Mit Bildern viele Probleme lösen

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Welt der Fertigung | Ausgabe 01. 2018

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Informationen weiterzugeben oder festzuhalten, kann auf vielfältige Art geschehen. Dass sich Skizzen dafür bestens eig- nen, belegt Prof. Dr. Martin J.

Eppler.

Sehr geehrter Herr Prof. Epp- ler, Powerpoint-Präsentati- onen sind allgegenwärtig.

Die Vortragenden erhoffen sich davon, den Zuhörern dadurch Informationen op- timal vermitteln zu können.

Teilen Sie diese Einschät- zung?

Prof. Dr. Martin J. Eppler:

Diese Einschätzung teile ich klar nicht, auch aufgrund vieler Forschungsstudien, die belegen, dass dies keine optimale Kommunikationsweise ist: Man verliert den Über- blick durch die vielen Folien, man versteht die Argumen- tation hinter den ›Bullet

Mit Bildern viele Probleme lösen Weit mehr Berufserfolg mit Skizzen

Points‹ nicht und man erin- nert sich nicht an das gezeigte, weil es zu gleichförmig ist.

Zudem blockieren die Foli- en durch ihre vermeintliche Fertigkeit und ihr poliertes Aussehen wichtige Diskussi- onen.

Sie plädieren also dafür, für Meetings, zur Planung, zur Ideenfindung oder zur In- formationsweitergabe von Hand gezeichnete Skizzen zu verwenden. Warum?

Eppler: Weil Skizzen im Ge- gensatz zu Folien unfertig aussehen und so zu Diskus- sionen und zum Weiterden- ken anregen. Zudem versteht man etwas besser, wenn man sieht, wie es entwickelt wurde, wie dies bei Skizzen meist der Fall ist. Da jede Skizze ein- zigartig ist, bleiben die Visu- alisierungen auch viel besser

in Erinnerung als Standard- folien.

Im Buch ›Sketching at Work‹, das Sie zusammen mit Dr.

Pfister geschrieben haben, werden dem Leser verschie- dene Skizzen präsentiert, mit denen Planung, Analyse oder Kommunikation mit mehr Effizienz möglich wird.

Wie sind Sie auf die Idee gekommen, dieses Buch zu schreiben?

Eppler: Dazu gab es ver- schiedene Impulse. Einer kam aus der Praxis: Wir haben gesehen, dass einige Or- ganisationen für ihre spezifi- schen Zwecke, beispielsweise für den Verkauf oder die Sit- zunzgsmoderation, solche Skizzenvorlagen entwickelt haben. Wir wollten nun ein Kompendium schaffen, das sich universell einsetzen lässt – Sketching at Work. Ein weiterer Impuls kam aus der Forschung: Wir wussten aus Experimenten, dass Skizzen die Kommunikation verbessern können, dieser Ansatz aber noch zu wenig verbrei- tet ist. Wir wollten mit dem Buch auch bewusst den My- thos zerstören, dass man für kommunikatives Skizzieren zeichnen können muss.

Um Skizzen zu zeichnen, eig- nen sich verschiedene Medi- en, wie etwa Whiteboards, Schultafeln oder Flipcharts.

Gibt es ein optimales Medi- um oder haben alle ihre Be- rechtigung?

Eppler: Mein persönliches Lieblingsmedium ist das Flip- chart, da es sich für das gemeinsame Skizzieren eignet.

Ich denke jedoch, dass sich das ideale Medium aus der Situation heraus ergibt: von der Serviette beim Mittags-

tisch bis zum großen Touch- screen in der Vorstandsbe- sprechung.

Wie sieht es mit diesen elek- tronischen Wandtafeln aus?

Sind diese das Nonplusul- tra? Immerhin sind damit Skizzen möglich, aber auch Videos und Animationen zeigbar.

Eppler: Genau, das sind de- ren Vorteile. Ich denke, sie werden deshalb auch eine große Zukunft haben. Zudem erlauben sie es auch, weit entfernte Personen in das Skizzieren zu involvieren.

Raten Sie Schulen, Ausbil- dungsstätten und Univer- sitäten zum Einsatz dieser Technik?

