100 PROZENT DIGITALE HR-PROZESSE
Die letzten 20 Prozent übernimmt
der Dienstleister
Aktuelle Studien zeigen,
dass in Personalabteilungen in puncto digitalisierung noch einiger Nachholbedarf besteht.
Das war nicht immer so: In den 70er und 80er Jahren war der HR-Bereich sogar mal Vorreiter und glänzte mit den ersten elektronischen Abrech- nungen. Danach ist die Digitalisierung im Personalwesen ins Stocken geraten. Unter anderem, weil in Deutschland viele Prozesse, wie die Ge- haltsabrechnung mit speziellen Regelungen zu Urlaubs- und Weihnachts- geld, Zeitmodellen, Steuerrechten und verschiedenen Tarifgebieten, ex- trem komplex sind. Diese Komplexität bindet häufig einen Großteil der Kapazitäten, die in der Folge zum Vorantreiben strategischer Themen wie die Digitalisierung fehlen.
Zudem werden die Hürden zur Digitalisierung oft höher wahrgenommen, als sie tatsächlich sind. So sehen sich Personalverantwortliche vor einem riesigen Digitalisierungsberg mit einer unüberschaubaren Auswahl von Technologien, Lösungen und Anbietern – und schieben die Aufgabe da- her vor sich her.
Im Ergebnis sind bisher nur etwa 15,6 Prozent1 der Prozesse in Perso- nalabteilungen digitalisiert – und selbst diese laufen nur selten völlig pa- pierlos ab. Die Folge ist ein immenser Zeitverlust durch Medienbrüche.
So wird beispielsweise vielerorts das Arbeitszeugnis – nachdem es kom- plett digital und vielleicht sogar automatisiert erstellt wurde – immer noch ausgedruckt, damit die Führungskraft es unterzeichnen kann. In Zeiten, in denen der Personalausweis in Deutschland über eine rechts- gültige elektronische Unterschriftsfunktion verfügt, ist das jedoch mehr als unnötig.
MANPOWER SENKEN, KOSTEN EINSPAREN
Dies ist allerdings nur möglich, wenn Prozesse durch digitale Tools effizi- enter gestaltet werden.
Und angesichts des akuten Fachkräftemangels müssen Unternehmen heute schnell handeln, um talentierte Köpfe ins eigene Unternehmen zu holen. Dauern interne Prozesse zu lange, hat vielleicht bereits die Kon- kurrenz zugeschlagen und der Bewerber ist nicht länger verfügbar. Hier hat die Personalabteilung also mit einem Mal einen sehr starken – wenn auch indirekten – Einfluss auf operative Ergebnisse: Ein Vertriebler, den das Unternehmen nicht einstellt, wird die nächsten Monate keinen Um- satz erzielen; ein nicht rekrutierter Produktionsmitarbeiter wird keine Güter herstellen.
Zukünftig werden also 100 Prozent digitale Prozesse in der HR-Abteilung Voraussetzung sein, um den steigenden Anforderungen gerecht zu wer- den – und damit sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen lang- fristig wettbewerbsfähig bleibt.
1 https://www.haufe.de/personal/hr-management/digitale-transformation-personaler-sind-schlusslicht_80_361290.html
Die Antwort auf viele dieser Fragen lautet: Nein, es gibt kein Gesetz, das ein solches Vorgehen vorschreibt. Der erste Schritt ist also immer, den aktuellen Prozess zu hinterfragen und zu optimieren, um ihn anschlie- ßend mithilfe einer maßgeschneiderten Lösung zu digitalisieren.
Trotz Prozessoptimierung und passender Software kann es jedoch sein, dass sich ein Teil eines HR-Vorgangs nicht ohne Weiteres digitalisieren lässt. Ein Beispiel sind etwa AU-Bescheinigungen. Diese erreichen die Personalabteilung in Papierform und müssen von den HR-Mitarbeitern dann manuell verarbeitet werden. Auch kann es vorkommen, dass sich Mitarbeiter vehement gegen eine neue Lösung wie die elektronische Ge- haltsabrechnung wehren und – trotz aller Vorteile – auf ein Papierschrei- ben bestehen.
GENAU HIER SETZT DER ACONSO-LÖSUNGSANSATZ AN:
Prozesse werden digitalisiert – größtenteils mittels einer maßgeschnei- derten Software und die letzten 20 Prozent eines HR-Vorgangs, die noch analoge Schritte verlangen, übernimmt der Dienstleister – also etwa we- nigen Mitarbeitern ihre Gehaltsabrechnung per Post zukommen zu las- sen.
Schon Pareto wusste, dass es die letzten 20 Prozent eines Vorgangs sind, die die größte Herausforderung darstellen und mehr als 80 Prozent des Gesamtaufwandes fordern. Wie sollten Personalverantwortliche also vorgehen, um mit minimalem Aufwand einen HR-Prozess komplett zu digitalisieren?
