Unfallkasse Nordrhein-Westfalen
Gesetzliche Unfallversicherung
Kassenordnung (KaO)
vom 01. Januar 2008
Inhaltsübersicht
§ 1 Geltungsbereich
§ 2 Aufgaben der Kasse
§ 3 Rechtsgrundlagen
§ 4 Aufsicht
§ 5 Kassenleiter/in
§ 6 Zahlungsverkehr
§ 7 Buchführung
§ 8 Kassenpersonal, Sicherheitsgewähr
§ 9 Kassenräume
§ 10 Bankvollmacht, Quittung
§ 11 Bescheinigung über unbare Auszahlungen und über Verrechnungen
§ 12 Sachliche und rechnerische Feststellung, Anordnung
§ 13 Zahlungsart
§ 14 Einzahlungen und Auszahlungen
§ 15 Zahlungen an Beschäftigte für Dritte, Entgegennahme von Zahlungen durch Beschäftigte für den Versicherungsträger
§ 16 Zahlungsmittel
§ 17 Prüfung von Zahlungsmitteln
§ 18 Behandlung von Falschgeld
§ 19 Behandlung von Schecks
§ 20 Kassenbestand und Aufbewahrungen von Zahlungsmitteln
§ 21 Verwahrung
§ 22 Aufbewahrung fremder Gelder und Wertgegenstände
§ 23 Schlüssel
§ 24 Beförderung von Zahlungsmitteln
§ 25 Vermögensverwaltung
§ 26 Prüfung der Kasse und der Buchführung
§ 27 Dienstanweisung
§ 28 Verordnungen nach dem SGB
§ 29 Inkrafttreten
Kassenordnung (KaO)
Auf Grund § 3 der Verordnung über den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rech- nungslegung in der Sozialversicherung (SVRV) vom 15. Juli 1999 in Verbindung mit § 8 All- gemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung vom 15.07.1999 sowie §14 der Satzung der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen (UK NRW) stellt der Vorstand die nachstehende Kassenordnung (KaO) auf:*
*Soweit in dieser Dienstanweisung die männliche Sprachform verwendet wird, soll hiervon auch die weibliche Form mit umfasst werden.
§ 1
Geltungsbereich
Diese Kassenordnung gilt für die Kasse der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen.
§ 2
Aufgaben der Kasse
(1) Aufgaben der Kasse sind:
1. Erledigung des gesamten baren und unbaren Zahlungsverkehrs
2. Buchung der Geschäftsvorfälle und Sammlung der dazu gehörenden Belege (Buchung und Belegsammlung)
3. Nachweisung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über das Vermögen (Rechnungslegung)
4. Sicherstellung der Entwertung der gebuchten Belege 5. Erfassung und Verwaltung des Vermögens
6. Aufbewahrung der Zahlungsmittel, Wertpapiere, sonstigen Urkunden und Vermögenswerte
7. Erledigung weiterer Aufgaben, die von der Geschäftsführung zugewiesen werden können, soweit damit nicht Anordnungsbefugnisse verbunden sind.
(2) Für Geldgeschäfte, die außerhalb der Kasse getätigt werden, können Nebenkassen mit eigenen Büchern und gesonderter Führung und Verwaltung eingerichtet werden, sofern es der Geschäftsablauf erfordert. Die Vorschriften der SVRV, SRVwV und dieser Kassenord- nung gelten, soweit anwendbar, für diese Kassen entsprechend.
§ 3
Rechtsgrundlagen
Die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB) und der hieraus resultierenden Verord- nungen sind zu beachten, soweit sie für den Versicherungsträger maßgebend sind. Die sachliche Buchung der Geschäftsvorfälle erfolgt nach dem Kontenrahmen der SRVwV und den hierzu ergangenen Erläuterungen.
§ 4 Aufsicht
(1) Die Kassenaufsicht obliegt dem zuständigen Mitglied der Geschäftsführung.
(2) Das zuständige Mitglied der Geschäftsführung kann die Aufsicht über die Kasse einem Beschäftigten übertragen; dieser darf nicht in der Kasse beschäftigt sein.
§ 5 Kassenleiter
(1) Der Kasse steht ein Kassenleiter vor. Er hat für den ordnungsgemäßen Vollzug der Kas- sengeschäfte im Sinne der SVRV und SRVwV zu sorgen. Für den Kassenleiter ist ein Stell- vertreter zu bestellen, der ständiger Mitarbeiter in der Kasse sein muss.
