Die einfachste Art
mit Dokumenten zu arbeiten.
inPoint VERTRAGSMANAGEMENT
V E RT R A G S E RS T E L L U N G & V E RT R A G S V E RWA LT U N G
M E H R E F F I Z I E N Z I M V E R T R A G S W E S E N
inPoint VERTRAGSMANAGEMENT
•
Behalten Sie mit inPoint
VERTRAGSMANAGEMENT
den Überblick über alle Verträge.
•
Verbessern Sie die Zusammenarbeit bei der Vertragsentwicklung zwischen Mitarbeitern und externen Beratern.
•
Handeln Sie rechtzeitig, bevor Kosten wegen Fristversäumnis entstehen.
•
Schützen Sie sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff und Verlust.
•
Intuitive Bedienung auf Computer, Notebook, Tablet und Smartphone.
•
Binden Sie bei Bedarf Daten von Geschäfts- und Vertragspartnern aus anderen Applikationen ein.
ERSTELLEN
•
Verträge einfach über Vorlagen erstellen, im Team rationell bearbeiten und digital freigeben.
•
Dokumente und Daten von Drittsystemen importieren.
VERWALTEN
•
Normierte Ablagestruktur oder eigene Ablagemodelle verwenden.
•
Akten und Dokumente mit Suchformular oder via Volltextsuche finden.
•
Konsistente Verträge durch Versionsmanagement.
•
Agieren, statt reagieren
mit Fristenverwaltung und Wiedervorlage.
SICHERHEIT
•
Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter und Dokumentenebene einstellbar.
COMPLIANCE
•
Dokumente über den gesamten Lebenszyklus vor Verlust und Zerstörung schützen.
•
Schuldbefreiung durch Beweiskette in der Dokumentation.
MOBILITÄT
•
Im Offline Modus Digitale Verträge auf Geschäftsreise mitnehmen und Änderungen bei Rückkehr automatisch synchronisieren.
SYSTEMPFLEGE
•
Änderungen an Archivstruktur und Funktionen
mit wenigen Mausklicks einfach zu realisieren.
L E B E N S Z Y K L U S E I N E S V E R T R A G E S - U N T E R N E H M E N S S I C H T
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
Vertragspartner
Rechtsberatung
Behörde
§
€
Finanz/Controlling Geschäftsleitung
Fachabteilung
V E R T R A G S V E R WA LT U N G
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
D I E E I N FA C H S T E A R T V E R T R Ä G E Z U V E R WA LT E N
Der Wechsel zu anderen Unternehmensarchiven, sowie zur persönlichen Ablage ist auf Knopfdruck möglich.
Entsprechend Ihrer Datenschutzpolitik können Daten und Dokumente temporär mit anderen Personen (Gruppen) in der Begegnungszone (geteilter Bereich) gesehen und/oder bearbeitet werden.
NAVIGATION
Die Aktenstruktur ist hierarchisch organisiert.
Bei Akten mit Unterordnern wird die aktuelle Position im Pfad angezeigt.
VOLLTEXTSUCHE
Die Volltextsuche ist extrem schnell und bietet Drill-Down Funktionen zum Verfeinern der Trefferliste.
DASHBOARD Alle Eckdaten zum Vertrag auf einen Blick.
Das Dashboard lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen. Stamm- und Bewegungsdaten können
zudem über Schnittstellen aus Drittlösungen übernommen und laufend bidirektional synchronisiert werden.
Gerne geben wir Auskunft, ob auch Ihre Drittlösung angebunden werden kann.
START
Hier wird der schnelle Zugriff auf persönliche Favoriten (häufig genutzte digitale Akten und Dokumente sowie Suchergebnisse, Feeds und Aufgaben möglich.
SUCHE
Finden Sie Lieferanten und/oder Rechnungen über formularbasierende Suche und Volltextsuche.
AUFGABEN Hier wechseln Sie in den Bereich Aufgaben, um z.B. Vertragsfreigaben entlang eines digitalen Pfades zu bearbeiten.
