F A K T U R A X. Die integrale Unternehmenslösung. Schnelleinstieg Auftragsmanagement

(1)

Schnelleinstieg Auftragsmanagement

Die integrale Unternehmenslösung

F A K T U R A X

(2)

1. Einleitung

FAKTURA-X 1. Einleitung

Diese Broschüre hilft Ihnen, Ihre FAKTURA-X Demoversion zu installieren, zu konfigurieren und die wichtigsten Funktionen auszuprobieren.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit FAKTURA-X!

Bei allen Fragen zu FAKTURA-X erhalten Sie technische Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

Das FAKTURA-X Wiki

Bei Fragen zu Funktionen der Anwendung können Sie mit der ? - Taste in der oberen rechten Ecke der Anwendung oder im Hauptmenü „Hilfe|Dokumentation“ das FAKTURA-X Wiki starten. In der Regel wird der passende Hilfetext zum zuletzt geöffneten Arbeitsbereich von FAKTURA-X angezeigt. Das Wiki bietet neben einer umfangreichen Suchfunktion viele Abbildungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Auftragserfassung:

S Kunden finden S Artikel erfassen S Status wechseln S Auftrag finden S Auftragsliste anzeigen Mausaktionen:

( Linksklick (Wählen)

<* Doppelklick (Starten) ) Rechtsklick (Option)

& Halten und Ziehen Systemweit:

S Neu

S Öffnen

S Sichern

S Drucken

SU Druckvorschau

S Schließen

S Programmende

S Ausschneiden

S Kopieren

S Einfügen

N O S P

P

W Q

X C V

K A S F G

Module:

1

2 Tourenplanung 3 Rückerfassung 4 Bedarfsprüfung

5 Buchhaltung

6 Statistik

7 Kalender

8 Kunden

9 Lieferanten 0 Ware

! Pfand

" Benutzer

Auftragserfassung

Die wichtigsten Tastenkombinationen

Installation Der erste Auftrag

Suchfunktionen und Preisoptionen Lieferscheine

Rechnungen

... 3

... 4

... 5

... 6

... 7

2. 3. 4. 5. 6. Buchhaltung Ein neuer Kunde Einen Artikelpreis ändern Mehrere Preise ändern Nachwort ... 8

... 9

... 10

... 11

... 12 7.

8.

9.

10.

11.

Inhaltsverzeichnis

Sie können das FAKTURA-X Wiki auch direkt unter wiki.fakturax.de aufrufen - sogar von mobilen Geräten!

?

(3)

X

1.

2.

3.

Starten Sie die Anwendung.

Konfigurationsmodul. Bestätigen Sie alle Meldungen mit „OK“.

Prüfen Sie im Register „Formulare“, ob die Druckzuweisungen korrekt eingetragen sind. Wenn Sie Einstellungen ändern, müssen Sie die Einstellungen neu speichern. Klicken Sie auf „Sichern“.

Das Konfigurationsmodul kann geschlossen werden. Klicken Sie auf „Ende“.

Die Konfiguration ist abgeschlossen.

Die Anwendung zeigt die Restlaufzeit der Demoversion an und startet das

Um FAKTURA-X auszuprobieren, müssen Sie die Anwendung auf Ihrem Computer installieren. Starten Sie dazu das Installationsarchiv, das Sie von uns erhalten haben. Das Archiv wird extrahiert und die Installation gestartet. Das Installationsprogramm benötigt ungefähr 3 Minuten.

2. Installation

FAKTURA-X 2. Installation

1.

2.

3.

Die Installation startet mit einer Willkommensmeldung.

Lesen Sie die Lizenzbedingungen. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und bestätigen Sie mit „Weiter“.

Die Anwendung wird installiert. Bestätigen Sie die erfolgreiche Installation mit „Fertigstellen“.

Die Installation ist abgeschlossen.

Bestätigen Sie mit „Weiter“.

Bei Fragen zur Installation erhalten Sie technische Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

1. 2.

3.

1.

2.

3.

FAKTURA-X

(4)

3. Der erste Auftrag

Bei Fragen zur Auftragsbearbeitung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

Im Folgenden legen Sie Ihren ersten in FAKTURA-X an. Dazu werden das Auftragsmodul gestartet, ein Kunde ausgewählt und ein Auftrag angelegt. Nach dem Zufügen von Artikeln wird der Auftrag als Lieferung deklariert und gedruckt.

