Mit Auswahl des Menüs Datei → Firma löschen wird ein Firmenauswahlfenster geöffnet, in dem Sie die zu löschende Firma auswählen können. Die aktuell geöffnete Firma wird im Fenster nicht angezeigt. Um diese Firma zu löschen, müssen Sie zuerst in eine andere Firma wechseln. Wenn eine Firma gelöscht wird, sind alle Mitarbeiter-, Berechnungs- und Verwal-tungsdaten der betreffenden Firma unwiderruflich verloren. Vor dem Löschen einer Firma empfehlen wir daher unbedingt, eine Datensicherung vorzunehmen.
Anwendungen
Über diesen Menüpunkt können Sie, sofern Sie mit mehreren Programmen der Produktlinie von Lexware arbeiten, zwischen den Applikationen wechseln. Neben den Programmmodu-len wie z. B. Reisekosten, steht immer das Modul Zentrale zur Verfügung.
Import
MS Outlook...
Anwender des E-Mail- und Organisationsprogramms MS Outlook haben die Möglichkeit, aus erfassten Terminen Reisen zu generieren. Dadurch entfällt die mehrfache Dateneingabe.
Beim erstmaligen Aufruf des Imports oder Exports wird überprüft, ob die neue Funktionalität in MS Outlook zur Verfügung steht. In MS Outlook wird in der Kalenderansicht unter dem Menü Aktionen ein neuer Untermenüpunkt mit der Bezeichnung Neu: Reisetermin hinzu-gefügt. Über diesen Menüpunkt wird eine Erfassungsmaske angezeigt, in der die notwendigen Reiseangaben getätigt werden können. Über das Adressbuch können weitere Teilnehmer ein-geladen werden. Diese können dann ebenfalls die Reisedaten importieren. Durch die Aus-wahl der Reiseart wird festgelegt, ob es sich um einen Inlands- oder Auslandstermin handelt.
Sind alle Eingaben erfolgt, wird durch Betätigen der Schaltfläche Speichern und Schließen der Reisetermin in den Kalender von MS Outlook eingetragen und gleichzeitig für den Im-port nach Lexware reisekosten zur Verfügung gestellt.
Über die Importfunktion in Lexware reisekosten werden diese Termine angezeigt und die markierten Einträge für den derzeit offenen Mitarbeiter in Reisen umgewandelt.
Stamm- und Reisedaten...
Im Menü Datei → Import → Stamm- und Reisedaten... können Stammdaten wie z. B. Kos-tenstellen sowie Reiseeckdaten in das System eingelesen werden.
Wie die Importfunktion von Mitarbeiterdaten, können die Stammdaten bezüglich der Kos-tenstellen und Kostenträger nur dann mehrfach importiert werden, wenn nur das Reisekos-tenprogramm installiert ist. Bei Programmpaketen (z.B. Lexware financial office pro) können nur Projekte importiert werden.
Bei den Kostenstellen, Kostenträgern und den Projekten können jeweils drei Merkmale ange-geben werden. Dies entspricht dem Ziel der Daten, denn die Tabellen bestehen aus der Spal-te Bezeichnung (z. B. der KosSpal-tensSpal-telle), der Nummer und der Inaktiv-Option.
Beispiel für eine Importdatei:
Kostenstelle; Kostenstelle (Kurz); Kostenstelle Inaktiv Vertrieb;11a;Nein
Lager;22;Nein Lager (alt);221;Ja Produktion;0815;Nein
Stammdaten
Liegen Reisedaten aus einer Excel-Datei (*.csv) oder einer sonstigen Textdatei (*.txt) vor, können mit diesen Daten automatisch Reisen angelegt werden. Bei den Reisedaten wird als Zuordnungskriterium nur die Personalnummer benötigt. Alle reisekostenspezifischen Anga-ben wie Belege, TagesangaAnga-ben und Vorschüsse müssen nach dem Import noch für jede Reise erfasst werden.
