(1) Um die Akzeptanz der neuen Strukturen bei Wiener Wohnen nachhaltig zu verankern,
– sollte mittels klarer Ziel– und Zeitvorgaben sichergestellt werden, dass die Füh-rungskräfte sichtbar die Veränderungen vorleben,
– sollte die mit Anfang 2016 implementierte Neuorganisation ausreichend dem Personal kommuniziert sowie
– sollten die bisherigen Informationsveranstaltungen evaluiert und verbessert werden. (TZ 4)
(2) Die Schnittstellen mit der Haus– und Außenbetreuung sollten laufend ana-lysiert und weiterentwickelt werden, um Reibungsverluste zu minimieren, Abläufe zu straffen und effizienter zu gestalten. (TZ 7)
(3) Die Dienstanweisung 2011/08 und der Dienstleistungsvertrag mit der Kun-denservice betreffend die Rechnungskontrolle wären derart abzuändern, dass die ordnungsgemäße Kontrolle der Leistungen der Haus– und Außenbe-treuung durch eine Überprüfung — im Sinne eines Vier–Augen–Prinzips — seitens Wiener Wohnen gewährleistet und damit die vertragskonforme, qualitativ einwandfreie Leistungserbringung gegenüber den Mieterinnen und Mietern sichergestellt wird. (TZ 8)
(4) Es wäre eine Schnittstellenanalyse mit der Kundenservice durchzuführen, diese Analyse regelmäßig zu evaluieren und das betroffene Personal diesbe-züglich mit festgelegten standardisierten Workflows zu sensibilisieren. (TZ 9) (5) Es sollten Kompetenzen in der Unternehmung aufgebaut werden, damit
mittelfristig Personal von Wiener Wohnen die Bauherrnaufgaben durch Mitarbeit bei der Technischen Projektleitung, der Projektsteuerung, der ge-schäftlichen und technischen Oberleitung und der Abrechnungskontrolle wahrnehmen kann. (TZ 9)
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(6) Die Neustrukturierung der Unternehmung wäre mit Fokus auf ausgaben-seitige Einsparungspotenziale und Optimierung der Einnahmenseite voran-zutreiben, um den seit Jahren kumulierten Bilanzverlusten langfristig und nachhaltig entgegenzuwirken und die wirtschaftliche Lage entscheidend und dauerhaft zu verbessern. (TZ 11)
(7) Der Erläuterungsteil des Wirtschaftsplans wäre mit Begründungen der Soll–
Ist–Abweichungen auf alle Bereiche der Berichterstattung zu erweitern.
(TZ 12)
(8) Es sollten erforderliche Schritte gesetzt werden, um weitere Fehlentwicklun-gen im Bereich der InstandhaltunFehlentwicklun-gen und bei den Investitionen zu vermei-den bzw. vorhanvermei-denen Fehlentwicklungen entgegenzuwirken. (TZ 16) (9) Die entwickelten Strategien und Produkte wären in Bezug auf die
Instandhal-tungsarbeiten zügig umzusetzen. (TZ 17)
(10) Die Zustandserhebungen sollten intensiviert werden, um bereits vor 2019 eine vollständige Prioritätenreihung als Basis für die Auswahl der Sanie-rungsobjekte zu erhalten. (TZ 19)
(11) Das interne Regelwerk in Zusammenhang mit der neuen Organisations-struktur und den neuen Verfahrensabläufen sollte evaluiert und alle damit verbundenen schriftlichen Dokumente sollten sorgfältig miteinander abge-stimmt werden, um Widersprüche und Mehrdeutigkeiten zu unterbinden.
