Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung

Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung

Antragsformular für die Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung

(für Rechnungen, die sich auf eine 4500xxxxxx-Bestellnummer beziehen)

Name und Adresse des Lieferanten / Dienstleisters:

Bezeichnung des Unternehmens:

Straße und Hausnummer oder Postfach:

Postleitzahl und Ort:

E-Mail-Adresse(n) des Lieferanten / Dienstleisters, von der / denen die E-Mail mit der eRechnung als PDF-Anlage an das HCC versendet wird¹:

E-Mail-Adresse:

ggf. weitere E-Mail-Adresse:

Ansprechpartner beim Lieferanten für den Versand der eRechnungen:

Name, Vorname:

Telefonnummer:

E-Mail-Adresse:

Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular als PDF-Anlage per E-Mail an:

Kreditorenbuchhaltung@HCC.Hessen.de

oder alternativ per Post an: HCC, Kreditorenbuchhaltung, Postfach 32 69, 65022 Wiesbaden.

Mit dem Einreichen des Antrags beim HCC wird bestätigt, dass Sie die Konditionen für die Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung aus dem nachfolgenden Informationsblatt zur Kenntnis genommen haben und die Übermittlung der PDF-Rechnung per E-Mail den dort genannten Voraussetzungen entsprechen werden.

Datenschutzhinweis:

Die Daten der Lieferanten / Dienstleister werden für die Abwicklung des elektronischen Rechnungsverfahrens der Hessischen Landesverwaltung gespeichert. Mit der Beantragung der Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren erklären Sie sich damit einverstanden.

Datum:

1 Mindestens eine E-Mail-Adresse ist anzugeben, maximal zwei E-Mail-Adressen können angegeben werden.

Informationsblatt über die Regelungen für den

elektronischen Rechnungs- und Gutschriftenversand

an die Hessische Landesverwaltung

Auf Basis des Steuervereinfachungsgesetzes 2011³ können die Lieferanten und Dienstleister des Landes Hessen alternativ zu Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail an die Hessische Landesverwaltung senden, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die eRechnungen beziehen sich auf eine Bestellung mit einer 4500xxxxxx Bestellnummer, die dem Bestellformular der beauftragenden hessischen Dienststelle entnommen werden kann.

• Die Zustimmung zum Antrag des Lieferanten zur Übersendung elektronischer Rechnungen wurde konkret und ausschließlich von der Kreditorenbuchhaltung des HCC⁴ erteilt⁵.

• Der Versand der eRechnung per E-Mail erfolgt von einer vorher vom Lieferanten / Dienstleister anzugebenden Absender-E-Mail-Adresse an ein speziell eingerichtetes Postfach beim HCC, das bei der Zustimmung durch das HCC mitgeteilt wird.

• Eine E-Mail des Lieferanten / Dienstleisters enthält immer nur eine Rechnung als PDF-Anlage⁶.

• Alle ggf. die eRechnung ergänzenden Unterlagen werden der E-Mail als zusätzliche PDF-Anlagen beigefügt.

• Die eRechnung enthält alle erforderlichen Angaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).

• Vom eRechnungsverfahren mit dem Land Hessen sind Rechnungen für Bauleistungen an das Hessische Immobilienmanagement ausgenommen.

PDF-Rechnungen und sonstige Anlagen per E-Mail werden nicht verarbeitet, wenn:

• der Lieferant / Dienstleister vom HCC keine Zustimmung zur Teilnahme am eRechnungsverfahren erhalten hat,

• der Lieferant / Dienstleister zur Versendung seiner eRechnungen nicht die Absender-E-Mail-Adresse nutzt, die er im Antrag an das HCC angegeben hat,

• die eRechnungen und / oder weitere ergänzende rechnungsrelevante Daten nicht als PDF-Anhang beigefügt sind,

• die eRechnungen sich nicht auf die Bestellnummer 4500xxxxxx des Landes Hessen beziehen,

• die E-Mail mehrere PDF-Rechnungen enthält und / oder

• die E-Mail sonstige Korrespondenz, wie Informationen zu Stammdatenänderungen, Werbung etc., enthält.

