Sitzungsvorlage KT/76/2019
Digitaler Sitzungsdienst (Ratsinformationssystem) und Verzicht auf Sitzungsunterlagen in Papierform
- Änderung der Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe
- Satzung zur Änderung der Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe
TOP Gremium Sitzung am Öffentlichkeitsstatus
11 Kreistag 07.11.2019 öffentlich
4 Anlagen
1. Synopse zur Änderung der Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe
2. Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe (Text) 3. Synopse zur Änderung der Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe
4. Satzung zur Änderung der Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe (Text)
Beschlussvorschlag
1. Der Landrat wird gebeten, ab 1. Januar 2020 die Einberufung von Sitzungen des Kreistags und seiner Ausschüsse ausschließlich in elektronischer Form vorzuneh- men und gleichzeitig den parallelen Versand von Sitzungsunterlagen in Papierform einzustellen.
2. Der Kreistag beschließt die geänderte Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe (Anlage 2 zur Sitzungsvorlage).
3. Der Kreistag beschließt die Satzung zur Änderung der Satzung über die Entschädi- gung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe (Anlage 4 zur Sitzungsvor- lage).
I.Sachverhalt
1. Ausgangslage
Bereits seit Februar 2015 steht allen Mitgliedern des Kreistags sowie des Jugendhilfe- und Sozialausschusses ein Zugang zum Ratsinformationssystem zur Verfügung. Nach erfolgreicher Testphase wurde 2016 auch die Form der Einberufung von Sitzungen umgestellt. Seitdem beruft der Landrat die Sitzungen elektronisch ein, d.h. die Tages- ordnung und die für die Verhandlung erforderlichen Unterlagen werden im Ratsinforma- tionssystem bereitgestellt. Die öffentliche Bekanntmachung erfolgt seither auf der Inter- netseite des Landratsamtes.
Kreistagsmitglieder können sich seitdem entscheiden, ob sie die Sitzungsunterlagen zusätzlich zur Verfügbarkeit im Ratsinformationssystem auch in Papierform erhalten möchten. Bei Verzicht auf die Zusendung wird eine um monatlich 10 € erhöhte Auf- wandsentschädigung gewährt.
Im Sommer 2019 wurde ein weiterentwickeltes Ratsinformationssystem eingeführt, das die Kreistagsmitglieder seit der ersten Kreistagssitzung der 10. Verwaltungsperiode am 25. Juli dieses Jahres nutzen können. Die Verwaltung hat eine Schulungsveranstaltung angeboten. Es besteht die Möglichkeit bei Bedarf ein Leihtablet-Gerät für die Gremien- arbeit über das Kreismedienzentrum zu erhalten.
Das neue System wird gut angenommen. Der überwiegende Teil der Kreistagsmitglie- der arbeitet ausschließlich digital. Aktuell erhalten nur noch 29 der 88 Kreisrätinnen und Kreisräte, parallel zur elektronischen Einberufung, die Sitzungsvorlagen zusätzlich per Post.
Der Ältestenrat kam in seiner Sitzung am 26. März 2019 darüber überein, nach erfolg- ter Einführung des neuen Ratsinformationssystems und einer Übergangsphase, den Versand von Papiervorlagen zeitnah einzustellen. Zum 1. Januar 2020 könnte aus Sicht der Verwaltung die Umstellung erfolgen und damit der Papierversand beendet werden. In diesem Zuge sind die Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe und auch die Satzung zur Änderung der Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe zu aktualisieren.
2. Änderungsbedarf
2.1. Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe
Mit Einstellung des parallelen Postversands von Sitzungsvorlagen kann die Regelung in § 6 Abs. 2 der Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe, wo- nach Kreistagsmitglieder zusätzlich Sitzungsunterlagen in Papierform erhalten, sofern sie nicht den Verzicht erklärt haben, entfallen. Im Zuge der Änderung dieses Absatzes sollten zur Klarstellung Regelungen für den Fall technischer Schwierigkeiten (z.B.
Stromausfall, Ausfall der EDV-System, Nichtverfügbarkeit des Ratsinformationssys- tems) aufgenommen werden. Näheres zu den Änderungen der Geschäftsordnung ergibt sich aus der Synopse (Anlage 1).
2.2. Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe
Die letzte Änderungssatzung zur Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe ist am 01. September 2016 in Kraft getreten. Bei der damaligen Anpassung wurden u.a. neue Regelungen eingearbeitet, welche die Aus- zahlung eines pauschal erhöhten Sitzungsgeldes für Aufwendungen der entgeltlichen Betreuung von pflege- oder betreuungsbedürftigen Angehörigen, die während der Wahrnehmung der ehrenamtlichen Tätigkeit anfallen, ermöglichen. Neu eingeführt wur- de auch, dass bei Sitzungen und Dienstverrichtungen, die am Sitz des Landratsamtes in Karlsruhe stattfinden, Fahrtkosten gewährt werden.
