Kleos Knowledge Center Arbeitsunterlage Geschäftsvorfälle buchen

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Arbeitsunterlage Geschäftsvorfälle buchen Dokumentversion: 1.0

Datum: 11. September 2019

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Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Hinweise zum Skript ... 4

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung ... 5

Kontenunterteilung in Buchungstypen ... 7

Buchungstyp => Debitor (Verknüpfung Ausgangsrechnungen) ... 8

Voraussetzung => Ausgangsrechnung für Debitorbuchung ... 8

Buchungstyp => Kreditor (Verknüpfung Eingangsrechnungen) ... 9

Voraussetzung => Anlage von „vorläufigen“ Kostenkonten inkl. USt ... 9

Verschiedene Möglichkeiten der Erfassung von Eingangsrechnungen ... 10

Beispiel => Erfassung einer Eingangsrechnung ... 11

Beispiel => Erfassung einer Eingangsrechnung mit verschiedenen Sachkonten ... 15

Buchungstyp => Allgemein ... 16

Beispiel-Geschäftsvorfall Allgemein => Kauf von Briefmarken ... 16

Beispiel-Geschäftsvorfall Allgemein => Fremdgeldzahlung vom Gegner & Weiterleitung ... 17

Beispiel-Geschäftsvorfall Allgemein => Fremdgeldweiterleitung ... 18

Buchungsbeispiele Kanzleiausgaben ... 19

Geschäftsvorfall => Bürobedarf ... 19

Geschäftsvorfall => Fachliteratur (Buch + CD-ROM Software)... 22

Geschäftsvorfall => Tankbeleg buchen ... 26

Geschäftsvorfall => externe Bewirtungskosten für Mdt./Geschäftskollege (Restaurant) ... 30

Geschäftsvorfall => Kauf Anlagevermögen (Bürogeräte / Möbel / PKW / etc.)... 34

Geschäftsvorfall => Kfz-Leasingrate ... 38

Geschäftsvorfall => Tilgungsrate Darlehen ... 42

Geschäftsvorfall => Kontoführungsgebühren ohne USt ... 43

Geschäftsvorfall => Kontoführungsgebühren mit 19 % USt ... 44

Geschäftsvorfall => Büromiete ohne USt ... 48

Geschäftsvorfall => Büromiete inkl. 19 % USt ... 49

Geschäftsvorfall => Gehälter & Sozialabgaben ... 53

Geschäftsvorfall => Geschenke an Personal ... 54

Geschäftsvorfall => Geschenke an Mandanten & Geschäftskollegen... 58

Geschäftsvorfall => Betriebsfeiern / Betriebsausflug ... 62

Geschäftsvorfall => Versicherungen & Steuern ... 66

Geschäftsvorfall => Beiträge Berufsorganisation ... 68

Geschäftsvorfall => RG-Aussteller = Firma mit Sitz im EU-Ausland (Kosten im Charge-Reverse- Verfahren) ... 69

Kontenanlage für Charge-Reverse-Verfahren (Betriebsausgaben) ... 70

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Beispiel: Zahlung Rechnung Google AdWords ... 72

Geschäftsvorfall => Privatentnahme & Privateinlage & Sonderausgaben ... 77

Geschäftsvorfall => Geldtransit (Bank an Bank bzw. Bank an Kasse) ... 79

Geschäftsvorfall => Reisekosten Unternehmer allgemein verbuchen ... 80

Geschäftsvorfall => Dubiose Zahlungsvorgänge ... 84

Geschäftsvorfall => Dubiose Zahlungsvorgänge - Korrektur ... 85

Buchungsbeispiele Kanzleieinnahmen ... 87

Geschäftsvorfall => Erlöse Verkauf Anlagevermögen (Bürogeräte / Möbel / PKW / etc.) ... 87

Geschäftsvorfall => Versicherungserstattung nach Unfall mit Kanzlei-PKW ... 95

Buchungsbeispiele aktenbezogene Buchungen ... 96

Geschäftsvorfall => GK-Vorschuss Zahlung von Mandanten oder Rechtsschutz ... 96

Geschäftsvorfall => steuerfreie Auslagen (Zahlung von Gerichtskosten / GV-Kosten) ... 100

Geschäftsvorfall => Aktenversendungspauschale - Zahlung ans Gericht... 104

Abrechnung => Aktenversendungspauschale an Mandanten weiterberechnen ... 108

Geschäftsvorfall => Aktenversendungspauschale - Erstattung vom Mandanten ... 109

Geschäftsvorfall => Reisekosten aktenbezogen verbuchen ... 112

Geschäftsvorfall => Zahlung von Mandanten oder Rechtsschutz ... 116

Geschäftsvorfall => Zahlung von Gericht (Erstattung Gerichtskosten) ... 121

Geschäftsvorfall => Rechnungskorrektur für Mandanten (Geb.-Rückzahlung) ... 123

Geschäftsvorfall => Zahlungsausgang Fremdhonorar (z.B. Terminvertretung) ... 126

Abrechnung => Fremdhonorar an Mandanten weiterberechnen ... 130

Geschäftsvorfall => Zahlungseingang von Mdt./RSV auf Fremdhonorar ... 131

Geschäftsvorfall => Erlöse eigene Rechtsverfolgung (eigene Gebührenforderungen) ... 134

Geschäftsvorfall => RG-Empfänger = Unternehmenssitz im EU-Mitgliedsstaat (Erlöse im Charge- Reverse-Verfahren) ... 135

Kontenanlage für Charge-Reverse-Verfahren (Erlöse) ... 136

Abrechnung => Firmen-EU-Mitgliedsstaat (Charge-Reverse-Verfahren) ... 138

Beispielbuchung: Zahlung von Mandanten (Firmensitz EU-Mitgliedsstaat) ... 140

„Sonstige Buchungen“ = interne Umbuchungen ... 143

Geschäftsvorfall => Eröffnungsbuchung der Finanzkonten ... 144

Geschäftsvorfall => Abschreibung uneinbringliche Auslagen ... 146

Geschäftsvorfall => aktenbezogene Umbuchung von Fremdgeld auf Honorar ... 150

Geschäftsvorfall => Kfz-Eigenverbrauch (Kleos Einstellungen prüfen!) ... 152

Geschäftsvorfall => Kfz-Eigenverbrauch buchen ... 154

Geschäftsvorfall => Kfz-Kauf per Finanzierung (Darlehen) ... 159

Geschäftsvorfall => Afa-Buchung – Abschreibung für Abnutzung Anlagevermögen ... 163

