Zeitraum der Vertragsausführung
Teil 2: Einhaltung der technischen Voraussetzungen
4.3.9.6. Auswahl des Auftragnehmers
Erfolgreicher Bieter ist derjenige, der das preisgünstigste bei der technischen Bewertung als „in
technischer Hinsicht zulässig“ eingestufte Angebot eingereicht hat. Es ist zum erfolgreichen Angebot zu erklären, wenn es seiner Höhe nach dem Budget für den Auftrag entspricht oder darunter liegt.
Überschreitet das ausgewählte Angebot das Budget für den Auftrag, kommt Abschnitt 4.2.4.1 Buchstabe d zur Anwendung.
Im Fall von ungewöhnlich niedrigen Angeboten muss der Bewertungsausschuss Informationen zur Aufschlüsselung des Angebots einholen. Scheinen im Fall eines bestimmten Auftrags Angebote
ungewöhnlich niedrig zu sein, so muss der öffentliche Auftraggeber, bevor er diese Angebote allein aus diesem Grund ablehnt, schriftlich die Aufklärung über die Einzelposten des Angebots verlangen, die er für relevant hält, und diese anschließend nach Anhörung der Parteien und unter Berücksichtigung der vorgelegten Erläuterungen prüfen. Der öffentliche Auftraggeber kann insbesondere Begründungen berücksichtigen, die Folgendes betreffen:
a) die Wirtschaftlichkeit des Herstellungsprozesses, der Leistungserbringung oder des Bauverfahrens, b) die technischen Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die der Bieter bei der
Ausführung des Auftrags verfügt, c) die Originalität des Angebots.
Die Annahme bzw. Ablehnung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots ist im Bewertungsbericht zu begründen.
AUS DEM EEF FINANZIERTE PROGRAMME
Bietern aus den AKP-Staaten, die Waren anbieten, die zu mindestens 50 % des Auftragswertes
Ursprungserzeugnisse der AKP-Staaten sind, wird eine Preispräferenz von 15 % gegenüber wirtschaftlich und technisch gleichwertigen Angeboten eingeräumt.
Werden darüber hinaus zwei Angebote als gleichwertig anerkannt, so erhält den Vorzug a) das Angebot eines Bieters aus einem AKP-Staat oder
b) falls ein solches Angebot nicht vorliegt, der Bieter, der
- die beste Nutzung der natürlichen und der Humanressourcen der AKP-Staaten ermöglicht,
- der die besten Möglichkeiten für die Vergabe von Unteraufträgen an Gesellschaften, Unternehmen oder natürliche Personen aus den AKP-Staaten bietet oder
- das Angebot eines Konsortiums von natürlichen Personen, Gesellschaften und Unternehmen aus den AKP-Staaten und der Europäischen Union.
Sind gemäß den Ausschreibungsunterlagen Nebenangebote ausdrücklich gestattet, so werden diese getrennt benotet. Wenn Nebenangebote zugelassen sind, kann der öffentliche Auftraggeber sie berücksichtigen, sofern
- sie vom ausgewählten Auftragnehmer zum Ende der Bewertung eingereicht werden und
- sie die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Anforderungen erfüllen und zumindest die in den technischen Spezifikationen verlangte Mindestqualität und –leistung erreichen und
- der Preis der vorgeschlagenen Variante nicht höher liegt als der Preis des erfolgreichen Angebots.
Es ist Aufgabe des Bewertungsausschusses, die Variante mit dem ursprünglichen Angebot zu vergleichen und dem öffentlichen Auftraggeber die beste Lösung zu empfehlen.