Die Zustimmung des HCC gegenüber dem Lieferanten / Dienstleister kann vom Land Hessen jederzeit widerrufen werden.

Weitere Informationen (inkl. Antragsformular) erhalten Sie durch Kontaktaufnahme mit dem HCC.

HCC; Stand: Juni 2015

2 Im Folgenden wird der Begriff „eRechnungen“ verwendet. Die Ausführungen gelten analog auch für Gutschriften.

3 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vom 04. November 2011)

4 Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (Postfach 32 69, 65022 Wiesbaden)

5 Datenschutzhinweis: Die Daten der Lieferanten / Dienstleister werden für die Abwicklung des Verfahrens gespeichert.

6 PDF-Anlagen sollten möglichst im für die Langzeitarchivierung entwickelten PDF/A-Format erstellt sein. Alternativ können auch sonstige PDF-Formate eingereicht werden.

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Häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questions – FAQ –)

zum elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung

Rechnungen und Gutschriften¹, die Bestellungen der Hessischen Landesverwaltung mit einer „4500xxxxxx“-Bestellnummer betreffen, können nach Zustimmung² durch das Hessische Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) vom Lieferanten und

Dienstleister elektronisch an das HCC versandt werden, wenn sie als PDF-Anlage einer E-Mail beigefügt werden. Das Antragsformular zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung und das zugehörige Informationsblatt sind beim HCC erhältlich.

Nachfolgend werden häufig gestellte Fragen zum Verfahren beantwortet:

1. Elektronisches Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung

1.1 Was wird unter elektronischen Rechnungen (eRechnungen) verstanden?

Als eRechnungen werden hier ausschließlich Rechnungen in allen PDF-Formaten verstanden, die per E-Mail versendet werden. Die Übermittlung von anderen Dateiformaten, Datensätzen (zum Beispiel per EDI) oder Verfahren mit qualifizierter Signatur sind im hier dargestellten Verfahren nicht vorgesehen.

1.2 Wie erfolgt der Versand der eRechnungen?

Eine eRechnung wird unverschlüsselt als PDF-Anhang zu einer E-Mail an eine speziell hierfür vorgesehene E-Mail-Adresse gesendet.

Diese E-Mail-Adresse wird bei der Erteilung der Zustimmung zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung vom HCC mitgeteilt.

1 Im Folgenden wird der Begriff „eRechnungen“ verwendet. Die Ausführungen gelten analog auch für Gutschriften.

2 Die notwendige vorherige Zustimmung durch das HCC erfolgt zur Sicherstellung eines auf beiden Seiten abgestimmten Verfahrens nur in Textform.

Seite 2 von 7 1.3 Woran sind Bestellungen der Hessischen Landesverwaltung zu erkennen, für die eine Übermittlung einer

elektronischen Rechnung grundsätzlich zulässig ist?

Bestellungen werden von den hessischen Dienststellen oder Landesbetrieben aufgegeben. Handelt es sich um eine für das

elektronische Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung grundsätzlich zulässige Bestellung, ist auf dem übermittelten Bestellformular eine zehnstellige Bestellnummer angegeben, die mit „4500“ beginnt (4500xxxxxx). Ergänzend dazu wird auf dem Bestellformular auf die Möglichkeit zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessisches Landesverwaltung hingewiesen.

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Seite 3 von 7 1.4 Was ist ein PDF bzw. PDF/A?

Die geforderten PDF-Anlagen (Rechnungen) können im PDF- bzw. PDF/A-Format übermittelt werden.

PDF ist ein elektronisches Dateiformat entwickelt für die originalgetreue Wiedergabe von digitalen Dokumenten unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm. Die Abkürzung PDF steht für „Portable Document Format“; deutsch: „(trans)portables Dokumentenformat“.

PDF/A ist ein elektronisches Format entwickelt für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

1.5 Wie kann ein Dokument im PDF- oder PDF/A-Format erstellt werden?

Buchhaltungsprogramme können in der Regel PDF-Dateien erzeugen.

Zudem bieten die gängigen Text- bzw. Tabellenkalkulationsprogramme häufig unter den Menüpunkten „Speichern“, „Drucken“ oder

„Export“ das direkte Erstellen von PDF-Dateien an. Gelegentlich kann nach Auswahl des Dateityps PDF unter „Optionen“ das PDF/A- Format eingestellt werden.