Grundlegend dafür ist die Bereitschaft, „alte Zöpfe“ abzuschneiden.
Denn bestehende analoge Prozesse eins zu eins digital nachzubilden, ist nicht unbedingt zielführend. Vielmehr gilt es, zunächst alle Abläufe er- gebnisoffen auf den Prüfstand zu stellen:
• Auf welchen Dokumenten ist wirklich eine Unterschrift nötig?
• Muss das Zeugnis noch einmal zur Durchsicht an die Führungskraft oder reicht es, wenn sie die Mitarbeiterbewertung abgibt?
• Muss eine Gehaltsabrechnung den Mitarbeiter wirklich in Papierform erreichen?
HERAUSFORDERUNG: 100 PROZENT DIGITALE PROZESSE IN DER PERSONALABTEILUNG
UNSER LÖSUNGSANSATZ: DIE LETZTEN 20 % ÜBERNIMMT DER DIENSTLEISTER
Bei vielen HR-Prozessen gibt es Teile, die sich nur schwer digitalisieren lassen – beispielsweise die Verarbeitung von AU-Bescheinigungen (Ar- beitsunfähigkeitsbescheinigungen). Zudem scheint es vielen HR-Mana- gern noch immer schwerzufallen, eine Gesamtdigitalisierung in einzelne kleine, überschaubare Projekte zu zerlegen. Lesen Sie im Folgenden, wie vier konkrete HR-Prozesse – Bewerbungseingang, AU-Bescheinigungen, Zeugniserstellung und Gehaltsabrechnungen – mithilfe eines kompeten- ten Dienstleisters zu 100 Prozent papierlos ablaufen können:
Große Unternehmen erhalten jährlich einige hunderttausend Bewerbun- gen. Obwohl viele Schreiben bereits digital eingehen – entweder über eine Online-Bewerbungsplattform oder per E-Mail – gibt es nach wie vor Unternehmensbereiche, in denen die klassische Papierbewerbung noch überwiegt. Diese müssen HR-Mitarbeiter dann scannen und die Infor- mationen in das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens inte- grieren – ein extrem zeitaufwendiger Vorgang. Warum nicht den Bewer- bungseingang komplett an einen Dienstleister auslagern? Dieser scannt die Unterlagen täglich, wöchentlich oder je nach Bedarf. So können Rec- ruiter Bewerbungen, die morgens eintreffen, bereits mittags digital im System abrufen und den Bewerbungsvorgang elektronisch weiterfüh- ren. Auch E-Mail-Bewerbungen kann der Dienstleister selbstverständlich übernehmen und Daten sowie Dokumente aus den Bewerbungsunterla- gen an der richtigen Stelle im System einfügen. Recruiter arbeiten dann ausschließlich elektronisch im Bewerbermanagementsystem – der kom- plette Recruiting-Prozess läuft somit digital ab.
PROZESS 1:
Bewerbungseingang auslagern
PROZESS 2:
AU-Bescheinigung per Smartphone einreichen
Ein weiteres Dokument, welches täglich das Postfach von Personalabtei- lungen füllt, sind AU-Bescheinigungen. Die Informationen über Ursache und Dauer der Abwesenheit müssen HR-Mitarbeiter manuell ins System übertragen – und das Dokument anschließend auch noch scannen, um es in der digitalen Personalakte abzulegen. Auf der anderen Seite ist die- ser Prozess auch für den Mitarbeiter aufwendig. Schließlich muss die Bescheinigung im Regelfall spätestens am dritten Tag der Abwesenheit in der Personalabteilung ankommen und daher aufwendig per Post ver- sendet werden.
Die Lösung: Der Mitarbeiter fotografiert das Attest einfach mit dem Smartphone und übermittelt es über eine sicher verschlüsselte Verbin- dung zum HR-Dienstleister. Dort wird das Dokument mit einer speziellen Texterkennungs-Software ausgelesen und automatisiert in das HCM-Sys- tem des Kunden übertragen. Zudem kann das Tool auch selbstständig eine entsprechende Benachrichtigung an die Führungskraft schicken –
beispielsweise wie lange der Mitarbeiter ausfallen wird. Bei dem kleinen Anteil an AU-Bescheinigungen, die das System nicht auslesen kann – etwa wegen handschriftlichen Eintragungen – übernimmt ein geschulter Mitarbeiter beim Servicedienstleister und überträgt die Angaben manuell. So läuft auch dieser Prozess für die Personalabteilung komplett elektronisch ab.
