Haben Sie über das Menü Datei → Mitarbeiter öffnen... das Reisefenster eines Mitarbeiters geöffnet, finden Sie hier alle Möglichkeiten, um eine Reise zu bearbeiten, neu zu berechnen oder zu löschen sowie den Buchungsstatus zu ändern. Verfügen Sie über E-Mail, können hier Reiseanträge verschickt und mit MS-Outlook Genehmigungen eingeholt werden. Ebenso können Sie hier die Mitarbeiter- und Firmendaten ändern sowie Memos für die Mitarbeiter anlegen. Das Suchen von Mitarbeitern und das Suchen von Reisen ohne Aufruf des Mitar-beiter-öffnen-Dialogs kann hier durchgeführt werden.
Firmenangaben
Unter dem Menüpunkt Bearbeiten → Firmenangaben können Sie die Stammdaten der Fir-ma einsehen und bearbeiten. Die Vorgehensweise bei Angabe der Firmendaten wird ausführ-lich im Kapitel Datei → Neu → Firma auf Seite 33 beschrieben.
Mitarbeiter...
Unter diesem Menüpunkt können Sie die Personaldaten des aktiven Mitarbeiters ändern. Die Anlage eines Mitarbeiters wird im Kapitel zu Datei → Neu → Neuer Mitarbeiter... auf Seite 29 beschrieben.
Reise...
Sie können eine Reise markieren und dann im Rahmen Ihrer Rechte nachbearbeiten. Alter-nativ können Sie auch einen Doppelklick auf die Reise ausführen. Möchten Sie nur einzelne Elemente (Tagesangaben, Belege etc.) der Reise bearbeiten, markieren Sie die Reise im Fenster und wählen das gewünschte Element aus der Aktionsleiste (Markierte Reise…) aus. Belege können auch über die Belegliste im Kurzstatus bearbeitet werden.
Kopieren...
Um eine bereits erfasste Reise zu kopieren, markieren Sie diese zunächst im Reisefenster und wählen dann den Menüpunkt Bearbeiten → Kopieren... aus. Sie können nun für diese Reise ein neues Reiseabfahrtsdatum vergeben und zusätzlich einen anderen Reisenden bestimmen.
Die Belege und/oder Tagesangaben der kopierten Reise können ebenfalls auf die neue Reise übertragen werden. Die gleiche Funktionalität erhalten Sie über einen rechten Mausklick auf die markierte Reise.
Einfügen...
Ist ein Mitarbeiter geladen, kann, anstatt des Menüpunkts Datei → Neu → Reise..., zum An-legen einer neuen Reise auch der Menüpunkt Bearbeiten → Einfügen... gewählt werden.
Löschen
Das Löschen von einzelnen Reisen oder Mitarbeitern kann über diesen Menüpunkt erfolgen.
Sie können eine einzelne Reise auch löschen, indem Sie diese im Reisefenster markieren und dann die Taste Entf bzw. Del drücken. Enthält diese Reise Kilometerangaben werden Sie ge-fragt, ob der entsprechende Fahrtenbucheintrag auch gelöscht werden soll. Das Löschen von mehreren Reisen wird in Das Menü Bearbeiten → Mehrere Reisen auf Seite 91 beschrieben.
Buchungsstatus...
Wenn Sie mit der Benutzerverwaltung arbeiten, haben Sie mit dem Buchungsstatus die Mög-lichkeit, bestimmte Vorgänge im Zyklus einer Reisekostenabwicklung zu steuern. Sie können im Menü Verwaltung unter Buchungsstatus... definieren, welcher Vorgang welchem Bu-chungsstatus zugeordnet werden soll. In der Spalte Verwaltungsebene können Sie festlegen, welchen Buchungsstatus ein Mitarbeiter mit einer bestimmten Verwaltungsebene eintragen kann.
Legt ein Mitarbeiter mit den Rechten bis Buchungsstatus vier und der Verwaltungsebene Null eine Reise an, bekommt diese dann den Buchungsstatus eins. Die Prüfung des Reisean-trags soll aber an einer höheren Stelle durchgeführt werden. Dazu stellen Sie bei Buchungs-status zwei den VerwaltungsBuchungs-status auf eins. Der zuständige Prüfer, bei dem in der Benutzer-verwaltung unter Rechten in der Karteikarte Reise die Verwaltungsebene mindestens eins be-trägt, kann die Reise über Bearbeiten → Buchungsstatus... auf den Status zwei setzen. Für den Mitarbeiter, der die Reise angelegt hat, ist diese Reise nun nicht mehr zu ändern. Nach-dem der Reiseantrag geprüft wurde, setzt der Prüfer den Buchungsstatus auf drei. Nun kann der Mitarbeiter nach Beendigung der Reise die tatsächlichen Werte eintragen. Durch das Zu-sammenspiel von Verwaltungsebene und den Rechten bezüglich des Buchungsstatus kann eine gezielte Reihenfolge bei der Abrechnung von Reisen erreicht werden. Mit dem Bu-chungsstatus haben Sie auch beim Drucken, Exportieren und im Zahlungsverkehr ein weite-res Sortierkriterium an der Hand, mit dem Sie sehr detaillierte Anweisungen durchführen können.
