Information für Teilnehmer an Vergabeverfahren der Stadt Leipzig nach VOB/A und VOL/A

Information für Teilnehmer an

Vergabeverfahren der Stadt Leipzig nach

VOB/A und VOL/A

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis 2

1 Zweck dieses Dokuments 4

2 Organisatorische und technische Voraussetzungen zur Teilnahme an

Vergabeverfahren der Stadt Leipzig 5

2.1 Vergabeplattform evergabe.de 5

2.1.1 Kostenfreier Zugang zu den Vergabeunterlagen 6

2.2 Software AI BIETERCOCKPIT und AI WEBLAUNCHER 7

2.2.1 Empfohlene PC- Konfigurationen zur Nutzung des AI BIETERCOCKPIT 7

2.2.2 Systemvoraussetzungen AI WEBLAUNCHER 8

3 An einer Vergabe teilnehmen 9

3.1 Vergabe in das AI BIETERCOCKPIT importieren 9

3.2 Kommunikation mit der Vergabestelle 11

4 Angebotsbearbeitung 13

4.1 Bauleistungen nach VOB/A 13

4.1.1 Angebotsschreiben 14

4.1.2 HVA B-StB Unterauftrag-/Nachunternehmerleistungen oder VHB 233

Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen 15

4.1.3 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft 15

4.1.4 Eigenerklärung zur Eignung (elektronischer Fragebogen) 17 4.1.5 Weitere Vordrucke, die den Vergabeunterlagen beiliegen und mit dem Angebot

abzugeben sind 18

4.1.6 Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit (EU) /

Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (EU) 18 4.1.7 Preisangebot als GAEB-Datei in der Datenart DA84 18

4.1.7.1 Nutzung von wingaeb xml 20

4.1.7.2 Nutzung einer externen Software 21

4.1.8 Weitere Dateien zum Angebot hinzufügen 21

4.1.9 Unterlagen, die (nach Angebotsabgabe) auf Verlangen der Vergabestelle

vorzulegen sind 22

4.1.9.1 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (EU) 22 4.1.9.2 Eigenerklärung Eignung Andere Unternehmen (EU) Eigenerklärung

Eignung Nachunternehmer (national) 22

4.1.9.3 Preisermittlungsunterlagen, Urkalkulation 23

4.2 Liefer-/Dienstleistungen nach VOL/A 23

5 Angebotsabgabe 24

5.1 Ein Angebot digital abgeben 24

5.2 Nebenangebot anlegen 27

5.3 Ein Angebot zurückziehen 27

1 Zweck dieses Dokuments

Dieses Dokument soll die Teilnehmer an Ausschreibungen der Stadt Leipzig für Bauleistungen sowie für Liefer-/Dienstleistungen bei der Handhabung des AI BIETERCOCKPIT sowie der Zusammenstel- lung und Abgabe von Angeboten unterstützen. Wichtige Funktionen der Software und Hinweise rund um die Vergabeverfahren der Stadt Leipzig werden in den nachfolgenden Kapiteln erklärt.

Das Dokument stellt kein vollumfängliches Handbuch für die Nutzung des AI BIETERCOCKPIT dar.

Die Hinweise ersetzen keine Vergabevorschriften oder Rechtsprechung.

Lesen Sie sich die Hinweise gut durch. Sie ersparen Ihnen zusätzlichen Arbeitsaufwand und können vor Fehlern schützen.

Die Hinweise sind nicht abschließend, sondern beziehen sich lediglich auf den Standardfall der Aus- prägung der Vergabeunterlagen. Maßnahmekonkrete Abweichungen sind möglich.

2 Organisatorische und technische Voraussetzungen zur Teilnahme an Vergabeverfahren der Stadt Leipzig

Vergabeverfahren der Stadt Leipzig werden vollständig elektronisch abgewickelt, d.h. die Veröffentli- chung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation zwischen Bieter und Vergabestelle sowie die Ange- botsabgabe erfolgen digital unter Nutzung einer Vergabeplattform sowie einer beim Teilnehmer zu in- stallierenden Software.

2.1 Vergabeplattform evergabe.de

Vergaben der Stadt Leipzig werden grundsätzlich auf der Plattform der evergabe.de GmbH veröffent- licht. Für die Teilnahme an Ausschreibungen der Stadt Leipzig ist zwingend ein Konto bei evergabe.de erforderlich. Möchten Sie an Vergaben der Stadt Leipzig teilnehmen, melden Sie sich bitte bei der Plattform https://www.evergabe.de an. Die Nutzung der Vergabeplattform ist im Basic-Tarif kostenfrei, weitere kostenpflichtige Leistungen werden angeboten. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der evergabe.de GmbH sind unter https://www.evergabe.de/agb-datenschutz abrufbar.

Bitte beachten Sie, dass Sie ohne ein Konto auf evergabe.de zwar die Vergabeunterlagen einsehen, jedoch nicht elektronisch an Vergabeverfahren der Stadt Leipzig teilnehmen können.

