Die Komplexität
von Entity Management
Regulatorien, Vorschriften, interne Richtlinien und externe Verpflichtungen verändern sich immer schneller.
Sie alle einzuhalten wird zur echten Herausforderung.
In einer zunehmend komplexen Geschäftswelt sind eine klare Aufsicht und Kontrolle für Unternehmen unerlässlich. Das Risiko, Vorschriften nicht einzuhalten, nimmt ständig zu. Und auch die Gefahr von Bußgeldern und Regulierungsstrafen wächst. Gleichzeitig tragen Direktoren immer größere persönliche Verantwortung.
Laut der von der Rechtsabteilung von Deloitte in Auftrag gegebenen Forschungsstudie „Future Trends for Legal Services“ wird die globale Compliance als große Herausforderung für Unternehmensjuristen angesehen. 26 % der Befragten bezeichneten sie sogar als eine ihrer größten Herausforderungen.
Für den Bericht „Risk in Focus 2020“ wurden die wichtigsten Geschäftsrisiken von 528 Chief Audit Executives (CAEs) in Europa näher untersucht. Basierend auf den Forschungsergebnissen sind Datensicherheit sowie regulatorische Veränderungen und Compliance die beiden größten Risiken für die Zukunft ihrer Organisationen.
Accenture schätzt, dass Finanzdienstleister weltweit durchschnittlich 4 % der Gesamteinnahmen für Compliance- Aktivitäten ausgeben werden. Und es wird erwartet, dass dieser Anteil bis 2021 auf 10 % steigt.
Drei Gründe, warum sich Entity Governance für Unternehmen lohnt
Entity Governance ermöglicht es, komplexe
Regulierungsvorschriften auf lokaler und globaler Ebene einzuhalten.
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2018 und 2019 kam es zu zahlreichen Fusionen und Übernahmen. Doch viele dieser Unternehmen haben bis heute die damit verbundene Integration von
Informationen, Prozessen, Mitarbeitern und Technologien noch nicht abgeschlossen.
Übernahmen können zur Herausforderung werden, wenn nicht ausreichend Informationen für eine angemessene Due-Diligence-Prüfung vorliegen. Das zeigt anschaulich eine Geschichte, die Kariem Abdellatif, Head of Global Subsidiary Governance Services bei Citco, gern erzählt.
Demnach legte eine routinemäßige
Unternehmensprüfung in einem multinationalen Konzern offen, dass er ein Portfolio mit einem kriminellen
Unternehmen mit Sitz in Trinidad erworben hatte. Dieses
hatte zehn Jahre lang keine Unternehmensabrechnung eingereicht. Da die Direktoren des Unternehmens nicht mehr ausfindig gemacht werden konnten, bestanden die einzigen beiden Möglichkeiten darin, das Unternehmen entweder durch Zahlung einer Geldstrafe von 165.000 US-Dollar freiwillig aufzulösen oder darauf zu warten, dass die Registratur Trinidads das Unternehmen von sich aus auflöste.
Hohe Strafen lassen sich mit einem strategischen Ansatz für das Management von Tochtergesellschaften und einer umfassenden Due-Diligence-Prüfung
während der Übernahme vermeiden. Außerdem ist so ein reibungsloser Übergang ohne unangenehme Überraschungen möglich.
Der Wert der Fusionen und Übernahmen belief sich vergangenes Jahr weltweit auf ca.
3,9 Billionen US-Dollar. Damit war 2019 das viertstärkste Jahr für Geschäftsabschlüsse. Das belegen Zahlen, die der Finanzdatenanbieter Refinitiv veröffentlicht hat. Somit liegt diese Zahl nur minimal unter den Geschäftsabschlüssen von 2018 mit einem Wert von 3,96 Billionen US-Dollar.
21 Geschäftsabschlüsse mit einem Wert von jeweils mehr als 20 Milliarden US-Dollar machten 2019 fast ein Viertel des globalen Volumens aus.
Komplexere grenzüberschreitende Fusionen und Übernahmen (mit den stärksten Auswirkungen auf die Entity Governance) beliefen sich auf insgesamt 1,2 Billionen US-Dollar.