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Berichte / Auswertungen ... 166

Fremdgeldliste auswerten ... 166

Auslagenliste auswerten ... 167

Offene Postenliste auswerten ... 169

Journal-Auswertung / Suche in Konten ... 170

Monatsabschluss durchführen ... 171

Umsatzsteuervoranmeldung per Elster durchführen ... 173

Allgemeine Hinweise zum Skript

Bei dem nachstehenden Skript handelt es sich um Buchungsvorschläge zu Geschäftsvorfällen in einer Anwalts-/Notariatskanzlei.

Für die in den Buchungsbeispielen genannten Sachkonten liegt der SK03 für die Einnahmen- /Überschussrechnung in der IST-Versteuerung zu Grunde.

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Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung

1. Alle Buchungen je Kontoauszug unter einer Belegnummer verbuchen

Zusätzlich ist es empfehlenswert eine Kontierung auf dem Kontoauszug bzw. dem Buchungsbeleg vorzunehmen, d.h. die schriftliche Notierung des entsprechenden Gegenkontos (z.B. 4930 Bürobedarf, 4940 Fachliteratur, etc.), sowie die Belegnummer der Buchung, sofern die Belege nicht direkt hinter dem Kontoauszug abgelegt werden.

2. Buchungstext ist Pflichtangabe in der Buchung

o in Kleos ist hierfür das Feld „Bemerkung“ vorgesehen

Abweichungen dieser Vorgabe haben folgende Konsequenz in der Betriebsprüfung:

Verzichten Sie auf einen klar definierten Buchungstext, enthält Ihre Buchführung einen erheblichen Mangel. Der kann durchaus dazu führen, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkennt.

Tipp: Geben Sie die Buchungstexte so an, dass ein fremder Dritter den jeweiligen Beleg wiederfinden kann. In der Praxis wird oftmals der Name des Kunden/Auftraggebers mit der dazugehörigen Rechnungsnummer angegeben, z. B. „Meyer RG 1223-2010“ bzw. „Bürobedarf

& Söhne RG 123 vom xx.xx.xx“.

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6 3. Erfassung der Eingangsrechnung

o Die Erfassung der Eingangsrechnung direkt bei Belegeingang (vor Zahlung) bietet mehrere Vorteile:

▪ Sie erhalten einen Überblick über alle offenen Eingangsrechnungen, die noch bezahlt werden müssen, inkl. Fälligkeitsdatum!

▪ Wenn einem Mandanten bei einer Akte Kosten in Rechnung gestellt werden (Auslagen, Reisekosten usw.), werden Sie dies nicht vergessen, selbst wenn Sie die entsprechenden Rechnungen selbst noch nicht bezahlt haben (tatsächlich werden diese bereits als Abrechnungsposition erfasst).

o Aufnahme Kreditor als Beteiligten bei Eingangsrechnung

Den Kreditor bitte zumindest als Namen ordnungsgemäß aufnehmen (Adresse wäre eine freiwillige Angabe), keinen Dummy-Namen verwenden wie z.B.

„Rechnungsteller“ oder „Kreditor“, sicherlich kann im Bereich der Barbelege bis zu einem Wert i.H.v. 250,00 € brutto (Kleinstbetragsrechnung) z.B. die regelmäßigen Tankbelege mit dem Kreditor „Tankstelle“ zugeordnet werden.

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7

Kontenunterteilung in Buchungstypen

In der Kleos Buchhaltung sind die Konten in 3 Buchungstypen unterteilt:

Buchungstyp Erläuterung

Debitor = SK 1400 SK-Bereich 8xxx zu 19 %

USt-pflichtige Zahlungseingänge auf Ausgangsrechnungen

Kreditor = SK 1600 SK-Bereich 4xxx zu 19 %

USt-pflichtige Zahlungsausgänge auf Eingangsrechnungen

Allgemein

SK-Bereich 4xxx zu 0 % SK-Bereich 8xxx zu 0 %

USt-freie Zahlungseingänge bzw. Zahlungsausgänge.

Hinweis:

Bei ordnungsgemäßer Anlage im Kontenplan, finden Sie hier ausschließlich die Sachkonten aus dem Aufwandsbereich (SK 4xxx) und Erlösbereich (SK 8xxx), welche keiner USt/VSt unterliegen! Ein manueller Eintrag von Steuersätzen während der Buchung ist nicht möglich.

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Buchungstyp => Debitor (Verknüpfung Ausgangsrechnungen)

Hierbei handelt es sich um Zahlungseingänge auf umsatzsteuerpflichtiges Honorar, dieser Zahlungsvorgang muss zwingend mit einer Ausgangsrechnung über das Kettensymbol verknüpft werden.

Voraussetzung => Ausgangsrechnung für Debitorbuchung

Voraussetzung für die Debitorbuchung ist die ordnungsgemäße Rechnungserstellung:

Abrechnungsart Zahlungseingang in Kleos verbuchen als Typ:

Buchungshinweis:

RVG-Rechnung an Mdt. Debitor Verknüpfung mit Rechnung

Kostenfestsetzung Allgemein

=> Akte + Konto Fremdgeld

Sofern im Rechnungswesen zur Akte nur ein Kostenfestsetzungsantrag vorhanden ist, ist eine Buchung als

“Debitor” nicht möglich! Somit kann diese Buchung vorerst nur als

“Allgemeine” Buchung auf Fremdgeld durchgeführt werden.

Es muss zwingend eine RVG- Rechnung auf den Mandanten (Kostenschuldner) erstellt werden, sofern auf “Debitor” (USt-pflichtige Gebühren) gebucht werden soll!

Sollte vor Auszahlung die RVG- Abrechnung an den Mandanten erfolgen, kann das Fremdgeld automatisch verrechnet und umgebucht werden!

