Die Pressekonferenz

Solche Knaller-Meldungen können Sie aber auch gut in Form von Pressekonferenzen verkünden. Dazu laden Sie etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin die Journalisten schriftlich (gerne auch per herkömmlicher Post) zu der Pressekonferenz ein. In einem Konferenzraum in Ihrem Unternehmen oder in einem angemieteten Raum (beispielsweise Hotel) wird die Geschäftsführung dann die ganz besondere Nachricht vorstellen.

Damit Sie wissen, welche Journalisten Ihrer Einladung folgen, können Sie den Einladungen Antwortfaxe beilegen. Gehen Sie aber davon aus, dass eine Zusage nicht auch tatsächlich eine Zusage ist. Beispielsweise können aktuelle Ereignisse die Journalisten doch noch abhalten zu kommen. Ein nicht zurückgesendetes Fax heißt auch nicht unbedingt, dass die Redaktion nicht an der Pressekonferenz teilnimmt. Vielleicht ist die Rückmeldung im Journalisten-Alltag einfach untergegangen. Bei großen Pressekonferenzen ist es durchaus üblich, dass Unternehmen in den Redaktionen anrufen und nochmals auf den Termin hinweisen.

Für die Pressekonferenz müssen Sie einiges vorbereiten:

• Verpflegung der Journalisten

Kalte und warme Getränke sowie Gebäck gehören bei jeder Presse-konferenz auf den Tisch. Wenn Sie es gut meinen, bestellen Sie belegte Brötchen. Bei Jahrespressekonferenzen großer Unternehmen ist es üblich, dass es im Nachhinein auch noch ein Essen für die Journalisten gibt. Dies gilt aber nur für sehr große Unternehmen.

Normalerweise möchten Journalisten kein großes Essen, weil sie unter Zeitdruck stehen und in der Redaktion schnell über Ihre Presse-konferenz berichten wollen.

• Unterlagen

Bereiten Sie den Journalisten eine Pressemeldung zu dem Thema und eine Pressemappe vor. Auch das Erstellen einer Pressemappe erlernen Sie im kommenden Lehrbrief. Wenn vorhanden, legen Sie den Journalisten auch einen Block und einen Kugelschreiber Ihres Unternehmens bereit. Wenn Sie darüber hinaus unbedingt möchten, können Sie den Journalisten auch ein kleines Geschenk machen. Dies sollte wirklich klein sein. Beispielsweise ein lustiges Werbemittel Ihres Unternehmens. Große Geschenke sehen aus wie ein Bestechungs-versuch. Da Journalisten auf ihre Unabhängigkeit pochen, wird Ihnen das ansonsten negativ ausgelegt.

• Ausschilderung/Parkplätze

Denken Sie an ausreichende Parkplätze und schildern Sie den Raum der Pressekonferenz bereits vom Parkplatz aus.

• Sitzordnung

Hier ist entscheidend, wie viele Journalisten Sie eingeladen haben. Bei mittelständischen Unternehmen sind es meist zwischen 3 und 10. Hier bietet es sich an, gemeinsam mit der Unternehmensleitung an einem Tischkreis zu sitzen. Bei größeren Pressekonferenzen ist es üblich, dass die Vortragenden auf einer Art Podium sitzen und die Journalisten in Stuhl- oder Tischreihen davor.

• Ablauf

Beim Eintreffen der Journalisten werden sie von der Marketing-abteilung und möglicherweise auch bereits von den Geschäftsführern begrüßt. Bieten Sie den Journalisten Getränke an und zeigen Sie, wo freie Plätze sind. Dort liegen die Pressemeldung bzw. die Pressemappe bereit. Die Begrüßung der Pressekonferenz sollte in den Händen der Marketingabteilung liegen. Sie sind der direkte Ansprechpartner der Journalisten und sollten sich das nicht aus der Hand nehmen lassen. Dann stellen Sie die beteiligten Personen Ihres Unternehmens vor. Das sind meist die Geschäftsführer, Abteilungs-leiter oder Eigentümer. Der Geschäftsführer begrüßt dann ebenfalls die Journalisten und beginnt mit einem Vortrag zu dem Ereignis. Dazu kann eine Power Point Präsentation als Unterstützung dienen. Diese sollten Sie den Journalisten dann in ausgedruckter Form ebenfalls zugänglich machen. Dann wird möglicherweise noch ein weiterer

Redner Ihres Unternehmens sprechen. Im Anschluss übernimmt die Marketingabteilung das Wort und bittet die Journalisten, Fragen zu stellen. Sind alle Fragen beantwortet, endet die Pressekonferenz.

Dann haben die Medienvertreter meist noch individuelle Wünsche.

Die Vertreter von Zeitungen und Zeitschriften haben den Wunsch nach einem Foto, Hörfunk und Fernsehen möchten möglicherweise noch kurze Interviews mit dem Geschäftsführer machen. Dazu sollten Sie eventuell im Vorfeld einen ruhigen Raum organisieren, der so ausgestattet ist, dass es in ihm nicht hallt. Für Fotos und Fernseh-interviews können Sie bereits vor der Pressekonferenz Banner Ihres Unternehmens aufgehängt haben, die einen guten Hintergrund für ein Foto bieten.

• Nachbereitung

Ihre Pressemeldung sollten Sie im Anschluss an die Konferenz auch den Journalisten zumailen, die nicht daran teilgenommen haben. So stellen Sie sicher, dass alle Journalisten die wichtigen Informationen erhalten haben. Im Nachgang zur Pressekonferenz sollten Sie die anwesenden Medien beobachten, so dass Sie wissen, welche Artikel die Journalisten verfasst haben. Schneiden Sie diese aus und sammeln Sie diese. So können Sie den Erfolg Ihrer Pressekonferenz belegen. Rufen Sie Journalisten nicht an und bitten um Ausschnitte oder Mitschnitte aus dem Radio- oder Fernsehprogramm. Ein Journalist ist am Tag auf mehreren Terminen und hat andere Aufgaben, als Ihre Arbeit zu erledigen. Und das Sammeln von Mitschnitten ist Aufgabe der Marketing-Abteilung. Sie können auch Mediendienste mit der Suche nach entsprechenden Aus- oder Mitschnitten beauftragen. Das kostet dann aber viel Geld, das sich mittelständische Unternehmen gut sparen können.

Merksatz:

Pressekonferenzen müssen perfekt vorbereitet sein. Dies beginnt bei der Ausschilderung des Parkplatzes und reicht bis zu der Bereitstellung von Interviewpartnern.

Sie sehen: Eine erfolgreiche Pressearbeit ist nicht schwierig, bedarf nur einiger Tricks und Kniffe. Testen Sie das aus und Sie werden die gute Resonanz der Medien spüren.

Tipp:

Im kommenden Lehrbrief beschäftigen wir uns dann ausführlich mit dem Verfassen von Texten. Auch hier gibt es einige Regeln, die zum Erfolg Ihrer Pressearbeit beitragen!