Unter https://evergabe.de/hilfe-und-service/ finden Sie entsprechende Kontaktmöglichkeiten der evergabe.de GmbH bei Fragen zu Ihrem Nutzerkonto sowie zur erforderlichen Software AI BIETERCOCKPIT.

2.1.1 Kostenfreier Zugang zu den Vergabeunterlagen

Der Zugang zu den Vergabeunterlagen ist grundsätzlich kostenfrei. Im Ausschreibungsverzeichnis (Menüpunkt Ausschreibungsverzeichnis am unteren Ende der Webseite) finden Sie unter S ->

Stadt Leipzig die elektronischen Vergabeverfahren der Stadtverwaltung Leipzig (https://www.evergabe.de/auftraege/suche-ueber-vergabestellen/Stadt%2520Leipzig).

Abbildung 1: Stadt Leipzig im Ausschreibungsverzeichnis auf http://www.evergabe.de

Der Zugang zu den Vergabeunterlagen ist immer nur über das sogenannte Ausschrei- bungsverzeichnis von evergabe.de kostenfrei. Freischaltungen der Bekanntmachun- gen/Vergabeunterlagen über die Profisuche sind entsprechend Ihres gewählten Tarifs ge- gebenenfalls kostenpflichtig.

2.2 Software AI BIETERCOCKPIT und AI WEBLAUNCHER

Für die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren der Stadt Leipzig ist die Installation der Soft- ware AI BIETERCOCKPIT erforderlich. Zur Nutzung der Anwendung AI BIETERCOCKPIT benötigen Sie das Programm AI WEBLAUNCHER. Im Rahmen der Teilnahme an einem Verfahren der Stadt Leipzig werden entsprechende Downloadmöglichkeiten auf https://www.evergabe.de zur Verfügung gestellt.

2.2.1 Empfohlene PC- Konfigurationen zur Nutzung des AI BIETERCOCKPIT

Minimale Konfiguration

Prozessor Leistungsklasse Intel Core ~2,0 GHz Arbeitsspeicher 512 MB freier Arbeitsspeicher Festplattenspeicher 200 MB freier Massenspeicher Bildschirm 1280 x 800 Bildpunkte, 65k Farben Schnittstellen USB für Kartenterminal (optional)

Internetzugang 512 kbit/s

Tabelle 1: Minimale Konfiguration zur Nutzung des AI BIETERCOCKPIT

Optimale Konfiguration

Prozessor Leistungsklasse Intel Core ~2,5 GHz Arbeitsspeicher 1 GB freier Arbeitsspeicher

Festplattenspeicher 500 MB freier Massenspeicher

Bildschirm 1680 x 1050 Bildpunkte, 16,7 M Farben oder besser Schnittstellen USB für Kartenterminal (optional)

Internetzugang Breitband 2 Mbit/s oder besser Tabelle 2: Optimale Konfiguration zur Nutzung des AI BIETERCOCKPIT

2.2.2 Systemvoraussetzungen AI WEBLAUNCHER

Zur Nutzung der Anwendung AI BIETERCOCKPIT benötigen Sie das Programm AI WEBLAUNCHER.

Installieren Sie die Version des AI WEBLAUNCHER, die entsprechend der nachfolgenden Tabelle für Ihr Betriebssystem vorgesehen ist:

AI WEBLAUNCHER (32 Bit)

AI WEBLAUNCHER (64 Bit)

Microsoft Windows

Windows 8 X X

Windows 8.1 X X

Windows 10 X X

Apple MacOS

MacOS 10.13 – 10.15 - X

Tabelle 3: Systemvoraussetzungen AI WEBLAUNCHER

Weiterführende Informationen zum AI BIETERCOCKPIT und zum AI WEBLAUNCHER sowie eine Downloadmöglichkeit unabhängig von der Teilnahme an einem Vergabever- fahren finden Sie ebenfalls auf der Webseite https://www.bietercockpit.de.

3 An einer Vergabe teilnehmen

3.1 Vergabe in das AI BIETERCOCKPIT importieren

Zur Teilnahme an einem Vergabeverfahren der Stadt Leipzig ist es erforderlich, die betreffende Vergabe in das AI BIETERCOCKPIT zu „importieren“. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Suchen Sie auf der Vergabeplattform https://www.evergabe.de über das Ausschreibungs- verzeichnis oder die Profisuche die Startseite der Vergabe, an der Sie teilnehmen möch- ten. Hier finden Sie die Auftragsbekanntmachung sowie den

Button

Wählen Sie den Button .. Prüfen Sie die Daten, mit denen Sie am Verfahren teilnehmen wollen und ändern Sie diese falls erforderlich. Sind die Da- ten korrekt, betätigen den Button erneut.

Wählen Sie, ob das AI BIETERCOCKPIT bereits auf Ihrem PC installiert ist oder nicht.

Nein:

Folgen Sie zunächst den Installationsanleitungen und öffnen Sie dann die Vergabeunter- lagen im AI BIETERCOCKPIT. Beachten Sie hierzu auch Kapitel 6 Einstellungen des Handbuchs zum AI BIETERCOCKPIT.

