EUB - ERSATZTEILUMLAGERUNG (LAGER /DOKUMENTATION/CDP/DE)
Einleitung
Aufgabe und Nutzen des Moduls Modul/ Release Stand
Überblick Funktionsumfang Systemvorraussetzung Programmfunktion
Bestellung von Teilen
Automatische Teileumlagerung bei internen Aufträgen Erfassung
Fakturierung Warenzugang Gutschrift Benutzer anlegen Betriebe festlegen Parameter Umlagerung Lieferanten eintragen Werkstattbereich anlegen Mustereingriffe anlegen Finanzbuchhaltung
Buchungen über Erlös- und Wareneinsatzkonten
Direkte Warenbestandsbuchung - Ermittlung der Konten
Direkte Warenbestandsbuchung - fixe Konten für die ET-Umlagerung Druckersteuerungen
Erläuterungen
Automatisches Storno
Fehler bei der Autoupdate-Funktion
EINLEITUNG
AUFGABE UND NUTZEN DES MODULS
Dieses Modul ermöglich Ihnen Teile von einem Betrieb in einen anderen Betrieb umzubuchen. Das Programm ermöglicht Ihnen Umbuchungen durchzuführen, die ebenfalls in der Buchhaltung aufscheinen und somit kein buchhalterischer Zusatzaufwand nötig ist.
MODUL/ RELEASE STAND
Die Programmierung ist im Modul 011 realisiert. Das Modul ist verfügbar mit CDW ab Version 5.5
ÜBERBLICK FUNKTIONSUMFANG
Umbuchen von Teilen von bzw. auf spezifizierte Konten.
SYSTEMVORRAUSSETZUNG
Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben
PROGRAMMFUNKTION
Dieses Modul ermöglich Ihnen Teile von Betrieb A (Quellbetrieb) in den Betrieb B (Zielbetrieb) umzubuchen. D.h. Betrieb B hat einen Bedarf an Ersatzteilen, welche in Betrieb A verfügbar sind. Die Umbuchung erfolgt mittels eines internen Ersatzteil- Auftrages. Dieser E-Auftrag wird in Betrieb A erstellt, welcher vom Betrieb B mittels einer Bestellung ausgelöst wird. Dieser E-Auftrag in Betrieb A wird auf die Kostenstelle von Betrieb B ausgestellt und somit besteht auch die buchhalterische Beziehung zwischen den Betrieben.
Im Betrieb A wird automatisch ein Ersatzteilauftrag auf den Laufkunden mit internem Rechnungsempfänger auf die Kostenstelle des Zielbetriebes generiert (Umlagerungsauftrag).
Der Name des Laufkunden wird durch den Text 'Umlagerung Betrieb 999', Kostenstelle 999999 ersetzt.
Preise und Rabatte müssen im Quellbetrieb erfasst werden. Der Preis wird lt.
Preisfindungskennzeichen in den Steuerungen zur Umlagerung vergeben. Es gibt die Möglichkeit, Rabatte je Gängigkeitscode zu erfassen.
Mit der Bestellung im Zielbetrieb wird eine Bestellliste gedruckt. Lieferant ist die Kostenstelle des Quellbetriebes. Referenznummer der Bestellung ist: Kostenstelle + Auftragsnummer vom Quellbetrieb. Auf der Bestellliste werden der Preis und der Rabatt aus dem Quellbetrieb gedruckt.
Bei Fakturierung des internen Umlagerungsauftrages wird die Liefermenge in die Bestellung im Zielbetrieb eingetragen. Über Parameter kann gesteuert werden, ob der Warenzugang automatisch erfolgen soll und welche Protokolle gedruckt werden sollen Der Lagerstand wird um die Buchungsmenge erhöht.
Der Preis wird als Aktionspreis in die Bestellung eingetragen; Im Ersatzteilstamm wird nur der durchschnittliche Einkaufspreis berechnet die anderen Preise bleiben unverändert.
Bewegungsart in EZ0: U
Bewegungsart in EZN: Bewegungshauptart 'U' Bewegungsunterart: 'B'
In der Übersicht über die Ersatzteilbewegungen, wird im Feld Belegnummer, die Kostenstelle und die Auftragsnummer aus dem Quellbetrieb angezeigt.