Eppler: Ich habe schon viele Schulen und Unis besucht, die interaktive Whiteboards täglich einsetzen. Dafür ist es aber nötig, die Lehrenden darin auszubilden, wie die Technologie sinnvoll genutzt werden kann. Das gleiche gilt übrigens auch für Unterneh- men.

Bei der Präsentation werden oft Laserpointer eingesetzt.

Gerade Männer haben je- doch häufig eine Rot-Grün- Sehschwäche und können dadurch einen roten Laser- punkt nur schwer, einen grünen jedoch gut erken- nen. Sollten daher generell grüne Laserpointer oder besser gleich ein Zeigestab verwendet werden, um eine klare Inhaltsvermittlung zu erreichen?

Eppler: Man sollte generell auf Laserpointer verzichten.

Sie machen die Zuschauer nervös und lenken zum Teil sogar vom Inhalt ab. Das Prof. Dr. Martin J. Eppler lehrt an der Universität St. Gallen Medi-

en- und Kommunikationsmanagement. Er ist Mitautor des Bu- ches ›Sketching at Work‹.

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beste Werkzeug zur Auf- merksamkeitssteuerung ist die Textmarkerfunktion in Power Point. Damit bleibt die Hervorhebung auch für später erhalten und zeigt, was bereits besprochen wurde. Damit löst sich auch das Grün/Rot-Problem.

Nun kann man sich vorstel- len, als Referierender ein Grafiktablett zu nutzen. Die Skizzen werden von einem Beamer auf eine Leinwand übertragen oder werden auf einem Großbildmonitor wiedergegeben. Was halten Sie von dieser Kombination?

Eppler: Das Problematische an solchen Tablets ist die Trennung von Anzeige und Markierung: es ist schwer an einem Ort zu skizzieren und nur an einem anderen Ort das gemalte zu sehen. Ich denke, ein Laptop mit Stift oder Touchscreen ist hier die bessere Lösung.

Als Vortragender kann man viele Fehler machen, einen Vortrag langweilig zu gestal- ten. Welche Tipps haben Sie auf Lager, bessere Vorträge zu halten?

Eppler: Wir haben unsere Tipps für KLARE Präsentatio- nen in eine Merkformel ge- packt, sie lautet:

Kontext: Bevor Sie in Ihr The- ma eintauchen, sollten Sie den Zuschauern den Kontext ihrer Ausführungen erklären, das heißt, warum sollten sie Ihnen zuhören, warum ist das Thema wichtig?

Logische Struktur: Bevor Sie in die Details gehen, sollten Sie einen Überblick geben und Ihrem Referat eine logische Struktur geben, zum Bei- spiel nach der SPIN-Methode:

Situation, Problem, Implikati- onen, Nächste Schritte.

Ambivalenzfrei: Achten Sie darauf, dass keine Mehrdeu- tigkeiten entstehen. Zeigen Sie jeweils, von welchem Punkt auf der Folie Sie gerade sprechen und denken Sie

daran, dass nicht jeder die Begriffe, die sie verwenden, gezwungenermaßen gleich versteht.

Resonanz: Illustrieren Sie Ihre Hauptpunkte durch kur- ze Anekdoten, einleuchtende Beispiele, rhetorische Fragen oder ansprechende Grafiken.

Einfach und essenziell: ach- ten sie auf einfache, aktive, positive und prägnante Sät- ze. Fokussieren Sie auf Ihre Hauptpunkte und lassen Sie weg, was von diesen Punkten ablenken könnte.

In der Ausbildung junger Menschen werden auch Vortragstechniken gelehrt.

Welche Anregungen haben Sie für Ausbilder, hier noch mehr zu erreichen bezie- hungsweise die Angst einzu- dämmen, wenn es gilt, einen Vortrag zu halten?

Eppler: Ich würde hier ver- mehrt interaktive Präsen- tationsweisen schulen, das heißt, Möglichkeiten wie Zuschauer aktiv in das Ge- zeigte involvierbar sind. Dies kann einfach mittels Fragen ins Plenum, Hand-Abstim- mungen oder Post-it Zetteln erfolgen, oder mit Hilfe von Smartphone-Werkzeugen wie ›Mentimeter‹. Wir nen- nen das ›responsive pre- senting‹. Zudem würde ich Ausbilder dazu ermutigen, nicht nur auf Foliepräsenta- tionen zu fokussieren, sondern vermehrt auch weitere Formate in ihrer Lehre zu berücksichtigen wie etwa Flipchart-Zeichnungen, Tab- let-Präsentationen oder auch zoom-in-zoom out-Präsenta- tionen via ›Prezi‹.