DOKUMENTE In der Dokumentenablage werden zum Dashboard gehörende Dokumente verwaltet und zur Anzeige, bzw. Bearbeitung bereitgestellt.
Über die Funktion Ablegen können neue Dokumente manuell in der aktuellen Akte abgelegt werden.
Für noch mehr Überblick können Dokumente gefiltert, gruppiert und sortiert werden.
REGISTER Bei der Anlage eines neuen Vertrages werden alle Unterordner automatisch
PANEEL SCHALTER
Ein/Aus Schalter für bessere Übersicht wie:
Dashboard, Dokumente, Register
D I E E I N FA C H S T E A R T V E R T R Ä G E Z U V E R WA LT E N
Ergänzen Sie Vertrags-Grunddaten nach Bedarf mit weiteren Informationen, die übersichtlich in Registerblätter angeordnet sind.
In vielen Fällen könne die Daten aus vorgelagerten Systemen automatisch ausgelesen und damit aktuell gehalten werden.
✓ Kündigung
✓ Zahlung-Dauerschuldverhältnis
✓ Gewährleistung-Haftung
✓ Verlinkte Verträge
✓ Wiedervorlage
D O K U M E N T E A N Z E I G E N & B E A R B E I T E N
Arbeiten sie MIT und nicht FÜR Dokumente. inPoint stellt Ihnen mit einem Mausklick alle Informationen und
Werkzeuge zur Verfügung, die Sie für rationelle und sichere Bearbeitung von Dokumenten und Geschäftsfällen benötigen.
BEARBEITEN Starten Sie hier Aktionen zum angezeigten Dokument.
ANZEIGE DOKUMENT Die Dokumentenanzeige orientiert sich am gewohnten Adobe Acrobat Reader.
Dadurch ist eine intuitive Nutzung möglich und die Einarbeitungszeiten für Mitarbeiter reduziert sich auf ein Minimum.
METADATEN
Die Metadaten zum Dokument können berechtigungsgesteuert geändert werden.
VERSIONSVERWALTUNG Werden Dokumente geändert, erzeugt inPoint automatisch eine neue Version. Frühere Versionen sind jederzeit verfügbar.
Welche Dokumente geändert werden dürfen, ist im inPoint Rechtesystem einstellbar.
F I N D E N S TAT T S U C H E N
Neben formularbasierender Suche zu Vertragspartner, Vertragsart, usw. steht auch die Volltextsuche zur Verfügung um nach Textinhalten zu suchen. Etwa: Zeige mir alle Verträge mit Inhalt „Bandenwerbung“ .
Vorgefilterte Auswahlfelder, Freie Text- und Zahlenfelder sowie Bereichssuche von/bis und Suchmethode pro Feld wie:
Beginnt mit, Endet mit, Enthält, Gleich, - stehen für punktgenaue Trefferergebnisse.
VOLLTEXTSUCHE
Dokumente und digitale Akten so einfach finden wie mit Google.
In der Trefferliste führen Links direkt zum Dokument oder zur jeweiligen Vertragsakte (Dashboard).
Dokumente können zudem sofort in der Voransicht geöffnet werden.
SUCHFORMULARE Verschiedene Suchformulare erlauben das
Finden von digitale Akten und Dokumenten gezielt über Schlagworte, bzw. Metadaten
A K T E N S T R U K T U R
Das inPoint Modul Vertragsverwaltung wird mit einer vordefinierten normierten Aktenstruktur ausgeliefert.
Optional kann die Synchronisation zu Stamm- und Bewegungsdaten vorgelagerter IT Systeme hergestellt werden. Auf diese Weise wird der Datenpflegeaufwand reduziert und Inkonsistenzen vermieden.
RECHTSSTREITIGKEITEN SCHRIFTVERKEHR SIGNIERT
VERTRAG STAMMDATEN
Stammdaten zum Vertragspartner und Vertragsgrundlage (Manuell erfasst oder Sync.
mit ERP System
Dokument im Fall von Streitverfahren
Ablage des Vertrages nach positiv erfolgter Freigabe mit optionaler digitaler Signatur
F R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N M I T W O R K F L O W V E R WA LT E N
Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihrer Organisation teuer zu stehen kommen.