(2) Der Kassenleiter zeichnet den Tagesabschluss. Er hat die Weisungsbefugnis für alle in der Kasse Beschäftigten und trägt die Verantwortung für das gesamte Kassen- und Rech- nungswesen. Ihm obliegt die Anordnungsbefugnis des unbaren Zahlungsverkehrs.
(3) Bei Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) oder Wechsel des Kassenleiters hat dieser seinem Stellvertreter die Geschäfte zu übergeben. Ist dies aus zeitlichen oder persönlichen Gründen nicht möglich, so ist die Geschäftsübergabe durch die nach § 4 Abs. 2 bestimmte Person durchzuführen. Für die Übergabe kann ein Protokoll aufgenommen werden.
§ 6
Zahlungsverkehr
(1) Zahlungsverkehr und Buchführung sind verschiedenen Beschäftigten zu übertragen (§ 2 Abs. 4 SVRV). Soweit organisatorische oder personelle Gegebenheiten Ausnahmen hiervon notwendig machen, bestimmt diese das zuständige Mitglied der Geschäftsführung.
Die Durchführung des unbaren Zahlungsverkehrs obliegt dem Kassenleiter.
(2) Der Kassierer führt den baren Zahlungsverkehr aus. Bei Personenwechsel sind der bare Kassenbestand sowie die sonstigen im Kassenbehälter aufbewahrten Wertgegenstände (Ist- Bestand) aufzunehmen und mit dem Buchbestand (Sollbestand) abzustimmen. Hierüber ist eine Niederschrift anzufertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Wenn die Bar- kasse maschinell geführt wird, kann anstelle der zu unterschreibenden Niederschrift die Do- kumentation der Übergabe/Übernahme auch maschinell vorgenommen werden. Bei Überga- be in Abwesenheit der betreffenden Personen gilt § 5 Abs. 3 Satz 2 sinngemäß.
(3) Der Kassierer haftet für alle Verluste im baren Zahlungsverkehr (Ausnahme § 20 Abs. 2) nach den gesetzlichen Bestimmungen. Fehlbeträge und Kassenüberschüsse sind der Ge- schäftsführung sofort zu melden. Überschüsse werden zunächst auf Verwahrung und soweit eine Klärung nicht möglich ist, innerhalb von 6 Monaten als sonstige Einnahmen gebucht.
(4) Erstreckt sich die Verhinderung des Kassierers nicht über den Tagesabschluss hinaus, so kann von einer Übergabe der baren Kassengeschäfte abgesehen werden. In diesem Fall hat der Kassierer dem Vertreter die zur Fortführung des Zahlungsgeschäftes erforderlichen Zahlungsmittel zu übergeben und nach seiner Rückkehr mit ihm abzurechnen.
(5) Der unbare Zahlungsverkehr ist grundsätzlich über die Datenverarbeitungsanlage abzu- wickeln.
§ 7 Buchführung
(1) Mit Hilfe der Datenverarbeitungsanlage sind nach § 13 Abs. 2 SVRV und §§ 23, 24 SRVwV übereinstimmende Zeit- und Sachbücher auf maschinell verwertbaren Datenträgern vorzunehmen. Zur Überwachung der Gutschrift der eingereichten Schecks bzw. zur Überwa- chung von ausgestellten Schecks ist ein Schecküberwachungsbuch zu führen.
(2) Das Belegwesen und die Buchführung sind nach den Bestimmungen der SVRV und SRVwV zu gestalten. Das Nähere kann in einer Dienstanweisung bestimmt werden.
(3) Bei Berichtigungsbuchungen kann von zusätzlichen Vermerken im Sinne des § 9 Abs. 3 SRVwV dann abgesehen werden, wenn die Änderung bei der anweisenden Stelle festgehal- ten wird.
§ 8
Kassenpersonal, Sicherheitsgewähr
(1) In der Kasse dürfen nur Beschäftigte eingesetzt werden, deren wirtschaftliche Lage ge- ordnet ist. Sie dürfen nicht miteinander verwandt, verschwägert oder verheiratet sein.
