xpectoPro
Neuerungen (Teil 2)
Anwendertreffen 2020
online-Präsentation
Neuerungen in xpectoPro
Überblick – Präsentation in 2 Teilen (Teil 2)
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Teil 1: - Allgemeine Neuerungen - Hinweise und Sperren
Teil 2: - Vorgangssystem
- Vorgangssystem - Übertragungsvorgänge
- weitere Neuerungen in Kurzform
Neuerungen in xpectoPro Neues Modul – Vorgänge
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Vorgangssystem
(kostenpflichtiges Zusatzmodul)
Neuerungen in xpectoPro Neues Modul: Vorgänge
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xpectoPro hat eine neues integriertes System für Vorgänge.
Vorgänge organisieren die Verwaltungstätigkeiten der Nutzer und entsprechen einer elektronischen Vorgangsakte bzw. einem Ticketsystem für die Verwaltung.
Alle Vorgänge können somit übersichtlich dargestellt und ausgewertet werden.
Gerade in Zeiten von Homeoffice können so Verwaltungstätigkeiten elektronisch erfasst und durch die Mitarbeiter abgearbeitet werden. Hierbei werden dem
Mitarbeiter die eingehenden Dokumente und zugehörigen Informationen über den Vorgang elektronisch angezeigt.
Für die Freischaltung und Nutzung des Vorgangssystems ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich.
Weitere Infos unter Funktion - Vorgangsverwaltung und Vorgänge
Neuerungen in xpectoPro Neues Modul: Vorgänge
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Ziel des neuen Moduls ist die Be- und Abarbeitung von Vorgängen aufzunehmen, zu steuern und zu lenken, zu protokollieren sowie ggf. im 4AP zu überprüfen wie z.B.
• Anfragen (und Beschwerden)
• Änderungen von Adressen und Bankverbindungen
• Umschreibungen (auch in Masse) Hierbei soll
• der auslösende bzw. zugehörige Schriftverkehr
• alle Änderungen hierzu in xpectoPro sowie
• die Freigabe und Prüfung im 4AP
wie „früher“ mit einer schriftlichen Akte – in xpectoPro elektronisch
zusammengefasst, zugewiesen, abgearbeitet, geprüft und dokumentiert werden.
Außerdem sollen gewisse Änderungen automatisch zu einem prüfpflichtigen Vorgang führen (z.B. Adressänderung)
Neuerungen in xpectoPro Neues Modul: Vorgänge
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Das Vorgangsystem gliedert sich in mehrere Schritte
• Posteingang - Scan first bzw. Maileingang per Scanmanager
• Vorgangszuordnung
• Qualifizierung
• Zuordnung Bearbeiter/-gruppe
• Abarbeitung
• Prüfung
• Abschluss
Alle Zugriffe und Datenänderungen werden automatisch im Vorgang protokolliert
Neuerungen in xpectoPro Neues Modul: Vorgänge
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Das Vorgangsystem gliedert sich „derzeit“ im wesentlichen in drei Bereiche
• Normale Abarbeitungsvorgänge (mit und ohne Prüfpflicht) o Bearbeitung der Posteingänge
• Übertragungen/Umschreibungen (auch in Masse) z.B.
o Erbfälle
o Anteilsaufkäufe/ Übernahmen o etc.
• 4AP - Kontrolle nach dem vier Augen Prinzip
o Bestimmte Änderungen von Daten führen automatisch zu einem prüfpflichtigen Vorgang – z.B. Änderungen von Bankverbindungen
Neuerungen in xpectoPro Vorgänge - Definition
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Über System – Vorgangsarten können neue Vorgangsarten angelegt bzw. aus den xpecto- Vorlagen kopiert werden
Je Vorgangsart kann festgelegt werden, wer diesen Vorgang
abarbeiten und evtl. wer diesen prüfen muss
Neuerungen in xpectoPro
Vorgänge – Erzeugung von Vorgängen (über Scanmanager, Ereignisse, manuell)
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Im Scanmanager können zu
Scans neue Vorgänge angelegt werden. Dies geht nur für das aktuelle Dokument oder für alle im Scanmanager
befindlichen Dateien
Natürlich können Vorgänge auch manuell bzw. aus einem Ereignis heraus angelegt
werden
Neuerungen in xpectoPro Vorgänge – Zuordnung
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Über System – Vorgänge können die Vorgänge
abgearbeitet werden.
