Die anzubietenden Maschinen müssen folgenden Mindestanforderungen entsprechen:

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1 L e i s t u n g s b e s c h r e i b u n g

- Langtext -

über die Anmietung und Wartung von 37 fabrikneuen und vernetzten Kopier- und Drucksystemen

für den Geschäftsbereich des Polizeipräsidiums Osthessen, Severingstraße 1-7, 36041 Fulda

1 Umfang und Gegenstand der Leistung

Gegenstand der Leistung ist die Anmietung und Wartung von 37 fabrikneuen

(1. Zulassung) und vernetzten Kopier- und Drucksystemen (11 mit Farbfunktion) gemäß beiliegender Spezifikation (s. Anlage 1).

2 Leistungsanforderungen

Die anzubietenden Maschinen müssen folgenden Mindestanforderungen entsprechen:

2.1 Den Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der im Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung.

2.2 Den allgemein anerkannten Regeln der Technik (z. B. DIN 31000, DIN 31001 oder gleichwertig). Der Anbieter sichert zu, dass die bei ihm bestellten Maschinen, Geräte und dgl.

den in der Bundesrepublik Deutschland durch die gesetzlichen Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzten Unfallverhütungsvorschriften (autonome Rechtsnormen), den Arbeits- schutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeits- medizinischen Regeln entsprechen.

2.3 Vorhandene Prüfzeugnisse, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und die Sicherheitsdaten- blätter für die angebotenen Maschinen sind dem Angebot beizufügen.

3 Gewährleistung

3.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Kopier- bzw. Druckqualität für den gesamten Ver- tragszeitraum sicherzustellen.

3.2 Bei erfolglosen Nacharbeiten sind die gelieferten Maschinen gegen gleichwertige funktions- fähige auszutauschen.

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4 Preisgestaltung, Abrechnung

4.1 Der Preis ist inkl. Urheberrechtsabgabe, An- und Abtransport, Installation und Einweisung einschließlich Wartungskosten und Verbrauchsmaterial (ohne Papier und Heftklammern) sowie unter Berücksichtigung der garantierten monatlichen Mindestabnahme - als soge- nannter, „All-in-Preis“ (in Miete monatlich) anzugeben.

Für die über die Mindestabnahme (Freiseiten) hinausgehenden Seiten, ist ein für alle Sys- teme einheitlicher „Folgeseiten - Preis“ (getrennt nach schwarz/weiß und Farbe) anzugeben.

Die in den „VOL - Bewerbungsbedingungen (632)“ unter 3.7 geforderte Beschränkung auf höchstens drei Nachkommastellen bei den Preisen in Euro findet keine Anwendung.

DIN A 3 Klick zählt wie DIN A 4 (der DIN A3 Anteil am Gesamtvolumen liegt unter 5%).

Die Preise sind Festpreise für den Ausführungszeitraum.

4.2 Alle Geräte werden verpoolt.

Es wird ein Insgesamt-Volumen von 70.000 schwarz/weiß (s/w) und 5.000 farbigen Seiten monatlich garantiert (mtl. Mindestabnahme bzw. im Angebot zu berücksichtigende Freisei- ten).

Das in der Anlage 1 angegebene Volumen der einzelnen Geräte (Standorte) dient lediglich als weiterer Anhaltspunkt für die Kalkulation und die Auswahl der einzusetzenden Geräte.

Abnahmeansprüche sind daraus nicht begründbar.

Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich auf Basis der monatlichen Grundmiete zentral an das Polizeipräsidium Osthessen, Abteilung Verwaltung, Severingstraße 1-7, 36041 Fulda.

Die konkrete Abrechnung der Zählerstände (Folgeseiten-Abrechnung) erfolgt einmal jähr- lich.

Die Prüfbarkeit der Rechnung muss hinsichtlich der einzelnen Aufstellungsorte gewährleis- tet und der Seitenverbrauch an Hand von Zählerstandsmeldungen oder ähnlichen Verfah- ren nachprüfbar sein.

Monatlich nicht genutzte Freiseiten werden automatisch auf den nächsten Monat übertra- gen und zwar ggf. bis zum Ende der Vertragslaufzeit; bei evtl. anschließender Vertragsver- längerung auch darüber hinaus.