Entity Governance erleichtert das Management von Tochterunternehmen und beeinträchtigt so das Ergebnis von Fusionen und Übernahmen.
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Organisationen investieren verstärkt in
Governance, Risikomanagement und Compliance
Wegen der oben genannten Faktoren und der sich weltweit verändernden
regulatorischen Landschaft (einschließlich KYC- und AML-Anforderungen) investieren Unternehmen verstärkt in Governance, Risikomanagement, internes Auditing und Compliance (kurz GRC). Die International Data Corporation (IDC) schätzt, dass die weltweiten Investitionen in GRC bis zum Jahr 2021 auf bis zu 11,8 Milliarden US-Dollar steigen könnten.
Viele Unternehmen wissen, dass sie entsprechend investieren müssen. Zunächst aber sollten sie die wesentlichen Probleme identifizieren, die sie innerhalb ihrer Strukturen lösen wollen. Und das fällt ihnen schwer. Doch wie gut ein Problem definiert wird, bestimmt letztendlich, wie gut es sich lösen lässt. Vor diesem Hintergrund sind wir von Diligent der Meinung, dass sich Produktivität nur steigern lässt, wenn ausreichend Zeit in die Definition des Problems investiert wird, anstatt sich direkt in die Entwicklung von Lösungen zu stürzen.
Entity Governance zieht sich durch alle wichtigen Gover- nance- und Compliance-Funktionen. Leiter von Rechtsab- teilungen, Rechtsassistenten, Konzernsekretariate oder Steuer- und Finanzexperten brauchen sofortigen Zugriff auf Daten und Dokumente von Tochtergesellschaften – und zwar in Echtzeit. Nur so können sie sich um routine- mäßige Geschäftsprozesse kümmern.
Laut CIO sind viele Unternehmen der Ansicht, dass sie über die notwendigen Werkzeuge für ein problemloses Arbeiten im Homeoffice verfügen. Seit das Arbeiten von zuhause aber in der aktuellen Situation für viele gesetz- lich angeordnet wurde, offenbaren sich dann doch einige Schwachstellen.
Angesichts der aktuellen Arbeit im Homeoffice wird vielen Unternehmen klar, dass sie keine zentrale und zu- verlässige Informationsquelle für ihre Daten haben. Statt- dessen speichern sie kritische Daten in verschiedenen Systemen oder in physischen Dokumenten. Doch darauf können Stakeholder, die von Remote-Standorten aus arbeiten, weder einheitlich noch sicher zugreifen. Das beeinträchtigt die Effizienz erheblich und führt zu kost- spieligen Unterbrechungen und Ausfallzeiten.
Der Future Workforce Report von Upwork besagt, dass bis 2028 73 % aller Abteilungen über Remote-Arbeiter verfügen werden.
Eine kürzlich durchgeführte Gartner-Umfrage ergab, dass 74 % der CFOs nach COVID-19 die Remote- und Telearbeit dauerhaft umsetzen wollen.
Laut Compliance Week setzen 65 % der Organisationen „reaktive“ oder „einfache“
Programme zur Verwaltung von Richtlinien ein (im Gegensatz zu Programmen, die alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen).
Durch Remote-Arbeit verursachte
Unterbrechungen sind kostspielig. So geben in einer Studie des Information Technology Industry Council 98 % der Unternehmen an, dass ein einstündiger Ausfall sie mindestens 100.000 US- Dollar kostet.
Wenn sich alles um Geschäftskontinuität dreht, ist der Zugang zu unternehmenskritischen Informationen dank Entity Governance von entscheidender Bedeutung.
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Vier grundlegende Herausforderungen einer guten Entity Governance
Wir haben festgestellt, dass viele Unternehmen vor vier grundlegenden Herausforderungen stehen, wenn es darum geht, ein Problem klar zu identifizieren.
AKTUELLE SITUATION
Aufgrund mangelhafter Datenpflege fehlt
Rechtsabteilungen das Vertrauen in die Genauigkeit und Vollständigkeit ihrer Unternehmensdaten.
A Laut Opus verschlechtern sich Unternehmensdaten schätzungsweise um 25 % pro Jahr.