Versäumte Fristen zwingen Ihre Organisation zu ungewollten Vertragsverlängerungen oder Strafzahlungen.
F R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N M I T W O R K F L O W V E R WA LT E N
Um Fristversäumnisse zu verhindern, steht bereits in der Standardversion die Wiedervorlagefunktion zur Verfügung. Bei Erreichen einer Fälligkeit sendet inPoint einmaligeine Erinnerungsmail mit LINK zur digitalen Akte an die hinterlege Person oder
Personengruppe.
Damit Fristen sicher gewahrt bleiben und E-Mail Erinnerungen nicht in Postfächern untergehen, wird die Verwendung des Premium Wiedervorlage Workflows empfohlen.
Im Ereignisfall wird, die eingetragene Vorlaufzeit berücksichtigend, automatisch eine Workflowaufgabe mit Termin angelegt und einer Person oder Personengruppe zugewiesen. Ab diesen Zeitpunkt bleibt die Aufgabe transparent im Workflow Dashboard bis zur Erledigung ersichtlich. Ein Übersehen ist damit weitgehend ausgeschlossen. In der Grundform wird der Aufgabe neben dem absoluten Fälligkeitsdatum auch eine Aufgabenbeschreibung mitgegeben.
Ist in der Vertragsakte im Bereich Wiedervorlage eine Intervall Periode eingetragen (Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr), erzeugt inPoint nach Erledigung (ERLEDIGT Button) der Aufgabe automatisch einen neuen Wiedervorlageeintrag.
F R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N M I T W O R K F L O W V E R WA LT E N
ÖFFNEN Starten Sie hier den Bearbeitungsdialog
WORKFLOW COCKPIT Wechseln Sie innerhalb des Portals zwischen unterschiedlichen Ebenen um detaillierte Informationen über laufende und beendete Aufgaben zu erhalten.
Ob Wiedervorlage von Vertragsakten oder Freigabeprozesse für neue, bzw. geänderte Verträge:
Im Workflow Dashboard finden Anwender alle wichtigen Informationen zu Aufgaben in kompakter Form.
F R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N M I T W O R K F L O W V E R WA LT E N
ABSPRUNG
Mit einem Klick direkt in die betreffende Vertragsakte
NACHFRAGEN Zusatzinformationen von anderen Personen einholen.
WORKFLOW COCKPIT Wechseln Sie innerhalb des Portals zwischen unterschiedlichen Ebenen, um detaillierte Informationen über laufende und abgeschlossene Aufgaben zu erhalten.
Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihrer Organisation teuer zu stehen kommen.
Versäumte Fristen zwingen Ihre Organisation zu ungewollten Vertragsverlängerungen oder Verwaltungsstrafen durch Behörden.
BEENDEN Die Erledigung wird im Notizfeld dokumentiert und gemeinsam mit dem neuen Status ‚ERLEDIGT‘
in der Aufgabenzeile der inPoint Vertragsakte gespeichert.
Bestehende Verträge können aus mehreren Bereichen direkt in inPoint übernommen werden.
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR E I N A R B E I T U N G B E S T E H E N D E R V E R T R Ä G E
DIGITALE VERTRÄGE
Bereits Digitale Vertragsakten werden heute oftmals in Access DB, oder in einer Exceltabelle geführt und die Dateien in einer Fileablagestruktur abgelegt.
Auch eine Übernahme von bestehenden Vertragsablagelösungen jeglicher Art ist möglich.
Bei der Übernahme werden die bestehenden Metadateninformationen (Vertragstyp, Vertragshalter etc.) übernommen und in der inPoint Vertragsakte eingetragen.
PHYSIKALISCHE VERTRÄGE
Meist sind Verträge noch in Ordnern aufbewahrt. Diese Verträge können nachträglich digitalisiert werden.
