Stand, November 2021 Projektanalyse, Projektauswertung, Projektjournal
SOL-IT Projektmanagement projectCube
Inhalt
1. Erstellen von neuen Projekten ... 3
1.1. Projektplanung... 4
1.1.1. Festlegen von internen Stundensätzen ... 5
1.2. Planung der Projektphasen und -schritte ... 5
1.2.1. Projektfunktionen / Festlegen von externen Stundensätzen ... 6
1.2.2. Tipp: Automatische Mitarbeiter-Zuordnung aus Projektfunktion... 8
1.2.3. Projektphasen und Projektschritte ... 8
1.2.4. Tipp: Verwendung Beschreibungstext von Projektschritten ...12
1.2.5. Tipp: Stundenplanung mittels Projektbeteiligtenliste ...13
1.2.6. noch zu erwartende Stunden ...13
1.2.7. Zusatzkosten ...14
1.2.8. Definition von Meilensteinen ...14
1.2.9. Projektplanung als Ordnerstruktur übernehmen ...15
1.2.10. Projektorganisation als Projektbeteiligtenliste erstellen ...16
1.2.11. Anzeige der Projektaktivitäten / Leistungserfassung ...17
1.2.12. Suche nach Projektschritten ...17
1.3. Projektassistent ...18
2. Arbeiten mit Projekten ... 21
2.1. Ansichtswechsel ...21
2.2. Tipp: Speichern des Layouts im Benutzerprofil ...21
2.3. Tipp: abgeschlossene Projektschritte ausblenden ...22
2.4. Projektplanung im Kalender anzeigen ...22
2.5. Projektstrukturplan anzeigen ...23
2.6. Projektbeteiligtenliste ...24
2.7. Projektzeitplan ...26
2.8. tatsächliche Zusatzkosten ...27
2.9. Projektfinanzierung ...28
2.10. Leistungserfassung ...30
2.11. Projekt-Bezeichnungsformat mit Projektcode ...30
3. Projektaktivitäten ... 31
3.1. Erfassung von Projektaktivitäten ...31
3.1.1. Vorgabe Art der Verrechnung aus Projektplanung ...34
3.1.2. Erfassung über die Taste F12 bzw. der Symbolleiste eines Objekts ...36
3.1.3. Verwendung Text-Vorgaben für Beschreibungstexte ...36
3.1.4. Eingabe von Projektaktivitäten über den SOL-IT calendarCube...38
2
3.2. Einblenden der Zeitstempel im Formular ...40
3.3. Berechtigungen – Aufzeichnungen für andere Benutzer ...40
3.4. Reiseabrechnung ...41
3.5. Kilometerstand ...43
3.6. Tipps & Tricks für die Zeiteingabe ...43
3.7. Einstellungen ...48
3.7.1. Berechtigungen auf Projektaktivitäten ...49
3.7.2. Optionale Felder für Dienstreise und Reisezeit ...51
3.8. Suche nach Aktivitäten ...53
3.9. Gesammelte Änderung von Projektaktivitäten (Zusatzfeature) ...54
4. Projektcontrolling ... 56
4.1. Noch zu erwartende Stunden ...57
4.2. Ampelanzeige ...57
4.3. Auswertungen ...58
4.3.1. Ressourcenmanagement ...59
4.3.2. Projektabrechnung ...62
4.4. Projektvoransichten ...63
4.5. Projektübergreifendes Controlling ...64
4.5.1. Suche nach Projekten ...64
4.5.2. Volltextsuche (Zusatzfeature) ...65
4.5.3. Anzeige von zusätzlichen Feldern ...65
4.5.4. Gruppierung von Suchergebnissen ...67
5. Einstellungen... 68
5.1. Allgemeine Optionen ...68
5.2. Einstellungen für den Projektplaner ...72
5.3. Definition der Zeitleiste im Projektplaner ...73
5.4. Meilensteine im Kalender anzeigen ...73
5.5. Anzeige des Projekts anpassen ...73
6. Einstellungen Benutzer-Profile Extras / Optionen ... 74
6.1. Allgemein ...74
6.1.1. Allgemein - Projekt ...74
6.1.2. Allgemein - Projektkosten ...75
6.1.3. Allgemein - Reportvorlagen ...75
6.2. Projektaktivitäten ...76
6.2.1. Projektaktivitäten - Neue Leistungserfassung ...79
6.3. Projektplaner ...80
6.4. Projektplaner-Zeitleiste ...81
6.4.1. Projektplaner-Zeitleiste - Untere Reihe ...81
6.4.2. Projektplaner-Zeitleiste - Mittlere Reihe ...81
6.4.3. Projektplaner-Zeitleiste - Obere Reihe ...81
3
1. Erstellen von neuen Projekten
Im SOL-IT projectCube befinden sich folgende Objekttypen:
Projekte, Aktivitäten und
SWOT-Analysen (Zusatzfeature), Zielkataloge (Zusatzfeature).
Die Projektverwaltung der SOL-IT Cubes bietet Ihnen die Möglichkeit, alle
projektrelevanten Daten übersichtlich zu halten und Beziehungen zwischen Projektdaten, Adressen, Dokumenten, E-Mails, Fax usw. herzustellen. Außerdem können
Leistungsdaten ausgewertet und Projektmeilensteine definiert werden. So erhalten Sie einen Gesamtüberblick über das Projekt.
Der SOL-IT projectCube ist außerdem ein praktikables Instrument, um Projekte zu planen, zu managen und zu kontrollieren.
Über Navigationsleiste können Sie ein neues Objekt (Projekt, Projektaktivität, SWOT-Analyse oder Zieldefinition) innerhalb des SOL-IT projectCube neu anlegen.
(siehe Kapitel Projektanlage in der
Dokumentation Leitfaden: Projektanlage)
Projekte dienen vor allem dem Projektmanagement und der Übersicht über die damit verbundenen (finanziellen und personellen) Ressourcen.
4 Die einzelnen Register werden erst durch ein Speichern des Projekts aktiv gestellt. Mit den Pfeilen können ev. noch ausgeblendete Register angezeigt werden.
Hinweis: Beim Erstellen eines neuen Projekts innerhalb eines anderen Projekts (über die zugeordneten Objekte) wird das übergeordnete Projekt nicht nur im Feld "gehört zu"
sondern auch als übergeordnetes Projekt im Projektformular eingetragen.
1.1. Projektplanung
Der Projektplaner soll, im Sinne eines Projektmanagements, dazu dienen, das Projekt zu planen und zu verwalten. Folgendes können Sie planen:
Die Anlage und Verwaltung von Projektmitarbeitern (interne/externe Stundensätze).
Die Projektphasen, sowie für jede Phase die Projekt- bzw. Arbeitsschritte und Meilensteine mit der Angabe der geplanten Stunden pro Mitarbeiter
(=Ressourcenplanung von Zeit, Mitarbeiter, Kosten ...).
Das Zusammenspiel zwischen Zeiteingabe (Aktivitäten-Verfolgung) und Planung ( Soll-Ist-Vergleich der Arbeitszeit).
Damit ist ein jederzeit abrufbarer Projektstand (über die Voransicht eines Projektes, Vorschau) möglich, um evtl. notwendige Schritte einleiten zu können.
Hinweis für Administratoren:
In der Benutzerverwaltung (Menü Administration / Benutzerverwaltung) gibt es eine Berechtigung "Projektplanung verwalten". Mit dieser Berechtigung kann die Registerkarte
"Projektplanung" für einzelne Rollen ein- bzw. ausgeblendet werden.
weitere Hinweise für die Benutzerverwaltung:
- Sind beim Projekt keine Berechtigungsordner vergeben, so gilt die Einstellung vom Berechtigungsordner "Global".
- Sind beim Projekt Berechtigungsordner vergeben, so gilt die Summe der ermittelten Berechtigungen, d. h. ist ein explizites "Nicht erlaubt" bei einem Berechtigungsordner vergeben es ist nicht erlaubt, die Registerkarte wird nicht anzeigt.
- Ein oder mehrere "Erlaubt" für die Berechtigungsordner vergeben es ist erlaubt, die Registerkarte wird anzeigt.
- Weder "Erlaubt" noch "Nicht erlaubt" für die Berechtigungsordner vergeben es ist nicht erlaubt, die Registerkarte nicht anzeigt.
5 Mit dem SOL-IT projectCube können auch interne Projekte, wie z. B. administrative Tätigkeiten, Weiterbildungen der Mitarbeiter …, verwaltet werden. Dazu müssen folgende Punkte im Vorhinein festgelegt werden:
1.1.1. Festlegen von internen Stundensätzen
Die internen Stundensätze werden bei jedem Mitarbeiter im Register „Details“
eingetragen und verwaltet.
Tipp: Die internen Stundensätze ergeben sich z. B. aus dem Stundensatz, um die variablen und fixen Kosten eines Mitarbeiters zu decken.
1.2. Planung der Projektphasen und -schritte
Zu aller erst wechseln Sie im Projekt auf das Register „Projektplanung“. Um mit einer neuen Projektplanung zu beginnen, müssen Sie den Bearbeitungsmodus durch das Klicken auf aktivieren. Dadurch werden die hellgrau markierten Symbole aktiv (farblich dargestellt). Außerdem werden neue Zeilen für die Eingabe der
Projektphasen eingefügt.