B KPMG gibt an, dass weniger als drei Viertel (69 %) der Unternehmen Technologie einsetzen, um ihre Compliance-Initiativen zu unterstützen.
C Die Forrester Opportunity Snapshot-Studie zeigt, dass fast 50 % der Unternehmen für Prüfungen und Kontrollen noch immer ausschließlich
Tabellenkalkulationen einsetzen – und das, obwohl Manipulation einfach ist und Kontrollen fehlen.
Deloitte gibt darüber hinaus an, dass 23 % aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten.
ZUKÜNFTIGE SITUATION
Unternehmen können durch folgende Schritte proaktiv die Vollständigkeit und Genauigkeit ihrer Daten gewährleisten:
• Definieren Sie Leitlinien dazu, wie bei Ihnen Informationen in das System eingepflegt werden.
• Erhöhen Sie die Vollständigkeit der Informationen, indem Sie die Eingabe bestimmter Daten über Pflichtfelder festlegen.
• Verbessern Sie die Datenvalidierung mit
Dateneingabe- und Datenüberprüfungs-Workflows.
Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Informationen im System geändert werden.
• Fügen Sie externe Datenvalidierungspunkte über APIs und/oder Feeds hinzu, um die Genauigkeit und die Nutzung aktueller Informationen aus verbundenen Drittsystemen zu bestätigen.
• Erleichtern Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit , indem Sie verschiedene Datensätze aus mehreren Geschäftseinheiten in einer zentralen Informationsquelle zusammenführen.
NEGATIVE FOLGEN
Schlechtes Entity und Compliance Management führt zu mangelhaften Daten, die wiederum betriebliche Ineffizienz nach sich ziehen. Das führt zu erhöhten Datenpflegekosten, einem erhöhten Unternehmensrisiko und zum Verlust
der internen Glaubwürdigkeit. POSITIVE AUSWIRKUNGEN AUF DAS
UNTERNEHMEN
Wenn Daten vereinheitlicht werden und präzise sind, wenn die Prozesse standardisiert wurden und wenn die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen gut funktioniert, dann gelingt es Unternehmen, selbst umfangreiche Mengen an Informationen erfolgreich zu verwalten.
Mangelndes
Vertrauen in Daten
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AKTUELLE SITUATION
Vorschriften, interne Richtlinien und externe Verpflichtungen verändern sich so schnell, dass es schwierig ist, sie einzuhalten.
A Laut Thomson Reuters bezeichnen Compliance- Beauftragte „sich stetig verändernde Vorschriften“
als ihre größte Herausforderung.
B Wie Globalscape berichtet, zahlten Unternehmen im Jahr 2015 Bußgelder in Höhe von 59 Milliarden US-Dollar für Verstöße gegen US-Rechtsvorschriften.
Diese Zahl hatte sich zwischen 2010 und 2015 mehr als verfünffacht.
C KPMG zufolge stimmen nur 27 % der Chief Compliance Officers voll und ganz zu, dass die Compliance-Funktion ihrer Organisation über einen Änderungsmanagementprozess verfügt.
ZUKÜNFTIGE SITUATION
Verbessern Sie die GRC-Standards in Ihrem Unternehmen:
• Erhöhen Sie die Sichtbarkeit von wichtigen Terminen und benennen Sie Einzelpersonen und Teams, die mit entsprechenden Maßnahmen den guten Ruf Ihres Unternehmens aufrecht erhalten.
• Stärken Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter, dass Sie gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien und externe Verpflichtungen einhalten, indem Sie Kontrollen zum Nachweis der Compliance einführen.
• Verbessern Sie die Kontrolle von
Zulassungsanträgen, indem Sie Formulare direkt erstellen und elektronisch einreichen.
• Veranlassen Sie teamübergreifende
Zusammenarbeit, um die Geschäftsanfragen schnell
Unsicherheit beim Compliance-Status
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NEGATIVE FOLGEN
Geldstrafen und Rufschädigung, die den Shareholder Value beeinträchtigen, können die Folge sein.
