PUBLIC (ÖFFENTLICH) 2021-10
Vertragserstellungshandbuch
SAP Ariba Contracts
AP-Konzernunternehmen Alle Rechte vorbehalten.
Inhalt
Vertragserstellungshandbuch. . . .5
Informationen zur Vertragserstellung. . . .6
Vertragserstellung – Anforderungen und Empfehlungen. . . . 8
Anforderungen für die Vertragserstellung. . . .8
Empfehlungen für die Vertragserstellung. . . 8
Arbeitsablauf zur Vertragserstellung. . . . 10
Planen der Strukturen von Vertragsdokumenten. . . .11
Arbeiten mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten. . . .12
Informationen zur Arbeit mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten. . . .12
Bearbeiten eines zusammengesetzten Vertragsdokuments mit der Schemaansicht. . . 13
In der Schemaansicht mögliche Aktionen für eine Klausel. . . 14
In der Schemaansicht mögliche Aktionen für Abschnitte. . . .15
In der Schemaansicht mögliche Aktionen für ein Dokument. . . .15
Ersetzen von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten. . . 16
Hinzufügen und Verschieben von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten. . . .17
Löschen von Klauseln. . . 17
Hochladen von Änderungen aus einer Dokumentdatei in die Schemaansicht. . . 18
Bearbeiten von Klauseltexten in zusammengesetzten Vertragsdokumenten. . . .18
Bearbeiten eines zusammengesetzten Vertragsdokuments in Microsoft Word. . . 19
Umwandeln einer Klausel in einen Abschnitt. . . 19
Konfigurieren von Bedingungen für Klauseln. . . .20
Anwenden von Bedingungen in einem zusammengesetzten Vertragsdokument mit der Funktion für die umfangreiche Bearbeitung. . . .21
Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage. . . .24
Verwenden vordefinierter und benutzerspezifischer Felder beim Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage. . . 27
Abschließen von zusammengesetzten Dokumenten. . . 29
Informationen zum Einbetten von Dokumenten mit Vertragspositionen als Tabellen in zusammengesetzten Vertragsdokumenten. . . .30
Hinzufügen einer Tabellendefinition für Beschaffungsereignisfragen in einer Vorlage für Vertragsarbeitsbereiche. . . .32
Hinzufügen einer Tabellendefinition für Vertragspositionen in einer Vorlage für Vertragsarbeitsbereiche. . . .33
Hinzufügen von Fragen zu Beschaffungsereignissen in einer Tabelle in einem zusammengesetzten Vertragsdokument. . . .34
Hinzufügen einer Tabelle für Vertragspositionen in einem zusammengesetzten Vertragsdokument
. . . 35
Laden zusammengesetzter Vertragsdokumente. . . .38
Verwenden von Lesezeichen zum Erstellen von Abschnitten und Klauseln. . . .39
Informationen zum Verwenden von Lesezeichen zum Erstellen von Abschnitten und Klauseln. . . .39
Setzen von Lesezeichen in Abschnitten und Klauseln. . . .39
Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten mit Textmarken. . . .42
Fehler und Warnungen bei der Prüfung von Lesezeichen. . . .43
Arbeiten mit Klauseln in der Klauselsammlung. . . . 46
Informationen zu Klauselsammlungen. . . .46
Klauselarten in der Klauselsammlung. . . 47
Zugreifen auf die Klauselsammlung. . . 48
Erstellen von Ordnern in der Klauselsammlung. . . .48
Hinzufügen einer einzelnen Klausel zur Klauselsammlung. . . 49
Informationen zum Massen-Upload von Klauseln in die Klauselsammlung. . . .50
Importieren von Klauseln in die Klauselsammlung. . . .52
Aktualisieren von vorhandenen Klauseln in der Klauselsammlung. . . .53
Exportieren von Klauseln aus der Klauselsammlung. . . 54
Hinzufügen mehrerer Klauseln zur Klauselsammlung aus einem Projektvorlagendokument. . . .55
Festlegen von Auffangklauseln und alternativen Klauseln. . . 56
Informationen zum Verwenden von Genehmigungen auf Klauselebene. . . 57
Informationen zum Feld „Änderungen erfordern Genehmigung durch“. . . 58
Feld „Änderungen erfordern Genehmigung durch“ sowie Aktionen in der Klauselsammlung und in Vertragsarbeitsbereichen. . . .58
Informationen zum Feld „Verwendung erfordert Genehmigung durch“. . . .59
Feld „Verwendung erfordert Genehmigung durch“ sowie Aktionen in der Klauselsammlung und in Dokumenten des Vertragsarbeitsbereichs. . . 59
Informationen zum Feld „Löschen erfordert Genehmigung durch“. . . 60
Feld „Löschen erfordert Genehmigung durch“ und Aktionen in der Klauselsammlung und in Vertragsarbeitsbereichen. . . .60
Aktualisieren von Klauseln in der Klauselsammlung. . . .60
Löschen und Deaktivieren von Klauseln in der Klauselsammlung. . . .61
Suchen nach Klauseln. . . .62
Ermitteln von Klauselverwendungen. . . .63
Informationen zum Exportieren und Importieren der Klauselsammlung. . . .64
Erstellen von Verknüpfungen zwischen Vorlagen und Klauseln. . . .65
Exportieren der Klauselsammlung. . . 65
Importieren der Klauselsammlung. . . .66
Verwenden der Klauselsammlung. . . .67
Verwenden der Registerkarte „Übersicht“ in der Klauselsammlung. . . .68
Verwenden der Registerkarte „Klauseln“ in der Klauselsammlung. . . 69
Verwenden der Formatvorlagenverwaltung. . . .72
Informationen zur Formatvorlagenverwaltung. . . .72
Verwenden der Formatvorlagenverwaltung zusammen mit Klauseln. . . .73
Informationen zu Absatz- und Zeichenformaten. . . .73
Einrichten der Formatvorlagenverwaltung. . . .74
Verwenden von Vertragsfeldern als Dokumenteigenschaften. . . .75
Informationen zu Dokumenteigenschaften. . . 75
Schreibgeschützte Dokumenteigenschaften. . . .76
Bearbeitbare Dokumenteigenschaften. . . .76
Arbeitsablauf zu Dokumenteigenschaften. . . .77
Festlegen von Dokumenteigenschaften über die SAP Ariba Contracts-Schnittstelle. . . .78
Festlegen von Dokumenteigenschaften mit Microsoft Word. . . .79
Einfügen von Feldern für Dokumenteigenschaften in Texten. . . 81
Hinzufügen einer Vertragsbedingung als Dokumenteigenschaftenfeld in Microsoft Word. . . .82
Beispiel: Hinzufügen des Lieferanten als Dokumenteigenschaftsfeld. . . .83
Anzeigen von bearbeitbaren Dokumenteigenschaftsfeldern. . . .84
Verschieben von bearbeitbaren Dokumenteigenschaftsfeldern. . . .84
Ändern einer bearbeitbaren Dokumenteigenschaft in Microsoft Word. . . 85
Microsoft-Word-Integration in SAP Ariba. . . .86
Verwenden von Microsoft Word mit SAP Ariba . . . 86
Vorbereiten bereinigter Versionen von Word-Dokumenten. . . 89
Site-Konfigurationsoptionen für die Vertragserstellung. . . .90
Application.ACM.SoftClauseDeletion. . . .90
Änderungsverzeichnis. . . .91
Vertragserstellungshandbuch
Dieses Handbuch richtet sich an SAP Ariba-Benutzer, die SAP Ariba Contracts zur Vertragserstellung nutzen. Hier wird die Verwendung der SAP Ariba Contracts-Funktionen zur Vertragserstellung mit zusammengesetzten Dokumenten wie zusammengesetzte Vertragsdokumente und zusammengesetzte PDF-Dokumente beschrieben.
SAP Ariba Contracts beinhaltet Funktionen zur Vertragserstellung, mit denen Sie eine Sammlung
wiederverwendbarer Textbausteine (Klauseln) erstellen und verwalten, Felder für Vertragsarbeitsbereiche in Vertragsdokumente einfügen und Standardformatvorlagen für Vertragsdokumente definieren können.
Dieses Handbuch gilt für:
● SAP Ariba Strategic Sourcing Suite
● SAP Ariba Contracts
Verwandte Handbücher:
Verwalten von Projekten, Teams, Dokumenten und Aufgaben Optimierte Vertragserstellung
Contract administration guide Handbuch zu Projektvorlagen
Common data import and administration guide for SAP Ariba Strategic Sourcing and Supplier Management solutions
Informationen zur Vertragserstellung
Das Lösungspaket SAP Ariba Contracts Professional (SAP Ariba Contracts) unterstützt drei Arten von Vertragsdokumenten:
● Nicht zusammengesetzte Dokumente
Nicht zusammengesetzte Dokumente können mit jeder beliebigen Anwendung erstellt werden (beispielsweise Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint oder einem Texteditor). SAP Ariba Contracts behandelt alle nicht zusammengesetzten Dokumente als eine einzelne Komponente oder als eine Flatfile ohne interne Struktur oder Teilkomponenten.
● Zusammengesetzte Vertragsdokumente
Zusammengesetzte Vertragsdokumente (auch als zusammengesetzte Dokumente bezeichnet) müssen Microsoft-Word-Dokumente sein. Ein zusammengesetztes Dokument kann mehrere Teilkomponenten oder Abschnitte und Klauseln umfassen. Eine Klausel entspricht einem Absatz oder mehreren Absätzen, die als Einheit behandelt werden. Klauseln können in der Klauselsammlung von SAP Ariba Contracts gespeichert und daraus abgerufen werden. Sie können in einem zusammengesetzten Dokument Abschnitte erstellen, um Klauseln zu organisieren. SAP Ariba Contracts stellt eine Schemaansicht zur Verfügung, die die
Abschnittsstruktur und Klauseln anzeigt und Ihnen die Möglichkeit gibt, die Abschnittsstruktur zu bearbeiten und Klauseln zu verschieben, hinzuzufügen, zu ersetzen oder zu löschen.
