Sämtliche Änderungen am QM-System, z.B. neue Verantwortlichkeiten, geänderte oder neue Prozes-se, geänderte Abfolge von Prozessen, neue Kriterien für die Überwachung etc. müssen in Einklang mit den vorhandenen Regelungen und Darlegungen stehen oder gebracht werden. Ansonsten würde sich unser QM nach und nach auflösen. Nachfolgende Abbildung zeigt schematisch die Vorgehens-weise bei der Umsetzung von Änderungen in Bezug auf unser Qualitätsmanagement.
Schema zur Umsetzung von Änderungen in Bezug auf das QM-System
Beispiel für Änderung:
Prozess, Strategiewechsel, Zielvorga-ben, Berichtswesen, Verantwortlichkeiten
Beispiel Freigabe:
Freigabe durch Prozessverantwortlichen (E-Mail, persönliche Absprache)
Beispiel Umsetzung:
Maßnahmenplan, Projektplan, E-Mail,
persönliche Absprache
Zu berücksichtigen: erforderliche Res sourcen in technischer, zeitlicher und
personeller Hinsicht
Beispiel interne Kommunikation:
Schulung, Unterweisung, Verpflichtung,
Intranet, E-Mail
Beispiel Überprüfung:
Internes Audit, Gespräch, Beobachtung Geplante Änderung in Bezug auf das
QM-System (z.B. aus Managementbewertung)
Bewertung hinsichtlich Konsequenzen und Zweck, Wechselwirkungen
Freigabe der Änderung durch Leitung/
Verantwortliche Person
Bestimmung Projektverantwortlicher und Beteiligte; Planung, Umsetzung und
Über-wachung von Maßnahmen
Erforderliche Dokumentation erstellen und freigeben durch verantwortliche Person,
in-terne Kommunikation
Überprüfung der Wirksamkeit der beab-sichtigten Änderung durch
Projektverant-wortlichen Interne Kommunikation
7 Unterstützung
Die Unterstützenden Teile für unsere Kernprozesse sind Ressourcen, Können und innere Einstellung der Mitarbeiter, die Kommunikation und letztlich die Dokumentation.
7.1 Ressourcen
7.1.1 Grundsätzliches
Für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung unserer betrieblichen Aktivitäten reicht es nicht aus, nur auf die Kernprozesse zu schauen. Alles, was dazu beitragen kann, dass unsere Kernprozesse ef-fektiv, sicher, effizient, robust gegen Störeinflüsse, und wie geplant ablaufen, bezeichnen wir als Res-sourcen. Auch diese Ressourcen wollen wir in einer geordneten Form betrachten, lenken und auf-rechterhalten. Zu diesen Ressourcen gehören unsere Mitarbeiter, die Infrastruktur, die unmittelbare Umgebung der Arbeitsorte, die Messmittel und unser Wissen (Know how).
Für die nachfolgend betrachteten Elemente gilt: Wir müssen den Überblick darüber haben, was wir mit
„Bordmitteln“ schaffen können und wo die Grenzen sind. Falls eine Make oder Buy-Entscheidung zu-gunsten einer Investition/ Anschaffung ausgeht, holen wir generell und ggf. unter Einbeziehung kom-petenter Mitarbeiter die erforderlichen Informationen ein.
7.1.2 Personen, Betriebsbeauftragte
Wir stellen sicher, dass wir über diejenigen Mitarbeiter verfügen, welche wir für die Erfüllung von An-forderungen seitens der Kunden und des Gesetzgebers benötigen. Dazu führen wir einen Schulungs-plan (siehe näheres unter 7.2) sowie ein Verzeichnis der gesetzlich geforderten Beauftragten.
Die Betriebsbeauftragten sind Kraft gesetzlicher oder betrieblicher Vorschrift berechtigt und verpflich-tet, auf die Entwicklung und Einführung umweltfreundlicher Erzeugnisse und Verfahren hinzuwirken, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften im Betrieb zu überwachen und die Betriebsangehörigen über Fragen des Schutzes der Umwelt zu informieren.
