Zeitraum der Vertragsausführung
Heft 5: Entwurfsunterlagen einschließlich Zeichnungen Siehe Muster in Anhang D4
6.1. Grundregeln für Zuschussverträge
6.3.1. Formen der Verwaltung
6.3.3.2. Ausnahmen von der Staatsangehörigkeitsregel
Siehe Abschnitt 2.3.2. Ausnahmen von der Staatsangehörigkeitsregel müssen in den Leitlinien für Antragsteller aufgeführt sein und unterliegen der vorherigen Genehmigung durch die Europäische Kommission. Beschränkungen der Staatsangehörigkeitsregel sind grundsätzlich nicht erlaubt; jedoch
kann gemäß dem einschlägigen Basisrechtsakt die Förderfähigkeit von Antragstellern aufgrund der Ziele des Programms, des Anwendungsbereichs und des besonderen Ortes der Maßnahme(n) in der Praxis eingeschränkt sein. Besteht beispielsweise die Zielsetzung des Programms darin, eine Zusammenarbeit zwischen europäischen Universitäten und denen einer bestimmten geografischen Region aufzubauen, können per definitionem nur Universitäten aus Europa und dieser speziellen Region einen Antrag stellen.
6.3.3.3.
Ausschlussgründe
Natürliche und juristische Personen, auf die einer der unter Abschnitt 2.3.3 aufgeführten Sachverhalte zutrifft, sind von der Teilnahme an Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und der
Zuschussvergabe ausgeschlossen. Bei Zuschüssen im Wert von mehr als 60 000 EUR (d. h. nicht bei
„Zuschüssen mit geringem Wert“ – siehe 6.5) ist eine entsprechende Erklärung abzugeben.
6.3.4.
Programmierung
Zuschüsse sind vom öffentlichen Auftraggeber mit eindeutig festgelegten Zielen zu programmieren.
Bevor mit der Umsetzung des Arbeitsprogramms begonnen wird, ist es – gegliedert nach Haushaltslinie oder Programm – auf der Website von EuropeAid, auf den Internetseiten des öffentlichen Auftraggebers oder gegebenenfalls über andere geeignete Medien gemäß dem Muster in Anhang E1 zu
veröffentlichen.
Alle wesentlichen Änderungen, die am Arbeitsprogramm während seiner Laufzeit vorgenommen werden, müssen ebenfalls genehmigt und zu denselben Bedingungen veröffentlicht werden wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm.
DIREKTE ZENTRALE VERWALTUNG
Das Arbeitsprogramm wird von der Europäischen Kommission verabschiedet und auf der Website von EuropeAid möglichst bald – spätestens aber bis zum 31. März des jeweiligen Haushaltsjahres – veröffentlicht, es sei denn, der Jahresaktionsplan wurde bis dahin noch nicht verabschiedet.
DEZENTRALE VERWALTUNG MIT EX-ANTE-KONTROLLE
Das Arbeitsprogramm wird vom öffentlichen Auftraggeber verabschiedet und auf seiner Internetseite (oder über andere geeignete Medien) und auf der Website von EuropeAid möglichst bald – spätestens aber bis zum 31. März des jeweiligen Haushaltsjahres – veröffentlicht.
Der öffentliche Auftraggeber muss das Arbeitsprogramm vor seiner Veröffentlichung der Europäischen Kommission zur Genehmigung vorlegen.
DEZENTRALE VERWALTUNG MIT EX-POST-KONTROLLE
Das Arbeitsprogramm wird vom öffentlichen Auftraggeber verabschiedet und auf seiner Internetseite (oder über andere geeignete Medien) und auf der Website von EuropeAid möglichst bald – spätestens aber bis zum 31. März des jeweiligen Haushaltsjahres – veröffentlicht.
6.3.5.
Transparenz
Die Verfügbarkeit von Zuschüssen muss der breiten Öffentlichkeit in leicht zugänglicher Weise bekanntgemacht werden.