Die in den Ergänzenden Bewerbungsbedingungen Land Hessen (632) unter Nr. 1, Ange- bot, Abs. 1 getroffene Regelung zu Mehrleistungen und Minderungen findet keine Anwen- dung.

4.3 Der Mietanteil für die Netzeinbindung der Systeme muss neben den Kosten für das Drucker- und Scannermodul (inkl. Netzwerkkarte und sonstigem erforderlichen Zubehör) auch die Kosten für eventuelle Software, die Netzwerkintegration sowie alle sonstigen Ne- benkosten enthalten.

Die Verkabelung wird vom Auftraggeber durchgeführt. Er führt die Kabel und Anschlüsse bis an den Standort der Geräte.

(3)

3 Folgende Systemumgebung ist bei der Netzeinbindung zu berücksichtigen:

Client Betriebssysteme

- Windows 7 (64 Bit), Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 Server-/Netzwerkbetriebssysteme

- Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2

Netzwerkkabel

- 10Base T (RJ45/Twisted Pair) - 100Base TX (RJ45/Twisted Pair) Netzwerktypen

- Ethernet/Fast Ethernet Netzwerkprotokolle

- TCP/IP (LPD/LPR)

Seitenbeschreibungssprachen - PCL 5 + PCL 6

Anwendungen

- Microsoft Office alle Versionen ab 2010 - SAP/R3 (ab Segment 3)

Softwareerfordernis:

Geräte (Druckfunktion) per Remote-Tool über das Netzwerk konfigurierbar.

Firmwareupdates der Geräte werden zeitnah ohne Mehrkosten zum Download zur Verfü- gung gestellt.

Die Remote Firmware Update-Funktion sowie die Eingabe von administrativen Einstellun- gen ist über Pin- oder Passworteingabe zu schützen.

4.4 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das Personal (Multiplikatoren) in die sachgemäße Be- nutzung der Systemen einzuweisen und dabei auch auf die Nutzung der systemtechnisch angebotenen Energiesparfunktionen (Power-Management) hinzuweisen.

Die Einweisung erfolgt pro Liegenschaft (Fulda, Severingstraße 1-7 ist z.B. eine Liegen- schaft) nach Terminabsprache. Mehrere Geräte in einer Liegenschaft können zusammen eingewiesen werden.

5 Vertragsdauer, Kündigung

Der Mietvertrag wird beginnend mit dem 01. Juli 2017 bis 30. Juni 2021 (48 Monate) abgeschlossen.

Kündigungsfrist: 6 Monate (schriftlich) vor Ablauf des Vertrages, ansonsten verlängert sich der Vertrag einmalig um 12 Monate.

6 Einsatz von RC-Papier

Der Bieter hat eine Erklärung (s. Anlage 2) abzugeben, inwieweit die Verfügbarkeit der angebotenen Maschinen bei Einsatz von 100 % RC-Papier gegeben ist.

Anlage 2 ist dem Angebot unterschrieben beizufügen.

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7 Umweltverträglichkeit der Systeme / Energieeffizienz

Die in der Anlage 3 aufgeführten umweltgerechten Eigenschaften bitte ich bei Zutreffen anzukreuzen bzw. um die fehlende Messwerte zu ergänzen.

Ich bitte hauptsächlich Systeme anzubieten, die überwiegend die Eigenschaften der Anlage 3 erfüllen.

Die angebotenen Systeme sollten über das höchste Leistungsniveau an Energieeffizienz verfügen.

Die Energieeffizienz fließt an Hand der TEC-Werte (Typischer wöchentlicher Energiever- brauchswert) über die Anlage 3.1 in die Zuschlagskriterien ein.

Anlage 3/3.1 ist dem Angebot ausgefüllt beizufügen.

8 Leistungsverzeichnis:

Die Maschinen sind bei den aus der Anlage 1 ersichtlichen Standorten aufzustellen und einzurichten. Die Leistungsanforderungen ergeben sich ebenfalls aus der Anlage 1.

Sie ist dem Angebot ergänzt um die Bezeichnung der angebotenen Modelle ausgefüllt bei- zufügen.