Ja:

Öffnen Sie die Vergabeunterlagen im AI BIETERCOCKPIT. Vom Browser wird Ihnen dazu das Öffnen der Datei bc.aiweblaunch angeboten. Schließen Sie zuvor das AI

BIETERCOCKPIT, sofern Sie dieses geöffnet haben.

Wählen Sie, nachdem sich das AI BIETERCOCKPIT geöffnet hat, den Funktionsbereich Ausschreibungen. Sie gelangen in die Übersicht der Vergaben und finden dort auch die gerade von https://www.evergabe.de importierte Vergabe.

Wechseln Sie mit einem Doppelklick auf die Zeile der Vergabe oder über den Button Akti- onen in die entsprechende Ausschreibung. Es findet, sofern Sie im Online- Modus arbei- ten, eine Aktualisierung der Vergabeunterlagen und Nachrichten statt.

Abbildung 2: AI BIETERCOCKPIT, Aktionsbutton „Ausschreibung öffnen“

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Speichern Sie einmalig die Datei bc.aiweblaunch lokal. Mit dieser Datei können Sie je- derzeit das AI BIETERCOCKPIT zur Bearbeitung von Angeboten starten.

Versionsnummern von veröffentlichten Vergabeunterlagen müssen nicht durchgängig nummeriert sein. Die aktuellste Version der Vergabeunterlagen verfügt immer über die höchste Versionsnummer. Jede Veröffentlichung einer neuen Version von Vergabeunter- lagen enthält i.d.R. ein Beiblatt mit allen Änderungen gegenüber der Vorversion. Auf https://evergabe.de ist immer nur die aktuellste Version der Vergabeunterlagen abrufbar.

3.2 Kommunikation mit der Vergabestelle

Die gesamte Kommunikation zu den Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich elektronisch in Textform über die im AI BIETERCOCKPIT integrierte Nachrichtenfunktion. Dies umfasst sämtliche Teilnehmer- oder Bieteranfragen, die Nachreichung von Unterlagen durch Teilnehmer oder Bieter sowie sämtliche Informations-, Zuschlags-/Auftrags- oder Absageschreiben.

Die elektronische Kommunikation mit der Vergabestelle ist erst nach dem Import der Vergabeunterlagen in das AI BIETERCOCKPIT möglich. Kommunikation, die die Verga- bestelle auf anderem Weg erreicht, wird im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt.

So erstellen Sie eine Nachricht an die Vergabestelle

Öffnen Sie den Bereich Nachrichten und klicken Sie dort auf den Button Neue Nach- richt:

Abbildung 3: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Nachrichten, Button „Neue Nachricht“

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Wollen Sie auf eine Nachricht der Vergabestelle antworten, öffnen Sie die Nachricht der Vergabestelle und starten mit dem Aktionsbutton Antworten das Erstellen der Nach- richt:

Abbildung 4: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Nachrichten, Aktionsbutton „Antworten“

Die Nachricht ist automatisch an die richtige Vergabestelle der Stadt Leipzig adressiert.

Verfassen Sie den Betreff und den Text der Nachricht an die Vergabestelle.

Bei Bedarf fügen Sie über den Button Anhang Importieren der Nachricht Dateien von Ihrer Festplatte hinzu:

Abbildung 5: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Nachrichten, Button „Anhang importieren““

Über den Aktionsbutton können Sie die Datei Öffnen, Löschen oder aus dem BIETERCOCKPIT exportieren (zum Beispiel bei Dokumenten, die Ihnen seitens der Vergabestelle zur Verfügung gestellt werden):

Abbildung 6: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Nachrichten, Aktionsbutton zu Anhängen

Es ist immer nur das Anhängen einer Datei an eine Nachricht möglich. Fas- sen Sie Anhänge daher ggfs. mit entsprechenden Programmen zusammen oder verteilen Sie diese auf mehrere Nachrichten.

Versenden Sie die Nachricht an die Vergabestelle mit Hilfe des Buttons Senden.

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4 Angebotsbearbeitung

4.1 Bauleistungen nach VOB/A

Ihrem Angebot müssen die in der „Aufforderung zu Angebotsabgabe“ unter C) bzw. im Dokument

„Vorzulegende Unterlagen“ im Abschnitt 1 und 2 geforderten Unterlagen und Angaben beigefügt wer- den. Alle vom Auftraggeber vorgegebenen und auszufüllenden Unterlagen, sind im AI

BIETERCOCKPIT unter dem Trennbalken Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung) bereits angelegt.

Klicken Sie auf den Trennbalken Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung), um in das entsprechende Register zu wechseln. Beim ersten Aufruf der Ausschreibung wird bereits ein Angebot angelegt. Wei- tere Angebote können jederzeit über den Button Neues Angebot generiert werden.

Abbildung 7: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)

Füllen Sie die erforderlichen Dokumente aus und beachten Sie die nachfolgenden Hinweise für aus- gewählte Unterlagen. Am Status eines jeden Dokumentes sehen Sie, ob dieses bereits bearbeitet wurde.