PKH/VKH/Pflichtverteidigung

=> Auswahl unter "Neue RVG- Rechnung" zu finden

Debitor Bei Zahlung von Landes- / Gerichtskasse ist Verknüpfung mit Rechnung möglich.

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Buchungstyp => Kreditor (Verknüpfung Eingangsrechnungen)

Alle Betriebsausgaben der Kanzlei in denen ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden soll müssen als Kreditor erfasst und gebucht werden.

Beispiele:

• Betriebsausgaben (z.B. Bürobedarf & Ausstattung, Büromiete inkl. USt, Tankquittungen, etc.)

• Aktenbezogene Zahlungsvorgänge (z.B. steuerfreie & steuerpflichtige Auslagen), da es eine Rechnung z.B. der Gerichtskasse gibt, ist eine Erfassung sinnvoll!

Voraussetzung => Anlage von „vorläufigen“ Kostenkonten inkl. USt

Wichtig: Zur Erfassung der Eingangsrechnung müssen im Kontenrahmen für alle USt-pfichtigen Konten jeweils ein 99xxxx-vorläufiges Konto eingerichtet sein.

Beispiele:

USt-pflichtiges Konto im SK03 Zusätzliche Anlage Vorläufiges Konto im SK03

4930 Bürobedarf 19 % 994930 vorläufig Bürobedarf 19 %

4940 Bücher Zeitschriften 7 % 994940 vorläufig Bücher Zeitschriften 7 %

Beispiel für Anlage Konto => 994930 vorläufig Bürobedarf:

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Verschiedene Möglichkeiten der Erfassung von Eingangsrechnungen

Diese kann vorab (empfehlenswert) erfasst werden unter:

• Buchhaltung => Journale => Eingangsrechnungen => Neu

oder während der Buchung des Zahlungsausgangs:

• Betrag im Minus eingeben

• Konto = Kreditor auswählen

• Jetzt finden Sie rechts den Button “+ Neue Eingangsrechnung”

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Beispiel => Erfassung einer Eingangsrechnung

Erfassung der Rechnung: Firma Bürobedarf & Söhne, für Büromaterial

RG-Nr. 123 vom 15.05.2019 in Höhe von 595,00 € brutto.

Buchhaltung => Journale => Eingangsrechnungen => Neu

Abfrage Eintrag

Akte Betriff in diesem Fall kein bestehendes Mandat,

es handelt sich um eine Betriebsausgabe der Kanzlei inkl. Vorsteuerabzug. Somit bleibt dieser Eintrag leer.

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Kreditor Suche nach bzw. Erfassung des Kreditors

(Rechnungsaussteller), es sollte mindestens der Name vollständig erfasst werden.

RG-Datum Entsprechend dem Beleg erfassen

RG-Nummer Entsprechend dem Beleg erfassen

Fälligkeitsdatum Fälligkeit der Rechnung eintragen (sinnvoll für die Überwachung der Zahlungsvorgänge)

Kreditorenart National = Rechnungsaussteller Deutschland

EU B2B = Firma aus EU-Land (Charge-Revers) Weltweit = Drittland (nicht in der EU) Hiermit werden die Einträge für die UStVA gebildet (z.B. Google Adwords Werbung)

Buchungsdatum Eingangsdatum der Rechnung in der Kanzlei

Konto Kreditoren (bitte nicht verändern!)

Bemerkung Buchungstext (siehe Grundsätze

ordnungsgemäßer Buchhaltung)

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Über den Button “+ Buchung hinzufügen” öffnet sich nunmehr die Sollbuchung zur Konten- und Betragserfassung der Rechnung:

Konto

Notwendige Zuordnung für Verbuchung der Eingangsrechnung

Hier muss immer(!) das zugehörige vorläufige 99xxxx Konto der Betriebsausgabe erfasst werden, da im Bereich der EÜ-Rechnung (IST- Versteuerung) erst mit endgültiger Zahlung die Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht wird und nicht bereits bei der Erfassung der Eingangsrechnung (SOLL-Versteuerung).

Betrag Hierbei handelt es sich eigentlich um den

Nettobetrag, es kann jedoch auch der Bruttobetrag eingegeben werden und dann über das Symbol des Taschenrechners die Vorsteuer automatisch rausgerechnet werden.

Beachten Sie hier bitte evtl. sich ergebene Rundungsdifferenzen!

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USt Vorschlag richtet sich nach Konteneinrichtung,

kann vom Anwender hier individuell angepasst werden.

Bemerkung Buchungstext automatischer Vorschlag aus dem

Eintrag des oberen Bereichs.

Mit OK kann die Erfassung abgeschlossen werden!

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Beispiel => Erfassung einer Eingangsrechnung mit verschiedenen Sachkonten

Rechnung der Firma Bürobedarf & Söhne, für Büromaterial & Drucker RG-Nr. 6345 vom 17.06.2019 in Höhe von 685,00 € brutto.

Aufteilung:

Einzelbetrag brutto Zuordnung Kontozuordnung

90,00 € für Büromaterial (allgemeine Verbrauchskosten)

Eingangsrechnung Konto = 994930 USt-pflichtige Buchung

585,00 € für einen neuen Drucker (Anschaffung Bürogeräte)

Eingangsrechnung Konto = 990421 USt-pflichtige Buchung

Über + Buchung hinzufügen kann die Splittung der Einzelbeträge mit der individuellen Sachkontozuordnung erfolgen.

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Buchungstyp => Allgemein

Der Buchungstyp “Allgemein” wird immer dann genutzt, wenn es sich um einen Zahlungsvorgang ohne USt/VSt-Beträge handelt. Zu diesen Buchungen gibt es keine weitere Rechnungs-

verknüpfungen!

Beispiele:

• Betriebsausgaben (z.B. Briefmarken, Gehälter, Sozialabgaben, Beiträge 0 % VSt, etc.)

• Aktenbezogene Zahlungsvorgänge zu 0 % (z.B. Fremdgeldzahlungen)

Beispiel-Geschäftsvorfall Allgemein => Kauf von Briefmarken

Geschäftsvorfall Buchungstyp

& Kontozuordnung

RG-Erfassung &

Verknüpfung notwendig?