Auf der zweiten Seite geben Sie die zu importierende Datei an. Die Datei kann entweder als ASCII-Format oder als ANSI-Format vorliegen. Falls Sie nicht wissen, in welchem Format Ihre Importdatei erstellt wurde, starten Sie den Editor Notepad und öffnen Sie die Importda-tei. Wenn die Umlaute wie ä, ö oder ü richtig angezeigt werden, wurde die Datei im ANSI-Format erzeugt, ansonsten im ASCII-ANSI-Format. Nebenbei erhalten Sie dadurch auch die In-formation für die dritte Seite des Assistenten, mit welchem Trennzeichen die einzelnen Fel-der Fel-der Datensätze voneinanFel-der getrennt wurden und ob Fel-der erste Datensatz die Feldbe-zeichnungen enthält.
Im nächsten Schritt müssen Sie die einzelnen Felder der Importdatei den Feldern aus Lexware reisekosten zuordnen. Bezeichnungen auf der rechten Seite, die mit einem Haken versehen sind, müssen mit einem Feld aus der Importdatei verbunden werden.
Auf der letzten Seite zeigt Ihnen der Assistent, welche Daten in welcher Reihenfolge impor-tiert werden. Der Import wird durchgeführt, nachdem Sie die Schaltfläche Fertig stellen ge-drückt haben.
Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie die Zuordnung, die Sie im vierten Schritt getätigt haben, als Profil abspeichern wollen. Beim nächsten Import haben Sie dann die Möglichkeit, dieses Profil auf der ersten Seite auszuwählen. Dadurch entfallen bei nachfolgenden Impor-ten die meisImpor-ten Angaben, sodass eine zügige Übernahme gewährleistet wird.
Beispiel für eine Importdatei:
Anstatt die Mitarbeiterdaten, wie Personalnummer, Nachname, Vorname etc., einzugeben, können Sie diese und weitere Informationen bezüglich des Mitarbeiters importieren. In der Regel liegen diese Informationen bereits in Ihrem Lohnprogramm vor. Ihr Programm muss jedoch in der Lage sein diese Informationen als ASCII-Format in eine Datei abzulegen. Da Informationen bezüglich der Spesengruppe nicht enthalten sind, werden die importierten Mitarbeiter automatisch der Spesengruppe I zugeordnet und als Angestellte klassifiziert.
Bevor der Import-Assistent den Import durchführt, werden Sie gefragt, ob Sie die Zuord-nung, die Sie im vierten Schritt getätigt haben, als Profil abspeichern wollen. Beim nächsten Import haben Sie dann die Möglichkeit, dieses Profil auf der ersten Seite auszuwählen.
Reisedaten
Der Import von Mitarbeiterdaten kann bei alleiniger Verwendung von Lexware reisekosten beliebig oft wiederholt werden. Dieser mehrfache Import steht Ihnen daher in den Pro-grammpaketen nicht zur Verfügung.
Die Meldung, nachdem Daten nur einmal in die gleiche Firma importiert werden können, hat nur Gültigkeit, bei Vorhandensein weiterer Lexware Produkte. Ist dagegen nur Lexware reisekosten installiert, kann diese Meldung ignoriert werden.
Voraussetzung für den Import für Mitarbeiter ist, dass die Datensätze aus der Importdatei mindestens die Felder Name, und Personalnummer enthalten.
Beispiel für eine Importdatei:
Personalnummer; Name; Vorname; Straße; PLZ; Ort 4587;Berg;Adam;Holzweg 17;79111;Bergadam 7895;Tal;Siglinde;Gartenweg 12;72853;Offenzu 7231;Ebene;Josef;Hauptstrasse 44;89567;Taufkirchen 8835;Einzel;Anne;Lahnweg 23;31087;Landwehr
6953;Pfafflinger;Gerhard;Wespenweg 33;22754;Düsseldorf