PROZESS 3:
Zeugnisse intuitiv im Handumdrehen erstellen
Eine schnelle Abwicklung des Zeugnisprozesses scheitert in vielen Fällen daran, dass die Führungskraft den Mitarbeiter nicht zeitnah bewertet. Denn aus rein wirtschaftlicher Sicht ist dieser Prozess nicht mehr rentabel – schließlich verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen und stellt seine Arbeitskraft nicht länger zur Verfü- gung. Der Schlüssel ist also, den Bewertungsvorgang so einfach wie möglich zu gestalten.
Ein intelligentes Tool fügt Stammdaten und Positionsbeschreibung automatisch in die Zeugnisvorlage ein.
Die Führungskraft muss den Mitarbeiter dann nur noch in den vorgegebenen Kategorien mit den Schulnoten 1, 2 oder 3 in Form von Smileys bewerten – denn da Zeugnisse immer wohlwollend formuliert sein müssen, sind schlechtere Bewertungen in der Regel von vornherein ausgeschlossen. Anschließend verwandelt die Software die Bewertungen mithilfe vorgegebener und rechtssicherer Textbausteine in Fließtext. Das digitale Dokument wird vom Tool zum Schluss natürlich automatisch am richtigen Platz in der digitalen Akte des Mit- arbeiters abgelegt.
PROZESS 4:
Gehaltsabrechnung im sicheren virtuellen Raum
Auch durch die monatlich anfallenden Gehaltsabrechnungen erzeugen Personalabteilungen wahre Papier- berge. Bei einem Betrieb mit etwa 6.500 Mitarbeitern versenden HR-Sachbearbeiter etwa 10.000 Briefe pro Monat – dazu zählen monatliche Gehaltsschreiben, Lohnsteuerbescheinigungen und Prämienschreiben. Wa- rum sollen Unternehmen die Dokumente nicht einfach digital über einen sicheren virtuellen Raum übermit- teln? Die HR-Verantwortlichen stellen das entsprechende Schreiben dort digital ein – wo es nur der berechtig-
te Mitarbeiter über einen sicheren Dokumentenschlüssel einsehen und bei Bedarf auch lokal speichern kann. Die Verschlüsselung ist natürlich immer auf dem aktuellsten Stand der Sicherheitstechnologie und wird ständig weiterentwickelt.
Neben dem zeitaufwendigen Postversand sparen Unternehmen so auch bares Geld. Denn während der Versand eines Papierschreibens zirka einen Euro kostet – Papier- und Portokosten zusammengenommen – kommt die elektronische Zustellung auf nur 50 Cent pro Schreiben.
Eine Kostenersparnis von 50 Prozent! Besteht ein Mitarbeiter darauf, sei- ne Gehaltsdokumente auf Papier zu erhalten, kann dies ebenfalls der Dienstleister übernehmen, sodass die HR-Abteilung auch bei diesem Prozess kein Blatt Papier zur Hand nehmen muss.
IN FÜNF SCHRITTEN ZUM KOMPLETT DIGITALEN HR-PROZESS
Komplett papierlose HR-Vorgänge zahlen sich aus. Trotzdem fällt es vie- len Personalabteilungen noch schwer, das Projekt „100 Prozent digitale HR-Prozesse“ anzugehen. Orientierung bieten die folgenden fünf Schrit- te.
SCHRITT 1: Alte Zöpfe abschneiden
Das Argument „das haben wir schon immer so gemacht“ gilt nicht. Denn Digitalisierung bedeutet nicht, analoge Prozesse digital zu spiegeln.
Vielmehr müssen alle Prozesse auf den Prüfstand und gegen die Mög- lichkeiten einer digitalen Lösung abgeglichen werden. Meist können so zeitaufwendige Abstimmungsschleifen eliminiert werden. Mithilfe eines
Zeugnis-Generators beispielsweise muss das Zeugnis nicht noch einmal zur finalen Durchsicht an die Führungskraft. Diese gibt lediglich die Be- wertung des Mitarbeiters ab. Lesefluss und Rechtssicherheit stellt das Tool dann automatisch sicher.
SCHRITT 2: Rechtssicherheit prüfen
Die Rechtssicherheit spielt bei der Digitalisierung von HR-Prozessen selbstverständlich eine entscheidende Rolle. Viel Unsicherheit herrscht etwa beim Thema Aufbewahrung von Originaldokumenten. Tatsächlich gibt es nur wenige Ausnahmen, bei denen Unterlagen in Papierform vor- gehalten werden müssen – beispielsweise notarielle Urkunden. Bei Do- kumenten wie Zeugnissen, Gehaltsabrechnungen, Krankheitsbeschei- nigungen etc. hingegen gibt es eine solche Vorschrift nicht. Es ist also essentiell, die aktuelle Rechtslage gerade im Hinblick auf die EU-DSGVO zu prüfen – oftmals lösen sich Hürden dann in Luft auf.
