22.1 (1) Die für das Schulden– und Veranlagungsmanagement der Stadt Wien relevanten Bestimmungen enthielten eine Reihe von Vorgaben zu den Prozessabläufen.
Beispielsweise legte das auf der Richtlinie des Finanzmanagements basierende Organisationshandbuch der MA 5 den Rahmen für die Durchführung von Finanz
geschäften des Schulden– und Veranlagungsmanagements fest und beschrieb die damit in Zusammenhang stehenden operativen Soll–Prozesse. Ähnlich waren in der MA 6 die abteilungsrelevanten Soll–Prozesse in der IDA IKS definiert. Sowohl die MA 5 als auch die MA 6 hatten darüber hinaus detaillierte grafische Beschreibungen ihrer Kernprozesse erstellt. Im Hinblick auf das Prinzip der Transparenz und Nach-vollziehbarkeit der durchgeführten Finanzgeschäfte waren außerdem die Vorgaben zur Verrechnung sowie zur Erstellung des Rechnungsabschlusses im Rahmen der geltenden Haushaltsordnung relevant.
(2) Die nachfolgende Tabelle zeigt, inwieweit der RH bei der Überprüfung von Finanzgeschäften der Stadt Wien Abweichungen vom Prinzip der Transparenz und Nachvollziehbarkeit feststellte:
Tabelle 12: Abweichung vom Prinzip der Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei den überprüften Finanzgeschäften der Jahre 2013 bis 2018
Finanzgeschäfte Abweichung vom Prinzip
der Transparenz und Nachvollziehbarkeit
1 Aufnahme eines langfristigen Darlehens ja
2 Aufnahme einer Barvorlage ja
3 Prolongation einer Barvorlage ja
4 Kapitalmarktveranlagung (Wertpapiertausch) ja
5 Kapitalmarktveranlagung (Wertpapiertausch) ja
Quelle: Stadt Wien; Darstellung: RH
(3) Gemäß dem Prinzip der Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind bei den Finanz-geschäften im Schulden– und Veranlagungsmanagement die Tätigkeiten der invol-vierten Personen bzw. Organisationseinheiten sowie deren Kontrollen klar und transparent zu regeln und zusammen mit den bei den Finanzgeschäften anfallenden Unterlagen für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren.
(4) Bei allen fünf Geschäftsfällen waren für die Nachvollziehbarkeit der durchge
führten Prozessschritte wesentliche Unterlagen nicht im (elektronischen) Akt36 der MA 5 enthalten. Dies betraf
• Bedarfsmeldungen zur Refinanzierung von Barvorlagen an den Geschäftspartner (Finanzgeschäft 1),
• die nachweisliche Übermittlung von Verbuchungs– bzw. Zahlungsanordnungen der MA 5 an die MA 6 (Finanzgeschäfte 1, 2, 3 und 4) sowie
• Nachweise für die Einholung von Alternativangeboten durch Dritte (Finanz
geschäfte 2, 3 und 5).
(5) Die Richtlinien des Finanzmanagements sahen für Veranlagungen und Finanzie-rungsgeschäfte betragliche Limits bei den Geschäftspartnern der Stadt Wien vor. In Aktenvermerken der MA 5 – Markt zum Finanzgeschäft 3 (Prolongation einer Barvor-lage) fehlte eine Anmerkung, inwieweit das aktuelle Limit beim Geschäftsabschluss ex–ante berücksichtigt wurde. Eine nachweisliche Kontrolle der Limiteinhaltung war aus den vorliegenden Unterlagen nicht ersichtlich, obwohl seit erstmaligem Abschluss des Finanzgeschäfts eine Änderung des Limits eintreten hätte können (siehe TZ 12).
(6) Für die Abwicklung des Schulden– und Finanzmanagements war in der MA 5 eine allgemeine E–Mail–Adresse eingerichtet („MA 5 Post“). Bei drei der überprüf-ten Finanzgeschäfte (Finanzgeschäfte 2, 4 und 5) gingen die Antworüberprüf-ten bzw. Anbote und Abschlussbestätigungen der Geschäftspartner in Form von E–Mails bei dem Bediensteten der MA 5 ein, der die Anfragen zuvor getätigt hatte. So erfolgte die Korrespondenz mit den Geschäftspartnern teilweise ganz ohne Einbeziehung weite-rer Bediensteter der MA 5.
(7) Beim Finanzgeschäft 1 war bei der Aufnahme eines langfristigen Darlehens ein Agio (Darlehensaufgeld) vereinbart. Dieses vereinnahmte die Stadt Wien mit vollem Betrag im Jahr der Darlehensaufnahme als Zinsen. Der vollständige Ausweis zum Zeitpunkt der Vereinnahmung des Agios war nach den zum damaligen Zeitpunkt geltenden Rechnungslegungsvorschriften möglich. Die von der Stadt Wien gewählte Vorgehensweise führte aber zu einer Einschränkung der Transparenz im Rechnungs-abschluss, da ein expliziter Ausweis des Agios und dessen periodengerechte Abgren-zung über die gesamte Laufzeit des Darlehens unterblieb.
36 Alle Finanzgeschäfte bis auf Finanzgeschäft 4 waren im elektronischen Aktensystem der MA 5 erfasst.
22.2 Der RH anerkannte, dass sowohl in der MA 5 als auch in der MA 6 die Tätigkeiten der involvierten Personen bzw. Organisationseinheiten sowie deren Kontrollen klar und transparent geregelt waren. Er stellte jedoch kritisch fest, dass aufgrund fehlender Dokumente z.B. zur Einholung von Alternativangeboten und von Verbuchungs– und Zahlungsanordnungen in den Akten die Einhaltung der Prozessvorgaben nur einge-schränkt nachvollziehbar war.