POSITIVE AUSWIRKUNGEN AUF DAS UNTERNEHMEN
Die Leistung in den Bereichen Governance und Compliance lässt sich nur überwachen, wenn Organisationen und ihre Direktoren Prozesse nutzen, die ihnen die Kommunikation, die Kontrolle und die Beaufsichtigung des Unternehmens ermöglichen. Investitionen in die Compliance-Funktion und in Software sind mit einem höheren Brutto- und Nettogewinn verbunden und verringern zudem Organisations- und Reputationsrisiken.
AKTUELLE SITUATION
Ohne angemessene Informationen zu Governance, Risiken und Compliance treffen Stakeholder unter Umständen Fehlentscheidungen, die sich nachteilig auf ihr Unternehmen auswirken.
A In einer Studie von KPMG geben nur 47 % der Chief Compliance Officers an, dass ihre Organisation über ein unternehmensweites Berichtssystem verfügt.
B Laut Ventana Research verbringen Unternehmen durchschnittlich 18 Stunden pro Monat
damit, Informationen in ihren intern erstellten Tabellenkalkulationen zu ändern, zu korrigieren und zu aktualisieren.
C Eine Studie von Forrester Consulting zeigt, dass fast jeder fünfte Experte in Governance, Risikomanagement und Compliance auf
Tabellenkalkulationen angewiesen ist, um seine kritischen Geschäftsentscheidungen zu treffen.
ZUKÜNFTIGE SITUATION
Unternehmen erreichen ein neues Leistungsniveau, wenn ihnen die richtigen Informationen, Analysen und Erkenntnisse zur Verfügung stehen:
• Verbessern Sie Ihre Effizienz und
Entscheidungsfindung, indem Sie die notwendigen Informationen im richtigen Format sicher an die richtigen Personen weiterleiten.
• Denken Sie proaktiv darüber nach, wie Sie Ihre Unternehmensstruktur am besten mit Ihrer Geschäftsstrategie in Einklang bringen. Das steigert Ihre Rentabilität.
• Erbringen Sie den Nachweis, dass Sie geschäftliche, regulatorische, gesetzliche und/oder vertragliche Vorschriften einhalten, indem Sie Best-Practice- Rahmen und -Standards verwenden.
Meldung von Mängeln
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NEGATIVE FOLGEN
Rufschädigung können eine Folge von
Compliance- oder Governance-Versäumnissen sein, die letztlich den Shareholder Value beeinträchtigen.
POSITIVE AUSWIRKUNGEN AUF DAS UNTERNEHMEN
Organisationen können Aktivitäten in den Bereichen Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) effizient und schnell verwalten.
So arbeiten sie auf höchstem Niveau und erzielen langfristigen und nachhaltigen Erfolg.
AKTUELLE SITUATION
Rechtsabteilungen müssen mit immer weniger immer mehr erreichen und mit derselben Mitarbeiterzahl den Durchsatz steigern.
A Laut Gartner haben Rechtsabteilungen, die ihre Arbeitsabläufe vereinheitlichen, um 30 % niedrigere Rechtsausgaben als Unternehmen, die es nicht tun.
Sie unterscheiden sich durch ihre Investitionen, nicht durch ihre Kürzungen.
B Laut Deloitte lassen sich mit dem richtigen Entity Management Kosten einsparen, weil es weniger aufwendig ist, die richtigen Compliance-Daten zu sammeln, einzureichen und zu veröffentlichen.
Außerdem müssen keine Bußgelder oder andere Strafen wegen versäumter Fristen und falscher Einreichungen gezahlt werden.
C Laut dem Competitive Enterprise Institute belaufen sich die Regulierungskosten für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe auf durchschnittlich 10.000 US-Dollar pro Mitarbeiter.
ZUKÜNFTIGE SITUATION
Die Produktivität von einzelnen Abteilungen lässt sich steigern und bessere Prozesse tragen dazu bei, die Rechtsabläufe in Unternehmen zu modernisieren:
• Optimieren Sie den Entity Onboarding-, Auflösungs- und Änderungsprozess mit entsprechenden
Arbeitsabläufen.
• Stellen Sie sicher, dass die regulatorischen
Anforderungen genau und rechtzeitig erfüllt werden.
