes Objekt erstellt werden.
5.4 Wie wird aus dem Text auf eine Tabelle verwiesen?
Menüfolge Einfügen -> Querverweise. In dem daraufhin erscheinenden Auswahlfenster wählen Sie beim "Verweistyp" den Typ "Tabelle" aus, bei "verweisen auf" die gewünschte Verweisart (z.B. die Seite, auf der die Tabelle steht, die Tabellennummer usw.) und
schließlich wählen Sie das Element aus, auf das verwiesen wird.
Hinweise:
1) Analog kann auch ein Querverweis auf ein anderes bezeichnetes Objekt erstellt werden.
2) Wird nachträglich eine Tabelle, eine Abbildung usw. eingefügt und mit einer Beschriftung versehen, so paßt sich die Numerierung automatisch an. Dies ist jedoch nicht bei den Querverweisen der Fall. Hier muß die Funktion "Felder akutalisieren" aufgerufen werden oder die Datei abgespeichert, geschlossen und wieder geöffnet werden. Der leichteste Weg: Den gesamten Text
markieren (Menüfolge Bearbeiten -> Alles markieren, dann die rechte Maustaste drücken und die Funktion "Felder aktualisieren" auswählen.
a) Legen Sie Beschriftungen für alle betreffenden Objekte (Formeln, Tabellen und Abbildungen) in der Datei AUFGABEWORD.DOC an.
b) Fügen Sie vor der Tabelle 1 die in der Datei ABC.doc abgespeicherte Tabelle als neue Tabelle 1 ein und benennen Sie diese als Tabelle 1.
c) Suchen Sie mit der Suchfunktion im Text nach den Querverweisen
"vgl. Tabelle", "vgl. Abbildung", ... . Stimmt der Verweis auf die Objekte noch mit den Nummern überein?
d) Ändern Sie die manuellen Querverweise auf Tabellen im Text auf
"automatische Querverweise" um.
e) Aktualisieren Sie die Querverweise mit der Funktion "Felder aktualisieren".
6 Graphiken
6.1 Allgemeines
Graphiken werden über die Menüfolge Einfügen -> Grafik -> Quelle der Graphik (z.B. Aus Datei) eingefügt. Dabei bestehen verschiedene Optionen:
Option wurde gewählt Option wurde nicht gewählt 1) Verknüpfung zu Datei Erstellt eine Verknüpfung zur
ausgewählten Datei, anstatt sie einzubetten.
Nach Änderungen an der originalen Graphikdatei werden diese im Word- Dokument aktualisiert, wenn die Option "Mit Dokument speichern" nicht gewählt wurde die Word-Datei erneut geöffnet wird.
Es besteht keine Verknüpfung zur originalen Graphikdatei.
Damit werden Änderungen dort nicht im Word-Dokument sichtbar.
2) Mit Dokument speichern Die Graphik wird im Word- Dokument mit abgespeichert.
Benötigt zusätzlichen Speicherplatz. Nicht günstig bei umfangreichen Texten.
Reduziert den Umfang des Word-Dokumentes.
3) über den Text legen Positioniert das Objekt auf der Zeichenebene, wo Sie es mit den Befehlen in der Symbolleiste Zeichnen vor oder hinter dem Text bzw.
anderen Objekten anordnen können.
Das Graphikobjekt ist in den aktuellen Absatz so eingefügt, daß es sich ebenso verhält wie normaler Text.
Analog Tabellen kann Graphiken eine Beschriftung zugewiesen werden.
6.2 Warum ist die Beschäftigung mit Graphiken wichtig?
Bei der Einbindung von Graphiken können eine Reihe von Fehlern entstehen. Einige sind herstellerbedingt und sind bei umfangreicheren Dokumenten aufgetreten, wenn die Graphiken oder andere Objekte in dem Text abgespeichert wurden. Andere sind
nutzerbedingt. So das folgende Problem: Sie hatten eine Graphik oder ein anderes Objekt eingefügt und nicht im Dokument abgespeichert, um Platz zu sparen. Wenn Sie das
Dokument wieder öffnen, finden Sie statt des gewünschten Objekts z.B. folgendes Bild oder ein rotes Kreuz. Was ist passiert ? Das Objekt steht nicht mehr an der Stelle bzw. unter dem Namen auf dem Speichermedium, an dem es stand, als Sie es in das Word-Dokument eingebunden hatten.
a) Kopieren Sie die Datei
H:\STUDENT\INFORMATIK 2 SEMESTER\500EUROVORDERSEITE.JPG
auf Ihr persönliches Laufwerk i. Fügen Sie am Ende der Datei
AUFGABEWORD.DOC die Graphik aus der Datei 500EUROVORDERSEITE.JPG ein – aber deaktivieren Sie die Option "mit Dokument speichern".
