DATEV-Hilfe
Anleitung vom 05.08.2021
Relevant für:
DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Kanzlei-Rechnungswesen
Rechnungswesen
Rechnungswesen kommunal
Vorschlagsliste Zahlungen ausgeben
In diesem Dokument erhalten Sie einen Überblick, welche Programmfunktionen Ihnen im Arbeitsbereich Zahlungen zur Verfügung stehen. Nach dem Erstellen der Zahlungen werden diese in der Vorschlagsliste angezeigt. Diese Liste können Sie individuell aufbereiten (Umfang, Inhalt) und drucken. Sie können Zahlungen löschen und bereichsweise ändern oder zusammenfassen, wenn mehrere Zahlungen für denselben Geschäftspartner vorhanden sind.
Abschließend geben Sie das Zahlungsavis aus und übergeben die Zahlungen an den Zahlungsverkehr.
Sie können Zahlungen für Kreditoren oder Rückzahlungen für Debitoren ausgeben. In beiden Fällen stehen Ihnen dieselben Programmfunktionen zur Verfügung.
Wenn in der Liste keine Zahlungen vorhanden sind (z. B. nach dem erstmaligen Aufruf), müssen Sie Zahlungen erstellen (Link Zahlungen erstellen). In der Vorschlagsliste stehen anschließend die Zahlungen zur Bearbeitung und Weitergabe an den Zahlungsverkehr bereit. Unterhalb der Liste werden im Zusatzbereich Details zum
<Zahlungsträger> die enthaltenen Posten der Zahlung angezeigt. Sie können einen Zahlungsposten individuell ändern (z. B. Skonto oder Zahlbetrag ändern, Posten löschen oder sperren, Verwendungszweck ändern).
Im Zusatzbereich Hinweise erhalten Sie ggf. weitere Informationen zum Status einer Zahlung.
In der 1. Spalte der Vorschlagsliste (Status) erhalten Sie Informationen zur Vollständigkeit der Zahlung:
: Die Angaben sind vollständig. Die Zahlung kann an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
: Die Angaben sind unvollständig (z. B. weil die Angaben zur Adresse fehlen). Die Zahlung kann an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
: Die Angaben für das eingestellte Ausgabeziel sind unvollständig (weil die E-Mail-Adresse fehlt). Die Zahlung kann an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
: Die Zahlung ist fehlerhaft (z. B. weil die Angaben zu SEPA unvollständig sind) und kann daher nicht an den Zahlungsverkehr übergeben werden.
Sie erhalten diese Informationen auch, indem Sie den Mauszeiger auf das Symbol bewegen oder den Zusatzbereich
Hinweise öffnen.
Zahlungen und Lastschriften bearbeiten (Überblick)
Übersicht Spalten Vorschlagsliste Zahlungen / Lastschriften
Vorschlagsliste Zahlungen ausgeben
Arbeitsbereich Zahlungen aufrufen
Im Menü Auswertungen | Kreditoren oder Debitoren | Zahlungen wählen.
Was möchten Sie tun?
Ziel Vorgehen Erläuterungen / Hinweise
Erstellen von Zahlungen aufrufen Auf den Link Zahlungen erstellen klicken.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Zahlungen erstellen wählen.
- oder -
Tastenkombination + drücken.
Das Fenster Zahlungen erstellen wird geöffnet, in dem Sie den Erstellungsumfang und den Zahlungstermin für die Zahlungen festlegen.
Zahlungen / Lastschriften erstellen
Zahlungsposten zur Bearbeitung auswählen
Zahlung in der Vorschlagsliste markieren oder auf die gewünschte Zahlung klicken.
Wenn der Zusatzbereich Details zum
<Zahlungsträger> nicht geöffnet ist: Im Menü Ansicht | Details wählen oder auf das Symbol
klicken.
Im Zusatzbereich Details zum
<Zahlungsträger> können Sie die einzelnen Posten der markierten Zahlung bearbeiten (Skonto oder Zahlbetrag ändern, Posten sperren / entsperren, Posten löschen,
Geschäftspartnerbank ändern, Diverse Adresse auswählen, Verwendungszweck ändern).