Lieferauftrag

1.

2.

3.

4.

5.

Legen Sie einen neuen Auftrag an. Klicken Sie auf „Neu“ und bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.

Die Artikelerfassung startet. Geben Sie eine Artikelnummer ein. Geben Sie „101020" und W ein.

Geben Sie eine Anzahl ein. Geben Sie „3" und W ein.

Übernehmen Sie den Standardpreis. Geben Sie W ein.

Speichern Sie den Posten. Klicken Sie auf „Sichern“ oder geben Sie W ein.

Suchfunktionen und Preisoptionen werden auf der nächsten Seite besprochen.

FAKTURA-X

1.

2.

3.

Öffnen Sie die Auftragsverwaltung. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Aufträge“.

Suchen Sie nun nach dem Kunden „Café Lustig“. Geben Sie „Lustig“ ein und drücken Sie Start“ oder W.

Wählen Sie den Kunden in der Ergebnisliste aus. Wählen Sie den Kunden mit einem Doppelklick aus.

Im nächsten Schritt werden ein neuer Auftrag angelegt und Artikel zugefügt.

1. 2.

3.

*

1.

2. 3.

4.

5.

Tipp: Hier öffnen Sie das Wiki

(5)

4. Suchfunktionen und Preisoptionen

Sie haben in Kapitel 3. einen Auftrag angelegt und einen ersten Artikel erfasst. Wenn Sie eine korrekte Artikelnummer eingeben, wird der Artikel gefunden und sofort angezeigt. Alternativ können Sie auch Bestandteile der

Artikelbezeichnung eingeben. Dann öffnet sich ein Suchdialog und zeigt Ihnen Suchergebnisse.

Bei Fragen zu Suchfunktionen und Preisoptionen erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

A1.

A2.

B1.

B2.

Um einen freien Preis einzugeben, aktivieren Sie mit o die Preiseingabe.

Geben Sie den gewünschten Preis ein und bestätigen Sie mit W.

oder

Um eine andere Preisgruppe auszuwählen, springen Sie mit u in die Preisgruppenliste.

Wählen Sie mit u oder o die gewünschte Preisgruppe und bestätigen Sie mit W.

Wenn Sie alle Artikel erfasst haben, können Sie den Erfassungsdialog mit „Ende“ schließen.

1.

2.

3.

Geben Sie einen Suchbegriff ein. Geben Sie „BITB“ und W ein.

Wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Liste. Wählen Sie den Artikel „102020" und W.

und mit W übernehmen.

Die Anwendung kümmert sich um die Auswahl des korrekten Preises, entweder wird der Listenpreis aus der Preisgruppe des Kunden oder ein kundenspezifischer oder zeitgebundener Sonderpreis aktiviert. Wenn Sie einen anderen Preis auswählen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Der Artikel wird übernommen. Sie können nun die Anzahl eingeben

A1. A2.

B1.

B2.

FAKTURA-X

1.

2.

3.

8,75 €

Tipp: Hier starten Sie die

Fernwartung

(6)

5. Lieferscheine

Der Auftrag ist als Lieferschein deklariert und kann nun gedruckt werden.

Bei Problemen während der Erfassung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

1.

2.

3.

Sie können den Lieferschein nun drucken.

Im Druckdialog können Sie Formulare und Drucker ändern.

Der Druck wird ausgeführt. Mit der Option „Vorschau“ können Sie einen Ausdruck auf dem Bildschirm darstellen.

Im nächsten Schritt werden Sie die Rückerfassung durchführen.

Klicken Sie auf „Druck“.

Klicken Sie auf „OK“.

Nach erfolgter Lieferung können Sie die Rückerfassung durchführen. Dabei werden auf dem Lieferschein vermerkte Rückgaben im Auftrag eingetragen.

Bei Fragen zu Lieferscheinen erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

1.

2.

FAKTURA-X

3.

1.

2.

3.

4.

5.

Rufen Sie zunächst den Lieferschein auf. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Rückerfassen“.

Suchen Sie nach dem Lieferschein. Geben Sie die Lieferscheinnummer ein und klicken Sie auf „OK".

