16.1 (1) Das Prinzip der Kontrollautomatik fordert, dass die im Schulden– und Veran
lagungsmanagement genutzten IT–Systeme automatische Kontrollen der mit den Finanzgeschäften verbundenen Tätigkeiten sicherstellen bzw. so ausgestaltet sind, dass – in Entsprechung des Vier–Augen–Prinzips – mit Risiko verbundene Tätigkei-ten zumindest die Mitwirkung mehrerer dazu berechtigter Personen erfordern.
(2) Die Berücksichtigung des Prinzips der Kontrollautomatik im Schulden– und Veranlagungsmanagement der Stadt Wien überprüfte der RH stichprobenartig anhand der in den zuständigen Abteilungen der MA 5 und der MA 6 bei der Durch-führung der Finanzgeschäfte verwendeten IT–Systeme. Dazu zählten vor allem das elektronische Aktensystem, das HV–System, das Online–Banking–System und ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung.
(3) Die Verwaltung und Dokumentation der abgeschlossenen Finanzgeschäfte erfolgte standardmäßig im elektronischen Aktensystem der MA 5 in der Form, dass eine Person eine Maßnahme beantragte und eine weitere Person diese Maßnahme genehmigte; zum Teil wurden weitere Personen (etwa die Abteilungs– bzw. Dezer-natsleitung) in Kenntnis gesetzt. In Ausnahmefällen lag für bestehende Finanz
geschäfte keine Dokumentation im elektronischen Aktensystem vor. Dies betraf Akten bestehender langfristiger Veranlagungen, die nicht in das elektronische Akten-system überführt wurden.
(4) Bei wiederkehrenden Prozessen (etwa bei der Durchführung eines Wertpapier-tausches) war erkennbar, dass die zuständige Abteilung ihre jeweiligen Prozess-schritte beibehielt. Die MA 5 nutzte teilweise die Möglichkeit, diesbezügliche Standardprozesse im elektronischen Aktensystem zu hinterlegen. Solche waren für allgemeine Geschäftsprozesse wie etwa für die Genehmigung von Aktenvermerken der MA 5 – Markt und der MA 5 – Marktfolge oder für die Kenntnisnahme von Quar-talsberichten eingerichtet. Für Geschäftsprozesse wie die Durchführung eines Wert-papiertausches waren keine spezifischen Standardprozesse im elektronischen Aktensystem hinterlegt.
(5) Vor allem im Hinblick auf die zahlungsrelevanten Prozesse bei den Finanzgeschäf-ten waren die IT–Systeme derart ausgestaltet, dass die Vornahme von Buchungen im HV–System und von Zahlungsprozessen im Online–Banking–System die Mitwir-kung von mehreren, mit den entsprechenden IT–Berechtigungen ausgestatteten Personen erforderte.
(6) Eine durchgehende IT–gestützte Verbindung der verwendeten Systeme lag nicht vor, da die jeweils Anordnungsbefugten der MA 5 ihre Anordnungen per E–Mail an die MA 6 übermittelten. Weiters wiesen auch das elektronische Aktensystem und das HV–System keine Schnittstelle – etwa für die direkte Überleitung der im elektro-nischen Aktensystem verwendeten Belege in das Buchungssystem – auf. Die diesbe-züglichen Überlegungen und Pläne setzte die Stadt Wien bis zum Ende der Gebarungsüberprüfung durch den RH nicht um.
(7) Die MA 6 hatte gemäß ihren Aufgaben nach der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien und der Haushaltsordnung30 die erhaltenen Anordnungen vor dem Vollzug zu prüfen. Diese Prüfung umfasste u.a. die Einhaltung des Haus-haltsvoranschlags sowie die formelle, sachliche und rechnerische Richtigkeit der Anordnung. Die Kontrollen erfolgten teilweise automatisch. Durch die systemische Vorerfassung des genehmigten Haushaltsvoranschlags waren die Voranschlagsdaten im System erfasst und es erfolgte bei jeder Verrechnung eine automatische Prüfung im HV–System, ob das Finanzgeschäft durch den genehmigten Haushaltsvoranschlag noch gedeckt war. Die zuständige Buchhaltungsabteilung hatte dabei auch die Aktu-alität der Voranschlagsdaten im HV–System im Zuge der Verrechnung von Finanzge-schäften zu prüfen, um nicht genehmigte Kreditüberschreitungen zu vermeiden. Die Prüfung der formellen, sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Anordnung – wie z.B. der Richtigkeit der angegebenen Finanzpositionen – und der Abgleich der Daten mit Darlehensverträgen waren mangels entsprechender technischer Schnitt-stellen bzw. mangels Einrichtung eines Workflows im HV–System manuell durchzu-führen. Die Bestätigung über die Durchführung dieser Prüfschritte erfolgte durch die Freigabe der Buchungen, wobei die von den Bediensteten der MA 6 vorgenommene Buchung als Bestätigung der durchgeführten Prüfung galt. Ein gesonderter Prüfver-merk kam dabei nicht zur Anwendung.
16.2 Der RH hielt fest, dass die Nutzung der von der Stadt Wien im Schulden– und Veran-lagungsmanagement verwendeten IT–Systeme das Prinzip der Kontrollautomatik teilweise widerspiegelte. Vor allem im Hinblick auf die zahlungsrelevanten Prozesse waren die IT–Systeme derart ausgestaltet, dass die einzelnen Prozessschritte die Mitwirkung von zumindest zwei Personen erforderten.