Neue Vorgänge landen bei der jeweiligen Art unter dem
Status „Offen“
Über einen Doppelklick auf den Vorgang kann dieser
geöffnet und bearbeitet werden
Neuerungen in xpectoPro Vorgänge – Qualifizierung
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Bei der Qualifizierung können folgende Zuordnungen
festgelegt werden
• Stichwort zum Vorgang
• Art und Priorität
• Alarmdatum (Erinnerung)
• Eine evtl. Prüfpflicht
• (Datensatz-)Zuordnung
• Verknüpfung mit einem anderen Vorgang
• Übergabe an eine(n) Bearbeiter/-gruppe
• Wandlung in Beschwerde
Neuerungen in xpectoPro Vorgänge – Bearbeitung
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Zuweisung zum Datensatz treffen – hier
Kunde Mack Catarina Bearbeitung starten
zum Datensatz wechseln und Änderung einpflegen
zum Schluss im Vorgang die Bearbeitung abschließen
Neuerungen in xpectoPro Vorgänge – Bearbeitung
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Nach der Zuweisung sind die Vorgänge auch beim
jeweiligen Datensatz in den Wiedervorlagen und in der Seitenleiste sichtbar und
können von dort aufgerufen und bearbeitet werden
Neuerungen in xpectoPro
Vorgänge – Verknüpfung Ereignis zum Vorgang
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Bei den Ereignissen kann über
„Vorgang öffnen“ der zum
Ereignis zugehörige Vorgang geöffnet, eingesehen bzw.
bearbeitet werden
Neuerungen in xpectoPro Neues Modul – Vorgänge
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Vorgangssystem
Übertragungsvorgänge
Neuerungen in xpectoPro
Vorgänge - Übertragungsvorgänge
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Übertragungsvorgänge ist Teil des Vorgangssystems.
Ziel des neuen Moduls ist es, die Abarbeitung eines Übertragungsvorganges zu
steuern und alle Dokumente und zu erledigende Aufgaben beim Rechtsvorgänger und Rechtsnachfolger bereits in xpectoPro zu archivieren.
Je Übertragungsart können Pflichtdokumente und –Eigenschaften für den RV und RN auf Ebene Kunde / Beteiligung und Vertrag definiert werden, welche für die
Durchführung der Übertragung obligatorisch sind oder nur abgearbeitet werden müssen.
Erst nachdem alle obligatorischen Unterlagen und Schritte durchgeführt sind, kann die eigentliche Übertragung durchgeführt werden.
Dass Modul ersetzt die manuell geführten Checklisten und gibt im System jederzeit einen Überblick über den aktuellen Status einer Umschreibung.
Umschreibungsvorgänge
Übertragungsvorgang – Definitionen von Pflichtdokumenten und Checklisten
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Default-Checklisten für Umschreibungsvorgänge können je Übertragungsart vordefiniert werden
- Übertragungsart - Beteiligungsart - Personentyp
- pro Kunde/Person - pro Beteiligung
- pro Vertrag - für RV / RN
- Checkliste oder Dokument
- Pflichtangabe
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Neuen Übertragungsvorgang anlegen oder bestehenden
Übertragungsvorgang
einsehen bzw. bearbeiten
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Für den Übertragungsvorgang die Zuordnung zum Datensatz, die Art der Übertragung und
die betreffenden Verträge für die Übertragung auswählen Gewünschte Beteiligungen oder Verträge markieren, die für die Umschreibung relevant sind
- Alle Kundenverträge - Gesamte Beteiligung - Einzelne Verträge
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Im Übertragungsvorgang
müssen dann die Parameter
für die Übertragung festgelegt werden – insbesondere die
Datumswerte für die Vertragsübergänge
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Im oberen Bereich werden die zur Übertragung ausgewählten Verträge angezeigt
Im unteren Bereich kann über die + Funktion der oder die RN erfasst werden. Je RN und
Vertrag kann der zu überneh- mende Anteil festgelegt
werden.