Mit Änderung der Geschäftsordnung für den Kreistag des Landkreises Karlsruhe und dem Wegfall der Regelung zum zusätzlichen Versand von Sitzungsunterlagen in Pa- pierform werden folgende Anpassungen des Satzungstexts empfohlen:
a) Notwendige Satzungsänderungen
§ 3 Abs. 4 Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Land- kreis Karlsruhe
Mit Einstellung des Papierversandes kommt § 3 Abs. 4 der Satzung über die Entschä- digung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe keine praktische Wirkung mehr zu. Die bisherige Regelung „Kreisräte, die auf die Zusendung von Sitzungsunter- lagen in Papierform verzichten, erhalten einen um 10,-- € erhöhten Monatsbetrag nach Abs. 1, Nr. 1 und 3. Die Erklärung zum Verzicht wird frühestens zum ersten Kalender- tag des Folgemonats wirksam.“ kann entfallen.
b) Darüber hinaus empfohlene Satzungsänderungen
§ 3 Abs. 1 Ziff. 1 Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe
Kreistagsmitglieder erhalten anstelle des Ersatzes ihrer Auslagen und ihres Verdienst- ausfalls für die Teilnahme an den Sitzungen des Kreistags und seiner Ausschüsse so- wie für ihre sonstigen Tätigkeiten in Ausübung ihres Amts, die außerhalb der Sitzungen liegen, eine Aufwandsentschädigung. Neben dem Sitzungsgeld, dass für die jeweilige Teilnahme an einem Termin ausgezahlt wird, umfasst die Aufwandsentschädigung den Monatsbetrag. Nach § 3 Abs. 1 Ziff. 1 der Satzung über die Entschädigung für ehren- amtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe werden 90 € pro Monat gewährt. Dieser Be- trag ist seit fast zwanzig Jahren unverändert - die letzte Anpassung hat der Kreistag 2001 beschlossen als die in der Satzung festgelegten Beträge von DM auf Euro ange- passt werden mussten.
Die Verwaltung schlägt vor, diesen Betrag (90 €) um 40 € auf dann 130 € pro Monat anzuheben. Diese Erhöhung inkludiert die finanzielle Kompensation für die Einstellung des Vorlagenversandes in Papierform (10 €) und zusätzlich eine weitere Anpassung zur Berücksichtigung der allgemeinen Preissteigerung.
§ 3 Abs. 1 Ziff. 3 Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe
Zusätzlich zu den monatlich 90 €, die allen Kreistagsmitgliedern gewährt werden, erhal- ten Vorsitzende von Fraktionen des Kreistags und Vorsitzende von Gruppen des Kreis- tags einen Monatsbetrag von 130 € bzw. 55 € pro Monat.
Die Verwaltung schlägt vor, auch diese beiden Beträge aufgrund der allgemeinen Preissteigerung wie folgt anzupassen:
Zusätzlicher Monatsbetrag Vorsitzende von Fraktionen 150 € (bisher: 130 €) Zusätzlicher Monatsbetrag Vorsitzende von Gruppen 70 € (bisher: 55 €)
Sonstige Anpassungen der Satzung über die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit im Landkreis Karlsruhe
Neben den dargestellten Änderungen wird vorgeschlagen, kleinere redaktionelle An- passungen, die überwiegend der weiteren Präzisierung dienen, vorzunehmen. Einzel- heiten sind in der Synopse zur Satzung (Anlage 3) dargestellt.
II. Finanzielle / Personelle Auswirkungen
a) Verzicht auf Papiervorlagen
Durch den kompletten Verzicht auf Papiervorlagen könnten einige Zehntausend Blatt Papier eingespart werden, was auch der Umwelt zu Gute käme. Zwar werden für die Kreistagsmitglieder, die bisher noch nicht auf Papier verzichtet hatten erhöhte Monats- beträge anfallen, diesen Ausgaben stehen aber reduzierte Papier-, Porto- und Druck- kosten gegenüber, die sich allerdings schwer beziffern lassen.
Die personellen und technischen Kapazitäten der hauseigenen Druckerei werden nach und nach in neue digitale Prozesse überführt und umgestellt. Die direkten Druckkosten werden eingespart.
b) Darüber hinausgehende Erhöhung der Aufwandsvergütung
Für den Fall, dass der Monatsbetrag daneben um weitere 30 € auf dann 130 € für alle Kreistagsmitglieder steigt und auch die Erhöhung der Sätze für die Vorsitzenden der Fraktionen und der Gruppen umgesetzt wird, werden Mehrkosten von rund 33.000 € pro Jahr erwartet.
Im Haushalt 2019 ist bei 11100101 (Steuerung Kreistag) / 44210000 (Aufwandsvergü- tung für Kreistagsmitglieder) ein Betrag von 157.200 € eingestellt. Der tatsächliche jähr- liche Mittelabfluss schwankt und ist u.a. von der Sitzungshäufigkeit abhängig.
Der Ansatz müsste im Haushaltsplanentwurf 2020 höher angesetzt werden.
III. Zuständigkeit
Gemäß § 34 Abs. 2 Ziffer 3 Landkreisordnung ist der Kreistag für den Erlass von Sat- zungen zuständig. Nach § 31 Abs. 2 LKrO regelt der Kreistag seine inneren Angele- genheiten durch eine Geschäftsordnung.