Geben Sie eine Pfandnummer ein. Geben Sie „120" und W ein.

Geben Sie eine Anzahl ein. Ein negatives Vorzeichen wird automatisch eingefügt. Geben Sie „4" und W ein.

Speichern Sie den Posten. Geben Sie W ein.

Wenn Sie alle Pfandartikel erfasst haben, können Sie den Erfassungsdialog mit „Ende“ schließen. Im nächsten Schritt wird eine Rechnung erstellt und gedruckt.

Die Pfanderfassung wird gestartet.

1.

2.

3. 4.

5.

25241 10007

(7)

6. Rechnungen

Nach erfolgter Rückerfassung wird in der Auftragsverwaltung die Rechnung für den Auftrag erstellt und ausgedruckt.

Falls Sie die Auftragsverwaltung geschlossen haben: Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Aufträge“ und suchen Sie nach dem Kunden „Café Lustig“. Dies wurde bereits auf Seite 4 beschrieben.

1.

2.

3.

Erstellen Sie eine Rechnung für Ihren Auftrag: Klicken Sie auf „Sichern“.

Wählen Sie den gewünschten Auftragsstatus. Wählen Sie „Rechnung" und klicken Sie auf „OK".

Klicken Sie auf „Druck“ und im Druckdialog auf „OK“.

Sie können die Rechnung nun drucken.

Sie haben nun einen Lieferschein erfasst, die Rückerfassungen durchgeführt und eine Rechnung gedruckt.

Aber natürlich bietet FAKTURA-X noch viel mehr Möglichkeiten: Sie können beispielsweise Teillieferungen und Kommissionen verwalten, Terminrechnungen erstellen, Kombikisten erfassen, Informationstexte einfügen und die integrierte Direktfakturierung nutzen.

Auf Wunsch können Sie mit FAKTURA-X Rechnungen mit einem Knopfdruck als E-Mail an Ihre Kunden versenden und so Druckkosten und Frankierung einsparen.

Bei Fragen zu Funktionen der Anwendung können Sie mit der ? - Taste in der oberen rechten Ecke der Anwendung oder im Hauptmenü „Hilfe|Dokumentation“ das FAKTURA-X Wiki starten. In der Regel wird der passende Hilfetext zum zuletzt geöffneten Arbeitsbereich von FAKTURA-X angezeigt. Das Wiki bietet auch eine umfangreiche Suchfunktion, viele Abbildungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Bei Fragen zu Rechnungen erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

FAKTURA-X

1.

2.

3.

?

Tipp: Sie sind hier

Tipp: Hier können Sie nach anderen

Kunden suchen

(8)

7. Buchhaltung

1.

3.

6. 7.

Um eine Übersicht über offene Posten und Umsätze zu erhalten, steht die Kundenbuchhaltung zur Verfügung. Hier erhalten Sie schnell und einfach eine Übersicht über Ihre erstellten Aufträge.

Bei Problemen während der Erfassung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!Bei Fragen zur Buchhaltung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Öffnen Sie die Kundenbuchhaltung. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Buchhaltung“.

Wählen Sie den Zeitraum. Doppelklicken Sie auf „Jahr“, um das Kalenderjahr einzustellen.

- Für „Datum“ und „Status von“ „Rechnung" und für „Status bis“ „Abgeschlossen“.

Lassen Sie die Felder einfach leer.

Aktivieren Sie die Sortierung „Rechnungsnummer“.

Das Journal kann nun erstellt werden. Klicken Sie auf „Start“.

Alle gefundenen Aufträge werden nun angezeigt und können gedruckt werden. Klicken Sie auf Druck“.

Klicken Sie auf „OK“.

Definieren Sie die Filter

Sie können auch einen Kundenfilter setzen.

Sie können die Sortierung beeinflussen.

Im Druckdialog können Sie Formulare und Drucker ändern.

Der Druck wird ausgeführt. Mit „Vorschau“ können Sie einen Ausdruck auf dem Bildschirm darstellen.

Stellen Sie zunächst einen Zeitraum ein und wählen Sie dann eine Vorlage...

.... Alle Aufträge im Status „Lieferung“

.... Alle nicht bezahlten Aufträge .... Alle überfälligen Aufträge

.... Alle Umsätze nach „Soll“-Versteuerung .... Alle bezahlten Rechnungen

.... Alle Umsätze nach „Ist“-Versteuerung

Die Abfrage wird sofort ausgeführt, das Ergebnis kann anschließend gedruckt werden!

