Das Deutsche Zentrum für Integrations- und Migrationsforschung (DeZIM) e.V. mit Sitz in Berlin sucht kurzfristig eine Buchhaltungssoftware mit dem Ziel, möglichst zum 01.01.2021 mit dieser einsatzbereit zu sein.
Daher hier unsere:
Ausschreibung zur Abgabe eines Angebots „Buchhaltungssoftware“
NEU:
. Ausschreibungsfrist verlängert: Abgabe bis zum 02.10.2020, 12:00 Uhr . eingegangene Fragen und Antworten befinden sich im Anhang
. Zeitplan:
. der Lizenzkauf ist zwingend bis Ende des Jahres 2020 vorgesehen
. die Implementierung der Software kann bei Kapazitätsengpässen seitens des Anbieters auch notfalls bis Ende des ersten Quartals 2021 erfolgen, wenn eine Nachbuchung sämtli- cher Vorgänge des Jahres 2021 machbar ist
Unternehmen:
Der DeZIM e.V. (synonym DeZIM-Institut) ist eine im Jahr 2017 gegründete Forschungseinrichtung, die durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) gefördert wird. Zentrale Aufgaben sind kontinuierliche, methodisch fundierte Forschung und deren Transfer in Politik, Öffentlichkeit und Zivilge- sellschaft. Vereinsmitglieder sind neben der Bundesrepublik Deutschland mehrere Bundesländer und Univer- sitäten/Forschungseinrichtungen, aber keine natürlichen Personen. Die Angestelltenzahl liegt derzeit bei rd.
90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, im Jahr 2021 wird diese Zahl vsl. bei rd. 120 liegen.
Gemeinnützigkeit und Steuerpflicht
Als gemeinnützig anerkannter eingetragener Verein unterliegt der ideelle Bereich des Vereins nicht der Steu- erpflicht, sondern lediglich die weiteren Vereinssphären der Auftragsforschung und des wirtschaftlichen Ge- schäftsbetriebs.
Einnahmequellen
Haupteinnahmequelle des DeZIM e.V. ist die institutionelle Förderung/Zuwendung durch den Bund über den Bundeshaushalt i.H.v. 3,4 Mio. € pro Jahr (Stand 2020). Darüber hinaus erhält der DeZIM e.V. Projektzuwen- dungen von verschiedenen Mittelgebern (Bund, Länder, EU, Stiftungen u.ä.), die ebenfalls dem ideellen Be- reich zuzuordnen sind (Volumen 2020: vsl. rd. 5 Mio. €; rd. 20-25 Projekte). Nicht verbrauchte Mittel sind je- weils zurückzuzahlen.
Hinzu kommen steuerpflichtige Aufträge, bspw. über die Erstellung von Berichten zu bestimmten Themen (Volumen 2020: vsl. rd. 400 T€). Für das Jahr 2021 kann grob von Zuwendungen i.H.v. rd. 9-10 Mio. € zzgl.
Aufträgen i.H.v. 1 Mio. € ausgegangen werden.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Erfolgt durch einen externen Dienstleister, was zunächst auch so beibehalten werden soll.
Anforderungen an die Buchhaltungssoftware:
Neben den gängigen Anforderungen (Mehrplatzlösung, Netzwerkfähigkeit, Revisionssicherheit, digitale Archi- vierung) und Funktionen (Einnahme-Überschuss-Rechnung, Doppik/Bilanzierung, Anlagenverwaltung u.a.) soll die Möglichkeit bestehen, bei Buchungen diverse Dateien/Anlagen zu hinterlegen. Des Weiteren ist ange- dacht, das Jahr 2020 im neuen System nachzuerfassen. Zudem besteht beim DeZIM e.V. der Bedarf nach branchenspezifischen Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten (Non-Profit-Organisation, Wissenschafts- und Forschungseinrichtung, öffentliche Verwaltung) wie folgt:
Jede Buchung/Zahlung muss sich mehreren verschiedenen Sichten/Budgets bzw. Budgetpositionen zuordnen lassen:
1) Zuordnung zu einem bestimmten Projekt (alias Finanzierungsquelle)
§ Institutionelle Förderung Jahr X
§ Projektförderung A, B, … (ggf. unterteilt nach Jahr)
§ Auftragsprojekt P, Q, …
o Dazu ist die Definition/Anlage von Projekten (mit beliebig definierbaren Budgets/Budgetpositio- nen) erforderlich.
