MULTITRACE
BENUTZERINNENHANDBUCH
FÜR
AKTEURE DER LIEFERKETTE
Lernen Sie die Nutzung von MultiTrace kennen, um Ihr MultiTrace-Konto zu erstellen und zu unterhalten, Ihre Lizenzen zu verwalten und Ihre Aktivitäten rund um bestimmte Nutzpflanzen im Rahmen des Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramms effizient zu melden.
Wichtiger Hinweis: Das in diesem Handbuch beschriebene MultiTrace-Konto gilt für das neue Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramm, und ersetzt nicht Ihr aktuelles Konto. Sie müssen weiterhin das bzw. die aktuelle(n) Rückverfolgbarkeits- und Zertifizierungssystem(e) mit Ihren aktuellen Zugangsdaten unterhalten.
Version 2, Juli 2021
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Inhalt
Anmerkung des Herausgebers ... 2
Über dieses BenutzerInnenhandbuch ... 3
Glossar... 3
Erste Schritte mit MultiTrace ... 6
Übersicht über den Prozess ... 6
Registrierungsantrag einreichen ... 7
Angaben zu Ihrer Organisation machen ... 10
Ihren Zertifizierungsrahmen vorbereiten ... 14
Ihren Zertifizierungsrahmen bestätigen ... 17
Anforderungen anzeigen ... 17
Ermittlung Ihrer Verifizierungsstufen ... 18
Lizenzvereinbarung unterzeichnen ... 20
ANMERKUNG DES HERAUSGEBERS
Dieses BenutzerInnenhandbuch wurde parallel zur Entwicklung des MultiTrace-Systems erstellt.
Daher können die dargestellten Bildschirme möglicherweise leicht von der Live-Ansicht in MultiTrace abweichen.
Die aktuelle Version beschreibt nur den Registrierungsprozess. Die folgenden Kapitel werden zu gegebener Zeit veröffentlicht.
ÜBER DIESES BENUTZERINNENHANDBUCH
Dieses Handbuch ist eine kurze Anleitung für Akteure der Lieferkette, mit der diese die effiziente Nutzung von MultiTrace lernen sollen, um ihr MultiTrace- Konto und Lizenzen zu erstellen und zu unterhalten sowie Aktivitäten rund um bestimmte Nutzpflanzen im Rahmen des Rainforest Alliance 2020
Zertifizierungsprogramms zu melden.
Dieses Handbuch wird laufend bearbeitet. Später veröffentlichte Abschnitte werden hilfreiche Informationen über Handel und Bestand, Transaktionen, Markenzeichen und Kennzeichnungsanfragen enthalten.
Glossar
Die unten stehende Tabelle bietet eine Übersicht über die am häufigsten verwendeten Begriffe und Abkürzungen sowie deren Bedeutung für die Nutzung von MultiTrace. Eine erfolgreiche Registrierung setzt ein gutes Verständnis der folgenden Begriffe voraus.
Ein weiteres nützliches Hilfsmittel ist unser Online-Glossar. In diesem leicht zugänglichen Tool werden einige Begriffe aus den Dokumenten und Tools des Rainforest Alliance 2020
Zertifizierungsprogramms erklärt.
Begriff Definition
Akteur der
Lieferkette Jede nicht landwirtschaftliche Organisation mit Bezug zu dem zertifizierten Produkt, von seiner Produktion bis zum endgültigen Verkauf
ErzeugerIn Eine Person, die einen landwirtschaftlichen Betrieb besitzt und/oder betreibt, entweder gewerblich oder um sich selbst oder ihre Familie zu ernähren
Internes
Managementsystem (IMS)
Ein dokumentiertes System des Qualitätsmanagements zur Erleichterung der effizienten Organisation und Verwaltung der Kooperative sowie zur Gewährleistung, dass die Kooperative und die Mitglieder der Kooperative die geltenden Anforderungen des Rainforest Alliance Standards für nachhaltige Landwirtschaft erfüllen
Kleinbäuerlicher
Betrieb Kleinbäuerliche Betriebe sind hauptsächlich auf Familien- oder Haushaltsarbeitskräfte oder den Austausch von Arbeitskräften mit anderen Mitgliedern der Gemeinschaft angewiesen. Manchmal beschäftigen sie ZeitarbeiterInnen für saisonale Aufgaben oder sogar (einige wenige) Festangestellte. Zum Zwecke der
Zertifizierung sind Kleinbauern meist in einer Kooperative organisiert.
