Webex Anleitung für Referierende

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Seite | 1 Spoho-Karrieretag 2021

Anleitung Webex Notfallhotline 0221/4982-4610

Webex Anleitung für Referierende

Inhalt

1. Registrierung/Account in Cisco Webex erstellen ... 2

2. Download und Installation von Webex ... 5

3. Zugang zu den Tagungsräumen ... 6

4. Einstellungen/Hinweise vor Beginn eines Meetings ... 9

5. Zu Beginn des Webex Meetings ... 10

6. Während des Webex Meetings ... 11

7. Bildschirmaktionen ... 13

8. Technische Begleitung (Co-Gastgeber*innen) ... 15

9. Einstellungen/Hinweise während des Meetings ... 15

Notfallhotline: 0221/4982-4610... 15

Der „Spoho-Karrieretag“ am wird am 24. November ONLINE über die Software Webex (www.webex.com) durchgeführt. Im folgenden Dokument finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie den Webex Client installieren und welche Funktionen Sie für die Teilnahme an den Veranstaltungen benötigen.

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1. Registrierung/Account in Cisco Webex erstellen

1.1 Besuchen Sie die Internetseite www.webex.com und klicken Sie im linken unteren Bereich auf

„Jetzt kostenlos anmelden“.

1.2 Tragen Sie im leeren Feld ihre E-Mail-Adresse ein und wählen „Anmelden“ aus.

spohokarrieretag@gmail.com

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1.3 (Wählen Sie Land/Region aus) Tragen Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein (dieser wird den Teil- nehmenden dann während der Veranstaltung angezeigt) und fahren Sie fort.

1.4 Sie erhalten eine Benachrichtigung an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse. Loggen Sie sich dort entsprechend ein und wählen „Passwort erstellen“.

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1.5 Wählen Sie ein neues Passwort aus. Klicken Sie auf „Weiter“. Beachten Sie dabei die Voraussetzungen von Webex.

1.6 Sie werden anschließend in Ihr Profil weitergeleitet. Unter dem Reiter „Download“ können Sie jetzt die Webex App für ihren Windows oder macOS - Rechner downloaden. Download ->

Herunterladen -> Datei speichern -> Speicherort wählen (Bsp. Desktop).

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2. Download und Installation von Webex

2.1 Alternativ können Sie auch https://www.webex.com/de/downloads.html besuchen und die App (Webex Meetings) dort herunterladen. Download für Windows -> Datei speichern ->

Ausführen

Folgen Sie danach den Anweisungen der Installation.

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3. Zugang zu den Tagungsräumen

3.1 Bitte stellen Sie sicher, dass das zuvor installierte Programm Cisco Webex Meetings gestartet ist und loggen Sie sich ein (falls notwendig). Beim späteren Zutritt auf die digitalen Räume wird dann direkt auf das Programm zurückgegriffen.

Wenn das Programm gestartet ist, müssten Sie folgendes Fenster sehen.

ACHTUNG! Den Link zu den digitalen Veranstaltungsräumen sowie eine Teilnehmerliste erhalten Sie ab dem 18. November per Mail.

Am Veranstaltungstag können Sie durch einen Klick auf den Link in der Mail Ihren Veranstaltungsraum starten. Wir bitten Sie darum, den Veranstaltungsraum 10 Minuten vor Veranstaltungsbeginn zu öff- nen.

WICHTIG! Lassen Sie uns die Emailadressen von Gastgeber und Co-Gastgeber schnellstmöglich per Mail (kt@dshs-koeln.de) zukommen.

Sollten Sie Probleme beim Zutritt zum Veranstaltungsraum haben, wenden Sie sich bitte an das Or- ganisationsteam unter 0221/4982-4610 oder kt@dshs-koeln.de.

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3.2 Konfiguration der Einstellungen

3.2.1 Lautsprecher-, Mikrofon- und Kameraeinstellungen

Vor dem Beitritt zum Meeting sollte Ihre Kamera, falls vorhanden, von Webex Meetings automatisch erkannt werden. In der Navigationsleiste unten rechts (Zahnradsymbol) finden Sie Einstellungsmög- lichkeiten zu Mikrofon- und Audioübertragung.

Mikrofon-Symbol: Mikrofon an- oder ausschalten.

Kamera-Symbol: Kamera an- oder ausschalten.

Einstellungs-Symbol (Zahnrad):

Hier können Sie auswählen, welche Quelle für den Ton wiedergege- ben werden soll.

Hier können Sie ggf. ein vorhandenes Headset, Kopfhörer oder ein externes Mikrofon verbinden und auch testen.