o Anmerkung: Die Zuordnung zu einer Jahresscheibe eines mehrjährigen Projektes orientiert sich nicht zwangsläufig am Datum der Leistung oder Zahlung, da Projektmittel teilweise auch noch im Januar des Folgejahres verwendet werden können.
2) Zuordnung zu bestimmter Budgetposition des Projektes (bei Haushaltsmitteln gem. Wirtschaftsplan, bei Projektmitteln gem. Projektbudget o.ä.)
3) Zuordnung zu Jahresabschluss-Position (quasi gem. Kontenplan; Kostenart): Personalkosten, Raumkos- ten, Reisekosten usw.
4) Möglichkeit der Zuordnung zu „internen“ Projekten (bspw. bestimmte Veranstaltung im Rahmen der in- stitutionellen Förderung oder im Rahmen einer Projektförderung)
Besonderheit 1:
Es soll die Möglichkeit bestehen, dass einzelne Buchungen/Zahlungen auch auf verschiedene Budgetpositio- nen verteilt werden können. Ein Beispiel ist die Zahlung der Büromieten, die im Wirtschaftsplan in die Netto- kaltmiete und die Betriebskosten aufzuteilen ist.
Besonderheit 2:
Aufgrund der zahlreichen Projekte/Finanzierungsquellen ist es für die Mehrzahl der Angestellten erforderlich, dass deren Personalkosten sich bestimmten Projekten zuordnen lassen. Diese Zuordnung muss monatlich än- derbar sein. Zudem erfolgt die Zuordnung oftmals auch gleichzeitig zu verschiedenen Projekten (bspw. im Monat X: 50% Projekt A, 35% Projekt B, 15% Projekt C)
Bislang wurde dies so gelöst, dass sämtliche Personalkosten (Netto-Gehälter, Krankenkassen, Finanzamt usw.) zunächst der institutionellen Förderung (also quasi dem „Haupt-Projekt“) zugeordnet wurden und für die be- troffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Umbuchungen von deren Personalkosten (Arbeitgeberbrutto) auf die entsprechenden Projekte erfolgte.
Dazu ist im System idealerweise eine Definition von Mitarbeitenden und eine Zuordnung der Mitarbeitenden zu bestimmten Projekten (also Finanzierungsquellen) möglich.
Sämtliche Zuordnungen sollen sich jederzeit (bzw. bis zu einem bestimmten Termin, bspw. der Erstellung des Jahresabschlusses) ändern lassen.
Angebote, Bewertung und Zuschlag:
• Als öffentlicher Auftraggeber sind wir an die vergaberechtlichen Vorschriften des Bundes gebunden.
Bitte beachten Sie daher bei der Abgabe Ihres Angebotes folgende Punkte:
• Ihr Angebot sollte eine nachvollziehbare Kostenübersicht mit Personal- und Sachkosten sowie sonstigen bereits absehbaren Kosten beinhalten.
• Für die Erstellung des Angebotes können wir Ihnen keine Vergütung gewähren.
• Sollten Ergänzungen/Berichtigungen nötig sein, werden diese an alle Anbieter versandt.
• Der Zuschlag wird gemäß § 43 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) auf das unter Berücksichti- gung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt, der niedrigste Angebotspreis ist nicht entschei- dend.
• Für die Angebotswertung im Hinblick auf die Erteilung des Zuschlags erfolgt die Wertung anhand der Gewichtung gem. Anlage Vergabekriterien.
Die Ausschreibungsfrist für das Angebot endet am 02.09.2020, 12:00 Uhr(NEU!).
Die Sichtung und Prüfung der Angebote erfolgt nach Ausschreibungsfrist zeitnah.
Für fachliche Rückfragen stehen wir Ihnen telefonisch gern unter einkauf@dezim-institut.de zur Verfügung.