SCHRITT 4: Mitarbeiter überzeugen
Natürlich müssen auch die Mitarbeiter im Unternehmen von neuen HR-Prozessen und Tools überzeugt werden. Es lohnt sich, Mitarbeiter so früh wie möglich über neue Prozesse und Tools zu informieren und wenn möglich, auch in Entscheidungsprozesse zu involvieren.
Eine gute Lösung spricht jedoch meist für sich – denn es gilt: Bietet das Tool Mitarbeitern und Führungskräften einen Komfort- und Zeitgewinn, werden sie es auch nutzen. Gamification ist hier ein Zauberwort. Füh- rungskräfte schätzen beispielsweise die einfache Möglichkeit zur Mit- arbeiterbewertung eines intelligenten Zeugnis-Tools und Angestellte profitieren, indem sie etwa auf Gehaltsabrechnungen jederzeit digital zugreifen können.
SCHRITT 3: Den richtigen Dienstleister auswählen
Ein kompetenter Partner ist bei der Digitalisierung das A und O. Er soll- te Verantwortlichen dabei helfen, eingefahrene Prozesse zu optimieren, die Rechtssicherheit zu prüfen und die Lösung anschließend auf die indi- viduellen Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden. Ein Rechenzen- trum im deutschen Rechtsraum ist natürlich ebenfalls elementar. Denn nur in einer in Deutschland gehosteten Public Cloud ist der Schutz der Mitarbeiterdaten nach den hohen deutschen Standards gewährleistet.
Da der Dienstleister bei spezifischen Prozessen, wie etwa Bewerbungen oder AU-Bescheinigungen, auch das Scannen und Auslesen der Doku- mente übernimmt, müssen die Mitarbeiter dort auch über entsprechen- de Kenntnisse verfügen – also deutsch sprechen und mit HR-Vorgaben in der Bundesrepublik vertraut sein.
SCHRITT 5: Problemzentriert vorgehen
Die komplette HR-Abteilung zu digitalisieren, ist ein Mammutprojekt.
Das steht außer Frage. Daher empfiehlt es sich, schrittweise und vor allem problemzentriert vorzugehen. Es müssen nicht alle Prozesse auf einmal angepackt werden. Vielmehr sollten sich Verantwortliche fragen, was aktuell wichtig ist. Gibt es etwa extrem viele Bewerbungen, die ver- arbeitet werden müssen? Oder ist die HR-Abteilung mit der Verarbeitung von Krankmeldungen überlastet? So können Prozesse je nach Bedarf ab- gearbeitet werden, bis schließlich die komplette HR-Abteilung ganz ohne Papier auskommt.
FAZIT
Aufgrund von steigendem Kostendruck auf Personalabteilungen als auch wegen des andauernden Fachkräftemangels in Deutschland müssen HR-Prozesse zukünftig 100 Prozent digital ablaufen. Für Personalverant- wortliche bedeutet das: Sie müssen sich ihre Prozesse genau ansehen und überlegen, was sie von einer digitalen Lösung erwarten – und was diese tatsächlich leisten kann.
Stehen Unternehmen noch ganz am Anfang im Digitalisierungsprozess, lohnt es sich, im ersten Schritt immer eine digitale Personalakte einzu- führen. Sie bietet eine einheitliche Struktur, in der Mitarbeiterdaten und -dokumente übersichtlich gebündelt sind. An sie können dann weitere HR-Anwendungen, wie etwa ein Tool zur Zeugniserstellung, angeschlos- sen werden.
Für Personaler gilt also: Nicht den Mut verlieren! Die HR-Abteilung zu digitalisieren, ist ein Großprojekt. Doch unterteilt man es in überschau- bare und problemzentrierte Teilprojekte mit konkreten Zielsetzungen und einem kompetenten Digitalisierungspartner an der Seite, lässt es sich Schritt für Schritt erfolgreich umsetzen.
People-Based HR - dafür steht aconso.
aconso ist der Erfinder der Digitalen Personalakte und Markt- und Innovationsführer für Cloud Software im HR-Dokumentenmanagement. Schon seit 2001 setzt die aconso-Unternehmens- gruppe mit ihrer Vision, HR-Prozesse vollständig zu automatisieren, neue Maßstäbe für eine digitale Personalabteilung. Gleichzeitig schafft sie damit mehr Zeit für das Wichtigste im Unter- nehmen – den Mitarbeiter!
Mit dem People-Based HR-Ansatz gibt aconso seinen Kunden das Versprechen, ihre Bedürfnis- se und die ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen. So schafft aconso eine aktive Zusam- menarbeit zwischen HRler, Mitarbeiter und Führungskräfte und entlastet damit die Personal- abteilung.
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