6
1.2.1. Projektfunktionen / Festlegen von externen Stundensätzen
Mit Hilfe der „Projektfunktionen“ können Sie die externen Stundensätze der
Mitarbeiter gruppiert definieren. Das heißt, wenn es in einem Projekt einen Projektleiter und 10 Projektmitarbeiter gibt, wird z. B. die Projektfunktion „Projektleiter“ mit einem höheren Stundensatz als die 10 Projektmitarbeiter definiert.
Tipp: Legen Sie zuerst im Projekt die Projektfunktionen an. Diese werden mit Mitarbeitern und externen Stundensätzen hinterlegt.
Der externe Stundensatz kann, ohne die Eingabe zu markieren, sofort eingegeben werden.
7 Durch die Eingabe einer Bezeichnung und
Auswahl von ein oder mehreren Mitarbeiter, sowie die Definition eines externen Stundensatzes, erfolgen die ersten projektspezifischen Einstellungen.
Änderung bei den Projektfunktionen:
Sollte es z. B. aus organisatorischen Gründen zu einer Änderung von Projektfunktionen kommen, können Sie dies auf Folge Art und Weise durchführen.
Eine bestehende Projektfunktion, welche bei der Eingabe von Projektaktivitäten verwendet wurde, kann nicht mehr gelöscht werden.
Damit diese Funktionen nicht mehr angezeigt werden, besteht mit der Funktion
„Gültigkeit von Objekten und Verbindungen (inaktive Objekte und Verbindungen)“ die Möglichkeit, eine oder mehrere Funktion nicht mehr anzuzeigen.
Mit einem Klick auf das Aktionen-Menü
„Gültigkeitsdauer festlegen“.
Mit der Eingabe eines „Gültig bis“- Datums und ev. eine Kommentars,
warum die Funktion nicht mehr angezeigt werden soll und einem Klick auf
Fertigstellen wird die markierte Projektfunktion ausgeblendet.
Falls sie die „ausgeblendeten“
Funktionen zu einem späteren Zeitpunkt wieder anzeigen möchten, ist dies ebenfalls über das Menü Aktionen „inaktive Projektfunktionen anzeigen“ möglich.
8
1.2.2. Tipp: Automatische Mitarbeiter-Zuordnung aus Projektfunktion
In einem Projekt werden auf der Registerkarte "Projektplanung" die Projektfunktionen des Projekts definiert. Werden hier Benutzer einer Funktion zugeordnet, so wird automatisch die entsprechende Mitarbeiter-Adresse dem Projekt als Projektbeteiligter zugeordnet. Zusätzlich wird auch die Verbindungseigenschaft "Nicht in der Nachbarschaft anzeigen" auf die Verbindung zwischen Projekt und Mitarbeiter gesetzt. Dadurch werden die Mitarbeiter-Adressen beim EMail-Zuordnungsdialog nicht berücksichtigt.
Hinweis: Diese Funktion ist nur möglich, wenn die Benutzerzuordnungen zu Projektfunktionen im Register "Projektplanung" des Projekts erfolgen. Werden die Projektfunktionen über den Projektwizard aus einer Vorlage übernommen, ist diese automatische Zuordnungsfunktion derzeit noch nicht möglich.
1.2.3. Projektphasen und Projektschritte
Zur weiteren Projektplanung ist die Definition von einzelnen Projektphasen und
anschließenden Projektschritten empfehlenswert. Dazu ist nur in die erste markierte Zeile zu klicken und den entsprechenden Text einzugeben.
Über das „Drop&Down-Feld“, der Spalte geplante Stunden, werden die entsprechenden Werte eingegeben. Erst durch den Wechsel in eine andere Zeile (mit der „Enter-Taste“) werden die eingegebenen Werte in die Planung aufgenommen. In der Spalte „Code“ kann für jede Projektphase eine Nummerierung z. B. 1, 2, 3, oder A, B, C … vergeben werden.
9 Über die Pfeile können die Positionen der einzelnen Schritte geändert
werden. Das heißt ein Schritt kann hinauf, hinunter oder nach rechts bzw. nach links (Phase, Ober- oder Unterschritt) verschoben werden.
Durch einen Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich das Fenster „Projektschritt“. In diesem Fenster können weitere Informationen
definiert werden, wie z. B. die Verantwortlichen für die einzelnen Projektschritte.
TIPP: In der Projektplanung können Sie mit einem Assistenten ausgewählte Projektschritte zeitlich verschieben. Unter "Aktionen / Projektschritte zeitliche
verschieben" starten Sie einen Assistenten, in welchem Sie die zeitliche Verschiebung der gewünschten Projektschritte festlegen können. Dadurch werden auch die Datumswerte in den geplanten Stunden und den geplanten Zusatzkosten verschoben.
10 Projektschritte zeitlich verschieben
Wählen Sie im Assistenten die
gewünschten Phasen oder Schritte mit einem Häkchen aus und klicken Sie auf
„Weiter“.
Auf den nächsten Seite geben Sie entweder die Anzahl der Tage oder das Datum für die Verschiebung an und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Fertigstellen“.
11 Mitarbeiter für eine Funktion zuordnen
Außerdem können Sie unter dem Menüpunkt "Aktionen / Mitarbeiter für eine Funktion zuordnen" Mitarbeiter für die ausgewählten Projektfunktionen zuordnen (falls nur eine Projektfunktion bei den geplanten Stunden definiert ist).
Hinweis: Auf der ersten Seite im Assistenten wählen Sie zuerst die gewünschte Phase aus.
Mitarbeiter Zuordnung in Projektplanung tauschen
Unter "Aktionen / Mitarbeiter tauschen"
können Sie Mitarbeiter in den geplanten Stunden auch tauschen.
TIPP: In der Projektplanung kann Sie für Projektschritte die "Art der Verrechnung"
angeben. Dies erfolgt direkt in der Projektplanung über die Spalte „Art der Verrechnung“
oder im Formular des Projektschrittes. Dafür müssen Sie zuerst den Bearbeitungsmodus aktivieren! Bei der Neuanlage einer Projektaktivität wird dann die "Art der Verrechnung"
vom Projektschritt übernommen, sofern Sie eine Art der Verrechnung festgelegt haben.
Über die Definition einer Kategorie kann beispielsweise innerhalb eines Projekts der Zahlungsplan mit einer zeitlichen Komponente versehen werden. Diese Information kann dann in versch. Auswertungen zum Einsatz kommen.
Hinweis:
12 Bei Löschen der Projektschritte werden diese
nicht aus der Datenbank gelöscht, sondern als gelöscht gekennzeichnet (falls die Funktion
"Objekte beim Löschen nur als gelöscht kennzeichnen" eingeschalten ist).
Hinweis:
Bei der Änderung der Datumrahmen einer Projektphase werden Sie gefragt, ob Sie die geschätzten Stunden und untergeordnete Projektschritte anpassen möchten, nur wenn das Enddatum der Phase beispielsweise verkleinert wird.
1.2.4. Tipp: Verwendung Beschreibungstext von Projektschritten
Zur genaueren Dokumentation oder Verlauf von Projektphasen und Projektschritten kann der Beschreibungstext verwendet werden.
Um den Beschreibungstext von Projektschritten einzugeben oder zu ändern muss zuerst in der Registerkarte Projektplanung des Projekt-Formulars über den Button "Bearbeiten"
der Bearbeitungsmodus aktiviert werden.
Danach einen Doppelklick auf den linken grauen Bereich der betreffenden Zeile
ausführen. Das Formular für den Projektschritt wird geöffnet und der Text kann editiert werden.
Die Beschreibungstexte sind in der Listenansicht der Projektplanung auf erster Ebene nicht ersichtlich. Daher können Sie sich den
Beschreibungstext als Tooltip anzeigen lassen.
Durch das Bewegen des Mauszeigers auf einen Projektschritt wird der beim Projektschritt eingetragene Beschreibungstext als ToolTip angezeigt.
13
1.2.5. Tipp: Stundenplanung mittels Projektbeteiligtenliste
Wie im Punkt „Projektorganisation als Projektbeteiligtenliste erstellen“ beschrieben, können über das Menü die zugeordneten Adressen angezeigt werden.
Wird nun eine Adresse mittels Drag&Drop auf einen Projektschritt gezogen, dann öffnet sich dieser Projektschritt, mit dem geöffneten Register Aufwandschätzung, automatisch.
Einer schnellen Eingabe der geplanten Stunden steht nun nichts im Wege.
1.2.6. noch zu erwartende Stunden
Um die Planung und Entwicklung Ihrer Projekte optimal im Griff zu haben, können Sie bei jedem Projektschritt zu einem bestimmten Stichtag eine Stundenschätzung eintragen.
Für die detaillierten Hinweise siehe dazu den Punkt 4.1. in dieser Beschreibung.
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1.2.7. Zusatzkosten
Bei jedem Projektschritt können externe Zusatzkosten wie z. B. Druckkosten ...
eingegeben und in ein Projekt mit einkalkuliert werden.
Über die Summenzeile (die letzte Zeile mit der Bezeichnung ) sind Sie während und nach Fertigstellung der Projektplanung jederzeit auf dem aktuellen Stand der Planung.