Das Arbeitsprogramm wird im Wege von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen umgesetzt, ausgenommen in ordnungsgemäß begründeten dringenden Ausnahmefällen oder wenn für eine
bestimmte Maßnahme nur ein bestimmter Empfänger aufgrund seiner Merkmale in Frage kommt (siehe Abschnitt 6.3.2).
Alle im Laufe eines Haushaltsjahres gewährten Zuschüsse werden jedes Jahr unter Beachtung von Vertraulichkeits- und Sicherheitserfordernissen öffentlich bekanntgegeben (siehe Abschnitt 6.4.10.4).
6.3.6.
Gleichbehandlung
Das Zuschussvergabeverfahren muss völlig unparteiisch sein. Dies bedeutet, dass die Vorschläge von einem Bewertungsausschuss unter Anwendung der veröffentlichten Kriterien (siehe Abschnitt 6.4.3) zu bewerten sind. Der Bewertungsausschuss kann sich gegebenenfalls von Bewertungssachverständigen beraten lassen.
6.3.7.
Kumulierungsverbot
Kein Empfänger darf für eine bestimmte Maßnahme mehr als einen Zuschuss der Europäischen Union erhalten, sofern dies in dem einschlägigen Basisrechtsakt nicht anders geregelt ist. Im Rahmen der zentralen Verwaltung kann jedoch für eine Maßnahme eine gleichzeitige Finanzierung zulasten verschiedener Haushaltslinien von mehreren Anweisungsbefugten gewährt werden.
Ein Empfänger kann pro Haushaltsjahr nur einen aus dem EU-Haushalt finanzierten Betriebskostenzuschuss erhalten.
Die Antragsteller müssen im Antragsformular alle im Zusammenhang mit derselben Maßnahme oder demselben Arbeitsprogramm gestellten Anträge und gewährten Zuschüsse angeben.
6.3.8.
Rückwirkungsverbot
Zuschüsse können grundsätzlich nur Kosten abdecken, die nach dem Tag angefallen sind, an dem der Zuschussvertrag unterzeichnet wurde.
Ausnahmsweise kann für eine bereits begonnene Maßnahme ein Zuschuss gewährt werden, wenn die Antragsteller nachweisen und begründen können, dass die Maßnahme noch vor Unterzeichnung des Zuschussvertrags anlaufen musste. In diesem Fall sind Ausgaben, die vor der Einreichung der Vorschläge oder (bei Direktvergabe) der Zuschussanträge angefallen sind, grundsätzlich nicht förderfähig.
Zu einem früheren Zeitpunkt (vor Einreichung der Vorschläge38) entstandene Kosten können nur in ordnungsgemäß begründeten Ausnahmefällen genehmigt werden, wenn diese im betreffenden Basisrechtsakt eigens vorgesehen sind und/oder ein äußerst dringender Bedarf an Unterstützung beim Krisenmanagement, an Katastrophenschutzmaßnahmen, an humanitärer Hilfe oder an
Konfliktprävention besteht:
a) wenn die Ausgaben der Bildung von Vorräten dienen, die die Antragsteller im Rahmen der geförderten Maßnahme einsetzen, oder
b) in ordnungsgemäß begründeten Ausnahmefällen. In diesem Fall muss im Finanzierungsbeschluss ausdrücklich ein zeitlich vor der Antragstellung liegender Förderfähigkeitstermin festgelegt sein.
Ein Betriebskostenzuschuss ist innerhalb von 6 Monaten nach Beginn des Haushaltsjahres des
Empfängers zu vergeben. Zuschussfähige Kosten dürfen nicht vor Einreichung des Zuschussantrags oder vor Beginn des Haushaltsjahres des Zuschussempfängers angefallen sein.
Die rückwirkende Gewährung eines Zuschusses für bereits abgeschlossene Maßnahmen ist nicht zulässig.
6.3.9.