Hinweise

Kauf von Briefmarken Allgemein Konto 4910

Keine notwendig USt-freie Buchung

Beispielbuchung:

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Beispiel-Geschäftsvorfall Allgemein => Fremdgeldzahlung vom Gegner & Weiterleitung

RG-Erfassung &

Hinweis

Zahlung Gegner auf Fremdgeld

Allgemein Konto 1592

Keine notwendig aktenbezogene USt-freie Buchung auf

Fremdgeld

Zahlung gegnerische Haftpflichtversicherung

Keine notwendig aktenbezogene USt-freie Buchung auf

Fremdgeld 1592

Beispielbuchung Zahlung auf Fremdgeld (z.B. Zahlung vom Gegner):

Über den Button “Fremdgeld mit Zahlung verlinken” können Sie diesen Zahlungseingang gleichzeitig ins Forderungskonto verbuchen, damit in Ihrer Forderungsaufstellung diese Zahlung mit aufgeführt wird.

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Beispiel-Geschäftsvorfall Allgemein => Fremdgeldweiterleitung

RG-Erfassung &

Hinweis

Weiterleitung Fremdgeld an Mandanten / RSV

Keine notwendig aktenbezogene USt-freie Buchung

auf Fremdgeld

Beispielbuchung Weiterleitung von Fremdgeld an Mandanten:

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Buchungsbeispiele Kanzleiausgaben

Geschäftsvorfall => Bürobedarf

Geschäftsvorfall Buchungstyp RG-Erfassung &

Verknüpfung notwendig?

Hinweis

Kauf Bürobedarf Kreditor

Konto 994930

Erfassung Eingangsrechnung &

Verknüpfung der Rechnung

USt-pflichtige Buchung

1. Erfassung Eingangsrechnung

Rechnung der Firma Bürobedarf & Söhne, für Büromaterial RG-Nr. 123 vom 15.05.2019 in Höhe von 595,00 € brutto.

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20 2. Buchung des Zahlungsausgangs (Beispielbuchung)

Nach Eingabe des Buchungsbetrages mit Minus und der Kontoauswahl ”Kreditor“ bestehen folgende Möglichkeiten zur Verknüpfung der Eingangsrechnung:

o Es ist noch keine Eingangsrechnung erfasst, dann kann diese über “+ neue Eingangsrechnung” aufgenommen und automatisch verknüpft werden.

o Es besteht bereits eine Eingangsrechnung, diese kann mit diesem Zahlungsausgang über das „Kettensymbol Rechnung verlinken“ verknüpft werden:

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Durch die Verknüpfung der Eingangsrechnung werden die zuständigen Kontenverbuchungen automatisch vorgenommen:

Die einzelnen Buchungsvorgänge finden Sie unter der Registerkarte “Weitere Buchungen”:

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Geschäftsvorfall => Fachliteratur (Buch + CD-ROM Software)

Kontozuordnung

Fachliteratur Kreditor Erfassung

Eingangsrechnung &

Eingangsrechnung Splittbuchung:

Konto = SK 994940 Konto = SK 990027 USt-pflichtige Buchung Verschiedene USt-Sätze

beachten!

RG Fachbuchhandlung, Kauf von Fachliteratur + CD-ROM Software

Die Rechnungserfassung wurde nach den einzelnen Anschaffungen (Buch + CDROM) gesplittet und in zwei Buchungen erfasst. Hier können dann unterschiedliche Sachkonten & USt-Sätze verarbeitet werden.

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Nach Eingabe des Buchungsbetrages mit Minus, über das „Kettensymbol“ die Verknüpfung zur Eingangsrechnung vornehmen:

Nach der Rechnungsverknüpfung wird im Hintergrund automatisch die Sachkontoverbuchung gem. Eingangsrechnung vorgenommen.

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In den verschiedenen Ansichten (Buchung / Gezahlte Rechnungen / Weitere Buchungen), können Sie die einzelnen Verknüpfungen nochmals prüfen.

Ansicht => Buchung (reine Kreditorbuchung mit Buchungstext):

Ansicht => Gezahlte Rechnungen (verknüpfte Eingangsrechnung):

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Ansicht => Weitere Buchungen (automatische Buchungsverteilung gem. Eingangsrechnung):

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Geschäftsvorfall => Tankbeleg buchen

Hinweis

Tankbeleg Kreditor

Konto = 994500

Eingangsrechnung USt-pflichtige Buchung

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Geschäftsvorfall => externe Bewirtungskosten für Mdt./Geschäftskollege (Restaurant)

Hinweis

Bewirtungskosten Mandant/Geschäftskolle gen (Restaurant)

Kreditor Konto = 994620

Weitere Hinweise Zum Jahresende bitte beachten, dass bei der externen Bewirtung vom Nettobetrag nur 70 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können

und 30 % als „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ gelten!

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Geschäftsvorfall => Kauf Anlagevermögen (Bürogeräte / Möbel / PKW / etc.)

Hinweis

Kauf Anlagevermögen (Bürogeräte, Möbel, PKW etc.)

Weitere Hinweise Das Anlagevermögen umfasst alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die zur langfristigen Nutzung dienen. Dabei kann es sich beispielsweise um Grundstücke, Firmengebäude, Maschinen, Fahrzeuge sowie die Geschäftsausstattung handeln.

Am Jahresende muss die anteilige Afa berechnet und als Betriebsausgabe umgebucht werden, siehe Beispiel „Sonstige Buchungen“.

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Geschäftsvorfall => Kfz-Leasingrate

Hinweis

Kfz-Leasing Gebühren Kreditor Konto = 994570

Fiktive Erfassung Eingangsrechnung &

Obwohl es sich wahrscheinlich um eine monatlich wiederkehrende Buchung handelt, muss für jeden Monat dieser Betrag als „Eingangsrechnung“ aufgenommen werden, damit eine USt- pflichtige Kreditorbuchung ausgeführt werden kann!