Hinweis:
Wenn Sie mit Eingriffen arbeiten, müssen Sie nicht nur einen Werkstattbereich definieren, sondern auch Mustereingriffe.
Voraussetzung ist, dass sowohl im Ziel- als auch im Quellbetrieb die Parameter für eine Umlagerung korrekt hinterlegt wurden, dazu dient Ihnen das Kapitel Grundeinstellungen.
BESTELLUNG VON TEILEN
Gehen Sie in die Ersatzteilpflege, wechseln Sie F14 in die Übersicht alle Betriebe.
Sie erhalten eine Übersicht, über alle von Ihnen definierten Betrieben, wo dieser Ersatzteil angelegt ist.
Wählen Sie den Betrieb aus von dem Sie umbuchen möchten.
. Führen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Betrieb aus Geben Sie die Menge ein, die Sie umbuchen möchten.
Ein Klick auf „bestellen" löst die Bestellung aus.
Im Quellbetrieb wurde ein Auftrag generiert, auf die Kostenstelle „Umlagerung" mit dem Werkstattbereich „75", der für die Umlagerung erzeugt wurde.
Im Quellbetrieb erfolgt der Ausdruck des Materialscheines mit Angabe des E-Auftrages.
Der innerbetriebliche Ablauf, spezifisch an jeden Betrieb angepasst, sollte so erfolgen, dass aufgrund des Materialscheines die Teile gegriffen werden. Nachdem das erfolgt ist, wird manuell die Fakturierung ausgelöst. Aufgrund dieser Fakturierung werden nun die Teile in beiden Betrieben gebucht.
Die Umbuchung ist abgeschlossen.
Im Zielbetrieb erfolgt ebenfalls der Wareneingang.
AUTOMATISCHE TEILEUMLAGERUNG BEI INTERNEN AUFTRÄGEN
Genereller Ablauf
ERFASSUNG
Im Quellbetrieb werden Teile in einem Ersatzteilauftrag erfasst und intern an die Kostenstelle des Zielbetriebes mit internem Preis verrechnet bzw. auch gutgeschrieben.
Die Automatische Teileumlagerung kann abhängig von der Kostenart durchgeführt werden.
FAKTURIERUNG
Bei der Fakturierung wird im Zielbetrieb ein Warenzugang ohne Bestellung erzeugt und ein Lieferzugangsprotokoll gedruckt. Lieferant ist die Kostenstelle des Quellbetriebes. Der interne Preis aus dem Auftrag wird als Aktionspreis in den Warenzugang ohne Bestellung eingetragen. Referenznummer ist: Kostenstelle + Auftragsnummer.
WARENZUGANG
Im Ersatzteilstamm wird nur der durchschnittliche Einkaufspreis berechnet die anderen Preise bleiben unverändert.
Bewegungsart in EZ0: U
Bewegungsart in EZN: Bewegungshauptart 'U' Bewegungsunterart: 'B'
In der Übersicht über die Ersatzteilbewegungen wird im Feld Belegnummer die Kostenstelle und die Auftragsnummer aus dem Quellbetrieb angezeigt.
GUTSCHRIFT
Wenn der Quellbetrieb etwas falsch verrechnet hat, erfolgt die Korrektur mit einer Gutschrift auf die interne Kostenstelle des Zielbetriebes. Vorgang identisch der internen Rechnung nur Minuszugänge.
h1.Grundeinstellungen
Jeder Betrieb muss seine Kostenstelle und den Benutzer hinterlegt haben, mit dem der Zielbetrieb im Quellbetrieb arbeiten kann.
Die Kostenstelle des Quellbetriebes muss im Zielbetrieb als Lieferant angelegt sein.
BENUTZER ANLEGEN
Gehen Sie aus dem Hauptmenü auf Daten Pflege / Benutzerprofile/Personal / Benutzerkennworte
Legen Sie den Eintrag „UMLAGERUNG" an.
Wechseln Sie zum Menüpunkt Benutzerstandards
BETRIEBE FESTLEGEN
Um die Betrieb festzulegen gehen Sie über das Hauptmenü zu / Daten Pflege / Firmendaten Lager / Ersatzteilübersicht – Betriebe festlegen.
Die Autoupdate-Funktion sorgt im eingestellten Zeitraum und Intervall dafür, dass geänderte Ersatzteile in den oben eingetragenen Betrieben aktualisiert werden.