Die Eingabe der geplanten Zusatzkosten erfolgt ebenso wie die Eingabe der geplanten Stunden.
Hinweis: Die Eingabe der tatsächlichen Zusatzkosten erfolgt in einem eigenen Register (siehe dazu 2.6. tatsächliche Zusatzkosten). Dabei können Sie unter „Extras / Optionen / projectCube“ einstellen, dass Projektkosten nur auf Projektschritte und nicht mehr auf Projektphase erstellt werden dürfen.
1.2.8. Definition von Meilensteinen
15 In jedem Projekt können Phasen und Schritte als Meilensteine definiert, also in ihrer Relevanz (z. B. grau) hervorgehoben, werden.
Hinweis: Beim Speichern eines Meilensteins wird sichergestellt, dass das Beginn- und Ende-Datum gleich sind.
Hinweis: Die geplanten Meilensteine einzelner Projekte können auch im SOL-IT calendarCube als Termin angezeigt werden. (siehe dazu die Beschreibung SOL-IT calendarCube)
1.2.9. Projektplanung als Ordnerstruktur übernehmen
Im Register "Projektplanung" kann über das Symbol "Ordnerstruktur aus der Projektplanung erstellen" einmalig die Projektplanung auch als Ordnerstruktur in den zugeordneten Objekten erstellt werden.
Voraussetzung:
Die Objekt-Einstellung (unter Eigenschaften / Optionen) des Projekts "nur eine Ordnerstruktur für die zugeordneten Objekte verwenden" muss aktiviert sein.
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1.2.10. Projektorganisation als Projektbeteiligtenliste erstellen
Im Register „Projektplanung“ kann über die Definition der Projektfunktionen, mit einem Klick auf den Button die, bei den Projektfunktionen
zugeordneten Mitarbeiter, Verbindungen zum Projekt erstellt. Im Zuordnungstext der Verbindung werden die Projektfunktionen (mit „,“ getrennt) angeführt.
(siehe dazu den Punkt Festlegen von externen Stundensätzen + Projektbeteiligtenliste)
Projektbeteiligtenliste anzeigen
Im Register Projektplanung werden mit einem Klick auf den Button die zugeordneten Adressen direkt in der Projektplanung – mit allen Funktionen – angezeigt.
17 Um die Projektbeteiligtenliste im Register „Projektplanung“ auszublenden, klicken Sie erneut auf das Symbol „Projektbeteiligtenliste“.
1.2.11. Anzeige der Projektaktivitäten / Leistungserfassung
Mit einem Doppelklick auf einen Projektschritt wird das Formular geöffnet.
Über das Register „Leistungserfassung“ können Sie zu den aufgezeichneten Projektaktivitäten zu diesem Projektschritt.
1.2.12. Suche nach Projektschritten
Wenn Sie nach Projektschritten suchen möchten, können Sie:
eine
Mehrfachauswa hl der Projekte vornehmen
nach der Bezeichnung des
Projektschritts oder
18 nach dem Code
des
Projektschritts suchen.
1.3. Projektassistent
Für jedes neu anzulegende Projekt können bereits geplante Projektstrukturen aus anderen Projekten oder Projektvorlagen übernommen werden. Über das Symbol
„Projektplanungsinformation aus einem anderen Projekt importieren“ (Symbol in der Symbolleiste des Projekts, auch Zauberstab genannt) können bestehende
Projektinformationen in ein neues Projekt integriert werden. Dadurch können Sie sich den zusätzlichen Aufwand sparen.
Wir empfehlen ein oder mehrere Vorlage-Projekte zu definieren welche Daten wie die gesamte Projektplanung mit Projektfunktionen, Ordnerstrukturen, Vererbungsrichtlinien für Berechtigungen (auch Vererbungsrichtlinien auf einzelne Ordner) und evtl.
Checklisten-Vorlagen enthält.
Welche Projekte Ihnen bei der Übernahme vorgeschlagen werden, hängt von der ersten Kategorisierung und von der Vergabe eines Projekttyps. Dadurch können die ähnlichen Projekte (mit derselben Kategorie oder demselben Projekttyp) vor ausgewählt werden.
Ein anderes Projekt (nennen wir es Vorlage-Projekt) kann jederzeit über die Suche ausgewählt werden.
19 Tipp: Mit dem Projektassistenten können Sie auch den Projektordner aus dem Windows Explorer, dessen Unterordner und darin enthaltenen Dateien aus dem Vorlage-Projekt übernommen werden. Wird der Assistent mehrmals ausgeführt, so werden die Ordner und die Dateien vervollständigt aber bereits bestehende Dateien nicht überschrieben.
Bei Interesse setzen Sie sich mit Ihrem SOL-IT Ansprechpartner in Verbindung!
Die Option Die Ordner der zugeordneten Objekte übernehmen kopiert die interne Ordner Struktur vom Vorlageprojekt und verlinkt automatisch die Dokument, welche auf der nächsten Seite ausgewählt wurden in diese Ordner.
20 Über die Option Vererbungsrichtlinien übernehmen, werden die in der Projekt-
Vorlage definierten Berechtigungen auch auf das neu erstellte Projekt übernommen. Die Vererbungsrichtlinien dienen dazu um bei bestimmten zugeordneten Objekten beim Erstellen der Zuordnung automatische eine Berechtigung darauf zu setzen.
Nach Klick auf Weiter> können Sie Dokumente (und auch andere ausgewählte Objekte) als Verlinkung in das neue Projekt übernehmen. Z.B. könnten Sie hier Dokumente für rechtliche Vorgaben usw. gleich bei der Neuanlage verlinken.
Falls der Projekt-Vorlage auch eine Checklisten-Vorlage zugeordnet ist, kann von dieser Checkliste(n) automatisch eine Kopie erstellt werden und in das neue Projekt zugeordnet werden.
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2. Arbeiten mit Projekten
2.1. Ansichtswechsel
Über die Auswahl der Ansicht „gesamt“ können weitere Spalten der Projektplanung angezeigt werden. Alle grau hinterlegten Spalten werden automatisch berechnet.
Gleichzeitig erhalten Sie wichtige Informationen für das Projektcontrolling:
Gegenüberstellung
- geplante Stunden und geleistete Stunden (Soll-Ist-Vergleich ergibt sich aus der Stundenaufzeichnung)
- geplante Zusatzkosten und geleistete Zusatzkosten - extern geplante Kosten und intern geplante Kosten - extern geleistete Kosten und intern geleistete Kosten
Projektfortschritt (ist der prozentuelle Anteil der verbrauchten Stunden) Über das Symbol „Aktualisieren“ bzw.
„Projektplanung neu berechnen“ werden Änderungen der Planung jederzeit aufgenommen.
2.2. Tipp: Speichern des Layouts im Benutzerprofil
Die Anzeige der Projektplanung, über die Ansicht Standard und Gesamt, kann im Benutzerprofil gespeichert werden.
22 Im Register Projektplanung, über das Symbol "Layout im Benutzerprofil speichern“
werden die veränderten Einstellungen gespeichert.
Durch einen Klick auf dieses Symbol wird in Abhängigkeit der ausgewählten Ansicht, die Anordnung, Spaltenbreite usw. des Grid-Layouts für den Benutzer gespeichert und beim nächsten Aufruf dieser Ansicht wieder geladen.
2.3. Tipp: abgeschlossene Projektschritte ausblenden
Über den „Filter“ im Register „Projektplanung“ können Sie die abgeschlossenen Projektschritte ausblenden! Dafür ist ein Häkchen vor dem „Abgeschlossene Projektschritte ausblenden“ zu setzen. Wenn Sie allerdings alle Schritte in der Projektplanung angezeigt bekommen möchten, erfolgt dies auch über den „Filter“.
Klicken Sie erneut auf den Eintrag „Abgeschlossene Projektschritte ausblenden“ und das Häkchen wird entfernt.
Wichtig: Möchten Sie die Projektplanung erweitern und die abgeschlossenen Schritte ausgeblendet, müssen Sie diese erneut einblenden, wenn Sie die Schritte mit den grünen Pfeilen verschieben möchten! Wenn Sie sich allerdings mit der Maus auf der gewünschten Position stellen und mithilfe des rechten Mausmenüs einen Schritt erstellen, können die abgeschlossenen Schritte weiterhin ausgeblendet bleiben.
2.4. Projektplanung im Kalender anzeigen
Um die einzelnen Phasen und Schritte der Projektplanung im Kalender anzuzeigen, muss im ersten Schritt für das gesamte Projekt ein Zeitrahmen (mind. ein Beginn-Datum) definiert werden. In Folge können dann die einzelnen Zeiträume der Schritte festgelegt werden.
23 Über das Symbol
„Zeitleiste ein- bzw.
ausschalten“ können die Projektphasen und Projektschritte auch grafisch in einem Projekt- Kalender dargestellt werden.
Die Anzeige der einzelnen Tage, Wochen … kann jeder Benutzer über das Symbol
„Skalierung festlegen“ verändern.
2.5. Projektstrukturplan anzeigen
Durch das Symbol „Projekt- Struktur-Plan anzeigen“ werden die Projektphasen und -schritte in einer grafischen Darstellung angezeigt.