Darüber hinaus gilt für alle Systeme folgendes:

- Soweit Systeme mit Festplatte gefordert bzw. geliefert werden, sind die Kosten für ein Security Tool zur Festplatten Datenüberschreibung gemäß ISO 15408 EAL 3 (oder gleichwertig) im Preis zu berücksichtigen.

- Druckdaten werden auf der internen Festplatte (nicht flüchtigem Speicher) verschlüsselt abgelegt.

- Bei Außerbetriebnahme werden sämtliche Daten und die Konfiguration der Geräte vom Auftragnehmer sicher gelöscht (Wipen). Der Auftraggeber erhält über die BSI kon- forme (oder gleichwertige) Löschung eine schriftliche Bestätigung.

Gleiches gilt bei einem Festplattendefekt während der Vertragslaufzeit.

- Schwarz/weiß Druck muss als Standard im Treiber voreinstellbar sein.

- Soweit Systeme mit weiteren, nicht geforderten Schnittstellen und/oder Modulen (z.B.

GSM/WLAN/Bluetooth/NFC/USB/etc.) angeboten werden, müssen diese Funktionen deaktiviert sein.

Bei Bedarf müssen die angebotenen Systeme, kurzfristig (innerhalb einer Woche) kosten- los präsentiert werden können.

Ferner ist dem Angebot Prospektmaterial der angebotenen Systeme beizufügen.

Nachmietungen von zusätzlichen Geräten während der Vertragslaufzeit müssen möglich sein. Die Laufzeit des Pool-Vertrages bleibt durch evtl. Nachmietungen unberührt, d. h. die Vertragslaufzeit dieser Nachmietungen endet mit der des Pool-Vertrages.

Sofern Nachmietungen erfolgen sollen, hat der Auftragnehmer unter Berücksichtigung der verkürzten Restlaufzeiten zeitnah ein Angebot vorzulegen.

Der Bieter sichert in der Zeit von Montag bis Freitag, 07:30 bis 16:30 Uhr, eine ordnungs- gemäße Abwicklung des Kundendienstes (Servicereaktionszeit vor Ort max. 8 Stunden nach Fehlermeldung) zu.

Eine Fernwartung per Remote-Zugriff über das Internet ist aus IT-Sicherheitsgründen nicht zulässig.

(5)

Anlage 1

1 Lfd.

Nr.

Installations- Datum

Anzahl der Geräte

Standort Ausstattung/techn. Mindestanforderungen

durchschnittliches Seitenvolumen

pro Monat

angebotenes Modell

1 01.07.2017 7 Polizeipräsidium Osthessen Verteiler lt.

Anlage

- mind. 17 DIN A 4 Kop./Min. s/w

- Druck- und Scanfunktion im Netz (incl. Scan-to-E-mail) - Arbeitsspeicher mind. 16 MB

- Kopierformat DIN A 4 und DIN A 3 1:1 - Verkleinerung/Vergrößerung/Zoom

- Duplex-Original-Einzug

- autom. doppelseitiges Kopieren

- separater Einzelblatt- oder Stapeleinzug - Papiervorrat mind. 250 Blatt DIN A 4, mind. 1 geschlossenes Magazin - Unterschrank

je 500 s/w

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Anlage 1

Lfd.

Nr.

pro Monat

Anlage

- mind. 22 DIN/A 4 Kop./Min. s/w

- Druck- und Scanfunktion im Netz (incl. Scan-to-E-mail) - Farbscan-Funktion

- Arbeitsspeicher mind. 64 MB - Festplatte

- Kopierformat DIN A 4 und DIN A 3 1:1 - Verkleinerung/Vergrößerung/Zoom - Duplex-Original-Einzug

- Separater Einzelblatt- oder Stapeleinzug - elektronisches Sortieren

- Papiervorrat mind. 1.000 Blatt DIN A 4, mind. 3 geschlossene Magazine - geschützter (vertraulicher) Ausdruck - Unterschrank

je 2.300 s/w

2a 01.07.2017 2 Polizeipräsidium Osthessen Verteiler lt.

