Mit dieser Funktion werden Daten aus einem externen Fahrtenbuchschreiber in das Pro-gramm eingelesen und die entsprechenden Fahrtenbucheinträge generiert. Die zu importie-rende Datei muss in einem speziellen XML-Format vorliegen und muss die gefahrenen Kilo-meter sowie Datum und Uhrzeit der Fahrten enthalten. Derzeit sind Verbindungen mit dem Fahrtenbuchschreiber von Lexware elektronisches Fahrtenbuch (VIMCAR) und Mobilzeit, auch in verschlüsselter Form, vorhanden. Wird bei anderen externen Fahrtenbuchschreibern das nötige XML-Format verwendet und sind die Mussdaten enthalten, können auch diese eingelesen werden. Mischfahrten werden von Lexware elektronisches Fahrtenbuch
unter-stützt. Es können dabei Dienstkilometer, Privatkilometer (Kind an die Schule bringen) und Kilometer für Fahrten Wohnung / Arbeitsstätte als ein einziger Eintrag erfasst werden.
Für Importdaten aus elektronischen Fahrtenbüchern kann auf Extras → Optionen → Fahr-tenbuch vorgegeben werden, ob die Streckenangaben in der Importdatei in Metern oder z. B.
1000 Meter vorliegen.
Nachdem die Importdatei ausgewählt wurde, können Sie nun auf der nächsten Seite Fahrten zu Reisen zusammenfassen. Mit Betätigen der Schaltfläche für das Zusammenfassen werden diese Abschnitte als eine Fahrt angezeigt. Sind alle Fahrten importiert, wird darüber ein Pro-tokoll angefertigt und angezeigt.
Nach dem Import sind alle Fahrten im jeweiligen Fahrtenbuch aufgeführt. Wenn Sie nun eine Dienstfahrt markieren und über das Kontextmenü Speichern auswählen, werden Sie ge-fragt, ob Sie daraus eine Inlands- oder Auslandsreise anlegen möchten. Damit können Sie ohne weitere Angaben die Verpflegungs- bzw. Übernachtungspauschalen berechnen und aus-geben lassen.
Export
MS Outlook...
Die Verbindung zu MS Outlook ist nicht auf den Import von Terminen beschränkt. Mit der Exportfunktion können Sie den umgekehrten Weg gehen. Sie können in der Dialogbox Ex-port zu MS Outlook definieren, ob Sie eine einzelne Reise oder mehrere Reisen eines Zeit-raumes exportieren möchten. Möchten Sie z. B. nur nicht abgerechnete Inlandsreisen über-tragen, kann auch dies eingestellt werden. Verwenden Sie den erweiterten Buchungsstatus, kann die Auswahl auch nach den jeweiligen Buchungsstatus erfolgen.
Daten Betriebsprüfung...
Die Finanzverwaltung kann nach der Abgabenordnung verlangen, dass die steuerrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Daten müssen nach dem Export separat auf einen geeigneten Datenträger (z. B. USB-Stick,
CD/DVD) gespeichert werden. Für die Betriebsprüfung sind vordefinierte Benutzer angelegt worden. Nähere Hinweise dazu entnehmen Sie dem technischen Handbuch.
Ein Assistent unterstützt Sie bei der Bereitstellung der Daten. Auf der zweiten Seite des Assis-tenten müssen die zu exportierenden Daten und die zu prüfenden Wirtschaftsjahre ausge-wählt werden.
Wählen Sie auf der nächsten Seite das Exportverzeichnis über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Der Dateiname wird vom Programm automatisch vergeben. Auf der letzten Seite des Assistenten kann der Export über die Schaltfläche Fertig stellen gestartet werden.
DATEV-Export...
Voraussetzung für den Export der Buchungsdaten nach DATEV sind die Angaben zum Bera-ter und Mandanten auf der Seite Datev im Firmen-Assistent. Sind diese Angaben noch nicht vorhanden, wird Ihnen angeboten dies im Firmen-Assistent gleich nachzuholen.