Zahlungsposten bearbeiten Vorschlagsliste der Zahlungen
filtern Auf das Symbol klicken und aus
der Liste einen Eintrag wählen.
- oder -
Im Menü Bearbeiten | Filtern |
Mithilfe des Filters können Sie die Liste der Zahlungen nach
individuellen Kriterien
aufbereiten. Sie können diesen Filter mit dauerhaften
Festlegungen oder auch nur temporär nutzen.
Filter für das Rechnungswesen anlegen und bearbeiten Bearbeitungsbereiche für
Zahlungen auswählen
Im Zusatzbereich Eigenschaften in der Kategorie Einstellungen unter Umfang und Varianten in der Gruppe Bearbeitungsbereiche einen Arbeitsbereich wählen.
Sie können durch die Zuordnung eines Bearbeitungsbereichs festlegen, dass mehrere Sachbearbeiter parallel Zahlungen bearbeiten können.
Wenn Sie unter Einstellungen Zahlungen / Lastschriften in der Kategorie Bearbeitungsbereiche Arbeitsbereiche eingerichtet haben, können Sie in den Eigenschaften dem Bearbeiter einen Bereich zuordnen. Die Vorschlagsliste wird
entsprechend eingeschränkt. Der eingeschränkte Bereich wird mit Bezeichnung und
Kontonummernbereich in der Filterbezeichnung angezeigt.
Umfang der Zahlungen für die Anzeige festlegen
Aus der Liste Umfang den gewünschten Umfang wählen.
In der Liste Umfang können Sie die Vorschlagsliste der Zahlungen eingrenzen:
Bearbeitbar: Alle Zahlungen werden angezeigt, die aktuell bearbeitbar sind. Nicht bearbeitbar sind Zahlungen, die an den Zahlungsverkehr übergeben wurden.
Der Aufruf der Auswertung erfolgt immer im Umfang Bearbeitbar. Damit wird vermieden, dass bereits übergebene
Zahlungsvorschläge
versehentlich gelöscht werden.
An den Zahlungsverkehr übergeben: Alle
Zahlungen werden angezeigt, die zur Erstellung von
Zahlungsbelegen an den Zahlungsverkehr übergeben wurden und daher nicht mehr bearbeitet werden können. Wenn Sie das automatische Löschen übergebener Zahlungen aktiviert haben (im Fenster Einstellungen Zahlungen / Lastschriften in der Kategorie
Übergeben), werden diese Zahlungen nicht mehr angezeigt.
Alle: Alle Zahlungen werden unabhängig von ihrem Zustand angezeigt.
Einstellungen für Zahlungen vornehmen (Fenster aufrufen)
Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link Einstellungen Zahlungen / Lastschriften klicken.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Einstellungen Zahlungen /
Lastschriften wählen.
Sie erhalten das Fenster Einstellungen Zahlungen / Lastschriften, in dem Sie für alle Geschäftspartner Einstellungen für die Erstellung und Weitergabe von Zahlungen festlegen.
Abweichende Einstellungen erfassen Sie in den Stammdaten des Geschäftspartners (unter Stammdaten | Kreditoren (Debitoren) |
Kreditorenstammdaten (Debitorenstammdaten)) in der Bearbeitung des
Geschäftspartners in der
Registerkarte Zahlungsvorschlag
(für Kreditoren) oder Lastschriften (für Debitoren).
Einstellungen für Zahlungen / Lastschriften vornehmen Zahlungen löschen Einzelne Zahlungen löschen
Eine oder mehrere Zahlungen markieren:
Im Menü Bearbeiten | Markierte Zahlungen löschen wählen.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Markierte Zahlungen löschen wählen.
- oder -
Taste drücken.
Alle Zahlungen löschen:
Im Menü Bearbeiten | Alle Zahlungen löschen wählen.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Alle Zahlungen löschen wählen.
Die markierten oder alle Zahlungen werden mit allen zugehörigen Posten nach einer Sicherheitsabfrage aus der Vorschlagsliste entfernt.
Wenn Sie Zahlungen wieder neu erstellen, werden diese wieder aufgenommen, falls sie fällig sind und im gewählten
Erstellungsumfang enthalten sind.