Die wichtigsten Journale sind als Vorlagen vorhanden, die mit der Optionstaste neben „Start“ aufgerufen werden können:

4.

5.

8.

FAKTURA-X

(

Tipp: Hier öffnen Sie das Wiki 2.

*

(9)

8. Ein neuer Kunde

Bisher haben Sie mit vorhandenen Artikeln und Kunden gearbeitet. Im nächsten Schritt können Sie nun Stammdaten bearbeiten, einen neuen Kunden anlegen und dann einen vorhandenen Artikel bearbeiten.

Bei Fragen zur Stammdatenbearbeitung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Zunächst müssen Sie die Kundenverwaltung aufrufen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Kunden“.

Wir wollen einen neuen Kunden eingeben. Wählen Sie das Register „Eingabe“.

Klicken Sie auf „Neu".

eben Sie als Suchbegriff „TEST“ ein.

Wählen Sie eine Kategorie. Wählen Sie „Gastro“ und übernehmen Sie die Debitorennummer.

Übernehmen Sie die Eingaben. Klicken Sie auf „Sichern".

In der Navigationsleiste befinden sich die Schaltflächen „Neu“, „Editieren“ und „Sichern“.

Ein Dialog wird angezeigt. Übernehmen Sie die Kundennummer, g

Sie können nun weitere Kundeninformationen eintragen. Beachten Sie bitte folgende Felder:

1.

2.

4.

5.

6.

7.

8.

Zahlweise und Zahlungsziele sollten zusammenpassen. Der „Rabatt-Fix“ wird bei jedem Auftrag automatisch gewährt, alle anderen Rabatte können für einen Auftrag manuell aktiviert werden.

Jedem Kunden muss eine Preisgruppe zugeordnet werden. Die Auswahl eines „Gruppenpreises“ ist nicht notwendig.

Die Aktivierung von „Sonderpreisen“ ist sinnvoll.

Wenn ein Kunde Ware bar bezahlen soll, muss „Barkunde (Nachnahme)“ aktiviert werden, damit dieser bereits beim Lieferscheindruck eine Rechnung erhält; als „Nettokunde (Gewerbe)“ mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.

Die Bearbeitung muss mit „Sichern“ abgeschlossen werden. Änderungen sind mit „Editieren“ möglich.

8.

Natürlich bietet die Anwendung noch viele weitere Möglichkeiten zur Bearbeitung von Kunden und Artikeln. Sie können beispielsweise Sonderpreise verwalten, Telefonverkauf, regelmäßige Lieferungen oder Monatsrechnungen einstellen.

Bei Fragen zu Funktionen der Anwendung können Sie mit der ? - Taste in der oberen rechten Ecke der Anwendung oder im Hauptmenü „Hilfe|Dokumentation“ das FAKTURA-X Wiki starten. In der Regel wird der passende Hilfetext zum zuletzt geöffneten Arbeitsbereich von FAKTURA-X angezeigt. Das Wiki bietet auch eine umfangreiche Suchfunktion, viele Abbildungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

FAKTURA-X

3.

?

(10)

9. Einen Artikelpreis ändern

Sie sollen nun einen einzelnen Artikelpreis ändern.

Bei Problemen während der Erfassung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!Bei Fragen zu Preisänderungen erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

1.

2.

3.

*

5.

6.

7.

4.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Zunächst müssen Sie die Artikelverwaltung aufrufen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Waren“.

Nun soll ein Artikel ausgewählt werden. Klicken Sie auf „101020 Warsteiner Pils Kasten 20x0,50l“.

Starten Sie die Bearbeitung mit einem Doppelklick.

Ändern Sie den Nettopreis. Geben Sie einen beliebigen Preis in das Feld „VK Netto“ ein.

Alle anderen Werte sollen aktualisiert werden. Klicken Sie auf das Symbol „Preis berechnen".

Die Bearbeitung muss noch gesichert werden. Klicken Sie auf „Sichern".

In der rechten Tabelle werden die Preise angezeigt.

Die Preisverwaltung wird angezeigt. Wählen Sie aus der Tabelle die Preisgruppe „Handel“.

