F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Verträge sind verbindlich und die Freigabe daher besonders sensibel. Mit dem integrierten Basis Freigabeworkflow
setzen Sie den ersten Schritt für einen transparenten und sicheren Freigabeprozess, der nach Belieben erweitert werden kann.
Der Standardprozess erlaubt die Einbindung beliebig vieler Personen in den Freigabeprozess.
Beteiligte Anwender erhalten von inPoint eine E-Mail Nachricht. Der enthaltene Link öffnet das
Workflowportal mit der betreffenden Aufgabe.
Jede Person entscheidet auf Ja| Ja wenn | Nein
und fügt einen Kommentar hinzu.
Wenn alle beteiligten Personen die Aufgabe bearbeitet haben, wird der Antragsteller via E-Mail informiert. Ein automatisch erstelltes Protokoll dokumentiert den gesamten Prozess.
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Verträge sind verbindlich und die Freigabe daher besonders sensibel. Mit dem integrierten Basis Freigabeworkflow
setzen Sie den ersten Schritt für einen transparenten und sicheren Freigabeprozess, der nach Belieben erweitert werden kann.
Mit der Funktion ‚Workflow starten‘
übergeben Sie das ausgewählte Dokument einem digitalisierten Freigabepfad.
Beteiligte Anwender erhalten von inPoint eine E-Mail Nachricht.
Der enthaltene Link öffnet das Workflowportal mit der betreffenden Aufgabe.
Um Dokumente und Daten zu bearbeiten, stehen im Sidebar Panel weitere Funktionen zur Verfügung.
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Im Workflowportal kann der Anwender die erforderlichen Teilnehmer für den Genehmigungsvorgang auswählen und starten.
Der mitgelieferte Freigabeprozess deckt Standardanforderungen ab, die im Rahmen von Projekten ausgebaut werden können.
FORTSCHRITT
Der Bearbeitungsfortschritt zur aktuellen Aufgabe
BETEILIGTE PERSONEN oder Gruppen können aus einer Vorschlagsliste ausgewählt und in den Prüf/Freigabeprozess eingebunden werden.
Die Vorschlagsliste lässt sich basierend auf Falldaten
einschränken (z.B. über WERT VERTRAG HÖHE EURO)
VERTRAGSDATEN Aus der digitalen Akte werden automatisch in den Workflow übernommen und können vor dem Start mit weiteren Daten ergänzt werden.
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Der Workflow Teilnehmer findet alle zur Beurteilung relevanten Informationen und Dokumente im Workflow Client.
Während der Laufzeit können weitere Dokumente hinzugefügt werden. Diese werden im entsprechenden Ordner FREIGABE LAUF abgelegt.
Unter ‚Vorgangsinformationen‘ können Anwender den aktuellen Gesamtbearbeitungszustand einsehen.
Wer ist Teilnehmer der Aufgabe und wer hat wann die Aufgabe bereits bearbeitet..
F R E I G A B E P R O Z E S S F Ü R D O K U M E N T E
Am Ende der Bearbeitung erzeugt inPoint ein Freigabe/Bearbeitungsprotokoll und legt dieses in der inPoint Vertragsakte ab.
W O R K F L O W WÄ H R E N D D E R L A U F Z E I T Ä N D E R N
In der Praxis zeigt sich, dass während der Laufzeit des Freigabevorganges Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt werden müssen.
Zu diesem Zweck steht im Workflow Dashboard die Funktion LEGAL-MANAGMENT zur Verfügung.
Diese erlaubt das direkte Eingreifen in einen Genehmigungsvorgang während der gesamten Laufzeit.
AUFGABE SUCHEN Autorisierte Anwender suchen
die zu bearbeitende Dokumentenfreigabe- Aufgabe.
Zu selektiertem Vorgang werden die wichtigsten Informationen
und Teilnehmer mit den jeweiligen Bearbeitungszuständen angezeigt.
AUFGABE VORZEITIG BEENDEN TEILNEHMER HINZUFÜGEN UND ENTFERNEN Sofern noch keine Aktion durch Teilnehmer erfolgt ist, kann die gesamte Aufgabe hier beendet werden.
Einzelne Teilnehmer können entfernt, bzw. hinzugefügt werden.
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR P R O Z E S S U N T E R Z E I C H N U N G
Anbahnung &
Verteilung
Erstellung &
Verhandlung
Prüfung &
Freigabe Ablage &
Fristenmanagement Archivierung
• Vertragsübersicht
• Fristenmanagement
• Konversation
• Aufgaben & Prozessgestaltung
• Versionierung
• Volltextsuche
• Revisionssicherheit
• Reports
• Etc.
DIGITALE VERTRAGSAKTE
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
Optional besteht die Möglichkeit, zu einem freigegebenen Vertrag einen fortgeschrittenen elektronischen Unterschriftslauf anzustoßen.