Bezüglich der Erstellung von Aufzeichnungen und der Buchführung vertrauen sie der Leitung der Kooperative.
Kooperative Ein Zusammenschluss organisierter ErzeugerInnen, die gemeinsam unter den Rainforest Alliance Zertifizierungsregeln zertifiziert sind und ein gemeinsames internes Managementsystem (IMS) haben. Die Kooperative der organisierten ErzeugerInnen kann in einem Verband oder einer Genossenschaft organisiert sein oder von einem Akteur der Lieferkette (z. B. ExporteurInnen) oder einer anderen Einheit verwaltet werden.
Landwirtschaftlicher
Betrieb Alle Flächen und Einrichtungen, die für landwirtschaftliche Produktions- und Verarbeitungsaktivitäten im geografischen Geltungsbereich der Betriebsleitung bzw. der Leitung der
Kooperative genutzt werden. Ein landwirtschaftlicher Betrieb kann aus mehreren benachbarten oder geografisch getrennten
Betriebseinheiten innerhalb eines Landes bestehen, sofern sie einem gemeinsamen Leitungsorgan unterstehen. Alle
landwirtschaftlichen Betriebe und Betriebseinheiten, die in diesen geografischen Geltungsbereich fallen, müssen den Rainforest
4 Alliance Standard erfüllen, auch wenn eine andere als die
zertifizierte Nutzpflanze angebaut wird (z. B. ein landwirtschaftlicher Betrieb bzw. eine Betriebseinheit mit einer Reisplantage, die Teil einer zertifizierten Kooperative für Kaffee ist, welche in den gleichen geografischen Geltungsbereich fällt).
Ein landwirtschaftlicher Betrieb kann aus mehreren benachbarten oder geografisch getrennten Grundstücken innerhalb eines Landes bestehen, wenn sie einem gemeinsamen Leitungsorgan
unterstehen.
Leitung der
Kooperative Die Rechtspersönlichkeit, die den Zertifizierungsvertrag mit der von der Rainforest Alliance akkreditierten Zertifizierungsstelle
unterzeichnet und die Verantwortung für die Entwicklung und Umsetzung des internen Managementsystems der Kooperative und der Managementsysteme aller Mitgliedsbetriebe übernimmt. Die Leitung der Kooperative hat dafür zu sorgen, dass die
Mitgliedsbetriebe den Standard einhalten.
Managementplan Eine detaillierte, von der Leitung erstellte Übersicht über die Ziele, die den Anforderungen entsprechen sollen (sowohl für die Leitung als auch für die ArbeiterInnen und/oder Mitglieder der
Kooperative), und die jeweiligen Dienste, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Die Dienste können Schulungen, technische Unterstützung, Zugang zu Eingangsprodukten (z. B. Setzlinge) und Sensibilisierungsaktivitäten umfassen. Der Managementplan enthält Details zu den Diensten, wie den Zeitplan, die verantwortliche Person für die Erbringung der Dienste und die EmpfängerInnen.
Massenbilanz Administrative Rückverfolgbarkeit, die es Akteuren der Lieferkette ermöglicht, ein Produkt als Rainforest Alliance zertifiziertTM
anzugeben, wenn die entsprechende Menge als Rainforest Alliance zertifiziertTM beschafft wurde
Mehrere Standorte Ein Akteur der Lieferkette, der keine Landwirtschaft im Rahmen seiner Rainforest Alliance Zertifizierung betreibt und über einen ausgewiesenen zentralen Standort verfügt, unter dem zwei oder mehr Standorte operieren
Mitglied der
Kooperative ProduzentIn, der bzw. die als Teil der Kooperative zertifiziert ist. Diese Person ist der bzw. die eigentliche BetreiberIn des Betriebs (z. B.
ein(e) NaturalpächterIn), muss aber nicht der bzw. die LandbesitzerIn sein.
SCRA Als Teil des Sicherungssystems werden Daten über die
Risikobewertung der Lieferkette (SCRA) erhoben, das in den Prozess der Registrierung und Profilerstellung eingebettet ist. Die SCRA evaluiert die potenziellen Risiken der Aktivitäten einer Organisation auf Ebene der einzelnen Standorte, um die Art und Häufigkeit der erforderlichen Verifizierung festzulegen.
