DIE RICHTIGE HR-LÖSUNG
FÜR WACHSENDE UNTERNEHMEN
Wie HR-Abteilungen mit
Personio skalieren
Inhalt
01 02
03
HR als zentraler Treiber des Unternehmenswachstums
Wie HR durch Personio das Unternehmenswachstum stützt Recruiting
Personalverwaltung Lohnabrechnung
Retention & Development Reporting
Personio als langfristige
Zukunftsinvestition
01
Ihr Unternehmen wächst und schwingt sich zu Höhenflügen auf – doch die Triebwerke Ihrer metaphorischen Unternehmensrakete stoßen langsam an Ihre Grenzen. Oder anders gesagt, die HR-Arbeit skaliert nicht so wie das Unternehmen. Statt dieses durch blitzschnelles Hiring und effiziente Prozesse voranzutreiben, bremst die manuelle Personalarbeit Sie aus.
Verwunderlich ist das nicht, denn mit einem schmalen HR Team müssen Sie einen immer größer werdenden Berg an Verwaltungsarbeit stemmen, sich gleichzeitig um eine steigende Zahl von Bewerbern und Mitarbeitern kümmern – und das alles ohne eine passende Software, die Ihnen unter die Arme greift. Wie sollen Sie so das Unternehmenswachstum auf operativer und strategischer Ebene vorantreiben?
Für das Wachstum von Unternehmen spielt die Personalabteilung eine zentrale Rolle, denn sie stellt die Mitarbeiter als wichtigste Unternehmens- ressource in den Fokus.
Sie kümmert sich um...
Recruiting neuer Mitarbeiter:
Stellen ausschreiben, Bewerber managen, um Employer Branding kümmern
Bindung neuer und bestehender Mitarbeiter:
Gutes Onboarding bereitstellen, Fluktuation regulieren, Mitarbeiterzufriedenheit gewährleisten Performance & Development:
Skills im Unternehmen entwickeln, Leistung und Produktivität sichern und steigern
Personalverwaltung als Basis:
Nur wenn hier die Prozesse – etwa die Personaldaten oder die monatliche Payroll – stimmen, kann das Potenzial auf den anderen Ebenen voll ausgeschöpft werden
WACHSTUM? OHNE GUT
AUFGESTELLTES HR UNMÖGLICH!
HR als zentraler Treiber
des Unternehmenswachstums
01
Sie haben es wahrscheinlich schon gemerkt:
Personaler*innen in wachsenden Unternehmen unterstützen an allen Fronten – und das in der Regel mit einem relativ kleinen HR Team.
Ihre/seine Herausforderung liegt in…
Unternehmen, die nachhaltig wachsen wollen, müssen effizient, effektiv und schließlich auch strategisch arbeiten. Doch dafür müssen erst die operativen Prozesse sitzen: Stellen Sie sich vor, Sie verpassen Wachstumsziele, weil Einstellungen zu lange dauern oder Mitarbeiter noch
während der Probezeit kündigen!
Wie lässt sich das verhindern? Erstens mit mehr Zeit für die Mitarbeiter, z.B. indem zeitraubende operative Tätigkeiten automatisiert werden. Und zweitens, indem HRler*innen sich aus ihrem starren Verwaltungskorsett herausschälen und eine neue, strategische Rolle einnehmen, in der sie das Unternehmenswachstum auf Geschäftsführungsebene vorantreiben.
UND WO HAKT’S?
vielen offenen Stellen, umständlichem Bewerbermanagement und schnellem Hiring der richtigen Kandidaten
zunehmender Überlastung, weil immer mehr Mitarbeiter teils manuell verwaltet werden müssen
immer komplexer werdenden Prozessen und Strukturen – insbesondere bei Eintritt in ausländische Märkte oder Eröffnung neuer Standorte
aktuell unflexiblen HR-Lösungen, die nicht umfassend unterstützen und mit dem Unternehmenswachstum nicht Schritt halten können
Manuelle HR-Prozesse, die wir anfangs zu dritt stemmen mussten, wurden für uns zum Handicap.
Auch das alte Bewerbermanagementsystem bremste uns aus, denn es war nicht auf unser dynamisches Wachstum ausgelegt.