Angenommen, die Nervosi- tät ist nun weg und der Vor- trag wird abgehalten. Nun besteht die Gefahr, den Fa- den zu verlieren. Was sollten Redner stets beachten, um dies zu vermeiden oder zu- mindest zu überbrücken?

Eppler: Sie sollten eine eingängige Struktur ver-

wenden, zum Beispiel den SPIN-Ansatz: Situation- Problematik-Implikationen- Nächste Schritte. Eine weitere Möglichkeit sind natürlich auch kleine Kärtchen mit den Hauptstichworten.

Bei Handskizzen besteht das Problem, dass die Zuhörer diese nicht so einfach mit- nehmen können, um das Erarbeitete jederzeit noch- mals sichten zu können. Was raten Sie, wenn der Wunsch aufkommt, eine Kopie der Skizze zu besitzen?

Eppler: Am einfachsten geht dies mit dem Smartphone beziehungsweise der integ- rierten Kamera. Ich empfehle dafür die Gratis-App von Microsoft ›Officelens‹. Die- ses kleine Programm macht die Skizze nicht nur lesbarer, sondern konvertiert sie auch automatisch in eine Power Point-Folie oder eine PDF- Datei.

Skizzen vermitteln nicht nur Information, sondern eignen sich auch, Gehörtes festzuhalten, ohne viel Text schreiben zu müssen. Die- se Fertigkeit muss jedoch trainiert werden. Was raten Sie Interessenten, die diese Fähigkeit gerne erwerben möchten?

Eppler: In der Tat gibt es zurzeit einen regelrechten Boom sogenannter Sketch Note Bücher, Kurse und on- line Tutorials. Schauen Sie sich einmal diese Angebote an und lassen Sie sich inspi- rieren, wie einfach und wirk- sam Sketch Noting sein kann.

Ich kenne darüber hinaus Or- ganisationen, welche Sketch Note-Zirkel von Mitarbeiten- den ins Leben gerufen haben und sich regelmäßig intern dazu austauschen. Ein erster Schritt zur visuellen Notiz- technik kann es auch sein, das gute alte Mind Mapping wieder zu beleben und bei Vorträgen oder Besprechun- gen rund um das zentrale

Thema herum Äste mit Un- terpunkten einzutragen.

Bisher ist die Sitzordnung in Meetings oder in Vorträ- gen oft althergebracht: Der Vortragende steht vorne, während die Zuhörer ihm gegenübersitzen. Ist dies die bestmögliche Konstellation oder haben Sie alternative Vorschläge, um Informatio- nen optimal zu transportie- ren?

Eppler: Wir haben bei ver- schiedenen Organisationen sehr gute Erfahrungen mit sogenannten ›Gallery Walks‹

gemacht, und dies bis zur obersten Hierarchiestufe.

Bei einem Gallery Walk werden die wichtigsten Folien oder Skizzen als Poster an die Wand gehängt. Danach geht man in der Gruppe von einem Poster zum nächsten und bespricht es gemeinsam – im Stehen. Dabei kann man die anwesenden Teilnehmer auch bitten, direkt auf dem Poster Ergänzungen oder Er- klärungen einzutragen. Ein derartiges stand-up-Meeting ist in der Tendenz viel pro- duktiver, konstruktiver, krea- tiver und faktenbasierter als eines im Sitzen.

Wäre es sinnvoll, moderne Technik einzusetzen, um Skizzen zu zeichnen? Denk- bar wäre, dass alle Teilneh- mer mittels eines eigenen Tabletts ihre Ideen direkt und sofort einbringen kön- nen. Was meinen Sie?

Eppler: Das praktizieren wir bereits mit einigen IT-affinen Organisationen und es kann sehr ergiebig sein, was so zum Beispiel beim Brainwri- ting entsteht. Nichtsdesto- trotz bleibt das gemeinsame Stück Papier die unmittel- barste und einfachste Form der visuellen Zusammen- arbeit. Zudem hat man auf Papier oder Flipchart auch einen besseren gemeinsamen Fokus. Die Aufmerksam- keit fürs gemeinsame Thema

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Interview

geht oft schnell verloren, wenn die Teilnehmenden mit ihren eigenen Geräten beschäftigt sind.