Dokumente werden in der Regel ausschließlich elektronisch bearbeitet. Ein Ausdruck von Dateien sowie ein händisches Ausfüllen sind nicht erforderlich und verkomplizieren das Vergabeverfahren unnötig. Ausnahme bilden hierbei Dokumente, bei denen die Unter- schrift oder Angaben Dritter erforderlich sind (zum Beispiel Erklärung Bietergemein- schaft; Eignung anderer Unternehmen u.a.).

Empfehlung: Drucken Sie sich das unter „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ enthaltene Dokument

„Vorzulegende Unterlagen“ aus und benutzen Sie es als Checkliste für die Angebotsbearbeitung und - abgabe.

Die nachfolgende Gliederung folgt der Reihenfolge der (Standard-)Unterlagen.

4.1.1 Angebotsschreiben

Das Angebotsschreiben ist den Vergabeunterlagen nicht als PDF-Formular beigefügt, da nur das elektronische, direkt am Bildschirm über das AI BIETERCOCKPIT ausfüllbare Formular für die Angebotsabgabe zu verwenden ist.

Abbildung 8: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung), Angebotsschreiben

Kennzeichnen Sie in diesem Formular die für Ihr Angebot zutreffenden Anlagen bzw. wählen Sie nichtzutreffende Kennzeichnungen ab. Benennen Sie zudem alle weiteren von Ihnen ggf. zusätzlich hinzugefügten Anlagen (z.B. Anschreiben).

Abbildung 9: AI BIETERCOCKPIT, Bereich Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung), Angebotsschreiben Felder

Im Angebotsschreiben nicht zu benennen sind die Anlagen, die Sie im Fragebogen Eig- nung als Eignungsnachweis angeben und aufgrund dessen dem Angebot gesondert bei- fügen.

4.1.2 HVA B-StB Unterauftrag-/Nachunternehmerleistungen oder VHB 233 Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen

Das Formular wird programmseitig als ausfüllbare PDF-Datei den Vergabeunterlagen beigefügt. So- fern Sie den Einsatz von Nachunternehmen / Unterauftragnehmern planen, füllen Sie die Datei direkt am Bildschirm im AI BIETERCOCKPIT aus und speichern Sie diese dort.

Fügen Sie die Datei den Vergabeunterlagen nicht nochmals zusätzlich als gesonderte Datei bei! Sie laufen in Gefahr ein unklares Angebot abzugeben, da die Datei dann mehrfach ausgefüllt dem Angebot beiliegt. Zudem erschweren Sie die Arbeit der Verga- bestelle, die diese Unterlagen auf Übereinstimmung prüfen muss.

Führen Sie alle Leistungen im eigenen Betrieb aus, ist die Datei nicht auszufüllen. Sie wird dann Ih- rem Angebot als leeres Formular beigefügt. Im Angebotsschreiben ist in dem Fall die Kennzeich- nung abzuwählen:

Abbildung 10: AI BIETERCOCKPIT, Angebotsschreiben, Kennzeichnung Nachunternehmerleistungen

4.1.3 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft

Die Datei wird als ausfüllbare PDF-Datei den Angebotsunterlagen beigefügt. Soll das Angebot von ei- ner Bietergemeinschaft abgegeben werden exportieren Sie bitte die Datei.

Abbildung 11: AI BIETERCOCKPIT, Aktionsbutton Erklärung Bietergemeinschaft

Füllen Sie die exportierte Datei aus und unterschreiben diese, wie im Formular gefordert.

Fügen Sie die Datei Ihrem Angebot als Scan über den Button

bei. Vergeben Sie zur leichteren Orientierung vorher einen eindeutigen Dateinamen.

Füllen Sie die im AI BIETERCOCKPIT ursprünglich enthaltene Datei nicht noch zusätz- lich aus. Sie laufen in Gefahr ein unklares Angebot abzugeben, da die Datei dann mehr- fach ausgefüllt dem Angebot beiliegt. Zudem erschweren Sie die Arbeit der Vergabe- stelle, die diese Unterlagen auf Übereinstimmung prüfen muss.

Ist keine Bildung einer Bietergemeinschaft geplant, ist die Datei nicht auszufüllen. Sie wird dann Ih- rem Angebot als leeres Formular beigefügt. Im Angebotsschreiben ist in dem Fall die Kennzeich- nung abzuwählen.

Abbildung 12: AI BIETERCOCKPIT, Angebotsschreiben, Kennzeichnung Bietergemeinschaft

Das Angebot ist vom bevollmächtigten Vertreter der BG abzugeben. Achten Sie zudem auf die vollständige Benennung der Bietergemeinschaft (Firmenname) im Angebots- schreiben und wer bevollmächtigter Vertreter ist (vdd). Als Anschrift ist die Adresse des bevollmächtigten Vertreters anzugeben:

Abbildung 13: AI BIETERCOCKPIT, Angebotsschreiben, Firmenname Bietergemeinschaft

4.1.4 Eigenerklärung zur Eignung (elektronischer Fragebogen)

Für die erforderlichen Eigenerklärungen zur Eignung wird programmseitig ein direkt ausfüllbarer elekt- ronischer Fragebogen zur Verfügung gestellt.