Tragen sie den Zeitraum und das Intervall ein betätigen sie den Button Autostarteintrag.
dann wird der Zeitraum im Subsystem eingetragen, ausstehende Aktivierungen werden durch den Stern angezeigt.
Die Änderung wird allerdings erst nach dem Tagesabschluss bzw nach dem Neustart des Subsystem wirksam.
Bis dahin bleiben die Einstellungen so wie vorher.
Legen Sie jene Betriebe an, die bestellen dürfen.
Wechseln Sie zu Ersatzteilübersicht – Umlagerung / Parameter Umlagerung PARAMETER UMLAGERUNG
Die Kostenstelle und der Benutzer müssen, sowohl im Quellbetrieb, als auch im Zielbetrieb angegeben werden.
Im Quellbetrieb sind die Parameter für die Auftragserstellung anzugeben und im Zielbetrieb die Parameter für die Bestellung. Das Preiskennzeichen muss ebenfalls eingetragen werden.
Weiter Informationen entnehmen Sie bitte aus der Online-Hilfe-Funktion (F1).
HINWEIS: Siehe auch 0.
Erläuterungen
Automatisches Storno
In der Maske kann man eine Stornofrist und eine Zeit von und bis eingeben. Mit einem Druck auf den Button „Autostart Jobd anlegen" (F10), wird eine Jobdescription angelegt (sie heißt PBFAKU_bbb(Betriebsnummer).
Dieser Job wird als Autostart Job an das Subsystem KggSCD angehängt d. h. wenn das Subsystem gestartet ist, wird der Job im angegebenen Zeitraum alle 10 Minuten gestartet.
Damit werden die Aufträge, die im Quellbetrieb angelegt wurden, nach einem bestimmten Zeitraum wieder storniert.
Ein nochmaliger Klick auf diesen Knopf löscht den Eintrag wieder.
Diese Funktion kann man nur einstellen, wenn die Funktion Sammelauftrag nicht aktiviert ist.
Bitte beachten Sie die Parameter für den automatischen Warenzugang.
Mit Block vorwärts (F20) kommen Sie zur nächsten Maske.
Zu den Einstellungen Finanzbuchhaltung beachten Sie bitte das entsprechende Kapitel!
LIEFERANTEN EINTRAGEN
Im Zielbetrieb muss unter der Kostenstelle des Quellbetriebes ein Lieferant angelegt werden. Zum Eintrag gelangen Sie aus dem Hauptmenü über / Daten Pflege / Stammdaten / Lieferanten.
Legen Sie einen Lieferanten an.
WERKSTATTBEREICH ANLEGEN
Legen Sie sich einen Werkstattbereich an, den Sie für Umbuchungen verwenden. Dadurch werden die Umbuchungen von den herkömmlichen Werkstatttätigkeiten getrennt und auch erkennbar.
Aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege / Firmendaten Verrechnung / Parameter Profi- Center / Werkstattbereiche
Legen Sie Sich einen Werkstattbereich an
Die Bedeutung der einzelnen Parameterwerte entnehmen Sie der Online-Hilfe (F1).
MUSTEREINGRIFFE ANLEGEN
Falls Sie Mustereingriffe benötigen, erstellen Sie diese:
Die Funktion Mustereingriffe finden Sie aus dem Hauptmenü / Auftragswesen / Zusätze Auftragswesen / Mustereingriffe
FINANZBUCHHALTUNG
Buchung unterdrücken
Hier können Sie das Abstellen von Buchungen in die Buchungsschnittstelle unterdrücken.
LEER = es werden Buchungen abgestellt 1 = Buchungen werden nicht abgestellt Direkte Warenbestandsbuchung
Hier können Sie definieren wie die Buchung erfolgen soll.
LEER = die Buchungen erfolgen über die Erlös- und Wareneinsatzkonten
Bestandskonto aus der Kostenstelle CDP (= Konto des Zielbetriebes) / interne Erlöse laut Kontenhinterlegung (= Konten des Quellbetriebes)
Wareneinsatzkonto / Bestandskonto laut Kontenhinterlegung (= Konten des Quellbetriebes) Wenn intern die Umlagerung mit einem Aufschlag erfolgt muss diese Variante verwendet werden!
