ERASMUS+ im Schulbereich
Das Mobility Tool in der Leitaktion 1 Teil 1 – Verwalten des Projekts und Anlegen von Mobilitäten
Stand: 29. Oktober 2019
Grundlegendes zum Mobility Tool
• Das so genannte Mobility Tool (MT) ist eine Online-Plattform zur Verwaltung des
Mobilitätsprojekts.
• Die Berichterstattung findet ausschließlich über das Mobility Tool statt.
• Zugang zum MT hat die Kontaktperson, sie kann aber weitere Personen mit gleichen Rechten
anlegen, die dann die Verwaltung übernehmen
oder dabei unterstützen.
Ganz wichtig!
• Die beim PAD gespeicherte(n) E-Mail-Adresse(n) muss/müssen stimmen. Ansonsten:
• Fehler in der Datenbank
• Kontaktpersonen erhalten keine Benachrichtigungen per E-Mail
• Deshalb: Denken Sie stets daran, den PAD über Änderungen der im Antrag angegeben
Kontaktdaten zu informieren!
Arbeitsschritte in der Übersicht
1. PAD transferiert nach Vertragsabschluss das Projekt ins MT;
Daten werden aus PAD-Datenbank (d. h. wie im Antrag) entnommen
2. MT generiert E-Mail an Kontaktperson aus Antrag mit der Info, dass das Projekt im MT verfügbar ist
3. Zugang zum Projekt über EU Login (früher: ECAS, WICHTIG: E- MAIL-ADRESSE AUS ANTRAG VERWENDEN):
Falls noch kein EU Login erstellt wurde, muss dieses mit der im Antrag angegebenen E-Mail-Adresse der
Kontaktperson angelegt werden
4. Kontaktperson legt vor deren Beginn im MT Einzelmobilitäten an (es können auch weitere Kontaktpersonen für das Projekt angelegt werden)
5. Alle Teilnehmenden an Mobilitäten füllen einzelne Teilnehmer- Berichte aus
6. Kontaktperson erstellt Abschlussbericht (Gesamtprojekt)
Arten von Berichten im Mobility Tool
• Teilnehmerbericht = Einzelbericht über Mobilität
• Von jedem Teilnehmer / jeder Teilnehmerin
• E-Mail wird automatisch an den/die Teilnehmer/-in am Ende der Mobilität versandt (Voraussetzung: die entsprechende Mobilität ist im MT angelegt)
• Der Bericht wird online (über EU Survey) ausgefüllt
• Bericht ist sichtbar im Mobility Tool
• Abschlussbericht = Gesamtbericht über das Projekt
• Gesamtbericht am Ende des Projekts
• Finanzbericht und inhaltlicher Bericht
• Fasst Einzelberichte der Teilnehmenden zusammen, stellt das Ergebnis des Projekts für die Schule dar
= Anforderung der zweiten Rate
Einloggen
• https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
• Die Anmeldung erfolgt über EU Login
Projekt öffnen
Sie werden automatisch ins MT weitergeleitet. Ggf. werden hier mehrere
Projekte angezeigt, wenn Sie z. B. Koordinatorin / Koordinator für ein Projekt der Leitaktion 1 und Leitaktion 2 sind oder im Laufe des Programms bei
mehreren Projekten als Koordinatorin / Koordinator eingetragen sind. Klicken Sie auf die Projektnummer des zu bearbeitenden Projektes.
Projektdetails und Menü
• Die Details zu Ihrem Projekt wurden schon transferiert.
Arbeiten mit
dem Mobility Tool
Verwaltung
Die Verwaltung des Projekts im Mobility Tool nimmt die Kontaktperson vor. Zu ihren Aufgaben
gehören:
• Anlegen von Partnerorganisationen
• Anlegen von Mobilitäten – vor deren Beginn !
• Verwaltung des Budgets
• Erstellung und Einreichung des Gesamtberichts
Organisationen
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• Hier finden Sie Ihre Einrichtung und alle
Partnereinrichtungen (sofern im Antrag aufgeführt)
Partnerorganisationen hinzufügen
• Alle Organisationen, die Ziel von Mobilitätsmaßnahmen sind
(Kursveranstalter, Partnerschulen, etc.), müssen im MT angelegt werden
• Um eine Organisation hinzuzufügen, klicken Sie auf
• OID der Partnereinrichtung eingeben, dann „OID prüfen“ klicken (sofern OID bekannt)
ODER
• Auf „Einrichtung ohne OID“ klicken, wenn Sie die OID nicht kennen. Die Felder können dann beschrieben
werden. Generell gilt, dass Sie die OID zuvor bei der Partnereinrichtung
erfragen sollten (Veranstalter von Fortbildungskursen haben zumeist eine OID).
• Am Ende speichern.
Kontakte
Sie können hier Personen anlegen, die ebenfalls Zugriff auf das Mobilitätsprojekt im MT erhalten sollen.
Es muss immer eine bevorzugte Kontaktperson geben. Die Teilnehmer/-innen der Mobilitäten müssen hier jedoch nicht eingetragen werden.
