Dok.-Nr.: 1008693
DATEV-Serviceinformation Anleitung
Letzte Aktualisierung: 11.03.2021
Relevant für:
Anwalt classic
DATEV Anwalt Kommunikationspaket DATEV Anwalt Rechnung
PDF-Rechnung zur Akte erstellen und versenden
Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund
3 Vorgehen
3.1 PDF-Rechnung im Rechnungsfenster erstellen 3.2 PDF-Rechnung aufrufen
3.3 PDF-Rechnung prüfen und bearbeiten
3.4 Leistungsnachweis oder weitere Anlagen hinzufügen
3.5 Anlagen / Dokumente zur PDF-Rechnung hinzufügen und prüfen 3.6 Dokumente drucken
3.7 PDF-Rechnung per E-Mail versenden 3.8 Wiedervorlage anlegen
3.9 Dokument(e) ablegen 4 Weitere Informationen
Aktuelle Änderungen
11.03.2021 Aktualisierung auf DATEV Anwalt Kommunikationspaket 1.03 (Service-Release, 18.03.2021): Rechnung-Nr. wird im Bereich Rechnungsdetails (Beträge in Euro) ausgegeben; dort gibt es auch das neue Feld Leistung am.
Achtung
Makros werden nicht unterstützt
Bei der Erstellung von PDF- und ZUGFeRD-Rechnungen werden Makros nicht unterstützt.
Wenn Sie trotzdem Makros in der Rechnung verwenden, können Inhalt und Layout der PDF- und ZUGFeRD-Rechnung von der Microsoft Word Rechnung abweichen.
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument lesen Sie, wie Sie ab DATEV-Programme 14.0 Sie eine PDF-Rechnung in DATEV Anwalt Kommunikationspaket erstellen und versenden.
2 Hintergrund
Sie können eine Rechnung in DATEV Anwalt Kommunikationspaket anstatt in Microsoft Word als PDF Dokument erstellen. Wie die PDF-Rechnung im Fenster Elektronischer Rechnungsentwurf / Elektronische Rechnung aufgebaut ist, lesen Sie im Dokument:
Aufbau der PDF-Rechnung (Dok.-Nr. 1008877).
3 Vorgehen
3.1 PDF-Rechnung im Rechnungsfenster erstellen Rechnung im Rechnungsfenster erstellen
1
Vorgehen:
RVG-Rechnung erstellen (Dok.-Nr. 1002037) bis Schritt 13.
oder
Zeitabrechnung ohne Vorlage erstellen (Dok.-Nr. 1002042) bis Schritt 17.
Alle Rechnungspositionen stehen jetzt in der Liste der Rechnungspositionen.
2 Optional: In der Liste Briefkopf einen anderen Briefkopf auswählen. Mit dem Layout dieses Briefkopfs wird Rechnung aufbereitet.
3.2 PDF-Rechnung aufrufen PDF-Rechnung aufrufen
1
Vorgehen:
Im Bereich Rechnungsausgabe den Schaltknopf PDF und mehr… wählen.
2 Im rechten Zusatzbereich Rechnungsfunktionen im Bereich Rechnungsausgabe Link wählen:
Link Fenster Auswirkung
Entwurf senden/drucken
…
Das Fenster Elektronischer Rechnungsentwurf (EN <Nr.>) wird mit der Registerkarte PDF- Vorschau geöffnet.
Der Rechnungsentwurf wird ohne Rechnungsnummer zur Prüfung ausgegeben. Sie können die Rechnung per E-Mail versenden und/oder drucken.
Rechnung erstellen + senden/drucken
…
Das Fenster Elektronische Rechnung – <Nr.>
wird mit der Registerkarte PDF-Vorschau geöffnet.
Die Rechnung wird erstellt, erhält eine Rechnungsnummer und wird als offener Posten im Aktenkonto gebucht. Sie können die Rechnung per E-Mail versenden und/oder drucken.
3 Im Bereich 1. Rechnungsformat den Schaltknopf PDF-Rechnung wählen.
Die Registerkarte PDF-Rechnung wird geöffnet. Im Bereich 2. Dokumente wird die PDF-Rechnung als Anhang hinzugefügt.