1 = Buchung erfolgt direkt über die Bestandskonten
Bestandskonto (= Konto des Zielbetriebes) / Bestandskonto (= Konto des Quellbetriebes)
BUCHUNGEN ÜBER ERLÖS- UND WARENEINSATZKONTEN
Konto für den Zielbetrieb (Buchung Soll)
Aus dem Hauptmenü Daten Pflege Firmendaten Verrechnung Kostenstellen (interne Verrechnung)
Erlös- und Wareneinsatzkonten für den Quellbetrieb (Buchung Haben)
Als nächstes hinterlegen Sie die Konten für den zuvor festgelegten Werkstattbereich für die ET-Umlagerung.
Dazu gehen Sie über das Hauptmenü zu Daten Pflege Firmendaten Verrechnung Finanzbuchhaltung Konten neu
Wenn in den Steuerungen die Bereichskonten Suchlogik (SKR 51) aktiv ist kann das Bereichskonto mit '#' ermittelt werden.
Ein fixes Bereichskonto (Kostenstelle FiBu) kann immer, unabhängig der Einstellung, hinterlegt werden.
DIREKTE WARENBESTANDSBUCHUNG - ERMITTLUNG DER KONTEN
Konto für den Zielbetrieb (Buchung Soll)
Aus dem Hauptmenü Daten Pflege Firmendaten Verrechnung Kostenstellen (interne Verrechnung)
Wenn das Bestandskonto aus dem Zielbetrieb ermittelt werden soll hinterlegen Sie keine Konten in der Kostenstelle:
Mit dieser Einstellung wird bei Erstellung der Buchung anhand der Merkmale (Marke, Statistikgruppe, Werkstattbereich) aus dem Auftrag das Bestands- ggf. Bereichskonto aus dem Zielbetrieb ermittelt.
Wenn in den Steuerungen
Bestandskonto eigener Werkstattbereich
und die Bereichskonten Suchlogik (SKR 51) aktiv ist
kann das Bereichskonto (Kostenstelle FiBu) mit '#' ermittelt werden.
Es ist nicht möglich in der Kostenstellen ein Konto zu definieren und als Bereichskonto '#' anzugeben (oder ein Bereichskonto anzugeben und das Konto nicht zu definieren)!
Konto für den Quellbetrieb (Buchung Haben)
Als nächstes hinterlegen Sie die das Bestandskonto für den zuvor festgelegten Werkstattbereich für die ET-Umlagerung.
Dazu gehen Sie über das Hauptmenü zu Daten Pflege Firmendaten Verrechnung Finanzbuchhaltung Konten neu
Wenn in den Steuerungen
Bestandskonto eigener Werkstattbereich
und die Bereichskonten Suchlogik (SKR 51) aktiv ist
kann das Bereichskonto (Kostenstelle FiBu) mit '#' ermittelt werden.
DIREKTE WARENBESTANDSBUCHUNG - FIXE KONTEN FÜR DIE ET-UMLAGERUNG
Aus dem Hauptmenü Daten Pflege Firmendaten Verrechnung Kostenstellen (interne Verrechnung)
Wenn Sie die ET-Umlagerungen auf eigene interne Konten zwecks Abstimmung buchen möchten definieren Sie die Angaben direkt in den Kostenstellen CDP für die ET- Umlagerung.
Für die Angabe eines Bereichskontos muss in den Steuerungen 'Bestandskonto eigener Werkstattbereich' definiert sein.
Bei Angabe eines Kontos muss auch das Bereichskonto definiert werden, '#' ist auch bei aktiver Suchlogik (SKR 51) nicht zulässig!
In diesem Fall wird die Soll- und die Habenbuchung anhand dieser Kontierungen ermittelt.
DRUCKERSTEUERUNGEN
Für Listen, die aus dem fremden Betrieb aufgerufen werden, sind im eigenen Betrieb Druckersteuerungen zur aufrufenden Bildschirm-ID zu erfassen.