In diesem Prozess können sowohl interne, als auch externe, firmenfremde Personen wie der Vertragspartner beteiligt sein.
Optional besteht die Möglichkeit freigegebene (genehmigte) Verträge mit fortgeschrittener Digitaler Signatur zu versehen.
FORTGESCHRITTENE DIGITALE SIGNATUR
Ja: mit eigenem (Watermark) Signatur Stempel auf (Word + PDF) Nein: ohne eigenem (Watermark) Signatur Stempel auf (Word + PDF) Gegenzeichnen: Gegenzeichnung mit externer Signatur (nur PDF)
D O K U M E N T E D I G I TA L S I G N I E R E N
T E C H N I S C H E D AT E N
Technische Leistungsmerkmale
Betriebssystem: MS-Windows Win2008R2 (bis Win2012R2) Clientunterstützung: (OS Win7, Win8 x32 und x64)
Clients verfügbar für: Stand Alone Windows App, WebApp und als PlugIn für MS-Outlook ab 2010, MS-Office ab 2010, MS-Explorer (übergreifende Funktionen mittels Active Sync Service) Unterstützte Datenbank: MS SQL von 2012, ORACLE von 11g
Mehrsprachig - derzeit Deutsch, Englisch, Tschechisch (weitere Sprachen auf Anfrage)
Löschschutz von Dokumenten durch Verwendung von Archivierungszeiten und Unterstützung von rechtlich sicheren Speichermedien
Authentifizierung/Rechteverwaltung basierend auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen.
Zertifizierungen: Microsoft Gold Partner, SAP Certified (Integration with SAP NetWeaver) Hardwarezertifikate für Storage Systeme: EMC, FAST LTA, iTernity, NetApp
Technische Leistungsmerkmale - Schnittstellen
SAP S/4HANA via the SAP integration scenario S/4-BC-AL 7.20, sowie SAP NetWeaver via the SAP integration scenario BC-AL 7.2 Anbindung an Microsoft Dynamics AX; BMD; CASYMIR; PENTA; AGRONIMIS; u.v.m.
NetInfo/ArcGis Integration zur geografischen netztopologischen Suche und Anzeige von Dateien (Bilder, Pläne, etc.) Representational State Transfer (ReST)
Unterstütze Endgeräte
Android Mobile/Tablets: Chrome, IE Edge, Android Browser iPhone/iPad: Safari, Chrome
Windows: IE Edge, Chrome, Firefox, Opera, IE11
T E C H N I S C H E D AT E N
FUNKTIONSUMFANG
Mandantenfähig mit unbegrenzter Anzahl von Dateien und Dokumenten
Wechseln Sie mit einem Klick zwischen Corporate Archive, persönlichem Archiv und Begegnungszone
Erstellen Sie eine Klammer um einen Geschäftsfall mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten wie PDF, MS-Office, Mediendateien, ...
Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittsystemen reduziert den Aufwand für die Datenerhebung drastisch und garantiert die Datenkompatibilität Platzieren Sie Dokumentverknüpfungen zu anderen digitalen Akten
Speichern Sie neue Dokumente per Drag & Drop in der digitalen Datei
Automatischer Import von Massendokumenten und Stichwortverzeichnis-XML-Metadaten (z. B. Rechnungen) Einfache Navigation durch hierarchische Dateistruktur wie im MS Explorer
Finden Sie Geschäftsfälle und Dokumente durch Suche mit Formularen, oder über die Volltextsuche Filtern, Sortieren, Gruppieren von Dokumenten innerhalb der digitalen Akte (so einfach wie in Excel) Markieren Sie Dateien und Dokumente als Favoriten und öffnen Sie sie mit einem Klick
Verwalten und speichern Sie bevorzugte und komplexe Suchoperationen für schnelle Wiederholung Dokumente im mitgelieferten Quick-View-Monitor anzeigen (skalieren, drehen, anheften)
Vergleichen Sie den Inhalt von Dokumenten und lassen Sie sich Unterschiede im Highlighting Verfahren anzeigen (optional) Erstellen Sie neue Dokumente mithilfe der integrierten Vorlagenbibliothek
Starten Sie eine neue Workflow-Aufgabe direkt mit einem Dokument (optional)
Automatisches Erstellen von Versionen im Falle der Bearbeitung und Verwaltung des kompletten Verlaufs Wiedervorlage mit Erinnerungsdienst in Outlook als E-Mail, Kalender und Aufgabe
Zeigen Sie die Beziehung einzelner Dokumenten als Karte oder in Listenform an
Stellen Sie Dokumente anderen Benutzern vorübergehend oder dauerhaft zur Verfügung inkl. individueller Berechtigung Informieren Sie über neue oder bearbeitete Akteninhalte über RSS Feed und direktlink zum abgelegten Dokument Offline Funktion für selbsttragendes Archiv mit Synchronisation und Konfliktmanagement