24 Tipp: Der Projektstrukturplan kann über den Befehl „Drucken“ mittels eines pdf-Druckers (=Software zur Erstellung von pdf-Dokumenten) als pdf-Dokument gedruckt und somit auch als Dokument versandt werden.
Der gesamte Projekt-Struktur-Plan kann ebenso in anderes Programm (z. B. Power Point) kopiert und eingefügt werden.
Hinweis: Über das Menü der rechten Maus (bei einer Projektphase) können einzelne Projektschritte „versteckt“ werden.
2.6. Projektbeteiligtenliste
(siehe dazu den Punkt Projektorganisation als Projektbeteiligtenliste erstellen und den Leitfaden: Aufbau Projektorganisation und Projektbeteiligtenliste)
Über das Untermenü der Voransicht vom Projekt
„Liste der Projektbeteiligten“ kann eine Liste aller dem Projekt zugeordneter Adressen aufgerufen werden.
Außerdem können Sie definieren, ob eine Adresse in dieser Liste aufscheinen soll oder nicht.
25 Um dies zu definieren, markieren Sie zuerst
die Adresse in der Liste der zugeordneten Kontakte (oder Firmen ...). Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf das Menü Aktionen / „Verbindungseigenschaften bearbeiten“.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
ist ein Objekt markiert:
= Standard- Einstellung
Mit dem Häkchen wird definiert, dass das markierte Objekt in der Projektbeteiligten- liste nicht
angezeigt werden soll.
sind mehr als zwei Objekte markiert:
Zeigt an, ob auf ein oder mehr markierte Objekte bereits eine Einstellung vorgenommen wurde.
Mit dem Häkchen wird definiert, dass alle markierten Objekte bei der Liste der
Projektbeteiligten nicht angezeigt werden.
26
2.7. Projektzeitplan
Unter Extras / Optionen / projectCube / Allgemein müssen Sie zuerst die Excel-Vorlage als Projektzeitplan definieren.
Diese können Sie dann im Projekt-Formular über den Menüpunkt "Vorschau“ aufrufen.
Bevor die Excel-Datei erzeugt wird, kann in einem Assistenten angegeben werden, welche Projektphasen bzw. welcher Zeitraum berücksichtigt werden sollen.
Hinweis: Eine Beispiel- Vorlage kann über den Link von Ihnen
runtergeladen und in die SOL-IT Cubes als
Dokument-Vorlage importiert werden.
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2.8. tatsächliche Zusatzkosten
Sind in einem Projekt Zusatzkosten geplant (siehe Punkt Zusatzkosten), können Sie diese auch mit den tatsächlichen Zusatzkosten vergleichen. Dazu sind im Register
„Zusätzliche Kosten“ über das Symbol „Neu“ , die einzelnen Kosten einzugeben.
Da die geplanten Zusatzkosten in einem bestimmten Projektschritt anfallen, ist es sinnvoll die tatsächlich
angefallenen Kosten auch mit diesem Projektschritt in Verbindung zu bringen.
In der Ansicht „Gesamt“ ist das Projektcontrolling (Vergleich Soll- und Ist-Zusatzkosten) ein Leichtes und jederzeit
nachvollziehbar.
Über den Scroll-Balken ist der Vergleich zwischen der Planung und den tatsächlichen Stunden bzw. Zusatzkosten ... ersichtlich.
28
2.9. Projektfinanzierung
Weitere Angaben zur finanziellen Projektabwicklung können im Register
„Projektfinanzierung“ eingegeben werden.
Erläuterungen:
Projekt-Pauschale: Die Projektpauschale kann manuell eingetragen werden, oder optional aus der Summe der Projektfinanzierungseinträge automatisch berechnet werden.
Wird die Option „Projekt-Pauschale aus der Finanzierung berechnen“ ausgewählt, so wird bei Neueingabe oder Änderung eines Projekt-Finanzierungseintrags in der Liste automatisch die Projekt-Pauschale neu berechnet.
Reisezeitpauschale: Wenn z. B. für ein Projekt eine einmalige Reisezeitpauschale für die anfallenden Reisekosten mit dem Auftraggeber vereinbart wird.
Reisezeitvergütung: Wird die Reisezeit nach Aufwand verrechnet, wird meist ein geringerer Stundensatz für die Berechnung verwendet. Dieser Stundensatz kann hier definiert werden.
29 Weitere Möglichkeit die Reisezeit im Projekt zu kalkulieren: Funktion „Reisender“ im Projekt mit einem eigenen Stundensatz definieren.
Ein Beispiel:
Gibt es für die gesamte Dauer eines Projekts unterschiedlich zur Verfügung gestellte Budgets, (z. B.
für das Jahr 2007 werden € 50.000,00 für das Jahr 2008 werden € 35.000,00 und für das Jahr 2009 werden € 45.000,00
zur Verfügung gestellt) so können diese übersichtlich im Projekt verwaltet werden.
Ein eigener Report kann über
eine Vorauswahl von ein oder mehreren Projekten die Definition des Zeitraums (von bis)
die geplanten Kosten (Stunden und Zusatzkosten) mit den tatsächlichen Kosten (Stunden und Zusatzkosten) und dem definierten Budget gegenüberstellen.
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2.10. Leistungserfassung
In der Leistungserfassung sind alle Arbeitszeiten, die auf das Projekt gebucht wurden, übersichtlich dargestellt. Voraussetzung dafür ist die Eingabe der Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters in Zusammenhang mit den bestehenden Projekten (siehe dazu
Projektaktivitäten).
In dem Register „Leistungserfassung“ sind alle eingegeben Arbeitszeiten für das geöffnete Projekt sichtbar und jederzeit nachvollziehbar.
Über die benutzerdefinierte Ansicht lassen sich die Arbeitszeiten je nach Bedarf verändern, z. B. gruppieren (siehe Beispiel):
welche Mitarbeiter (Benutzer) haben in welcher Projektphase mitgearbeitet?
Das Ergebnis, die Anzeige der Stunden jedes Mitarbeiters in den einzelnen Projektphasen, wird übersichtlich dargestellt.
2.11. Projekt-Bezeichnungsformat mit Projektcode
Beim Speichern eines Projekts wird der Bezeichnungstext eines Projekts aus dem Feld Bezeichnung vergeben. Arbeiten Sie sehr viel mit dem Projektcode, so können Sie unter Menü Extras / Optionen / projectCube / „Projektcode der Bezeichnung eines Projekts voranstellen“ definieren, dass in der Bezeichnung automatisch der Projektcode mit welchem Trennzeichen vorangestellt wird.
31
3. Projektaktivitäten
Die Zeiteingabe bzw. die Eingabe von Aktivitäten steht in engem Zusammenhang mit den Projekten. Im Projekt werden die einzelnen Stunden geplant (Soll) und über die Eingabe von Projektaktivitäten (Ist) wird der tatsächliche Zeitaufwand gegenübergestellt. So wird ein Soll-Ist-Vergleich zu einem einfachen und aufwandslosen Verfahren.
Tipps:
Verwende Sie die Taste F12 oder Strg+F12 zur Erfassung einer Projektaktivität.
o F12 – auf ein Projekt oder anderes Objekt -> Objekt wird im gehört zu aufgelistet
o Strg+T12 – keine Zuordnung wird im „gehört zu“ durchgeführt
Wird F12 oder Strg+F12 in einem (anderen) Mitarbeiter*innen-Formular gedrückt, dann wird automatisch auch der/die Mitarbeiter/in in der Projektaktivität
vorausgewählt.
3.1. Erfassung von Projektaktivitäten
Die Arbeitszeiten können über mehrere Wege erstellt werden:
über die Taste (Strg+)„F12“ bzw. der Symbolleiste eines Objekts direkt über das Projekt / Register „Leistungserfassung“ / Button Neu über die Neuanlage von Arbeitszeiten im SOL-IT projectCube
über den bereits eingegebenen Termin im SOL-IT calendarCube
Über die Favoriten (werden standardmäßig in der Liste angezeigt) können bei der Zeiteingabe Projekte, die laufend in Verwendung des Benutzers sind, ausgewählt werden.
32 Die Anzeige der Projekt-Favoriten kommt aus den allgemeinen Favoriten der SOL-IT Cubes (Hauptfenster).
Werden Projekte zum Favoritenbaum hinzugefügt oder daraus entfernt, so wird auch die Liste der Projekte im Projektaktivität-Formular aktualisiert.
Es besteht jedoch immer noch die Möglichkeit über das Symbol Suchen oder Hinzufügen, ein Projekt für die Zeiteingabe auszuwählen, welches nicht in den Favoriten beinhaltet ist.
Sie haben die Möglichkeit, auch direkt den Projektcode einzugeben. Beim Verlassen des Feldes mittels Tabulator wird das entsprechende Projekt im Auswahlfeld angezeigt bzw.
vorselektiert.
33 Es wird auch ein Ergebnis geliefert, wenn mehrere Projekte mit dem eingegebenen Code gefunden wurden. Ausgewählt wird aber nur jenes, welches in der Sortierreihenfolge nach dem Projektcode an erster Stelle kommt.
Beispiel: Es gibt 3 Projekte mit folgenden Projektcodes 15127, 15127A und 15127B. Bei Eingabe von "15127" werden nun alle 3 Projekte gefunden und das Projekt "15127"
ausgewählt, da es laut Sortierreihenfolge an erster Stelle liegt. Bei Eingabe von "15127A"
wird nur 1 Projekt gefunden und somit übernommen.