Ab einer gewissen Menge empfiehlt es sich, diese Aufgabe extern zu vergeben oder für die Digitalisierung eine Erkennungssoftware zu verwenden, welches Inhalte eines Vertrages automatisiert erkennt, ausliest und in inPoint bei der Vertragsakte hinterlegt.
Hier werden z.B. Aktennummer, Vertragsdatum, Vertragsgegenstand, Vertragsnehmer etc. automatisch ausgelesen.
V E R T R A G S E R S T E L L U N G
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
DIE DIGITALE VE RTRAG SA K TE
MANUE LLES E RSTE LLE N
A K T E N S T R U K T U R
Das inPoint Modul Vertragsverwaltung wird mit einer vordefinierten normierten Aktenstruktur ausgeliefert.
Optional kann die Synchronisation zu Stamm- und Bewegungsdaten vorgelagerter IT Systeme hergestellt werden.
Auf diese Weise wird der Datenpflegeaufwand reduziert und Inkonsistenzen vermieden.
Die Ordner FREIGABE LAUF stehen nur bei Einsatz des optional erhältlichen PREMIUM GENEHMIGUNG WORKFLOW zur Verfügung.
RECHTSSTREITIGKEITEN
ARBEITSVERSION ENTWURF
SCHRIFTVERKEHR FREIGABE LAUF Nr. 1 FREIGABE LAUF Nr. # FREIGABE LAUF Nr. 99 VERTRAG STAMMDATEN
Stammdaten zum Vertragspartner und Vertragsgrundlage (Manuell erfasst oder Sync.
mit ERP System
In diesen Verzeichnissen wird ein Vertrag entwickelt und (optional) einem
Genehmigungsverfahren Mittels Workflow unterzogen
Dokument im Fall von Streitverfahren
V E R T R A G S D O K U M E N T E E R S T E L L E N
inPoint ist in der Lage, Ihre speziellen Vertragsvorlagen zu verwalten. Dies gibt Ihren Mitarbeitern die Sicherheit, stets mit der letztgültigen Vorlagenversion zuarbeiten.
Zur Errichtung eines neuen Vertrages bietet inPoint drei Wege:
1. NEUES DOKUMENT AUS VORLAGE
Anwender öffnen in der jeweiligen Vertragsakte im digitalen Akten Register „Entwurf“ ein Auswahlfenster um die benötigte Vertragsvorlage auszuwählen.
Das Vertragsdokument wird sofort in der digitalen Akte angelegt und kann bearbeitet werden. Jede gespeicherte Änderung führt dabei automatisch zu einer neuen Versionenbildung.
Die Nachvollziehbarkeit im Sinne: wer hat wann was geändert ist so sichergestellt.
2. DOKUMENT IN MICROSOFT OFFICE ERSTELLEN
Die inPoint Multiclient Strategie erlaubt das direkte Ablegen eines neuen Dokumentes aus der Microsoft Office Anwendung. Ein neuer Button im MS-Office Menü Band (Ribbon) ruft den in-Point Ablageassistenten auf, um das Dokument in der richtigen Akte abzulegen.
3. VERTRÄGE MIT DRITTLÖSUNGEN ERRICHTEN UND IN inPoint VERWALTEN (optional)
Manche Organisationen setzen spezielle Vertragsmanagement Software zur Vertragserrichtung ein, oder pflegen Verträge mit ERP Systemen. Die als PDF Dokument fertiggestellten Dokumente können nach Konfigurationsmaßnahmen optional von inPoint automatisch in die digitale Akte importiert werden.
A U F G A B E N U N D P R O Z E S S G E S TA LT U N G
Untersuchungen zufolge ist der eigentliche Bearbeitungsaufwand eines Geschäftsfalles im Vergleich zu Transport und Liegezeiten verhältnismäßig kurz.
So splittet sich die Durchlaufzeit eines Geschäftsvorganges mit traditionellen Methoden in:
•
3-5 % Bearbeitungszeit
•
6-9 % Transportzeit
•
88-91 % Liegezeit durch Mitzeichner, Urlaube, Krankheit u.Ä.