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Geschäftsvorfall => Tilgungsrate Darlehen

Hinweis

Tilgungsrate Darlehen Allgemein Konto 0630

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Geschäftsvorfall => Kontoführungsgebühren ohne USt

Hinweis

Kontoführungsgebühren 0 % USt

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Geschäftsvorfall => Kontoführungsgebühren mit 19 % USt

Hinweis

Kontoführungsgebühren mit 19 % USt

Fiktive Erfassung als Eingangsrechnung &

Obwohl es sich wahrscheinlich um eine monatlich wiederkehrende Buchung handelt, muss für jeden Monat dieser Betrag als „Eingangsrechnung“ aufgenommen werden, damit eine USt-pflichtige Kreditorbuchung ausgeführt werden kann! Achten Sie auf die Auswahl des USt-Satzes!

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Geschäftsvorfall => Büromiete ohne USt

Hinweis

Büromiete 0 % USt Allgemein Konto 4200

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Geschäftsvorfall => Büromiete inkl. 19 % USt

Hinweis

Büromiete inkl. 19 % USt Kreditor Konto = 994200

Fiktive Erfassung Eingangsrechnung (mtl.

Mietzahlung) &

Obwohl es sich wahrscheinlich um eine monatlich wiederkehrende Buchung handelt, muss für jeden Monat dieser Betrag als „Eingangsrechnung“ aufgenommen werden, damit eine USt- pflichtige Kreditorbuchung ausgeführt werden kann! Achten Sie auf die Auswahl des USt-Satzes!

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Geschäftsvorfall => Gehälter & Sozialabgaben

Hinweis

Gehälter &

Sozialabgaben

Beispielbuchung für Gehaltszahlung:

Beispielbuchung für Sozialabgaben:

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Geschäftsvorfall => Geschenke an Personal

Hinweis

Geschenke ans Personal

Eingangsrechnung Verschiedene USt-Sätze

gem. Beleg beachten!

Weitere Hinweise Unter „freiwillig soz. Aufwendungen“ verstehen sich Geschenke für Mitarbeiter & Betriebsfeierlichkeiten.

Beachten Sie bitte die gesetzlichen Vorschriften zu den geltenden Höchstbeträgen bei freiwillig soz. Aufwendungen für Personal.

z.B. Blumen als Geburtstagsgeschenk für Mitarbeiter (Achtung 7 % USt)

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Geschäftsvorfall => Geschenke an Mandanten & Geschäftskollegen

Hinweis

Geschenke an Mandaten /Geschäftskollegen

Weitere Hinweise Beachten Sie bitte die gesetzlichen Vorschriften zu den geltenden Höchstbeträgen!

z.B. Blumen als Geschenk für einen Mandanten (Achtung 7 % USt)

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Geschäftsvorfall => Betriebsfeiern / Betriebsausflug

Hinweis

Betriebsfeiern / Betriebsausflug

Weitere Hinweise Unter „freiwillig soz. Aufwendungen“ verstehen sich Betriebsfeierlichkeiten (Betriebsausflug, Weihnachtsfeiern, etc.) &

Geschenke für Mitarbeiter.

Beachten Sie bitte die gesetzlichen Vorschriften zu den geltenden Höchstbeträgen bei freiwillig soz. Aufwendungen für Personal.

z.B. Betriebsausflug in Freizeitpark (Eintritt + Taxikosten)

Hier ist die Besonderheit, dass der Eintritt in den Freizeitpark zu 19 % zu buchen ist und die Taxikosten dem reduzierten USt-Satz von 7 % unterliegen, daher zwei Buchungen aufgenommen!

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Geschäftsvorfall => Versicherungen & Steuern

Hinweis

Versicherungen &

Steuern

Allgemein Konto 4xxx

Weitere Hinweise Kfz-Steuern, Kfz-Versicherung, Berufshaftpflicht, Gebäudeversicherung, etc. (hierfür sind u.U. verschiedene Konten in Ihrem Kontenplan vorhanden!)

Die 19 % Versicherungssteuer ist keine Vorsteuer, es handelt sich also immer um eine USt-freie Buchung!

Beispielbuchung für Kfz-Versicherung:

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67 Beispielbuchung für Kfz-Steuern:

Beispielbuchung für Berufshaftpflicht:

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Geschäftsvorfall => Beiträge Berufsorganisation

Hinweis

Beiträge zur

Berufsorganisation (z.B.

Kammerbeitrag / Anwaltsverein / etc.)

Keine notwendig In der Regel USt-freie Buchungen

Weitere Hinweise Buchungsbeleg prüfen, sofern USt-pflichtig muss es als Kreditor- buchung erfolgen, z.B. bei der Abrechnung von Kurierdiensten!

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Geschäftsvorfall => RG-Aussteller = Firma mit Sitz im EU-Ausland (Kosten im Charge-Reverse-Verfahren)

Beispiel: Google mit Sitz in Irland schaltet Werbeanzeigen ("Google AdWords") für ein Unternehmen in Deutschland.

Einordnung: Der Ort der sonstigen Leistung ist gemäß §3a Abs. 2 UStG der Ort, an dem der Leistungsempfänger seinen Unternehmenssitz hat, also Deutschland. Gemäß §13b Abs. 5 UStG schuldet das deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer, es findet also

eine Steuerschuldumkehr statt, welche auch Reverse-Charge-Verfahren genannt wird.

Voraussetzung für das Reverse-Charge-Verfahren: Ihnen liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor, auf welcher auf das Reverse-Charge-Verfahren hingewiesen wird. Ihre eigene USt. ID. ist, neben der ID des Rechnungsstellers, auf der Rechnung angegeben.

Angabe in der Umsatzsteuer-Voranmeldung

In der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird der (auf ganze Euro abgerundete) Rechnungsbetrag in Zeile 46 eingetragen, die kalkulatorischen 19% Umsatzsteuer des (abgerundeten) Rechnungsbetrags in Feld 47.

Die Vorsteuer wiederum wird in Feld 67 eingetragen und wird centgenau anhand des nicht gerundeten Rechnungsbetrags berechnet.

Wichtig: Durch die Berechnung der Umsatzsteuer anhand des abgerundeten Betrags und die

Berechnung der Vorsteuer anhand des Originalbetrags kommt es in der USt.-VA oft zu Abweichungen bei Rechnungen mit Reverse-Charge-Verfahren.

