Die Bestandserhebung 2022 mit BLSVdigital
Im Januar 2022 ist es wieder soweit - für unsere bayerischen Sportvereine steht die jährliche Bestandserhebung auf dem Programm. Dabei werden, wie gehabt, die Mitglieder aller BLSV- Vereine erfasst und die aktualisierten Vereins- und Mitgliederdaten an den BLSV übermittelt.
Um Ihnen die Abgabe so einfach wie möglich zu machen, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie dabei vorgehen können und welche Schritte Sie dabei beachten sollten.
Inhaltsverzeichnis
1. Login ... 2
2. Überprüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer Mitglieder ... 3
2.1 Automatischer Datenabgleich (Excel-Upload) ... 5
2.2 Manueller Datenabgleich oder Bearbeitung bestehender Mitglieder ... 8
2.3 Überprüfung der Mitgliederstatistik... 9
3. Überprüfung und Aktualisierung der Vereinsdaten ...10
4. Finale Kontrolle der Daten und Abgabe der Bestandserhebung ...13
5. Mitgliederstatistik (Vereinspauschale) ...14
Tipp!
Haben Sie Ihre Vereins- und Mitgliederdaten unterjährig regelmäßig gepflegt und sind diese somit aktuell, haben Sie mit BLSVdigital die Möglichkeit, direkt die finale Kon- trolle und folglich die Abgabe der Bestandserhebung vorzunehmen (Schritt 4 im Leitfaden).
Sind noch Anpassungen im Bereich der Mitglieder oder der Vereinsstammdaten notwen-
dig, so bitten wir Sie, diese noch vor Abgabe der Bestandserhebung durchzuführen, um
fehlerhafte Meldungen zu vermeiden.
1. Login
Bitte loggen Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) bei BLSVdigital unter http://verein.sport ein
.
Ist Ihnen Ihr Passwort nicht mehr bekannt, können Sie über den Button „Passwort vergessen?“ einen Link zur Neuerstellung Ihres Passworts anfordern.
Nach dem Login erscheint Ihre persönliche Startseite in BLSVdigital.
2. Überprüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer Mitglieder
Wechseln Sie hierzu zunächst von Ihren persönlichen Daten zur Vereinsansicht. Klicken Sie hierzu links oben auf den kleinen Pfeil (1) um das Menü zu öffnen und gehen Sie im Anschluss auf Verein (2).
Daraufhin öffnet sich Ihre Vereinsansicht.
Um nun Ihre Vereinsmitglieder zu verwalten, klicken Sie zunächst auf „Mitglieder“ (1) & „Mitgliederliste“
(2).
Beim BLSV sind alle Mitglieder des Vereins zu melden.
Im Rahmen der Mitgliederverwaltung stehen Ihnen zur Aktualisierung Ihrer Mitgliederdaten hier nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
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Variante 1:
Automatischer Datenabgleich anhand Uploads Ihrer Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederda- ten.
Variante 2:
Manuelle Erfassung und Bearbeitung der vorhan- denen Vereinsmitglieder in der BLSV-Datenbank bzw. Hinzufügen von neuen Vereinsmitgliedern.
2.1 Automatischer Datenabgleich (Excel-Upload)
Den Datenabgleich mit Hilfe eines Uploads einer Excel-Liste mit allen Mitgliederdaten empfehlen wir bei vielen Veränderungen bei Ihren Mitgliedern.
Klicken Sie dazu auf die drei Punkte (1) rechts oben und im Anschluss auf „Mitgliederdaten importieren“
(2).
Daraufhin öffnet sich eine Übersichtsseite zum Thema „Datenabgleich“.
(1) Hier finden Sie wichtige Hinweise zum Datenabgleich.
(2) Hier finden Sie die Vorlage der Excel- Liste, sowie Auflistung der Sportfachver- bandsnummern.
(3) Hier geht’s weiter zum Upload der aktu- ellen Excel-Liste mit den Mitgliederdaten.
Bitte beachten Sie, dass das Excel-For- mat .xls nicht mehr un- terstützt wird.
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Damit der Upload und die Verarbeitung der Excel-Liste zum automatischen Datenabgleich einwandfrei funktioniert, müssen die Angaben wie in der folgenden Abbildung dargestellt, angeordnet werden:
Die Excel-Liste muss dabei folgende Informationen der Vereinsmitglieder beinhalten:
• ggf. Titel
• Name
• Vorname
• ggf. Namenszusatz
• Geschlecht (m/w)
• Geburtsdatum (Format „tt.mm.jjjj“)
• Spartennummer
➔ Bitte beachten Sie, dass die Spalten Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und Spartennummer Pflichtfelder sind. Die anderen Spalten sind optional auszufüllen
Wichtige Hinweise:
Name und Vorname des Mitglieds sind entsprechend der Schreibweise im Personalausweis einzutra- gen. (keine Abkürzungen, keine Spitznamen)
Mitglieder, die mehrere Sportarten im Verein ausüben, müssen in der Excel-Liste für jede Abteilungs- zugehörigkeit mit der jeweils zugehörigen Spartennummer ein weiteres Mal in einer eigenen Zeile (siehe Beispiel unten) angegeben werden. Die beiden Zeilen müssen nicht direkt untereinanderstehen.
Wurde die Excel-Datei entsprechend dem obenstehenden Hinweis erstellt, speichern Sie die Datei ab und laden Sie sie dann über den Button „Mitglieder hochladen“ in BLSVdigital.
Hinweis: Während des Hochladens muss die Excel-Datei gespeichert und geschlossen sein.
Nach erfolgreichem Upload zeigt Ihnen das System die Veränderungen Ihrer Mitgliederdaten an.