Wenn Sie ein zusammengesetztes Dokument laden oder erstellen, legen Sie fest, ob es sich um einen
Hauptvertrag oder eine Vertragsergänzung handelt. Eine Vorlage oder ein Vertragsarbeitsbereich kann nur ein Hauptvertragsdokument, jedoch mehrere Vertragsergänzungsdokumente haben.
Die Verwendung zusammengesetzter Dokumente in einem Vertragsarbeitsbereich ist nicht erforderlich. Sie können alle Dokumente in einem Arbeitsbereich als nicht zusammengesetzte Dokumente laden.
Zusammengesetzte Dokumente ermöglichen Ihnen jedoch die Verwendung von Vertragserstellungsfunktionen.
Vertragserstellungsfunktionen sind eine Reihe von Funktionsmerkmalen, die zusätzliche Funktionen zum Arbeiten mit zusammengesetzten Dokumenten bieten und sie werden nur für zusammengesetzte Dokumente unterstützt.
● Zusammengesetzte PDF-Dokumente
Zusammengesetzte PDF-Dokumente (auch als PDF-Dokumente bezeichnet) können aus einem einzelnen oder aus mehreren Dokumenten in einem Vertragsarbeitsbereich erstellt werden.
In diesem Handbuch wird die Verwendung von Vertragserstellungsfunktionen mit zusammengesetzten
Dokumenten beschrieben. Weitere Informationen zu Funktionen, die mit allen Dokumentarten verwendet werden können, finden Sie im Handbuch Arbeiten mit Projektdokumenten.
Vertragserstellungsfunktionen
SAP Ariba Contracts unterstützt die folgenden Vertragserstellungsfunktionen:
● Klauselsammlung
SAP Ariba Contracts ermöglicht Ihnen auch das Erstellen und Verwalten einer Klauselsammlung. Die Klauselsammlung ist ein Werkzeug zum Speichern und Verwalten von Textabschnitten für Verträge als Vertragsklauseln. Mit der Klauselsammlung können Sie Texte standardisieren und anpassen, die in Ihrem Unternehmen in Verträgen verwendet werden, und gleichzeitig Autoren ermöglichen, Klauseln nach Bedarf auszuwählen und auszutauschen.
Die Klauselsammlung bietet Benutzern folgende Möglichkeiten:
○ Sie können eine einzige Quelle für standardisierte Vertragstexte bereitstellen. Ein Text kann einmal verfasst und genehmigt und anschließend in weiteren Verträgen wiederverwendet werden. Sie können
beispielsweise eine Klausel mit der Haftungsausschlussklausel Ihres Unternehmens erstellen. Alle Benutzer können diese Ausschlussklausel beim Verfassen von Verträgen aus der Klauselsammlung verwenden.
○ Stellen Sie Auffangklauseln oder alternative Versionen für Vertragsklauseln zur Verfügung, die Benutzer je nach Bedarf auswählen können. Sie können beispielsweise eine Klausel für Haftungsausschlussklauseln in der Europäischen Union und eine alternative Klausel für den Haftungsausschluss in den USA erstellen.
○ Sie können Versionen von Klauseln verwalten und bei Textänderungen in Klauseln automatisch Genehmigungen anfordern.
○ Sie können die Quelle von Klauseln in einem Vertragsdokument ermitteln. In der Schemaansicht wird dargestellt, welche Klauseln aus dem Vorlagendokument übernommen werden, welche Ersatzklauseln aus der Klauselsammlung bearbeitet und welche aus externen Quellen hinzugefügt werden.
○ Sie können anhand von Bedingungen auch Vorlagen erstellen, die gemäß bestimmten Informationen wie Vertragsregion oder Warenart entsprechende Klauseln automatisch auswählen.
○ Sie können nach allen Vorlagen und Arbeitsbereichen suchen, die eine bestimmte Klausel verwenden. SAP Ariba Contracts bietet die Funktion „In Dokumenten suchen“ an, die Ihnen ermöglicht, nach allen
Arbeitsbereichen und Vorlagen, die eine bestimmte Klausel verwenden, zu suchen.
○ Sie können Berichte zu Klauseln erstellen, beispielsweise mit Informationen zur Verwendungshäufigkeit einer Klausel.
Hinweis
Die aktuellen Vertragsklauseln Ihres Unternehmens weisen möglicherweise eine Struktur mit Klauseln/
Teilklauseln auf. Diese Struktur wird von SAP Ariba Contracts nicht unterstützt.
● Dokumenteigenschaften
Dokumenteigenschaften erstellen und aktualisieren automatisch Vertragstexte aus
Vertragsarbeitsbereichsfeldern. Sie legen beispielsweise den Namen und die Adresse des Lieferanten oder Kunden als Dokumenteigenschaften fest, importieren diese Informationen automatisch aus dem
Vertragsarbeitsbereich und fügen sie in den Text des Hauptvertrags ein.
Sie können auch Dokumenteigenschaften verwenden, um Feldwerte von Vertragsarbeitsbereichen zu ändern, indem Sie Textfelder in Hauptverträgen oder Vertragsergänzungen ändern.
● Formatvorlagenverwaltung
Mit der Formatvorlagenverwaltung können Sie ein einheitliches Erscheinungsbild aller Vertragsdokumente für Ihr Unternehmen erzwingen. Mit der Formatvorlagenverwaltung verknüpfen Sie Microsoft-Word-
Absatzformatvorlagen mit Titeln von Abschnitten und Inhalten in einem Hauptvertrag oder einer Vertragsergänzung. Ein Hauptverwendungszweck von Absatzformatvorlagen ist die Anwendung einer automatischen Nummerierung auf Absatzformatvorlagen, die dem System ermöglicht, Klauseln korrekt zu nummerieren, unabhängig davon, wo sie in verschiedenen Vertragsdokumenten verwendet werden.
Weitere Informationen
Vertragserstellung – Anforderungen und Empfehlungen [Seite 8]
Vertragserstellung – Anforderungen und Empfehlungen
Anforderungen für die Vertragserstellung
● Sie müssen die Desktop-Dateisynchronisierung (DFS) aktivieren, um zusammengesetzte Vertragsdokumente zu erstellen oder die in diesem Handbuch beschriebenen Tools für die Vertragserstellung verwenden zu können. Für die Nutzung der DFS ist ein Microsoft-Internet-Explorer-Browser erforderlich, und Sie müssen die Ausführung von ActiveX-Steuerelementen zulassen. Weitere Informationen zum Aktivieren der DFS finden Sie im Handbuch Aktivieren der Desktop-Dateisynchronisierung.
● Sie müssen Microsoft Word verwenden, um zusammengesetzte Vertragsdokumente zu bearbeiten und die Klauselsammlung verwenden zu können. Wenn die DFS aktiviert ist und ein Benutzer ein Word-Dokument in einem Projekt öffnet, ruft Ariba im System des Benutzers Word auf und lädt das Dokument für den Benutzer.
Wenn der Benutzer nicht über die aktuelle Version des Dokuments verfügt, lädt Ariba diese automatisch in das lokale System des Benutzers herunter.
Anforderungen bei der Verwendung von Microsoft Word mit SAP Ariba finden Sie unter Verwenden von Microsoft Word mit SAP Ariba [Seite 86].
Empfehlungen für die Vertragserstellung
SAP Ariba empfiehlt Folgendes für die Arbeit mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten:
● Nummerieren Sie Absätze nicht manuell (literal). Sie können zur Nummerierung von Absätzen die Formatvorlagenverwaltung oder die Nummerierung in der Absatzformatvorlage verwenden, um Absätze automatisch nach Bedarf zu nummerieren. Weitere Informationen zur Verwendung der
Formatvorlagenverwaltung finden Sie unter Verwenden der Formatvorlagenverwaltung [Seite 72].
● Entfernen Sie vor dem Laden eines Dokuments alle leeren Absätze. Verwenden Sie keine leeren Absätze zum Einfügen vertikaler Abstände. Das System erstellt standardmäßig eine Klausel für jeden Absatz, wenn ein zusammengesetztes Vertragsdokument geladen wird. Sie können diese überschreiben, indem Sie vor dem Laden eines Dokuments manuell Lesezeichen einfügen, wie unter Verwenden von Lesezeichen zum Erstellen von Abschnitten und Klauseln [Seite 39] beschrieben.
Wenn Sie vertikale Abstände hinzufügen möchten, ohne leere Absätze zu verwenden, können Sie das Format einer Absatzformatvorlage in Microsoft Word ändern und die Abstände vor oder nach dem Absatz vergrößern.
● Erstellen Sie bereinigte Versionen von Microsoft-Word-Dokumenten. Microsoft-Word-Dokumente enthalten eingebettete Daten, die zum Formatieren und für andere Vorgänge verwendet werden. Die eingebetteten Daten können sich je nach verwendeter Microsoft-Word-Version unterscheiden, und beim Öffnen eines Dokuments mit einer neueren Version von Microsoft Word als die, in der es erstellt wurde, werden nicht alle eingebetteten Daten in die neuere Version aktualisiert.
Bevor Sie ein Microsoft-Word-Dokument als Hauptvertrags- oder Vertragsergänzungsdokument laden, empfiehlt Ariba dringend, dass Sie alle eingebetteten Daten entfernen, indem Sie den Text in einen Text-Editor kopieren und dann den Text wieder in ein neues Word-Dokument einfügen. Diese Vorgehensweise wird in Vorbereiten bereinigter Versionen von Word-Dokumenten [Seite 89] beschrieben.