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Kontenanlage für Charge-Reverse-Verfahren (Betriebsausgaben)

Hinweis

Zahlung Rechnung Google AdWords

(Charge-Reserve-Verfahren)

Debitor Konto = 994610

gem. Charge-Reverse- Verfahren

Folgende Konten müssen in Ihrem Kontenplan hierfür vorhanden sein:

Konto SKR03 Bezeichnung Hinweis

4610 Werbekosten Google AdWords (Irland)

994610 Vorl. Werbekosten Google AdWords (Irland)

Vorläufiges Konto für Zuordnung in

Eingangsrechnung

Beachten Sie bitte die nachfolgenden Hinweise zur besonderen Kontenanlage im Kontenrahmen!!!

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Besondere Kontenanlage für Charge-Reverse-Verfahren beachten:

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Zusätzlich muss bei der Kontenanlage bei beiden Konten (4610 + 994610) die Registerkarte „USt“

eingetragen werden:

Beispiel: Zahlung Rechnung Google AdWords

1. Erfassung Eingangsrechnung (Charge-Reserve-Verfahren)

Bei der Erfassung dieser Rechnung ist zusätzlich zu beachten, dass bei der Kreditorenart die Auswahl auf EU B2B gewählt wird!!!

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Der Erfassung des Rechnungsbetrages und Zuordnung der Konten erfolgt dann über den Button

„Buchung hinzufügen“:

Sobald Sie ein Konto auswählen, in welchem die Besonderheit der „USt = EU-Dienstleistung“

angelegt ist, erkennen Sie die „Aufrechnung der Vorsteuer“ im unteren USt-Bereich! Somit wird die ordnungsgemäße UStVA-Meldung erzeugt.

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Auswertung Charge-Reverse-Verfahren in der UStVA:

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Geschäftsvorfall => Privatentnahme & Privateinlage & Sonderausgaben

Hinweis

Privatentnahmen &

Einlagen

Sonderausgaben privat Allgemein Konto 1830

Weitere Hinweise Unter Sonderausgaben verstehen sich private Vorsorgeaufwendungen der Sozien (bzw. des Einzelanwalts) (z.B. Private Krankenkasse, Lebens-

& Unfallversicherung, Versorgungswerk)

Beispielbuchung für Privatentnahme:

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Beispielbuchung für Sonderausgabe (Beitrag Versorgungswerk für Sozius/Einzelanwalt):

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Geschäftsvorfall => Geldtransit (Bank an Bank bzw. Bank an Kasse)

Hinweis

Geldtransit

(Ausgang + Eingang)

Beispielbuchung Bank an Kasse:

Es werden 500,00 € vom Bankkonto abgehoben, um diese in die Kasse zu legen.

Buchung Ausgang von Bank:

Buchung Eingang auf Kasse:

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Geschäftsvorfall => Reisekosten Unternehmer allgemein verbuchen

Hinweis

Reisekosten

Unternehmer allgemein

Eingangsrechnung verschiedene USt-Sätze

(0 % / 7 % / 19 %)

Bei Reisekosten können unterschiedliche USt-Sätze anfallen, daher bei der Erfassung der Eingangsrechnung bitte beachten!

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Geschäftsvorfall => Dubiose Zahlungsvorgänge

Hinweis

Dubiose

Zahlungsvorgänge (Eingang + Ausgang)

Keine notwendig Zu dem Zeitpunkt keine USt-pflichtige Buchung!

Weitere Hinweise Bei „Dubiosen Zahlungsvorgängen“ handelt es sich um Buchungen, die zum aktuellen Buchungszeitpunkt nicht ordnungsgemäß einer Akte bzw.

einem Sachkonto zugeordnet werden können, z.B. weil es sich um einen Zahlungseingang einer unbekannten Person handelt, welche weder Aktenzeichen noch eine Aktenbezeichnungen angegeben hat. Es kann sich hierbei um Eingänge oder Ausgänge handeln.

Hier sollten Sie die Buchung nur „zwischenparken“, um diese später richtig zuzuordnen, möglichst noch vor Abschluss des Buchungszeitraums.

Buchungsbeispiel:

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Geschäftsvorfall => Dubiose Zahlungsvorgänge - Korrektur

Es wird eine zeitnahe Korrektur dieser Buchung empfohlen, d.h. sofern der Monat/Zeitraum noch nicht geschlossen ist (z.B. wegen UStVA per Elster-Meldung), können alle Buchungen aus dem „Bank & Bar“

Journal per Doppelklick wieder geöffnet werden:

Dann kann der Zahlungsvorgang wieder bearbeitet werden, z.B. durch Zuordnung einer Akte bei Fremdgeldzahlung.

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Es kann auch der Buchungstyp von Allgemein auf z.B. Debitor/Kreditor über die Auswahl im „Konto“

verändert werden! Es gelten dann allerdings die Voraussetzungen (Verknüpfung einer Eingangs- /Ausgangsrechnung), wie bei der regulären Buchung.

Beispiel der geänderten Buchung von Dubios auf FG-Zahlung zur Akte:

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Buchungsbeispiele Kanzleieinnahmen

Geschäftsvorfall => Erlöse Verkauf Anlagevermögen (Bürogeräte / Möbel / PKW / etc.)

Hinweis

Verkauf

Anlagevermögen (Bürogeräte, Möbel, PKW etc.)

Debitor Konto 9988xx

Erfassung Ausgangsrechnung &

USt-pflichtige Buchung

Weitere Hinweise Wenn Anlagevermögen (PKW, Möbel) verkauft wird, muss der Erlös zurück in die Kanzlei fließen und stellt dort einen USt-pfichtigen Erlös da, egal ob der Verkauf an eine Privatperson oder Unternehmer erfolgt!

Folgende Konten müssen in Ihrem Kontenplan hierfür vorhanden sein:

Konto SKR03 Bezeichnung Hinweis

8801 Erlöse aus Verkäufen Sachanlage (Buchverlust)

Buchverlust = Der Erlös ist geringer, als der noch

vorhandene Afa-Restbuchwert.