Abhilfe bieten elektronisch unterstützte Workflowsysteme.
Zu bearbeitende Dokumente und Informationen werden nach einem bestimmten Regelwerk elektronisch von Arbeitsschritt zu Arbeitsschritt geleitet, woraus sich eine Reihe von Vorteilen ergeben:
✓
Verringerung der Durchlaufzeit
✓
Entlastung bei Nachforschungen und Kontrolltätigkeiten
✓
Gleichmäßigere Auslastung der Mitarbeiter
✓
Verringerung des Bestands an unerledigten Aufgaben
✓
Qualitätssteigerung bei der Vorgangsbearbeitung
✓
Erhöhung der Termintreue
DIE TRADITIONELLE METHODE DIE ELEKTRONISCHE METHODE
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR P R O Z E S S A R B E I T S V E R T E I L U N G
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR P R O Z E S S A R B E I T S V E R T E I L U N G
✓ Antragseingang über
✓ Intranet
✓ Telefon
✓ u.a.
✓ Anträge werden übernommen und geprüft
✓ Geprüfte Anträge zur Bearbeitung an die
verantwortlichen Mitarbeiter oder
Fachabteilungen weitergeleitet
DIE ARBEITSVERTEILUNG WIE FOLGT:
P R O Z E S S A R B E I T S V E R T E I L U N G
WORKFLOW COCKPIT Wechseln Sie innerhalb des Portals zwischen unterschiedlichen Ebenen um detaillierte Informationen über laufende und beendete Aufgaben zu erhalten.
Ob Wiedervorlage von Vertragsakten oder Freigabeprozesse für neue, bzw. geänderte Verträge:
Im Workflow Dashboard finden Anwender alle wichtigen Informationen zu Aufgaben in kompakter Form.
ÖFFNEN Starten Sie hier den Bearbeitungsdialog
ABSPRUNG
Mit einem Klick direkt in die betreffende Vertragsakte
NACHFRAGEN Zusatzinformationen von anderen Personen einholen.
WORKFLOW COCKPIT Wechseln Sie innerhalb des Portals zwischen unterschiedlichen Ebenen, um detaillierte Informationen über laufende und abgeschlossene Aufgaben zu erhalten.
Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihrer Organisation teuer zu stehen kommen.
Versäumte Fristen zwingen Ihre Organisation zu ungewollten Vertragsverlängerungen oder Verwaltungsstrafen durch Behörden.
BEENDEN Die Erledigung wird im Notizfeld dokumentiert und gemeinsam mit dem neuen Status ‚ERLEDIGT‘
in der Aufgabenzeile der inPoint Vertragsakte gespeichert.
P R O Z E S S A R B E I T S V E R T E I L U N G
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR P R O Z E S S V E R T R A G S F R E I G A B E
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Verträge sind verbindlich und die Freigabe daher besonders sensibel. Mit dem integrierten Basis Freigabeworkflow
setzen Sie den ersten Schritt für einen transparenten und sicheren Freigabeprozess, der nach Belieben erweitert werden kann.
Der Standardprozess erlaubt die Einbindung beliebig vieler Personen in den Freigabeprozess.
Beteiligte Anwender erhalten von inPoint eine E-Mail Nachricht. Der enthaltene Link öffnet das
Workflowportal mit der betreffenden Aufgabe.
Jede Person entscheidet auf Ja| Ja wenn | Nein
und fügt einen Kommentar hinzu.
Wenn alle beteiligten Personen die Aufgabe bearbeitet haben, wird der Antragsteller via E-Mail informiert. Ein automatisch erstelltes Protokoll dokumentiert den gesamten Prozess.
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Verträge sind verbindlich und die Freigabe daher besonders sensibel. Mit dem integrierten Basis Freigabeworkflow
setzen Sie den ersten Schritt für einen transparenten und sicheren Freigabeprozess, der nach Belieben erweitert werden kann.