Sie haben nun einen einzelnen Preis geändert. Schließen Sie die Preisverwaltung mit „Ende“.

FAKTURA-X bietet eine unbegrenzte Anzahl von Preisgruppen, sechs Rabattregeln pro Artikel, warengruppenabhängige Rabatte, kundenbezogene Sonderpreise und zeitgesteuerte Aktionspreise. Dazu kommen Gruppenpreise, Mengenrabatte, Auftragsrabatte und Skonto. So können für nahezu jeden Anwendungsfall passende Konditionen eingestellt werden.

Als Nächstes lernen Sie, ganz einfach und komfortabel mehrere Preise in einem Arbeitsschritt verändern.

FAKTURA-X

Tipp: Hier starten Sie die

Fernwartung

(11)

10. Mehrere Preise ändern

1.

2.

Wir werden nun mehrere Artikelpreise komfortabel in einem Arbeitsschritt verändern.

Bei Problemen während der Erfassung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!Bei Fragen zu Preisänderungen erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Wählen Sie eine Preisgruppe aus. Wählen Sie als Ziel die Gruppe „Event“

Zu diesem Zeitpunkt können Veränderungen begutachtet werden. Auf Wunsch können auch einzelne Preise in der Tabelle bearbeitet werden. Neue Preise werden erst mit „Sichern“ geschrieben und ersetzen dann die bestehenden Preise.

Aktivieren Sie den Filter. Klicken Sie auf „Filter". Die Artikel werden angezeigt.

Sie sollen Preise erhöhen. Wählen Sie „Differenzkalkulation“ und stellen Sie 0,20 €/ltr ein.

Die Kalkulation soll nun angezeigt werden. Klicken Sie auf „Start".

Die Anwendung zeigt die gewählten Aktionen zur Bestätigung an. Klicken Sie auf „Ja".

Wenn Sie mit den Berechnungen zufrieden sind, speichern Sie die Änderungen. Klicken Sie auf „Sichern".

1.

2.

3.

Zunächst müssen Sie die Preisverwaltung aufrufen. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Finanzen“.

Öffnen Sie die Preisverwaltung. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Preisverwaltung“.

ein.

Es sollen nur bestimmte Veltins-Produkte angezeigt werden. Stellen Sie den Filter wie abgebildet FAKTURA-X

3.

4.

5.

6.

7. 9.

8.

?

(12)

11. Nachwort

Wir hoffen, es hat Ihnen Spaß gemacht, FAKTURA-X auszuprobieren!

Sie haben nun einen Auftrag erstellt, bearbeitet und gedruckt, Journale abgefragt, einen Kunden angelegt und Preise bearbeitet. Dabei haben Sie erfahren, wie einfach die Benutzung von FAKTURA-X ist und wie komfortabel und schnell man optimale Ergebnisse erzielen kann.

FAKTURA-X kann noch viel mehr: Bei der Auftragsbearbeitung, beim Ausdruck und in Auswertungen sind viele zusätzliche Optionen verfügbar, beispielsweise das leistungsfähige Kassensystem, die umfangreichen Statistiken, der grafikfähige Formulareditor und eine große Auswahl an Schnittstellen. Alle diese Möglichkeiten werden ausführlich im Wiki erläutert.

FAKTURA-X ist nicht nur leistungsfähig und praktisch, sondern auch preiswert! Wenn Sie mehr erfahren wollen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir stehen Ihnen gerne persönlich zur Verfügung!

Vergessen Sie nicht, die Anwendung zu beenden!

1.

3.

2.

1.

2.

3.

Auf Wunsch können Sie die Datensicherung aktivieren.

Bestätigen Sie mit „Anwendung beenden“.

Klicken Sie auf „Ende“ in der Seitenleiste.

Bei Fragen zu FAKTURA-X erhalten Sie natürlich auch technische Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!

11. Nachwort FAKTURA-X

Bei Problemen während der Erfassung erhalten Sie Unterstützung unter (0 700) 12 50 10 50!Besuchen Sie uns im Internet unter www.FakturaX.de United Engineering Services

Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Berliner Platz 8-10

48143 Münster in Westfalen Telefon (0 700) 12 50 10 50 Kontakt@FakturaX.de

U E S

?