(2) Die Beschäftigten in der Kasse sind verpflichtet, über festgestellte Mängel und Unregel- mäßigkeiten unverzüglich den Kassenleiter zu unterrichten; erforderliche Sicherheitsmaß- nahmen sind zu treffen. Soweit die festgestellten Mängel und Unregelmäßigkeiten den Kas- senleiter betreffen, ist das zuständige Mitglied der Geschäftsführung zu unterrichten.
§ 9 Kassenräume
Kassengeschäfte sind in den dazu bestimmten Räumen und nur von den in der Kasse Be- schäftigten wahrzunehmen. Ausnahmen hiervon regelt § 15. Darüber hinaus kann die Ge- schäftsführung Ausnahmen schriftlich zulassen.
§ 10
Bankvollmacht, Quittung
(1) Schecks und Überweisungsaufträge sind von zwei mit Unterschriftsvollmacht Ausgestat- teten zu unterschreiben (Doppelzeichnung).
(2) Die Zeichnungsberechtigung gegenüber Kreditinstituten erteilt das zuständige Mitglied der Geschäftsführung. Er bestimmt schriftlich Art und Umfang dieser Zeichnungsberechti- gung.
(3) Quittungen sind durch einen hierzu bevollmächtigten Beschäftigten zu unterzeichnen. Die zur Unterschrift berechtigten Beschäftigten und ihre Unterschriftsproben sind durch Aushang im Kassenraum bekannt zu machen.
§ 11
Bescheinigung über unbare Auszahlungen und über Verrechnungen
Die Bescheinigung im Sinne des § 14 SRVwV ist so vorzunehmen, dass sie im Interesse der Sicherheit des Zahlungsverkehrs einer endgültigen Entwertung des Belegs gleichkommt und eine nochmalige Verwendung ausgeschlossen ist. Auszahlungen sollen in der Regel ma- schinell auf Doppelzahlungen überprüft werden.
§ 12
Sachliche und rechnerische Feststellung, Anordnung
(1) Die Belege sind grundsätzlich sachlich und rechnerisch festzustellen (§ 9 Abs. 1 SVRV) und zur Vollziehung anzuordnen (§ 7 Abs. 3 SVRV). Anordnungs- und Feststellungsbefugte dür- fen bei besonderer personeller Situation an der Abwicklung der Kassengeschäfte insoweit beteiligt werden (§2 Abs. 3 SVRV), wenn es sich um Geschäfte nach § 10 handelt. Der Kassenleiter ist im Rahmen seiner Tätigkeit nach § 5 und § 25 zur Feststellung “sachlich und rechnerisch richtig“ und Anordnung des unbaren Zahlungsverkehrs befugt.
(2) Eine sachliche und rechnerische Feststellung bzw. Anordnung ist dann nicht notwendig (§ 10 Abs. 11 SRVwV), wenn Buchungen ohne Zahlungsvorgang, die weder den Auf- wands- noch den Ertragsbereich ansprechen und wenn Jahresabschluss- und Eröffnungs- buchungen getätigt werden.
(3) Zahlungsanordnungen in Form von Daueranordnungen sind mindestens einmal jährlich im Rahmen einer Kassenprüfung auf den Zahlungsgrund hin zu prüfen (§ 10 Abs. 7 SRVwV).
(4) Das vereinfachte Feststellungsverfahren wird bis zu einem Betrag von 250,00 EUR zu- gelassen. Die Erfordernisse des § 19 Abs. 4 SRVwV werden in einer Dienstanweisung er- fasst. Die Dienstanweisung des GUVV WL vom 13.12.2002 (Az 813.2 : 813.3) und die Dienstanweisung des RGUVV vom 09.08.1994 (DA 94-17) gelten für die RD Münster bzw.
die RD Düsseldorf bis zum Erlass einer neuen Dienstanweisung der UK NRW, längstens bis zum 31.12.2008 weiter (vgl. Anlagen 1+2).
(5) In den Fällen des § 19 Abs. 5 SRVwV muss das maschinelle Prüfverfahren nach §§ 20 und 21 SRVwV aus der Programmbeschreibung erkennbar und nachvollziehbar sein. Dar- über hinaus muss die Sicherheit eines Prüfverfahrens nach §§ 20 und 21 SRVwV durch versicherungsinterne Prüfmaßnahmen (z. B. Innenrevision) gewährleistet sein.