● Entfernen Sie vor dem Laden eines Dokuments weiche Zeilenschaltungen. Entfernen Sie weiche Zeilenschaltungen innerhalb von Absätzen, die zu Klauseln werden sollen. Zusammengesetzte Dokumente unterstützen keine weichen Zeilenschaltungen oder Seitenumbrüche in Klauseln. Weiche Zeilenschaltungen werden in einem Microsoft-Word-Dokument durch die Tastenkombination Strg+Eingabetaste erstellt. Weiche Zeilenschaltungen können auch in Vertragsdokumenten vorkommen, wenn Texte von einer HTML-Webseite oder einem anderen Format mit Markup-Syntax kopiert wurden. In der folgenden Grafik sind weiche Zeilenschaltungen in Microsoft Word dargestellt:
Arbeitsablauf zur Vertragserstellung
Vorgehensweise
1. Wenn Sie mit einem zusammengesetzten Vertragsdokument (Hauptvertrag oder Vertragsergänzung) arbeiten, das bereits in eine Projektvorlage oder in einen Arbeitsbereich geladen wurde, öffnen Sie die Schemaansicht für das Dokument. Zudem können Sie in der Schemaansicht Abschnitte und Klauseln über die Menüoptionen und Drag-and-Drop-Vorgänge verschieben, ersetzen und löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 12].
2. Planen Sie die Struktur Ihres Vertragsdokuments. Legen Sie fest, ob Sie Klauseln aus der Klauselsammlung ergänzen oder verwenden und welche Dokumente zusammengesetzte Dokumente sein werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Planen der Strukturen von Vertragsdokumenten [Seite 11].
3. Fügen Sie in einem beliebigen Open-XML-Editor Inhalt hinzu, indem Sie die verfügbaren Formatvorlagen zur Abgrenzung von Klauseln verwenden. Wenden Sie Formatvorlagen auf die Absätze in den zusammengesetzten Dokumenten wie im Abschnitt über das Erstellen von Dokumenten im erweiterten Arbeitsablauf beschrieben an.
4. Laden Sie die Dokumente als Hauptvertrags- oder Vertragsergänzungsdokumente in eine Vorlage oder in einen Vertragsarbeitsbereich. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Laden zusammengesetzter
Vertragsdokumente [Seite 38].
5. (Optional) Richten Sie die Klauselsammlung ein. Ein designierter Benutzer muss die Klauselsammlung mit Vertragsklauseln füllen, damit andere Benutzer diese in Vertragsarbeitsbereiche einbinden können. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Hinzufügen und Ändern von Klauseln in der Klauselsammlung [Seite 46].
6. (Optional) Fügen Sie dem zusammengesetzten Dokument Klauseln aus der Klauselsammlung hinzu oder ersetzen Sie diese. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Informationen zum Arbeiten mit
zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 12] und Ersetzen von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 16].
7. (Optional) Richten Sie Dokumenteigenschaften ein und fügen Sie den zusammengesetzten Dokumenten Dokumenteigenschaftsfelder hinzu. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verwenden von Vertragsfeldern als Dokumenteigenschaften [Seite 75].
8. Ändern Sie das Dokument und erzeugen Sie neue Versionen nach Bedarf. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 12].
Weitere Informationen
Informationen zur Vertragserstellung
Planen der Strukturen von Vertragsdokumenten
Gehen Sie zum Planen der Struktur eines zusammengesetzten Vertragsdokuments (Hauptvertrag oder Vertragsergänzung) in einer Vorlage oder in einem Arbeitsbereich wie folgt vor:
Entscheiden Sie, ob Sie die Klauselsammlung verwenden möchten, und wählen Sie Text aus, den Sie in die Klauselsammlung einfügen möchten. Klauseln in der Sammlung sind in der Regel Textabschnitte, die in mehreren Verträgen wiederverwendet werden.
Legen Sie Klauselbegrenzungen fest. Legen Sie Auffangklauseln und alternative Klauseln fest (Klauseln mit derselben oder einer ähnlichen Funktion, die jedoch alternativen Text für Unterschiede wie Vertragsspeicherort, Vertragsbedingungen oder Warenart enthalten).
Legen Sie fest, welche Dokumente als zusammengesetzte Dokumente (Hauptvertrags- oder
Vertragsergänzungsdokumente) erzeugt oder geladen werden. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte:
● Hauptverträge oder Vertragsergänzungen müssen im docx-Format gespeichert werden.
● Eine Vorlage oder ein Projektarbeitsbereich kann nur ein Hauptvertragsdokument, aber mehrere Vertragsergänzungsdokumente haben.
● Wenn Sie für ein Dokument keine Vertragserstellungsfunktionen nutzen, können Sie das Dokument als nicht zusammengesetztes Dokument laden.
Legen Sie Dateibegrenzungen fest. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte:
● Die maximal zulässige Dateigröße für das Heraufladen beträgt 20 MB.
● Die zum Heraufladen eines Microsoft-Word-Vertragsdokuments benötigte Zeit verhält sich proportional zur Größe des Dokuments, d. h., größere Dokumente benötigen gegebenenfalls mehr Zeit zum Laden.
● Wenn Ihr Unternehmen sehr umfangreiche Verträge verhandelt, sollten Sie in Betracht ziehen, diese zur Leistungssteigerung in kleinere Dokumente zu unterteilen.
Arbeiten mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten
Informationen zur Arbeit mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 12]
Bearbeiten eines zusammengesetzten Vertragsdokuments mit der Schemaansicht [Seite 13]
Ersetzen von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 16]
Hinzufügen und Verschieben von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 17]
Löschen von Klauseln [Seite 17]
Hochladen von Änderungen aus einer Dokumentdatei in die Schemaansicht [Seite 18]
Bearbeiten von Klauseltexten in zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 18]
Bearbeiten eines zusammengesetzten Vertragsdokuments in Microsoft Word [Seite 19]
Umwandeln einer Klausel in einen Abschnitt [Seite 19]
Konfigurieren von Bedingungen für Klauseln [Seite 20]
Anwenden von Bedingungen in einem zusammengesetzten Vertragsdokument mit der Funktion für die umfangreiche Bearbeitung [Seite 21]
Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage [Seite 24]
Abschließen von zusammengesetzten Dokumenten [Seite 29]
Informationen zum Einbetten von Dokumenten mit Vertragspositionen als Tabellen in zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 30]
Informationen zur Arbeit mit zusammengesetzten Vertragsdokumenten
Wenn Sie kein zusammengesetztes Vertragsdokument (Hauptvertrag oder Vertragsergänzung) haben, das bereits in einem Projekt geladen ist, erhalten Sie weitere Informationen dazu unter Laden zusammengesetzter
Vertragsdokumente [Seite 38].
Wenn Sie mit einem zusammengesetzten Vertragsdokument arbeiten, das bereits in einem Projekt geladen ist, können Sie das Dokument mit Microsoft Word oder einem beliebigen Open-XML-Editor bearbeiten. In vielen Fällen ist es jedoch einfacher, über die Registerkarte Schemaansicht einzelne Komponenten des Dokuments, d. h.
Klauseln und Abschnitte, anzuzeigen, zu verschieben, hinzuzufügen, zu ersetzen und zu löschen.
Eine Klausel entspricht einem Absatz oder mehreren Absätzen, die als Einheit behandelt werden. Klauseln werden in der Klauselsammlung von SAP Ariba Contracts gespeichert und daraus abgerufen. Abschnitte enthalten Klauseln und ermöglichen das Organisieren der Klauseln.
Die Registerkarte Schemaansicht eines zusammengesetzten Vertragsdokuments zeigt ein Schema des
Dokuments mit der Darstellung von Abschnitten und Klauseln an. Sie können in den Darstellungen der Abschnitte
und Klauseln anhand der Menüoptionen und mit Drag-and-Drop-Vorgängen Klauseln verschieben, ersetzen und löschen. Indem Sie die Schemaansicht zum Ändern von Abschnitten und Klauseln verwenden, können Sie Probleme mit Abschnitts- und Klauselbegrenzungen auf ein Minimum reduzieren.
Wenn Sie ein zusammengesetztes Vertragsdokument laden wollen, erhalten Sie weitere Informationen unter Laden zusammengesetzter Vertragsdokumente [Seite 38].
Bearbeiten eines zusammengesetzten
Vertragsdokuments mit der Schemaansicht
Mithilfe der Schemaansicht können Sie die Darstellung eines zusammengesetzten Vertrags (Hauptvertrag oder Vertragsergänzung) anzeigen und die Komponenten des Dokuments, d. h. die Abschnitte und Klauseln, ändern.
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie das Projekt und navigieren Sie zur Registerkarte Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Dokumenttitel eines zusammengesetzten Dokuments, und wählen Sie Details anzeigen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Schemaansicht.
Die Schemaansicht zeigt einen Entwurf eines zusammengesetzten Vertragsdokuments und umfasst die Abschnitte und Klauseln des Dokuments. Ein Vertragsdokument wird Anhand von Abschnitten hierarchisch organisiert. Abschnitte werden fett und mit einem Erweiterungspfeil links dargestellt:
Mein Abschnitt
Abschnitte sind nur auf der Basis von Vertragsdokumenten vorhanden, nicht aber in der Klauselsammlung.
SAP Ariba Contracts zeigt einen Ausschnitt (die ersten 200 Zeichen) jeder Klausel in der Schemaansicht an. In der Schemaansicht können die folgenden Klauselarten angezeigt werden:
○ Vorlage: Die Klausel war Bestandteil der Originalvorlage.
○ Sammlung: die Klausel aus der Klauselsammlung, die Sie ersetzt haben
○ Nicht standardmäßig: die Klausel, die Sie durch manuelle Bearbeitung des Textes geändert haben
○ Ad-hoc: die Klausel, die Sie aus einer externen Quelle hinzufügen.