Standort Eine geografisch abgetrennte Einheit, als Teil des Betriebszertifikats oder des Lieferkettenzertifikats, in der eine bestimmte Anzahl und Art von Operationen durchgeführt wird
SubunternehmerIn Eine Organisation oder Einzelperson, die mit der Durchführung von einer oder mehreren spezifischen Tätigkeit(en) an den zertifizierten Produkten beauftragt wurde, wie zum Beispiel Verarbeitung, Lagerung, Verpackung und/oder Kennzeichnung
Übertragene
Anwendungsrechte InhaberInnen eines Lieferkettenzertifikats erhalten die
Genehmigung, auf der Rückverfolgbarkeitsplattform MultiTrace Transaktionen im Namen von InhaberInnen von Betriebszertifikaten durchzuführen.
Verifizierungsstufe Die Zertifizierungsstufe ergibt sich aus der Risikobewertung der Lieferkette (SCRA) und bestimmt die Art, das Ausmaß und die Häufigkeit der erforderlichen Verifizierung.
Zertifiziert Der Begriff „zertifiziert“ in den Anforderungen bezieht sich auf von ZertifikatsinhaberInnen produzierte und gehandelte Nutzpflanzen
bzw. Volumen, geprüft anhand des Rainforest Alliance 2020 Standards für nachhaltige Landwirtschaft.
Zertifizierungsrahmen Tätigkeiten, Prozesse, Akteure und Produkte, die unter die Zertifizierung von ZertifikatsinhaberInnen fallen
ZwischenhändlerIn Jeder Akteur, der ein von der Rainforest Alliance zertifiziertes Produkt handelt (kauft und verkauft), bevor es die Erstkäufer-Stufe erreicht. ZwischenhändlerInnen können auch physisches
Produkthandling betreiben, und müssen auf Grund dieser Aktivitäten die geltenden Anforderungen des Standards für landwirtschaftliche Betriebe erfüllen.
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ERSTE SCHRITTE MIT MULTITRACE
Wie alle ProduzentInnen, ErzeugerInnen oder ErzeugerInnenkooperativen müssen Akteure der Lieferkette, die ihre Produkte als Rainforest Alliance zertifiziert verkaufen wollen, Mitglied des Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramms werden.
Zur Teilnahme an diesem Programm müssen Sie sich in MultiTrace registrieren. Erst nach der Registrierung und dem Erhalt einer gültigen Lizenz dürfen Sie Rainforest Alliance zertifizierte Produkte kaufen und verkaufen.
ÜBERSICHT ÜBER DEN PROZESS
Die Registrierung ist einfach und erfolgt in fünf Prozessschritten vollständig in MultiTrace. Nach Absenden Ihrer Registrierung in diesem Programm erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, über den Sie relevante Angaben über Ihre Organisation machen können.
Die fünf Schritte des Registrierungsprozesses
Einen Überblick über die erforderlichen Handlungen in jedem dieser fünf Schritte finden Sie in der Kurzanleitung für Akteure der Lieferkette, den Sie herunterladen können.
Die Kurzanleitung bietet einen hilfreichen Überblick über die einzelnen Schritte des Registrierungsprozesses.
REGISTRIERUNGSANTRAG EINREICHEN
Wenn Sie dem Link zur MultiTrace-Anmeldeseite folgen, können Sie Ihre bevorzugte Sprache auswählen. Die verfügbaren Sprachen sind Englisch, Türkisch, Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Deutsch, Indonesisch, Japanisch, Vietnamesisch und Chinesisch.
Ihre erste Interaktion mit MultiTrace ist, Ihre bevorzugte Sprache einzustellen
Folgen Sie dem Link auf der MultiTrace-Anmeldeseite, um ein neues Konto zu registrieren.
Folgen Sie dem Link „Hier Konto erstellen“
Sie gelangen auf die Seite, auf der Sie die Art der Organisation auswählen müssen, für die Sie sich als Akteur der Lieferkette registrieren möchten. Bitte lesen Sie alle Informationen auf der nächsten Seite, bevor Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen eingeben.
