Der Verkaufszyklus beginnt mit der Akquisitions- oder Einstiegsphase.
Dabei sollte sich der Vertriebsmitarbeiter zunächst einmal klar machen, auf welchem Markt er tätig werden will. Geht es um eine Stadt, eine Region, ein Bundesland, etc.? Dann beginnt die oft recht mühsame Suche nach Adressen von potenziellen Neukunden. Es gibt verschiedene Unternehmen, die Adressen zum Kauf anbieten. Sie können bei diesen Unternehmen sehr detailliert angeben, welche Adressen für Sie interessant sind. Je detaillierter Sie die Unternehmen beauftragen, desto teurer werden auch die Adressen, die Sie zur Verfügung gestellt bekommen.
Das Internet oder die sozialen Netzwerke wie Facebook können Sie ebenfalls gut bei der Recherche unterstützen.
Haben Sie die Adressen und die richtigen Ansprechpartner in den Unternehmen recherchiert, nehmen Sie Kontakt auf. Das kostet gerade am Anfang ein wenig Überwindung. Sie rufen beispielsweise bei einem fremden Unternehmen an und hoffen, dass der potenzielle Interessent tatsächlich Interesse an Ihrem Angebot hat. Sie wissen aber nie, in welcher Situation Sie Ihr Gegenüber erreichen. Hat der Ansprechpartner gerade Zahnschmerzen, muss er dringend eine Präsentation herstellen oder ist er gut gelaunt, weil er gerade eine Gehaltserhöhung bekommen hat? Vergessen Sie im Vertrieb nie: Nehmen Sie es nicht persönlich, wenn Sie eine Absage erhalten. Aber: Prüfen Sie auch immer, ob Sie Ihre Angebote aus Sicht eines möglichen Interessenten gut präsentieren.
Tipp:
Gerade am Anfang ist es hilfreich, sich ein Skript zu schreiben, in dem steht, was Sie einem möglichen Interessenten im persönlichen Gespräch oder am Telefon sagen. Verfassen Sie das Skript unbedingt selbst und lesen Sie den Text nicht ab – sonst klingen Sie unnatürlich. Planen Sie in dem Skript mögliche Antworten Ihres Gegenübers ein und überlegen Sie im Vorfeld, was Sie darauf erwidern. Bleiben Sie unbedingt höflich! Auch wenn der Interessent Sie abwimmelt, kann er möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt ein Kunde werden.
Folgende Möglichkeiten haben Sie für einen Erstkontakt.
1. Möglichkeit
Die erste Möglichkeit ist der klassische Weg. Sie rufen bei einem möglichen Interessenten an und lassen sich mit dem zuständigen Ansprechpartner verbinden. Im besten Fall kennen Sie den Namen bereits. Dann vereinbaren Sie entweder einen Termin oder leiten den nächsten Schritt ein. Unter nächsten Schritt verstehen wir, dass Sie Ihrem Telefonpartner Informationsmaterialien zusenden oder ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut anrufen. Ihr Anliegen im Vertrieb muss es sein, dass es zumindest zu einem solchen nächsten Schritt kommt!
2. Möglichkeit
Per Brief, Fax oder E-Mail wenden Sie sich an einen möglichen Interessierten und kündigen an, dass Sie ihn anrufen werden. Wie Sie so einen Brief schreiben, haben Sie in Lehrbrief 4 im Kapitel über Direktmarketing (3.5) gelernt. Etwa eine Woche nachdem der potenzielle Interessent den Brief erhalten hat, fragen Sie telefonisch nach, ob Ihr Angebot von Interesse ist. Danach gehen Sie wie in der 1. Möglichkeit beschrieben weiter vor.
3. Möglichkeit
Ohne sich anzumelden besuchen Sie ein Unternehmen und stellen kurz Ihr Anliegen vor. Am Empfang geben Sie Ihre Karte ab und hoffen, dass Ihr Ansprechpartner gerade einen Augenblick Zeit hat. Entweder führen Sie dann ein kurzes Gespräch mit ihm – ähnlich dem Telefonat aus Möglichkeit 1. Oder Sie bitten darum, dass die Mitarbeiter am Empfang Ihre Visitenkarte an den Zuständigen weitergeben. Nach etwa einer Woche fassen Sie telefonisch nach. Der nächste Schritt entspricht dem von Möglichkeit 1.
4. Möglichkeit
Auf einer Messe oder einer anderen Fachveranstaltung kommen Sie mit einem möglichen Interessenten ins Gespräch. Wenn Messen oder Veranstaltungen anstehen, können Sie auch ganz gezielt nach möglichen Interessenten suchen. Prüfen Sie beispielsweise ausführlich den Ausstellerkatalog und besuchen dann die entsprechenden Stände. Dort fragen Sie nach dem richtigen Ansprechpartner und kommen so mit ihm ins Gespräch.
Abbildung 22: Möglichkeiten eines Erstkontakts (Quelle: Maas, S. 74.)
Merksatz:
Es gibt vier Möglichkeiten mit einem potenziellen Kunden einen Erstkontakt herzustellen: Telefonat, Anschreiben, Besuch, Kontakt-aufnahme während einer Messe bzw. Veranstaltung.
Beim ersten Termin mit dem Kunden ist es Ihr Ziel herauszufinden, welchen Bedarf der Kunde tatsächlich hat. Stellen Sie dem Kunden zahlreiche Fragen, so dass Sie sich einen guten Eindruck vom IST-Zustand des Interessenten machen können. Vereinbaren Sie einen zweiten Termin. Hier versuchen Sie Ihre Bedarfsanalyse abzuschließen.
Möglicherweise bringen Sie auch direkt einen Spezialisten Ihres Unternehmens mit, um detaillierte Fachfragen zu klären. Ganz wichtig:
Bauen Sie die persönliche Ebene zu dem Interessierten auf. Realisieren Sie, wie er „tickt“, welche Hobbys er hat, wie er seine Freizeit verbringt.
Fragen Sie nicht direkt danach, aber halten Sie die Augen offen, ob Sie etwas herausfinden. Beispielsweise eine Golf-Tasche im Büro oder ein Foto, das den Ansprechpartner auf einem Segelboot zeigt. Nutzen Sie die so gewonnenen Erkenntnisse, um mit dem Kunden auch auf einer persönlichen Ebene zu sprechen. Beispielsweise zum Einstieg in ein Gespräch oder bei der Verabschiedung. In einem dritten Gespräch präsentieren Sie dann die Lösung, die Sie dem Interessenten anbieten möchten. Eventuell besteht dazu auch schon die Möglichkeit bei einem zweiten Gespräch.
Merksatz:
Die Akquisitionsphase kann aus mehreren Gesprächen bestehen.
Sollte Ihr Erstkontakt so erfolgreich gewesen sein, dass daraus – zu-mindest in absehbarer Zeit – eine Entscheidung für oder gegen einen Kauf geschieht, geht der Verkaufszyklus in die nächste Phase: Der Vorvertragsphase.