• Erhöhen Sie die betriebliche Effizienz und reduzieren Sie die Ausgaben für externe Anbieter, indem Sie entsprechende Formulare erstellen und elektronisch einreichen.
• Verbessern Sie die Datenvalidierung mit
Dateneingabe- und Datenüberprüfungs-Workflows.
Lassen Sie sich außerdem benachrichtigen, wenn Informationen im System geändert werden.
• Fügen Sie externe Datenvalidierungspunkte über APIs und/oder Feeds hinzu und bestätigen Sie so die Informationsgenauigkeit und die Nutzung aktueller Informationen aus Drittsystemen.
• Ermöglichen Sie teamübergreifende Zusammenarbeit, indem Sie verschiedene Datensätze aus mehreren Geschäftseinheiten in einer zentralen Informationsquelle zusammenführen.
Ineffiziente Prozesse
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NEGATIVE FOLGEN
Schlechtes Entity und Compliance Management führt zu mangelhaften Daten, die wiederum betriebliche Ineffizienz verursachen. Daraus resultieren erhöhte Datenpflegekosten, ein erhöhtes Unternehmensrisiko und der Verlust der internen Glaubwürdigkeit.
POSITIVE GESCHÄFTSERGEBNIS
Das richtige Entity Management bietet eine echte Investmentrendite. Laut Deloitte sparen Sie Kosten, weil es weniger aufwendig ist, die richtigen Compliance-Daten zu sammeln, einzureichen und zu veröffentlichen. Außerdem müssen weniger Einreichungsfehler korrigiert
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass gute Governance je nach Größe und Branche eines Unternehmens anders aussieht. Trotzdem spielt sie bei Compliance, Risikomanagement, Unternehmensleistung und nachhaltigem Wachstum immer eine entscheidende Rolle. Gute Governance kann nicht ohne akkurate Unternehmensdaten erfolgen. Sie gewährleisten, dass alle wichtigen Governance- und Compliance-Teams zuverlässig und sicher auf die neuesten Informationen über das Unternehmen und seine Tochtergesellschaften zugreifen können.
Ein Unternehmen erreicht seine drei wichtigsten Ziele – Wachstum, Rentabilität und Markenimage – besser, wenn es in die Governance- und Compliance-Funktion investiert und eine entsprechende Software nutzt, um die Weiterentwicklung und die betriebliche Effizienz zu beschleunigen.
Zu nachhaltigem Wachstum, stärkerer Rentabilität und besserem Markenimage mit guter Entity Governance
Nachhaltiges Wachstum unterstützen
Gute Governance-Praktiken können die langfristige Rentabilität Ihres Unternehmens steigern, den Geschäftswert erhöhen und den Weg für mehr Wachstum ebnen.
Rentabilität durch bessere Praktiken gewährleisten
Eine gute Corporate Governance ist ein wichtiger Faktor für nachhaltiges Unternehmenswachstum und einen langfristigen Wettbewerbsvorteil.
Markenimage mit verbesserten Prozessen schützen
Senken Sie das Risiko rechtlicher oder behördlicher Sanktionen, die erhebliche finanzielle Einbußen oder Reputationsverluste nach sich ziehen.
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Nutzen Sie Diligent Entities
für strategische Governance‑Abläufe
Die Unternehmensstruktur unterliegt einem ständigen Wandel. Deshalb ist es unerlässlich, die Integrität der Daten zu erhalten und kontinuierliche Genauigkeit zu gewährleisten. Diligent Entities vereinfacht diese Aufgabe erheblich, denn nur so sind Sie in der Lage, Leitlinien für die Dateneingabe, Kontrollen des Benutzerzugriffs sowie die Integration in Plattformen von Drittanbietern festzulegen.
Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten in der Cloud speichern, stellen Sie sicher, dass Ihr Team jederzeit, überall und auf jedem Gerät auf die Informationen zugreifen kann. Über Dashboards und automatisierte Berichte stehen Ihrem Team die richtigen Informationen, Analysen und Erkenntnisse zur Verfügung.
So können Sie die Compliance verbessern, fundiertere Entscheidungen treffen und das nachhaltige Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen.
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