Bevor neue Zahlungen erstellt werden, werden alle bereits erstellten und bearbeitbaren Zahlungen der betreffenden Geschäftspartner gelöscht. Somit steht jeder Posten nur einmal in der Vorschlagsliste. Zahlungen für Konten, die nicht neu erstellt werden (nicht im Erstellumfang, z.
B. bei Einzelauswahl), werden auch nicht gelöscht.
Hinweis: Wenn Sie einen Geschäftspartner dauerhaft für die Zahlungserstellung sperren möchten, können Sie dies in den Stammdaten des
Geschäftspartners einstellen (Registerkarte Zahlungsvorschlag bei Kreditoren oder Lastschriften bei Debitoren, Liste
Zahlungsträger).
Zahlungen bereichsweise ändern Mehrere Zahlungen markieren:
Im Menü Bearbeiten | Zahlungen bereichsweise ändern wählen.
- oder -
Sie erhalten das Fenster
Bereichsweise ändern, in dem Sie für die markierten Zahlungen das Ausgabeziel oder die
Mandantenbank ändern können.
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Zahlungen bereichsweise ändern wählen.
- oder -
Tastenkombination + drücken.
Ein Wechsel und Bearbeiten auf Postenebene ist somit nicht nötig. Sie können die gleichlaufende Änderung bei allen oder einzelnen Zahlungen durchführen, indem Sie in der Gruppe Umfang den Schaltknopf Alles oder Markierung wählen.
Wenn Sie in der Übersicht einen Filter aktiviert haben, wird die Änderung beim Umfang Alles nur bei den gefilterten Sätzen vorgenommen.
Wenn Sie aus der Liste Feld ein Kriterium gewählt haben, können Sie den entsprechenden Eintrag für das Kriterium wählen:
Ausgabeziel: Sie können das hinterlegte
Ausgabeziel für die Ausgabe ändern. Sie können aus der Liste den Eintrag Druck oder E- Mail wählen.
Mandantenbank: Sie können die
Mandantenbank bei den Zahlungssätzen ändern.
Sie wählen aus der Liste der vorhandenen Mandantenbanken eine Bank.
Zahlungen für einen Geschäftspartner zusammenfassen
Mehrere Zahlungen desselben Geschäftspartners markieren:
Im Menü Bearbeiten | Zahlungen zusammenfassen wählen.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Zahlungen zusammenfassen wählen.
Sie können Zahlungen an einen Geschäftspartner, d. h. Zahlungen mit gleicher Kontonummer, zusammenfassen und somit die Bearbeitung vereinfachen. Die zusammengefassten Zahlungen werden anschließend im
Zusatzbereich Details als einzelne Posten ausgewiesen.
- oder -
Tastenkombination + drücken.
Wenn Sie für jede Rechnungsnummer einen Zahlungsträger erstellen, wird bei Gutschriften mit eigener
Rechnungsnummer die Fehlermeldung Negativer Zahlsaldo erzeugt. Zur Einlösung einer Gutschrift kann keine Zahlung erfolgen; sie kann aber mit anderen Zahlungen (mit der gleichen Kontonummer) verrechnet werden. Dies erreichen Sie durch das Zusammenfassen der fehlerhaften Zahlung (hier Gutschrift) mit einer oder mehreren anderen Zahlungen.
Wenn zu viele Rechnungen in einer Zahlung zusammengefasst sind, kann es vorkommen, dass der Platz für den
Verwendungszweck nicht ausreicht, um alle Rechnungsnummern
auszuweisen. Sie werden durch eine entsprechende Meldung darauf hingewiesen (Status ).
Hinweis: Zahlungen an Diverse Geschäftspartner
zusammenfassen
Diverse Geschäftspartner sind unter einer oder auch mehreren Kontonummern
zusammengefasst. Deshalb ist bei Zahlungen Diverser
Geschäftspartner keine automatische Zuordnung einer Adresse/Bankverbindung möglich. Dieser Zahlung muss nach der Erstellung eine Diverse Adresse zugeordnet werden.
Wenn für einen Diversen Geschäftspartner mehr als eine Zahlung erstellt wurde (z. B.