Gibt es solche netzwerk- taugliche Software, die sich bereits nahe am Optimum befindet?

Eppler: Es gibt mehrere da- von. Probieren Sie zum Bei- spiel einmal cloud.lets-focus.

com, das bietet in Sachen Visualisierung die ganze Pa- lette an, inklusive Tablet oder Smartphone-Anbindung.

Nun gibt es PC-Programme und Apps, um Skizzen zu zeichnen. Sind solche Pro- gramme sinnvoll oder raten Sie, Skizzen stets von Hand zu zeichnen?

Eppler: Das ist eine Frage persönlicher Präferenzen. Ich glaube aber dennoch, dass das Analoge bezüglich Flexi- bilität, Kreativität und Spon- tanität dem Digitalen noch ein ganzes Stück voraus ist.

Nicht umsonst gibt es zum Beispiel einige Architektur- lehrgänge, in denen die Stu- denten das erste Jahr nicht mit Computer entwerfen dürfen, sondern nur mit Stift und Papier arbeiten.

Demnach ist das Zeichnen und Schreiben in der Schule von Hand sehr wichtig für jeden Beruf. Sehen Sie hier Gefahren, wenn beispiels- weise das Schreiben von Hand zugunsten des Tippens auf dem Computer zurück- gedrängt wird?

Eppler: Das ist leider so. Ich denke wir können hier von Architekturfakultäten lernen, welche die Studierenden dazu verpflichten „mit dem Stift zu denken“, bevor Sie dann später am Computer ihre Entwürfe weiterverar- beiten.

Nun gibt es elektronische Stifte, die sich wie ein Schreibgerät handhaben

lassen, die Bewegungen je- doch aufzeichnen können.

Eine Software macht das Geschriebene dann am PC sichtbar. Wie bewerten Sie die Möglichkeiten dieser Technik in Sachen Skizzen- anfertigung?

Eppler: Ich sehe diese kom- binierten analog-digital Lö- sungen immer häufiger. Sie verbinden das natürliche und einfache Skizzieren mit den Vorteilen der Digitalisierung.

Unter dem Stichwort ›Indus- trie 4.0‹ machen sich viele Unternehmen fit für die Zu- kunft. Jedoch haben gerade KMUs Probleme, neue Ideen in Ihre Produkte zu stecken, um auf diesen Zug aufzu- springen. Offenbar sind Ide- enfindungstechniken unbe-

kannt oder werden schlicht nicht genutzt. Was raten Sie Unternehmen, um dem Mangel zu begegnen?

Eppler: Ich rate Ihnen, auf keinen Fall Brainstorming zu betreiben, denn es gibt Dutzende von Studien, die belegen, dass es sich dabei um keine optimale Ideenge- nerierungstechnik handelt.

Es liegt Introvertierten nicht, liefert kaum kreative Impul- se und die Teilnehmer stören sich dabei gegenseitig bei der Ideenentwicklung statt durch konstruktive Kritik aus guten Ideen großartige zu machen. Auf www.Creability.

ch finden Sie gute, visuelle Alternativen dazu, die oft ebenso einfach wie Brain- storming sind, aber diese Probleme effektiv vermeiden.

Es lohnt sich übrigens vor der eigentlichen Ideengenerie- rung eine Aufwärmphase fürs Team einzuplanen. Das führt zu kreativeren Ideen. In dieser Aufwärmphase deblo- ckiert man das Team durch einfache, zweiminütige Kre-

ativübungen, wie etwa die Kuhfrage: Wie kann man mit einer Kuh Geld verdienen, wenn man sie nicht schlach- ten oder melken darf? Jeder schreibt während einer Mi- nute seine Ideen auf, danach werden sie im Plenum vorge- stellt. Dies hilft dem Team, die sogenannte funktionale Fixiertheit zu überwinden und innovativer zu werden.

Mehr dazu im Buch ›Creabili- ty- gemeinsam kreativ‹.

Als Alternative zum Brain- storming heben Sie in Ihrem Buch die Erfolgspfad-Metho- de hervor. Bitte erläutern Sie die dahinterstehende Idee.