Hinweis:
Es wird nach allen aktiven (nicht stornierten) Projekten gesucht. Wenn genau ein passendes Projekt gefunden wird, so wird dieses in das Auswahlfeld übernommen.
Die Projektphasen und -schritte werden automatisch aus der Projektplanung des
ausgewählten Projektes übernommen. So ist eine eindeutige Zuordnung der erbrachten Arbeitsleistung gegeben. Dadurch wird der Soll-Ist-Vergleich der Arbeitsstunden möglich.
Hinweis:
Bei der Neuerstellung von Projektaktivitäten können abgeschlossene Projektphasen/- schritte ausgeblendet werden. Ein Administrator kann diese Option unter Extras / Optionen / projectCube / abgeschlossene Projektphasen/-schritte bei der
Arbeitszeitaufzeichnung ausblenden einschalten.
Wenn Sie bei der Zeiterfassung Ihren Aktivitäten auch eine Kategorie vergeben, werden diese in Ihrem Benutzerprofil gespeichert. Somit werden sie beim Neuerstellen einer Projektaktivität im Formular vorausgewählt.
34 Wurde in der Projektplanung für die einzelnen Schritte ein Code (z. B. A, B, C) vergeben, so wird dieser bei der Auswahl der Projektaktivität in Klammer hinter der Bezeichnung des Schrittes angezeigt.
Tipp:
Siehe dazu auch den Punkt 5.1 Allgemeine Optionen für die Verwendung der Projektaktivitäten.
Hinweis: Wenn Sie bei einer Projektaktivität unabsichtlich bei der Arbeitszeit die Dauer 00:00 angeben, so wird Ihnen beim Klicken auf „Speichern und Schließen“ die Frage gestellt: „Sie haben keine Dauer angegeben, möchten Sie den Eintrag trotzdem speichern?“ Wenn Sie auf die Frage mit „Nein“ beantworten, wird das Formular nicht mehr geschlossen.
3.1.1. Vorgabe Art der Verrechnung aus Projektplanung
Über die Projektplanung kann über das Feld „Art der Verrechnung“ der zu verwendende Wert für die Projektaktivitäten vordefiniert werden.
Der vordefinierte Wert wird zur besseren Übersicht direkt bei der Aufzeichnung der
Projektaktivitäten zusätzlich angezeigt. Der Wert wird in Klammer hinter der Bezeichnung des Projektschritts angezeigt.
Zusätzlich wird auch automatisch die „Art der Verrechnung“ im Projektaktivitäten-
Formular vorausgewählt. Dies erfolgt allerdings nur bei Neuanlage einer Projektaktivität.
Wird der Projektschritt einer bereits gespeicherten Projektaktivität geändert erfolgt die Umstellung nicht automatisch.
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36
3.1.2. Erfassung über die Taste F12 bzw. der Symbolleiste eines Objekts
Mit dem Menüpunkt "Projektaktivität erstellen"
kann über jedes Objekt eine neue Projektaktivität erstellt werden. Dies funktioniert auch mit der Taste (Strg+) F12.
Dabei wird vor dem Erstellen bzw. dem Anzeigen der Projektaktivität, ausgehend vom aktuellen Objekt, überprüft, ob irgendeine Art von Verbindung zu einem Projekt ermittelt werden kann.
Wenn ja, dann wird das Formular für die Projektaktivität mit dieser Information und mit dem Ende-Datum/Zeit der letzten Projektaktivität geöffnet. Mit einem Klick auf kann zum aktuellen Datum gewechselt werden. Alternativ kann auch mit dem ein anderes Datum gewählt werden.
Folgende Überprüfungen werden durchgeführt:
Ob das aktuelle Objekt selbst ein Projekt ist.
Ob das aktuelle Objekt ein Projektschritt ist, falls ja, dann wir das entsprechende Projekt genommen.
Wenn das aktuelle Objekt eine Adresse (oder Kontakt, Firma ...) ist, dann wird das 1.
Projekt ermittelt, bei dem die Adresse als Auftraggeber gesetzt ist.
Für alle anderen Objekte wird ermittelt, ob das Objekt einem Projekt zugeordnet ist.
Außerdem wird das Objekt, aus dem die Projektaktivität erstellt wurde, im "gehört zu"
gesetzt. Wird stattdessen die Tastenkombination STRG + F12 verwendet entfällt die
„gehört zu“.
Hinweis:
Ab der Release 2017.01 kann die F12 für die Neuerstellung von Projektaktivitäten auch direkt aus dem Hauptfenster erfolgen. In diesem Fall entfällt allerdings der automatische Projektvorschlag sowie die „gehört zu“ Verlinkung. Als Projekt wird das zuletzt
aufgezeichnete vorgeschlagen.
3.1.3. Verwendung Text-Vorgaben für Beschreibungstexte
Damit die Zeiteingabe noch effizienter erfolgen kann, wird bei dem Eingabefeld für die Beschreibung zusätzlich eine Schaltfläche angezeigt. Wenn Sie darauf mit der Maus klicken, wird Ihnen eine Liste der 20 zuletzt verwendeten Texte angezeigt.
Wenn Sie einen dieser Texte auswählen, wird er im Eingabefeld für die Beschreibung an der aktuellen Position eingefügt. Wenn Sie eine Projektaktivität speichern, wird der Beschreibungstext in die Liste mit aufgenommen.
Beim Beenden der SOL-IT Cubes wird diese Liste auf 20 Eintragungen begrenzt, wobei die am häufigsten verwendeten Texte in der Liste bleiben.
37 Unternehmensvorgaben für Beschreibungstexte
Optional können ab Version 2017.01 vom Unternehmen vorgegebene Texte für die Beschreibungstexte der Projektaktivität verwendet werden.
Dazu sind 2 Einstellungen notwendig:
1. Unter Menü Administration / Aufzählungsverwaltung können über die Aufzählung
„projectCube: Projektaktivität-Beschreibung“ die Vorgabetexte eingetragen werden.
2. Jeder Benutzer kann über Menü Extras / Optionen / projectCube / "Die in der Aufzählungsverwaltung definierten Einträge für die Vorschlagsliste des
Beschreibungsfeldes verwenden" die Verwendung der Unternehmensvorgaben einschalten.
38
3.1.4. Eingabe von Projektaktivitäten über den SOL-IT calendarCube
Sind innerhalb eines Projektes Termine im SOL-IT calendarCube vergeben, können diese Termine zu Arbeitszeiten umgewandelt werden.
Mit einem Klick der rechten Maustaste auf den Termin „Projektaktivität erstellen“ wird eine Aktivität mit den definierten Verbindungen des Termins erstellt.
Also werden von diesem Termin folgende Daten übernommen:
Verbindung mit Projekt Datum
„von“ und „bis“ Zeitraum
Bezeichnung und Beschreibung des Termins
So ist im nächsten Schritt nur noch die entsprechende Projektphase auszuwählen und eine Beschreibung einzutragen.
39 Hinweis:
Eine Eingabe von 24:00 Uhr ist technisch nicht möglich, da das Janus-Datumscontrol dies nicht zulässt. Wird also eine Endzeit mit 23:59 eingetragen, so wird die Dauer
automatisch aufgerundet, dass es mit 24:00 gerechnet wird. Wenn dieser Eintrag mit einem Klick auf Speichern und Neu gespeichert wird, wird im neu erstellten Formular die Startzeit gleich auf 00:00 gesetzt.
Außerdem kann eine Projektaktivität auch über die Markierung eines Zeitraums im Kalender (rechtes Mausmenü „neue Projektaktivität erstellen“) erstellt werden. Somit wird nun im Formular der Projektaktivität der ausgewählte Zeitraum bereits
vorausgewählt.
40
3.2. Einblenden der Zeitstempel im Formular
Optional kann beim Erstellen einer Projektaktivität in der oberen Symbolleiste ein Zeitstempel ausgewählt werden. So erscheint über den Button „Zeitstempel
ein/ausblenden“ rechts im Formular, eine Liste mit den gesetzten Zeitstempeln für den betreffenden Tag und Benutzer.
Hinweis für Administratoren:
In bestehenden Formularen wird der Button "Zeitstempel ein/ausblenden" nicht angezeigt. Dieser kann über rechte Maustaste / Anpassen / Register Befehle in die Menüleiste der Projektaktivität gezogen werden und danach als "objektspezifische Ansicht" gespeichert werden, damit alle Benutzer den Button ersichtlich haben.
Achtung: Dabei die Berechtigungseinstellungen für die Zeitstempel berücksichtigen, da hier Benutzer mit entsprechender Berechtigung auch die Stempel ändern können.
3.3. Berechtigungen – Aufzeichnungen für andere Benutzer
Im Formular der Projektaktivitäten ist die Auswahl anderer Benutzer deaktiviert, so können Projektaktivitäten nur vom Benutzer selbst erstellt werden (falls sonst keine globale Berechtigung gegeben ist). Damit wird sichergestellt, dass nur der Benutzer Projektaktivitäten erstellen oder ändern kann.