Jede Klausel wird in der Klauselsammlung als separates Microsoft-Word-Dokument gespeichert. Klauseln werden mit einem Titel zur Klauselsammlung hinzugefügt, damit die Mitglieder des Klauselsammlungsteams die Klauseln einfacher organisieren können. Die Klauseltitel werden jedoch nicht in der Schemaansicht angezeigt.
Neben einer Klausel kann das Symbol ALT angezeigt werden. Dadurch wird angezeigt, dass die
Klauselsammlung mindestens eine veröffentlichte Klausel in dem Ordner enthält, der für alternative Klauseln vorgesehen ist. Weitere Informationen zum Ersetzen einer Klausel durch eine alternative Klausel erhalten Sie unter Ersetzen von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten [Seite 16].
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
○ Hinzufügen oder Entfernen einer Klausel [Seite 17]
○ Ersetzen einer Klausel [Seite 16]
○ Löschen einer Klausel [Seite 17]
Außerdem können Sie die in den folgenden Tabellen aufgelisteten Aktionen durchführen:
○ In der Schemaansicht mögliche Aktionen für eine Klausel [Seite 14]
○ In der Schemaansicht mögliche Aktionen für Abschnitte [Seite 15]
○ In der Schemaansicht mögliche Aktionen für ein Dokument [Seite 15]
5. Nach Abschluss Ihrer Änderungen können Sie das Dokument abschließen [Seite 29]. Dies ändert den Dokumentstatus so, dass er nicht mehr geändert werden kann (weder manuell noch durch automatische Aktualisierungen von Dokumenteigenschaftsfeldern), wenn sich Werte in Vertragsfeldern ändern.
In der Schemaansicht mögliche Aktionen für eine Klausel
Aktion Option
Eine oder mehrere neue Klau
seln zum Dokument hinzufü
gen
Wählen Sie Aktionen Klausel(n) hinzufügen aus, um auf die Klauselsammlung zuzu
greifen. Erweitern Sie die Ordner in der Klauselsammlung und aktivieren Sie die Kontrollkäst
chen für die Klauseln, die Sie einschließen möchten.
Eine Klausel bearbeiten Laden Sie das Dokument in Ihr System herunter, bearbeiten Sie es mit Microsoft Word oder ei
nem anderen OpenXML-Editor, und laden Sie es wieder hoch oder verschieben Sie es durch Zie
hen-und-Ablegen zurück in den Ziehen-und-Ablegen-Bereich oben links auf dem Bildschirm
„Dokument“.
Eine Klausel ersetzen Wählen Sie die Klausel aus und wählen Sie anschließend Aktionen Ersatz , um eine Er
satzklausel aus der Klauselsammlung auszuwählen. Wenn Sie eine Klausel ersetzen, werden das Dokument auf Ihrem Desktop-PC und die Schemaansicht aktualisiert.
Weitere Informationen finden Sie unter Ersetzen von Klauseln in zusammengesetzten Vertrags
dokumenten [Seite 16].
Eine Klausel verschieben Wählen Sie die Klausel aus und verschieben Sie diese per Drag-and-Drop in den neuen Spei
cherort.
Eine Klausel löschen Wählen Sie die Klausel aus und wählen Sie anschließend Aktionen Löschen , um die Klausel zu löschen. SAP Ariba Contracts ersetzt diese Klausel durch den Text „Klausel absicht
lich gelöscht“. Weitere Informationen erhalten Sie unter Löschen von Klauseln [Seite 17].
Version einer Klausel anzeigen Wählen Sie die Klausel aus und wählen Sie anschließend Aktionen Versionen anzeigen , um die Versionen einer Klausel anzuzeigen. Sie können den Klauselnamen auswählen und an
schließend Dokument ersetzen, um eine Version einer Klausel durch eine andere zu ersetzen.
Eine Klausel in einen Abschnitt
umwandeln Wählen Sie die Klausel aus und wählen Sie anschließend Aktionen In höheren Bereich verschieben , um eine Klausel in eine Abschnittsüberschrift umzuwandeln. Weitere Informati
onen erhalten Sie unter Verschieben einer Klausel in einen höheren Bereich [Seite 19].
Klauselanzeige filtern Wählen Sie das Menü Klauselart und anschließend eine Klauselart aus. Damit werden die in der Schemaansicht angezeigten Klauseln gefiltert. Sie können alle Klauseln anzeigen, indem Sie Alle auswählen.
In der Schemaansicht mögliche Aktionen für Abschnitte
Aktion Option
Neuen Abschnitt zum Doku
ment hinzufügen Aktionen Neuen Abschnitt hinzufügen , um einen neuen Abschnitt zum Dokument hin
zuzufügen. Sie können den neuen Abschnitt per Drag-and-Drop positionieren und Klauseln in den neuen Abschnitt verschieben.
Reduzierte Abschnitte erwei
tern oder erweiterte Ab
schnitte reduzieren
Wählen Sie das Tabellensymbol aus und dann Erweiterung Alle erweitern oder Alle reduzieren.
Exportieren einer Liste von
Klauseln nach Microsoft Excel Wählen Sie das Tabellensymbol aus und wählen Sie anschließend Nach Excel exportieren Alle Zeilen exportieren .
Einen Unterabschnitt hinzufü
gen
Wählen Sie den Namen des Abschnitts aus und anschließend Neuen Abschnitt hinzufügen, um einen Unterabschnitt zu erstellen.
Eine Klausel zum Abschnitt hinzufügen
Wählen Sie den Namen des Abschnitts aus und wählen Sie dann Klausel(n) hinzufügen.
Einen Abschnitt löschen Wählen Sie den Namen des Abschnitts und dann Löschen.
Einen Abschnitt bearbeiten Wählen Sie den Namen des Abschnitts und dann Bearbeiten.
In der Schemaansicht mögliche Aktionen für ein Dokument
Kontext
Aktion Option
Neue Version des Dokuments
speichern Wählen Sie Aktionen Als neue Version speichern aus, um eine neue Version des Doku
ments zu speichern. Sie müssen das Dokument zunächst zusammensetzen, bevor Sie eine neue Version speichern können.
Felder hinzufügen, die in Ihrem Dokument automatisch aktua
lisiert werden
Wählen Sie Aktionen Dokumenteigenschaften einrichten . Dokumenteigenschaften sind Felder, die Microsoft Word in Ihre zusammengesetzten Dokumente einfügt und aktualisiert, wenn Sie den Vertragsarbeitsbereich aktualisieren. Sie können bearbeitbare Eigenschaften wie ein Inkrafttretungsdatum haben oder auch nicht bearbeitbare Eigenschaften wie einen Liefer
antennamen.
Navigation anzeigen oder aus
blenden Wählen Sie Aktionen Ein-/Ausblenden Schema-/Dokumentnavigation aus.
Zwei Versionen des Doku
ments vergleichen Wählen Sie Aktionen Ein-/Ausblenden Filter für Versionsvergleich aus. Mit diesem Filter können Sie zwei Versionen eines Dokuments vergleichen. Wählen Sie die zu vergleichen
den Versionen aus dem Menü Versionsvergleich zwischen aus oder klicken Sie auf In Microsoft Word vergleichen. Mit diesem Filter können Sie die Spalte „Änderung“ hinzufügen, in der die Art der Änderungen aufgeführt wird, die an den verschiedenen Klauseln vorgenom
men wurde. Außerdem können Sie Aktionen Nur bearbeitete Klausel(n) auswählen, um das Dokument noch stärker zu filtern und nur die geänderten Klauseln anzuzeigen.
Aktion Option In der Schemaansicht ange
zeigte Spalten steuern Wählen Sie das Tabellensymbol aus und anschließend Spalten anzeigen/ausblenden Klausel , Eigentümer, Bedingungen, Art, Anmerkungen oder Aktion, um diese Spalten ein- oder auszublenden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Hinzufügen von Bedingungen zu Klauseln [Seite 20].
Ersetzen von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie die Schemaansicht für das zusammengesetzte Vertragsdokument, wie unter Öffnen der Schemaansicht eines zusammengesetzten Vertragsdokuments [Seite 13] beschrieben.
2. Navigieren Sie in den Bereich links von der Klausel, und klicken Sie auf Aktionen Ersetzen . Ein Fenster mit der Klauselsammlung wird geöffnet. Erweitern Sie die Ordner in der Klauselsammlung.
Wenn für die Klausel, die Sie ersetzen möchten, ein Symbol ALT angezeigt wird, enthält die Klauselsammlung mindestens eine veröffentlichte Klausel im selben Ordner, der die aktuelle Klausel enthält. Diese Klauseln sind als alternative Klauseln vorgesehen. Klicken Sie auf das Symbol ALT. Ein Fenster mit dem Ordner in der Klauselsammlung wird geöffnet.
3. (Optional) Verwenden Sie die Kennzeichnungen (falls vorhanden) neben den Klauseln in der Sammlung, um die Ersatzklausel einfach auswählen zu können. Diese Kennzeichnungen werden von einem Mitglied des
Klauselsammlungsteams angewendet und können mit den folgenden Optionen verwendet werden:
○ Bevorzugt: eine Klausel, die bevorzugt zu Beginn von Verhandlungen mit Lieferanten oder Kunden verwendet wird
○ Alternativ: eine Klausel in einer alternativen, aber ebenso richtigen Sprache für eine bevorzugte Klausel
○ Ersatz: eine Klausel, die verwendet wird, wenn ein Lieferant oder Kunde die Sprache einer bevorzugten oder alternativen Klausel ablehnt.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Klausel, die Sie als Ersatz verwenden möchten. Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie in einem Vertragsarbeitsbereich an einem Dokument arbeiten und eine vorab genehmige Klausel aus der Klauselsammlung ersetzen, dann wird die Art in Sammlung geändert. Wenn Sie an einem Dokument in einer Projektvorlage arbeiten, wird die Art der ersetzten Klausel nicht geändert.