Zahlung und Gutschrift mit eigener Rechnungsnummer), sollten Sie die Zahlungen des Diversen Geschäftspartners zusammenfassen, bevor Sie den einzelnen Zahlungen eine Diverse Adresse zuordnen. So müssen Sie eine Diverse Adresse nach dem Zusammenfassen nur einmal zuordnen.
Angaben zum Kontostand anzeigen
Auf die Schaltfläche Banksummen klicken.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Banksummen wählen.
Im Fenster Banksummen sehen Sie, wie sich der aktuell erstellte Vorschlag nach Übergabe an den Zahlungsverkehr auf die
Kontostände auswirkt. Anhand des Kontostands (Spalte Über- / Unterdeckung) können Sie entscheiden, ob Sie die vorgeschlagenen Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben möchten.
Zahlungen, bei welchen in der Vorschlagsliste in der Spalte Zahlungsträger kein Zahlungsträger angezeigt wird, werden in den
ausgewiesenen Summen nicht berücksichtigt.
Geschäftspartner zur Bearbeitung aufrufen
Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link Kreditorenstammdaten (oder Debitorenstammdaten) klicken.
Die Kreditorenstammdaten / Debitorenstammdaten werden in einem weiteren Arbeitsblatt geöffnet.
Diverse Adressen zur Bearbeitung aufrufen
Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link Diverse Adressen klicken.
- oder -
Die Diversen Adressen werden in einem weiteren Arbeitsblatt geöffnet.
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Diverse Adressen wählen.
OPOS-Konto anzeigen Zahlung in der Vorschlagsliste markieren:
Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf den Link OPOS-Konto klicken.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) OPOS-Konto wählen.
Das OPOS-Konto für den Geschäftspartner wird in einem weiteren Arbeitsblatt geöffnet.
Detailinformationen zu den Stammdaten des
Geschäftspartners anzeigen und ändern
Im Menü Ansicht | Stammdaten-Details (Symbol ) wählen.
Der Zusatzbereich Stammdaten- Details mit den erfassten Stammdaten des Geschäftspartners wird eingeblendet.
Um die Stammdaten des markierten Geschäftspartners direkt aus diesem Zusatzbereich zu ändern, klicken Sie auf den Link Bearbeiten. Die Stammdaten des Geschäftspartners werden dann im Fenster
Geschäftspartner bearbeiten mit der jeweiligen Registerkarte zur Bearbeitung geöffnet.
Stammdaten für Debitoren bzw.
Kreditoren erfassen oder ändern Notiz zur Zahlung erfassen und
anzeigen
Notiz neu erfassen: Im Menü Bearbeiten | Notiz erfassen wählen oder auf Symbol klicken oder im Kontextmenü Notiz erfassen wählen.
Vorhandene Notiz ändern: Im Menü Bearbeiten | Notiz bearbeiten wählen oder auf Symbol klicken oder im Kontextmenü Notiz bearbeiten wählen.
Zusatzbereich Notiz zum Konto öffnen:
Im Menü Ansicht | Notiz wählen.
Der Zusatzbereich Notiz zum Konto wird geöffnet, in dem Sie einen Text erfassen können.
Wenn bei einer Zahlung Notizen vorhanden sind, wird in der Spalte mit dem Symbol (Notiz) ein grünes Dreieck angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Dreieck ziehen, wird der Text angezeigt.
Mit Notizen arbeiten
Vorschlagsliste Zahlungen in der Seitenansicht anzeigen
Im Menü Bestand | Seitenansicht (Symbol ) wählen.
Alle Zahlungen aus der Vorschlagsliste werden entsprechend der gewählten Filterung (Liste Umfang) aufbereitet und zunächst in der Seitenansicht dargestellt. Es werden hierbei die wichtigsten Informationen angezeigt. Sie können dann den Druck direkt in der Seitenansicht über das Symbol anstoßen.
Um wieder die Vorschlagsliste anzuzeigen, klicken Sie in der Seitenansicht auf die Schaltfläche Zurück zur Liste.
Vorschlagsliste der Zahlungen bearbeiten (in der Liste suchen, Liste sortieren, Einstellungen für Liste vornehmen)
Auf das Symbol klicken, Suchbereich einblenden und Such- und
Sortierfunktionen nutzen.