41 Hinweis: Die Berechtigung "Projektaktivitäten verwalten" ist unter Menü Administration / Benutzerverwaltung / Berechtigungen / globale Berechtigungen (letzter Eintrag im Navigationsbaum) zu finden
3.4. Reiseabrechnung
Mit der Eingabe von Aktivitäten kann gleichzeitig die Reiseabrechnung erstellt werden.
Dazu muss bei der Eingabe, bei der Art der Tätigkeit „Reisezeit“ oder „Dienstreise“, ausgewählt werden. Außerdem können die Kilometer angegeben werden.
Erklärung:
Reisezeit = ist die Zeit, die ein Mitarbeiter im Auto, Zug, Bus ... unterwegs ist Dienstreise = ist die Zeit, die ein Mitarbeiter vor Ort beim Kunden einen Termin hat
Eine automatische Reisekostenabrechnung kann über das Symbol Auswertungen im projectCube (in der Menüleiste über Extras / Auswertungen / Reisekostenabrechnung) erstellt werden.
Mit der Auswahl „Reisekostenabrechnung“ kann für jeden Mitarbeiter (oder jeder Mitarbeiter selbst) die Abrechnung erstellen. Mit der Eingabe der Auswertungskriterien
Benutzer Zeitraum
sonstige Optionen (Art der Verrechnung, Art der Tätigkeit ...; z. B. für die getrennte Abrechnung für In- und Ausland)
wird zuerst das Suchergebnis angezeigt.
42 Das Suchergebnis kann dann über die Ansicht in ein Excel-Dokument umgewandelt
werden. Dieses Excel wird dann automatisch beim ausgewählten Benutzer abgelegt.
Hinweis: Bei der Reiskostenabrechnung können Sie jetzt die Option
"Projektbezeichnungen in Excel NICHT anzeigen" wählen. Über diese Option lässt sich steuern, ob bei der Daten-Ausgabe in die Excel-Vorlage die Projektbezeichnung in jedem einzelnen Beschreibungsfeld ausgegeben wird. Ist diese Option mit dem Setzen eines Häkchens aktiviert, so wird die Projektbezeichnung nicht ausgegeben.
Die Einstellungen werden gespeichert und beim nächsten Aufruf wieder verwendet.
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3.5. Kilometerstand
Es ist auch möglich, bei der Tätigkeitsvergabe die zurückgelegten Kilometer einzugeben.
Entweder man gibt den Kilometerstand vor und nach der Reise ein (Kilometerstand von/bis), dann wird die Differenz automatisch ausgerechnet (Kilometer/Zuordnung), oder man gibt den bis Stand ein, die gefahrenen Kilometer (Zuordung), dann wird der Stand bei Abfahr berechnet.
3.6. Tipps & Tricks für die Zeiteingabe
Benutzerauswahl über Tastatureingabe:
Werden Projektaktivitäten für andere Benutzer eingegeben, so kann dies direkt über das Auswahl-Feld „Mitarbeiter:“ erfolgen. Hier kann nun auch einfach über die Tastatur der Text des Namens eingeben. Dadurch kann die Auswahl bei vielen Mitarbeitern vereinfacht werden.
44 Gesammelte Eingabe von Stunden:
Um Plus- und Minus-Stunden für die einzelnen Mitarbeiter gesammelt eingeben zu
können ist bei einer Projektaktivität über das Symbol Optionen, der Eintrag „Nur die Dauer erfassen“ auszuwählen.
(Siehe dazu auch den Punkt 3.7 Einstellungen)
Projektaktivitäten innerhalb von X Tagen erstellen bzw. ändern (Zusatzfunktion)
Über Extras / Optionen / projectCube kann ein Administrator bestimmen, innerhalb von wie vielen Tagen ein Benutzer die Projektaktivitäten erstellen oder ändern darf.
Zusätzlich wird das Erstellungsdatum für die Änderungssperre bei Projektaktivitäten herangezogen.
Abgeltung von Überstunden je Mitarbeiter:
In der Aufzählungsverwaltung gibt es für den Punkt "Art der Tätigkeit" einen Eintrag
"Überstundenabgeltung". Für die Art der Verrechnung ist eine neue Aufzählung mit dem Typ Überstundenabgeltung zu erstellen.
45 Somit kann bei der Eingabe einer Arbeitszeit (mit der gesamten Dauer, siehe oben) auch Minusstunden eingeben werden, und das zu einem gewissen Stichtag.
Über die Auswertungen (Symbol in der Menüleiste des SOL-IT projectCubes) kann, die Überstundenabrechnung je Mitarbeiter – im Durchschnitt – berechnet werden.
46 Die verschiedenen Einstellungen:
Auswahl von ein oder mehreren Benutzern für jedes Monat oder für ein Jahr gesamt unterstützen bei der Überstundenabrechnung.
Hinweis:
Für die Berechnung der Überstunden muss beim Mitarbeiter, im Register Details bei der Monatsarbeitszeit ein Durchschnittswert eingegeben werden.
Dokumentation „Fahrtenbuch“:
Durch die Erstellung kundenspezifischer Felder (CustomProperties) für das Formular einer Projektaktivität (z. B. KM-Start und KM-Ende), ist es möglich ein elektronisches
Fahrtenbuch zu führen.
Automatischer Vorschlag zur bestimmten Uhrzeit (Zusatzfeature):
Sie können auch in von Ihnen definierten Intervallen daran erinnert werden, dass Sie die erbrachten Leistungen erfassen sollen. Unter Extras/Optionen/projectCube kann jeder Benutzer einstellen, zu welchem Zeitpunkt das Projektaktivitäten-Fenster angezeigt werden soll.
47 Im Projektaktivitäten-Fenster wird am unteren Rand ein Bereich angezeigt, in dem der Benutzer bei der Neuanlage einer Projektaktivität angeben kann, nach welcher
Zeitspanne das aktuelle Fenster wieder angezeigt werden soll.
Beim Klick auf die "Weiter"-Schaltfläche wird das Fenster bis zum angegebenen Zeitpunkt verborgen bleiben und dann dem Benutzer im Vordergrund erneut angezeigt.
Ampelanzeige:
Damit jeder Benutzer gleich überblicken kann, in welchem Ausmaß die für die
bestimmten Projektschritte geplanten Stunden bereits konsumiert worden sind, haben wir zusätzlich im Projektaktivitäten-Formular ein Ampelsystem integriert.
Detallierte Informationen dazu finden Sie in dieser Beschriebung unter dem Punkt 4.2.
48 Automatische übernahme der Art der Verrechnung
Siehe dazu den Punkt „Projektphasen und Projektschritte“ in dieser Beschreibung!
3.7. Einstellungen
Über die Optionen der Projektaktivität kann die Anzeige der Zeiteingabe auf 2 Arten verändert werden:
nur die Dauer erfassen (für die gesammelte Eingabe von Stunden)
Hinweis: Mit der Option „nur Dauer erfassen“ sollen Sie nur eine Projektaktivität pro Tag aufzeichnen!
alle Benutzer anzeigen (für die Eingabe von Zeiten für einen anderen Benutzer)
49 Wurde bei der Erstellung einer Projektaktivität anschließend auf „Speichern und Neu“
geklickt, wird der ausgewählte Benutzer auch in der neu erstellten Aktivität angezeigt.
Wenn sich hier um keinen eigenen Benutzer handelt, wird dieser nach dem „Speichern und Neu“ wieder vorausgewählt. Allerdings hat der Benutzer immer die Möglichkeit, dies über die Auswahlbox zu ändern.
3.7.1. Berechtigungen auf Projektaktivitäten
In der Berechtigungsverwaltung kann mit der Bezeichnung "Projektaktivitäten anderer Benutzer lesen" eingestellt bzw. gesteuert werden, dass Sie nur eigene
Arbeitszeitaufzeichnungen sehen, oder auch jene von anderen Benutzern.
Hat eine Benutzerrolle diese Berechtigung nicht, so sieht er nur jene, wo er als Benutzer eingetragen ist, bzw. welche er evtl. für andere Benutzer erstellt hat.
Projektaktivitäten anderer Benutzer ändern
Mit der Berechtigung "Projektaktivitäten anderer Benutzer ändern" entscheiden Sie, welche Benutzer/Rollen Projektaktivitäten anderer Benutzer ändern (speichern) dürfen.
Zusätzlich können Sie mit der neuen globalen Berechtigung „Projektaktivitäten- Verwalten“ steuern, welche Benutzer/Rollen verschiedene Eigenschaften von Projektaktivitäten gesammelt verändern dürfen.
50 Tipp: Einen Berechtigungsordner können Sie
mithilfe des rechten Mausmenüs vergeben, entfernen oder tauschen.
Berechtigungen für Projektleiter
Damit eine bessere Kontrolle und Zuteilung der Projektaktivitäten zu den Projektschritten erfolgt, gibt es für Projektleiter eine gesonderte spezielle Berechtigung. Bei der
Berechtigungsprüfung wird geprüft, ob der Benutzer dem Projekt als Projektleiter
zugeteilt ist. Ist dies der Fall, darf der Projektleiter die jeweilige Aktion (Lesen / Ändern) auf alle Projektaktivitäten des Projekts durchführen.
Diese Berechtigung ist in Kombination mit der Berechtigung "Projektaktivitäten anderer Benutzer lesen" und "Projektaktivitäten anderer Benutzer ändern" zu sehen.