„
02 Wie HR durch Personio das
Unternehmenswachstum stützt
Aber ist das überhaupt möglich: mit einem kleinen HR Team strategisch arbeiten, das Unternehmenswachstum mit tragen und dieses auch noch skalierbar machen? Die einfache Antwort: Ja! Allerdings müssen Sie dafür erst die Weichen in Ihrer Personalabteilung legen und dann an den richtigen Stellschrauben drehen.
Effizientes Recruiting ist der Schlüssel für ein nachhaltiges Unternehmenswachstum. Doch dafür müssen die Prozesse sitzen – wie sonst sollen Personaler*innen schnell die richtigen Kandidaten einstellen?
RECRUITING
1. Wo es bei wachsenden Unternehmen hakt
Viele offene Stellen und schnelles Hiring mit einem dünn besetzten HR Team
Zeitraubendes Bewerbermanagement durch Koordinierung aller Beteiligten, fehlende Übersicht über den Bewerberstatus
Unsauberer Bewerbungsprozess, wodurch gute Kandidaten nicht rechtzeitig eingestellt werden können oder abspringen
Fehlende datengestützte Insights im Recruiting-Prozess
Zu skalieren bedeutet, dass sich meine Anforderungen jeden Tag ändern. Für mich ist Personio die perfekte Lösung, denn ich kann mit einer einzigen Lösung fast alles tun, was ich will.
Agnès Chauvigny,
Senior People Manager, Spendesk
„
02
2. Recruiting mit Personio
Schnell und effizient Stellen ausschreiben: Positionen durch eine integrierte Karriereseite und Multiposting per Klick auf mehreren Kanäle gleichzeitig veröffentlichen
Sehen, welche Recruiting-Kanäle die besten Ergebnisse liefern: Durch visuelle Auswertungen sofort erkennen, wo Optimierungsbedarf herrscht – und noch mehr gute Kandidaten für weniger Geld in den Funnel bekommen
Bewerbungsprozess ganz einfach organisieren: Bewerbungsgespräche direkt über Personio planen, mit automatisierter Bewerberkorrespondenz Zeit sparen, einfach digitales Feedback von Kollegen und Führungskräften zu Bewerbern zentral bündeln
Keine Aufgabe vergessen: Alle Bewerbungen im Überblick und DSGVO-konform im System verwalten, Erinnerungen an To-Dos und zu beantwortende Nachrichten erhalten, um eine gute Candidate Experience sicherzustellen
Kandidaten schnell einstellen: Arbeitsverträge mithilfe von Vorlagen erstellen, und akzeptierte Bewerber direkt als Mitarbeiter im System anlegen
„
Eine HR Managerin, 70 Mitarbeiter und immer zeitintensiveres Sourcing – für wichtige HR-Projekte blieb da kein Raum.
Das Bewerbermanagement über Excel und Outlook stieß so stark an seine Grenzen, dass sowohl Kandidaten als auch involvierte Führungskräfte schlechte
Erfahrungen machten.
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02 3. So sieht das in der Praxis aus
Zeitersparnis bei der Verwaltung
schnellere Time to Offer
50 % 25 % 3x
mehr Mitarbeiter in 3 Jahren Reibungsloser
Bewerbungsprozess und zufriedene Kandidaten
Mit Personio spare ich 50% meiner Zeit für Verwaltungsarbeit ein, die ich nun ins Recruiting und andere Strategieprojekte stecken kann.
Catherine Schabert, HR Managerin, Getsafe
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Schluss mit schleppendem Recruiting und zeitintensivem Bewerbermanagement: Getsafe wächst nachhaltig, weil es Top-Bewerbern schneller Angebote macht, und das Unternehmen Statista punktet bei Kandidaten mit einem zügigen, transparenten und reibungslosen Einstellungsprozess.
02 PERSONALVERWALTUNG
Reibungslose und effiziente HR-Prozesse, sauber organisierte Mitarbeiterdaten: Nur, wenn das operative Fundament stimmt, können Unternehmen nachhaltig wachsen.
1. Wo es bei wachsenden Unternehmen hakt
Ineffiziente Prozesse: Extrem hohe Arbeitslast, viele Anfragen von Mitarbeitern, z. B. zu den Urlaubstagen
Keine verlässlichen Daten: Tiefe Einblicke in die HR-Arbeit fehlen, da Daten überall verstreut sind und nicht flexibel ausgewertet werden können, langwieriges und fehleranfälliges Reporting
Verschiedene Standorte und Länder: Viele unterschiedliche Prozesse und Richtlinien und somit mehr Aufwand für HR
„
Enormes Wachstum und Internationalisierung: Mit den alten Personalprozessen konnte unser HR Team die neuen Anforderungen kaum stemmen.