Die MA 5 nutzte für die Verwaltung und Dokumentation der Finanzgeschäfte ein elektronisches Aktensystem, wobei in einigen Fällen die Akten für bestehende lang-fristige Veranlagungen nicht in das System überführt wurden. Auch nutzte die MA 5 keine im elektronischen Aktensystem festgelegten Standardprozesse für spezifische Abläufe bei Finanzgeschäften wie z.B. die Durchführung von Wertpapier–Tauschge-schäften. Diese Sachverhalte erschwerten die Sicherstellung einer einheitlichen Vorgangsweise und die Vermeidung von fehler– bzw. manipulationsanfälligen
30 Die Kriterien der Rechnungsprüfung waren in der HO 2016 bzw. in der HO 2018 festgelegt.
Abweichungen bei der Verwaltung und Dokumentation der Finanzgeschäfte. Auch gab es keine Schnittstelle zwischen dem elektronischen Aktensystem und dem HV–System.
Der RH empfahl, im elektronischen Aktensystem sämtliche Akten bestehender Finanzgeschäfte zu erfassen und Standardprozesse für spezifische Abläufe bei Finanzgeschäften, wie z.B. die Durchführung von Wertpapier–Tauschgeschäften, einzurichten.
Weiters empfahl er, die Schaffung einer Schnittstelle zum HV–System zu evaluieren, um die Möglichkeiten für Fehler und Manipulationen zu verringern und den Einsatz automatischer Kontrollen in seinen IT–Systemen zu erleichtern.
Die Prüfungen, die von den Bediensteten der MA 6 vor der Durchführung von Anord-nungen vorzunehmen waren, waren nicht vollständig im HV–System hinterlegt.
Daher empfahl der RH, den Einsatz automatisierter Prüfungen im HV–System voranzutreiben.
Der RH wies gegenüber der Stadt Wien kritisch darauf hin, dass die von der MA 6 vor Durchführung der Anordnungen vorgenommenen manuellen Prüfungen nur zum Teil aus ihrem HV–System ersichtlich waren und kein eigener Prüfvermerk als Bestä-tigung zur Durchführung der Prüfungen von den Bediensteten gesetzt werden musste. Damit war die Stadt Wien einem erhöhten Risiko ausgesetzt, dass die erfor-derlichen Prüfungen in der MA 6 nur zum Teil erfolgen.
Daher empfahl der RH, die Prüfungen im Rahmen der Durchführung von Anordnun-gen derart im HV–System zu hinterleAnordnun-gen, dass die Buchung nur mit einer eiAnordnun-genen Bestätigung der durchgeführten Prüfungen – etwa in Form eines entsprechenden Prüfvermerks – umgesetzt werden kann.
16.3 (1) Die Stadt Wien teilte in ihrer Stellungnahme bezüglich der Einrichtung von Stan-dardprozessen in ihrem elektronischen Aktensystem, wie z.B. für die Durchführung von Wertpapier–Tauschgeschäften, mit, dass die letzte Wertpapiertransaktion im August 2016 stattgefunden habe und entsprechende Standardprozesse für zukünf-tige Fälle bereits eingerichtet worden seien.
Weiters erläuterte die Stadt Wien zur Empfehlung des RH bezüglich einer Schnittstelle zum HV–System, dass der Standardprozess einer Auszahlung über ein SAP–Modul an das Online–Banking–System erfolge und die Auszahlung gleichzeitig im HV–System fortgeschrieben werde. Der vom Standardprozess abweichende Ablauf für manuelle Auszahlungen erfolge ausschließlich nach schriftlicher Anordnung durch die MA 5 und werde auf Sach– und Haushaltskonten vom Referat ZKS gebucht. Die zuständige
Buch-haltungsabteilung überweise den vom Referat ZKS ausbezahlten Betrag mittels Stan-dardprozesses an das Referat ZKS. Angeordnete manuelle Einnahmen, die im Referat ZKS einlangten, würden zunächst auf Sach– und Haushaltskonten gebucht und anschließend an die zuständige Buchhaltungsabteilung überwiesen. Die Einnahmen-buchung auf den entsprechenden Sach– und Haushaltskonten in der zuständigen Buchhaltungsabteilung erfolge ebenfalls nach schriftlicher Anordnung durch die MA 5.
(2) Die MA 6 werde die Möglichkeit, Fehler und Manipulationen bei Prozessen außerhalb der automatischen Abläufe zu verringern, prüfen und den Einsatz auto-matischer Kontrollen in den IT–Systemen vorantreiben.
Bezugnehmend auf die Empfehlung des RH, Prüfungen im Rahmen der Durchfüh-rung von Anordnungen derart im HV–System zu hinterlegen, dass die Buchung nur mit einer eigenen Bestätigung der durchgeführten Prüfungen umgesetzt werden könne, führte die Stadt Wien aus, dass Prüfungen bei Durchführung von Anordnun-gen im HV–System teilweise automatisch erfolAnordnun-gen würden, teilweise würden die zuständigen Bediensteten diese manuell durchführen. Dies werde durch die Bestä-tigung (Buchen) der zeichnungsberechtigten Person dokumentiert.
16.4 (1) Der RH stellte klar, dass sich sowohl seine Empfehlung bezüglich der Implemen-tierung von Standardprozessen als auch seine Empfehlung zur Schaffung einer Schnittstelle zum HV–System auf das elektronische Aktensystem bezogen.
(2) Der RH beurteilte die Zusage der Stadt Wien, den Einsatz automatischer Kontrol-len in den IT–Systemen voranzutreiben, positiv. Er hielt fest, dass eine optimale Umsetzung des Prinzips der Kontrollautomatik in einem Buchungssystem den Einsatz automatisierter Prüfungen erfordert. Sofern dies nicht möglich ist, sind zwingend manuelle Prüfungen durchzuführen. Dabei ist eine nachweisbare Bestätigung der Durchführung aller bei einer Anordnung vorzunehmenden Prüfungen erforderlich.
Der RH verblieb deshalb bei seiner Empfehlung.