3.3 PDF-Rechnung prüfen und bearbeiten PDF-Rechnung prüfen und bearbeiten
1
Vorgehen:
In der Registerkarte PDF-Rechnung sehen Sie eine Vorschau der PDF-Rechnung.
2 Auf die Symbole klicken, um in der PDF-Vorschau zu blättern:
Symbol Wirkung
Zur nächsten Seite blättern.
Zur vorherigen Seite blättern.
3 Optional: Um die PDF-Rechnung zu öffnen, auf den Link Öffnen (PDF) klicken. Die PDF-Rechnung wird in Ihrem PDF-Standardprogramm geöffnet.
4 Optional: Auf Bearbeiten (Word) klicken, um den Text der Rechnung in Microsoft Word anzupassen. Die Rechnung wird in Microsoft Word geöffnet.
5 Optional: Text der Rechnung in Microsoft Word ändern und Dokument speichern und schließen.
6 Optional: Wenn Sie den Text der Rechnung in Microsoft Word geändert haben, im Fenster Elektronischer Rechnungsentwurf (EN <Nr.>) auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.
3.4 Leistungsnachweis oder weitere Anlagen hinzufügen
Im linken Bereich 2. Dokumente ist die PDF-Rechnung (*.pdf) als Dokumenten-Anhang vorbelegt.
Leistungsnachweis oder weitere Anlagen hinzufügen
1
Vorgehen:
Optional: Wenn Sie zusätzlich einen Leistungsnachweis beifügen möchten, Kontrollkästchen Anlage:
Leistungsnachweis aktivieren.
Die Registerkarte Leistungsnachweis wird mit den Aufwand-Datensätzen und einer Vorschau des Leistungsnachweises geöffnet.
2 Um der Rechnung weitere Anlagen aus Ihrem Dokumentenmanagement-System im Fenster Dokumentauswahl hinzuzufügen, auf + Weitere Anlagen aus DMS hinzufügen klicken.
3 Optional: Änderungen im Leistungsnachweis vornehmen, z. B. Sortierung anpassen.
4 Auf Öffnen klicken, um den Leistungsnachweis zu öffnen.
5 Optional: Um nach vorgenommenen Änderungen die Vorschau zu aktualisieren, auf Aktualisieren klicken.
3.5 Anlagen / Dokumente zur PDF-Rechnung hinzufügen und prüfen
Anlagen / Dokumente zur PDF-Rechnung hinzufügen und prüfen
1
Vorgehen:
Um das Dokument anzuzeigen, bei 2. Dokumente am Dokument auf das Pfeil-Symbol klicken und in der Liste Anzeigen wählen.
2 Um den Namen des Dokuments zu ändern, bei 2. Dokumente am Dokument auf das Pfeil-Symbol klicken und in der Liste Dokumentname bearbeiten wählen.
3 Um der Rechnung weitere Anlagen aus Ihrem Dokumentenmanagementsystem hinzuzufügen, auf + Weitere Anlagen aus DMS hinzufügen klicken, Dokumente im Fenster Dokumentauswahl markieren und auf Selektierte übernehmen klicken.
3.6 Dokumente drucken Dokumente drucken Vorgehen:
Um die alle im Bereich 2. Dokumente ausgewählten Dokumente auf Ihrem Standarddrucker zu drucken, im Bereich 4. Weitere Aktionen auf Drucken klicken.
Die Rechnung wird auf Ihrem Standarddrucker gedruckt. Sie können keine Änderungen mehr am Rechnungsformat vornehmen, die Schaltknöpfe sind ausgegraut.
3.7 PDF-Rechnung per E-Mail versenden
PDF-Rechnung per E-Mail versenden
1
Vorgehen:
Im Bereich 3. Dokumente(e) senden an ist die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers aus den Zentralen Stammdaten vorbelegt.
2 Optional: Wenn mehrere E-Mail Adressen zum Rechnungsempfänger in den Zentralen Stammdaten gespeichert sind, E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand in der Liste 3. Dokument(e) senden an wählen.