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Einstellungen Liste wählen.
Mit Listen in DATEV-Programmen arbeiten
Einstellungen für Listen in DATEV-Programmen festlegen
Vorschlagsliste Zahlungen drucken (Druck des Fensterinhalts, Listendruck)
Fensterinhalt drucken: Im Menü Bestand | Fensterinhalt drucken (Symbol ) wählen.
Liste drucken: Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Liste drucken wählen.
Wenn Sie Fensterinhalt drucken wählen, wird die Vorschlagsliste mit den Zahlungsposten für den Druck aufbereitet.
Wenn Sie Liste drucken wählen, wird die Liste aller Zahlungen in einer Seitenansicht aufbereitet.
Sie können anschließend diese Liste drucken.
Auswertung oder Liste in den DATEV-Rechnungswesen- Programmen drucken Sie können im Zusatzbereich Ausgabesteuerung weitere Einstellungen für den Druck vornehmen.
Ausgabesteuerung in den DATEV-Rechnungswesen- Programmen nutzen
Daten der Vorschlagsliste Zahlungen exportieren / bereitstellen (Excel, Word, Rich Text Format, SkyPDF Pro Driver, Dokumentenmanagement, Ausgabekorb, E-Mail)
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Liste öffnen mit Excel wählen.
Im Menü Bestand | Fensterinhalt | Öffnen mit | Word (Excel) wählen.
Im Menü Bestand | Fensterinhalt | Exportieren nach | <weitere Programme> wählen.
Wenn Sie die aufgelisteten Programme einsetzen, können Sie die Daten im entsprechenden Datenformat bereitstellen und an das gewünschte Ausgabeziel weitergeben.
Auswertung oder Liste in den DATEV-Rechnungswesen- Programmen nach Excel exportieren
Übersicht Export und Weitergabe von Auswertungen in den DATEV-Rechnungswesen- Programmen
Einstellungen für E-Mail-Texte vornehmen
[neu ab Version 10.1]
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Einstellungen E-Mail-Texte wählen.
Im Fenster Einstellungen E-Mail- Texte können Sie für Zahlungen standardmäßig Einstellungen für E-Mail-Texte hinterlegen (Betreff, Nachricht, Signatur). Sie
definieren die Variablen, deren Inhalte dann aus den hinterlegten Formulareinstellungen für das Avis und den ermittelten Werten in die E-Mail übernommen werden.
Einstellungen für E-Mail-Texte vornehmen
Einstellungen für das
Avisformular festlegen (Fenster aufrufen)
Im Menü Bearbeiten | Einstellungen Avisformular wählen.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Einstellungen Avisformular wählen.
Sie erhalten das Fenster Einstellungen Avisformular, in dem Sie Einstellungen für die Ausgabe des Avisformulars vornehmen.
Einstellungen für das Avisformular vornehmen Zahlungsavis ausgeben (Fenster
aufrufen)
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Zahlungs-Avis ausgeben wählen.
- oder -
Tastenkombination + drücken.
Sie erhalten das Fenster Avis ausgeben, in dem Sie Zahlungen drucken und diese für die Weitergabe an Ihre
Geschäftspartner bereitstellen.
Avis für Zahlungen / Lastschriften ausgeben
Zahlungen an den
Zahlungsverkehr übergeben (Vorgang starten)
Einzelne Zahlungen übergeben
Eine oder mehrere Zahlungen markieren:
Im Menü Bearbeiten | Markierte Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Markierte Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen.
- oder -
Tastenkombination + drücken.
Alle Zahlungen übergeben
Auf Schaltfläche an Zahlungsverkehr übergeben klicken.
- oder -
Im Menü Bearbeiten | Alle Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen.
- oder -
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) Alle Zahlungen an den Zahlungsverkehr übergeben wählen.
Sie erhalten das Fenster Zahlungen an den
Zahlungsverkehr übergeben, in dem Sie für die Übergabe weitere Einstellungen vornehmen und dann die Übergabe starten.
Zahlungen / Lastschriften an den Zahlungsverkehr übergeben
Schlagwörter:
Auswertungen, Buchführung, Debitoren, Kreditoren, OPOS
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