Öffnen Sie den Fragebogen im AI Datenformat mit der Bezeichnung „Fragebogen zur Eignungsprue- fung.aidf“ per Doppelklick und beantworten Sie alle darin enthalten Fragen direkt durch Eingabe am Bildschirm im AI BIETERCOCKPIT.

Abbildung 14: AI BIETERCOCKPIT, Fragebogen zur Eignungsprüfung

Mit Hilfe des Buttons Nächstes Pflichtfeld können Sie direkt zu den Eingabefeldern im Fragebogen springen:

Abbildung 15: AI BIETERCOCKPIT, Fragebogen zur Eignungsprüfung, Button Pflichtfeld

Für die Nachweisführung erforderliche externe Dokumente, fügen Sie Ihrem Angebot über den Button als gesonderte Anlagen bei. Vergeben Sie zur leichteren Orientierung vor- her einen eindeutigen Dateinamen.

Füllen Sie den elektronischen Fragebogen ausschließlich direkt über das aidf-Formular aus.

Der Fragebogen ist unter „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ zusätzlich als PDF- Ausdruck beigefügt. In diesem Format dient er nicht zur Angebotsabgabe, sondern nur dem Zweck, die gem. VOB/A vorgeschriebene uneingeschränkte Einsichtnahme in die Vergabeunterlagen über die Vergabeplattform zu gewährleisten.

Fügen Sie Ihrem Angebot nicht noch zusätzlich den PDF-Fragebogen als gesonderte Datei bei. Sie laufen in Gefahr ein unklares Angebot abzugeben, da die Datei dann mehrfach ausgefüllt dem Angebot beiliegt. Zudem erschweren Sie die Arbeit der Verga- bestelle, die diese Unterlagen auf Übereinstimmung prüfen muss.

4.1.5 Weitere Vordrucke, die den Vergabeunterlagen beiliegen und mit dem Angebot abzu- geben sind

Hierbei kann es sich um weitere Formblätter, z.B. im Word-Format, handeln, die der Vergabestelle für die Prüfung Ihrer Eignung ausgefüllt mit dem Angebot zu übergeben sind.

In der Regel finden Sie am Ende der Formulare Hinweise für das Ausfüllen und die elektronische Ab- gabe derselben.

4.1.6 Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit (EU) / Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (EU)

Die Dateien werden nur bei EU-weiten Vergabeverfahren programmseitig als ausfüllbare PDF-Datei den Vergabeunterlagen beigefügt.

Sofern Sie sich im Rahmen einer Eignungsleihe Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen wollen, füllen Sie die Dateien direkt im AI BIETERCOCKPIT am Bildschirm aus und speichern Sie diese dort.

Fügen Sie die Dateien nicht nochmals zusätzlich als gesonderte Datei den Vergabeun- terlagen bei! Sie laufen in Gefahr ein unklares Angebot abzugeben, da die Datei dann mehrfach ausgefüllt dem Angebot beiliegt. Zudem erschweren Sie die Arbeit der Verga- bestelle, die diese Unterlagen auf Übereinstimmung prüfen muss.

Wird keine Eignungsleihe geplant, sind die Dateien nicht auszufüllen. Sie werden dann Ihrem Angebot als leeres Formular beigefügt. Im Angebotsschreiben ist in dem Fall die Kennzeichnung abzu- wählen (siehe Kapitel 4.1.1).

4.1.7 Preisangebot als GAEB-Datei in der Datenart DA84

Unter dem Trennbalken Vergabeunterlagen (zur Durchsicht“) -> Leistungsverzeichnis wird das verbindliche Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei in der Datenart X83 im Standard GAEB-XML ausgegeben.

Die mit der DA X83 übergebene Positionsstruktur, Punktsetzung und Stellenanzahl der Positionsnummern darf durch den Bieter NICHT verändert werden. Eine Veränderung führt dazu, dass die Angebotsdatei des Bieters bei der Vergabestelle nicht eingelesen werden kann.

Bei Erfassung eines neuen Angebotes erstellt das AI BIETERCOCKPIT für die Angebotsabgabe unter dem Trennbalken Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung) automatisch eine inhaltsleere (unbe- preiste) „Platzhalter“-Datei in der Datenart X84. Die Bearbeitung dieser Datei kann mit der kosten- freien Software wingaeb xml vorgenommen werden, welche separat installiert werden muss.

Sie können im AI BIETERCOCKPIT unter dem Menüpunkt Einstellungen  Allgemein  GAEB Konfiguration festlegen, ob Sie die Angebotssoftware wingaeb.xml oder ein externes Programm zur Erstellung Ihres Preisangebots verwenden möchten:

Abbildung 16: AI BIETERCOCKPIT, Einstellungen, GAEB- Konfiguration

Weitere Einstellmöglichkeiten und Hinweise finden Sie im Menü Einstellungen -> Allgemein ->

GAEB Konfiguration sowie im Handbuch des AI BIETERCOCKPIT im Kapitel 6.2.3 GAEB Konfigura- tion.