Belegsammelmappe...
Mit der Belegsammelmappe haben Sie die Möglichkeit, Belege manuell oder online zu erfas-sen, ohne die dazugehörige Reise anzulegen. Jeder Reisende besitzt seine eigene Belegsam-melmappe. Die Zuordnung zu den einzelnen Reisen wird durch das Belegdatum getroffen.
Wird zu einem späteren Zeitpunkt eine Reise angelegt, können Sie in der Einzelbelegerfas-sung zur Karteikarte Belegsammelmappe wechseln. Es werden Ihnen daraufhin entweder alle Belege aufgeführt, die mit dem Reisedatum übereinstimmen oder alle Belege, die sich in der Belegsammelmappe befinden. Die gewählten Belege können Sie in diese Reise übernehmen.
Nach der Übernahme sind sie in der Belegsammelmappe nicht mehr enthalten. Die Belege, deren Belegdatum mit keiner Reise übereinstimmen, können in der Reiseart Belege ohne Reise aufgenommen und abgerechnet werden. Die in der Belegsammelmappe vorhandenen Belege können Sie bei Bedarf über die Seitenansichtsfunktion ansehen und auch ausdrucken bzw. auch an MS Excel übergeben. Die Belegsammelmappe vereinfacht die Zuordnung von Belegen zu den einzelnen Reisen. Sie stellt selbst keine Reiseart dar. Erst nachdem die Belege in eine Reiseart übernommen wurden, werden sie z. B. in der Belegliste der Reise angezeigt und können abgerechnet werden. Ist die fortlaufende Belegnummerierung aktiv, werden auch hier die Belegnummern entsprechend hochgezählt. Hotel-Belege können bis auf die Informa-tionen bezüglich Weitere Mahlzeiten komplett erfasst werden. In der Fahrtenbuch-Ansicht ist diese Funktionalität ebenfalls enthalten. In die Kfz-Belegsammelmappe des jeweiligen Kraftfahrzeugs sind die Kfz-Belege einzugeben.
Mehrere Reisen
Im Menü Bearbeiten → Mehrere Reisen können Sie für den aktuell aktiven Mitarbeiter, eine geladene Mitarbeitergruppe oder für alle Mitarbeiter Reisen neu berechnen lassen, sie löschen oder deren Buchungsstatus ändern.
Nachdem Sie die entspreche Mitarbeiterauswahl getroffen haben, können Sie einen Zeitraum für die zu löschenden oder zu berechnenden Reisen eingeben. Ebenfalls kann gewählt wer-den, welche Abrechnungs- und Reisearten gelöscht oder berechnet werden sollen.
Mit Hilfe des Menüpunktes Bearbeiten → Mehrere Reisen → Buchungsstatus ändern...
können Sie mit dem Buchungsstatus-Assistent mehrere Reisen mit unterschiedlichem Bu-chungsstatus auf einen gemeinsamen BuBu-chungsstatus setzen.
Um mehrere Reisen gleichzeitig zu löschen, wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten → Meh-rere Reisen → Löschen... an. In der folgenden Dialogbox wählen Sie die entsprechende Ziel-gruppe aus, für die Sie Reisen löschen wollen.
Wählen Sie danach, ob Sie die markierte Reise innerhalb eines bestimmten Zeitraums lö-schen möchten oder ob alle Reisen in den Löschvorgang miteinbezogen werden sollen. Bei der Abrechnungsart haben Sie die Möglichkeit, nur die abgerechneten Reisen zu löschen.
Danach müssen Sie noch die einzelnen Reisearten selektieren, bevor Sie den Löschvorgang starten.
Sie möchten alle abgerechneten Reisen des Vorjahres löschen. Die Markierungen müssen dann wie folgt stehen:
• mehrere Reisen, bestimmter Zeitraum von 01.01. des Vorjahrs bis 31.12. des Vorjahrs
• Reisen ab oder nur mit entsprechendem Buchungsstatus
• Inlandsreisen
• Auslandsreisen
• Belege ohne Reise
Die gleichen Auswahlmöglichkeiten bieten sich Ihnen, wenn Sie mehrere Reisen neu berech-nen lassen wollen. Dies kann dann notwendig werden, wenn Sie die Einstellungen bei den Mitarbeiterdaten, z. B. der Spesengruppe, geändert haben oder Reisen über MyCenter erfasst wurden.
Sie möchten alle Inlandsreisen, egal ob abgerechnet oder nicht, neu berechnen. Markieren Sie wie folgt:
• mehrere Reisen, unabhängig vom Zeitraum
• ab Buchungsstatus 1
• Inlandsreisen
und klicken auf die Schaltfläche Berechnen, um den Vorgang zu starten.