Anlage Vergabekriterien
Bewertungsraster Wirtschaftlichkeit
Der von Ihnen erreichte Zielerfüllungsgrad der geforderten Erläuterungen und Inhalte der Konzepte wird für jede der Anforderungen im Rahmen einer Punkteskala gewertet. Jedes Bewertungskriterium kann mit maxi- mal 5 Punkten bewertet werden.
Die Vergabe der Punkte erfolgt nach folgenden Vorgaben:
• 1 Punkt: Die Angaben, Erklärungen oder Konzepte sind unvollständig oder können nicht nachvollzogen werden. Eine erfolgreiche Leistungserbringung erscheint zweifelhaft.
• 2 Punkte: Die Angaben, Erklärungen oder Konzepte sind teilweise unvollständig oder können nicht immer nachvollzogen werden. Eine erfolgreiche Leistungserbringung erscheint bedingt erfüllt.
• 3 Punkte: Die Angaben, Erklärungen oder Konzepte sind vollständig und grundsätzlich nachvollzieh- bar. Eine erfolgreiche Leistungserbringung erscheint gewährleistet.
• 4 Punkte: Die Angaben, Erklärungen oder Konzepte sind vollständig und in den überwiegenden Punk- ten nachvollziehbar. Sie lassen einen guten Erfolg der Leistungserbringung erwarten.
• 5 Punkte: Die Angaben, Erklärungen oder Konzepte sind vollständig und in allen Punkten nachvollzieh- bar. Sie lassen einen sehr guten Erfolg der Leistungserbringung erwarten.
Jedes Bewertungskriterium besitzt ein Gewicht, mit dem seine Bewertung in die Gesamtbewertung eingeht.
Die Punktzahl für den Preis berechnet sich wie folgt: Der niedrigste Angebotspreis erhält die maximale Punkt- zahl. Bei den anderen Angeboten ist die jeweilige Punktzahl um die Prozente geringer, die der Angebotspreis höher als der niedrigste Angebotspreis ist.
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Bewertung der Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus Preis und Konzept im Verhältnis 40 zu 60. Maximal sind 100 Punkte möglich, 40 Punkte für den Preis und 60 Punkte für das Konzept.
Ziffer / Krite-
rium geforderte Angabe
max.
Punktz ahl
Gewichtung der Punktzahl
max. er- reichbare Punktzahl
max.
Punktzahl pro Bereich 1. Preis und
Kostenplanung Angebotspreis (Gesamtpreis, Lizensi-
erungsstrategie) 40 40
2. Passgenauig- keit der Soft- ware zu den An- forderungen
Gängige Anforderungen und Funktionen 5 4 20
Branchenspezifika (Non-Profit, Wissenschaft 40
und Forschung, öffentliche Verwaltung) 5 2 10
Zuordenbarkeit von Buchungen zu mehreren
Sichten/Budgets bzw. Budgetpositionen 5 2 10
3. Zeitplan und Umsetzung
Schlüssigkeit des Zeitplans 5 1,5 7,5
Strukturierung der vorgesehenen Ar- 10
beitspakete 5 0,5 2,5
4. Qualifika- tionen
Qualifikation des eingesetzten Personals 5 0,5 2,5 Referenzkunden im Vergleich zum DeZIM & 5
vergleichbare Projekte (in Größe & Struktur) 5 0,5 2,5
5. Support - Verfügbarkeit & Reaktionszeit des Supports 5 0,5 2,5 Konzept für Schulung und Weiterbildung 5 0,5 2,5 5
Max. Gesamtpunktzahl 100 100
Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
Begründung für die vorgenommene Gewichtung:
• Preis: Der Preis als das objektivste Merkmal bei der Vergabe nach dem wirtschaftlich günstigsten Angebot muss ein Kriterium mit einem gewissen Gewicht bleiben. Mit der Vorgabe einer Gewichtung von 40 Prozent wird deutlich, dass das Preiskriterium nicht untergeordnet, der Preis also nicht marginalisiert wird. Es wird jedoch erkennbar, dass es bei der Bewertung der vorgelegten Angebote im besonderen Maße auch auf sons- tige Leistungskriterien ankommt.
