Martin Rebs, Schütze AG, Mitglied des Vorstands XÖV-Konferenz am 26.09.2019 in Bremen
Die XRechnung
funktioniert nur, wenn sie auch jemand sendet!
Wie bekommen wir die XRechnung
ins Haus?
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Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt2
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnungAgenda
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Erfahrungen aus dem Roll-Out:Welche Stolpersteine lässt man besser aus?
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Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt2
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnungAgenda
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Erfahrungen aus dem Roll-Out:Welche Stolpersteine lässt man besser aus?
Die Art und Weise wie Rechnungen erstellt werden müssen ERP-Hersteller einbinden, Lieferanten und Dienstleister informieren!
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Was ändert sich?
Papierrechnung mit Kontierungsstempel und Notizen Die XRechnung
Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt
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Was ändert sich?
Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt
Die Art und Weise wie Rechnungen visualisiert und vorgehalten werden müssen
Wie geht das mit der eigenen Buchhaltung? Dem Steuerbüro? Bei einer Prüfung?
Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt
Die Art und Weise wie Rechnungen übermittelt werden müssen
Viele Portale? Viele unterschiedliche Zugangswege? Was gilt eigentlich wo?
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Was ändert sich?
KMU & Großlieferanten
Manuelle Daten- Eingabe oder Upload
Servicekonto Webanwendung
Rechnungseingang XRechnung
Beispiel Zentrale Rechnungs- eingangsplattform Bund
Rechnungssender Behörden/
Einrichtungen
Elektronische Weiter- verarbeitung
Archivierung Zahlung XRechnung/CEN via
De-Mail, E-Mail, PEPPOL-Webservice
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Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt2
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnungAgenda
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Erfahrungen aus dem Roll-Out:Welche Stolpersteine lässt man besser aus?
Die Verpflichtung der Lieferanten:
viele wissen nichts von ihrem „Glück“
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Warum eine frühzeitige Lieferantenkommunikation notwendig ist
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnung
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Beispiel Bund: Ende 2020 Heute
<1.000
E-Rechnungen
> 2.000.000
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Warum eine frühzeitige Lieferantenkommunikation notwendig ist
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnung
2 Einheitliche Prozesse innerhalb der öffentlichen Einrichtung erreichen
• Umstieg auf einen durchgehend digitalen Rechnungsprozess ist sinnvoll, wenn die Potentiale der Digitalisierung überhaupt gehoben werden können
• Langfristig parallele Prozesse von Papier und E-Rechnungen sollten vermieden werden
• Investierte Zeit und Ressourcen bei der Umstellung rentieren sich mittelfristig nur, wenn die einzelnen Prozessschritte digital schneller und effizienter erledigt werden
Mögliche Einsparung gegenüber Papier wirklich realisieren 3
Eingang Workflow Archiv
> 70 % > 30 bis 70 % > 70 %
Lieferanten übersenden korrekte elektronische Rechnungen
• zum „richtigen“ Zeitpunkt,
• im „richtigen“ Format (gemäß Verordnungen),
• mit allen erforderlichen Informationen (bspw. der Leitweg-ID),
• über den vorgesehenen Einbringungsweg, also nicht einfach an den Sachbearbeiter, und
• für infrage kommende Geschäftsvorfälle.
Die Behörden wirken Unsicherheiten bei Lieferanten entgegen und minimieren den eigenen Abstimmungsaufwand.
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Warum eine frühzeitige Lieferantenkommunikation notwendig ist
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnung
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Was kann man tun?
Ein Beispiel aus der Praxis
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Umstellungsphase Umstellungsphase für die
(weiteren) Lieferanten
2019 2020 2021
Phase 1 Vorbereitung der
Pilotierung Vorlage:
„Musteranschreiben Pilotierungsphase“
Phase 2
Nach abgeschlossener Umsetzung und ggf. Pilotierung
Vorlagen:
„Musteranschreiben Rechnungssteller“
„Textbaustein Auftragserteilung“
Phase 3 Vorbereitung
Gesetzliche Verpflichtung zur
elektronischen Rechnungsstellung
27.11.2020 Stichtag bspw.
für Lieferanten des Bundes 27.11.19
Stichtag bspw. für die unmittelbare Bundesverwaltung
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnung
Musteranschreiben sollten Informationen enthalten:
XRechnung und E-Rechnung allgemein Gesetzliche Grundlage und Fundstellen
Zu verwendende Syntaxen und Versionen Standards (bspw. XRechnung 1.2.0)
Wege der Einreichung (Registrierung? E-Mail? PEPPOL? Oberfläche eines Portals?) Fristen zur Einreichung (ab wann, verpflichtend ab?)
Zum korrekten Erstellung der E-Rechnung (bspw. Leitweg-ID in BT-10)
Verweis auf weitere Informationsquellen bspw. bei der KoSIToder eigene Quellen Möglichkeit sich selbst Testrechnungenzu erstellen
Ansprechpartner bei Rückfragen
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Lieferantenkommunikation beim Roll-Out der E-Rechnung
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnung
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Oft vergessen: auch bei den Lieferanten ist die Einführung der XRechnung ein Projekt2
Lieferantenkommunikation als wichtiger Aspekt beim Roll-Out der XRechnungAgenda
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Erfahrungen aus dem Roll-Out:Welche Stolpersteine lässt man besser aus?
Welche Stolpersteine lässt man besser aus?
Unklare Ziele im Projekt (gesetzliche Pflicht und nicht komplizierter als Papierrechnung) Keine Projektleitung mit wirklichen zeitlichen Ressourcen für das Projekt
Kein PMO für das Projekt „als Backoffice“ für die vielen Rückfragen von intern und extern Keine Konzeption (einmal den Prozess von Anfang bis Ende durchdenken)
Keine Konzentration auf das Wesentliche (Empfangsbereitschaft herstellen, Medienbrüche vermeiden, Mitarbeiter einbinden, Lieferanten informieren)
IT-Sicherheit, Datenschutz, Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte „vergessen“
Keine leicht zugänglichen Informationsquellen für Interessierte
Wenn kein Workflow vorhanden sein kann: ausdrucken der XRechnung als schnelle Lösung:
„Brückentechnologie?“ oder
Wie überzeugt man dann Lieferanten XRechnungen zu senden, wenn diese wieder gedruckt werden?
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Erfahrungen aus dem Roll-Out
Erfahrungen aus dem Roll-Out: Welche Stolpersteine lässt man besser aus?
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Fazit
Fazit
XRechnung funktioniert nur, wenn sie auch jemand sendet…
Denken Sie bei „Zwischenlösungen“ an die Wirkungen nach innen und außen!
Prüfen Sie in Ihrer Planung: Sind die Lieferanten ein Teil davon?
Vergessen Sie Ihre eigenen Dienstleister und Lieferanten nicht, denn auch dort ist das ein Projekt!
Binden Sie Lieferanten frühzeitig in einer Pilotierung ein, damit auch intern mit der E- Rechnung Erfahrung gesammelt werden kann.
Erstellen Sie einmal für alle nutzbare Musterschreiben, damit alle Lieferanten gleich informiert werden.
Nutzen Sie bisherige Erfahrungen und sprechen Sie diese bei Fragen und Problemen an (KoSIT, andere öffentliche Einrichtungen wie Bund, Bremen, Berlin, …).
Schütze AG
Knesebeckstraße 1 10623 Berlin
T +49 (0)30-318 05 09-00 F +49 (0)30-318 05 09-99
www.schuetze.ag
Kontakt
Martin Rebs
Martin.Rebs@schuetze.ag M +49 (0)176 101 51
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Mitglied des Vorstands