Mobilität anlegen 1
Neue Mobilität anlegen Mobilität bearbeiten
Mobilität kopieren
Es stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung, eine Mobilität anzulegen, zu bearbeiten oder zu kopieren. Letzteres ist von Vorteil, wenn Angaben für mehrere Personen, d.h. Mobilitäten,
identisch sind, da dieselbe Fortbildung durchgeführt wird.
Mobilität anlegen 2
Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Achten Sie darauf, dass die E-Mail-
Adresse des Teilnehmers / der Teilnehmerin korrekt eingetragen wird. An diese wird der Link für den Teilnehmerbericht geschickt.
Mobilität anlegen 3
Klicken Sie anschließend rechts unten auf „Speichern“.
Sie haben nun einen Entwurf der Mobilität angelegt.
Mobilität anlegen 4
Anschließend können Sie sehen, welche Bereiche der Mobilität noch ausgefüllt werden müssen („Teilnehmer/-in“ und „von / nach“).
Mobilität anlegen 5
Füllen Sie die weiteren Pflichtfelder zu Teilnehmerdaten aus. Beim Geburtsdatum gelangen Sie durch Klick auf den Monat und die Jahreszahl zur Auswahl der
Monate. Ein weiterer Klick auf die Jahreszahl erlaubt die Auswahl anderer Jahre.
Mobilität anlegen 6
Beim Bildungsbereich ist i. d. R. 0113 oder 0114 zutreffend.
Mobilität anlegen 7
Gehen Sie nun im Bereich Teilnehmer/-in auf Bescheinigungen.
Legen Sie dort eine Teilnahmebescheinigung an.
Mobilität anlegen 8
Wählen Sie die bescheinigende Organisation und die Art der Bescheinigung aus, für Fortbildungskurse i.d.R. kursspezifische Bescheinigung, für Job-Shadowings Bescheinigung der
aufnehmenden Einrichtung.
Füllen Sie hier unbedingt auch das Pflichtfeld zum Kommentar zur Bescheinigung aus. Hier reicht die Eingabe eines Zeichens.
Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.
Mobilität anlegen 9
Achten Sie darauf, dass Zielland und Zielort korrekt sind. Standardmäßig wird hier der Sitz der Partnerorganisation eingefügt, der nicht zwingend der tatsächliche Zielort der Mobilität sein muss. Korrigieren Sie die Angaben falls nötig.
Geben Sie die zutreffende Entfernungskategorie an. Sie finden hier auch den Link zum Entfernungsrechner, mit dem Sie die Entfernung zwischen Entsendeort und Zielort überprüfen können.
Mobilität anlegen 10
Geben Sie im Abschnitt „Dauer“ Beginn und Ende der Fortbildung (nicht der Reise !) an, sowie die Anzahl der zusätzlichen Reisetage, sofern zutreffend.
Geben Sie im Bereich „Budget“ die Anzahl der Kurstage an, sofern es sich bei der Maßnahme um einen strukturierten Fortbildungskurs handelt. Hier zählen nur reine Kurstage ohne freie Tage dazwischen (z. B. Wochenende) oder Reisetage.
Mobilität anlegen 11
Das Mobility Tool berechnet automatisch anhand Ihrer Angaben den
entsprechenden Zuschuss. Bitte beachten Sie, dass dieser nicht zwingend identisch ist mit dem bewilligten Zuschuss, z. B. wenn Maßnahmen länger sind oder in einem anderen Zielland stattfinden als ursprünglich beantragt.
Mobilität anlegen 12
Klicken Sie nach Beendigung Ihrer Eingaben auf „Speichern“.
Budgetübersicht
• Unter dem Reiter “Budget” erhalten Sie eine Übersicht über das bewilligte Budget sowie das Budget, das aufgrund Ihrer Angaben im Mobility Tool errechnet wurde
• Tragen Sie unter “Organisatorische Unterstützung” den
entsprechenden Betrag ein (350 €/Maßnahme; Betrag wird oberhalb des Feldes grau unterlegt angezeigt)
DER TEILNEHMER- BERICHT
BERICHTE
Teilnehmerbericht
• Einzelbericht
• Wird von dem Teilnehmer / der Teilnehmerin ausgefüllt
• Wird online über “EU Survey” eingereicht
• Am letzten Tag der Mobilität wird automatisch eine E-Mail (richtige E-Mail-Adresse in der angelegten
Einzelmobilität wichtig) an den Teilnehmer / die
Teilnehmerin versandt; Voraussetzung hierfür ist, dass die Mobilität komplett angelegt ist (alle Pflichtfelder gefüllt)
• Ergebnisse sind im Mobility Tool abrufbar
Teilnehmerbericht
• Der Berichtsstatus ist sichtbar im Mobility Tool
Teilnehmerberichte verwalten
• Die Berichte können innerhalb der Mobilität auch einzeln geöffnet und gespeichert werden mit Klick auf “PDF downloaden”
Teilnehmerberichte verwalten
Bei Bedarf können Sie den erneuten Versand des Links zum Bericht an den Teilnehmer / die Teilnehmerin veranlassen (sofern der Bericht
noch nicht eingereicht wurde). Gehen Sie hierfür unter dem Reiter
„Mobilitäten“ in die Ansicht der betreffenden Mobilität.
Klicken Sie anschließend im Bereich „TEILNEHMER/-IN“ auf den Reiter
„Teilnehmerbericht“ und dort auf „Erneut senden“.