4.3.9.7. Schlussfolgerungen des Bewertungsausschusses
Als Ergebnis seiner Beratungen kann der Bewertungsausschuss empfehlen,
den Auftrag an den Bieter zu vergeben, der ein Angebot eingereicht hat,
o das den formellen Anforderungen entspricht und die Teilnahmevoraussetzungen erfüllt, o dessen Gesamtbudget im Rahmen des für das Projekt vorgesehenen Budgets liegt, o das den in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen technischen
Mindestanforderungen entspricht und
o das das wirtschaftlich günstigste Angebot ist (das alle oben genannten Bedingungen erfüllt);
das Ausschreibungsverfahren aufzuheben, siehe Abschnitt 2.4.13.
DIREKTE ZENTRALE VERWALTUNG
Über das gesamte Verfahren (technische und finanzielle Bewertung) wird ein Bewertungsbericht (siehe Muster in Anhang C7) erstellt, der vom Vorsitzenden, vom Sekretär und von allen stimmberechtigten Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet werden muss. Der Bericht ist dann der
Europäischen Kommission zur Genehmigung vorzulegen, die entscheidet, ob sie den Empfehlungen des Ausschusses folgt.
DEZENTRALE VERWALTUNG MIT EX-ANTE-KONTROLLE
Über das gesamte Verfahren (technische und finanzielle Bewertung) wird ein Bewertungsbericht (siehe Muster in Anhang C7) erstellt, der vom Vorsitzenden, vom Sekretär und von allen stimmberechtigten Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet werden muss. Der Bericht ist dann dem
öffentlichen Auftraggeber zur Genehmigung vorzulegen, der entscheidet, ob er den Empfehlungen des Ausschusses folgt. Der öffentliche Auftraggeber hat dann den Bewertungsbericht und seine Empfehlung der Europäischen Kommission zur Genehmigung vorzulegen. Wird ein Vorschlag für die Auftragsvergabe unterbreitet und liegen der Europäischen Kommission Kopien der Angebote noch nicht vor, so sind ihr diese zu übermitteln.
Folgt die Europäische Kommission der vorgeschlagenen Entscheidung nicht, so hat sie dies dem öffentlichen Auftraggeber unter Angabe der Gründe für ihre Entscheidung schriftlich mitzuteilen. Die Europäische Kommission kann dem öffentlichen Auftraggeber auch Vorschläge für das weitere Vorgehen unterbreiten und ihm die Bedingungen mitteilen, unter denen die Europäische Kommission einen vorgeschlagenen Vertrag auf der Grundlage des Ausschreibungsverfahrens abzeichnen würde.
Folgt die Europäische Kommission der empfohlenen Entscheidung, so leitet der öffentliche Auftraggeber die Vergabe des Auftrags ein (siehe Abschnitt 4.3.11) oder hebt das Ausschreibungsverfahren auf.
DEZENTRALE VERWALTUNG MIT EX-POST-KONTROLLE
Vor Tätigwerden des öffentlichen Auftraggebers entsprechend den Empfehlungen des
Bewertungsausschusses ist eine vorherige Genehmigung durch die Europäische Kommission nicht erforderlich.
Nachdem der Bewertungsbericht erstellt wurde, trifft der öffentliche Auftraggeber seine Entscheidung.
Das gesamte Bewertungsverfahren, einschließlich der Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters, muss vor Ablauf der Bindefrist der Angebote abgeschlossen werden. Anderenfalls ist der erfolgreiche Bieter möglicherweise nicht mehr in der Lage, sein Angebot aufrechtzuerhalten.
Nach Maßgabe des für den Zugang zu wichtigen Dokumenten geltenden Vorschriften des öffentlichen Auftraggebers ist das gesamte Ausschreibungsverfahren vom Ende der Sitzung zur Angebotseröffnung bis zur Unterzeichnung des Vertrags durch beide Vertragsparteien vertraulich. Die Beschlüsse des Bewertungsausschusses werden gemeinsam gefasst, seine Beratungen sind geheim zu halten. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses und die Beobachter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Falls die für den öffentlichen Auftraggeber geltenden Rechtsvorschriften im Widerspruch zu der
erforderlichen vertraulichen Behandlung stehen, muss dieser vor der Bekanntmachung einer Information die Zustimmung der Europäischen Kommission einholen.