8 Wählen Sie zunächst die Option, sich als Akteur der Lieferkette anzumelden, und lesen Sie dann auf der
nächsten Seite einige wichtige Informationen
Um die Registrierung Ihres Kontos abzuschließen, müssen Sie mehrere Formulare ausfüllen und Angaben zu Ihrer Organisation, Adressinformationen und einige persönliche Angaben
machen. Anschließend müssen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen lesen und akzeptieren, wie in den folgenden Screenshots dargestellt.
Auf der ersten Seite müssen Sie den Namen Ihrer Organisation eingeben sowie Ihre Nutzpflanze und Ihre Aktivitäten im Zusammenhang mit dieser Nutzpflanze auswählen.
Achtung! Wenn Sie bereits eine aktuelle UTZ- oder Rainforest Alliance-Kontokennung haben, müssen Sie auch diese angeben!
Geben Sie auf der nächsten Seite die Adresse Ihrer Organisation ein
Geben Sie im nächsten Schritt Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen ein
Wenn Sie die Pflichtfelder ausgefüllt haben, lesen Sie sich die Allgemeinen
Geschäftsbedingungen genau durch, und akzeptieren Sie diese durch Anklicken des entsprechenden Auswahlkästchens. Senden Sie dann Ihre Registrierungsanfrage ab.
Als letzten Schritt im Registrierungsprozess eines Kontos müssen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren
Nach Eingang Ihrer Anfrage erhalten Sie die folgende Nachricht:
Ihre Registrierungsanfrage ist eingegangen und wird von der Rainforest Alliance geprüft
10 Ihre Anfrage wird geprüft. Nach Genehmigung erhalten Sie eine E-Mail zur Aktivierung Ihres
Kontos, damit Sie Zugang zu MultiTrace erhalten.
Danach müssen Sie als erstes Ihr Konto aktivieren und weitere Angaben zu Ihrer Organisation und Ihren Aktivitäten machen.
Bitte beachten Sie: Dieses Konto gilt für das neue Rainforest Alliance 2020
Zertifizierungsprogramm, und es ersetzt nicht Ihr aktuelles Konto. Sie müssen das bzw. die aktuelle(n) Rückverfolgbarkeits- und Zertifizierungssystem(e) mit Ihren aktuellen
Zugangsdaten also weiterhin unterhalten.
ANGABEN ZU IHRER ORGANISATION MACHEN
Nachdem Sie die Aktivierungs-E-Mail erhalten haben, müssen Sie ein sicheres Passwort erstellen. Ihr Benutzername ist die E-Mail-Adresse, die Sie bei Ihrer Anfrage angegeben haben.
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an und geben Sie ein sicheres Passwort ein
Nach der Anmeldung erhalten Sie einige Informationen über die zu befolgenden Schritte und die Zertifizierungsoptionen
Für einen reibungslosen Zertifizierungsprozess lesen Sie sich bitte alle Informationen genau durch. Wenn Sie die Schritte und die Zertifizierungsoptionen verstanden haben, klicken Sie
auf Weiter, um zum MultiTrace-Dashboard zu gelangen. Hier werden Ihnen die nächsten Schritte angezeigt.
Das MultiTrace-Dashboard. Ihre erste Aufgabe ist klar gekennzeichnet.
Als erstes müssen Sie Angaben zu Ihrer Organisation machen. Sie werden durch alle Schritte des gesamten Prozesses geführt und erhalten klare Anweisungen, was Sie ausfüllen oder auswählen müssen.
Sie werden aufgefordert, den Umfang Ihrer Organisation anzugeben, worunter die Einheiten, Nutzpflanzen und Aktivitäten, die in Ihren Zertifizierungsrahmen aufgenommen werden sollen.
Sollte Ihre Organisation in Zukunft expandieren, können Sie ganz einfach über dieselben MultiTrace-Bildschirme relevante Angaben ergänzen.