Auf dem Markt gibt es zudem eine große Palette an Software zum Erstellen von PDF-Dokumenten.

2. Teilnahme am Verfahren

2.1 Wie kann am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung teilgenommen werden?

Das HCC kann auf Nachfrage ein Antragsformular mit einem Informationsblatt zur Verfügung stellen. Im Informationsblatt sind die Voraussetzungen des Landes Hessen genannt, unter denen der Lieferant / Dienstleister am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung teilnehmen kann. Bei Interesse ist das Antragsformular auszufüllen.

Das ausgefüllte Antragsformular ist als PDF-Anlage per E-Mail an Kreditorenbuchhaltung@hcc.hessen.de zu senden.

Es kann alternativ per Post an das HCC, Kreditorenbuchhaltung, Postfach 32 69, 65022 Wiesbaden geschickt werden.

Nach Eingang des ausgefüllten Formulars setzt sich das HCC mit dem Lieferanten / Dienstleister in Verbindung und gibt weitere Informationen, insbesondere die Empfänger-E-Mail-Adresse bekannt.

Seite 4 von 7 Näheres zum Zustimmungsverfahren entnehmen Sie der Textziffer 2.4.

2.2 Können eRechnungen von einer beliebigen Anzahl von Absender-E-Mail-Adressen eines Lieferanten / Dienstleister geschickt werden?

Nein. Es können maximal zwei mögliche Absender-E-Mail-Adressen für das elektronische Rechnungsverfahren von einem Lieferanten / Dienstleister beim HCC angemeldet werden. Nur diese E-Mail-Adresse(n) ist (sind) zu verwenden.

2.3 Wofür werden die Absender-E-Mail-Adressen benötigt?

Eine Absender-E-Mail-Adresse, die von Lieferanten / Dienstleistern für den Versand elektronischer Rechnungen genutzt wird und im entsprechenden Formular dem HCC bekannt gegeben werden muss, wird gespeichert. Nur von im HCC angemeldete E-Mail-

Adressen gesendete E-Mails können verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass nicht durch Unbefugte er- / gestellte Rechnungen bearbeitet werden. Geht eine E-Mail ein, die nicht von einer vereinbarten und gespeicherten E-Mail-Adresse versandt wurde, wird diese mit einem entsprechenden Hinweis zurückgesandt und die Rechnung nicht bearbeitet.

2.4 Wie wird die Zustimmung zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung mitgeteilt?

Nach erfolgter Prüfung des vom Lieferanten / Dienstleister ausgefüllten Formulars durch die Kreditorenbuchhaltung des HCC erhält der Lieferant / Dienstleister weitere Informationen. Diese werden per E-Mail übermittelt. In diesem Zusammenhang wird auch die E-Mail-Adresse mitgeteilt, an die die eRechnungen zu senden sind.

Kann die Zustimmung nicht erteilt werden, müssen die Rechnungen weiterhin in Papierform eingereicht werden.

Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC)

Seite 5 von 7 3. Welche Vorgaben gelten für elektronische Rechnungen?

Nach Übermittlung der Empfangs-E-Mail-Adresse im Rahmen der Zustimmung des HCC zur Teilnahme des Lieferanten /

Dienstleisters am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung kann eine Rechnung elektronisch an das HCC übermittelt werden, wenn

1. sie sich auf eine schriftliche Bestellung mit „4500xxxxxx“- Bestellnummer bezieht (jedoch keine vom Hessischen Immobilienmanagement bestellte Bauleistung betrifft), 2. sie der E-Mail als PDF-Anlage beigefügt wird,

3. ergänzende, rechnungsrelevante Informationen der E-Mail als weitere separate PDF-Anlage beifügt werden, 4. die E-Mail stets nur eine Rechnung betrifft,

5. die E-Mail – neben den o. a. PDF-Anhängen – keine sonstigen Dokumente oder Informationen enthält, 6. die E-Mail von einer vorher vom Lieferanten angemeldeten Absender-E-Mail-Adresse versendet wird, 7. die E-Mail an die durch das HCC mitgeteilte E-Mail-Adresse geschickt wird,

8. die Rechnung nicht zusätzlich in Papierform an die Hessische Landesverwaltung geschickt wurde / wird und 9. alle erforderlichen Angaben des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) erfüllt sind.