Der Betriebsbeauftragte hat folgende Aufgaben:
Überwachungs- und Kontrollpflicht
Aufklärungs- und Informationspflicht (gegenüber den Beschäftigten)
Initiativaufgaben
Berichtspflicht (gegenüber dem Betreiber)
Recht zu Stellungnahmen und Vortragsrecht (kann direkte Vorgesetzte übergehen)
Mitgeltende Dokumente
700 Dk 03 Verzeichnis der Betriebsbeauftragten
Informationen der IHK, Stichwort Betriebsbeauftragte, dort werden auch die rechtlichen Grundlagen genannt
7.1.3 Infrastruktur/ Wartung
Die maschinenspezifisch entwickelten Instandhaltungsmaßnahmen sind in Wartungsanleitungen und -plänen beschrieben, welche die Art und Häufigkeit der jeweiligen Maßnahmen umfassen. Sie basie-ren auf den Angaben der jeweiligen Maschinen- und Gerätehersteller und sind auf einigen Gebieten
aufgrund von Erfahrungswerten modifiziert. Die Durchführung der Instandhaltungstätigkeiten wird durch Wartungs-/ Instandhaltungspläne gesteuert.
Bei Anlagen die noch einer Herstellergarantiezeit unterliegen werden die Wartungsintervalle aus-nahmslos nach den Herstellervorgaben / Intervallen durchgeführt.
Mitgeltende Unterlagen
705 VA 00 Wartung und Instandhaltung weitere Dokumente siehe VA
7.1.4 Arbeitsumgebung
Die Arbeitsumgebung hat wesentlichen Einfluss auf die Motivation, Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeiter und damit der gesamten Organisation.
Unsere Grundsätze einer Arbeitsumgebung die diesem Anspruch genügt, sind:
Regeln für die Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsweise
Die für die Durchführung erforderliche Ausrüstung muss geeignet sein, funktionieren und rich-tig angewendet werden
Schutzausrüstungen müssen verfügbar sein und eingesetzt werden
Sicherheitsbestimmungen werden eingehalten,
Die Arbeitseinrichtungen sind ergonomisch zu gestalten,
Bei der räumlichen Gestaltung sind soziale Wechselwirkungen zu berücksichtigen,
Regeln für Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz:
Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, aussortieren.
Was tatsächlich gebraucht wird bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten aus-gesuchten Platz.
Der Arbeitsplatz wird sauber gehalten. Das bedeutet stetiges Aufräumen und verhindert, dass neue Gegenstände ungeplanten Zugang zum Arbeitsplatz finden.
Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert, gehört es auch dahin.
Die Arbeitsumgebung ist eine der Elemente, bei denen unsere Mitarbeiter ausdrücklich Ihre Ideen und Vorschläge einbringen sollen.
Arbeitssicherheit
Wir sehen es als ein oberes Ziel an, Arbeits- und Prozessabläufe derart sicher zu gestalten, dass Ge-fährdungen und Belastungen für die Beschäftigten verhindert oder auf ein vertretbares Maß begrenzt werden. Regelmäßige Arbeitssicherheitsunterweisungen werden je nach Gefährdungspotential ar-beitsplatzbezogen durchgeführt. Die Durchführung dieser Unterweisungen erfolgt durch den Arbeits-sicherheitsbeauftragten oder durch die Leitung (Unternehmermodell). Dieser legt die Unterweisungs-termine fest und überwacht die Einhaltung der regelmäßig durchzuführenden Wiederholungsunter-weisungen. Zur Unterweisung werden die Unterlagen der Berufsgenossenschaft verwendet.
Sofortmaßnahmen am Unfallort
Zur Sicherstellung einer schnellstmöglichen Versorgung von verletzten oder erkrankten Personen auf dem Firmengelände haben wir verschiedene Ersthelfer benannt. Im Notfall kann sofort ein Ersthelfer kontaktiert werden. Hierzu werden die Namen und die Rufnummern per Aushang ersichtlich gemacht.
Siehe auch Betriebsbeauftragten 700 Dk 03.
7.1.5 Prüfmittelmanagement (Ressourcen zur Überwachung und Messung)
Prüfmittelbeschaffung und Prüfmittelerfassung
Die Arbeitsvorbereitung ist entsprechend den technischen Vorgaben für die Beschaffung neuer Prüf-mittel zuständig. Neue und reparierte PrüfPrüf-mittel werden vor ihrem ersten Einsatz einer Kalibrierung unterzogen, sofern dies nicht bereits durch den Hersteller erfolgte. Die Prüfmittel sind mit einem Eti-kett versehen, welches den nächsten Prüftermin aufzeigt, die Identifikationsnummer ist auf dem Prüf-mittel dauerhaft angebracht. Die PrüfPrüf-mittel sind in der PrüfPrüf-mitteldatei registriert.