1
² 2
cos
² sin ln
n
r n
p q
e
b) Benennen Sie nun die Datei 500EUROVORDERSEITE.JPG auf Ihrem Laufwerk um in XYZ.JPG
c) Schließen Sie Ihr Word-Dokument AUFGABEWORD.DOC.
d) Öffnen Sie das Word-Dokument AUFGABEWORD.DOC wieder und vergewissern Sie sich, daß die Graphik am Ende dieses Dokumentes nicht mehr dargestellt wird. Lösen Sie dieses Problem.
7 Formeleditor
7.1 Allgemeines
Der Formeleditor soll Sie bei der Erstellung etwas umfangreicherer Formeln unterstützen.
Vermeiden Sie es, Formeln mit den üblichen Textverarbeitungsfunktionen zu erstellen, weil sie dann sehr viel mit Lehrzeichen etc. arbeiten müssen, die bei Formatänderungen
Probleme bereiten.
7.2 Wie werden Formeln mit dem Formeleditor erzeugt ?
Mit dem Formeleditor (Microsoft Formel-Editor 3.0), der Bestandteil von Word ist, können mathematische Formeln erstellt werden. Unter Menü Einfügen - Objekt... wird der Editor aufgerufen.
Hinweis: Die somit erstellten Formeln dienen nur der optischen Darstellung. Es kann damit nicht gerechnet werden.
Versuchen Sie sich an folgender Formel:
8 Abschnitte
8.1 Warum sind Abschnitte erforderlich?
Es kann beispielsweise erforderlich sein, daß Sie im Rahmen Ihrer Diplom- oder
Semesterarbeit einzelne Seiten im Hoch- und andere im Querformat drucken müssen - weil beispielsweise eine größere Tabelle mit einer gut lesbaren Schriftgröße nur quer
darzustellen ist. Für diesen Wechsel zwischen Hoch- und Querformatdarstellung ist die Definition von Abschnitten u.a. erforderlich.
Seiteneinstellungen, Seitenzahlen oder Kopf- und Fußzeilen werden grundsätzlich für das gesamte Dokument festgelegt. Erst die Definition von Abschnitten ermöglicht die Änderung dieser Einstellungen innerhalb eines Dokuments.
8.2 Wie werden Abschnittswechsel erzeugt ?
Abschnittswechsel mit der Menüfolge Einfügen - Manueller Wechsel... eingefügt. Dabei muß man sich für die Art des Wechsels entscheiden (nächste Seite, fortlaufend, ...).
a) Wie Sie sehen, paßt in der Datei AUFGABEWORD.DOC die
Hochformateinstellung nicht für die Tabelle auf Seite 2. Fügen Sie deshalb einen Abschnittswechsel am Ende der ersten Seite ein, richten Sie die Seite 2
im Querformat ein und schalten Sie für den neu zu erzeugenden Abschnitt ab Seite 3 wieder auf die Hochformateinstellung.
b) Überlegen Sie, wie Sie die Plazierung der Seitenzahl auf allen Seiten jeweils mittig in der Fußzeile ausrichten können [Hinweis: In der Symbolleiste für Kopf- und Fußzeilen finden Sie ein Icon, mit der Sie einstellen können, daß die Kopf- bzw. Fußzeile eines Abschnitts nicht identisch ist mit der Kopf- bzw.
Fußzeile des vorherigen Abschnitts (= Icon "Wie vorherige")].
8.3 Vorsicht
a) Verdeutlichen Sie sich den Unterschied zwischen Absatz und Abschnitt!
b) Nehmen wir an, Sie fügen auf der Seite 1 Ihres Dokuments einen Abschnittswechsel ein. Verdeutlichen Sie sich die Bedeutung der Funktion "Abschnittswechsel -
Ungerade Seite"
9 Musterlösung
Diese finden Sie unter H:\STUDENT\INFORMATIK 2 SEMESTER\MUSTERAUFGABEWORD.DOC
10 Literaturhinweis
RRZN: Word 2000; erhältlich bei Herrn Amoroso.