Kofinanzierung
Grundsätzlich können durch Zuschüsse nicht die gesamten Kosten einer Maßnahme oder die gesamten Betriebskosten einer Empfängereinrichtung finanziert werden, außer in den folgenden Ausnahmefällen:
FINANZIERUNG AUS DEM EU-HAUSHALT
Die Vollfinanzierung einer Maßnahme kann in folgenden Fällen zugelassen werden, sofern der Basisrechtsakt dies nicht untersagt:
- Maßnahmen im Bereich der humanitären Hilfe, einschließlich der Hilfe für Flüchtlinge und Vertriebene, Rehabilitation und Minenräumung,
- Hilfe in Krisensituationen im Sinne von Artikel 194 der Anwendungsbestimmungen für die Haushaltsordnung,
- Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit oder der Grundrechte der Bevölkerung,
- Maßnahmen im Rahmen der Durchführung von Finanzierungsvereinbarungen oder Maßnahmen mit internationalen Organisationen.
Der öffentliche Auftraggeber muss nachweisen können, dass die Vollfinanzierung für die Durchführung der betreffenden Maßnahme unerlässlich ist, und muss die Entscheidung über die Zuschussvergabe angemessen begründen. Jede Entscheidung bedarf der vorherigen Genehmigung.
38 Unter Umständen sogar vor Annahme des Finanzierungsbeschlusses.
Die Vollfinanzierung ist ferner möglich, wenn es im Interesse der Union liegt, einziger Geldgeber für eine Maßnahme zu sein, und insbesondere, wenn die Öffentlichkeitswirkung einer Maßnahme der Union sichergestellt werden soll. Die Gründe sind im Finanzierungsbeschluss der Europäischen Kommission zu nennen.
AUS DEM EEF FINANZIERTE PROGRAMME
Die Vollfinanzierung kann gestattet werden, wenn der öffentliche Auftraggeber nachweisen kann, dass dies für die Durchführung der betreffenden Maßnahme unerlässlich ist und seine
Zuschussvergabeentscheidung angemessen begründet.
Kofinanzierungsquellen sind beispielsweise die Eigenmittel des Empfängers (Eigenfinanzierung), Einnahmen aus der Maßnahme oder Finanzbeiträge oder Sachleistungen Dritter.
Der öffentliche Auftraggeber kann Sachleistungen als Kofinanzierungbeiträge annehmen, wenn er sie als notwendig oder angemessen erachtet. Unter einer Kofinanzierung in Form von Sachleistungen ist die unentgeltliche Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen für den Zuschussempfänger durch einen Dritten zu verstehen. Somit entstehen dem Zuschussempfänger durch Sachleistungen keinerlei Kosten39. Bei der Anwendung der Gewinnverbotsregel (siehe 6.2.10) werden Sachleistungen nicht berücksichtigt.
Bei einer Kofinanzierung durch Sachleistungen, stellt der Empfänger sicher, dass die nationalen Steuervorschriften und Bestimmungen über soziale Sicherheit eingehalten werden.
Der Empfänger legt zusammen mit dem Abschlussbericht Nachweise vor, wie die Kofinanzierung erfolgt ist. Dabei kann der Empfänger einen etwaigen geplanten Beitrag aus eigenen Mitteln durch
Finanztransfers Dritter ersetzen.
Bei Zuschüssen mit geringem Wert (d. h. von höchstens 60 000 EUR) kann der öffentliche Auftraggeber auf der Grundlage einer Risikobewertung auf den Nachweis der Kofinanzierung verzichten. Wird bei Zuschüssen mit geringem Wert eine vorgeschlagene Kofinanzierung als ungeeignet oder nicht erforderlich abgelehnt, so ist dies stichhaltig zu begründen.
6.3.10.
Gewinnverbot
Mit dem Zuschuss darf im Rahmen der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms kein Gewinn angestrebt oder erwirtschaftet werden, mit Ausnahme der in den Besonderen Bedingungen des
Standardzuschussvertrags vorgesehenen Fälle (siehe unten).