• Qualität: Die Gewichtung mit insgesamt 60 Prozent macht deutlich, dass dem Konzept und der inhaltlichen Umsetzung die besondere Bedeutung zukommt.
• Passgenauigkeit: Dieses Kriterium stellt aus qualitativer Sicht den Hauptaspekt dar. Eine hohe Passgenauig- keit der Software zu den Anforderungen ist von entscheidender Bedeutung.
• Zeitplan und Umsetzung: Die Bewertung mit 10 Prozent macht deutlich, dass es für das Institut ein wichtiges Ziel ist, die Implementierung gem. Zeitplan umzusetzen. Der vorgesehene Zeitplan sowie die Strukturierung des Ablaufes und der Arbeitspakete stellen eine entscheidende Basis für den Erfolg der Implementierung dar.
• Qualifikationen: Mit der Berücksichtigung dieses Kriteriums wird unterstrichen, dass die eingesetzten Res- sourcen sowie die Erfahrungen der/s Anbieter*in von Relevanz sind. Mit Blick auf den Auftrag spielt die hier- durch in Augenschein genommene fachliche Qualifikation eine entscheidende Rolle.
• Support: Mit der Berücksichtigung dieses Kriteriums wird untermauert, dass die Verfügbarkeit / die Reakti- onszeit des Supports sowie das geplante Schulungs- und Weiterbildungskonzept für die erfolgreiche Einfüh- rung der Software von Relevanz ist.
Berlin, 21. September 2020
Fragen & Antworten zur
Ausschreibung zur Abgabe eines Angebots „Buchhaltungssoftware“
Frage 1:
In welchen bisherigen Systemen sind die Buchführungsdaten gespeichert oder, anders gefragt, auf welche Weise wickeln Sie gegenwärtig Ihre Buchführung ab oder haben Sie in der Vergangenheit abgewickelt?
Antwort:
Die gesamte Buchführung des DeZIM e.V. wird bislang über selbsterstellte Microsoft Excel-Tools abgewickelt.
Da der Zahlungsverkehr seit Gründung (nahezu) ausschließlich unbar über die beiden vorhandenen Bankkonten des DeZIM e.V. erfolgt, sind sämtliche Ein- und Auszahlungen mit Zahlungszeitpunkt lückenfrei nachvollziehbar.
Der erste Zahlungsfluss erfolgte im Jahr 2018. Jeder Zahlungsvorgang erhält eine eindeutige Nummer (Beleg- nummer, Buchungsnummer).
Frage 2:
Können Sie uns die Sachkonten und die Konten oder die Systematik in der Kosten- und Leistungsrechnung für die Erarbeitung einer Konzeption im Rahmen der Angebotsabgabe übermitteln?
Antwort:
Es erfolgt bislang die Zuordnung der Ausgaben nach mehreren Sichten/Dimensionen wie folgt:
• Für sämtliche Ausgaben erfolgt eine Zuordnung zu Kostenarten (Personal, Mietflächen, Dienstleistun- gen usw.). Diese Zuordnung wird derzeit ausschließlich für den Jahresabschluss verwendet. Bislang wurden für diesen selbst erstellten Kontenplan keine Kontonummern verwendet/vergeben, es ist je- doch für die Zukunft aus Gründen der Zweckmäßigkeit vorgesehen. [SIEHE ANLAGE 1]
• Für Ausgaben im Rahmen der institutionellen Förderung durch den Bund erfolgt zudem eine Zuord- nung der Ausgaben zu den Titeln gem. Wirtschaftsplan. [SIEHE ANLAGE 2]
• Für Ausgaben im Rahmen von Projektförderungen erfolgt zudem eine Zuordnung der Ausgaben zu den Budgetpositionen des Projektes (tlw. nach AZA-Nummern, tlw. aber auch nach individueller Projekt- nummerierung) [SIEHE ANLAGE 3]
• Für Ausgaben im Rahmen der institutionellen Förderung durch den Bund erfolgt zusätzlich eine Zu- ordnung zu Kostenträgern (Abteilungen, Veranstaltungen, interne Projekte u.ä.).