Falls Sie schlecht zu verstehen sind, lässt sich an dem Regler

„Eingangslautstärke“ Ihre Mikrofonlautstärke anpassen. Hierfür den Regler nach rechts verschieben (kann auch noch später während des Meetings angepasst werden).

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3.2.2 Hintergrundeinstellungen

Vor dem Beitritt sollten Sie einen virtuellen Hintergrund aktivieren, um ihre Privatsphäre zu wahren und mögliche Ablenkungen im Hintergrund einzuschränken. Für den Spoho-Karrieretag werden Ihnen 2 Hintergründe bereitgestellt, aus denen Sie einen Hintergrund auswählen können. Diese werden Ihnen vorab per Mail zugesendet. Speichern Sie die virtuellen Hintergründe unter „Desktop“ ab.

Zur Aktivierung des Hintergrund klicken Sie innerhalb der Vorschau oben rechts auf „Hintergrund än- dern“.

Es erscheint ein Kasten mit Hintergrundvor- schlägen. Klicken Sie auf das Symbol „+“.

Nun können Sie das JPEG-Bild öffnen, in- dem Sie die Datei unter „Desktop“ auswäh- len.

Sobald Sie alle relevanten Voreinstellungen geprüft haben, klicken Sie auf „Dem Meeting beitreten“.

Sie befinden sich unmittelbar im Meeting-Raum.

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4. Einstellungen/Hinweise vor Beginn eines Meetings

Bitte beachten Sie, dass

• Sie von einem Ort mit stabiler und hoher Internet Bandbreite zugreifen (falls vorhanden, verwenden Sie ein LAN Kabel).

• Sie sich mit der Software vertraut machen und die Technik (Kamera und Mikrofon) vor Beginn der Veranstaltung testen.

• Sie im Idealfall ein Notebook oder einen Desktop PC mit externer Webcam und einem Mikro- fon (Headset) verwenden (ein Zugriff per Tablet oder Smartphone ist nicht zu empfehlen).

• Sie ggf. ein externes Mikrofon verwenden (ein Smartphone Headset kann bereits eine bessere Tonqualität gewährleisten).

• Sie die VPN Verbindung (z. B. zur Hochschule) abschalten (dies kann die Bandbreite zu sehr belasten).

• Sie einen möglichst ruhigen Hintergrund für Ihren Webcam-Ausschnitt schaffen.

• Sie die Lichtverhältnisse für die Webcam optimieren (z.B. Licht von vorne).

• Sie den digitalen Raum pünktlich betreten (ca. 10 Min vor Veranstaltungsbeginn).

• Sie für eine mögliche Bildschirmübertragung den „Desktop aufräumen“.

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5. Zu Beginn des Webex Meetings

Starten Sie bitte 10 Minuten vor Veranstaltungsbeginn den Meeting-Raum, sodass die Studierenden rechtzeitig eintreten können und die Veranstaltung pünktlich starten kann. Zur Überbrückung dieser Zeit erhalten Sie vorab per Mail eine Begrüßungsfolie, die Sie bitte Ihrer Präsentation voranschalten bzw. die Sie vor Veranstaltungsstart bitte einblenden. Die Begrüßungsfolie enthält wichtige Informa- tionen zum Verhalten der Studierenden während der Veranstaltungen.

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6. Während des Webex Meetings

6.1 Während des Meetings zeigt Ihnen das durchgestrichene, rote Mikrofon an, dass Sie stummge- schaltet sind. Für die Aufhebung der Stummschaltung klicken Sie im unteren Navigationsbereich auf

„Stummschaltung aufheben“.

Im rechten Navigationsbereich finden Sie die Funktionen „Teilnehmer“ und „Chat“.

„Teilnehmer“ zeigt Ihnen eine detaillierte Liste aller Teilnehmenden, die bereits im Raum sind.

Im „Chat“ können Sie zwischen einzelnen Teilnehmenden auswählen oder im Plenum kommunizieren.

Für die Auswahl einzelner Teilnehmenden, den Namen in der Dropdown-Liste auswählen und eine Nachricht im Chatfenster verfassen.

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6.2 Im Meeting-Raum können Sie in der linken oberen Navigationsleiste unter dem Reiter „Audio und Video“ -> „Lautsprecher- und Mikrofoneinstellungen“ nachträglich Einstellungen vornehmen, falls Ihr Mikrofon oder Ihre Webcam nicht funktionieren sollten (nicht die richtige Quelle zugewiesen) oder wenn man Ihnen zurückmeldet, dass Sie zu leise sind.