Unter Gewinn ist ein Überschuss der Einnahmen gegenüber den vom öffentlichen Auftraggeber genehmigten förderfähigen Kosten zum Zeitpunkt der Stellung des Antrags auf Restzahlung zu verstehen.
39 Jedoch können Kosten, die bei der Entgegennahme, Verteilung, Lagerung usw. von Sachleistungen tatsächlich entstehen, unter den Voraussetzungen des Artikels 14 der Allgemeinen Bedingungen förderfähig sein.
Als Einnahmen zu berücksichtigen sind sämtliche Einnahmen am Tag, an dem der Koordinator den Antrag auf Restzahlung stellt, die einer der zwei folgenden Kategorien zuzuordnen sind:
i) Erträge aus der Maßnahme, soweit in den Besonderen Bedingungen des Vertrags nichts anderes festgelegt ist,
ii) Finanzbeiträge, die von den Gebern speziell der Finanzierung derselben förderfähigen Kosten zugewiesen werden, welche mit dem Zuschuss finanziert werden. Finanzbeiträge, die von den Empfängern zur Deckung anderer als der vertragsgemäß förderfähigen Kosten verwendet werden oder die bei Nichtverwendung den Gebern am Ende der Maßnahme nicht zurückgezahlt werden müssen, sind keine Einnahmen, die bei der Beurteilung, ob die Empfänger mit dem Zuschuss einen Gewinn erwirtschaftet haben, zu berücksichtigen sind.
Im Fall von Betriebskostenzuschüssen gelten Beträge, die der Bildung einer Reserve dienen, nicht als Einnahmen.
Basieren Zuschüsse oder Teile davon auf vereinfachten Kostenoptionen, sind die entsprechenden Beträge so zu bemessen, dass eine Gewinnerzielung prinzipiell ausgeschlossen ist. In diesem Fall
unterliegen die im Vertrag festgelegten Einheitskosten, Pauschalbeträge und/oder Pauschalsätze keinen Ex-post-Kontrollen durch Abgleich mit den tatsächlich abgedeckten Kosten (siehe Abschnitt 6.2.1 und Anhang E3a2 – Leitlinien und Checkliste für vereinfachte Kostenoptionen).
Wurde ein Gewinn erwirtschaftet, so ist der öffentliche Auftraggeber berechtigt, den Endbetrag des Zuschusses nach Maßgabe des endgültigen Beitrags der Union zu den genehmigten förderfähigen Kosten um einen entsprechenden prozentualen Anteil des Gewinns zu kürzen.
Das Gewinnverbot betrifft nicht:
a) Maßnahmen, die darauf abzielen, die finanzielle Leistungsfähigkeit des Empfängers zu stärken;
gegebenenfalls ist dies in Artikel 7 der Besonderen Bedingungen festzulegen,
b) Maßnahmen, mit denen Erträge erwirtschaftet werden, um die Kontinuität der Maßnahmen über die Vertragslaufzeit hinaus sicherzustellen; gegebenenfalls ist dies in Artikel 7 der Besonderen Bedingungen festzulegen,
c) andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen, wie etwa Arbeitslosen und Flüchtlingen, gezahlt werden; gegebenenfalls ist dies in Artikel 7 der Besonderen Bedingungen festzulegen,
d) Studien-, Forschungs- und Berufsausbildungsstipendien, die natürlichen Personen gezahlt werden, e) Zuschüsse im Wert von höchstens 60 000 EUR.
6.3.11.
Sonstige wesentliche Grundsätze
Siehe Abschnitt 2.3.6.
Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben
Angesichts der Besonderheit der Maßnahmen und der geringeren Vorhersehbarkeit im Außenbereich kann das Budget für solche Maßnahmen eine Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben und/oder etwaige Wechselkursschwankungen von bis zu 5 % der förderfähigen direkten Kosten umfassen.
6.4.