Anlage

- wie lfd. Nr. 2, jedoch:

maximale Breite 75 cm, maximale Tiefe 70 cm und maximale Höhe 120 cm

Die Kopierer stehen auf Fluren und haben aus Brandschutzgrün- den jeweils ein weiter zu verwendendes Copycap (Brandschutz- haube, die bei Rauchentwicklung über das Gerät fällt).

je 2.300 s/w

Maße angebotenes Modell:

Breite: cm Tiefe: cm Höhe: cm

(7)

Anlage 1

3 Lfd.

Nr.

pro Monat

Anlage

- mind. 30 DIN/A 4 Kop./Min. s/w

- Druck- und Scanfunktion im Netz (incl. Scan-to-E-mail) - Farbscan-Funktion

- Arbeitsspeicher mind. 128 MB - Festplatte

- Separater Einzelblatt- oder Stapeleinzug - Finisher mit autom. Hefter

5.000 s/w

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Anlage 1

Lfd.

Nr.

pro Monat

Anlage

- mind. 22 DIN/A 4 Kop./Min. s/w und farbig

- Druck- und Scanfunktion im Netz (incl. Scan-to-E-mail) - Farbfunktion, separate Zählung/Abrechnung (Farbe) - reglementierbarer Zugang zur Farbe, sowohl im Druck- als auch im Kopiermodus

- Arbeitsspeicher mind. 1.024 MB - Festplatte

- Separater Einzelblatt- oder Stapeleinzug - elektronisches Sortieren

je 2.000 s/w

und

je 500 farbig

4a 01.07.2017 1 Polizeipräsidium Osthessen Verteiler lt.

Anlage

- wie lfd. Nr. 4, jedoch:

maximale Breite 75 cm, maximale Tiefe 70 cm und maximale Höhe 120 cm

Der Kopierer steht auf dem Flur und hat aus Brandschutzgründen ein weiter zu verwendendes Copycap (Brandschutzhaube, die bei Rauchentwicklung über das Gerät fällt).

2.000 s/w

und

500 farbig

Maße angebotenes Modell:

Breite: cm Tiefe: cm Höhe: cm

(9)

Anlage 1

5 Lfd.

Nr.

pro Monat

Anlage

je 4.000 s/w und je 1.000 farbig

(10)

Anlage 1

Lfd.

Nr.

pro Monat

Anlage

8.000 s/w und 2.000 farbig

37 Summen:

81.900 s/w und 8.000 farbig

(11)

Anlage 1

7

Standortliste der Kopier- und Drucksystemsysteme nach laufender Nummer

Verteiler lfd. Nr. 1 (17er s/w)

36179 Bebra Rathausmarkt 1 Außenstelle Bebra

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. E, 1. OG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. C, 2. OG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. D, 1. OG

36110 Schlitz Schulstraße 1 PolPo Schlitz

36341 Lauterbach Lindenstr. 50‐56 PD VB 2. OG

36041 Fulda Washingtonallee 4 WA 4, 1. OG

Verteiler lfd. Nr. 2 (22er s/w)

36304 Alsfeld An der Au 5 PSt Alsfeld

36304 Alsfeld An der Au 5 K20-Alsfeld

36251 Bad Hersfeld Kleine Industriestraße 3 PD Hef

36251 Bad Hersfeld Kleine Industriestraße 3 RKI Bad Hersfeld 36251 Bad Hersfeld Kleine Industriestraße 3 DEG Bad Hersfeld

36251 Bad Hersfeld Kleine Industriestraße 3 PSt Bad Hersfeld EG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. B, EG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. C, 2. OG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. A, 1. OG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. D, 2. OG

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. D, EG

36341 Lauterbach Lindenstraße 50 PSt Lauterbach EG

36119 Neuhof Alte Heerstraße 3 PolPo Neuhof

36100 Petersberg Brückenstraße 6 PASt Peterberg

36199 Rotenburg Hainweg 3 PSt Rotenburg 1. OG

63679 Schotten Parkstraße 19 PolPo Schotten

Verteiler lfd. Nr. 2a (22er s/w)

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. C, EG, Flur

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. A, EG, Flur

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Anlage 1

Verteiler lfd. Nr. 3 (30er s/w)

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. B, 2. OG

Verteiler lfd. Nr. 4 (22er Farbe)