Diese Berechtigung entspricht NICHT der Berechtigung "Als Projektleiter ausführen".
Diese ist bei den Projektaktivitäten ohne Funktion.
Projektaktivitäten Eingabe und Änderung sperren nach X Tagen
Unter Menü Extras / Optionen / projectCube kann ein Benutzer mit Administrator- Berechtigung die Einstellung treffen, damit Mitarbeiter ihre Projektaktivitäten nur eine bestimmte Anzahl von Tagen nachträglich erfassen bzw. ändern dürfen. Dies kann bei zeitkritischer Verrechnung von großem Vorteil sein, da die Mitarbeiter damit angehalten sind innerhalb einer Frist die Projektaktivitäten sauber zu erfassen.
51 Unter Angabe der Benutzer unter „Folgende Benutzer dürfen Änderungen immer
durchführen“ kann definiert werden, welche Benutzer davon ausgenommen sind.
Berechtigungen auf sensible Daten bei Projektaktivitäten
Beim Zusammenstellen der Suchansichten werden für nicht berechtigte Benutzer folgende Eigenschaften beim Objekttypen "Projektaktivitäten" ausgeblendet:
1. "Interner Stundensatz"
2. "Externer Stundensatz"
3. "Interne Kosten"
4. "Externe Kosten"
Außerdem wird bei der Ermittlung der Werte für die oben angeführten Eigenschaften der Projektaktivitäten ein hoher negativer Wert (-99999) zurückgegeben, falls der aktuelle Benutzer keine Berechtigung zum Lesen der internen Mitarbeiterinformationen hat (Berechtigung: Interne Mitarbeiterinformationen lesen). Ausnahme sind eigene Projektaktivitäten eines Benutzers.
Weiterführende Informationen mit einem Beispiel finden Sie in der Dokumentation Mitarbeiter- und Personalverwaltung im SOL-IT crmCube Arbeitszeitmodell
3.7.2. Optionale Felder für Dienstreise und Reisezeit
Optional kann durch einen Benutzer mit Administrator-Berechtigung die
Unternehmenseinstellung „Eingabefelder für Mitfahrer und Zielort anzeigen“ aktiviert werden.
52 Ist diese Einstellung aktiviert, werden im Formular der Projektaktivität - bei Auswahl der Art der Tätigkeit „Reisezeit“ oder „Dienstreise“ – die Eingabefelder eingeblendet.
Neben dem Zielort (Dienstort), Nächtigung und Anzahl der Mitfahrer kann auch das Fortbewegungsmittel und die Art der Verpflegung ausgewählt werden.
Die Einstellung der Vorgabewerte für die Auswahlfelder „Art der Verpflegung“ und
„Fortbewegungsmittel“ können von berechtigten Benutzern unter Menü Administration / Aufzählungsverwaltung über die Einträge "projectCube: Projektaktivität-Art der
Verpflegung" bzw. "projectCube: Projektaktivität-Fortbewegungstyp" erfolgen.
Hinweis: Die Eingabe der Optionalen Werte für Dienstreise und Reisezeit (Dienstort, Mitfahrer, Nächtigung, Art der Verpflegung, Fortbewegungsmittel) werden nicht automatisch in die Reisekostenabrechnung übernommen. Hier kann bei Bedarf ein eigener Report erstellt werden.
Siehe auch 3.2 Einblenden der Zeitstempel im Formular
53
3.8. Suche nach Aktivitäten
Für die Suche nach Aktivitäten stehen folgende Parameter zur Verfügung.
Außerdem hat jeder Benutzer eine Schnellsuche nach seinen Aktivitäten Griff bereit. Das Ergebnis kann durch die
Benutzerdefinierte Ansicht und Layout an die versch.
Anforderungen angepasst werden.
Außerdem können Sie im Feld "Art" mehrere Einträge mit dem setzen eines Häkchens angegeben.
Hinweis:
Die Suche nach Projektaktivitäten wurde jetzt um die Mitarbeiterinformationen erweitert.
54
3.9. Gesammelte Änderung von Projektaktivitäten (Zusatzfeature)
Bei den Projektaktivitäten können verschiedene Eigenschaften gesammelt vergeben oder geändert werden.
Markieren Sie eine oder mehrere Projektaktivitäten, die Sie ändern möchten und wählen Sie im rechten Mausmenü den Punkt
„Eigenschaften für die
markierten Projektaktivitäten ändern“.
Somit starten Sie ein Dialog, in dem die zuvor ausgewählten Projektaktivitäten angezeigt und vorausgewählt werden.
Mit dem Menüpunkt
"Eigenschaften ändern"
können dann die Eigenschaften, die geändert werden sollen, definiert werden.
Mit dem Setzen eines Häkchens bei der gewünschten Eigenschaft, können Sie die neue Auswählen und bei den markierten Aktivitäten ändern.
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4. Projektcontrolling
Für ein perfektes Projektcontrolling sind mehrere Punkte ausschlaggebend:
Vergleich von Soll- und Ist-Werten, in Bezug auf - Kosten
- Stunden
Verfolgung eines immer aktuellen Projektstandes
- In welchen Phasen habe ich mehr oder weniger Stunden verbraucht (Fortschrittsbalken)
Diese Punkte können vom Projektleiter mit einem Klick (Wechsel der Ansicht auf
„Gesamt“) jederzeit eingesehen werden.
Die Überschreitung von geplanten Zeiten wird deutlich sichtbar in roter Farbe
gekennzeichnet. Sind die Projektmitarbeiter noch im geplanten Zeitrahmen, wird dies in Grün angegeben. Ein rascher SOLL-IST Vergleich ist durch die Gegenüberstellung von geplanten und geleisteten Stunden, Kosten und Zusatzkosten möglich.
Hinweis: Im Formular eines Projektschritts kann angegeben werden, ob beim Berechnen der Summen (geplante Stunden, geleistete Stunden, etc.) diese in den übergeordneten Schritten berücksichtigt werden. Öffnen Sie den gewünschten Projektschritt und setzen Sie das Häkchen wie unten abgebildet. Achten Sie darauf, dass Sie „Bearbeitungsmodus“
bei der Projektplanung aktiviert haben!
57
4.1. Noch zu erwartende Stunden
Um den Fortschritt Ihrer Projekte noch besser steuern zu können, haben wir in die bestehende Projektplanung zusätzlich die periodenorientierte Planungsform integriert.
Somit können Sie periodisch die geplanten Stunden erneut einschätzen und immer den Überblick über den aktuellen Stand Ihres Projekts bewahren.
Die bis jetzt in der Projektplanung als "noch zu erwartenden Stunden" vorhandene Spalte wurde wie folgt aufgeteilt:
1. Prognose zum Stichtag = manuell eingetragene zum Stichtag geschätzte Stunden In dieser Spalte können die Benutzer zu einem bestimmten Stichtag die Stunden manuell eintragen, die noch zu erwarten sind. Diese Stunden werden dann von den IST-Stunden abgezogen und in die Spalte "Prognose aktuell" automatisch eingetragen.
2. Stichtag = wird automatisch durch die Eingabe „Prognose zum Stichtag“ befüllt 3. Prognose aktuell = automatische Berechnung
- Datumsfeld ist „befüllt“:
Differenz der geschätzten Stunden aus "Prognose zum Stichtag" und der geleisteten Stunden (Summe der Projektaktivitäten) vom Stichtag bis heute.
- Datumsfeld ist leer:
Differenz zwischen den geplanten Stunden und den geleisteten Stunden des aktuellen Projektschritts (ohne Datumsgrenzen)
Der letzte Schätzwert wird zusammen mit dem eingetragenen Datum in den Verlauf des Projektschritts eingetragen.
4.2. Ampelanzeige
Damit jeder Ihrer Mitarbeiter gleich erkennen kann, in welchem Ausmaß die geplanten Stunden des gewünschten Projektschritts bereits aufgebraucht sind, kann eine Ampel im Formular für die Eingabe der Projektaktivitäten angezeigt werden.
58 Dafür muss ein Administrator unter „Extras / Optionen / projectCube“ einen Wert
eintragen, der größer als 0 ist. Dieser Wert ist der Prozentsatz, der in einen Toleranzwert umgerechnet wird.
Wenn Sie als Prozentsatz beispielsweise 30 eintragen, bedeutet dies, dass 30 % der auf einem Projektschritt geplanten Stunden (z. B. 9 Stunden) einen Toleranzwert ausmachen (in diesem Fall: 2,7).
Im Projektaktivitäten-Formular zeigt die Ampel mittels Farben und Blinken folgende Informationen für den aktuellen Projektschritt an:
Grün: die Summe der aufgezeichneten Aktivitäten ist kleiner als die Differnz der geschätzten Stunden und dem zweifachen Toleranzwert
Grün blinken: die Summe der aufgezeichneten Aktivitäten ist kleiner als die Differenz der geschätzten Stunden und dem Toleranzwert
Rot: die Summe der aufgezeichneten Aktivitäten ist größer als die geschätzten Stunden
Gelb: treffen die ersten beschriebenen Punkte nicht zu, stellt sich die Ampel automatisch auf Gelb
4.3. Auswertungen
Im Hauptfenster des SOL-IT projectCube, über das Menü Ansicht / Auswertungen können Soll-Ist-Vergleiche von ein und mehr Projekten gleichzeitig abgerufen werden.