(6) Die bei den in die UK NRW eingegliederten Unfallversicherungsträgern zum 31.12.2007 praktizierten Feststellungs- und Anordnungsverfahren gelten bis zur Einführung eines ein- heitlichen Verfahrens der UK NRW, längstens bis zum 31.12.2008 weiter.
(7) Die den Beschäftigten zum 31.12.2007 verliehenen Feststellungs- und Anordnungsbe- fugnisse gelten bis zum Erlass einer Dienstanweisung der UK NRW, längstens bis zum 31.12.2008 weiter.
§ 13 Zahlungsart
Zahlungen sind grundsätzlich bargeldlos zu bewirken. Postbaranweisungen sind möglichst zu vermeiden. Die Barkasse dient nur zu unabweisbaren Baraus- und einzahlungen.
§ 14
Einzahlungen und Auszahlungen
(1) Einzahlungen und Auszahlungen sind nur auf Grund einer Zahlungsanordnung anzu- nehmen oder zu leisten, die den Erfordernissen der §§ 7 SVRV und 10 SRVwV vollständig entspricht.
(2) Im Überweisungsverkehr können Gutschriften, deren Verwendungszweck nicht eindeutig feststellbar ist, ohne Zahlungsanordnung einstweilen als Verwahrposten vereinnahmt wer- den.
(3) Einzahlungen dürfen ohne Zahlungsanordnung angenommen werden, wenn für das Kassenpersonal ein sachlicher Grund ersichtlich ist. Ein sachlicher Grund für die Annahme von Einzahlungen ohne Zahlungsanordnung ist dann anzuerkennen, wenn die Erstellung einer Zahlungsanordnung vor Annahme des Betrages einen größeren Verwaltungsaufwand erfordert und insbesondere die Abwicklung der Kassengeschäfte erschwert.
§ 15
Zahlungen an Beschäftigte für Dritte, Entgegennahme von Zahlungen durch Beschäftigte für den Versicherungsträger
Bei Zahlungen an Beschäftigte für Dritte und bei der Entgegennahme von Zahlungen für den Versicherungsträger durch Beschäftigte handelt es sich um Kassengeschäfte außerhalb der Geschäftsräume (§ 9), die nur in dringenden Einzelfällen und nur auf Grund einer Genehmi- gung der Geschäftsführung vorgenommen werden dürfen. Der Beschäftigte darf die Zahlung an den Dritten nur gegen Quittung tätigen; die Quittung ist zum Auszahlungsbeleg zu neh- men. Bei Entgegennahme von Zahlungen gelten § 8 Abs. 1 Satz 1 und § 3 SVRV.
§ 16 Zahlungsmittel
(1) Als Zahlungsmittel gelten Bargeld und Schecks (unter Berücksichtigung von § 15 Abs. 4 SRVwV).
(2) Über die Annahme von ausländischen Geldsorten befindet der Kassenleiter. Die Annah- me von Wechseln richtet sich nach § 6 Abs. 2 SRVwV. Briefmarken werden nicht in Zahlung genommen.
§ 17
Prüfung von Zahlungsmitteln
(1) Zahlungsmittel, die der Kasse übergeben werden, sind in Gegenwart des Einzahlenden auf ihre Echtheit, Vollständigkeit und Gültigkeit zu überprüfen.
(2) Beschädigte Zahlungsmittel sind zurückzuweisen.
(3) Wertsendungen sowie sonstige Sendungen, die erkennbar Zahlungsmittel enthalten, sind in der Kasse in Gegenwart eines Zeugen zu öffnen und zu prüfen.
§ 18
Behandlung von Falschgeld
Für die Behandlung von Falschgeld gilt der Erlass des Bundesfinanzministeriums über die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtiger, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Banknoten vom 28.11.1973 II A 6 H 2000 6/73, Ministerial- blatt des Bundesministers für Finanzen 1973, S. 924 in seiner jeweils gültigen Fassung .
§ 19
Behandlung von Schecks
(1) Schecks sind am Tage ihres Eingangs in der Kasse in das Schecküberwachungsbuch einzutragen und spätestens am folgenden Arbeitstag der Bank zur Gutschrift vorzulegen.
(2) Barschecks sind unverzüglich mit dem Vermerk "Nur zur Verrechnung" zu versehen.
(3) Eine Auszahlung von Bargeld auf Schecks ist unstatthaft.
§ 20
Kassenbestand und Aufbewahrungen von Zahlungsmitteln
(1) Die Geschäftsführung kann in allen Dienststellen Barkassen einrichten.