Eppler: Die Methode setzt klar auf Brainwriting, das heißt, Ideen immer zuerst individuell aufschreiben,

bevor sie in der Gruppe besprochen werden. Das führt nachweislich zu besseren, weil vielseitigeren Ideen. Die Methode hat außerdem die besten Kreativtechniken in einem kompakten Vorgehen zusammengefasst und dabei auch berücksichtigt, was wir aus der jüngsten Kreativi- tätsforschung gelernt haben.

Ihr Grundprinzip ist es, ein Problem durch verschiedene, komplementäre Impul- se oder eben Pfade zu lösen – entweder alleine oder im Team. Dazu formuliert man den Status-Quo im unteren Teil eines A3-Blattes und das Ziel am oberen. Dann zieht man zahlreiche Pfeile vom Ist zum Soll um Lösungside- en zu generieren. Jeder Pfeil verwendet dabei eine eigene Mini-Kreativitätstechnik, so etwa die Flip-Flop-Methode, die Miracle Question, die Bildmappen-Methode, die Constraintsmethode, die Krösusfrage, oder der ›shrink the problem‹-Ansatz. Mit der Erfolgspfad-Methode habe ich einem Dutzend Start-ups

geholfen, ihr Geschäftsmo- dell radikal neu zu denken.

Mit einem Fertigungsbetrieb haben wir so in zwei Stunden rund 100 Verbesserungs- punkte für ihre Produkte entwickeln können.

In Ihrem Buch ›Sketching at Work‹ gibt es die Skiz- zenvorlage ›Ideenbewer- tungsvenn‹. Damit werden Ideen auf ihre Erfolgschan- cen bewertet. Doch müssen zunächst Ideen gefunden werden und nach deren Auswahl in reale Produkte fliesen. Zu welchen weiteren Skizzen raten Sie und was ist noch zu beachten, um ein aussichtsreiches Produkt am Markt zu verankern?

Eppler: Ich empfehle Inno- vationsteams die Erfolgspfa- de-Skizze. Sie kombiniert in einfacher Weise die ergie- bigsten Kreativitätsprinzipi- en der letzten 40 Jahre. Um die Ideen nachher zur Markt- reife zu bringen, helfen Road- map oder Zeitleisten-Skizzen, die wir im Buch auch mit Bei- spielen vorstellen.

Vor dem Hintergrund von

›Industrie 4.0‹ stehen vie- le Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Welche Skizze ist am besten geeig- net, um eine diesbezügliche Unternehmensstrategie zu entwickeln?

Eppler: In einem Sensor- Fertigungsbetrieb haben wir dafür die sogenannte Sweet Spot-Technik (zu finden auf www.creability.ch) verwendet, was sehr gut funktio- niert hat. Wir haben dabei drei Kreise gezeichnet: Unse- re Kompetenzen als Fertiger, die Anforderungen der Kun- den, und das Angebot der Konkurrenz. Dann haben wir die Auswirkungen von Indus- trie 4.0 auf alle drei Bereiche eingezeichnet und so neue Sweet Spots gefunden, also neue Angebote für Kunden, die von der Konkurrenz so nicht erbringbar sind.

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»Eine zu perfekte Skizze beendet das gemeinsame Weiterdenken und Verbessern zu rasch.«

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Verständnisüberprüfung einzubauen, sprich die Be- teiligten nochmals in eigenen Worten formulieren zu lassen, wie sie das gezeigte verstanden haben. Das stellt sicher, dass nachher auch wirklich an gemeinsamen Zielen gearbeitet wird.

In der Managementlehre fristen Skizzen bisher ein Mauerblümchendasein.

Angesichts der Vielzahl an Vorteilen ist dies eigentlich unverständlich. Was muss getan werden, damit sich dies ändert?

Eppler: Ich würde nicht so weit gehen und es als Mau- erblümchendasein bezeich- nen. In der Managementleh- re gibt es mittlerweile einen ganzen Zweig, sogenannte visual practices oder design thinking-Ansätze, der sich mit dieser Praxis auseinan- dersetzt. Wir müssen aber sicherlich noch mehr dafür tun, dass diese Ansätze in der Managementpraxis bekann- ter werden. Ich hoffe, das konnten wir auch gemeinsam ein Stück weit mit diesem Interview leisten.