Wenn Sie in den Zentralen Stammdaten eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfänger des Mandanten für die E-Rechnung erfasst haben, wird diese E-Mail-Adresse vorranging eingestellt, auch wenn eine andere E-Mail- Adresse als Standard eingestellt ist.
Anleitung: Zentrale Stammdaten - Mandanten-Rechnungsempfänger (Dok.-Nr. 9225572), Kapitel 2 Beispiel: E-Mail-Adresse für ZUGFeRD-Rechnung / Digitalen Rechnungsversand festlegen
3 Optional: Wenn keine E-Mail-Adresse in den Zentralen Stammdaten erfasst ist, im Feld 3. Dokument(e) senden an manuell die E-Mail-Adresse der Verwaltungseinheit erfassen, an die die Rechnung versendet werden soll.
4 Um die Rechnung (optional mit weiteren Anlagen) per E-Mail zu versenden, auf Senden… klicken.
oder
Wenn die Rechnung (optional mit weiteren Anlagen) nicht in Ihr Dokumentenmanagement abgelegt werden soll, auf das Pfeilsymbol an der Schaltfläche klicken und Senden… | ohne vorherige Ablage ins DMS wählen.
In Microsoft Outlook wird eine E-Mail an die unter 3. Dokument(e) senden an erfasste E-Mail-Adresse mit dem Betreff Rechnung <Nummer> - Aktenbezeichnung - Aktennummer und der Rechnung sowie optionalen weiteren Anlagen (z. B. Leistungsnachweis) generiert.
Text der E-Mail-Vorlage anpassen
Wie Sie der Text der E-Mail-Vorlage anpassen, lesen Sie im Dokument:
E-Mail-Vorlage für elektronische Rechnungen anpassen (Dok.-Nr. 1018284).
5 Optional: Betreff ändern / ergänzen.
6 Anlagen prüfen.
7 Optional: Text der E-Mail individualisieren.
8 Auf Senden klicken.
Die E-Mail wird versendet. Wenn Sie nicht die Option Senden… | ohne vorherige Ablage ins DMS verwendet haben, werden die Dokumente im Dokumentenmanagement-System abgelegt, z. B.:
PDF-Rechnung (Dateityp PDF) Leistungsnachweis (Dateityp PDF)
3.8 Wiedervorlage anlegen Wiedervorlage anlegen
1
Vorgehen:
Im linken Bereich 4. Weitere Aktionen auf Wiedervorlage anlegen klicken.
Das Fenster Aufgabe erfassen wird geöffnet. Folgende Daten sind aus der Rechnung vorbelegt:
Feld Vorbelegung
Betreff Zahlungseingang Rechnung <Nummer> prüfen
Art Wiedervorlage
Outlook-Kategorie DATEV
Zuständige Aktueller Benutzer
Fällig am Fälligkeitsdatum der Rechnung (zahlbar bis)
Priorität Normal
Status Nicht begonnen
Stand der Erledigung in % 0
2 Optional: Daten im Fenster Aufgabe erfassen anpassen.
3
Auf das Symbol (Speichern und schließen) klicken.
Es wird eine Wiedervorlage zur Akte und zum Adressaten angelegt.
3.9 Dokument(e) ablegen
Wenn Sie keine E-Mail erstellen möchten, können Sie auch nur die Dokument(e) im Dokumentenmanagement ablegen.
Dokument(e) ablegen Vorgehen:
Im linken Bereich Weitere Aktionen auf Dokument(e) ablegen klicken.
Die Rechnung wird erstellt und gebucht. Die PDF-Datei und optional der Leistungsnachweis oder weitere Dokumente werden im Dokumentenmanagement gespeichert.
4 Weitere Informationen
Überblick Rechnungserstellung in DATEV Anwalt classic (Dok.-Nr. 1002034)
Überblick DATEV Anwalt classic (Dok.-Nr. 1002000)
Überblick DATEV Anwalt Kommunikationspaket (Dok.-Nr. 1008585)
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