59 Über die Ansichtsauswahl „Chart“ kann die Ansicht des Soll-Ist-Vergleiches folgendermaßen geändert werden:
4.3.1. Ressourcenmanagement
Nach abgeschlossener Terminplanung folgt anschließend die Planung der für Ihr Projekt notwendigen Ressourcen. Diese Planung wird in den SOL-IT Cubes® erst dann optimal unterstützt, wenn Sie Ihre Projekte und darin erhaltene Informationen konsequent und genau warten. Als die Basis für Ressourcenplanung dient die Projektplanung, die bereits in dieser Dokumentation detailliert beschrieben wurde, samt:
Projektphasen und –schritte Meilensteinen
Projektfunktionen Mitarbeitereinsatz Stundenplanung
Wenn diese Informationen immer aktuell gehalten werden, können Sie per Knopfdruck eine automatische Berechnung der Mitarbeiterauslastung durchführen.
60 Die Anzeige von tiefergehenden Informationen (in welchem Projekt wurden Stunden
eingeplant) ist über die Auswahl möglich.
Spaltenbeschreibung der Mitarbeiterauslastung
Spalte Beschreibung Berechnung
Benutzer Name des Benutzers Urlaubstage Eingetragene Urlaube im
ausgewählten Zeitraum
Tage des Monats abzüglich Samstag und Sonntag, Urlaubstage und Feiertage
61 Feiertage Eingetragene Feiertage Eingetragen unter Extras /
Optionen ZA Stunden Eingetragene Zeitausgleiche im
ausgewählten Zeitraum
calenderCube Auslastungspuffer Wert in Prozent wie viel für
Administrative Arbeiten nicht als externe Arbeitszeit gewertet werden kann
Beim Mitarbeiter unter dem Register „Details“
Summe
Arbeitsstunden
Für den ausgewählten Zeitraum verfügbare Arbeitsstunden
Arbeitsstundenberechnung:
(Arbeitstage * tägliche Arbeitsstunden –
(Auslastungspuffer / 100 * (Arbeitstage * tägliche Arbeitsstunden))) – ZA Stunden
Geplante h Zeitraum In der Projektplanung der
ausgewählten Projekte enthaltene geplante Stunden für den
Mitarbeiter mit Einschränkungen auf den ausgewählten Zeitraum Geleistete h gesamt Vom Mitarbeiter erfasste
Projektaktivitäten der ausgewählten Projekte ohne Einschränkung auf den ausgewählten Zeitraum
Diff. h Zeitraum Geschätzte h Zeitraum abzüglich gesamte geleistete Stunden
Berechnung:
((Geplante h Zeitraum – geleistete h gesamt) / Arbeitsstunden * 100) Geplante Auslastung
Zeitraum
Relation geschätzte h Zeitraum zur Summe der Arbeitsstunden in Prozent
Berechnung:
(Geplante h Zeitraum / Arbeitsstunden * 100) Geplante h gesamt In der Projektplanung der
ausgewählte Projekte enthaltene geplante Stunden für den
Mitarbeiten ohne Einschränkung auf den ausgewählten Zeitraum Diff. h gesamt Gesamte geplante h abzüglich
gesamte geleistete h
Berechnung:
(Geplante h gesamt – Geleistet total)
Auslastung total Relation geplante h Zeitraum zur Summe der Arbeitsstunden in Prozent
Berechnung: (Diff h gesamt / Arbeitsstunden * 100)
62
4.3.2. Projektabrechnung
Unter Menü Extras / Optionen / projectCube kann nun durch einen Administrator die Unternehmenseinstellung "Auswertung Projektabrechnung - Reisekosten lt. Stundensatz der Projektfunktion berechnen" (statt "Projekt / Finanzierung / Reisezeitvergütung") gesetzt werden.
Ist diese Option ausgewählt, so werden bei der Auswertung "Projektabrechnung" (unter Menü Ansicht / Auswertungen / Projektabrechnung) die Reisekosten lt. zugewiesener Projektfunktion berechnet. Bei der Art der Verrechnung "extern verrechenbar" wird die Zeit x Stundensatz der Projektfunktion berechnet, bei Art der Verrechnung "intern verrechenbar" wird die Zeit x interner Stundensatz des Mitarbeiters berechnet.
63
4.4. Projektvoransichten
Ein Projekt kann über die Vorschau mittels Voransichtsreports ausgewertet werden.
Hinweis: Welche Reports angezeigt werden ist abhängig von Ihren Anforderungen. Eine Erstellung bzw. Anpassung von Reports auf Ihre Bedürfnisse ist jederzeit mögich. (siehe dazu die Beschreibung reportPI - Erstellung von Auswertungen)
64
4.5. Projektübergreifendes Controlling
Über die Suche nach Projekten können weitere Auswertungen erstellt werden. Das Controlling kann durch die Eingabe von verschiedenen Suchparametern spezifiziert und die Anzeige von weiteren Feldern benutzerdefiniert angepasst werden.
4.5.1. Suche nach Projekten
Hinweis: Bei der Auswahl einer Kategorie ist eine ODER, UND bzw. NICHT VORHANDEN Option über das Symbol möglich.
65 Hinweis 2: Jetzt NEU! Sie können nun auch nach Projektleitern suchen! Hier ist eine Mehrfachauswahl möglich.
4.5.2. Volltextsuche (Zusatzfeature)
Mit der Funktion „Volltextsuche“ können Sie schnell durch eine Kombination von mehreren Datenfeldern eines Projekts nach den gewünschten Begriffen suchen. Im DropDown-Menü sind alle Felder aufgelistet, die bei der Suche berücksichtigt werden.
Wird die Suche angepasst so wird sie auch Dauerhaft zur jeweiligen Suche gespeichert.
4.5.3. Anzeige von zusätzlichen Feldern
Über die Benutzerdefinierte Ansicht und Layout können objektspezifische Daten im bestehenden Suchergebnis hinzugefügt werden.
Über das Symbol „Feldauswahl einblenden“ können folgende Spalten in das Suchergebnis hinzugefügt werden.
z. B. kann die ID und ein Zähler für jedes Projekt angezeigt werden.
Über das Ziehen (mit gehaltener rechten Maustaste) des entsprechenden Feldes in die Spaltenbezeichnung des Suchergebnisses (=Drag&Drop-Verfahren) wird eine neue Spalte eingefügt.
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67
4.5.4. Gruppierung von Suchergebnissen
Über die Gruppierung des Suchergebnisses entstehen projektübergreifende
Auswertungen, wie folgendes Beispiel zeigt: Welche Projekte befinden sich in welchem Status?
Hinweis: Die im Suchergebnis angezeigten Projekte und Felder können mittels Suchreports in eigene Auswertungen zusammengefasst werden. (siehe dazu die Beschreibung reportPI - Erstellung von Auswertungen)
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5. Einstellungen
In den Extras / Optionen - projectCube lassen sich u. a. im Register „Projektplaner“
Farbeinstellungen für die Darstellung von z. B. Projektphasen und Meilensteinen einstellen.
5.1. Allgemeine Optionen
Projektbezogene Einstellungen
- Benutzereinstellungen für die Suche nach Projekten, so dass der vordefinierte Filter beim Projektstatus nicht verwendet wird.
Aktivitäten bezogene Einstellungen
- Gibt einen Überblick über die eingetragenen Aktivitäten eines Tages (als Voransicht innerhalb der Projektaktivität)
69 Strikte Trennung der Verrechnung für interne und externe Projekte
- Wird diese Option ausgewählt, wird bei der Eingabe von Aktivitäten die
Verrechnungsart „intern verrechenbar“ nur bei internen Projekten angezeigt. Bei externen Projekten wird dann „verrechenbar“ bzw. „nicht verrechenbar“
angezeigt.
Zeit auf übergeordnete Objekte aufteilen
- Werden z. B. 4 Stunden auf das Projekt Marketing gebucht, und im „gehört zu“
der Aktivität auch der Grafiker und die Drucker eingetragen, so werden die Zeiten zu gleichen Teilen auf den Grafiker und die Drucker aufgeteilt. Die Summe der Arbeitszeit ist jedoch immer noch im Projekt zu finden.
70 Über dieses Fenster kann die Stundenaufteilung nochmals kontrolliert bzw. adaptiert werden.
71 Eingabe von Aktivitäten auf Projektphasen nicht zulassen
- Falls in der Projektplanung untergeordnete Arbeitsschritte vorhanden sind, darf auf den übergeordneten Projektschritt oder Projektphase keine Arbeitszeit gebucht werden darf.
Abgeschlossene Projektphasen/-schritte bei der Arbeitsaufzeichnung ausblenden - Falls eine Projektphase oder -schritt abgeschlossen ist, kann irrtümlich keine
Aktivität darauf gebucht werden
Hinweis: Diese Einstellung können nur Benutzer mit Administrator-Berechtigung ändern.
Einem Administrator ist es möglich, diese über das Menü Administration /
Benutzerprofilverwaltung auf andere Benutzer zu übertragen. Dazu muss der Schlüssel
"projectCube.ProjectActivityControl.NoBookingOnProjectPhase" als Standard definiert oder auf ausgewählte Benutzer übertragen werden.