Beginnen Sie mit dem Hinzufügen einer Einheit Ihrer Organisation
12 Als nicht landwirtschaftliche Organisation dürfen Sie nur Standorte hinzufügen
Zum Hinzufügen eines Standortes müssen Sie sechs einfache Formulare ausfüllen, gefolgt von einer Zusammenfassung Ihrer Einträge
Für jeden Standort müssen Sie sechs einfache Formulare ausfüllen und Angaben zu den folgenden Punkten machen:
• Name und Adresse Ihrer Organisation
• Ihre Nutzpflanze(n)
• Aktivitäten im Zusammenhang einer Nutzpflanze
• Eingangsprodukt der Aktivitäten
• Ausgangsprodukt der Aktivitäten
• Rückverfolgbarkeitsstufe
Zwei Beispiele der Formulare, die ausgefüllt werden müssen, über Ihre Nutzpflanzen und Ihre Aktivitäten im Zusammenhang mit dieser Nutzpflanze
Das letzte Formular bietet eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben und ausgewählten Punkte:
Sie können Ihre Einträge überprüfen und ggf. korrigieren, bevor Sie den Standort zu Ihrer Organisation hinzufügen
Wenn Sie diesen Standort zu Ihrer Organisation in Ihrem MultiTrace-Konto hinzufügen, wird das Ergebnis angezeigt.
14 In diesem Beispiel besteht Ihre Organisation nur aus einer Einheit: dem Standort, den Sie gerade
hinzugefügt haben
Wenn Ihre Organisation aus mehreren Standorten besteht, wiederholen Sie alle vorherigen Schritte für jeden einzelnen Standort. Beginnen Sie mit der unteren grünen Schaltfläche
„Einheit zu Organisation hinzufügen“.
Im nächsten Schritt müssen Sie diese Einheiten Ihrer Organisation zum Zertifizierungsrahmen hinzufügen. Klicken Sie auf die obere grüne Schaltfläche „Zertifizierungsrahmen öffnen“, um jede Einheit hinzuzufügen.
IHREN ZERTIFIZIERUNGSRAHMEN VORBEREITEN
Auf der Seite Zertifizierungsrahmen können Sie die Einheiten hinzufügen, die Sie in Ihre
Zertifizierung aufnehmen möchten. Jede Einheit, die Sie zu Ihrer Organisation hinzufügen, wird zertifiziert, wenn sie die Anforderungen gemäß Ihrer Auswahl erfüllt.
Als erstes klicken Sie auf die Schaltfläche „Einheit von Ihrer Organisation hinzufügen“.
Daraufhin öffnet sich ein Formular, in dem Sie die entsprechenden Einheiten (Standorte) auswählen können.
Ausgewählte Standorte in Ihrem Zertifizierungsrahmen werden hier angezeigt. Beachten Sie die Anmerkung zu den Anforderungen
Wenn Sie mehrere Standorte hinzugefügt haben, werden alle in diesem Formular angezeigt
Nachdem Sie den Standort in den Zertifizierungsrahmen aufgenommen haben, müssen Sie noch einige Angaben machen. Dies wird durch den farbigen Text „Erforderliche
Aktualisierung der Angaben“ angezeigt.
In einer unafdringlichen Nachricht werden Sie aufgefordert, weitere Angaben zu diesem Standort zu machen
Klicken Sie auf den Namen dieses Standortes. Sie erhalten drei Formulare, in denen Sie die zusätzlichen Angaben machen können.
16 Lesen Sie sich die Formulare sorgfältig durch und beantworten Sie alle Fragen, um die Angaben zum
Standort in diesem ersten Formular zu aktualisieren
Im zweiten Formular werden Sie gefragt, ob Sie über eine andere Chain of Custody- Zertifizierung verfügen. Dies können Sie durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens angeben. Wenn dies nicht zutrifft, klicken Sie auf „Nächster Schritt“.
Das letzte der drei Formulare behandelt die Menge, die Sie in den nächsten zwölf Monaten an den einzelnen Standorten voraussichtlich verarbeiten werden.
Nachdem Sie diese Formulare ausgefüllt haben, speichern Sie die Aktualisierung, um zur Seite Zertifizierungsrahmen zurückzukehren. Wenn keine weiteren Informationen angefordert werden, müssen Sie Ihren Zertifizierungsrahmen bestätigen.
IHREN ZERTIFIZIERUNGSRAHMEN BESTÄTIGEN
Wenn Sie alle geltenden Einheiten zu Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzugefügt haben, müssen Sie Ihren Zertifizierungsrahmen bestätigen. Dies ist ganz einfach, da Sie nur angeben müssen, welcher Ihrer Standorte für die (zentrale) Verwaltung Ihrer Zertifizierung zuständig ist.
In diesem Beispiel hat das Unternehmen nur einen Standort.
Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie den Zertifizierungsumfang bestätigen
Zur Bestätigung des Zertifizierungsrahmens muss dann noch eine letzte Frage beantwortet werden
Anforderungen anzeigen
Nachdem Sie den Zertifizierungsrahmen bestätigt haben, können Sie die Anforderungen abrufen, die auf der Grundlage der von Ihnen gegebenen Antworten und der von Ihnen getroffenen Auswahl in den vorherigen Schritten automatisch erstellt wurden.
Ihr Zertifizierungsrahmen wurde bestätigt. Sie können jetzt die Anforderungen abrufen
18 Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Anforderungen anzeigen“. Eine generierte Liste mit
Anforderungen erscheint. Dies sind recht lange Listen. Durch Einstellen relevanter Filter können Sie leicht durch diese Anforderungen navigieren. Sie können diese Anforderungen auch als Excel-Tabelle herunterladen.
Mit verschiedenen Filtern können Sie schnell spezifische Anforderungen finden
Ermittlung Ihrer Verifizierungsstufen
Die Zertifizierungsstufe ergibt sich aus der Risikobewertung der Lieferkette (SCRA), und sie bestimmt die Häufigkeit und das Ausmaß der Verifizierung, die für die angemessene Bewertung des mit einem bestimmten Standort verbundenen Risikos erforderlich ist. Zur Berechnung Ihrer Verifizierungsstufe öffnen Sie die Seite Zertifizierungsrahmen.
Ihre Verifizierungsstufen geben an, welche der Standorte in Ihrem Profil einem Audit unterzogen werden müssen, wie ein solches Audit aussehen sollte und/oder ob einer Ihrer Standorte für eine Bestätigung in Betracht kommt, für die kein Audit erforderlich ist. Nachdem Ihre Verifizierungsstufen festgelegt wurden, erhalten Sie auch die nächsten Schritte im Prozess zur Zertifizierung (auf der Grundlage Ihres jeweiligen Geltungsbereichs).
Wählen Sie die grüne Schaltfläche „Meine Verifizierungsstufen berechnen“, um die Ergebnisse Ihrer Risikobewertung der Lieferketten und die nächsten Schritte zu erhalten.
Durch Klicken auf diese grüne Schaltfläche beginnt die Berechnung Ihrer Verifizierungsstufe
Bevor die Berechnung beginnt, werden Sie in zwei weiteren Nachrichten darüber informiert, was verifiziert wird, sowie wann und wie Sie Ihre Verifizierungsstufen erhalten und was diese Stufen bedeuten.
Wenn Sie im zweiten Formular auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, beginnt die Berechnung Ihrer Verifizierungsstufe
Nach Beginn der Berechnung erscheint eine Meldung, dass die Rainforest Alliance Ihre(n) Standort(e) überprüft. Unter der Überschrift „Verifizierungsstufe“ sehen Sie diesen Status.
Die Verifizierungsstufe für diesen Standort wird derzeit überprüft
Sobald die Rainforest Alliance Ihr Profil geprüft hat, werden Sie über Ihre Risikoergebnisse und die nächsten Schritte benachrichtigt.
Um den Status Ihrer Zertifizierung zu überprüfen, öffnen Sie das Menü Zertifizierung/Lizenz. Hier sehen Sie, dass Ihre Lizenz den Status „In Vorbereitung“ hat.
Über das Menü Zertifizierung/Lizenz können Sie den Status Ihrer Lizenz überprüfen
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Lizenzvereinbarung unterzeichnen
Der letzte und formale Schritt zum Abschluss Ihrer Registrierung ist die Unterzeichnung einer Lizenzvereinbarung mit der Rainforest Alliance. Für die elektronische Signatur verwenden wir DocuSign.
DocuSign bietet ein sicheres und rechtsverbindliches, digitales Online-Verfahren zur Vertragsunterzeichnung, das in Ländern, in denen dies erlaubt ist, die Abwicklung von Vereinbarungen in Papierform ersetzt. Dies bietet einige attraktive und wichtige Vorteile:
• kein mühsames Drucken, manuelles Unterzeichnen, Scannen und Versenden oder Hochladen von Vertragsdokumenten
• spart Papier und schont so die Wälder und unseren Planeten
• in diesem Fall kostenlos für Sie, keine Kontoanmeldung erforderlich
Bitte beachten Sie: Wenn in Ihrem Land keine elektronische Signatur erlaubt ist, müssen Sie die Lizenzvereinbarung ausdrucken, manuell unterschreiben, einscannen und hochladen.
