zur Onlinedurchführung einer wissenschaftlichen Tagung: GAPS 2021
"Science, Culture, and Postcolonial Narratives"
(Jahrestagung Gesellschaft anglophone postkoloniale Studien, 13.- 15.05.2021)
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Nachfolgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Anmeldung zur Tagung und im Zuge der Durchführung der Online- Konferenz verarbeitet werden. Bitte lesen Sie sich die folgenden Informationen sorgfältig durch.
I. Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und des Datenschutzbeauftragten
1. Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle 2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
Körperschaft des öffentlichen Rechts gesetzlich vertreten durch den Präsidenten Ammerländer Heerstraße 114-118
26129 Oldenburg
Telefon: +49 (0)441 798-0 Telefax: +49 (0)441 798-3000 E-Mail: internet@uol.de
Internet: www.uol.de
Carl von Ossietzky Universität Oldenburg - Der Datenschutzbeauftrage –
Ammerländer Heerstraße 114 – 118 26129 Oldenburg
Telefon: +49 (0)441 798-4196 E-Mail: dsuni@uol.de
Internet: www.uol.de/datenschutz
II. Ausführende Stelle
IT-Dienste der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Der Leiter der IT-Dienste
Uhlhornsweg 49-55 D-26129 Oldenburg
Tel.: +49 (0)4 41 / 7 98 - 48 00 Fax: +49 (0)4 41 / 7 98 - 25 55
E-Mail: servicedesk@uni-oldenburg.de In Zusammenarbeit mit:
Institut für Anglistik und Amerikanistik | Institute of English and American Studies Prof. Dr. Anton Kirchhofer
Carl von Ossietzky Universität Ammerländer Heerstraße 114-118 D-26129 Oldenburg
Tel.: +49 (0)441 798-4757 E-Mail: anton.kirchhofer@uol.de
III. Betroffener Personenkreis
Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Online-Konferenz „Science, Culture, and Postcolonial Narratives“ (nachfolgend generisch Teilnehmerinnen)
IV. Erhobene Daten
Im Rahmen der Nutzung des Anmeldetools EMT werden die in Laufe des Anmeldeprozesses im Online-Formular abgefragten personenbezogenen Daten erhoben und zu administrativen Durchführung der Veranstaltung genutzt. Pflichtangaben sind hierbei mit einem "*" gekennzeichnet. Die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten lassen sich in die Kategorien "Kontaktdaten" und "Zahlungsdaten" untergliedern. Es werden nur die personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, die für die administrative Durchführung der Online-Konferenz erforderlich sind. Ausgenommen hiervon sind Angaben, die u.a. zur leichteren Kontaktaufnahme (z.B. Telefonnummer) freiwillig getätigt werden können.
Die von den Teilnehmerinnen angegebenen Zahlungsdaten (Name, Anschrift, ggf.
Kontoverbindung) und (bei Zahlung per Lastschrift) das SEPA-Mandat werden intern an das Dezernat Finanzen der Universität zur Zahlungsabwicklung weitergeleitet. Hierbei werden die Daten auch im universitären SAP-System erfasst.
Wird die Tagungsgebühr per Kreditkarte beglichen, geschieht dies durch Weiterleitung an den Zahlungsanbieter „girosolution“. Mit diesem Hat die Universität Oldenburg sowohl einen Vertrag als auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Universität Oldenburg erhebt und speichert keine Kreditkartendaten. Es greifen in diesem Fall die Datenschutz-Vorkehrungen von „girosolution“.
Im Rahmen der Nutzung der virtuellen Tagungsumgebung werden Kommunikationsdaten (Bild- und Tondaten, Textnachrichten) verarbeitet und anderen Nutzern übermittelt. Die Übermittlung von Bild- und Tondaten erfolgt nur nach aktiver Freigabe durch den Benutzer. Eine Aufzeichnung und Speicherung dieser Daten erfolgt nicht; Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen, separaten Erlaubnis der betroffenen Teilnehmerinnen.
Nutzer haben im Rahmen der Tagungsumgebung die Möglichkeit, anderen Nutzern digitale Inhalte (Präsentationen, Videodateien, Handouts etc.) zur Verfügung zu stellen.
Diese werden zu diesem Zweck auf Servern der Universität gespeichert.
Darüber hinaus werden Protokolldaten (Server- und EMT-Logfiles) erhoben. Mit dem Zugriff auf diese Webseite werden Ihre IP-Adresse, sowie das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs in Server-Logfiles registriert. Die Erhebung und Nutzung dieser Log-File-Daten dient der Erkennung von Fehlern oder bösartigen Zugriffsversuchen, sie werden nicht in
Außerdem werden mit dem Zugriff auf diese Webseite Browsertyp, Betriebssystem, Monitorgröße und Nutzerstatus sowie das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs registriert.
Die Erhebung und Nutzung dieser EMT-Logfile-Daten dient der statistischen Auswertung zu Forschungs- und Evaluationszwecken. Namen, E-Mail-Adressen oder andere Daten, mit denen sich Nutzerinnen identifizieren ließen, werden nicht gespeichert.
Erhobene Daten können in vollständig anonymisierter Form für statistische Zwecke dauerhaft aufbewahrt und veröffentlicht werden.
V. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Eine Weitergabe von Kontakt- oder Zahlungsdaten ins Ausland erfolgt zu keinem Zeitpunkt.