Allein für Produktionsmitarbeiter hat Lizza sechs Teilzeitmodelle. Doch mit der alten HR Software wurden Zeiten oft fehlerhaft
erfasst und mussten aufwändig korrigiert werden.
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02 2. Personalverwaltung mit Personio
Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden: Mitarbeiter ihre Urlaube und Arbeitszeiten eintragen lassen – ihre Führungskräfte bestätigen nur noch per Klick
Datengestützte Entscheidungen treffen: z.B. Fluktuationsraten, Abwesenheitsquoten oder Gehaltsspiegel ganz einfach mit Reports auswerten
Reibungslose HR-Prozesse gewährleisten: Ihre eigenen Prozesse ganz flexibel aufsetzen, um Abweichungen z. B. für unterschiedliche Abteilungen oder Standorte abzubilden
HR-Arbeit skalieren: Durch clevere Funktionen wie Erinnerungen, Dokumentenvorlagen und das reibungslose Zusammenspiel sämtlicher Plattform-Funktionen (z. B. Digitale Personalakte integriert mit der Lohnabrechnung) Zeit sparen
3. So sieht das in der Praxis aus
Alle Mitarbeiterdaten aktuell und an
einem Ort
50 %
Flexible HR- Prozesse, die zu einem global aktiven
mittelständischen Unternehmen
passen
Verlässliche Lösung, die Stunden korrekt erfasst, automatisch Gehälter berechnet
und mit dem Unternehmen
mitwächst 50% Zeitersparnis bei
der HR-Verwaltung
Prozesschaos, adé! Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort und saubere, flexibel anpassbare HR-Prozesse: Mit dieser Grundlage sind Unternehmen wie die EQS Group oder Lizza für ihr langfristiges Wachstum optimal aufgestellt. Und zwar dauerhaft – denn Personio passt sich den veränderten Anforderungen von Unternehmen an und ermöglicht auch individuelle Prozesse für internationale Standorte.
02
Nicht an allen 8 Standorten laufen unsere Prozesse gleich ab. Mit Personio können wir z. B. lokale Unterschiede beim On- und Offboarding einfach in der Software anpassen.
Laura Santeusanio, Global HR Director, EQS Group
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LOHNABRECHNUNG
1. Wo es bei wachsenden Unternehmen hakt
Zeitraubende Prozesse: Häufige An- und Abmeldung neuer Mitarbeiter und Austausch mit Steuerberatern
Hohe Komplexität: Manuelle Prozesse mit hohem Fehlerrisiko Ständig steuerrechtliche Neuerungen: HR muss Prozesse selbstständig anpassen
Bei Verwaltung und Lohnabrechnung verlor das HR Team viel Zeit. Ihr Wunsch: Eine Software, die Daten übersichtlich bündelt und Mitarbeitern Zugriff auf eigene Stammdaten und Dokumente gibt.
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2. Lohnabrechnnung mit Personio
Zeitersparnis durch Automatisierung: Alle Unterlagen zur Lohnabrechnung per Klick in der digitalen Personalakte ablegen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen
Kein Raum für Fehler: Mitarbeiter tragen Abrechnungsdaten im Onboarding selbst ein, Personio verfolgt Änderungen nach und prüft die Plausibilität
Persönliche Betreuung: Bei Fragen jederzeit unsere Lohnabrechnungsexperten im Kundenservice kontaktieren
Angepasst an Ihre Bedürfnisse: Die vorbereitende oder vollständige Lohnabrechnung flexibel mit Personio durchführen
02
3. So sieht das in der Praxis aus
Lohnbuchhaltung – einfach wie nie: Mit Personio Payroll arbeiten HR Teams unabhängiger, effizienter, fehlerfrei – denn mit externen Abrechnern benötigen sie kaum Berührungspunkte.