5. In der Schemaansicht wird neben der Ersatzklausel ein Informationssymbol angezeigt.
Wenn Sie auf das Informationssymbol klicken, wird ein Textfeld mit der Klauselbeschreibung geöffnet, die der Autor der Klausel hinzugefügt hat. Sie können diesen Text ersetzen oder Informationen hinzufügen,
beispielsweise einer Erläuterung Ihrer Ersetzung.
Hinzufügen und Verschieben von Klauseln in zusammengesetzten Vertragsdokumenten
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie die Schemaansicht für das zusammengesetzte Vertragsdokument, wie unter Öffnen der Schemaansicht eines zusammengesetzten Vertragsdokuments [Seite 13] beschrieben.
2. Um Klauseln aus der Klauselsammlung zu einem bestimmten Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie auf den Abschnitt und wählen Sie Klausel(n) hinzufügen aus.
Um am Ende eines Dokuments Klauseln hinzuzufügen, gehen Sie in die obere rechte Ecke der Schemaansicht und klicken Sie auf Aktionen Klausel(n) hinzufügen .
Ein Fenster mit der Klauselsammlung wird geöffnet. Erweitern Sie die Ordner in der Klauselsammlung, aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Klauseln, die Sie Ihrem Dokument hinzufügen möchten, und klicken Sie auf OK.
3. Um eine Klausel zu verschieben, wählen Sie diese aus, und positionieren Sie sie per Drag-and-Drop am neuen Speicherort.
Löschen von Klauseln
Kontext
Ihre Standardinstallation umfasst eine Leere Klausel in der Klauselsammlung. Die leere Klausel ist eine Klausel mit dem Namen und der Art „Leere Klausel“. Wenn Sie eine Klausel löschen, ersetzt SAP Ariba diese standardmäßig durch eine leere Klausel. Dieses Verhalten soll die Nummerierung im Klauseldokument beibehalten und ungültige Referenzen auf bestimmte Abschnitts- oder Klauselnummerierungen im zusammengesetzten Dokument
verhindern. Wenn die Site-Konfigurationsoption Application.ACM.SoftClauseDeletion geändert und auf No festgelegt wird, entfernt das Löschen einer Klausel diese Klausel ersatzlos. Weitere Informationen finden Sie unter Site-Konfigurationsoptionen für die Vertragserstellung [Seite 90].
Die leere Klausel enthält den folgenden Standardtext:
Klausel absichtlich gelöscht.
Wenn Ihre Klauselsammlung keine veröffentlichte leere Klausel enthält, tritt beim Löschen von Klauseln im System unter Umständen ein unerwartetes Verhalten auf. Ein Beispiel: Sie können eine Klausel scheinbar nicht aus der Schemaansicht löschen oder sehen nicht, dass Klauseln, die mit Microsoft Word gelöscht wurden, in der Schemaansicht nicht gelöscht werden.
Vorgehensweise
1. Prüfen Sie, ob es eine veröffentlichte Klausel mit dem Namen und der Art Leere Klausel in der Klauselsammlung gibt.
2. So löschen Sie eine Klausel über die Registerkarte Schemaansicht (SAP Ariba empfiehlt diese Methode):
1. Öffnen Sie die Schemaansicht für das zusammengesetzte Vertragsdokument, wie unter Öffnen der Schemaansicht eines zusammengesetzten Vertragsdokuments [Seite 13] beschrieben.
2. Navigieren Sie in den Bereich links von der Klausel, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Aktionen Löschen .
3. So löschen Sie eine Klausel mit Microsoft Word (SAP Ariba empfiehlt die Verwendung dieser Methode nicht):
1. Laden Sie den Namen des Dokuments in Ihr System herunter.
2. Öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word oder einem anderen OpenXML-Editor.
3. Löschen Sie die Klausel.
4. Speichern Sie das Dokument und laden Sie herauf, oder ziehen Sie es und legen es in der Anwendung ab.
Hochladen von Änderungen aus einer Dokumentdatei in die Schemaansicht
Kontext
Wenn Sie die Funktionen für die optimierte Vertragserstellung nicht aktiviert haben, müssen Sie Änderungen aus einem Dokument in die Schemaansicht hochladen, damit das aktualisierte Dokument im System mithilfe der Desktop-Dateisynchronisierung mit dem Dokument auf dem Server synchronisiert wird. Falls Sie die Funktionen für die optimierte Vertragserstellung aktiviert haben, können Sie das aktualisierte Dokument auf den Bereich oben links im Bild ziehen und dort ablegen oder das im System gefundene Dokument hochladen, um die Schemaansicht zum Dokument anzuzeigen.
Bearbeiten von Klauseltexten in zusammengesetzten Vertragsdokumenten
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie die Schemaansicht für das zusammengesetzte Vertragsdokument, wie unter Öffnen der Schemaansicht eines zusammengesetzten Vertragsdokuments [Seite 13] beschrieben.
2. Laden Sie die in Ihr System herunter. Bearbeiten Sie den Klauseltext in Microsoft Word oder einem anderen OpenXML-Editor.
3. Speichern Sie die Datei, und schließen Sie den Editor.
4. Ziehen Sie die modifizierte Datei auf Ihrem Desktop in den Ziehen-und-Ablegen-Bereich oben links in der Anwendung (oder laden Sie das Dokument herauf, nachdem Sie auf Ihrem System zu der Datei navigiert sind), um das Dokument zu aktualisieren.
Bearbeiten eines zusammengesetzten Vertragsdokuments in Microsoft Word
In den meisten Fällen ist das Hinzufügen, Ersetzen, Verschieben und Löschen von Klauseln in einem zusammengesetzten Vertragsdokument (Hauptvertrag oder Vertragsergänzung) über die Registerkarte Schemaansicht einfacher. Wenn Sie die Klauselsammlung jedoch nicht verwenden und die Inhalte direkt
bearbeiten möchten, können Sie das Dokument mit Microsoft Word oder einem beliebigen Open-XML-Editor direkt bearbeiten.
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie Ihr Projekt und navigieren Sie zum Bereich Dokumente.
2. Klicken Sie auf das Microsoft-Word-Symbol neben dem zusammengesetzten Vertragsdokument.
3. Eine Microsoft-Word-Datei für Ihr Dokument wird heruntergeladen. Bearbeiten Sie den Text in einem beliebigen Open-XML-Editor. SAP Ariba empfiehlt Microsoft Word. Außerdem empfiehlt SAP Ariba Folgendes:
○ Wenn Sie den Text ersetzen möchten, entfernen Sie zunächst den nicht mehr benötigten Text, und fügen Sie anschließend den neuen Text ein.
4. Speichern Sie die Datei und schließen Sie den Editor.
5. Ziehen Sie die aktualisierte Datei auf den Bereich oben links im Bild und legen Sie sie dort ab. Stattdessen können Sie nach der Datei auch suchen und sie heraufladen. In einer Warnung werden gefragt, ob Sie das Dokument prüfen oder die Änderungen verwerfen möchten. Wenn Sie das Dokument prüfen, werden Sie zur neuen Redlining-Ansicht weitergeleitet (falls Sie die Aktivierung der Funktionen zur optimierten
Vertragserstellung angefordert haben), in der Sie die Änderungen prüfen und übernehmen oder verwerfen können.
Umwandeln einer Klausel in einen Abschnitt
Kontext
Durch das Umwandeln einer Klausel in einen Abschnitt können Sie einen Abschnitt in der Schemaansicht ändern.
Sämtliche Ad-hoc-Inhalte, die Sie während einer Verhandlung einem Vertragsdokument in Microsoft Word hinzufügen, werden als Klausel hinzugefügt. Werden neue Abschnitte in der Schemaansicht des
Vertragsdokuments fälschlicherweise als Klauseln angezeigt, können Sie die Klauseln mit In höheren Bereich
verschieben in Abschnitte umwandeln. Das Setzen von Lesezeichen wirkt sich nicht auf diese Verschiebung in einen höheren Bereich aus.
Einschränkungen
Die folgenden Punkte finden Anwendung, wenn Sie eine Klausel in einen Abschnitt umwandeln:
● Sie können das Umwandeln einer Klausel in einen Abschnitt in der Schemaansicht nicht mehr rückgängig machen. Falls Sie eine Klausel irrtümlich in einen höheren Bereich verschoben haben, müssen Sie den Abschnitt aus der Schemaansicht löschen und den Text erneut als Klausel hinzufügen.
● SAP Ariba Contracts verwendet den ersten Absatz eines Abschnitts als Abschnittstitel. Informationen zu Einschränkungen für Abschnittstitel finden Sie unter In der Schemaansicht mögliche Aktionen für Abschnitte [Seite 15].
● Die Zeichenbeschränkung für die Anzeige von Abschnitten in der Schemaansicht beträgt 255 Zeichen. Ist eine Klausel, die Sie in einen Abschnitt umwandeln möchten, länger als 255 Zeichen, so werden in der Schemaansicht nicht alle Zeichen angezeigt. Im Microsoft-Word-Dokument werden jedoch alle Zeichen angezeigt. Abschnittstitel werden in der Schemaansicht nicht umbrochen.
● Der Abschnitt, den Sie in einen höheren Bereich verschieben, verbleibt an derselben Stelle wie die ursprüngliche Klausel. Sie können ihn per Drag-and-Drop an eine neue Position verschieben.
● Wenn Sie mehrere Klauseln in Abschnitte umwandeln müssen, sollten Sie diese alle in einen höheren Bereich und anschließend Klauseln per Drag-and-Drop dorthin verschieben. Wenn Sie umfassende Änderungen an der Dokumentstruktur vornehmen, können Sie keine Klauseln mehr in einen höheren Bereich verschieben. Sie müssen das Dokument an dieser Stelle neu erzeugen und anschließend an die Schemaansicht zurückgeben und die übrigen Klauseln in Abschnitte umwandeln.