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Je Vertrag kann über den
Button zu der Checkliste für RV und RN gewechselt werden
Hier werden je nach Geschäftsvorfall die
erforderlichen Dokumente
bzw. Checklisteneinträge mit deren Status angezeigt bzw.
können erweitert werden
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Auf der Hauptmaske des
Übertragungsvorhangs wird dann je Vertrag der Status der Checkliste farbig dargestellt - Rot = es fehlen noch
Pflichtangaben
- Grün = alle Pflichtangaben sind erfolgreich
abgeschlossen, der Vertrag kann umgeschrieben
werden
Umschreibungsvorgänge
Vorgänge - Übertragungsvorgang anlegen
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Vor der Umschreibung muss
der Vorgang noch über die Vier Augen Kontrolle freigegeben werden.
Danach kann einzeln oder in Masse die Umschreibung
durchgeführt und der Vorgang abgeschlossen und im 4AP
überprüft werden
Umschreibungsvorgänge
Aktionen – Kontoverbindungen ändern/umhängen
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Im Tool für die Massenfreigabe können nun auch gesperrte
Kontoverbindungen und Zweckkonten aus-
/eingeblendet werden
Neuerungen in xpectoPro
… und sonst?
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weitere Neuerungen
in Kurzform
Neuerungen in xpectoPro und sonst …
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Suchgeschwindigkeit im Suchbaum
• Mit Hilfe der neuen Software-Einstellung „OptimizeSearchQueries“ kann die Suche bei größeren Datenmengen significant beschleunigt werden.
(Bei kleineren Datenmengen ist diese Funktion etwas langsamer)
Pflege allgemeiner Daten und Tabellen
• Zur Pflege der allgemeinen Daten und Tabellen (z.B. Länder) wurde ein neuer Menüeintrag im Reiter „System“ hinterlegt
Automatische Skalierung der Oberflächen entsprechend der Auflösung (min.
FullHD). Umfangreiche Tabellen und Oberflächen werden somit dynamisch auf die entsprechende Fenstergröße erweitert)
Neue Systemeinstellung „EnableQuickSearch“ um die Suche erst nach Betätigen der Eingabetaste bzw. über den Such-Button auszulösen führt zu
Performanceverbesserung
Neuerungen in xpectoPro und sonst …
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Schnittstellen
• Neue kostenpflichtige Schnittstell zu Reuter World Check (Lizenz bei World Check notwendig)
• Neuer Druckdienstleister Göbel+Lenze
• Unterstützung der neuen Bankenschnittstelle V2 gem. Zahlungsdienstrichtlinie PSD2 (Payment Services Directive2)
• EBICS-Schnittstelle unterstützt jetzt Luxemburger Banken (ohne BLZ)
• Universelles Austauschformat für Zeichnungen
Austauschformat wird neben dem Import von Zeichnungen auch für den Datenaustausch von Zeichnungen verwendet.
Quellcode und Dokumentation finden Sie unter:
https://github.com/xpecto/opendata/tree/master/schemas/investments
Neuerungen in xpectoPro und sonst …
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Admin-Benachrichtigung beim Softwarestart über einen neuen Stablefix Meldewesen CRS – Die Ländertabelle wurde um die Information der CRS- Teilnahme ab dem entsprechenden Jahr erweitert
Feldliste zur Complianceprüfung: Bei der Angabe der Compliancefelder können nun auch ganze Tabellenkürzel (z.B. B0) angegeben werden, die zu einem
prüfpflichtigen Vorgang führen. Einzelne Felder können mit Minus ausgeschlossen werden (z.B. "-B0806")
Dateinamen für Zahlungsverkehr: Der Dateiname der Zahlungsverkehrsdatei kann konfiguriert werden. Dateinamenpattern unter der Rubrik Export in den
Einstellungen für Sepa und DTAZV Dateien (DTAZVFileNameTemplate)
Neuerungen in xpectoPro geschafft ☺
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Fragen?
Bei Fragen und Ideen können Sie sich jederzeit gerne unter
werner.kunz@xpecto.com bzw.
+49 89 74 55 86-55
an mich wenden
Neuerungen in xpectoPro
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