Öffnen Sie hierfür das Menü Organisation/Rechtliches.
Unterzeichnung einer Lizenzvereinbarung Schritt 1: Menü Rechtliches öffnen Es öffnen sich mehrere Einführungsseiten, die wir unten kurz beschreiben.
Wählen Sie die Art Ihrer Organisation. In diesem Beispiel klicken wir auf eigenständige Organisation
Lesen Sie die Informationen und klicken Sie, um Ihre rechtliche Vereinbarung anzufordern
In diesem Beispiel haben Sie keine bestehende Lizenzvereinbarung (Version 2020)
Im folgenden Bildschirm können Sie ggf. UnterlizenznehmerInnen in Ihre Beantragung einer Lizenzvereinbarung aufnehmen. Sie können auch die Sprache der Lizenzvereinbarung auswählen.
Falls zutreffend können Sie weitere Organisationen für Ihre Beantragung einer Lizenzvereinbarung hinzufügen
Wenn Sie auf die Schaltfläche Fortfahren klicken, gelangen Sie zum DocuSign-Teil dieses Verfahrens. Klare Anweisungen weisen ihnen den Weg durch das Unterschriftsverfahren.
Als Vorbereitung erklären wir Ihnen die einzelnen Schritte dieses Verfahrens auf den folgenden Seiten.
1. Wählen Sie die Sprache der DocuSign-Anwendung aus
2. Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn Sie mit der Verwendung elektronischer Dokumente und elektronischer Signaturen einverstanden sind
3. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Tätigkeit und Ihre Unternehmensanschrift ein 4. Wählen Sie ein Design für Ihre Unterschrift, wie diese im Dokument erscheinen soll 5. Verwenden Sie dieses Design zur Unterzeichnung der Lizenzvereinbarung
6. Wiederholen Sie die Schritte 3, 4 und 5 für den zweiten Unterschriftsblock der Lizenzvereinbarung
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“, um das Unterschriftsverfahren abzuschließen
22 8. Senden Sie die unterzeichnete Lizenzvereinbarung über die Schaltfläche „An die
Rainforest Alliance senden“
Die Rainforest Alliance wird Ihre Einreichung anschließend prüfen. Sie können Ihre
Lizenzvereinbarung jederzeit in der Übersicht „Status der rechtlichen Vereinbarung“ einsehen.
Wählen Sie Ihre Sprache aus und bestätigen Sie, mit der Verwendung elektronischer Dokumente und elektronischer Signaturen einverstanden zu sein
Füllen Sie die rot umrandeten Felder aus: Ihren vollständigen Namen, Ihre Tätigkeitsbezeichnung und Ihre Unternehmensanschrift. Unterschreiben Sie anschließend
Bitte beachten Sie: Verwenden Sie nicht den Unternehmensnamen als Namen des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin!
Bevor Sie den Lizenzvertrag unterzeichnen, können Sie noch ein anderes Design auswählen
Wiederholen Sie die vorherigen Schritte im zweiten Unterschriftsblock. Damit haben Sie die Unterzeichnung der Lizenzvereinbarung fast beendet.
Fast fertig! Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um die elektronische Signatur abzuschließen
Nach Abschluss der Schritte in diesem Verfahren erhalten Sie die folgende Nachricht in MultiTrace:
24 Jetzt müssen Sie die unterzeichnete Lizenzvereinbarung an die Rainforest Alliance senden
Der Status Ihrer Lizenzvereinbarung ist jetzt „Prüfung durch die Rainforest Alliance ausstehend“
Während Sie auf die Genehmigung der Rainforest Alliance warten, können Sie den Status der Lizenzvereinbarung auf der gleichen Seite Rechtliches überprüfen. Nach erfolgreicher
Validierung wird dies unter „Status der rechtlichen Vereinbarung“ angezeigt.
Sie können Ihre Lizenzvereinbarung jederzeit in der Übersicht „Status der rechtlichen Vereinbarung“
einsehen
<Ende>
Sie werden über alle Aktualisierungen dieses Handbuchs informiert.