Frage 3:
Trifft hinsichtlich der Abrechnungsweisen gegenüber Zuwendungsgebern die Vermutung zu, dass die üblichen Anforderungen von Zuwendungsgebern wie Bund, Länder, EU, Stiftungen u.ä. in der üblichen Form erfüllt wer- den sollen - dass also Berichte
1. ohne weitere Transferleistungen (Excel-Arbeitsmappen o.ä.) und
2. in der Berichtsterminologie der Zuwendungsgeber (abhängig vom Zuwendungsgeber und den jeweiligen Pro- jekten)
vom angebotenen System ausgebracht werden können sollen?
Antwort:
Ja, idealerweise kann das System Berichte für Zuwendungsgeber ohne größere Nachbearbeitungen ausbringen.
Frage 4:
Bei mindestens vielen Projekten von der EU ist vorgesehen, dass nicht die vollen Personalaufwendungen bezu- schusst werden, sondern lediglich ein Teil der Personalaufwendungen. Das macht es erforderlich, die Personal- kosten im System differenzierter auszuwerten als dies mit herkömmlichen Lohnabrechnungssystemen üblicher- weise gemacht wird. Mit welchem Verfahren werden gegenwärtig die Lohnabrechnungen durchgeführt?
Antwort:
Die Lohnabrechnung erfolgt durch unseren externen Dienstleister mit dem Lohnabrechnungsprogramm LohnAs. Die Zuordnung der gesamten Personalkosten zu den einzelnen Angestellten ergibt sich aus dem mo- natlichen Lohnjournal, die im Bedarfsfall erforderliche Verteilung der Personalkosten einer Person auf mehrere Finanzierungsquellen/Projekte erfolgt durch uns manuell via MS Excel.
Frage 5:
Bei Projektabrechnungen kommt es nicht selten vor, dass Zuwendungsgeber die Finanzierung bei den Personal- kosten von der Bedingung abhängig machen, dass bestimmte Zeiteinheiten abgerechnet werden müssen. Dabei kann es vorkommen, dass die Personalaufwendungen einer Person sowohl differenziert nach Kostenbestandtei- len als auch nach Projekten und bei den Projekten nur mit dem Anteil auf dem jeweiligen Projekt verbucht und abgerechnet werden dürfen, die in dem Verhältnis der Zeitaufwendungen für dieses jeweilige Projekt entspre- chen. In solchen Fällen ist es von Vorteil, wenn das Buchführungssystem auch solche Zeiteinheiten für die jewei- ligen Projekte verwalten kann und für Abrechnungszwecke und Auswertungen automatisiert verwenden kann.
Ist es ausgeschlossen, dass solche Anforderungen von Zuwendungsgebern gestellt werden können?
Antwort:
Nein, dies ist nicht ausgeschlossen.
Frage 6:
Der Zeitablauf einer Implementierung ist abhängig von der Qualifikation des Personals, das die fachlichen Auf- gaben umsetzt. Wir würden uns freuen, wenn Sie die nachstehende Tabelle ausfüllen könnten.
Antwort:
Fachliche Qualifikation Person 1 Person 2 Person 3
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleich-
wertige Erfahrung. Ja (Diplom-
Wirtschafts- ingenieurIn)
Ja (Diplom- Betriebs- wirtIn)
Ja (Betriebs- wirtIn) Mindestens zweijährige Erfahrung bei der Bearbeitung
einer doppelten Buchführung. U.a. im Rahmen
der Tätigkeit als Unternehmens- berater
Ja (vorberei-
tende Buch- haltung) Die Person ist in der Lage, aus einer Summen- und Sal-
denliste eine Bilanz in T-Form manuell zu erstellen. Ja Ja Tlw.
Die Person ist in der Lage, aus einer herkömmlichen Buchhaltung beliebiger Art (Buchführung nach Rentabili- tätsgesichtspunkt) eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Form eines Verwendungsnachweises zu erstellen.