121
26
37
5 10
0 Manuelle
Entgeltabrechnung
Vorbereitende Entgeltabrechnung
Vollautomatisierte Entgeltabrechnung
Anzahl der Emails und Telefonate zwischen HR Abteilung und externen Abrechner Anzahl der Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
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RETENTION & DEVELOPMENT
1. Wo es bei wachsenden Unternehmen hakt
Kein geordneter Onboarding-Prozess:
HR ist mit Verwaltung beschäftigt und hat keine Zeit, sich in der Einstiegsphase um neue Mitarbeiter zu kümmern
Punkt eins, zufriedene Mitarbeiter arbeiten produktiver. Punkt zwei, Personalkosten sind mit rund 80% der größte Kostenblock in Unternehmen. Deshalb ist es essentiell, Mitarbeiterpotenziale zu entfalten und sie langfristig zu binden. Doch das klappt nur, wenn das Unternehmen – besonders durch HR – eine rundum positive Employee Experience ermöglicht.
Die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung können sich jetzt auf’s Wesentliche konzentrieren, da alle Daten übersichtlich und zentral in Personio gebündelt sind.
Dr. Lea Schroeder, VP Talent & Culture, Raisin
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Schwitzhände beim Abrechnen aus Angst vor Fehlern? Das doppelt und dreifache Prüfen von Lohndaten ist mit Personio nicht mehr nötig. Die Personaler*innen von Unternehmen wie Raisin blicken dem Monatsende entspannt entgegen – und freuen sich, weil sie mit einfachen Payroll-Prozessen Zeit für wichtige HR Projekte gewonnen haben.
Die Mitarbeiterentwicklung läuft nicht systematisch ab: In der Organisation fehlen geordnete Prozesse und Best Practices
Keine Zeit für die Bedürfnisse der
02 2. Retention & Development mit Personio
Mitarbeiter binden: z. B. durch optimales Onboarding mit automatisiertem Aufgaben-Management
Mitarbeiter gezielt entwickeln: Feedback zentral koordinieren, Ziele transparent festsetzen und nachverfolgen und die
Zielerreichung direkt mit dem Gehalt verknüpfen
Zeit für Mitarbeiterzufriedenheit gewinnen: Durch saubere HR-Prozesse Ressourcen für die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur freiräumen
3. So sieht das in der Praxis aus
Viele HR-Prozesse waren vor Personio noch nicht digitalisiert und aufwendig.
So blieb wenig Zeit, um sich um Talentgewinnung und Mitarbeiterbindung zu kümmern.
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Mit Personio behalte ich den Überblick: Kollegen sind in relevante Aufgaben eingebunden, die Informationen im Unternehmen fließen und ich kann mich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Mitarbeiter.
Steffen Sachse,
Head of People & Culture, PIABO
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02 Eine Prise Inspiration
Personio liefert Ihnen den passenden Rahmen für die Entwicklung und Bindung Ihrer Mitarbeiter. Die passenden Tipps, Best Practices unserer Kunden sowie praktische Leitfäden und weiteres “HR-Wissen” finden Sie auf unserer Website. Hier ein kleiner Auszug:
REPORTING
Der Zugang zu zuverlässigen Mitarbeiterdaten ist die Grundlage für eine erfolgreiche Personalstrategie. Denn wie sollen Sie wissen, wo Probleme und Optimierungspotenziale liegen – und wie vorausschauend arbeiten, wenn Sie keinen Einblick in handfeste Daten und Fakten haben?
1. Wo es bei wachsenden Unternehmen hakt
Verstreute Datenpunkte:
Kein ganzheitlicher Einblick in die HR-Arbeit und keine Ansatz- punkte für Optimierungen
Unflexibles, zeitraubendes Reporting:
Keine individuellen Auswertungen und technische Limitierungen bestehender Tools
GLASSES
Onboarding Checkliste
Leitfaden Feedback & Development 5-Punkte-Plan Performance Management Leitfaden Unternehmenskultur
HR Experten Newsletter
Der Content von Personio ist unglaublich greifbar.
Die Lohnbuchhaltung für alle vier Standorte vorzubereiten hieß, sich durch vier verschiedene Excel-Dateien zu forsten.