● Jedes Mal, wenn Sie eine Klausel in einen Abschnitt umwandeln, verändern Sie die Struktur des
Dokuments. SAP Ariba Contracts berechnet die Beziehung zwischen den Abschnitten und Klauseln für jede einzelne Umwandlung in einen Abschnitt neu. Dieser Prozess kann bei umfangreichen Dokumente langsam sein.
Vorgehensweise
1. Navigieren Sie in einer Vorlage oder in einem Vertragsarbeitsbereich zur Schemaansicht eines Vertragsdokuments. Vergewissern Sie sich, dass das Dokument nicht veröffentlicht ist.
2. Wählen Sie Aktionen Klauseln in Abschnitte umwandeln rechts neben der Klausel, die Sie in einen höheren Bereich verschieben möchten.
3. Verschieben Sie den Abschnitt per Drag-and-Drop an die richtige Stelle in der Schemaansicht, und verschieben Sie geeignete Klauseln dorthin.
Konfigurieren von Bedingungen für Klauseln
Wenn Sie in Projektvorlagen an zusammengesetzten Vertragsdokumenten (Hauptvertrags- oder
Vertragsergänzungsdokumente) arbeiten, können Sie Bedingungen anwenden, um einzelne Klauseln je nach Bedingungswerten ein- oder auszuschließen. Sie könnten eine Klausel beispielsweise nur dann einschließen, wenn für das Feld Regionen die Option APAC Asien-Pazifik festgelegt ist. Definieren Sie zunächst eine Bedingung, die
wahr ist, wenn das Feld Regionen auf APAC Asien-Pazifik gesetzt ist. Wenden Sie anschließend die Bedingung auf die Klausel an.
Voraussetzungen
In Projektvorlagen fügen Sie Bedingungen zu Klauseln hinzu. Sie müssen Mitglied des Vorlagenerstellerteams oder des Projekteigentümerteams in einer Projektvorlage sein, um Projektvorlagen bearbeiten zu können.
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie die Projektvorlage, die das zusammengesetzte Vertragsdokument enthält. Wenn der
Projektvorlagenstatus nicht auf Entwurf lautet, erstellen Sie eine neue Version der Vorlage. Navigieren Sie dazu zum Bereich „Eigenschaften“, und wählen Sie Aktion Vorlage Neue Version aus.
2. Definieren Sie die Bedingung für die Klausel auf der Registerkarte Bedingungen. Details zum Definieren von Bedingungen finden Sie im Handbuch zu Projektvorlagen.
3. Navigieren Sie zur Registerkarte Dokumente der Vorlage.
4. Klicken Sie auf den Namen des Vertragsdokuments, und wählen Sie Details anzeigen.
5. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Bedingungen, um die Spalte „Bedingungen“ in der Schemaansicht des Vertragsdokuments anzuzeigen.
6. Klicken Sie für die Klausel, der Sie Bedingungen hinzufügen möchten, in der Spalte „Bedingungen“ auf (ohne) und wählen Sie die zuvor definierte Bedingung aus.
Sie können auch für einen Abschnitt Bedingungen festlegen. Indem Sie einem Abschnitt Bedingungen hinzufügen, gelten diese Bedingungen automatisch für alle Klauseln in diesem Abschnitt. SAP Ariba Contracts zeigt die Klauseln in diesem Abschnitt in der Spalte „Bedingungen“ als übernommen an.
Anwenden von Bedingungen in einem
zusammengesetzten Vertragsdokument mit der Funktion für die umfangreiche Bearbeitung
Voraussetzungen
Sie müssen Dokumente einer Projektvorlage hinzufügen können. Mitglieder der Gruppe Vorlagenersteller und Mitglieder des Teams „Vorlagen“ haben beispielsweise diese Möglichkeit. Sie müssen die optimierte
Vertragserstellung aktiviert haben, um diese Funktion verwenden zu können.
Kontext
Sie können ein Microsoft-Excel-Dokument verwenden, um Bedingungen Klauseln oder Abschnitten in einem Hauptvertrag oder in einer Vertragsergänzung (als zusammengesetztes Vertragsdokument bezeichnet)
zuzuordnen. Mit Bedingungen können Sie Klauseln oder Abschnitte in zusammengesetzten Vertragsdokumenten auf der Basis des Werts in Projektkopffeldern einschließen. Sie können beispielsweise eine Klausel mit
Umweltvorschriften für die USA in einen Hauptvertrag einschließen, wenn der Regionsprojektkopf für die USA gilt.
Im ersten Schritt wird die Bedingungsdatei aus dem zusammengesetzten Vertragsdokument exportiert.
Aktualisieren Sie die Datei und fügen Sie Bedingungen hinzu. Importieren Sie dann die aktualisierte Datei.
Vorgehensweise
1. Öffnen Sie eine Vorlage für Vertragsarbeitsbereiche.
2. Laden Sie ein Dokument mit einem Hauptvertrag oder ein Vertragsergänzungsdokument hoch.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Schemaansicht im Menü Aktionen unter Bedingungszuordnung auf Exportieren.
4. Prüfen Sie die exportierte Bedingungsdatei und bereiten Sie mögliche Änderungen vor.
Die Bedingungsdatei ist eine Excel-Datei, die zwei Arbeitsblätter enthält.
Das erste Blatt, ConditionMapping, ordnet Klauseln oder Abschnitte Bedingungen zu. Dieses Blatt enthält folgende Spalten:
○ Interne ID: die eindeutige ID für einen Abschnitt oder eine Klausel in einem zusammengesetzten Vertragsdokument. Diese internen IDs werden generiert, wenn Sie die Bedingungsdatei exportieren.
Interne IDs der Klausel beginnen mit „Doc“, interne IDs des Abschnitts mit „WS“.
Bedingungen werden nur auf Basis der internen ID angewendet. Die Anordnung des Dateiinhalts spielt keine Rolle.
Hinweis
Interne IDs ändern sich mit der Version eines Dokuments. Bevor Sie eine Bedingungsdatei in ein Dokument importieren, stellen Sie sicher, dass Sie Bedingungen auf eine neu exportierte Bedingungsdatei derselben Version des Dokuments angewendet haben.
○ Abschnittstitel/Klauseltext: der Abschnittstitel oder Klauseltext in einem zusammengesetzten Vertragsdokument. Sie können Bedingungen auf Klauseln oder Abschnitte anwenden.
○ Kombinationsart: Geben Sie Beliebige von, Alle von, Nichts von oder Stimmt nie überein ein, welche auf die in der Spalte Bedingungen referenzierten Bedingungen angewendet werden. Für jede dieser Kombinationsarten müssen Sie die entsprechende Anzahl von Bedingungen wie folgt verwenden:
○ Beliebige von: null oder mehr Bedingungen
○ Alle von: zwei oder mehr Bedingungen
○ Nichts von: eine oder mehr Bedingungen
○ Stimmt nie überein: genau 0 Bedingungen
Hinweis
Die Kombinationsart darf nicht leer sein.
Hinweis
Stimmt nie überein bedeutet, dass der Abschnitt oder die Klausel aus dem Dokument entfernt wird.
○ Bedingungen: Eintrag in der Spalte Eindeutiger Name in Bedingungen, dem zweiten Arbeitsblatt in der Bedingungsdatei. Sie können mehrere Bedingungen mit einem vertikalen Balken (|) voneinander abtrennen.
○ Bedingung aktualisieren: Geben Sie wahr oder falsch ein. Bei „wahr“ sollen die Bedingungen und/oder die Kombinationsart in dieser Zeile aktualisiert werden, bei „falsch“ sollen sie nicht verändert werden.
Wenn Sie die Bedingungsdatei das erste Mal exportieren, wird die Spalte Bedingung aktualisieren auf falsch für alle Zeilen gesetzt.
Das zweite Arbeitsblatt, Bedingungen, definiert Bedingungen und umfasst zwei Spalten:
○ Eindeutiger Name: der eindeutige Name der Bedingung, die Sie auf dem Blatt ConditionMapping in der Spalte Bedingungen eingeben.
○ Ausdruck: die Bedingung selbst; Beispiel: (OR ((Region)is equal to(China))).
Hinweis
Die Ausdrücke auf dem Blatt Bedingungen dienen nur als Referenz. Sie können sie nicht erneut importieren.
Weitere Informationen zum Erstellen von Bedingungen erhalten Sie unter „Konfigurieren von Bedingungen für Klauseln“ im Vertragserstellungshandbuch. Dort wird beschrieben, wie Bedingungen mit einer Klausel in einem Dokument verknüpft werden. Details zur Syntax von Bedingungen erhalten Sie im Handbuch zu Projektvorlagen.
5. Um die Bedingungsdatei zu importieren, kehren Sie zur Registerkarte Schemaansicht zurück, navigieren Sie zum Bereich Bedingungszuordnung und klicken Sie auf Aktionen Importieren . Navigieren Sie zum Ablageort der Datei, die Sie importieren möchten.
Der Import kann möglicherweise nicht in Echtzeit erfolgen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Status aktualisieren, wenn sie angezeigt wird.
6. Prüfen Sie nach dem Import die Spalte Status, die einen der folgenden Werte anzeigt:
○ Wird ausgeführt: Der Importvorgang wird ausgeführt.
○ Abgeschlossen: Der Importvorgang hat die Verarbeitung aller Datensätze (Zeilen) in der Excel-Datei erfolgreich abgeschlossen.
○ Mit Fehlern abgeschlossen: Der Importvorgang hat die Verarbeitung aller Datensätze (Zeilen) in der Datei abgeschlossen, aber das Fehlerprotokoll enthält Fehler.