Mit der Funktion ‚Workflow starten‘
übergeben Sie das ausgewählte Dokument einem digitalisierten Freigabepfad.
Beteiligte Anwender erhalten von inPoint eine E-Mail Nachricht.
Der enthaltene Link öffnet das Workflowportal mit der betreffenden Aufgabe.
Um Dokumente und Daten zu bearbeiten, stehen im Sidebar Panel weitere Funktionen zur Verfügung.
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Im Workflowportal kann der Anwender die erforderlichen Teilnehmer für den Genehmigungsvorgang auswählen und starten.
Der mitgelieferte Freigabeprozess deckt Standardanforderungen ab, die im Rahmen von Projekten ausgebaut werden können.
FORTSCHRITT
Der Bearbeitungsfortschritt zur aktuellen Aufgabe
BETEILIGTE PERSONEN oder Gruppen können aus einer Vorschlagsliste ausgewählt und in den Prüf/Freigabeprozess eingebunden werden.
Die Vorschlagsliste lässt sich basierend auf Falldaten
einschränken (z.B. über WERT VERTRAG HÖHE EURO)
VERTRAGSDATEN Aus der digitalen Akte werden automatisch in den Workflow übernommen und können vor dem Start mit weiteren Daten ergänzt werden.
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Der Workflow Teilnehmer findet alle zur Beurteilung relevanten Informationen und Dokumente im Workflow Client.
Während der Laufzeit können weitere Dokumente hinzugefügt werden. Diese werden im entsprechenden Ordner FREIGABE LAUF abgelegt.
Unter ‚Vorgangsinformationen‘ können Anwender den aktuellen Gesamtbearbeitungszustand einsehen.
Wer ist Teilnehmer der Aufgabe und wer hat wann die Aufgabe bereits bearbeitet..
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Am Ende der Bearbeitung erzeugt inPoint ein Freigabe/Bearbeitungsprotokoll und legt dieses in der inPoint Vertragsakte ab.
W O R K F L O W WÄ H R E N D D E R L A U F Z E I T Ä N D E R N
In der Praxis zeigt sich, dass während der Laufzeit des Freigabevorganges Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt werden müssen.
Zu diesem Zweck steht im Workflow Dashboard die Funktion LEGAL-MANAGMENT zur Verfügung.
Diese erlaubt das direkte Eingreifen in einen Genehmigungsvorgang während der gesamten Laufzeit.
AUFGABE SUCHEN Autorisierte Anwender suchen
die zu bearbeitende Dokumentenfreigabe- Aufgabe.
Zu selektiertem Vorgang werden die wichtigsten Informationen
und Teilnehmer mit den jeweiligen Bearbeitungszuständen angezeigt.
AUFGABE VORZEITIG BEENDEN TEILNEHMER HINZUFÜGEN UND ENTFERNEN Sofern noch keine Aktion durch Teilnehmer erfolgt ist, kann die gesamte Aufgabe hier beendet werden.
Einzelne Teilnehmer können entfernt, bzw. hinzugefügt werden.
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR P R O Z E S S U N T E R Z E I C H N U N G
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
Optional besteht die Möglichkeit, zu einem freigegebenen Vertrag einen fortgeschrittenen elektronischen Unterschriftslauf anzustoßen.
In diesem Prozess können sowohl interne, als auch externe, firmenfremde Personen wie der Vertragspartner beteiligt sein.
Optional besteht die Möglichkeit freigegebene (genehmigte) Verträge mit fortgeschrittener Digitaler Signatur zu versehen.