Die Teilnahme an der Online-Konferenz setzt i.d.R. die Mitgliedschaft oder die Aufnahme in die Gesellschaft für Anglophone Postkoloniale Studien e.V. (GAPS) voraus. Die Konferenzorganisatoren übermitteln zum Zwecke der Bestätigung des Mitgliedsstatus Kontaktdaten der Teilnehmerinnen an die Schatzmeisterin der Gesellschaft weiter:
Magdalena Pfalzgraf
Goethe University Frankfurt
Institute for English and American Studies Norbert-Wollheim-Platz 1
D-60629 Frankfurt am Main Tel.: +49 (69) 798 32374 E-Mail: treasurer@g-a-p-s.net
Nichtmitglieder werden durch die Schatzmeisterin oder die Konferenzorganisatoren zum Eintritt in die Gesellschaft aufgefordert. Die dazu notwendigen Kontaktdaten können von der Schatzmeisterin gespeichert werden und werden nach der Klärung des Mitgliedsstatus aller Teilnehmerinnen unverzüglich gelöscht.
VI. Empfänger Ihrer Daten
- Die Tagungsorganisatoren erhalten zum Zwecke der administrativen Durchführung der Online-Konferenz Zugriff auf die Kontaktdaten der Teilnehmerinnen.
- Das Dezernat Finanzen der Universität erhält zum Zwecke der Zahlungsabwicklung Zugriff auf die Zahlungsdaten der Teilnehmerinnen.
- Die IT-Dienste der Universität hat im Zuge der Administration der technischen Ressourcen Zugriff auf die Daten der Teilnehmerinnen, die IT-Dienste werten außerdem ggf. Protokolldaten aus.
- Die Firma Girosolutions erhält im Falle der Zahlung mit Kreditkarte die hierfür erforderlichen Daten direkt von den Teilnehmerinnen.
- Während der Online-Konferenz können Kommunikationsdaten sowie hochgeladene Inhalte von anderen Teilnehmerinnen eingesehen werden.
VII.Dauer der Aufbewahrung bzw. Speicherung Kontaktdaten:
Die Kontaktdaten werden ausschließlich zur administrativen Durchführung der Veranstaltungen bzw. zur Betreuung der Teilnehmerinnen verwendet. Sie werden nach Beendigung der Veranstaltung bzw. nach vollständiger Zahlungsabwicklung gelöscht.
Zahlungsdaten:
Die Zahlungsdaten (Name, Anschrift, Kontoverbindung) und das elektronisch erteilte SEPA-Mandat werden ausschließlich zur Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen verarbeitet. Diese Daten werden in EMT nach Beendigung der Zahlungsabwicklung gelöscht. In SAP werden die Zahlungsdaten Daten gemäß den Verwaltungsvorschriften zur niedersächsischen Landeshaushaltsordnung (LHO) zehn Jahre aufbewahrt. Das SEPA-Mandat wird nach der letzten Zahlungsabwicklung für 14 Monate aufbewahrt und anschließend vernichtet.
Von Teilnehmerinnen hochgeladene Daten:
In der Tagungsumgebung hochgeladene digitale Inhalte (Präsentationen, Videodateien, Handouts etc.) stehen können bis zum Ende der Tagung von anderen Nutzern angesehen und gespeichert werden. Nach Beendigung der Tagung werden von Teilnehmerinnen hochgeladene Daten von den Servern der Universität gelöscht. Eine Veröffentlichung an anderer Stelle erfolgt nicht oder bedarf dem ausdrücklichen, separaten Einverständnis des Urhebers.
Kommunikationsdaten: Eine Aufzeichnung/Speicherung dieser Daten erfolgt nicht.
Protokoll-Daten:
Server-Logfiles werden für den Zeitraum von 5 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht. Protokoll-Daten können in vollständig anonymisierter Form für statistische Zwecke dauerhaft aufbewahrt und veröffentlicht werden.
VIII. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der o.g. Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung einer digitalen Online-Tagung „GAPS 2021“.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sämtlicher Daten ist die informierte Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
IX. Recht auf Widerruf
Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung ganz oder teilweise jederzeit zu widerrufen.
Der Widerruf gilt nur für die Zukunft. Die Datenverarbeitung vor ergangenem Widerruf bleibt rechtmäßig. Ihren Widerruf können Sie teilweise entweder selbstständig technisch umsetzen, indem Sie bspw. den Zugriff auf Webkamera oder Mikrophon entziehen oder sich aus einer laufenden Konferenz ausloggen. Insoweit Sie den Widerruf nicht technisch umsetzen können, wenden Sie sich bitte an den o.g. technischen Ansprechpartner oder den jeweiligen Veranstalter oder die jeweilige Veranstalterin.
X. Folgen der Nichtbereitstellung
Sie sind zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Bei Nichtbereitstellung von Kontakt- und Zahlungsdaten im EMT-System kann die Anmeldung nicht abgeschlossen werden; Sie können somit nicht an der Konferenz teilnehmen. Nach der Anmeldung ist die Nutzung der Tagungsumgebung in eingeschränktem Maße möglich, ohne dabei Bild- und Tondaten zu übermitteln; die Nutzung der Tagungsumgebung ohne Verarbeitung von Kontakt- und veranstaltungsbezogenen Daten sowie Erzeugung von Protokolldaten ist nicht möglich.
XI. Rechte als betroffene Person
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person im Sinne der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich an die ausführende Stelle (s.o.).
XII.Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen (s.o.). Unabhängig hiervon haben Sie ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Carl von Ossietzky Universität zuständige Aufsichtsbehörde ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.