○ Fehlgeschlagen: Der Importvorgang ist fehlgeschlagen. Er hat nicht alle Datensätze in der Datei verarbeitet.
7. Klicken Sie gegebenenfalls in der Spalte Fehlerprotokoll auf Details anzeigen, um sich die Fehler anzeigen zu lassen.
Wenn Sie nur eine Zeile (die Kopfzeile) sehen, ist kein Fehler aufgetreten.
Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage
Sie können eine textbasierte Syntax in Microsoft Excel zum Massenladen von Bedingungen verwenden.
Bedingungen können einfache Ausdrücke oder kombinierte Ausdrücke sein, die sich aus anderen kombinierten Ausdrücken und/oder einfachen Ausdrücken zusammensetzen.
Voraussetzungen
Sie müssen Dokumente einer Projektvorlage hinzufügen können. Mitglieder der Gruppe „Vorlagenersteller“ und Mitglieder des Teams „Vorlagen“ haben beispielsweise diese Möglichkeit. Sie müssen die optimierte
Vertragserstellung aktiviert haben, um diese Funktion verwenden zu können.
Zum Massenladen von Bedingungen exportieren Sie zuerst Bedingungen von der Registerkarte Bedingungen einer Vorlage „Vertragsarbeitsbereich“. Tragen Sie die Ausdrücke dann in der exportierten Excel-Datei auf dem
Arbeitsblatt Bedingungen in die Spalte Ausdruck ein:
Arbeitsablauf für Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage
Der Arbeitsablauf für das Massenladen von Bedingungen ist getrennt vom Arbeitsablauf, der unter Anwenden von Bedingungen in einem zusammengesetzten Vertragsdokument mit der Funktion für die umfangreiche Bearbeitung [Seite 21] beschrieben wird. Die Syntax für das Schreiben von Bedingungen unterscheidet sich von der Syntax, die in diesem Thema beschrieben wird. Es ist allerdings genau wie im anderen Arbeitsablauf hilfreich, Bedingungen zu erstellen, sie zu exportieren, Änderungen vorzunehmen und dann die Excel-Datei erneut zu importieren.
Wenn Sie z. B. unterschiedliche Bedingungen nach Region oder Abteilung erstellen möchten, können Sie eine Bedingung in der Vorlage erstellen, die Bedingung exportieren, ausschneiden und in Microsoft Excel einfügen, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen, und die Bedingungen anschließend wieder importieren. Wenn die Bedingungen importiert werden, werden sie auf der Registerkarte Bedingungen der Vorlage
„Vertragsarbeitsbereich“ angezeigt.
Geben Sie „wahr“ oder „falsch“ in die Spalte Bedingung aktualisieren ein. „wahr“ bedeutet, dass die Bedingung für diese Zeile aktualisiert werden soll. „falsch“ bedeutet, dass die Bedingung für diese Zeile weder erstellt noch
aktualisiert werden soll. Wenn Sie die Bedingungsdatei das erste Mal exportieren, wird die Spalte Bedingung aktualisieren für alle Zeilen auf „falsch“ gesetzt.
Erstellen der textbasierten Syntax für Bedingungen
Auf der Benutzeroberfläche können Sie einen kombinierten Ausdruck wie z. B. den folgenden erstellen:
Details zum Erstellen von Bedingungen auf der Benutzeroberfläche finden Sie im Handbuch zu Projektvorlagen.
Jede dieser drei Zeilen ist ein einfacher Ausdruck, der als wahr oder falsch ausgewertet wird. Sie können diese drei Zeilen verknüpfen, indem Sie Alle sind wahr, Beliebige sind wahr oder Keine ist wahr wählen.
● Alle sind wahr ist vergleichbar mit „und“ zwischen den einfachen Ausdrücken. Der kombinierte Ausdruck mit Alle sind wahr wird nur dann als wahr ausgewertet, wenn alle drei einfachen Ausdrücke wahr sind.
● Beliebige sind wahr ist vergleichbar mit „oder“ zwischen den einfachen Ausdrücken. Der kombinierte Ausdruck mit Beliebige sind wahr wird als wahr ausgewertet, wenn ein beliebiger der drei einfachen Ausdrücke wahr ist.
● Keine ist wahr ist vergleichbar mit „nicht...und nicht...und nicht“ zwischen den einfachen Ausdrücken. Der kombinierte Ausdruck mit Keine ist wahr wird nur dann als wahr ausgewertet, wenn keiner der einfachen Ausdrücke wahr ist.
Mit Alle sind wahr kann der oben gezeigte kombinierte Ausdruck wie folgt geschrieben werden:
(AND(((Region)is child of(EMEA))((Commodity)is in list(unspsc:5310|unspsc:5311)) ((Client)is equal to(300)))). Dies ist die Syntax für den Excel-Import.
Hinweis
Verwenden Sie die eindeutigen Namen der Felder anstatt ihre lokalisierten Bezeichnungen der
Benutzeroberfläche. Regionen aus der Benutzeroberfläche wird beispielsweise Region, und Abteilungen wird Client.
Im korrekt eingerückten Format sieht der oben angegebene Ausdruck wie folgt aus:
● Die äußeren Klammern (in gelb) sind die Stammklammern des kombinierten Ausdrucks. Diese Klammern schließen den gesamten Ausdruck ein.
● Die nächste Gruppe von Klammern (in türkis) sind die Klammern des kombinierten Ausdrucks. Diese Klammern schließen alle untergeordneten Ausdrücke, einfache und kombinierte, ein.
● Die nächste Gruppe (in grün) sind die Klammern des einfachen Ausdrucks.
● Die innerste Gruppe (in grau) sind schließlich die Klammern für Feldname oder Feldwert. Feldnamen und Feldwerte müssen in Klammern eingeschlossen sein.
Klammern müssen in Gruppen übereinstimmen. Nicht übereinstimmende Klammern verursachen einen Fehler.
Beachten Sie, dass zwischen Ausdrücken keine Trennzeichen stehen.
Um diese Syntax einfach zu schreiben, beginnen Sie mit dem grundlegenden Format:
(AND ( ) )
Schreiben Sie die einfachen Ausdrücke einzeln nacheinander. Schreiben Sie zuerst:
(AND (
((Region) is child of (EMEA)) )
)
Schreiben Sie dann die Zeile für Waren:
(AND (
((Region) is child of (EMEA))
((Commodity) is in list(unspsc:5310|unspsc:5311)) )
)
Verwenden Sie eindeutige Lookup-Schlüssel für Feldwerte. Verwenden Sie bei mehreren Lookup-Schlüsseln einen Doppelpunkt. Oben stellt unspsc:5310 beispielsweise die Ware „Bekleidung“ in der Domäne UNSPSC dar.
Mehrere Feldwerte werden durch einen vertikalen Strich (|) voneinander getrennt.
Felder können folgende Arten haben: Boolesch (wahr/falsch), Datum, Dezimalzahl, Double (Dezimalzahl), Gruppe (eindeutiger Name), Ganzzahl, Währung, Mehrzeiliger Text (Zeichenfolge), Prozentsatz, Zeichenfolge, Text (Zeichenfolge), Mehrfachauswahl von Text (mehrere Zeichenfolgen), URL-Link (Zeichenfolge), Benutzer (eindeutiger Name) und „Mehrere Benutzer auswählen“.
Hinweis
Verwenden Sie für das Datum, das einheitliche Datumsformat für Ihr Gebietsschema, z. B. MM/DD/YYYY für das Gebietsschema in den USA. Für ein anderes Gebietsschema müssen Sie möglicherweise DD.MM.YYYY verwenden oder welches Format Ihrem Standarddatumsformat entspricht.
Zu den vordefinierten Feldern, die verwendet werden können, zählen folgende: Commodity, Region, Client, Supplier und Organization. Eine vollständige Liste der vordefinierten Felder und Informationen zu benutzerdefinierten Feldern finden Sie unter Verwenden vordefinierter und benutzerspezifischer Felder beim Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage [Seite 27].
Einige Datenfeldwerte müssen mit bestimmten Werten im System übereinstimmen, wie z. B. Werten für Regionen oder Warengruppen. Verwenden Sie für diese Feldarten eine Exportaufgabe, um herauszufinden, wie die
spezifischen Werte aussehen sollten. Wenn Sie nicht auf die erforderliche Exportaufgabe zugreifen können, wenden Sie sich an Ihren Kundenadministrator.
Verwenden vordefinierter und benutzerspezifischer Felder beim Massenladen von Bedingungen in eine
Vertragsarbeitsbereichsvorlage
Beim Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage mit Microsoft Excel können Sie sowohl vordefinierte als auch benutzerspezifische Felder verwenden.
Die folgende Tabelle enthält die Namen der vordefinierten Felder, die beim Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage verwendet werden können. Verwenden Sie in der Excel-Datei den eindeutigen Namen aus der ersten Spalte in der folgenden Tabelle und nicht den in der zweiten Spalte angezeigten Namen aus der Benutzeroberfläche.
Wenn Ihre Site benutzerspezifische Felder verwendet und Sie eindeutige Namen aus den Namen auf der Benutzeroberfläche generieren möchten, fügen Sie das Präfix cus_ hinzu und entfernen Sie alle Leerzeichen im Namen der Benutzeroberfläche. Ein benutzerspezifisches Feld mit dem Namen Bestellauftragsbetrag (Purchasing Order Amount) auf der Benutzeroberfläche erhält z. B. den eindeutigen Namen cus_PurchasingOrderAmount. Sie erhalten die eindeutigen Namen der Felder auch, wenn Sie zuerst Bedingungen exportieren wie in Massenladen von Bedingungen in eine Vertragsarbeitsbereichsvorlage [Seite 24] beschrieben. Wenn eine Bedingung für ein Feld definiert ist, sehen Sie den eindeutigen Namen des Felds in der Excel-Datei als Teil des Ausdrucks für diese Bedingung.