4. Sonstige Fragen

4.1 Was ist das HCC?

Das Hessische Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) bietet als Shared Service Center für Beschaffung, Finanz- und Rechnungswesen sowie als zertifiziertes SAP Customer Center of Expertise (CCoE) für den Betrieb von SAP für alle Dienststellen der Hessischen Landesverwaltung Verwaltungs- und Anwendungsdienstleistungen an. Das HCC ist u. a. zentral zuständig für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, die sich auf SAP-Bestellungen mit einer „4500xxxxxx“-Bestellnummer beziehen.

Seite 6 von 7 4.2 Können elektronische Rechnungen direkt an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder an zentrale Postfächer der

Dienststellen der Hessischen Landesverwaltung geschickt werden?

Nein. Es wurde ein gesondertes zentrales E-Mail-Postfach für eRechnungen an die Hessische Landesverwaltung eingerichtet.

Ausschließlich über dieses Postfach, das durch das HCC den Lieferanten / Dienstleistern mitgeteilt wird, werden eRechnungen angenommen.

4.3 Kann die Zustimmung zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung nur von der Kreditorenbuchhaltung des HCC erteilt werden?

Ja. Die Zustimmung wird grundsätzlich nicht von anderen Dienststellen erteilt.

4.4 Können elektronische Rechnungen statt als PDF-Anlage zu einer E-Mail in anderer Form übermittelt werden?

Nein. Dokumente in anderen Formaten können nicht verarbeitet werden.

4.5 Können PDF-Anlagen für mehrere elektronische Rechnungen gemeinsam in einer E-Mail geschickt werden?

Nein. Eine E-Mail darf nur eine einzige Rechnung enthalten, da sonst ein reibungsloser Prozessablauf nicht möglich ist.

4.6 Können Rechnungen sowohl elektronisch als auch in Papierform an die Hessische Landesverwaltung gesendet werden?

Eine in Papierform versandte Rechnung darf nicht zusätzlich elektronisch versandt werden.

Eine bereits elektronisch eingereichte Rechnung ist nur dann noch einmal in Papierform einzureichen, wenn die Kreditorenbuchhal- tung des HCC darum bittet, weil eine elektronische Bearbeitung nicht möglich ist.

4.7 Können Rechnungen, die sich nicht auf eine „4500xxxxxx“-Bestellnummer beziehen, elektronisch eingereicht werden?

Nein. Rechnungen, die sich auf andere Bestellnummern beziehen oder keinen Bestellbezug haben, können derzeit elektronisch noch nicht verarbeitet werden und müssen weiterhin in Papierform eingereicht werden.

4.8 Kann an die E-Mail-Adresse, die für den Empfang elektronischer Rechnungen vom HCC eingerichtet wurde, auch sonstige Korrespondenz gesendet werden?

Nein. An diese E-Mail-Adresse dürfen nur eRechnungen gesendet werden.

Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC)

Seite 7 von 7 4.9 Kann die Zustimmung zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung

wieder entzogen werden?

Ja. Die Zustimmung kann widerrufen werden.

4.10 Sind Signaturen und Verschlüsselungen erforderlich?

Nein. Mit der Novellierung des §14 UStG³ ist diese Notwendigkeit entfallen. Die eRechnungen werden per E-Mail unverschlüsselt und ohne Signatur übermittelt.

4.11 Auf welcher Rechtsgrundlage beruht das elektronische Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung?

Rechtsgrundlage ist insbesondere § 14 UStG Abs.1⁴: „(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. (…) Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“

HCC: Stand Juni 2015

3 Neufassung der umsatzsteuerlichen Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung zum 01.07.2011 im Rahmen des Steuervereinfachungsge- setztes 2011 (vgl. § 14 Abs. 1 und 3 Umsatzsteuergesetz [UStG]; Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vom 04. November 2011)

4 In der im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetztes 2011 geänderten Fassung (Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vom 04.

November 2011)