Zurzeit akzeptiert die Stadt Leipzig noch vom aktuellen xml-Standard abweichende veraltete Daten- schnittstellen, sofern diese im AVA-Programm der Vergabestelle einlesbar sind. Bitte stellen Sie aber zeitnah Ihr externes Angebotsprogramm um.

Veraltete Angebotsbearbeitungssoftware des Bieters, die nicht den GAEB-Standard XML unterstützt, kann dazu führen, dass Preise nicht korrekt übertragen werden bzw. die Datei unbrauchbar wird und

in der AVA-Software der Vergabestelle nicht angezeigt werden kann (AVA steht für Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung).

Temporäre Umwandlungen des Dateiformates oder Änderungen der Endung der Datei können eben- falls zur Unbrauchbarkeit auf Seiten der Vergabestelle führen!

Sollte es Ihnen im Einzelfall noch nicht möglich sein, eine X84 zu erzeugen, so können Sie stattdessen eine Datenart P84 (veralteter GAEB-Standard 2000) Ihrem Angebot bei- fügen. Die bereits angelegte „Platzhalter“-Datei X84 bleibt in dem Fall leer.

Fügen Sie Ihrem Angebot bitte ein entsprechendes Anschreiben bei, indem Sie auf diesen Sachverhalt aufmerksam machen.

Bei Angeboten, die nach dem 01.01.2022 abgegeben werden, werden durch die Stadt Leipzig, nur noch Datenschnittstellen in der von der Vergabestelle vorgege- benen GAEB-XML-Struktur berücksichtigt. Abweichend hierzu akzeptiert nach dem o.g. Datum nur noch die Vergabestelle Stadt Leipzig, Amt für Gebäudemanagement, veraltete GAEB-Standards.

Folgende AVA-Programme werden in der Stadtverwaltung Leipzig aktuell verwendet:



„

 „Bechmann AVA 2017“ durch das Amt für Gebäudemanagement, Amt für Stadtgrün und Gewässer und Amt für Sport

Angebote mit GAEB-Dateien, die mit diesen Softwareprogrammen aufgrund be- schädigter Dateien oder von Bietern vorgenommenen Änderungen in der ursprüng- lichen GAEB-XML-Datei nicht eingelesen werden können (z. Bsp. deren Preise nicht angezeigt werden können), werden von der Wertung ausgeschlossen!

4.1.7.1 Nutzung von wingaeb xml

Nutzen Sie die Angebotssoftware wingaeb.xml (Download unter https://www.wingaeb.de), öffnen Sie die Datei X84 mit Doppelklick, geben Sie Ihre Preise direkt über die Eingabemaske des AI

BIETERCOCKPIT in die leere „Platzhalter“-Datei ein und speichern die Datei anschließend.

Werden dabei Positionen von Ihnen nicht bepreist, werden diese und die entsprechenden LV- Ab- schnitte in wingaeb-xml rot gekennzeichnet:

Abbildung 17: wingaeb.xml, fehlende Preise bei Position 01.01.0020

Zur Angebotsabgabe erhalten Sie zudem einen entsprechenden Hinweis, dass Ihr Angebot fehlende Einheitspreise enthält. Eine Angebotsabgabe ist aber dennoch möglich:

Abbildung 18: AI BIETERCOCKPIT, Hinweismeldung bei Abgabe eines Angebotes

4.1.7.2 Nutzung einer externen Software

Nutzen Sie zur Angebotserstellung ein externes Softwareprogramm, erfolgt keine Validierung Ihrer Datei mit wingaeb.xml auf Vollständigkeit. Sie müssen in dem Fall die angelegte „Platzhalter“-Datei durch Ihre extern erzeugte Datei in der Datenart X84 ersetzen.

Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

Exportieren Sie über den Aktionsbutton die GAEB- Datei vom Typ x83 aus dem Be- reich Vergabeunterlagen (zur Durchsicht) auf Ihren PC.

Laden Sie die exportierte GAEB- Datei vom Typ x83 in Ihre AVA- Software und er- stellen Sie die GAEB- Datei vom Typ x84. Exportieren Sie diese nach Fertigstellung aus Ihrer AVA- Software.

Ersetzen Sie im AI BIETERCOCKPIT im Bereich Vergabeunterlagen (zur Bearbei- tung) die dort enthaltene GAEB- Datei vom Typ x84 über den Aktionsbutton Datei ersetzen (Bild Datei ersetzen). Der Status ändert sich nach Importiert.

Bitte achten Sie vor dem Hochladen auf eine eindeutige Dateibezeichnung. Bitte geben Sie Ihre Ange- botsdatei unbedingt in der Datenart X84 ab. Nur dann ist ein Hochladen der Datei im AI

BIETERCOCKPITC wie zuvor beschrieben möglich.

Fügen Sie die Datei den Vergabeunterlagen nicht zusätzlich als gesonderte Datei bei!

Sie laufen in Gefahr ein unklares Angebot abzugeben, da die Datei dann mehrfach aus- gefüllt dem Angebot beiliegt.