Eindeutiger Name Name aus Benutzeroberfläche
Active Aktiv
AdhocSpendUsers Benutzer von Nichtkatalog-Ausgaben
AffectedParties Betroffene Parteien
AgreementDate Vertragsdatum
Eindeutiger Name Name aus Benutzeroberfläche AllowAdhocSpend Nichtkatalog-Ausgaben zulassen
AmendmentReason Ergänzungsgrund
Amount Vertragsbetrag
arb_CompanyCode Buchungskreis
arb_DocumentCategory Dokumentkategorie
arb_DocumentType Dokumentart
arb_PaymentTerms Zahlungsbedingungen
arb_PurchasingGroup Einkaufsgruppe
arb_PurchasingOrganization Einkaufsorganisation
AutoRenewalCount Anzahl automatischer Erneuerungen AutoRenewalInterval Verlängerungsintervall (Monate)
BaseLanguage Basissprache
BeginDate Startdatum
BusinessSystem Externes System
Client Abteilungen
Commodity Ware
ComplexSpendAmount Genehmigter Gesamtbetrag ComplexSpendAvailableAmount Verfügbarer Betrag ComplexSpendReleaseApprovers Genehmiger von Freigaben ComplexSpendReleaseCreators Ersteller von Freigaben ContractCreationSupplierClassificatio
n
Mindeststatus des Lieferanten für Vertragserstellung
ContractId Vertrags-ID
ContractIntegrationSupplierClassifica tion
Mindeststatus des Lieferanten für ERP-Vertragsintegration
ContractPublishingSupplierClassificat ion
Mindeststatus des Lieferanten für Vertragsveröffentlichung
ContractStatus Vertragsstatus
DisplayStatus Status
EffectiveDate Datum des Inkrafttretens
EndDate Enddatum
EngagementRequestId Projekt für Verpflichtungsanforderungen
ExpirationDate Ablaufdatum
ExpirationTermType Fristart
ExpiringEmailRecipients E-Mail-Empfänger von Nachrichten zum Ablaufen der Qualifizierung ExpiringReminderBegin E-Mail-Benachrichtigung
Eindeutiger Name Name aus Benutzeroberfläche
ExpiringReminderFrequency Häufigkeit der Erinnerung an das Ablaufen ExternalPublishVersion Extern veröffentlichte Version
HierarchicalType Hierarchieart
InternalId ID
IsComplexSpendWorkspace Kombinierte Ausgaben
IsEvergreen Ist unbefristet
IsInProjectTemplate Ist in Projektvorlage
MaxAutoRenewalsAllowed Höchstanzahl Verlängerungen
NoticeDate Benachrichtigungsdatum
NoticeEmailRecipients E-Mail-Empfänger benachrichtigen
NoticePeriod Benachrichtigungszeitraum (Tage)
NoticeReminderBegin E-Mail-Benachrichtigung über Vertragsablauf NoticeReminderFrequency Häufigkeit der Benachrichtigungen vor dem Ablaufen
Origin Ursprung
OriginalExpirationDate Ursprüngliches Ablaufdatum
Owner Eigentümer
ParentAgreement Übergeordneter Vertrag
ProcessStatus Prozessstatus
ProposedAmount Vorgeschlagener Vertragsbetrag
ProposedIncrementalAmount Vorgeschlagener inkrementeller Betrag für Genehmigung
Region Regionen
RelatedId Zugehörige ID
SelectLineItemToSendExternalSystem Auswahl von Positionen zum Senden an ein externes System aktivieren
Status Projektstand
Supplier Lieferant
TimeCreated Erstellungszeit
TimeUpdated Aktualisierungszeit
UserGroups Benutzergruppen
UserPermissions Benutzerberechtigungen
Workspace Arbeitsbereich
Abschließen von zusammengesetzten Dokumenten
Sie können festlegen, dass ein veröffentlichtes zusammengesetztes Dokument in Bezug auf den Text und die Attribute des Dokuments unverändert („final“) bleibt. Sie können diese Funktion verwenden, wenn Sie einen
Vertragsarbeitsbereich bearbeiten oder ergänzen und Ihre zusammengesetzten Dokumente auf einem Stand sind, den Sie nicht ändern möchten, weder manuell noch durch automatische Aktualisierungen von
Dokumenteigenschaftsfeldern bei Änderungen von Vertragsfeldwerten.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie auf der Registerkarte Dokumente Ihres Vertragsarbeitsbereichs den Namen des veröffentlichten zusammengesetzten Dokuments aus.
2. Um das Dokument automatisch fertigzustellen, wenn der Arbeitsbereich veröffentlicht wird, wählen Sie Aktion Attribute bearbeiten . Wählen Sie auf der Attributseite für die Option Bei Veröffentlichung automatisch fertig stellen den Wert Ja aus. Klicken Sie auf Speichern.
Sie können die Option Bei Veröffentlichung automatisch fertig stellen auch festlegen, wenn Sie ein zusammengesetztes Vertragsdokument laden.
3. Um das Dokument umgehend fertigzustellen, wählen Sie Aktion Fertig stellen . Der Status des Dokuments wird in „Fertig gestellt“ geändert.
Ergebnisse
Sie können später noch definieren, dass das Dokument änderbar ist, indem Sie Aktion Entwurf anlegen auswählen. Sie können noch während der Bearbeitung im Vertragsarbeitsbereich oder eines Zusatzes Entwurf anlegen auswählen. Dadurch wird das Dokument in den Entwurfsstatus zurückversetzt. Sie können das Dokument ändern, zusammensetzen, veröffentlichen und anschließend gegebenenfalls wieder in den finalen Zustand
versetzen.
Informationen zum Einbetten von Dokumenten mit Vertragspositionen als Tabellen in
zusammengesetzten Vertragsdokumenten
Vertragspositionsbedingungen und Fragen zu Ad-hoc-Beschaffungsereignissen können einem Vertragsdokument (Hauptvertrag oder Vertragsergänzung) hinzugefügt werden, das mit einer Vertragsarbeitsbereichsvorlage oder einem Vertragsarbeitsbereich im Tabellenformat verknüpft wurde.
Sie können zudem ein benutzerspezifisches Tabellenformat in der Microsoft Word-Version eines Vertragsdokuments erstellen und dieses Format dann standardmäßig verwenden, wenn
Vertragspositionsbedingungen und Fragen zu Beschaffungsereignissen in Tabellen innerhalb eines
Vertragsdokuments dargestellt werden. Sie könnten zum Beispiel ein Tabellenformat mit bestimmten Rändern, Farben einzelner Zellen usw. verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Site-
Konfigurationsparameter weiter unten.
Ist in einem heruntergeladenen Vertragsdokument die Funktion zur Nachverfolgung von Änderungen in Microsoft Word aktiviert, werden hierdurch die hinzugefügten oder aus dem SAP Ariba-System gelöschten Tabellen
hervorgehoben. Der Name des Benutzers, der die Änderung innerhalb des Systems vorgenommen hat, wird mit der jeweiligen Änderung verknüpft. Wenn zum Beispiel eine neue Tabellendefinition in SAP Ariba hinzugefügt wird, wird diese Tabelle im heruntergeladenen Dokument hervorgehoben und der Name des Benutzers, der die
Änderung vorgenommen hat, wird mit dieser Änderung verknüpft. Sie können Änderungen im heruntergeladenen Dokument mithilfe der Funktion zur Nachverfolgung von Änderungen akzeptieren oder ablehnen.
Hinweis
Der Inhalt der Tabellen mit Vertragspositionsbedingungen und Fragen zum Beschaffungsereignis werden nur dem SAP Ariba-System hinzugefügt. Alle Aktualisierungen, die ein Benutzer an einer Tabelle beim
Herunterladen eines Vertragsdokuments vornimmt, gehen verloren, wenn das Dokument erneut hochgeladen wird.
Weitere Informationen über das Hinzufügen von Fragen zu Ad-hoc-Beschaffungsereignissen zu einem Vertragsarbeitsbereich erhalten Sie im Handbuch für die Ereignisverwaltung.
Informationen zu Parametern im Intelligent Configuration Manager finden Sie in der Intelligent Configuration Manager parameters reference.
Voraussetzungen
● SAP Ariba Strategic Sourcing Suite muss für Ihre Site aktiviert werden.
● Der folgende Site-Konfigurationsparameter muss auf Yes gesetzt werden:
Application.ACM.TableSupportInContractDocuments.Enabled
Ihr Administrator kann diesen Parameter in Ariba-Administrator unter Intelligent Configuration Manager Konfigurationen verwalten festlegen.
● Die Funktion UP-845 ActiveX Removal muss für die Site aktiviert werden.
● Der folgende Parameter muss aktiviert (auf „Yes“ gesetzt) sein, damit ein Dokument mit Vertragspositionen in einem Vertragsarbeitsbereich erstellt werden kann:
Application.ACM.ContractLineItemsDocument.Enabled
Ihr Administrator kann diesen Parameter in Ariba-Administrator unter Intelligent Configuration Manager Konfigurationen verwalten festlegen.
Einschränkungen
● Bei Tabellen der Vertragspositionen gilt diese Funktion nur für Dokument mit Vertragspositionen, für die die Kapazitätsart „Standard“ ist. (Dies entspricht einem Maximum von 2000 Positionen). Die Funktion gilt nicht für Dokumente mit Positionen mit der Kapazitätsart „Groß“.
● Bedingungen für Anlage, Zertifikat und Produktfragebogen werden in Tabellen nicht unterstützt.
● Bedingungen für Kostengruppen und Bedingungen für erweiterte Preisgestaltung werden nicht unterstützt