Der Bewertungsbericht ist nur für den Dienstgebrauch bestimmt und darf weder den Bietern noch Dritten außerhalb der zuständigen Dienststellen des öffentlichen Auftraggebers, der Europäischen Kommission und der Kontrollbehörden (z. B. des Europäischen Rechnungshofs) zugänglich gemacht werden.
4.3.10. Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens
Siehe Abschnitt 2.4.13.
Die Bieter haben ein Recht auf sofortige Freigabe ihrer Bietungsgarantien. Wird das
Ausschreibungsverfahren vor der Sitzung zur Angebotseröffnung aufgehoben, so sind die ungeöffneten und versiegelten Umschläge an die Bieter zurückzusenden.
4.3.11. Zuschlagserteilung
4.3.11.1. Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters
Siehe Abschnitt 2.9 und Abschnitt 2.4.12 (im Fall einer Suspensivklausel).
4.3.11.2. Ausarbeitung und Unterzeichnung der Verträge
Siehe Abschnitt 2.9.
Der vorgeschlagene Vertrag muss den Vorgaben in Anhang C4 entsprechen.
4.3.11.3. Bekanntmachung der Zuschlagserteilung
Siehe Abschnitt 2.9.
Lokal bekanntgemachte offene Ausschreibung von Aufträgen mit einem Wert von 100 000 EUR bis 300 000 EUR
In diesem Fall ist die Veröffentlichung der Vorabinformation nicht zwingend vorgeschrieben und die Bekanntmachung der Ausschreibung wird in diesem Fall nicht im Amtsblatt der Europäischen Union, sondern nur im Empfängerland und auf der Website von EuropeAid veröffentlicht, wobei eine Anschrift genannt wird, unter der die Unternehmen weitere Auskünfte einholen können. Die Bekanntmachung der lokalen Ausschreibung muss aber mindestens im Amtsblatt des Empfängerlandes oder in
gleichwertigen Medien veröffentlicht werden. Für die Veröffentlichung sorgt das Empfängerland.
Da die Kosten für die Veröffentlichung der vollständigen Bekanntmachung der Ausschreibung in den örtlichen Medien hoch sein können, enthält das Muster in Anhang C3 die Mindestangaben, die in einer lokalen Anzeige mitzuteilen sind. Die vollständige Bekanntmachung der Ausschreibung muss jedoch zusammen mit den Ausschreibungsunterlagen unter der in der Anzeige angegebenen Anschrift erhältlich sein.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei einer lokal bekanntgemachten offenen Ausschreibung anderen teilnahmeberechtigten Auftragnehmern die gleichen Möglichkeiten geboten werden müssen wie den lokalen Unternehmen. Bedingungen, die darauf abzielen, die Teilnahme anderer teilnahmeberechtigter Unternehmen zu beschränken, sind verboten (z. B. die Verpflichtung für letztere, im Empfängerstaat eingetragen zu sein oder dort bereits Aufträge erhalten zu haben).
In diesem Verfahren beträgt die Frist zwischen dem Tag, an dem die Bekanntmachung der Ausschreibung in der örtlichen Presse veröffentlicht wird, und dem Tag, an dem die Angebote spätestens eingehen müssen, mindestens 30 Tage. In Ausnahmefällen kann eine kürzere Frist gesetzt werden.
DEZENTRALE VERWALTUNG MIT EX-ANTE-KONTROLLE
Für eine kürzere Frist ist die vorherige Zustimmung der Europäischen Kommission erforderlich.
Die in Abschnitt 4.3 aufgeführten Bestimmungen für international bekanntgemachte offene Ausschreibungen finden auf die lokal bekanntgemachte offene Ausschreibung entsprechende Anwendung.
Der öffentliche Auftraggeber kann eine Bietungsgarantie verlangen.