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR
Ja: mit eigenem (Watermark) Signatur Stempel auf (Word + PDF) Nein: ohne eigenem (Watermark) Signatur Stempel auf (Word + PDF) Gegenzeichnen: Gegenzeichnung mit externer Signatur (nur PDF)
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
T E C H N I S C H E D AT E N
Technische Leistungsmerkmale
Betriebssystem: MS-Windows Win2008R2 (bis Win2012R2) Clientunterstützung: (OS Win7, Win8 x32 und x64)
Clients verfügbar für: Stand Alone Windows App, WebApp und als PlugIn für MS-Outlook ab 2010, MS-Office ab 2010, MS-Explorer (übergreifende Funktionen mittels Active Sync Service) Unterstützte Datenbank: MS SQL von 2012, ORACLE von 11g
Mehrsprachig - derzeit Deutsch, Englisch, Tschechisch (weitere Sprachen auf Anfrage)
Löschschutz von Dokumenten durch Verwendung von Archivierungszeiten und Unterstützung von rechtlich sicheren Speichermedien
Authentifizierung/Rechteverwaltung basierend auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen.
Zertifizierungen: Microsoft Gold Partner, SAP Certified (Integration with SAP NetWeaver) Hardwarezertifikate für Storage Systeme: EMC, FAST LTA, iTernity, NetApp
Technische Leistungsmerkmale - Schnittstellen
SAP S/4HANA via the SAP integration scenario S/4-BC-AL 7.20, sowie SAP NetWeaver via the SAP integration scenario BC-AL 7.2 Anbindung an Microsoft Dynamics AX; BMD; CASYMIR; PENTA; AGRONIMIS; u.v.m.
NetInfo/ArcGis Integration zur geografischen netztopologischen Suche und Anzeige von Dateien (Bilder, Pläne, etc.) Representational State Transfer (ReST)
Unterstütze Endgeräte
Android Mobile/Tablets: Chrome, IE Edge, Android Browser iPhone/iPad: Safari, Chrome
Windows: IE Edge, Chrome, Firefox, Opera, IE11
T E C H N I S C H E D AT E N
FUNKTIONSUMFANG
Mandantenfähig mit unbegrenzter Anzahl von Dateien und Dokumenten
Wechseln Sie mit einem Klick zwischen Corporate Archive, persönlichem Archiv und Begegnungszone
Erstellen Sie eine Klammer um einen Geschäftsfall mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten wie PDF, MS-Office, Mediendateien, ...
Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittsystemen reduziert den Aufwand für die Datenerhebung drastisch und garantiert die Datenkompatibilität Platzieren Sie Dokumentverknüpfungen zu anderen digitalen Akten
Speichern Sie neue Dokumente per Drag & Drop in der digitalen Datei
Automatischer Import von Massendokumenten und Stichwortverzeichnis-XML-Metadaten (z. B. Rechnungen) Einfache Navigation durch hierarchische Dateistruktur wie im MS Explorer
Finden Sie Geschäftsfälle und Dokumente durch Suche mit Formularen, oder über die Volltextsuche Filtern, Sortieren, Gruppieren von Dokumenten innerhalb der digitalen Akte (so einfach wie in Excel) Markieren Sie Dateien und Dokumente als Favoriten und öffnen Sie sie mit einem Klick
Verwalten und speichern Sie bevorzugte und komplexe Suchoperationen für schnelle Wiederholung Dokumente im mitgelieferten Quick-View-Monitor anzeigen (skalieren, drehen, anheften)
Vergleichen Sie den Inhalt von Dokumenten und lassen Sie sich Unterschiede im Highlighting Verfahren anzeigen (optional) Erstellen Sie neue Dokumente mithilfe der integrierten Vorlagenbibliothek
Starten Sie eine neue Workflow-Aufgabe direkt mit einem Dokument (optional)
Automatisches Erstellen von Versionen im Falle der Bearbeitung und Verwaltung des kompletten Verlaufs Wiedervorlage mit Erinnerungsdienst in Outlook als E-Mail, Kalender und Aufgabe
Zeigen Sie die Beziehung einzelner Dokumenten als Karte oder in Listenform an
Stellen Sie Dokumente anderen Benutzern vorübergehend oder dauerhaft zur Verfügung inkl. individueller Berechtigung Informieren Sie über neue oder bearbeitete Akteninhalte über RSS Feed und direktlink zum abgelegten Dokument Offline Funktion für selbsttragendes Archiv mit Synchronisation und Konfliktmanagement