(TZ 20)
(12) Die ehemals gebräuchlichen Vorschriften wären ausdrücklich für ungültig zu erklären und durch die neuen zu ersetzen. (TZ 20)
(13) Es sollten eindeutige Festlegungen im internen Regelwerk, insbesondere Be-richts– und Kontrollpflichten, für die einzelnen Prozessschritte im Zuge der Abwicklung der Sanierungsprojekte getroffen und schriftlich festgehalten werden. (TZ 20)
(14) Das Personal wäre über die mit dem Projektmanagement neu eingeführten Verfahrensabläufe nachweislich zu informieren und zur Einhaltung des dies-bezüglichen internen Regelwerks zu verpflichten. (TZ 20)
(15) Für Sanierungen wäre ein nachvollziehbares und lückenloses System der Do-kumentation des Bauablaufes vor Ort zu entwickeln und das Personal dahin-gehend (z.B. mit Schulungen) zu sensibilisieren. (TZ 22)
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(16) Bei der Gebrechensbehebung sowie der Aufkategorisierung und der Brauch-barmachung von Leerwohnungen sollte Wiener Wohnen während der Bau-ausführung verstärkt vor Ort präsent sein und die Prüftätigkeit im Sinne ei-ner Örtlichen Bauaufsicht durchführen. Dazu sollte das Personal in Bezug auf Form, Häufigkeit und Intensität der Überprüfungen, die Dokumentations–
und Berichtspflichten sowie die Kontrolle der Abrechnungen und der Regie-leistungen detailliert (bspw. durch Schulungen) unterwiesen werden. (TZ 23) (17) Der monetäre Schaden aus den Fehlverrechnungen in den Bereichen Leer-wohnungsmanagement und Gebrechensbehebung — vor dem Hintergrund der gesetzlichen Verjährungsfristen — wäre unverzüglich festzustellen, um mögliche Fehlverrechnungen mit den Auftragnehmern rückverrechnen zu können. (TZ 23)
(18) Die Abnahmeprotokolle sollten generell überarbeitet und nach klar nach-vollziehbaren, eindeutigen Kriterien gestaltet werden. Die erforderliche Vorgehensweise sollte mittels Leitfäden dem Personal zugänglich gemacht werden. (TZ 23)
(19) Ausführliche Dokumentations–, Berichts– und Meldepflichten der Örtlichen Bauaufsicht bei Gebrechens– und Leerwohnungsmanagement wären in die Verfahrensanweisungen aufzunehmen, beim neuen Projekt zu berücksichti-gen und auch der Kundenservice für ein unternehmensübergreifendes, ein-heitliches Vorgehen vorzuschreiben. (TZ 23)
(20) Das System der Rechnungskontrolle durch die Kundenservice sollte regel-mäßig evaluiert und bei Bedarf zeitnah angepasst werden, um eventuellen weiteren Fehlentwicklungen und systematischen Fehlern zeitnah entgegen-wirken zu können. (TZ 24)
(21) Für die Abwicklung von Sanierungsprojekten wäre ein standardisiertes Pro-jektcontrolling als Instrument zur Steuerung und Überwachung der Kosten über die gesamte Bauzeit einzurichten. (TZ 26)
(22) Wegen der Qualitätsmängel in den Leistungsverzeichnissen der Gewerke Baumeister und Malerarbeiten des überprüften Sanierungsprojekts sollten entsprechende Rückforderungen gegenüber dem externen Baumanager ge-prüft werden. (TZ 28)
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(23) Bei Sanierungsprojekten wäre die Qualitätssicherung bei der Planung und der Überführung der Planung in das Leistungsverzeichnis zu verbessern, um Umreihungen der Bieter und damit verbundene finanzielle Nachteile für den Bauherrn zu vermeiden. (TZ 28)
(24) Die Protokollierung von Baubesprechungen sollte lückenlos von der Örtli-chen Bauaufsicht durchgeführt, den Teilnehmenden nachweislich die Inhal-te zur Kenntnis gebracht und von ihnen die Richtigkeit der InhalInhal-te bestätigt werden. (TZ 29)
(25) Die Dokumentation des Bauablaufs wäre zu verbessern; Begehungen, Ab-stimmungen, Tagesgeschehen und gemeinsam mit dem Auftragnehmer fest-gehaltene Aufmaße wären schriftlich festzuhalten. (TZ 29)
(26) Es sollte ehestmöglich ein realistischer Fertigstellungs– und Inbetriebnah-metermin für das geplante elektronische Datenbanksystem zur Verwaltung der Pläne, Bescheide, Plan–, Befund– und Gebäudedaten festgelegt werden.