6.3 Oben rechts können Sie Ihre Ansicht umstellen, falls Sie alle Teilnehmenden sehen oder wenn Sie immer nur den/die aktive*n Sprecher*in sehen wollen (dies ändert nur ihre Ansicht, nicht die der Teil- nehmenden). Diese Einstellungsmöglichkeit wird erst angezeigt, wenn sich mindestens zwei Personen im Raum befinden. Ab drei Personen stehen Ihnen erst die vollen Einstellungsmöglichkeiten zur Ver- fügung.

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7. Bildschirmaktionen

7.1 Bildschirm freigeben

Als Referierende*r besitzen Sie die Möglichkeit im Meeting-Raum über den Reiter „Freigeben“ in der unteren Navigationsleiste Inhalte für alle Teilnehmenden freizugeben. Dabei ist es sehr wichtig, dass im linken oberen Feld eine dem Inhalt entsprechende Optimierung gewählt wird: Entwe- der für Text und Bilder oder für Bewegung und Video. Nur durch die korrekte Einstellung kann eine reibungslose Übertragung der Inhalte gewährleistet werden.

Für den Fall, dass Sie Videos mit Ton verwenden, müssen Sie einen Haken im rechten oberen Feld setzen, damit der Ton des Videos auch an die Teilnehmenden übertragen wird.

Klicken Sie auf „Freigeben“ und wählen Sie entweder ein Fenster, wie bspw. eine PowerPoint Prä- sentation, ein Video oder den gesamten Bildschirm aus.

Achtung: Teilen Sie den gesamten Bildschirm, erhalten die Teilnehmenden unter Umständen einen umfassenden Einblick über Ihre offenen Applikationen, Dokumente etc.

Die Freigabe des gesamten Bildschirms hat sich jedoch als die sinnvollste Variante bewiesen und erlaubt Ihnen eine hohe Flexibilität. Ihr freigegebener Bildschirm ist immer orange umrandet, damit Sie sehen, was die Teilnehmenden gerade einsehen können.

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7.2 Bildschirmfreigabe beenden

Möchten Sie die Freigabe Ihres Bildschirms beenden, müssen Sie mit der Maus an den oberen Rand des freigegebenen Bildschirms fahren. Dort erscheint dann eine Navigationsleiste mit der Option „Frei- gabe beenden“ – das Meeting bleibt dabei bestehen. Falls Sie temporär die Bildschirmfreigabe unter- brechen möchten, z. B. um ein zweites Video oder eine andere PowerPoint-Präsentation zu öffnen (ohne private Inhalte preiszugeben), können Sie auch „Unterbrechen“ wählen.

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8. Technische Begleitung (Co-Gastgeber*innen)

Als Referierende*r ist es sinnvoll, sich eine technische Begleitung an die Seite zu stellen in Ihrem Mee- ting-Raum. Diese kümmert sich um das technische Gelingen der Veranstaltung. Sie können den Fokus somit auf Ihren Vortrag legen.

Die technische Begleitung wird:

• Ihren Webex-Raum starten,

• die Teilnehmenden verwalten,

• das Stummschalten der Teilnehmenden übernehmen (falls notwendig),

• die Aufzeichnung des Meetings überwachen,

• Ihnen ein Zeichen geben, wenn eine Frage im Chat gestellt wird (falls gewünscht),

• die Fragen im Chat sammeln und ggf. am Ende Ihres Vortrags vorlesen,

• technische Fragen der Teilnehmenden im privaten Chat klären,

• ggf. Präsentationen/Videos als Backup zum Abspielen für Sie bereithalten,

• den Raum als „Gastgeber*in“ verwalten, sollten Sie als Referierende*r den Meeting-Raum verlassen oder durch einen Verbindungsabbruch (Internet) „rausgeworfen“ werden und

• nach Beendigung der Veranstaltung den Raum schließen/sperren.

9. Einstellungen/Hinweise während des Meetings

Bitte beachten Sie, dass

• Sie Ihre Webcam und Ihr Mikrofon zu Vortragsbeginn aktivieren.

• Sie bei einer schlechten Internetverbindung, Ihre Videoübertragung abschalten können, um Ihre Bandbreite zu entlasten.

• Sie technische Fragen an Ihre Co-Gastgeber*in in Ihrem Raum weiterleiten können bevor Sie die Notfallhotline nutzen.

• wenn Sie den Raum verlassen müssen, bitte nur auf „Raum verlassen“ nicht auf „Meeting beenden“ gehen, ansonsten wird der Raum geschlossen und die Teilnehmenden werden herausgeworfen (hierzu wird Ihnen bei der Auswahl des roten Kreuzes (x) die Option „Raum verlassen“ und „Meeting beenden“ angezeigt).

Vor und während der Veranstaltung erreichen Sie unser Organisationsteam unter Notfallhotline: 0221/4982-4610

kt@dshs-koeln.de