Sind diese Angaben vorhanden, können Auswertungen auch direkt an DATEV-Programme übergeben werden. Als Berichtsform können Sie Einzelbelege oder Sammelbelege auswäh-len. Bei der Berichtsform Einzelbelege wird jeder einzelne Beleg aufgelistet, während bei Sammelbelege eine komprimierte Liste an DATEV übergeben wird. Übergeben werden kann entweder das Enddatum des Auswertungszeitraums oder ein frei wählbares Belegdatum und bei Einzelbelege an Datev, durch Beleg-/Tagesdatum das tatsächliche Rechnungsdatum.
kann. Diese Auswahl ist auf der Seite Einstellungen vorzunehmen. Verwenden Sie die Be-nutzerverwaltung, muss der Benutzer das Recht zum Druck der Buchungsliste haben, um einen Export zu DATEV ausführen zu können.
Im Menü Verwaltung → Kontenzuordnung muss bei Lexware buchhalter eine Kontierung hinterlegt sein. Dieses Konto nimmt die Aufwandsbuchungen auf und gibt sie als Finanzie-rungsbuchungen wieder ab. Aus Lexware reisekosten können nur 8-stellige Konten überge-ben werden, da die 9-stelligen für Debitoren bzw. Kreditoren vorgesehen sind
Über die Option Exportdaten per E-Mail versenden auf der Seite DATEV, können die er-zeugten Dateien z. B. gleich an die E-Mail-Adresse des Steuerberaters weitergeleitet werden.
Legen Sie zudem fest, ob das Festschreibekennzeichen beim ASCII-Format gesetzt werden soll.
Über die Vorschau können Sie sich die Daten in lesbarer Form anzeigen lassen. Dazu ist auf der Seite Einstellungen das Ausgabegerät von Export auf Drucker umzustellen.
Neben der Ausgabe im KNE-Format (Postversandformat) kann die Ausgabe im Datev-Format ( ASCII CSV) erfolgen.
Das Postversandformat (KNE) wird von DATEV zum 01.01.2018 eingestellt. Ab dem Jahres-wechsel 2017/2018 ist ein Import von Postversanddaten in DATEV-Programme nicht mehr möglich. Aus diesem Grunde kann für solche Daten kein Festschreibekennzeichen gesetzt werden.
Datensicherung
Wir empfehlen, über das Programm regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen.
Sicherung
Um zu verhindern, dass durch versehentliches Löschen oder bei anderweitiger Beschädigung des Datenbestandes sämtliche Daten unwiderruflich verloren sind, ist es notwendig, in re-gelmäßigen Abständen eine Datensicherung vorzunehmen. Dabei werden alle Datendateien in ein frei wählbares Datenverzeichnis kopiert und komprimiert und stehen damit zur Wie-derherstellung des Datenbestandes bereit. Es kann der gesamte Datenbestand zurückgesichert werden, um die Datenkonsistenz zu wahren, oder lediglich eine Firmensicherung einer aus-gewählten Firma. Die Firmensicherung kann nur in den Datenbestand rückgesichert werden, aus der sie stammt. Eine Übertragung auf andere Datenbestände ist nicht möglich. Bei einer Datensicherung werden selbst erstellte Formulare nicht mitgesichert.
Nach Anwahl der Option Datei → Datensicherung → Sicherung kann, nach der Willkom-mensseite, die Auswahl zwischen Gesamtsicherung und Firmensicherung getroffen werden.
Auf der nächsten Seite haben Sie die Möglichkeit, den Pfad für die Datensicherung einzuge-ben oder über die Schaltfläche Durchsuchen ein bestehendes Verzeichnis anzuwählen. Nut-zen Sie die Möglichkeit, eine kurze Bemerkung zu einer Datensicherung einzugeben. So lässt sich der Inhalt oder Stand der Datensicherung später leichter identifizieren. Zur Optimierung der Datenbank wird automatisch ein Unload/Reload der Daten durchgeführt. Nach Betäti-gung der Schaltfläche Weiter wird die Datensicherung durchgeführt. Sie sehen den Fort-schritt der einzelnen Stationen der Sicherung. Konnte die Sicherung erfolgreich durchgeführt werden, sehen Sie auf der letzten Seite Informationen zur durchgeführten Datensicherung als Zusammenfassung. Über die Schaltfläche Fertig stellen beenden Sie die Datensicherung.
Damit Sie nicht eine bestehende Datensicherung überschreiben, setzt sich der Dateiname aus dem Kürzel LxOffice, dem Versionsjahr, dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit zusammen.