998801 Vorl. Erlöse aus Verkäufen Sachanlage (Buchverlust)

Vorläufiges Konto für Zuordnung in Ausgangs- rechnung

8820 Erlöse aus Verkäufen Sachanlage (Buchgewinn)

Buchgewinn = Der Erlöse ist höher, als der noch

vorhandene Afa-Restbuchwert 998820 Verl. Erlöse aus Verkäufen Sachanlage

(Buchgewinn)

Vorläufiges Konto für Zuordnung in Ausgangs- rechnung

Zusätzlich prüfen Sie bitte folgende Einstellungen in Ihrer Buchhaltung:

1. Button „Einstellungen“ oben rechts anklicken 2. Links im Menü Register „Buchhaltung“ auswählen

3. Unterpunkt „Buchhaltungen“ (rechts erscheint Ihre vorhandene Bezeichnung) 4. Button „Bearbeiten“ anklicken (Es öffnet sich das Auswahlmenü)

5. Hier auf die Registerkarte „Einstellungen“ klicken

6. Bitte die Einstellungen gem. Schaubild (rot umrandet) abgleichen.

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Diese Einstellungen sind notwendig, damit Sie die Ausgangsrechnung buchen können!

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89 Ausgangsrechnung buchen

Es handelt sich bei dem „Erlös aus Verkauf Anlagevermögen“ um einen umsatzsteuerpflichtigen Erlös, die zu erfolgende Debitorbuchung muss somit mit einer Ausgangsrechnung verknüpft werden.

Sofern Sie eine Rechnung mit USt-Ausweis für den Käufer benötigen, führen Sie die Erstellung der Rechnung bitte manuell in Word durch und notieren die hier vergebene Rechnungsnummer auf der schriftlichen Rechnung.

Die Buchung der Ausgangsrechnung erfolgt wie folgt:

1. Kleos Buchhaltung öffnen (oben rechts) 2. Links im Menü Register „Journale“ anklicken

3. Auswahl „Rechnungen und Gutschriften“ auswählen 4. Umstellen von „Alle Journale“ auf „Ausgangsrechnungen“

5. Button „Neu“ oben rechts

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• Erfassung der Ausgangsrechnung:

Nach Eingabe der Grunddaten (Mandant = Käufer; Bemerkung) erfolgt die Betragserfassung &

Kontozuordnung über den Button „Buchung hinzufügen“:

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In diesem Buchungsbeispiel handelt es sich um einen Verkauf des Firmen-PKW mit einem Erlös, welcher höher ist als der noch als Afa-Restbetrag vorhandene Wert in der Afa-Tabelle. Zum Thema Buchgewinn oder Buchverlust wird Ihnen sicherlich Ihre Steuerberater Auskunft erteilen können.

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92 Buchung des Zahlungseingangs in Bank oder Kasse:

Nach Eingabe des Buchungsbetrages, über das „Kettensymbol“ die Verknüpfung zur Ausgangsrechnung vornehmen:

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Ansicht => Buchung (reine Debitorbuchung mit Buchungstext):

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Geschäftsvorfall => Versicherungserstattung nach Unfall mit Kanzlei-PKW

Hinweis

Erstattung Kfz-

Haftpflicht nach Unfall mit Kanzlei-PKW

Keine notwendig USt-freie

außerordentliche Erlöse

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Buchungsbeispiele aktenbezogene Buchungen

Geschäftsvorfall => GK-Vorschuss Zahlung von Mandanten oder Rechtsschutz

Hinweis

GK-Vorschuss Zahlung von Mandant / RSV (Eingang steuerfreie Auslagen)

Debitor (sofern bereits

RG an Mdt.

erstellt) --- Allgemein Konto 1590 (sofern keine RG erstellt ist)

Sofern es eine Ausgangsrechnung über

die Anforderung der Gerichtskosten gibt, muss

diese verknüpft werden!

---

Sofern die Zahlung ohne vorherige Ausgangs-

rechnung erfolgt!

aktenbezogene USt-freie Buchung

auf steuerfreie

1. Erfassung der Ausgangsrechnung (Neue RVG-Rechnung)

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97 2. Buchung des Zahlungseingangs (Beispielbuchung)

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Ansicht => Buchung (Debitor mit Buchungstext):

Ansicht => Gezahlte Rechnungen (verknüpfte Ausgangsrechnung):

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Ansicht => Weitere Buchungen (automatische Buchungsverteilung gem. Ausgangsrechnung):

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Geschäftsvorfall => steuerfreie Auslagen (Zahlung von Gerichtskosten / GV-Kosten)

Hinweis

Zahlung steuerfreie Auslagen

(Gerichtskosten / GV- Kosten)

Kreditor Konto 991590

Erfassung Eingangsrechnung &

aktenbezogene USt-freie Buchung auf

steuerfreie Auslagen

Weitere Hinweise Empfehlung zur Erfassung der Eingangsrechnung, damit diese bereits als Kosten zur Akte erfasst werden.

Obwohl diese Buchung keine USt enthält, ist es empfehlenswert hier eine Erfassung der Eingangsrechnung zur Akte vorzunehmen. Somit werden zu diesem Zeitpunkt bereits die entstehenden Kosten zur Abrechnung erfasst.

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Geschäftsvorfall => Aktenversendungspauschale - Zahlung ans Gericht

Hinweis

Zahlung steuerpflichtige Auslagen

• Aktenversendungs- pauschale

Erfassung Eingangsrechnung &

aktenbezogene Buchung

Weitere Hinweise Die Zahlung dieser Kosten durch die Kanzlei ist USt-frei, allerdings handelt es sich hierbei um Betriebsausgaben der Kanzlei und nicht um Durchlaufende Posten.

Die Abrechnung gegenüber dem Mandanten ist in diesen Fällen USt- pflichtig! Da Kostenschuldner dieser Auslagen der Mandant ist und nicht die Kanzlei.

Diese USt-Pflicht des Mandanten gilt neben der Aktenversendungspauschale auch für weitere Recherchekosten (Einwohnermeldeamt, Gewerbeamt, Handelsregister, Grundbuchauszüge).