Zu den Einstellparametern gelangen Sie über das Hauptmenü / Diverse Hilfsarbeiten / Druckersteuerung / Parameter für Druckdateien.
im Quellbetrieb (Betrieb A) werden aufgerufen:
für Materialschein: Druckdatei PFAKFM; Druckprogramm DFBKFMU
im Zielbetrieb (Betrieb B) werden aufgerufen:
Bestellliste: Druckdatei P0001, Druckprogramm DEBK1 Lieferzugang: Druckdatei P0001, Druckprogramm BYD11 Warenzugang: Druckdatei P0001, Druckprogramm VEBKW Modul 100:
Lieferzuteilung: Druckdatei P0001, Druckprogramm BRAE1
ERLÄUTERUNGEN
AUTOMATISCHES STORNO
Das Automatische Storno wird von einem Autostart-Job durchgeführt.
In den Steuerungen zur Umlagerung können Sie den Autostartjob mit der Funktionstaste F10 erstellen lassen. Der Name des Jobs ist 'PBFAKU_bbb' (bbb = Betriebsnummer).
Die Beginn- und die Endezeit können Sie in den Steuerungen angeben. Das Intervall, in dem der Job aufgerufen wird, ist 10 min.
Die Beginn- und Endezeit definiert sowohl den Zeitraum während dem das Programm aufgerufen wird, als auch den Zeitraum, der für die Berechnung der Stornofrist heran- gezogen wird.
Beispiel:
Beginnzeit 7:00 h, Endezeit 18 h
ein Auftrag, der um 17:30 erstellt wird, wird am nächsten Tag um 8:30 storniert Sonn- und Feiertage werden wie Werktage behandelt
Der Autostart-Job wird an das Subsystem KggSCD angehängt. Wenn das Subsystem KggSCD noch nicht existiert, wird es erstellt.
Sie müssen dann noch Jobschedulereinträge zum Starten und Beenden des Subsystems erstellen:
Z.B.:
Jobplanungseintrag ändern (ADDJOBSCDE) Auswahl eingeben und Eingabetaste drücken.
Jobname . . . > KFZSCDSTR Name
Eintragsnummer . . . > 000258 000001-999999, *ONLY Auszuführender Befehl . . . STRSBS SBSD(KFZL/KFZSCD)
Häufigkeit . . . *WEEKLY *SAME, *ONCE, *WEEKLY...
Geplantes Datum . . . *NONE Datum, *SAME, *CURRENT...
Geplanter Tag . . . *ALL *SAME, *NONE, *ALL, *MON...
+ für weitere Werte
Geplante Uhrzeit . . . '07:15:00' Zeit, *SAME, *CURRENT Ende
F3=Verlassen F4=Bedienerf. F5=Aktualisieren F10=Zusätzl. Parameter F12=Abbrechen F13=Verwendung der Anzeige F24=Weitere Tasten Jobplanungseintrag ändern (ADDJOBSCDE)
Auswahl eingeben und Eingabetaste drücken.
Jobname . . . > KFZSCDEND Name
Eintragsnummer . . . > 000258 000001-999999, *ONLY Auszuführender Befehl . . . ENDSBS SBSD(KFZL/KFZSCD)
Häufigkeit . . . *WEEKLY *SAME, *ONCE, *WEEKLY...
Geplantes Datum . . . *NONE Datum, *SAME, *CURRENT...
Geplanter Tag . . . *ALL *SAME, *NONE, *ALL, *MON...
+ für weitere Werte
Geplante Uhrzeit . . . '18:00:00' Zeit, *SAME, *CURRENT Ende
F3=Verlassen F4=Bedienerf. F5=Aktualisieren F10=Zusätzl. Parameter F12=Abbrechen F13=Verwendung der Anzeige F24=Weitere Tasten
FEHLER BEI DER AUTOUPDATE-FUNKTION
Die Autoupdate-Funktion hängt im selben Subsystem wie oben beschrieben.:
Job: PBEAD_001 (001 -steht für den Betreib von dem die Aktualisierung ausgeht)
folgende Dateien sind zu analysieren:
es gibt dazu eine neue Datei: EZNB - hier werden alle ET-Änderungen mitgeloggt, mit Zeitstempel.
ist der Zeitstempel jünger als der vom letzten Durchlauf, wird der Ersatzteil in allen eingetragenen Betrieben aktualisiert.
erfolgt eine Aktualisierung, wird diese im Zeilbetrieb in der ETUPL mitgeloggt, mit Fehlerprotokoll: 0=alles ok, weitere Fehler müssen druch die Entwicklung aktualisiert werden.