Ja Ja Tlw.
Mit welchen bisherigen Buchführungsverfahren hat die
Person Erfahrung? Doppik,
EÜR/EAR Doppik,
EÜR/EAR EÜR/EAR
Ist die Person bilanzsicher (abschlusssicher)? Ja Ja Tlw.
ANLAGEN ZU FRAGE 2
Anlage 1: Bisheriger Kontenrahmen (vgl. Antwort zu Frage 2, 1. Spiegelstrich)
Kostenart (Oberposition) Kostenart (Unterposition)Personal Gehälter Angestellte
Personal Gesetzliche Aufwendungen
Personal Zahlung Versorgungszuschläge an Universitäten
Personal Arbeitsmedizin und -sicherheit
Mietflächen Kautionszahlungen
Mietflächen Nettokaltmiete
Mietflächen Nebenkosten
Mietflächen Stromkosten
Mietflächen Reinigungskosten
Mietflächen Sonstige Kosten
Investitionen/Anschaffungen Einbauten Investitionen/Anschaffungen IT Investitionen/Anschaffungen Möbel
Investitionen/Anschaffungen Software-Kauf ab 250,01 € netto Investitionen/Anschaffungen Sonstige Technik
Umbauarbeiten (Um)Baukosten Mietflächen
Weiterbildung Weiterbildung Arbeitnehmende
Reisen/Teilnahmegebühren Reisekosten Arbeitnehmende Reisen/Teilnahmegebühren Reisekosten Institutsleitung Reisen/Teilnahmegebühren Reisekosten Vorstellungsgespräche Reisen/Teilnahmegebühren Reisekosten sonstige Externe Warenkauf/Miete Bürobedarf bis 250,00 € netto
Warenkauf/Miete Softwarelizenzen
Warenkauf/Miete Software-Kauf bis 250,00 € netto Warenkauf/Miete Technische Kleingeräte bis 250,00 € netto Warenkauf/Miete Mobiliar bis 250,00 € netto
Warenkauf/Miete Literatur
Dienstleistungen Erstattungen an Universitäten Dienstleistungen Vergütung Institutsleitung Dienstleistungen Wissenschaftliche Dienstleistungen Dienstleistungen Nicht-wissenschaftliche Dienstleistungen Sachausgaben sonstige Publikationen/Druckkosten
Sachausgaben sonstige Kosten Website/Newsletter Sachausgaben sonstige Raummieten Tagesveranstaltungen
Sachausgaben sonstige Bewirtung
Sachausgaben sonstige Honorare
Sachausgaben sonstige Anwalts-, Notar- und Vereinsregisterkosten Sachausgaben sonstige Stellenanzeigen
Sachausgaben sonstige Beiträge
Sachausgaben sonstige Telefonie/Internet Sachausgaben sonstige Transportkosten Sachausgaben sonstige Versicherungen Sachausgaben sonstige Kosten Zahlungsverkehr
Steuern Steuern
Anlage 2: Verwendete Titel gem. Wirtschaftsplan (vgl. Antwort zu Frage 2, 2. Spiegelstrich)
Titel Personalausgaben
427 09 Entgelte für Aushilfskräfte mit befristeten Arbeitsverträgen, sonstige Beschäftigungsentgelte und … 428 01 Entgelte für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
441 01 Beihilfen aufgrund der Beihilfevorschriften
443 01 Fürsorgleistungen und Unterstützungen aufgrund der Unterstützungsgrundsätze Titel Sächliche Verwaltungsausgaben
511 01 Geschäftsbedarf und Kommunikation sowie Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände, … 517 01 Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume
518 01 Mieten und Pachten
519 01 Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen 525 01 Aus- und Fortbildung
526 01 Gerichts- und ähnliche Kosten 526 02 Sachverständige
526 03 Ausgaben für Mitglieder von Fachbeiräten und ähnlichen Ausschüssen 527 01 Dienstreisen
529 01 Außergewöhnlicher Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen 532 02 Internationaler Erfahrungsaustausch
539 99 Vermischte Verwaltungsausgaben 542 01 Öffentlichkeitsarbeit
544 01 Studien und Befragungen
Titel Ausgaben für die Informationstechnik
511 55 Geschäftsbedarf und Datenübertragung sowie Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände, … 518 55 Miete für DV-Anlagen, Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände, Software
525 55 Aus- und Fortbildung
532 55 Kosten für Aufträge und Dienstleistungen
812 55 Erwerb von Datenverarbeitungsanlagen, Geräten, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenständen, ...