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105 1. Erfassung Eingangsrechnung

Bei der Erfassung der Eingangsrechnung ist zu beachten, dass es sich bei dem vorläufigen Konto um ein Kostenkonto zu 0 % handeln muss (keine durchlaufenden Posten!)!

2. Buchung des Zahlungsausgangs (Beispielbuchung)

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Abrechnung => Aktenversendungspauschale an Mandanten weiterberechnen

Hinweis: Die RVG-Abrechnung (Ausgangsrechnung) dieser steuerpflichtigen Auslagen für den Mandanten in Höhe von 12,00 € erfolgt später über den Tatbestand: AKTE

Aufnahme der RVG-Tatbestände:

Vorschau der Abrechnung:

Somit erfolgt die Abrechnung der Aktenversendungspauschale an den Mandanten zzgl. 19 % Umsatzsteuer, da dieser Kostenschuldner der Auslagen ist.

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Geschäftsvorfall => Aktenversendungspauschale - Erstattung vom Mandanten

Hinweis

Erstattung der Aktenversendungs-

pauschale vom Mandanten (= Erstattung steuer-

pflichtige Auslagen)

Debitor Konto 998201

Ausgangsrechnung &

aktenbezogene Buchung USt-pflichtig

1. Buchung des Zahlungseingangs

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110

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Geschäftsvorfall => Reisekosten aktenbezogen verbuchen

Hinweis

Reisekosten zur Akte (= steuerpflichtige Auslagen)

Eingangsrechnung aktenbezogene

Buchung verschiedene USt-Sätze

(0 % / 7 % / 19 %) Weitere Hinweise Es ist empfehlenswert zwischen den Reisekosten Unternehmer

allgemein (SK 4670) und den Reisekosten zu Akte (als steuerpflichtige Auslagen SK 5200) zu unterscheiden!

Hierbei auf die Zuordnung zur Akte achten. Bei Reisekosten können unterschiedliche USt-Sätze anfallen, daher bei der Erfassung der Eingangsrechnung bitte beachten.

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Geschäftsvorfall => Zahlung von Mandanten oder Rechtsschutz

Geschäftsvorfall Buchungstyp Ausgangsrechnung &

Hinweis

Zahlung von Mandant / RSV auf Rechnung

Debitor Ausgangsrechnung verknüpfen!

Kontozuordnung automatisch durch Ausgangsrechnung!

aktenbezogene USt-pflichtige Buchung auf Honorar + Auslagen

Zahlung von Mandant / RSV auf Honorar ohne Rechnung

Debitor Zwingend

Ausgangsrechnung erstellen & verknüpfen

aktenbezogene USt-pflichtige Buchung auf Honorar + Auslagen

Weitere Hinweise Wenn es keine Ausgangsrechnung zur Verknüpfung gibt, dann kann der Zahlungseingang nur als „Allgemeine“ Buchung auf Fremdgeld „geparkt“

werden!

Mit nachträglicher Erstellung der Ausgangsrechnung kann dieser Fremdgeldbetrag automatisch verrechnet und umgebucht werden!

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117 1. Ausgangsrechnung erstellen

Nur wenn es eine Ausgangsrechnung (Neue RVG-Rechnung / Neue Rechnung nach Zeit / Neue Vorschussrechnung) gibt, kann ein Zahlungseingang als Debitor-Buchung erfolgen, da zwingend eine Verknüpfung mit einer Ausgangsrechnung erfolgen muss.

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118 2. Buchung des Zahlungseingangs (Beispielbuchung)

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Geschäftsvorfall => Zahlung von Gericht (Erstattung Gerichtskosten)

Hinweis

Rückerstattung von Gerichtskosten

Allgemein Konto 1590 Steuerfreie Auslagen

oder

Konto 1592 Fremdgeld

Keine notwendig

aktenbezogene USt-freie Buchung

auf steuerfreie Auslagen oder

Fremdgeld

Beispielbuchung (Erstattung GK vom Gericht auf steuerfreie Auslagen):

Die Buchung auf steuerfreie Auslagen ist empfehlenswert, wenn diese Gerichtskosten von der Kanzlei gezahlt wurden und noch nicht vom Mandanten/Rechtsschutzversicherung erstattet sind.

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Beispielbuchung (Erstattung GK vom Gericht auf Fremdgeld):

Sofern der Mandant/Rechtsschutzversicherung die Gerichtskosten bereits erstattet hat, ist die Empfehlung direkt auf Fremdgeld zu buchen, damit eine Weiterleitung an Mandanten bzw.

Rechtsschutzversicherung erfolgen kann.

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Geschäftsvorfall => Rechnungskorrektur für Mandanten (Geb.-Rückzahlung)

Geschäftsvorfall Buchungstyp Ausgangsrechnung &

Hinweis

Gebührenrückzahlung Debitor Neue

Rechnungskorrektur als Ausgangsrechnung muss zur Akte erfasst sein &

Aktenbezogene USt-pflichtige Buchung

Weitere Hinweise Der Buchungsbetrag muss mit „Minus“ eingegeben werden, da es sich um eine Erstattung aus einer Ausgangsrechnung handelt!

Buchungsbeispiel:

Es erfolgte eine Abrechnung an den Mandanten (z.B. Verfahrens- & Termingebühr), diese wurde auch von dem Mandanten ordnungsgemäß bezahlt.

Das Verfahren wurde vorzeitig beendet, so dass die abgerechnete Termingebühr nicht anfällt.

Hierüber wurde dem Mandanten mit der Funktion „Neue Rechnungskorrektur“ eine Teilgutschrift erstellt. Die anteiligen Gebühren müssen nun erstattet werden:

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Wichtig: Bei der Erstattung handelt es sich um eine Debitorbuchung im Minus!!!

Nach Eingabe des Buchungsbetrages, über das „Kettensymbol“ die Verknüpfung zur Ausgangsgutschrift vornehmen:

Nach der Rechnungsverknüpfung wird im Hintergrund automatisch die Sachkontoverbuchung gem.

Eingangsrechnung vorgenommen.

Ansicht => Buchung (reine Debitorbuchung im Minus mit Buchungstext):