Herr Prof.

Eppler, vielen Dank für das Interview.

www. mcm.unisg.ch

Interview

Nun ist zur Festlegung ei- ner Unternehmenstrategie natürlich auch die Kenntnis über den Absatzmarkt wich- tig. Mit welcher Skizze wird diese Aufgabe am besten ge- löst?

Eppler: Zwei mögliche Skiz- zen um Kunden besser ver- stehen zu können, sind die sogenannte ›Empathy Map‹

und die ›Customer Journey‹.

Beiden gemeinsam ist, dass sie uns zwingen, den Markt aus der Kundensicht anzu- schauen. Beide visuellen Methoden sind dabei syste- matisch und relativ simpel.

Sie führen einem durch eine Reihe von zentralen Fragen, um im Absatzmarkt neue Chancen sehen zu können.

Das Internet ist eine hervor- ragende Quelle, um Zeit zu sparen. Gibt es im Netz eine Anlaufstelle, wo man sich bewährte Skizzenvorlagen kostenlos herunterladen kann?

Eppler: Wir haben rund 40 Skizzenvorlagen auf www.

sketchingatwork.com ver- fügbar gemacht. Diese er- fordern kaum zeichnerisches Vorwissen und können viel- fältig eingesetzt werden.

Angenommen, alles wurde umgesetzt und auf den Weg gebracht. Der Markt hat das

Produkt angenommen und es werden schöne Umsätze damit erzielt. Was soll das Unternehmen nun tun, da- mit das Produkt möglichst lange als Umsatzbringer in einem sich ständig wan- delnden Markt genutzt wer- den kann?

Eppler: Dazu braucht es stän- dige Verbesserungen, eine konsequente Ausrichtung an den Kundenwünschen und ein Denken in Varianten beziehungsweise Szenarien, um auf Marktentwicklungen zeitnah reagieren zu kön- nen. In unserer Arbeit mit Firmen unterschiedlicher Branchen haben sich dazu verschiedene Skizzentech- niken bewährt: Für ständige Verbesserungen eignet sich die System- beziehungsweise Kreislauf- oder die Eis- bergskizze sehr gut, für die Ausrichtung an Kundenwün- schen sind die Empathie- skizze nach Dave Gray und die Sweet-Spot-Methode aus Harvard exzellent. Für das Denken in strategischen Szenarios gibt es das Szena- riogramm, ein einfaches Ko- ordinatensystem, mit dem man seine Strategie anhand vier möglicher Zukünfte tes- ten kann. Am besten und nachhaltigsten sind wahr- scheinlich die Skizzentech- niken, die sich Teams selbst erfinden, dafür gilt es jedoch

ein paar Grundregeln zu beachten, einige davon finden Sie übrigens unter www.

sketchingatwork.com oder bei www.dynagrams.org.

Sie weisen in Ihrem Buch darauf hin, dass das Skizzie- ren von Zielen nicht gleich- bedeutend mit der Zieler- reichung ist. Was muss hier beachtet werden, damit es nicht zu diesem Fehler kommt?

Eppler: Es mag paradox klin- gen: achten Sie darauf, dass ihre Skizzen nicht zu schön, nicht zu fertig aussehen. Las- sen Sie Skizzen bewusst pro- visorisch aussehen, sodass je- dem klar wird, das ist „work in progress“ und soll, ja muss, weiter gemeinsam verbes- sert werden. Eine zu perfekte Skizze beendet das gemeinsame Weiterdenken und Verbessern zu rasch. In Bezug auf Zielerreichung möchte ich darauf hinweisen, dass es bei manchen Skizzen eine sogenannte Klarheitsillusion gibt. Das bedeutet, dass man meint, die Skizze sei allen Beteiligten klar, weil diese zustimmend nicken, doch in Tat und Wahrheit gibt es oft nach wie vor Unklarheiten.

Das mag den Betrachtern gar nicht bewusst sein. Es empfiehlt sich deshalb, bei der Visualisierung von Zielen, wenn immer möglich, eine

Verborgenes sichtbar machen

Verborgenes sichtbar machen Welt der Fertigung – mehr muss man nicht lesen

www.weltderfertigung.de

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