Anlage 3: Beispielhafte Projektbudgetpositionen, hier: AZA-Nummern (vgl. Antwort zu Frage 2, 3. Spiegelstrich)
F0812 Personalausgaben Wissenschaftliche Mitarbeitende F0822 Personalausgaben Studentische Hilfskräfte F0842 Personalausgaben Overheads
F0835 Sächliche Verwaltungsausgaben Aufträge F0840 Sächliche Verwaltungsausgaben Literatur F0841 Sächliche Verwaltungsausgaben Sachausgaben F0844 Sächliche Verwaltungsausgaben Dienstreisen
Berlin, 22. September 2020
Fragen & Antworten (Teil 2) zur
Ausschreibung zur Abgabe eines Angebots „Buchhaltungssoftware“
Frage 7:
Wie viele gleichzeitige Zugriffe benötigen Sie für das System? Wie viele Nutzer arbeiten mit der Software? Wie viele Nutzer sind an der Rechnungsfreigabe beteiligt?
Antwort:
Wir planen bis zu 5 Anwender/innen, davon nach Möglichkeit 3 gleichzeitig. Die Rechnungsfreigabe (Richtig- zeichnung, Zahlungsanweisung) erfolgt bislang analog auf den Papierbelegen. Die Zahlungsanweisung erfolgt dabei i.d.R. durch eine Person, bei Abwesenheit durch 1-2 Vertretungen.
Frage 8:
Wie viele Nutzer sind lesend in der Software unterwegs? Wie viele Personen sollen geschult werden?
Antwort:
Es sollen 5-7 Personen geschult werden.
Frage 9:
Ist ein Betriebskonzept vorhanden? Soll die Installation lokal laufen oder über ein IT-Outsourcing im Rechen- zentrum?
Antwort:
Ein detailliertes Betriebskonzept gibt es bislang nicht. Wir haben einen lokalen Server im Hause, in dem bisher sämtliche hausinterne Dateien gespeichert werden. Ein IT-Outsourcing im Rechenzentrum für die Buchhaltung wäre aber auch nicht ausgeschlossen, das müsste ggf. abgestimmt werden.
Frage 10:
Gibt es für die Darstellung des Zeitplans von Ihnen genauere Informationen, was die Arbeitspakete enthalten und bis wann Sie welche Pakete umgesetzt haben wollen?
Antwort:
Nein, gibt es nicht.
Frage 11:
Wie viele Wirtschaftsgüter haben Sie?
Antwort:
Unser Anlagenverzeichnis umfasst derzeit rund 800 Gegenstände, vor allem Mobiliar und IT-Technik.
Frage 12:
Wie hoch ist Ihr Buchungs- bzw. Ihr Belegvolumen?
Antwort:
Von Januar bis August 2020 hatten wir knapp 2.000 Zahlungsvorgänge.
Frage 13:
Wie viele Personen arbeiten aktiv am Projekt mit?
Antwort:
Die Angestelltenzahl liegt derzeit bei rd. 90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, im Jahr 2021 wird diese Zahl vsl. bei rd. 120 liegen. Davon ist rd. die Hälfte im Rahmen der institutionellen Förderung/Zuwendung durch den Bund tätig, die andere Hälfte über Drittmittelprojekte. Diverse Angestellte werden dabei anteilig über mehrere Finanzierungsquellen finanziert. Insofern lässt sich die institutionelle Förderung als ein sehr großes Projekt (ne- ben den Drittmittelprojekten) ansehen.
Frage 14:
Welche vor- oder nachgelagerten Systeme müssen angebunden werden?
Antwort:
Bislang haben wir keine anzubindenden Systeme.