Erfolgt bei Verwendung einer externen Software kein Ersetzen der Platzhalter- Datei, so wird mit Angebotsabgabe ein Leistungsverzeichnis mit 0,00 € übertragen!

4.1.8 Weitere Dateien zum Angebot hinzufügen

Werden in den Vergabeunterlagen durch den Bieter zu erbringende Nachweise gefordert, so können diese dem Angebot hinzugefügt werden. Nutzen Sie dazu den Button Datei importieren. Nutzen Sie gängige Dateiformate wie PDF für Textdateien oder PNG und JPG für Bilddateien.

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4.1.9 Unterlagen, die (nach Angebotsabgabe) auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind

Erhalten Sie nach Abgabe Ihres Angebots über das AI BIETERCOCKPIT eine Aufforderung der Vergabestelle zur Vorlage bestimmter Unterlagen, so sind diese ausschließlich über die Nachrich- tenfunktion des AI BIETERCOCKPIT in elektronischer Form einzureichen.

Abbildung 19: AI BIETERCOCKPIT, Neue Nachricht

Angeforderte Unterlagen, die die Vergabestelle auf anderem Weg (z.B. externe E-Mail, Fax) erreichen, werden im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt.

4.1.9.1 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (EU)

Die Datei wird Ihnen als PDF-Datei unter „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ zu Verfügung gestellt.

Sofern von der Vergabestelle angefordert, exportieren Sie diese, füllen Sie vollständig aus und fügen Sie anschließen als Scan Ihren Unterlagen über die Nachrichtenfunktion bei.

Bitte achten Sie vor dem Hochladen auf eine eindeutige Dateibezeichnung.

4.1.9.2 Eigenerklärung Eignung Andere Unternehmen (EU) Eigenerklärung Eignung Nachunternehmer (national)

Die jeweils zutreffende Datei wird Ihnen als ausfüllbare WORD-Datei unter „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ zu Verfügung gestellt.

Sofern die Erklärung von der Vergabestelle abgefordert wird, beachten Sie im Formular die „Hinweise für die elektronische Abgabe dieser Erklärung“.

4.1.9.3 Preisermittlungsunterlagen, Urkalkulation

Sofern angefordert, sind auch diese Unterlagen ausschließlich elektronisch über die Nachrichten- funktion des AI BIETERCOCKPIT bei der Vergabestelle einzureichen.

4.2 Liefer-/Dienstleistungen nach VOL/A

Verfahrensspezifische Hinweise für Vergaben von Liefer-/Dienstleistungen nach VOL/A werden in Kürze ergänzt.

5 Angebotsabgabe

5.1 Ein Angebot digital abgeben

Haben Sie alle Unterlagen Ihres Angebotes fertiggestellt, können Sie das Angebot digital abgeben.

Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Aktionsbutton des Angebotes.

Abbildung 20: AI BIETERCOCKPIT, Angebotsunterlagen, Aktionsbutton „Abgeben“

Wählen Sie die Art der Signatur: Keine digitale Signatur (in Textform) oder Digitale Signatur. Beide Ar- ten sind bei der Teilnahme an Verfahren der Stadt Leipzig zugelassen.

Nach der Auswahl der Signatur erfolgt die interne Prüfung der Angebotsunterlagen. Hierzu werden die Angebotsunterlagen auf Vollständigkeit geprüft. Das Ergebnis wird Ihnen mit entsprechenden Meldun- gen angezeigt:

Abbildung 21: AI BIETERCOCKPIT, Prüfung Angebotsabgabe, alle Pflichtfelder ausgefüllt

Enthält das abzugebende Angebot fehlerhafte Angaben, werden entsprechende Fehler-, Warn- und Hinweismeldungen angezeigt:

Abbildung 22: AI BIETERCOCKPIT, Prüfung Angebotsabgabe, Fehler in den Angebotsunterlagen (Beispiele)

Eine rote Fehlermeldung zeigt an, dass Pflichteingaben fehlen, die Angebotsabgabe kann nicht fortge- setzt werden. Beheben Sie die Fehler in den angegebenen Formularen und starten Sie die Angebots- abgabe erneut.

Beispiel für eine Fehlermeldung:

Im Angebotsschreiben sind nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt -> Das Befüllen aller Pflichtfelder im An- gebotsschreiben ist für die Abgabe eines Angebotes zwingend erforderlich.

Eine gelbe Warnmeldung erscheint, wenn optionale Eingaben fehlen. Durch Bestätigen des Hin- weistextes im Kontrollkästchen unten links kann die Angebotsabgabe fortgesetzt werden.

Beispiele für Warnmeldungen

Dateien, z. Bsp. Erklärung zur Eignung oder Erklärung Bietergemeinschaft, wurden nicht bearbeitet ->

Sind die Dokumente für Ihr Angebot nicht erforderlich, zum Beispiel, weil Sie nicht als Bietergemein- schaft abgeben, sind diese Dokumente ggfs. für Ihr Angebot nicht relevant. Das Angebot kann auch ohne Bearbeitung dieser Dateien abgegeben werden

Im Fragebogen zur Eignungsprüfung wurden nicht alle Fragen der Vergabestelle beantwortet. -> Die Pflichtfelder im Fragebogen zur Eignungsprüfung sollten durch die Bieter ausgefüllt werden. Die Ab- gabe des Angebotes kann trotzdem erfolgen.