Darin sollten sämtliche relevante Daten aller Wohnhausanlagen und sons-tigen Immobilien von Wiener Wohnen eingepflegt, laufend aktualisiert, ge-wartet und zur wirtschaftlichen Abwicklung der Instandhaltungs– und Sanie-rungsprojekte herangezogen werden. (TZ 30)
(27) Die abgelaufenen Rahmenverträge wären so rasch wie möglich entsprechend den Vorgaben des Bundesvergabegesetzes neu auszuschreiben. (TZ 32) (28) Ein Controlling für die Rahmenverträge sollte eingerichtet werden, um die
erforderliche Gesamtsicht über die Leistungsabrufe zu erlangen sowie Er-kenntnisse für den Abschluss zukünftiger Rahmenverträge generieren zu können. (TZ 33)
(29) Ausschreibungen wären so zu gestalten, dass Vergabe– und Verfahrensbe-stimmungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Zudem sollten strategi-sche Überlegungen vor der Ausschreibung erfolgen, um daraus resultieren-de Änresultieren-derungen im Zuge resultieren-des Vergabeverfahrens zu vermeiresultieren-den. (TZ 34) (30) Das Know–how für die Durchführung von Vergabeverfahren sollte verstärkt
bzw. aufgebaut werden, weil dies zu den Grundaufgaben eines öffentlichen Auftraggebers zählt. Auf externe Beratungsleistungen sollte in so geringem Umfang wie möglich und allenfalls zur Lösung von Spezialfragen zurückge-griffen werden. (TZ 34)
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(31) Bei Direktvergaben wären — unter Berücksichtigung der Transaktionskosten
— ab gesondert festzusetzenden Wertgrenzen zur Beurteilung der Preisan-gemessenheit verpflichtend zumindest drei Angebote einzuholen. (TZ 35) (32) Im Sinne der Aussagekraft der angestrebten Produktkostenrechnung wären
die Bauservice–Leistungen den einzelnen Leistungsbereichen zuzuordnen.
(TZ 41)
(33) Das Verbesserungspotenzial bei der Umsetzung der Erhaltungsarbeiten soll-te genutzt werden, um die Zeitspanne vom Schlichtungsssoll-tellenantrag bis zum geplanten Baubeginn zu reduzieren und um rascher mit der Bauausfüh-rung beginnen zu können. (TZ 42)
(34) Die Verbuchung der Haftungsrücklässe wäre künftig zum Auszahlungszeit-punkt vorzunehmen, um in der Hauptmietzinsabrechnung die Einnahmen und Ausgaben der jeweiligen Kalenderjahre korrekt abzubilden. (TZ 43) (35) Interne Kontrollmaßnahmen sollten sicherstellen, dass die
Hauptmietzins-abrechnungen sachlich richtig erfolgen, um ungerechtfertigte Belastungen der Mieterinnen und Mieter aus Fehlverrechnungen generell zu vermeiden.
(TZ 43)
(36) Die bei der Sanierung Simmeringer Hauptstraße 106–108 erfolgten Fehlver-rechnungen bezüglich der Haftungsrücklässe (rd. 30.000 EUR) und des über-höht zugebuchten Betrags (rd. 3.900 EUR) wären rückgängig zu machen und die Hauptmietzinsabrechnung richtigzustellen. (TZ 43)
(37) Im Sinne einer best practice–Umsetzung sollten Verträge der geschäftsfüh-renden Organe von Tochterunternehmen im Einklang mit den Standards der Vertragsschablonenverordnung des Bundes ausgestaltet werden, um die Vergleichbarkeit und die höhere Transparenz zu gewährleisten sowie die Wirtschaftlichkeit des Mitteleinsatzes zu verbessern. (TZ 47)
(38) Im Zuge der Neubestellung der Geschäftsführung sollte nur noch eine Ge-schäftsführerin oder ein Geschäftsführer eingesetzt und das Vier–Augen–
Prinzip bspw. durch eine Prokura gewährleistet werden. (TZ 48)
(39) Die Zielsetzungen für die variablen Bezugsbestandteile der Geschäftsführung der Haus– und Außenbetreuung wären insbesondere vor dem Hintergrund der Höhe der Jahresbezüge hinsichtlich deren Eignung als Anreizsystem für die nachhaltige wirtschaftliche und organisatorische Weiterentwicklung der
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