(1) Die Übersicht zeigt Ihnen die Unterschiede zwischen der BLSV-Datenbank und den Mitgliederdaten Ihrer aktuellen Excel-Liste an.
(2) Hier können Sie die einzelnen Menüpunkte zur Anzeige der entsprechenden Mitgliederdaten (Name, Geburtsdatum, Sportartenzuordnung) aufklappen.
(3) Sind die Daten nicht korrekt, haben Sie hier die Möglichkeit eines erneuten Uploads einer korrigier- ten Excel-Datei.
(4) Hier können Sie die angezeigten Daten übernehmen.
Sie haben ein Problem mit dem Upload Ihrer Datei? Gerne helfen wir Ihnen dabei weiter! Bitte schi- cken Sie uns zur Überprüfung Ihre Datei zu. (service@blsv.de)
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2.2 Manueller Datenabgleich oder Bearbeitung bestehender Mitglieder
Der manuelle Datenabgleich (kein Upload einer Excel-Liste) bietet sich vor allem an, wenn Sie nur we- nige Änderungen in Ihren Mitgliedsdaten vornehmen müssen oder Ihre Mitgliederdaten unterjährig so gepflegt haben, dass Sie Ihre Mitglieder bereits mit dem Austrittsdatum zum Jahresende versehen ha- ben.
(1) Hier können Sie nach einem Mitglied suchen.
Bearbeitung oder Löschen von Mitgliedern
Mit einem Klick auf das Mitglied öffnen sich deren Mitgliedsdaten. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die hier hinterlegten Daten (persönl. Daten (1), sowie Spartenänderung (2)) zu ändern bzw. zu aktuali- sieren, sowie die Mitgliedschaft der ausgewählten Person zu kündigen (3) und das Mitglied somit nicht mehr melden.
Die Änderungen, die Sie am Mitglied vornehmen, werden direkt in Ihrer Vereinsansicht gespeichert.
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Manuelles Hinzufügen von neuen Mitgliedern
Möchten Sie einzelne Mitglieder neu anlegen, dann können Sie dies über die manuelle Eingabemaske vornehmen. Dazu klicken Sie auf „+ Mitglied“ ( ) und fügen die notwendigen Daten hinzu.
Mit einem Klick auf „Mitglied hinzufügen“ ( ) wird das Mitglied zu Ihrem Mitglieder- stamm hinzugefügt. (2)
Hinweis: Sie können das Mitglied nur hinzufügen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Bitte beachten Sie besonders, dass Sie den Button „Sportart zuweisen“ unbedingt anklicken müssen. (1)
2.3 Überprüfung der Mitgliederstatistik
Überprüfen Sie nach der Anpassung der Mitglieder die Statistik auf Richtigkeit unter „Mitgliederstatistik“
(1).
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3. Überprüfung und Aktualisierung der Vereinsdaten
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it einem Klick auf „Vereinsmanagement“ (1) → „Stammdaten“ (2) gelangen Sie nun zu Ihren aktuellen Vereinsstammdaten. Hier können Sie die einzelnen Vereinsdaten aufrufen, prüfen und ggf. aktualisie- ren.Haben Sie Ihre Stammdaten aktualisiert, so klicken Sie auf „Struktur“ (1). Hier werden Ihnen nun die aktuell hinterlegten Funktionäre angezeigt. Durch Klick auf die drei Punkte (2) können Sie bei der aus- gewählten Funktion die gewünschten Änderungen vornehmen, sowie außerdem weitere Funktionärezu BLSVdigital einladen. (Infos im BLSVdigital unter Verband → Dokumente)
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Wenn Sie Mitglieder in einer neuen Sparte bzw. Abteilung melden möchten, müssen Sie diese vor dem Upload Ihrer Mitglieder zunächst anlegen. Klicken Sie dazu in der Maske „Struktur“ auf „Abteilungen“
(1). Unter „Abteilung hinzufügen“ (2) können Sie nun eine neue Sparte anlegen.
Im Anschluss klicken Sie auf „Beiträge“ (1). Hier werden Ihnen nun die Beiträge angezeigt, die Sie von Ihren Mitgliedern einziehen. Kontrollieren Sie auch diese auf Richtigkeit und passen Sie diese ggf. in den Feldern direkt an.
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Mit Klick auf „Vereinsmanagement“ (1) und „bayernsport“, „Ehrenamtsversicherung“ oder Mitgliedsbei- trag (2) können Sie auch diese Daten noch entsprechend kontrollieren und ggf. aktualisieren.
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4. Finale Kontrolle der Daten und Abgabe der Bestandserhebung
Nun kommen wir zum letzten Schritt, der finalen Kontrolle und Abgabe der Bestandserhebung.
Dazu klicken Sie bitte auf „Verband“ und im Anschluss auf den Punkt „Bestandserhebung“ (1). Nun erscheint folgende Anzeige. Klicken Sie nun direkt auf die „offene“ Bestandserhebung (2), um zur Zu In der Zusammenfassung sehen Sie, ob alle Ihre Angaben in Ordnung sind, oder ob noch fehlerhafte
Daten vorliegen. (1) Mit Klick auf den entsprechenden Punkt können Sie nochmal die dort hinterlegten Daten aufrufen. (2) Sind alle Daten in Ordnung, setzen Sie noch den Haken auf der rechten Seite und übertragen Ihre Bestandserhebung final mit Klick auf „Einreichen“. (3)
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5. Mitgliederstatistik (Vereinspauschale)
Ist die Bestandserhebung abgeschlossen ändert sich der Status von „Offen“ auf „Fertig“ (1) und Sie können mit Klick auf die abgegebene Bestandserhebung sich noch die dazugehörige PDF-Datei aus- drucken. (2) Auf der letzten Seite des Dokuments finden Sie die Mitgliederstatistik.
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