Blaue Hinweismeldungen beziehen sich in der Regel auf Dokumente, die vor der Angebotsabgabe ge- lesen werden müssen. Sie haben keinen Einfluss auf die Angebotsabgabe.

Soll das Angebot trotz der angezeigten Warn- oder Hinweismeldungen abgegeben werden, müssen die angezeigten Hinweise durch Markierung der entsprechenden Checkbox bestätigt werden.

Abbildung 23: Angebotsprüfung mit unvollständigen optionalen Angaben

In einem weiteren Schritt prüfen Sie Ihre Daten anhand des sogenannten Begleitzettels. Nach Aktivie- rung des Kontrollkästchens unten links aktiviert sich die Schaltfläche Signieren. Wählen Sie nun die gewünschte Signaturart. Das Zertifikat der hinzugefügten Signatur wird im Begleitzettel angezeigt und kann hier eingesehen oder wieder entfernt werden.

Weitere Informationen zur qualifizierten Signatur mit Signaturkarte oder zur fortgeschrit- tenen Signatur mit Softzertifikat finden Sie im Handbuch des AI BIETERCOCKPIT.

Nach der Signatur Ihrer Daten können Sie Ihr Angebot über die Schaltfläche Abgeben an die Verga- beplattform übertragen. Nach erfolgreicher Übertragung erhalten Sie über das Fenster Verlauf eine Bestätigung Ihrer Angebotsabgabe.

Haben Sie als Art der Signatur Keine digitale Signatur (in Textform) gewählt, wird nach Aktivierung des Kontrollkästchens, dass Sie den Begleitzettel gelesen haben, die Schaltfläche Abgeben direkt aktiviert.

Sofern im jeweiligen Verfahren zugelassen, können Sie mehrere Hauptangebote abgeben. Ist gemäß der Aufforderung zur Angebotsabgabe für Verfahren nur ein Hauptangebot zugelassen, können Sie auch nur ein Angebot angeben. Wollen Sie in solchen Verfahren vor dem Ablauf der Angebotsfrist ein geändertes Hauptangebot abgeben, müssen Sie Ihr bestehendes Angebot zunächst zurückziehen.

Das abgegebene Angebot ist bis zur Angebotsöffnung verschlüsselt und durch die Vergabestelle nicht einsehbar. Erst mit der Entschlüsselung und Öffnung der Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist erlangt die Vergabestelle Einsicht in die Angebotsdetails.

Die Übertragung der Angebotsdaten an die Vergabeplattform erfolgt manipulationssicher mit den im Begleitzettel angegebenen Hashwerten.

Bitte beachten Sie, dass das Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist an die Vergabestelle übermittelt sein muss.

5.2 Nebenangebot anlegen

Sind für ein Verfahren gemäß Bekanntmachung und/oder Aufforderung zur Angebotsabgabe Ne- benangebote zugelassen, können Sie diese abgeben. Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Kopf des Bereichs Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung).

Abbildung 24: AI BIETERCOCKPIT, Button „Nebenangebot anlegen“

Entsprechend der nachfolgenden Auswahl können Sie ein Nebenangebot mit oder ohne Hauptange- bot abgeben. Die Abgabe des Nebenangebotes erfolgt zusammen mit dem Hauptangebot (bei Neben- angebot mit Hauptangebot) bzw. als eigenständiges Angebot (Vorgehensweise analog der im Kapitel 5.1 beschriebenen Abgabe eines Hauptangebotes).

Ist die Abgabe von Nebenangeboten nicht zugelassen wird Ihnen dies neben der Bekanntmachung und/oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe zusätzlich im Angebotsschreiben angezeigt:

Abbildung 25: AI BIETERCOCKPIT, Angebotsschreiben

Der oben gezeigte Button ist dann im AI BIETERCOCKPIT nicht sichtbar.

5.3 Ein Angebot zurückziehen

Über den Aktionsbutton des Angebotes können Sie ein abgegebenes Angebot zurückziehen. Über den Begleitzettel bestätigen Sie gegenüber der Vergabestelle den Rückzug Ihres Angebotes. Analog zur Angebotsabgabe ist auch beim Zurückziehen eines Angebotes eine Signierung Ihrer Aktion mög- lich.

Abbildung 26: AI BIETERCOCKPIT, Angebotsunterlagen, Aktionsbutton „Zurückziehen“

Zurückgezogene Angebote können durch die Vergabestelle nicht mehr eingesehen wer- den. Jedoch erhält die Vergabestelle eine Information über den Rückzug eines Angebo- tes.

Das Zurückziehen eines Angebotes nach erfolgter Angebotsöffnung ist nicht mehr möglich!

Für Verfahren zu Bauleistungen, bei denen nur ein Hauptangebot zugelassen ist, muss vor Abgabe eines neuen Hauptangebotes das bisher abgegebene Angebot zurückgezogen werden.