Der RH empfahl, die für die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Prozessschritte der MA 5 und der MA 6 wesentlichen Unterlagen vollumfänglich in den Akten zu dokumentieren.
Der RH wies darauf hin, dass eine nachweisliche Berücksichtigung der Limits vor den jeweiligen Geschäftsabschlüssen in den Akten der MA 5 – Markt fehlte, wodurch eine nachweisliche Kontrolle der Limiteinhaltung nur in jenen Fällen ersichtlich war, in denen die MA 5 – Marktfolge aufgrund ihrer Zuständigkeiten in den Prozess miteingebunden war.
Der RH empfahl, zur Sicherstellung transparenter und nachvollziehbarer Geschäfts-prozesse der MA 5 eine in den Akten dokumentierte, nachweisliche Berücksichti-gung der Limits vor Geschäftsabschlüssen der MA 5 – Markt für all jene Finanzgeschäfte mit festgelegten Limits sicherzustellen, in denen die MA 5 – Markt-folge nicht ex–ante in den Geschäftsabschluss eingebunden ist.
Der RH hielt kritisch fest, dass teilweise nur einzelne Bedienstete der MA 5 die elek-tronische Korrespondenz mit den Geschäftspartnern – etwa bei Angebotseinholun-gen oder auch bei Geschäftsabschlüssen – führten, obwohl dafür auch die allgemeine E–Mail–Adresse „MA 5 – Post“ zur Verfügung stand. Der RH erachtete diese Vorgehensweise als nicht ausreichend transparent, wodurch ein erhöhtes Manipulationsrisiko bestand.
Der RH empfahl, zur Erhöhung der Transparenz bei der Anbahnung und Durchfüh-rung von Geschäftsabschlüssen der MA 5 ausschließlich die allgemeine E–Mail–
Adresse „MA 5 – Post“ zu verwenden.
Der RH hielt fest, dass die Stadt Wien ein Darlehensagio im Jahr der Darlehensauf-nahme mit vollem Betrag als Zinsen vereinnahmte, was den zum damaligen Zeit-punkt gültigen Rechnungslegungsvorschriften entsprach. Der RH stellte jedoch kritisch fest, dass diese von der Stadt Wien gewählte Vorgehensweise zu einer Einschränkung der Transparenz im Rechnungsabschluss führte, da ein expliziter Ausweis des Agios und dessen periodengerechte Abgrenzung über die gesamte Laufzeit des Darlehens unterblieb. Mit der verpflichtenden Anwendung der Bestim-mungen der VRV 2015 auf die Voranschläge und Rechnungsabschlüsse ab dem Finanzjahr 2020 war von einer entsprechenden Erhöhung der Transparenz –
hinsichtlich der periodengerechten Abgrenzung von Darlehensagios – auszugehen.
Eine solche war in der Haushaltsordnung 2018 auch bereits vorgesehen.
22.3 (1) Die Stadt Wien teilte in ihrer Stellungnahme zur Feststellung des RH, dass für die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Prozessschritte wesentliche Unterlagen nicht im (elektronischen) Akt enthalten waren, mit, dass der elektronische Akt in der MA 5 erst seit 2016 erlassmäßig genehmigt geführt werde bzw. geführt werden dürfe. Die überprüften Finanzgeschäfte hätten auch Finanzgeschäfte vor 2016 bein-haltet, die nur in Papierform vorgelegen seien. Zur Feststellung des RH, dass Nach-weise für die Einholung von Alternativangeboten durch Dritte fehlten, teilte die Stadt Wien mit, dass es sich bei den angeführten Finanzgeschäften um telefonische Abschlüsse gehandelt habe. Die entsprechenden Dokumentationen seien in Form von Aktenvermerken vorhanden bzw. vorhanden gewesen.
(2) Hinsichtlich der Empfehlung des RH, die für die Nachvollziehbarkeit der durchge-führten Prozessschritte der MA 5 und der MA 6 wesentlichen Unterlagen vollum-fänglich in den Akten zu dokumentieren, würden die MA 5 und die MA 6 künftig verstärkt auf die Umsetzung dieser Empfehlung achten.
(3) Die Empfehlung des RH bezüglich der Sicherstellung transparenter und nachvoll-ziehbarer Geschäftsprozesse der MA 5 sei bereits umgesetzt.
(4) Die Empfehlung des RH zur Erhöhung der Transparenz bei der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsab schlüssen der MA 5 sei ebenfalls umgesetzt.
22.4 (1) Der RH entgegnete der Stadt Wien, dass bei allen fünf Geschäftsfällen für die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Prozessschritte wesentliche Unterlagen im Akt (darunter in einem Akt in Papierform zum Geschäftsfall 4 aus dem Jahr 2014) der MA 5 nicht enthalten waren. Die nunmehr in der Stellungnahme angeführten Aktenvermerke wurden dem RH nicht vorgelegt, obwohl ihm die Vollständigkeit der Geschäftsfalldokumentation schriftlich bestätigt wurde.
(2) Der RH anerkannte die Zusage der Stadt Wien, künftig verstärkt auf die Umset-zung der Empfehlung zu achten.