Überwachungsverfahren
Die Verantwortung für die regelmäßige Überwachung von Prüfmitteln liegt bei der Leitung. Die Über-prüfung erfolgt entsprechend den Angaben in der Prüfmitteldatei (jährlich). Die Prüfung erfolgt auf der Grundlage von Bezugsnormalen, welche für die Zertifikate vorliegen müssen. Fehlerhafte Prüfmittel sind sofort einer Reparatur oder Entsorgung zuzuführen. Über die Wiederholung von Prüfungen, die mit fehlerhaften Prüfmitteln erfolgten, entscheidet die Leitung.
Mitgeltende Unterlagen
702 VA 00 Messmittelüberwachung
7.1.6 Wissen der Organisation
Das Wissen, welches für die Durchführung unserer Prozesse benötigt wird ist auf verschiedene Weise festgehalten.
In Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen ist das prozess- und verfahrensbezogene Wissen aus der Sicht der Prozesse festgehalten.
Das sogenannte „informale Wissen“, also die Kompetenzen unserer Mitarbeiter werden durch Unter-weisungen, Einarbeitungen, Fortbildungen und Schulungsmaßnahmen erteilt, aufrechterhalten und erweitert.
Beschwerden, Verbesserungsvorschläge oder Fehler werden, wenn Sie einmal bekannt sind so be-seitigt, dass Sie sich nicht wiederholen können. Hierzu werden Ursachen ermittelt und Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen festgelegt.
In unserer Wissensdatenbank sind Hinweise und Anweisungen zu verschiedenen bereits bekannten Situationen beschrieben, die aus Erfahrungen und Korrekturmaßnahmen entstanden sind. Diese Liste ist themenbezogen angeordnet und wird kontinuierlich weitergeführt.
Entwicklungen, die sich auf unsere Kernprozesse beziehen wie zum Beispiel Messtechnik, Maschinen und Verfahren werden durch die Leitung und die Bereichsleiter von durch Messbesuche, Lektüre von Fachzeitschriften und durch Kundeninformationen erfasst. Die daraus abgeleiteten Maßnahmen wer-den entweder unmittelbar umgesetzt oder in Form von Qualitätszielen, Projekten, Vorbeugungsmaß-nahmen, Schulungsmaßnahmen gelenkt.
Mitgeltende Unterlagen
700 Li 01 Wissensdatenbank
701 VA 00 Personal und Schulung
600 Li 09 Maßnahmenübersicht
7.1.7 Finanzmanagement
Zum Finanzmanagement zählt die finanzwirtschaftliche Planung, Steuerung und Kontrolle der finanzi-ellen Mittel. Nachfolgende Tabelle zeigt unsere Möglichkeiten des intern betriebenen Finanzmanage-ments.
Finanzwerkzeug Umsetzung im Unternehmen Eingaben für die Umset-zung
Planung
Ermittlung des Kapitalbedarfs
Budget
Auslotung der Finanzierungs-möglichkeiten
Kurz-, mittel- u. langfristig, Si-cherheitsreserve
Jährlicher Budgetplan
Budgetvergabe für einzelne Be-reiche
Bewertung alternativer Finanz-mittel, Fördermittel
BWA; Bedarf an Ressourcen technisch und personell
Pflege der Kontakte mit Ban-ken
Steuerung
Sicherung der Liquidität
Optimale Gestaltung der Zah-lungsbedingungen
Nutzung von Fördermitteln und Zuschüssen
Monatliche Überwachung der Zahlungsströme
Rechnungen mit Zahlungsziel Skontoabzüge bei Lieferanten
BWA, Budget, Konten
AGB, Verträge mit Kündi-gungs- und Rücktrittsbedin-gungen
Kontrolle
Aufrechterhaltung des finanziellen Gleichgewichts
Deckungsbeitrag
Ausgaben sind transparent
Rechnungsprüfung Aus-gaben im Rahmen der Budgets
Sämtliche Eingangsrechnungen werden überprüft
Bei Überschreitung des Zah-lungsziels erfolgt ein Anruf; 5 Tage ohne Eingang die erste schriftliche Mahnung; nach wteren 5 Tagen Beauftragung ei-nes Inkassounternehmens
Kontodaten
Excel-Kalkulation
BWA
Abgleich Lieferschein, Ware, Rechnung, Zahlungsbedin-gungen bzw. Honorarverein-barungen
Kontoeingänge, Faktura