36251 Bad Hersfeld Am Weingarten 31 PASt Bad Hersfeld

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. A, 2. OG

36041 Fulda Washingtonallee 4 2. OG

36115 Hilders Battentor 13 PSt Hilders

36088 Hünfeld Im Honigfeld 2 PSt Hünfeld

36341 Lauterbach Lindenstraße 50 DEG 1. OG

36199 Rotenburg Hainweg 3 PSt Rotenburg EG

Verteiler lfd. Nr. 4a (22er Farbe)

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7

Geb. C, 1. OG, Flur

Verteiler lfd. Nr. 5 (30er Farbe)

36304 Alsfeld An der Au 5 RKI Alsfeld

36251 Bad Hersfeld Kleine Industriestraße 3 RKI, 1. OG

Verteiler lfd. Nr. 6 (40er Farbe)

36041 Fulda Severingstraße 1 - 7 Geb. B, 1. OG

(13)

Anlage 2

Erklärung

Hiermit wird verbindlich erklärt, dass auch bei ausschließlicher Verwendung von Recycling- Papieren nach EN 12281 die Verfügbarkeit der Kopier- und Drucksysteme nicht beeinträch- tigt wird und Service- bzw. Verbrauchsmaterialzuschläge nicht erhoben werden.

________________________________

Unterschrift/Firma

(14)

(15)

Anlage 3 *

Umweltverträglichkeit der Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte)

Die nachstehend aufgeführten umweltgerechten Eigenschaften bitte ich bei Zutreffen anzukreuzen bzw. um die fehlenden Messwerte zu ergänzen.

Für Geräte Modell: ____________________________

RAL - UZ 171 (oder gleichwertig) beantragt ( ) erteilt ( )

TVOC-Emissionsrate (Summe der flüchtigen organischen Verbindungen)

Druckphase Monochrom-Druck  10 mg/h ________ mg/h Farbdruck (soweit möglich)  18 mg/h ________ mg/h Staub-Emissionsrate

Druckphase Monochrom-Druck  4,0 mg/h ________ mg/h Farbdruck (soweit möglich)  4,0mg/h ________ mg/h Styrol-Emissionsrate

Druckphase Monochrom-Druck  1,0 mg/h ________ mg/h Farbdruck (soweit möglich)  1,8 mg/h ________ mg/h Ozon-Emissionsrate

Druckphase Monochrom-Druck  1,5 mg/h ________ mg/h Farbdruck (soweit möglich)  3,0 mg/h ________ mg/h Benzol-Emissionsrate

Druckphase Monochrom-Druck < 0,05 mg/h ________ mg/h Farbdruck (soweit möglich) < 0,05 mg/h ________ mg/h

Geräuschemission

Bereitschaft ________ dB (A)

Betrieb ________ dB (A)

Stromverbrauch

Bereitschaft ________ W

Betrieb ________ W

(Messbedingungen jeweils nach der RAL - UZ 171 oder gleichwertig)

Maschinengehäuse ohne dioxin- oder furanbildende Stoffe ( ) ja ( ) nein

Gehäusekunststoffe ohne PBB (polybromierte Biphenyle),

PBDE (polybromierte Diphenylether) oder Chlorparafine. ( ) ja ( ) nein

Fotoleitertrommel ohne Selen, Blei, Quecksilber und Cadmium ( ) ja ( ) nein

Entsprechende Nachweise sind auf Anforderung nachzureichen.

_______________________________

Stempel und Unterschrift

* Anlage 3 ist Bestandteil der Ausschreibung und dem Angebot ausgefüllt beizufügen (die Beifügung eigener Umweltdatenblätter entbindet davon nicht).

(16)

(17)

Anlage 3.1 *

Zusammenstellung:

Typischer wöchentlicher Energieverbrauchswert (TEC) nach Definition des

„Energy Star“ für alle angebotenen Modelle

Modell TEC (kWh/Woche) Menge Modell (wie oft wurde dieses

Modell angeboten?)

Quersumme kWh/Woche

(TEC x Menge Modell)

Gesamtsumme (der TEC Werte in kWh/Woche)

Entsprechende Nachweise sind auf Anforderung nachzureichen.

_______________________________

Stempel und Unterschrift

* Anlage 3.1 ist Bestandteil der Ausschreibung und dem Angebot ausgefüllt beizufügen (die Beifügung eigener Umweltdatenblätter entbindet davon nicht).

(18)