„
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02 2. Reporting mit Personio
Berichte, die die HR-Arbeit erleichtern: z. B. alle Mitarbeiter mit unvollständigen Personaldaten, alle auslaufenden Arbeitsverträge oder Probezeiten ansehen
Ganzheitlicher, strategischer Blick aufs Unternehmen: Alle Daten in einem System auswerten, z. B. Mitarbeiterfluktuation, Abwesenheitsquoten, Gehalts- und Karriereentwicklungen
Flexibel angepasst an Ihre Bedürfnisse: Vordefinierte Berichte für schnelle Einblicke und benutzerdefinierte Berichte für individuelle Fragestellungen – für Sie und das Management
3. So sieht das in der Praxis aus
So helfen unseren Kunden die Reports:
Bei der Analyse von HR- Kennzahlen 20 bis 30 Min. pro Bericht sparen Erkennen, welche Kanäle
die meisten Bewerber bringen
Auswerten, welche Corporate Benefits genutzt werden, um Employer-Branding- Strategie zu verfeinern Mitarbeiterdaten in einem
zentralen Tool auswerten und Lohnabrechnung fehlerfrei vorbereiten
„
02
Tipp: HR Daten ganzheitlich betrachten und verlässlich interpretieren
Wie rekrutieren wir noch effizienter? Wie entwickelt sich die Fluktuation? Dass sie Daten zentral speichern und individuell anpassen und auswerten können, gibt Unternehmen wie Spendesk, auxmoney oder Kiron neue Ansätze für strategische Entscheidungen – und obendrein die Zeit dafür. Denn statt sich stundenlang durch Spreadsheets zu pflügen, können sie bei Personio Reportings auf Knopfdruck abrufen.
LIGHTBULB
Nur Unternehmen, die in der Lage sind Personaldaten auszuwer- ten, können verlässliche Schlussfolgerungen ziehen. Um einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen zu gewinnen, ist eine umfassende Datengrundlage wichtig – und die gibt es nur, wenn alle Datenpunkte im System miteinander verknüpft sind.
Mit Personio konnten wir unsere Mitarbeiterdaten plötzlich ganz anders auswerten und strategische Entscheidungen, z. B. für das Recruiting, ableiten.
Yasmin Kurzhals,
Vice President HR, auxmoney
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03 Personio als lang-
fristige Zukunftsinvestition
Damit die Personalabteilung das Unternehmens- wachstum voranbringen kann, hilft eine ganzheitliche Lösung: Für ein einheitliches Reporting und effizientes Arbeiten verknüpft Personio sämtliche Datenpunkte und Prozesse nahtlos miteinander.
Zudem wächst Personio mit Ihrem Unternehmen mit – durch die schnelle Weiterentwicklung des Produkts, das Hinzuschalten ergänzender Module und die Möglichkeit, Spezialbereiche wie z.B. Ihre Schichtplanung über passende Schnittstellen anzubinden.
So können Sie sichergehen, dass Ihr Unternehmen für künftiges Wachstum optimal aufgestellt ist.
Alles, was wir für unsere tägliche HR-Arbeit brauchen, können wir jetzt über eine zentrale Software erledigen.
Jannis Tsalikis,
General Manager HR, Teufel
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Integrationen Berichte & Analytics
Stellen- ausschreibung
Bewerber- management
On- und
Digitale Personalakte
Abwesenheiten Zeiterfassung Dokumenten- management Vorbereitende Lohnabrechnung
Personio Payroll
Performance Feedback
Entwickeln
Abr
echn
en
Verwalten Rekrutieren
04 Wollen Sie auch?
Personio unterstützt Sie!
Sie haben noch letzte Zweifel? Immerhin ist die Einführung einer neuen Software zeitaufwändig und kostenintensiv… Nicht ganz.
Die schnelle und einfache Implementierung in durchschnittlich 5 Wochen, sowie ein persönlicher Ansprechpartner und fortlaufender Support durch das Personio Team machen das möglich.
In zehn Jahren im HR habe ich alle großen Tools genutzt – so nutzerfreundlich wie Personio war keines.
Doch mein Favorit ist der Customer Support: Ich habe noch nie so nette Gespräche geführt wie mit dem Team von Personio.
Rohit Kakar, Head of HR, Kiron
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04 Bereits mehr als 2.000 Kunden meistern Ihr Wachstum mit Personio
Lernen Sie Personio in einer Webdemo kennen – mit individueller Beratung und maßgeschneidert auf Ihre Schwerpunkte.
Sonst noch Fragen? Wir sind für Sie da: info@personio.de
Auf der Suche nach einem Partner für Ihr Wachstum?
Kostenlose Webdemo anfragen
20% 30
7 20-30
50%
Zeitersparnis bei
Routineaufgaben reibungslose
Einstellungen pro Monat
internationale Implementierungen von Personio in einem Jahr
Minuten pro HR Report gespart Zeitersparnis bei
der Verwaltung