(2) Der Bestand der Barkassen ist niedrig zu halten, er soll in der Regel bei Tag und bei Nacht den Betrag von jeweils € 1.000 nicht überschreiten.
(3) Der Barbestand, Scheckvordrucke und sonstige Vordrucke für den Geldverkehr sowie sonstige Urkunden, die für den Dienstgebrauch bestimmt sind, sind im Kassenschrank (Tre- sor) aufzubewahren und auch im täglichen Geschäftsverkehr gegen unberechtigten Zugriff zu sichern.
§ 21 Verwahrung
Die in der Kasse und in der Buchhaltung befindlichen Bücher und Belege sind unter Ver- schluss aufzubewahren.
§ 22
Aufbewahrung fremder Gelder und Wertgegenstände
Fremde Gelder und Wertgegenstände dürfen nur angenommen und aufbewahrt werden, wenn ihre sichere Verwahrung im Interesse des Versicherungsträgers liegt.
§ 23 Schlüssel
(1) Die Schlüssel für Tresor, Kassenschrank, Geldkassette oder sonstige Behälter zur Auf- bewahrung von Bargeld sind von dem Kassierer zu verwahren. Die Schlüssel für Tresor, Kassenschrank oder sonstige Behälter zur Aufbewahrung von Schecks und sonstigen Wert- gegenständen sind von dem Kassenleiter zu verwahren.
(2) Ersatzschlüssel sollen bei einem Geldinstitut aufbewahrt werden.
(3) Bei Verlust von Schlüsseln sind erforderliche Sicherheitsmaßnahmen zu treffen und das zuständige Mitglied der Geschäftsführung unverzüglich zu unterrichten.
(4) Für Ziffern- oder Buchstabencodes gelten Abs. 1 und 2 entsprechend, sie sind nach Be- darf zu wechseln. Die Personen, denen die Codes bekannt sind und die Zeitpunkte oder Zeitabstände des Wechsels sind aktenkundig zu machen.
§ 24
Beförderung von Zahlungsmitteln
(1) Bei der Beförderung von Bargeld ist insoweit die UVV „Kassen“ sinngemäß anzuwenden.
(2) Die Bedingungen, die im Rahmen der Versicherungsverträge gelten, sind zu beachten.
§ 25
Vermögensverwaltung
(1) Der Kassenleiter verwaltet nach den Weisungen des Versicherungsträgers das Vermö- gen (Betriebsmittel/Rücklage).
(2) Der Kassenleiter hat die notwendigen Nachweisungen über das Vermögen (Wertpapiere, Darlehen, Spareinlagen, Inventar, Grundbesitz etc.) getrennt nach den einzelnen Vermö- gensanlagen zu führen.
§ 26
Prüfung der Kasse und der Buchführung
(1) Prüfungen sind jährlich mindestens zweimal unvermutet vorzunehmen (§ 4 Abs. 1 SVRV und § 7 SRVwV). Die Prüfungen nimmt die Geschäftsführung bzw. die von ihr beauftragte Person vor.
(2) Über Ablauf, Inhalt, und Ergebnis der Kassen- und Buchhaltungsprüfungen sind Nieder- schriften aufzunehmen, die von den prüfenden Personen zu unterzeichnen sind.
(3) Nebenkassen sind in die Prüfung einzubeziehen.
§ 27
Dienstanweisung
Die Geschäftsführung regelt -soweit erforderlich- durch Dienstanweisung das Kassen- und Rechnungswesen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften und dieser Kassenordnung im Einzelnen.
§ 28
Verordnungen nach dem SGB
Soweit diese Kassenordnung Bestimmungen nicht enthält, gelten insoweit die nach dem Sozialgesetzbuch ergangenen Verordnungen.
§ 29 Inkrafttreten
Diese Kassenordnung tritt am 01.01.2008 in Kraft. Mit dem Inkrafttreten dieser Kassenord- nung treten die bestehenden Kassenordnungen außer Kraft.
Die §§ 5 und 6 treten am 01.01.2009 in Kraft. Bis dahin gelten die am 31.12.2007 geltenden
§§ 5 und 6 der Kassenordnungen der in die UK NRW eingegliederten Unfallversicherungs- träger für den bisherigen Zuständigkeitsbereich weiter.
